Документ был успешно провалидирован в эдо что это значит

Отклонение электронного документа

Видеоинструкция

В случае несогласия с электронным документом получатель может его отклонить или выполнить приёмку с учётом выявленных расхождений.

Процедуру отклонения необходимо инициировать до момента приёмки документа (утверждения и подписания). Для документов, обмен по которым завершён, следует воспользоваться одним из представленных вариантов:

Отклонение означает, что получатель отказался от подписания документа (при наличии запроса ответной подписи), а товары (работы, услуги, права) не приняты. Причина несогласия с документом указывается в уведомлении об уточнении (УОУ). Отклонить документ может только получатель.

Когда получатель инициирует отклонение документа, он посылает через оператора ЭДО уведомление об уточнении документа (УОУ). Для этого в рабочем месте «Текущие дела ЭДО» требуется выбрать необходимый документ и нажать «Отклонить».

В открывшемся окне необходимо указать причину несогласия и нажать «Отклонить». Причина будет отражена в уведомлении об уточнении, которое поступит отправителю.

После отклонения документ переместится в папку «На контроле», а состояние ЭДО сменится на «Ожидается исправление». Причина отклонения доступна для просмотра в поле «Дополнительная информация».

Также причину отклонения можно просмотреть в форме просмотра электронного документа и в уведомлении об уточнении, которое было отправлено отправителю. В причине отказа указаны данные, которые были заполненные при отклонении документа.

После того как контрагент пришлёт новый экземпляр электронного документа, автоматически подберётся документ учёта, который был создан на основании отклонённого ЭД, а отклонённый документ переместится из папки «На контроле» в Архив ЭДО с состоянием ЭДО «Закрыт с отклонением».

Для обновления данных в документе учёта необходимо открыть вновь пришедший электронный документ, убедиться в актуальности данных, затем нажать «Ещё» и в открывшемся окне выбрать «Перезаполнить текущий». Документ учётной системы будет перезаполнен данными актуального электронного документа.

После завершения обмена документы доступны для просмотра в Архиве ЭДО.

Также вам может быть интересно:

Источник

Что нужно знать про обмен электронными документами

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Квалифицированная подпись

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Источник

Работа с документами

Поиск документов

Для поиска необходимого документа в списке ваших Входящих или Исходящих можно воспользоваться фильтром поиска (рис. 16).

Есть 2 фильтра поиска:

1. По ИНН – выбираете фильтр по ИНН, вводите его и получите все документы по данному контрагенту. Такой запрос можно делать во всех разделах ЭДО – Входящие, Исходящие, Черновики. (рис. 17)

2.По ID Документа – Выбираете фильтр по ID, вводите его получите документ, который зафиксирован под данным номером. (рис. 18)

Получение и ознакомление с документом.

Все отправленные на имя компании документы по ЭДО доступны в разделе «Входящие» (рис. 19).

Для детального ознакомления с документом, необходимо нажать левой кнопкой мыши по строке документа. Откроется окно просмотра документа, в верхней части окна указано название компании отправителя документа, ИНН отправителя, название документа, возможность скачать сам документ и подпись к нему (рис. 20).

Подписание документа.

Для подписания документа после ознакомления необходимо в списке документов на вкладке «Входящие» нажать «Подписать». Также это можно сделать из окна просмотра документа (рис. 21 и 22).

После нажатия кнопки «Подписать» откроется окно выбора КЭП подписанта. Выбираете КЭП, и жмете продолжить (рис. 22).

Далее необходимо выбрать дату принятия товаров / услуг и нажать кнопку «Подписать» (рис.23).

После этого документ будет подписан с вашей стороны в разделе «Входящие» его статус перейдет в «Подписан» (рис. 24).

Если по каким-то причинам вы не будете подписывать пришедший документ, то его можно отклонить. Это можно сделать также с окна «Входящие» или из открытого окна документа (рис. 25).

После нажатия «Отклонить», также откроется окно подписания. Необходимо выбрать сертификаты подписанта и нажать «Продолжить» (рис. 26).

Далее необходимо указать причину отклонения и нажать кнопку «Отклонить» (рис. 27).

Статус документа изменится на «Отклонен», а отправитель в своем кабинете ЭДО увидит, что его контрагент не принял документ (рис. 28).

Отправка формализованных документов.

К формализованной документации относятся следующие документы: УПД, УКД, АКТ, Торг-12. Для отправки необходимо нажать на кнопку «Добавить документ» — УПД / УКД / АКТ / Торг-12 (рис. 29).

