Для чего в электронных таблицах microsoft excel служит строка формул
Строка формул в EXCEL
history 28 мая 2013 г.
Строка формул находится в верхней части окна Excel.
Изменение высоты Строки формул
Для упрощения просмотра и редактирования большого объема текста в ячейке или длинной формулы можно настроить высоту Строки формул.
Развернуть Строку формул также можно нажав кнопку, расположенную в правом краю Строки формул (на рисунке выше кнопка «с шевроном» выделена красным кружком.)
Повторное нажатие сочетания клавиш CTRL+SHIFT+U или кнопки «с шевроном» свернет Строку формул.
Для точной настройки высоты Строки формул установите курсор мыши на нижний край Строки формул так, чтобы он принял вид вертикальной двусторонней стрелки.
Нажав левую клавишу мыши, перетащите край Строки формул вниз на необходимое количество строк, а затем отпустите клавишу мыши.
Установленная таким образом высота Строки формул будет запомнена EXCEL и в дальнейшем будет использована при разворачивании Строки формул с помощью сочетания клавиш CTRL+SHIFT+U или кнопки «с шевроном».
Высоту Строки формул можно увеличить практически на весь лист, но хотя бы одна строка будет отображаться на листе полностью (эта строка будет содержать активную ячейку).
Для автоматического подбора высоты Строки формул, достаточного для полного отображения содержимого активной ячейки, установите курсор мыши на нижний край Строки формул так, чтобы он принял вид вертикальной двусторонней стрелки, а затем дважды кликните левой клавишей мыши.
Чтобы свернуть Строку формул обратно нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+U или кнопку «с шевроном».
Просмотр промежуточного результата вычисления формулы
В Строке формул можно быстро посмотреть промежуточный результат вычисления сложной формулы.
Нажатие клавиши ESC вернет просматриваемую часть формулы в прежнее состояние, нажатие клавиши ENTER заменит часть формулы результатом ее вычисления.
Отображение длинных формул
Пусть в ячейке имеется длинная формула: =+ЕСЛИ($A2=0;0; ЕСЛИ ($B2 =4264;$B2 =4895;$B2 32760;($B2*0,128-1623,49)*$C2/365)))))
В Строке формул такую громоздкую формулу можно отобразить полностью (см. выше), но ее трудно воспринимать. Гораздо удобнее работать с формулой в таком виде: =+ЕСЛИ($A2=0;0; ЕСЛИ($B2 =4264;$B2 =4895;$B2 32760;($B2*0,128-1623,49)*$C2/365)))))
Назначение электронных таблиц
Назначение электронных таблиц.
Электронные таблицы или табличные процессоры предназначаются для решения задач, данные которых могут быть представлены в виде таблиц.
Без электронных таблиц не обходятся бухгалтеры и кладовщики, участники бирж, руководители брокерских контор, банков, финансовые менеджеры. Их помощью пользуются не только в финансовой и учетной деятельности, но и в научной для выполнения математических расчетов. Электронные таблицы предназначены для обработки численных данных, автоматизации рутинных процессов пересчета производных величин в зависимости от изменения исходных данных.
Однако современные электронные таблицы не просто инструмент для калькуляции.
Во-первых: электронные таблицы позволяют проводить численные эксперименты с математическими моделями (научные исследования.)
Во-вторых: электронные таблицы можно использовать как базу данных (операции сортировки, выборки).
В-третьих: электронные таблицы удобный инструмент для изготовления форматированных документов с графической информацией (портрет, видеоклип, цветная диаграмма).
В-четветых: электронные таблицы позволяют создавать сложные и красиво оформленные документы, например рекламу с прайс-листами, каталоги, графики работ, расписание и т. д.
Запуск программы MS Excel.
Запуск и завершение производится стандартными способами общими для всех приложений.
Окно Excel содержит все стандартные элементы приложений Windows.
Это заголовок, горизонтального меню, панели инструментов, полосы прокрутки, строки состояния.
