Для чего в документе кадровый перевод нужна отметка отразить в трудовой книжке
СЗВ ТД в 1С 8.3
С начала 2020 года произошел переход на электронные трудовые книжки. Сам процесс растягивается во времени. Так как сотрудники должны сделать выбор: перейти на ЭТК или продолжить использовать бумажный вариант. Подтвердить свой выбор они могут в ответ на запрос работодателя до конца 2020 года. Но, каким бы ни был их выбор, предприятия теперь обязаны подавать сведения о приеме, увольнении, переводах сотрудников в Пенсионный фонд с помощью отчета СЗВ-ТД.
Содержание
1. Что такое СЗВ-ТД?
Законодательство в отношении данного отчета за прошедшие полгода корректировалось несколько раз. Рассмотрим те положения, которые действует на текущий момент.
СЗВ-ТД — это сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. То есть по факту это записи в его трудовой книжке (ТК). Для того чтобы собрать на текущий момент всю информацию о работниках в Российской Федерации, требуется чтобы организация подавала не только сообщения о приеме и увольнении, но и о переводе и других изменениях трудовой деятельности сотрудника, которые произошли за этот период. Как это можно сделать?
Согласно постановлению ПФР, когда в текущем 2020 году организация подает сведения о сотрудниках, то она указывает не только изменения, произошедшие в этом году, но также предыдущие изменения, которые оформлялись до 1 января 2020 года.
Например, работник был принят на работу в декабре девятнадцатого года, а, допустим, в апреле 20го года он был переведен на другую должность. Организация подает информацию и о переводе в 20м году, и о предыдущей записи. То есть о приеме в декабре девятнадцатого года.
Вместе с тем, так как до конца года необходимо выбрать вариант ведения ТК – электронный или бумажный – и сообщить об этом в ПФР, то вместе с этими данными также подадутся сведения о последнем изменении в трудовой деятельности.
Таким образом, за достаточно короткий срок можно собрать информацию о большинстве изменений в деятельности работников. Задача кадровиков и бухгалтеров фирм соблюдать сроки подачи и полноту сведений.
2. Содержание и сроки подачи
В отчете указывается место работы должностного лица. Оно включает в себя наименование компании и соответствующие реквизиты:
Далее информация о самом сотруднике:
Затем отмечается месяц и год за которые подаются данные. Далее указываются сведения о приеме на работу. Обратите внимание, здесь нужно указывать в том числе и структурные подразделения при их наличии.
Таким образом, действует тот же принцип, что и при заполнении ТК: информация о должности и структурном подразделении (при наличии) должна совпадать и в приказе, и в трудовом договоре, и в самой ТК.
Обязательно отмечается устраивается ли физическое лицо на основное место работы или по совместительству.
Далее указывается должность, например, менеджер по продажам.
Если вносится запись о переводе, то в третьем столбце отмечается: Перевод. И заполняются те же столбцы, что и при приеме – структурное подразделение и должность.
Если вносится запись об увольнении, то 4й столбец не заполняется, а в 6м указываются причины увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Во всех случаях заполняются столбцы 7, 8 и 9 – данные о документе, на основании которого происходит движение, например, приказ.
Десятая графа предназначена для отмены неверно внесенных сведений. Для этого нужно заново заполнить все данные, которые подавались ранее и требуют отмены. А в 10й графе поставить знак Х.
Если присмотреться внимательнее, то можно сделать вывод, что по факту СЗВ-ТД – и есть та же самая трудовая книжка.
3. Основные положения отчета
На что нужно обратить внимание? Первое — это сроки. На текущий момент сведения о приеме и увольнении предприятия обязаны подавать в течение рабочего дня и на следующий день, т.е. всего 2 неполных дня на подачу отчета. Срок исчисляется от даты документа-основания. Если происходили какие-то другие изменения, например, перевод, то эта информация подается до 15 числа месяца, следующего за текущим. То есть перевод, допустим, произошел в июне, файл требуется подать до 15 июля.
Необходимо отметить, что СЗВ-ТД подаётся в электронном виде. Однако, если в организации числится менее 25 человек, то можно подавать в бумажном виде.
Еще одна особенность – нерегулярность отчета. Как понятно из приведенных выше примеров, отчет подается только если происходит какое-то движение в работе сотрудника.
Рассмотрение вопроса об ответственности за недостоверность данных или несвоевременность подачи сведений все еще носит спорный характер. С одной стороны, речь шла о том, что не будет наказания в виде штрафа. И применят только наказание в виде предупреждения должностным лицам при неоднократном нарушении.
Вместе с тем само нарушение в сроках подачи или достоверности данных СЗВ-ТД приравняли к нарушению трудового права. Следовательно, можно применить часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а это штрафы на юридических лиц от 30000 до 50000 рублей, на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей от 1000 до 5000 рублей.
4. В каких случаях не нужно сдавать отчет?
Часто встречается вопрос о подаче сведений на индивидуального предпринимателя или директора, который является единственным учредителем. Здесь ответ однозначный. ИП сам на себя информацию не подает. По поводу директора как единственного учредителя нужно смотреть 273 статью Трудового кодекса Российской Федерации. В ней ясно сказано, что положения 43 главы ТК РФ не распространяются на директора, когда он является единственным учредителем.