Чтобы отправить такие документы своему контрагенту, необходимо сформировать документ в формате XML. Для корректного формирования документа мы выпустили обработки, которые дополняют функционал систем 1С.

Список актуальных обработок можно найти по ссылке — https://platformaofd.ru/pdf/edo-files/ofd-edo.rar Архив содержит установочный файл и инструкцию по эксплуатации.

После формирования файла, вкладываем его в отправку. Далее на выбор доступны две опции.

Если нажать кнопку «Создать», то данное отправление сформируется, но попадет в раздел Черновики. Оттуда документ можно будет отправить в любое время.

Если нажать «Подписать», то, выбрав КЭП подписанта, вы сразу сможете заверить данный документ и отправить своему Контрагенту (рис. 30 и 31).

Отправка неформализованных документов.

К неформализованной документации относятся любые другие документы, которыми обмениваются контрагенты и которые хотят подписать через ЭДО. Документы должны быть следующих форматов – pdf, doc, docx, xsl, xslx, rtf.

Чтобы отправить такой документ – нажимаем на раздел «Добавить документ» — Неформализованный (рис. 32).

Далее присваиваем название документу в разделе «Тема». И вкладываем сам файл.

ВАЖНО: Размер вкладываемого файла не должен превышать 1мб.

Вводим ИНН клиента. Форма сама подтянет КПП, Наименование и ID организации в ЭДО (рис. 33).

После заполнения необходимых полей, данный документ можно сразу отправить своему контрагенту. Нажав «Подписать», вы попадаете в раздел выбора КЭП. Выбираете КЭП и жмете «Продолжить». Данный документ попадет в раздел «Исходящие» и будет отправлен контрагенту (рис. 34).

Если по каким-то причинам вам необходимо отправить документ позже, то нажатием кнопки «Сохранить», вы поместите данный документ в раздел «Черновики» и сможете вернуться к нему в любое время (рис. 35 и 36).

Получение подписей документов

После подписания документов в ЭДО, формируются подписи со стороны принимающей и отправляющей стороны.

Статус обработки документа в ЦРПТ

Каждая УПД, содержащая в себе коды маркировки после подписания отправляется в ЦРПТ. Чтобы проверить статус отправки и обработки документа в ЦРПТ, необходимо.

На главном экране ЛК Эдо включить кнопку «Документы с маркировкой» (рис. 39).

Выбираете необходимый вам документ и нажимаете на значок «i» в графе «Состояние». Значок «i» имеет 3 цветовых значения: Зеленый (документ обработан), желтый (документ обрабатывается), красный (ошибка обработки документа) (рис. 40):

Нажав на «i», вам откроется статус обработки данного документа в системе Честный знак. Каждый документ проходит несколько этапов обработки в ЦРПТ:

В случае возникновения ошибки на любом из этапов обработки – вам будет доступен для скачивания Json ответа от ЦРПТ. Скачав данный документ, можно обратиться за помощью в систему Честный Знак, чтобы вам дали ответ, почему документ не обработался.

Источник

Вопросы по работе с ЭДО

В: Как отправить документы, сформированные в 1С?

О: Стандартными средствами 1С выгрузить документы для ЭДО (для формализованного документооборота выгружать в формате xml) и выполнить импорт в Личном Кабинете Платформа ЭДО.

Либо использовать нашу обработку для 1с, которая позволит сделать отправку документов из привычного интерфейса. Подробнее в разделе «Обработка 1С» по ссылке — platformaofd.ru/uslugi/platforma-edo

В: Есть ли роуминг с другими операторами ЭДО? Пользователь Платформа ЭДО может получить/отправить документ от пользователя других операторов ЭДО?

О: Да, роуминг с операторами настроен. Подробнее можно ознакомиться в разделе «Роуминг Платформа ЭДО» по ссылке — platformaofd.ru/uslugi/platforma-edo

В: Как тарифицируются стоимость отправленных документов с необходимостью ответной подписи и без? Они тарифицируются по-разному?

О: Тарифицируется каждый исходящий документ, в независимости от того, будет ли он подписан получателем или нет.

В: В рознице после получения документа нужно ли как-то выгружать марки в кассу? Т.е. касса должна знать полученные марки, или касса получает марку только при сканировании продаваемого товара?