Элементы окна, специфичные для программы Excel:
1. Строка формул (для ввода, редактирования данных). В левой ее части находится список именованных ячеек, заголовок этого списка называется полем имени. В этом поле высчитывается адрес (или имя) выделенной ячейки таблицы. Правее поля имени находится 3 кнопки управления процессом ввода (видны во время ввода).
2. Заголовок столбца с обозначениями A, B,C, D.
3. Заголовок строки с номерами 1,2,3,4.
4. Строка с ярлычками листов позволяет переходить от одного рабочего листа к другому в пределах рабочей книги.
5. Строка состояния.
Структура документа Excel.
Объектом обработки MS Excel является документ: файл с расширением. xls, называемый рабочей книгой, которое состоит из 1-го или нескольких рабочих листов.
Листы одной книги обычно связаны между собой тематически. В каждом файле могут размещаться до 255 электронных таблиц (рабочий лист).
Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк в таблице- 65536.
Например: A1,BB, CZ3 и т. д.
Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей. Текущая ячейка обведена широкой рамкой и ее номер и содержимое приведены в строке формул.
Содержимое ячеек (типы данных).
1. Текст представляет собой строку, произвольной длины ячейка, содержащая текстовые данные не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные в ячейке как число или формулу программа считает, что это текстовые данные.
3. Формулы. Ячейка с формулой служит для проведения вычислений над ячейками с числами (вычисляемая ячейка). Формула начинается со знака «=»(например = A2*B2+C3
Формула может содержать:
ссылки на ячейки и интервалы (A1:E10)
встроенные функции (SQRT, SIN, СУММ)
Ввод информации на рабочий лист.
Данные всегда вносятся в текущую ячейку. Указатель текущей ячейки перемещают мышью или клавиатурой управление курсором. Вводимая информация одновременно отображается в строке формул. Закончить ввод можно нажатием на ENTER или щелкнуть на \/.
Excel позволяет автоматизировать ввод повторяющихся данных, а также данных, подчиненных несложному закону изменения:
1. Ввести данные в ячейку.
2. Установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки. Указатель мыши примет форму крестика. Это маркер заполнения
3. Перетащить маркер заполнения
A. Выделить эти ячейки и протянуть маркер заполнения.
1. Для задания более сложного закона изменения последовательности значений выбрать первую ячейку и ввести нужное значение. Затем выбрать команду [Правка], [Заполнить], [Прогрессия]. В открывшемся диалоговом окне указать параметры прогрессии и направления.
Абсолютые и относительные адреса ячеек.
У каждой ячейки есть свой адрес. Это обозначение ячейки состоящее из номера столбца и строки. Такое обозначение называется относительным адресом или просто адресом А1, В2,.С3. ). При операциях копирования методом заполнения Excel автоматически изменяет его в формулах.
Иногда при заполнении ячеек формулой необходимо сохранить абсолютный адрес ячейки, если она содержит значение, используемое в вычислениях в других строках и столбцах. Абсолютный адрес указывает на единственное положение в элементе и не изменяется при копировании. Для обозначения используются символ «$».
Если ссылка на ячейку внесена методом щелчка на соответствующей ячейке. то выбрать один из четырех возможных вариантов адресации можно нажатием на [F4].
Диапазон ячеек— группа смежных ячеек, используется для сокращения записи формул и в операциях форматирования, копирования, очистки и т. д. Обозначение: C6:D10 (диапазоном может быть строка, столбец или прямоугольный блок) Если при выборе ячеек удерживать клавишу CTRL, то можно добавить новые диапазоны к уже выбранному таким образом можно создавать несвязанные диапазоны.
Очень удобный способ ссылки на ячейку или интервал с помощью присвоения этой ячейке имени:
— щелкнуть на поле имени
— набрать произвольное имя, например: «ВСЕГО» и нажать ENTER.
Это имя можно использовать в формулах вместо адреса ячейки.
Операции с ячейками.
Работа с несколькими рабочими листами.