Сам с собой он не может заключить трудовой договор. Следовательно, сведения на директора, являющегося единственным участником, не подаются в силу отсутствия трудовых отношений.
Однако, отметим, что данный вопрос до сих пор остается спорным в силу разности взглядов на него между Рострудом и Минздравсоцразвитием.
И заканчивая рассмотрение особенностей заполнения СЗВ-ТД, отметим, что отчет не сдается на физических лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера. Именно в силу того, что данные отношения не являются трудовыми.
5. Где формируются сведения в программе?
Теперь рассмотрим непосредственно процесс формирования и подачи СЗВ-ТД в программе 1С: Зарплата и управление персоналом. Обратите внимание: требуется редакция 3.1.12 и выше. Как узнать редакцию? В выпадающем списке справа вверху экрана есть сведения о программе. При клике открывается окошко, в котором указана текущая редакция.
Например 3.1.14.61. Так как эта редакция выше, чем 3.1.12, то здесь реализована возможность формирования сведений о деятельности работников. А также отправка их в пенсионный фонд, если настроен электронный документооборот и есть электронная цифровая подпись.
Сформировать СЗВ-ТД можно через процедуру создания записи в электронной трудовой книжке (ЭТК). Попасть в этот раздел можно двумя способами:
Оттуда осуществляется переход в раздел «Электронные трудовые книжки».
Там при нажатии кнопки «Создать» появляется возможность сформировать:
Как сформировать отчет при приеме на работу расскажем далее.
6. Формирование СЗВ-ТД при приеме на работу
Предположим на предприятии принимают нового человека. Для этого нужно оформить документ «Прием на работу». В меню «Кадры» в разделе «Приемы, переводы, увольнения» следует по кнопке «Создать» открыть окно «Прием на работу». Здесь необходимо выбрать сотрудника (при условии, что предварительно данные о нем внесены в Справочник) или создать нового.
На вкладке «Главная» выбрать дату приема на работу, указать испытательный срок, подразделение и должность. Затем указать всю необходимую информацию про трудовую функцию. Далее, наименование документа – приказ, номер и дата. Обязательно поставить галочку «Отразить в трудовой книжке». После заполнения всех данных нажать кнопку «Провести». В этом окне, если требуется, можно распечатать приказ о приеме и/или трудовой договор через кнопку «Печать».
В течение сегодняшнего дня либо следующего по закону необходимо отправить информацию о приеме нового сотрудника. Для этого в меню «Отчетность, справки» следует выбрать раздел «ЭТК». В открывшемся окне выбрать сотрудника и нажать кнопку «Создать», выбрав сведения о ТД работников СЗВ-ТД.
В открывшейся форме указать отчетный период, в данном случае, июль. Затем нажать кнопку «Подбор», выделить сотрудника и нажать клавишу «Выбрать».
После этого табличная часть заполнится информацией о работнике и мероприятии по поводу которого передаются данные — приём на работу.
Распечатать форму, утвердить у руководителя. После этого открыть файл, чтобы проверить данные. Он откроется в формате xml. Затем файл следует выгрузить и передать в Пенсионный Фонд либо через систему 1С, если настроены все передачи отчетов, либо по другим каналам связи.
7. Проверка передаваемых данных
Нажатием на кнопку «Проверка» можно выбрать «Проверить выгрузку» или «Проверить в интернете». При проверке выгрузки появляется сообщение о том, что ошибок не обнаружено и предлагается выполнить проверку сторонними программами. Если есть такая возможность следует это сделать.
Как только от ПФР будет получен протокол приема этого файла можно прочитать через кнопку «Прочитать протокол приема», перетащив полученный файл в открывшееся поле. Когда отчет принят Пенсионным фондом нужно поставить галочку «Документ принят в ПФР». После этого документ редактировать невозможно. Если сведения будут внесены неверно, то следует заново составить отчет и отменить переданные данные.
8. Формирование отчета при переводе сотрудника
Предположим, что секретарь переводится на должность офис-менеджера. В этом случае также через меню кадры следует создать кадровый документ «Приёмы, переводы, увольнение». По кнопке «Создать» открыть документ «Кадровый перевод».
В форме выбрать сотрудника, указать новую должность и структурное подразделение. Обязательно поставить галочку «Отразить в трудовой книжке» и заполнить необходимую информацию. Нажать клавишу «Провести и закрыть».
Так как приказ о переводе издан в июле, то подать файл следует до 15 августа. Для этого перейти в меню «Отчетность, справки», выбрать раздел «ЭТК» и создать СЗВ-ТД.
После этого нажать кнопку «Заполнить» или «Подбор»:
Затем следует выбрать отчетный период, например, Июль, и провести документ. Далее открыть печатную форму и сверить данные.