О: Обязательность загрузки данных о маркированном товаре в кассу отсутствует. Но при этом необходимо передавать данные маркировки в ОФД (с 1.07.2019 для табака, например).

В: Какая ЭЦП(КЭП) подходит для регистрации в Платформа ЭДО?

О: Квалифицированная Электронная подпись выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Заказать КЭП вы можете у нас на сайте: platformaofd.ru/uslugi/kep.

В: Подтверждение получения партии маркированной продукции будет происходить через ЛК Честного знака или Платформа ЭДО?

О: Подписание УПД осуществляется через ЭДО. Далее информация о подписанном УПД должна быть передана в ЦРПТ, и данная информация должна отобразиться в ЛК Честного знака.

В: Можно ли передавать чеки в ФНС через Платформа ОФД, а принимать документы от другого оператора ЭДО и передавать на кассу?

О: Да, такая схема возможна.

В: Есть ли возможность работы с Платформа ЭДО через вебсайт?

О: Да, ЛК Платформа ЭДО доступен сразу после регистрации в нем через личный кабинет Платформа ОФД.

В: Какие алгоритмы при работе с КЭП Вы поддерживаете?

О: ГОСТ 2012.

В: Для чего код налогового органа в Платформа ЭДО?

О: Платформа ЭДО заявляет в ФНС о каждой регистрации участника ЭДО, данные о коде налогового органа нужны для этого заявления.

В: Сдача отчетности входит в Платформа ЭДО?

О: Нет, сдача отчетности – отдельный продукт.

Источник

Состояние ЭДО в 1С

Работая в программном продукте 1С посмотреть состояние по электронному документообороту можно несколькими способами:

1. В списке документов учета в столбце «Состояние ЭДО«

2. Открыв необходимый документ учёта.

3. В Архиве ЭДО перейдя в соответствующую вкладку (Входящие / Исходящие) в столбце Состояние ЭДО.

4. Открыв электронный документ.

Состояние ЭДО напрямую зависит от выполнения регламента ЭДО. Для того, чтобы посмотреть регламент ЭДО в электронном документе необходимо нажать на кнопку «Скрыть / показать панель регламента ЭДО«.

После чего слева появится панель регламента ЭДО, в которой отображаются этапы обработки электронного документа участниками ЭДО.

Ниже приведен порядок обмена документами между отправителем, получателем и Оператором ЭДО применяемый для обмена юридически значимыми электронными документами. В данной обмене, который выступает примером, представлен наиболее полный регламент ЭДО, а именно в настройках обмена с контрагентом выставлено: отправитель ожидает извещение о получении документа, а также отправитель ожидает ответную подпись по документу.

1. Отправитель формирует документ, подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП), и отправляет его через оператора ЭДО получателю. Отправитель может затребовать ответную подпись получателя под документом.

2. Оператор, получая файл, фиксирует дату и время отправки документа своими средствами. Затем формирует подтверждение даты получения файла (ПДП) и подтверждение даты отправки файла (ПДО). Оператор передаёт отправителю документа подтверждение даты получения (ПДП), а получателю подтверждение даты отправки ПДО.

3. Отправитель документа, получив подтверждение даты получения от оператора ЭДО, а получатель получив подтверждение даты отправки (ПДО) формируют в адрес оператора ЭДО извещения о получении данных файлов, а именно извещение о получении подтверждения даты получения (ИОП на ПДП) от отправителя документа и извещение о получении подтверждения даты отправки (ИОП на ПДО) от получателя документа.

4. Так как по документу было запрошено извещение о получении, получив документ, получатель проверяет его ЭП, формирует извещение о получении (ИОП) которое фиксирует факт доставки данного документа, подписывает ИОП своей КЭП и передает его оператору ЭДО.

5. Оператор ЭДО получив извещение о получении от получателя документа отправляет последнему подтверждение даты отправки на извещение о получении (ПДО на ИОП).

6. После получения от оператора ЭДО подтверждения даты отправки на извещение о получении (ПДО на ИОП) получатель электронного документа подписывает и отправляет извещение о получении (ПДО на ИОП) в адрес оператора ЭДО.

7. Отправитель, получив ИОП, проверяет ЭП и далее хранит полученные документы. Момент получения ИОП отправителем означает, что получатель имеет техническую возможность ознакомиться с документом и выполнить иные действия, предусмотренные регламентом ЭДО.