Программа Excel позволяет использовать в рамках одной рабочей книги несколько рабочих листов. Название рабочих листов указывается на ярлычках в нижнем левом углу рабочей области. Выбор рабочего листа для текущей работы выполняется щелчком на соответствующем ярлычке. Рабочий лист хранит свой указатель текущей ячейки, так что при возвращении на рабочий лист положение этого указателя восстанавливается.
Чтобы создать дополнительные рабочие листы, следует выбрать рабочий лист, перед которым должен быть добавлен новый лист и выполнить команду [Вставка],[Лист]. Изменить порядок следования листов можно перетаскиванием ярлычков.
Чтобы изменить название рабочего листа нужно дважды щелкнуть на его ярлычке. После этого ввести новое название и нажать клавишу enter;
Совместное использование нескольких рабочих листов.
Чтобы при редактировании формулы выбрать ячейку, находящуюся на другом листе, надо перед выбором ячейки щелкнуть ярлычке нужного рабочего листа.
Программа Excel позволяет так же одновременно вводить или редактировать данные на нескольких рабочих листах. Это удобно когда все рабочие листы содержат одинаковые заголовки или подписи. Чтобы выбрать для работы сразу несколько рабочих листов надо выбрать первый из этих листов, и затем щелкнуть на ярлычках других листов, удерживая клавишу SHIFT или Ctrl.
В этом случае любая операция, проведенная на одном из рабочих листов, автоматически дублируется на остальных.
Графическое представление данных
При графическом представлении данных диаграммы имеют очень важную роль. С их помощью можно гораздо нагляднее отобразить положение вещей, чем с помощью столбцов цифр.
Гистограмма (объемная, обычная, с накоплением, нормированная)
Линейчатая (объемная, обычная, с накоплением, нормированная)
График (обычный, с накоплением, нормированный, с маркерами, объемный)
Круговая (обычная, объемная, вторичная, разрезанная, точечная)
Диаграмма с областями
1. Перед построением диаграммы следует выделить диапазон ячеек со значениями, которые нужно представить в диаграмме. Если включить в диапазон ячейки, содержащие заголовки полей, то эти заголовки будут отображаться на диаграмме, ка пояснительные надписи.
3. На первом этапе выбирают тип диаграмм. После этого выбирают параметры оформления различных частей диаграммы. На последнем этапе выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке диаграмма создается и размещается на рабочем листе.
Стандартную диаграмму можно рассматривать, как формулу. Если внести изменения в данные, используемые при её создании, то диаграмма изменится. Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые можно выбирать и изменять.
Печать готового документа
Перед тем, как «отобразить» документ на бумаге, необходимо выполнить некоторые подготовительные операции. Сначала нужно просмотреть документ с помощью кнопки [предварительный просмотр]
НАСТРОЙКА параметров печати. печать готового документа на принтере является значительным этапом работы с этого. Кнопка [печать] на понели инструментов (стандартное) осуществляет автоматическую печать рабочего места с параметрами постройки принтера, заданными по умолчанию.
ЗАДАНИЕ ОБЛАСТЕЙ ПЕЧАТИ. Если не требуется печатать весь рабочий лист, программа позволяет определить область печати (заданной диапазон ячеек, который выдается на печать вместо рабочего листа).Заданные области : [файл],[область печати], [задать]. Выбранный диапазон помечается принтерной рамкой и при последующих командах печати будет печататься только он, причем рабочий лист может иметь только одну область печати. Для сбрасывания области печати повторно задать команду: [файл],[область печати],[задать].
РАЗБИТИЕ РАБОЧЕГО ЛИСТА НА ПЕЧАТНЫЕ СТРАНИЦЫ.