Проверить, что информация о данном человеке отразились по третьей графе со словом Перевод. По 4 графе указана новая должность и структурное подразделение. В 7, 8, 9 графах указано основание — приказ от 8 июля. По аналогии с предыдущим примером файл можно открыть, просмотреть в формате xml, выгрузить и передать в ПФР. Дождаться, чтобы пришел протокол приема и поставить галочку «Документы принят в ПФР». После этого редактировать документ нельзя.
9. Передача информации об увольнении
Предположим, что менеджер по продажам решил уволиться. В этом случае по аналогии с предыдущими примерами создается документ «Увольнение» в разделе «Прием, перевод, увольнение». В открывшейся форме следует заполнить всю необходимую информацию. Обязательно проставить галочку «Отразить в трудовой книжке». Основание увольнения, допустим, по собственному желанию соответственно это у нас будет пункт 3 части 1 пункт статьи 77 ТК РФ — расторжение по инициативе работника. После заполнения всех полей следует документ провести и закрыть.
Сведения об уволенных сотрудниках требуется подавать не позднее следующего рабочего дня. Обязательно соблюдение сроков, чтобы не понести ответственность за несвоевременную подачу данных. Затем также через меню «Отчётность, справки» открыть «ЭТК» и создать СЗВ-ТД. В открывшемся окне нажать кнопку «Заполнить» или «Подбор». Установить отчетный период, допустим, июль и провести документ.
В печати он будет выглядеть также, как и в предыдущих примерах, однако, в табличной части появится основание для расторжения договора. А в графе 3 будет стоять «Увольнение».
Сформированный файл следует выгрузить и передать в Пенсионный фонд. После того как получен Протокол приема следует поставить галочку «Документ принят в ПФР»
10. Выбор варианта электронной книжки
Рассмотрим еще один момент – тот, о котором говорили в начале статьи. Каждый сотрудник должен выбрать в какой форме он хочет, чтобы велась в дальнейшем трудовая книжка:
Выбор работника предприятия обязаны передать в Пенсионный фонд.
Для этого в разделе «ЭТК» следует выбрать через кнопку «Создать» «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Через клавишу «Заполнить» отразятся сотрудники. Следует выбрать вид заявления:
Нажав на кнопку «Печать заявления» можно распечатать непосредственно само уведомление с предложением сделать выбор. А также заявление работника о том, какой выбор им сделан.
После этого нажать кнопку «Провести и закрыть» и перейти в «ЭТК». Выбрать через кнопку «Создать» СЗВ-ТД и нажать клавишу «Заполнить». Появится список сотрудников с указанием какую ТК каждый из них выбрал. Затем следует провести документ и открыть печатную форму для проверки.
В печатной форме будет отмечено «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» и дата подачи в случае, если работник выбрал бумажный вариант ТК.
Если же был выбран электронный вариант, то будет отмечено «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и также будет поставлена дата.
Сама табличная форма будет пустой, то есть ни одна из граф не будет заполнена.
11. Заключение
Анализируя новую отчетность, можно отметить следующее. Вести электронный вариант трудовых книжек и представлять новый отчет обязаны организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников. Электронный отчет в территориальный орган ПФР представляют организации с численностью 25 человек и более. Подавать информацию необходимо, когда в компании осуществляются приемы, переводы и увольнения, а также когда сотрудник подал заявление о выборе ведения ТК в бумажном или электронном варианте.
Не требуется сдавать отчет по тем лицам, которые оформлены по договору ГПХ. А также на директора – единственного участника организации и на самого индивидуального предпринимателя.
По сути, отчет представляет собой электронный вариант трудовой книжки. В 1С заполнение СЗВ-ТД не вызывает сложностей. Однако, если у вас возникнут вопросы, вы всегда можете задать их нашим сотрудникам.
Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец
Несмотря на постепенный перевод записей о трудовой деятельности в электронный формат, традиционная бумажная трудовая книжка сохраняет статус основного документа работника. Но отвечает за правильное оформление этого документа работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2021 году поможет наша статья. В ней, в частности, рассказано, как оформить новую трудовую книжку, как правильно вносить сведения о работе, в каком порядке нужно исправить допущенную ошибку, выдать сотруднику копию книжки или сделать ее дубликат. Также приведены примеры корректных записей об увольнении.
Основные требования при оформлении трудовой книжки
Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).
С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.
Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом н ужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).
Справка
Новый Порядок допускает использование при заполнении трудовой книжки принтеров, факсимиле и штампов, в том числе при внесении записей о приемах, переводах и увольнениях (п. 3 Порядка). Об этом и других изменениях, которые нужно учитывать при ведении трудовых книжек после 1 сентября, см. в статье « Утвержден новый порядок ведения трудовой книжки ».
Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).
В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.
В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).
Внимание
С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см. « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику » и « Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р? »
Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу
До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.
Изменение титульного листа
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».
Сведения о приеме на работу
Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».
Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.
Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.
Внимание
Напомним, что с 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».
Заполнение трудовой книжки при увольнении
Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.
В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
Важно
В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.
В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).
После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник.
Примеры записей об увольнении
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.
При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.
В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».
В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.
Важно
Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).
Как заверить копию
Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).
Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
Дубликат трудовой книжки
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).
Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.
Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.
Внимание
Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.
Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.
Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.
В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.
Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.
После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.
Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2021 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.