Получатель согласен с электронным документом:

8. В нашем примере по электронному документу запрашивалась ответная подпись получателя и в том случае если покупатель согласен с содержанием полученного документа он формирует информацию покупателя, которое представляет собой электронную подпись получателя под исходным документом, и оправляет его оператору ЭДО.

9. Оператор ЭДО получив от получателя электронного документа информацию покупателя отправляет последнему подтверждение даты отправки на информацию покупателя (ПДО на информацию покупателя) после чего производит передачу информации покупателя отправителю документа.

10. После получения подтверждения даты отправки на информацию покупателя (ПДО на информацию покупателя) получатель электронного документа подписывает и отправляет извещение о получении (ПДО на информацию покупателя) в адрес оператора ЭДО.

11. Отправитель, получив информацию покупателя, проверяет ЭП и хранит. С момента получения информации покупателя отправителем документ считается согласованным и подтвержденным обеими сторонами.

Получатель не согласен с полученным документом. 12. В случае несогласия с полученным документом, получатель отклоняет электронный документ и тем самым формирует уведомление об уточнении (УОУ), указывает причину несогласия, подписывает его своей КЭП и оправляет отправителю ЭД через оператора ЭДО.

12. С момента получения уведомления об уточнении (УОУ) отправителем, документ считается не согласованным. Получив уведомление об уточнении (УОУ) отправитель ЭД формирует извещение о получении уведомления об уточнении (ИОП на УОУ), которое в последующем отправляется получателю электронного документа.

13. Получатель электронного документа получает извещение о получении уведомления об уточнении (ИОП на УОУ).

В случае, когда одна из сторон желает аннулировать подписанный ранее документ, регламент дополняется следующими действиями:

14. Отправитель или Получатель посылает через оператора ЭДО предложение об аннулировании документа (ПОА) контрагенту с указанием причины аннулирования.

14.1. Предложение об аннулировании передается контрагенту через оператора ЭДО.

— Согласиться с аннулированием

14.2. Если контрагент согласен аннулировать документ, он посылает через оператора ЭДО в адрес инициатора процедуры аннулирования подтверждение в ответ на предложение об аннулировании (свою подпись под ПОА). В предложении об аннулировании на стороне контрагента появляется «Отправлено подтверждение»

15. С момента получения ответной подписи инициатором процедуры аннулирования от контрагента, отправитель и получатель считают исходный документ аннулированным. В предложении об аннулировании на стороне инициатора аннулирования появится

16. Если контрагент возражает против аннулирования документа, он отклоняет предложение об аннулировании нажатием «Не согласен» и автоматический посылает в ответ уведомление об уточнении на предложение об аннулировании (УОУ на ПОА) с указанием причины несогласия и данное уведомление отправляется через оператора ЭДО инициатору предложения об аннулировании.

17. С момента получения уведомления об уточнении на предложение об аннулировании (УОУ на ПОА) инициатором процедуры аннулирования, предложение об аннулировании (ПОА) получает статус «отклонен получателем» и считается не согласованным, статус документооборота возвращается в предшествующий процедуре аннулирования.

По мере выполнения регламента ЭДО меняется состояние ЭДО в программном продукте 1С.

Не начат – данное состояние означает, что связь с контрагентом есть, но электронный документ ещё не сформирован. Пользователю доступно формирование, подписание и последующая отправка документа в сторону контрагента.

На подписи – данное состояние означает, что электронный документ сформирован, но не подписан электронной подписью, а также не отправлен оператору ЭДО.

Также На подписи может находиться входящий электронный документ, при условии, что требуется ответная подпись со стороны получателя. В данной ситуации требуется подписать «Информацию получателя», которая представляет из себя ответную подпись по входящему документу.

Данный функционал позволяет отключить немедленную отправку электронного документа при подписании. Это означает, что вместо «Подписать и отправить» пользователь нажимает «Подписать», после чего подпись устанавливается и документу присваивается состояние «Ожидается передача оператору«. Для непосредственной отправки, пользователь должен отдельно нажать кнопку «Отправить», это можно сделать из карточки электронного документа или из соответствующего раздела Текущих дел ЭДО.

Ожидается подтверждение – документ получен контрагентом. Об этом свидетельствует «Извещение о получении«, которое подписано контрагентом и загружено в базу отправителя электронного документа. Ожидается ответная подпись документа.

ЭДО завершен – данное состояние означает, что необходимые действия по данному документу выполнены со стороны всех участников обмена. Документооборот завершен.

Источник