Программа EXCEI автоматически разбивает документ на страницы, если область печати невозможно разместить на одной печатной странице. Зоны разрыва страницы, заданные по умолчанию, могут не устраивать пользователя. Для вставки дополнительных линий разрыва страницы выбирают ячейку с которой должна начаться новая страница и дают команду :[вставка]-[разрыв страницы].Пред данной ячейкой будут установлены вертикальные и горизонтальные пунктирные линии разрыва страницы. Чтобы разбить таблицу на страницу только по вертикали, выбранная ячейка должна предложить строке
1. Для разбиения таблиц по горизонтали ячейка должна принадлежать столбцу А. Для отмены разрыва страницы :сделать текущей ячейку, расположенную непосредственно после разрыва и выполнить команду:[Вставка]-[убрать разрыв страницы].
1. Какие способы применения электронных таблиц вы могли бы предложить.
2. Как называется документ в программе Excel. Из чего он состоит?
3. Какие типы данных могут использовать электронные таблицы Excel?
4. Что такое маркер заполнения?
5. Как сделать так, чтобы табличные данные, содержащиеся в ячейках, полностью помещались бы по ширине столбца?
6. Как посмотреть и отредактировать формулу содержащуюся в ячейке?
7. В чем состоит особенность применения абсолютной адресации к ячейкам при записи формул?
8. В чем состоит удобство применения относительной адресации к ячейкам при записи формул?
9. Что такое табличный диапазон?
10. В ячейке записана формула =ln(-2;8) какое сообщение выдает Excel?
11. В какой последовательности выполняются операции в арифметическом выражении?
12. Как следует записывать аргумент тригонометрической функции если в исходной форме он указан в градусах?
13. Назовите 2 способа вызова на экран мастера функции.
1. Заполнить столбец А значениями угла от 0 до 360, используя автозаполнение.
2. Используя «Мастер функций» в столбец В поместить значения угла в радианах.
3. Столбцы С и D заполнить значениями функций Sin и Cos от угла в радианах
4. Выделить столбцы, включив обозначения полей.
5. Выбрать [Вставка], [Диаграмма], [График]. Разместить диаграмму на текущем листе.
Работа с формулами в Excel
Формула, она же функция, – одна из основных составляющих электронных таблиц, создаваемых при помощи программы Microsoft Excel. Разработчики добавили огромное количество разных функций, предназначенных для выполнения как простых, так и сложных расчетов. К тому же пользователю разрешено самостоятельно производить математические операции, что тоже можно назвать своеобразной реализацией формул. Именно о работе с этими компонентами и пойдет речь далее.
Я разберу основы работы с формулами и полезные «фишки», способные упростить процесс взаимодействия с таблицами.
Поиск перечня доступных функций в Excel
Если вы только начинаете свое знакомство с Microsoft Excel, полезно будет узнать, какие функции существуют, для чего предназначены и как происходит их создание. Для этого в программе есть графическое меню с отображением всего списка формул и кратким описанием действия расчетов.
Откройте вкладку «Формулы» и нажмите на кнопку «Вставить функцию» либо разверните список с понравившейся вам категорией функций.
Вместо этого всегда можно кликнуть по значку с изображением «Fx» для открытия окна «Вставка функции».
В этом окне переключите категорию на «Полный алфавитный перечень», чтобы в списке ниже отобразились все доступные формулы в Excel, расположенные в алфавитном порядке.
Выделите любую строку левой кнопкой мыши и прочитайте краткое описание снизу. В скобках показан синтаксис функции, который необходимо соблюдать во время ее написания, чтобы все аргументы и значения совпадали, а вычисления происходило корректно. Нажмите «Справка по этой функции», если хотите открыть страницу о ней в официальной документации Microsoft.
В браузере вы увидите большое количество информации по выбранной формуле как в текстовом, так и в формате видео, что позволит самостоятельно разобраться с принципом ее работы.
Отмечу, что наличие подобной информации на русском языке, еще и в таком развернутом виде, делает процесс знакомства с ПО еще более простым, особенно когда речь идет о переходе к более сложным функциям, действующим не совсем очевидным образом. Не стесняйтесь и переходите на упомянутые страницы, чтобы получить справку от специалистов и узнать что-то новое, что хотя бы минимально или даже значительно ускорит рабочий процесс.
Вставка функции в таблицу
Теперь давайте разберемся с тем, как в Excel задать формулу, то есть добавить ее в таблицу, обеспечив вычисление определенных значений. Вы можете писать функции как самостоятельно, объявляя их название после знака «=», так и использовать графическое меню, переход к которому осуществляется так, как это было показано выше. В Комьюнити уже есть статья «Как вставить формулу в Excel», поэтому я рекомендую нажать по выделенной ссылке и перейти к прочтению полезного материала.
Использование математических операций в Excel
Если необходимо выполнить математические действия с ячейками или конкретными числами, в Excel тоже создается формула, поскольку все записи, начинающиеся с «=» в ячейке, считаются функциями. Все знаки для математических операций являются стандартными, то есть «*»– умножить, «/» – разделить и так далее. Следует отметить, что для возведения в степень используется знак «^». Вкратце рассмотрим объявление подобных функций.
Выделите любую пустую ячейку и напишите в ней знак «=», объявив тем самым функцию. В качестве значения можете взять любое число, написать номер ячейки (используя буквенные и цифровые значения слева и сверху) либо выделить ее левой кнопкой мыши. На следующем скриншоте вы видите простой пример =B2*C2, то есть результатом функции будет перемножение указанных ячеек друг на друга.
После заполнения данных нажмите Enter и ознакомьтесь с результатом. Если синтаксис функции соблюден, в выбранной ячейке появится число, а не уведомление об ошибке.
Попробуйте самостоятельно использовать разные математические операции, добавляя скобки, чередуя цифры и ячейки, чтобы быстрее разобраться со всеми возможностями математических операций и в будущем применять их, когда это понадобится.
Растягивание функций и обозначение константы
Работа с формулами в Эксель подразумевает и выполнение более сложных действий, связанных с заполнением строк всей таблицы и связыванием нескольких разных значений. В этом разделе статьи я объединю сразу две разных темы, поскольку они тесно связаны между собой и обе упрощают взаимодействие с открытым в программе проектом.
Для начала остановимся на растягивании функции. Для этого вам необходимо ввести ее в одной ячейке и убедиться в получении корректного результата. Затем зажмите точку в правом нижнем углу ячейки и проведите вниз.
В итоге вы должны увидеть, что функция растянулась на выбранный диапазон, а значения в ней подставлены автоматически. Так, изначальная функция имела вид =B2*C2, но после растягивания вниз последующие значения подставились автоматически (от B3*C3 до B13*C13, что видно на следующем изображении). Точно так же растягивание работает с СУММ и другими простыми формулами, где используется несколько аргументов.
Константа, или абсолютная ссылка, – обозначение, закрепляющее конкретную ячейку, столбец или строку, чтобы при растягивании функции выбранное значение не заменялось, а оставалось таким же.
Сначала разберемся с тем, как задать константу. В качестве примера сделаем постоянной и строку, и столбец, то есть закрепим ячейку. Для этого поставьте знак «$» как возле буквы, так и цифры ячейки, чтобы в результате получилось такое написание, как показано на следующем изображении.
Растяните функцию и обратите внимание на то, что постоянное значение таким же и осталось, то есть произошла замена только первого аргумента. Сейчас это может показаться сложным, но стоит вам самостоятельно реализовать подобную задачу, как все станет предельно ясно, и в будущем вы вспомните, что для выполнения конкретных задач можно использовать подобную хитрость.
В закрепление темы рассмотрим три константы, которые можно обозначить при записи функции:
$В$2 – при растяжении либо копировании остаются постоянными столбец и строка.
B$2 – неизменна строка.
$B2 – константа касается только столбца.
Построение графиков функций
Графики функций – тема, косвенно связанная с использованием формул в Excel, поскольку подразумевает не добавление их в таблицу, а непосредственное составление таблицы по формуле, чтобы затем сформировать из нее диаграмму либо линейный график. Сейчас детально останавливаться на этой теме не будем, но если она вас интересует, перейдите по ссылке ниже для прочтения другой моей статьи по этой теме.
В этой статье вы узнали, какие есть функции в Excel, как сделать формулу и использовать полезные возможности программы, делающие процесс взаимодействия с электронными таблицами проще. Применяйте полученные знания для самостоятельной практики и поставленных задач, требующих проведения расчетов и их автоматизации.
Для чего в электронных таблицах microsoft excel служит строка формул
____Работа в MS Excel____
СОДЕРЖАНИЕ
ЗАНЯТИЕ 1. ОСНОВЫ РАБОТЫ В MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц, входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм, поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в Excel данные из других офисных программ.
Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй, только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается, выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении прикладных задач.
Основные функции Excel:
− проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
− исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;
− получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
− построение графиков и диаграмм.
Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel
Элементы экрана
Рис. 1.1. Структура рабочего листа
Строка меню.
Под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.
Рис. 1.2. Вид строки меню
Ввод и редактирование данных
Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния отображается слово Ввод.
Строка формул Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой «галочкой» или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.
Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.
Рис. 1.3. Вид строки формул
Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.
Наряду с понятием адреса ячейки в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.
Есть два стиля представления ссылок в Microsoft Excel:
— Стиль ссылок R1C1 (здесь R — row (строка), C — column (столбец)).
Ссылки в Excel бывают 3-х видов:
— Относительные ссылки (пример:A1);
Относительные ссылки
Рис. 1.4. Относительная ссылка
Абсолютные ссылки
Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы, её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться. Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться из ячеек В5 и С8.
Рис. 1.5. Абсолютная ссылка
Смешанные ссылки
Рис. 1.6. Смешанная ссылка
Кроме понятия ячейки используется понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного) столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные знаком двоеточие ( : ). Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в столбцах).
Рис. 1.7. Диапазон ячеек
В Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы, строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в процессе выделения клавишу Ctrl.
Автозаполнение
Информация может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение, которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.
С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.
Однако, если ячейка содержит число, дату или период времени, то при копировании с помощью средства Автозаполнение происходит приращение значения её содержимого. Например, если ячейка имеет значение «Январь», то существует возможность быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями «Февраль», «Март» и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий районов города или списка фамилий студентов группы.
Рис. 1.8. Пример автозаполнения по месяцам
В Excel разработан механизм ввода «рядов данных». Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.
Для создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:
— введите в ячейку первый член ряда;
— подведите указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;
— удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;
— после того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.
Понятие формулы
Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства «═» и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excelотносятся:сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.
Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:
возведение в степень и выражения в скобках;
умножение и деление;
сложение и вычитание.
Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.
В формуле может быть указана ссылка на ячейку, если необходимо в расчетах использовать её содержимое. Поэтому ячейка, содержащая формулу, называется «зависимой ячейкой», а ячейка содержащая данное – «влияющей ячейкой». При создании на листе формул можно получить подсказку о том, как связаны зависимые и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов «Зависимости». Значение зависимой ячейки изменится автоматически, если изменяется значение влияющей ячейки, на которую в формуле есть ссылка. Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на их имена или заголовки.
Перемещение и копирование формул
Ячейки с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки (и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.
Для быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство автозаполнения.
Рис.1. 9. Пример автозаполнения формул
Если при вводе формул или данных допущена ошибка, то в результирующей ячейке появляется сообщение об ошибке. Первым символом всех значений ошибок является символ #. Значения ошибок зависят от вида допущенной ошибки. Excel может распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены, надо уметь исправить.
Таблица 1
Сообщения об ошибках в формулах
Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени
Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число
Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции
Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны
Неверная ссылка на ячейку
Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки
Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка
Функции Excel
Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.
Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст.
Аргумент функции заключен в круглые скобки. Открывающая скобка отмечает начало аргумента и ставится сразу после имени функции. В случае ввода пробела или другого символа между именем и открывающей скобкой в ячейке будет отображено ошибочное значение #ИМЯ? Некоторые функции не имеют аргументов. Даже в этом случае функция должна содержать круглые скобки: