Документ личного происхождения что это

В соответствии с проектом плана работы клуба предполагаются следующие направления деятельности: информационная деятельность, сотрудничество с СМИ держателей личных фондов по пропаганде культурного наследия Волгоградской области на базе архивных материалов; участие в мероприятиях архивной службы Волгоградской области; участие в поиске новых держателей личных фондов; организация выездных встреч членов клуба с выдающимися деятелями науки, культуры, производства и государственной службы; участие в научно-практических конференциях, краеведческих чтениях, круглых столах, Всероссийском фестивале на Волгоградской земле «Святая Русь» и прочих формах социально-культурной деятельности с целью пропаганды архивного фонда Волгоградской области, отражающего историю региона и России; участие в реализации некоммерческих социально-значимых проектов и мероприятий, направленных на поддержку и развитие научно-исследовательской и просветительской деятельности архивных

учреждений региона; отражение работы клуба на сайте Интернета с целью привлечения новых членов клуба; с помощью актива клуба оказание помощи штатным работникам архива по обработке документов личного происхождения, организация оформления и посещения выставок, экспозиций новых архивных поступлений, или к юбилейным событиям держателей личных фондов.

Источник

Раздел 11. Работа ведомственного архива с документами личного происхождения

Раздел 11. Работа ведомственного архива с документами
личного происхождения

Ведомственный архив в целях выявления, отбора и передачи на государственное хранение документов личного происхождения, имеющих политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, оказывает содействие государственному архиву в его комплектовании такими документами; по согласованию с государственным архивом может принимать их на временное хранение с последующей передачей на государственное хранение.

Эта работа проводится ведомственным архивом под непосредственным организационно-методическим руководством государственного архива.

11.1. Порядок передачи в ведомственный архив документов
личного происхождения

Ведомственный архив в соответствии с составленным списком лиц, чьи архивы целесообразно принимать на государственное хранение (Приложение 36), принимают на временное хранение документы личного происхождения по заявлению их владельца (Приложение 37) и оформляет прием актом приема-передачи документов на временное хранение (Приложение 38). К акту прилагается сдаточная опись документов личного происхождения (Приложение 39).

11.2. Систематизация и описание документов личного происхождения

11.2.1. Поступающие по согласованию с государственным архивом в ведомственный архив документы личного происхождения систематизируются по архивным фондам личного происхождения.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (семьи). Лицо, в деятельности которого образовались документы фонда, называется фондообразователем. Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.

В ведомственном архиве могут создаваться архивные коллекции документов личного происхождения («Воспоминания участников Великой Октябрьской социалистической революции», «Письма с фронтов Великой Отечественной войны» и т.п.).

11.2.2. Хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти фондообразователя. Хронологическими границами документов архивной коллекции являются даты самого раннего и позднего документов.

11.2.3. В случае необходимости ведомственный архив запрашивает у владельца документов биографические сведения о фондообразователе, а также об истории фонда и составляет краткую историческую справку о фондообразователе, которая содержит:

— основные биографические сведения о фондообразователе (даты его жизни, сведения о времени и местах его работы, его печатных трудах, изобретениях и др.);

— сведения об истории фонда (полнота переданных в ведомственный архив документов, местонахождение не поступивших на хранение документов и др.).

11.2.4. Передаваемые в ведомственный архив документы каждого фонда личного происхождения подлежат первичной систематизации в соответствии со схемой систематизации, согласованной с государственным архивом.

Основными разделами схемы систематизации документов фонда личного происхождения являются:

— документы творческой деятельности фондообразователя (рукописи, рисунки, чертежи и др.);

— документы служебной и общественной деятельности фондообразователя;

— личная переписка фондообразователя;

— документы к биографии фондообразователя (личные документы, документы юбилеев и др.);

— документы о фондообразователе (статьи, воспоминания, отзывы и др.);

— изобразительные документы (фотографии фондообразователя и др.);

— документы, отложившиеся в фонде или собранные фондообразователем (рукописи и рисунки других лиц, тематические подборки выписок, вырезок из газет и т.п.).

Внутри этих разделов документы группируются во временно сформированные дела (единицы хранения) в соответствии с тематическим, хронологическим, поминальным, корреспондентским или иным признаком.

11.2.5. Временно сформированные дела (единицы хранения) заключаются в папки с клапанами. На обложке единицы хранения карандашом обозначается: наименование фонда личного происхождения, его номер по списку фондов ведомственного архива, порядковый номер единицы хранения по описи, краткое наименование группы документов и их количество.

Временно сформированные единицы хранения не подшиваются, нумерация листов не производится, крайние даты документов не выявляются, заголовки составляются краткие», обобщенные: «Документы к биографии», «Документы о работе в издательстве «Художественная литература» и т.д.

11.2.6. Систематизация документов фонда закрепляется путем составления сдаточной описи.

Описательная статья описи состоит из порядкового номера временной единицы хранения, краткого ее заголовка и обозначения количества документов в единице хранения.

В итоговой записи к описи указывается общее количество документов, учтенных по этой описи, количество временно сформированных единиц хранения, опись подписывается составителем и заверяется председателем ЦЭК (ЭК) организации.

11.2.7. После оформления приема документов личного происхождения на временное хранение ведомственный архив вносит необходимые изменения и дополнения в учетные документы архива: список фондов, книгу учета поступлений документов, составляет лист фонда.

При этом в листе фонда документы, внесенные в опись, учитываются как описанные, поскольку опись является учетным документом.

11.2.8. Ведомственный архив хранит документы личного происхождения, учтенные по сдаточной описи, и в соответствии с ней передает документы на государственное хранение.

11.2.9. По согласованию с государственным архивом и под его непосредственным руководством ведомственный архив может проводить подготовку документов к передаче на государственное хранение, которая включает:

— экспертизу ценности документов;

— уточнение фондовой принадлежности документов;

— уточнение систематизации документов в пределах фонда, классификационных групп и дел (единиц хранения);

— определение авторства и времени создания документов при отсутствии в них этих данных;

— формирование дел (единиц хранения);

— полное оформление дел (единиц хранения) (кроме подшивки);

— составление описи фонда личного происхождения с необходимым научно-справочным аппаратом к ней (предисловие, оглавление, указатели).

Описи составляются по форме описи дел постоянного хранения организаций (Приложение 22), исключая графу 2 «Индекс дела».

11.3. Передача документов личного происхождения
на государственное хранение

11.3.1. Опись фонда личного происхождения рассматривается ЦЭК (ЭК) организации и после ее одобрения направляется па рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения.

После утверждения описи ЭПК соответствующего архивного учреждения составляется акт описания документов (Приложение 40).

В соответствии с актом вносятся изменения в лист фонда: документы и временные единицы хранения учитываются как выбывшие, а как поступившие в графе «Учет описанных документов» указываются единицы хранения, вновь сформированные и внесенные в опись.

11.3.2. Передача документов личного происхождения на государственное хранение производится в сроки, согласованные с государственным архивом и оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение (Приложение 41) в установленном порядке.

При этом вместе с документами фонда личного происхождения передается дело фонда, включающее переписку с владельцем, его заявление о приеме документов на хранение, опись, акт описания документов, а также три экземпляра описи фонда, если она составлялась.

11.3.3. Документы личного происхождения, хранящиеся в ведомственном архиве, используются с соблюдением норм авторского права и условий, на которых они переданы владельцами. Исследователям документы личного происхождения выдаются только с разрешения лица, передавшего их в ведомственный архив.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

null 1. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ ФОНДА ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

Работа по составлению описи фонда личного происхождения проводится поэтапно: научное описание документов фонда, составление описи и ее оформление.

В процессе составления описи раскрываются все три ее важнейшие функции: информационная, учетная и классификационная.

Информационная функция описи раскрывается через составление заголовков дел, которые информируют о составе документов и их содержании.

Учетная функция описи состоит в указании количества дел в фонде, что обеспечивает сохранность документов и контроль за изменением объема фонда.

Классификационная функция описи реализуется в закреплении систематизации дел внутри фонда.

Опись состоит из описательных статей дел, итоговой записи, листа-заверителя и НСА к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, внутренние описи, указатели, список книг и др.). При переработке описей, как элемент НСА, составляется переводная таблица шифров дел.

Описи могут быть карточными и листовыми. При научном описании документов личного происхождения составление карточной описи (особенно для фондов крупных по объему и сложных по составу) облегчает редактирование и унификацию заголовков, систематизацию и пересистематизацию дел внутри описи, уточнение крайних дат и др.

Карточная опись имеет вспомогательную функцию. На ее основе составляется затем листовая опись дел фонда.

Для небольших по объему фондов возможно составление описи сразу в листовом виде, а при наличии определенной методики – и для крупных фондов.

Основной частью описи является перечень описательных статей, разделенный названиями разделов, подразделов и других групп документов.

При оформлении этой части описи следует иметь в виду, что каждый новый раздел, подраздел, или группу документов не следует начинать в конце страницы, если на ней нельзя расположить описательную статью.

Во избежание перегруженности описи повторяющейся информацией и для облегчения функции поиска проводится унификация заголовков дел, однородных по одному или нескольким признакам. Так, при составлении описи отсекаются те части заголовков дел, которые входят в название раздела или подраздела описи.

Рукописи А.А. Бартэна
Дипломная работа

«Драматургическая конструкция цирковой клоунады». Черновик.
Автограф

Романы

″Творчество». Часть 1. Варианты.
Маш., маш.с авт.правкой и пометами

После завершения составления основной части описи составляется НСА к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений (сокращенных слов), внутренние описи, указатели, список книг).

Итоговая запись вносится в конце описи за последней описательной статьей с новой строки, в которой цифрами и в скобках прописью указано количество дел, внесенных в опись. С новой строки указывается должность, инициалы и фамилия составителя описи и дата ее составления.

Письмо Черненко Геннадия Трофимовича (писателя) Гернет Наталье Александровне (тете Н.В.Гернет) с просьбой выслать свои воспоми-нания о семье писателя Б.С.Житкова.

В опись внесено 409 (четыреста девять) дел с №1 по №409.

Составитель:
главный архивист отдела научного описания
личных фондов, информационно-поисковых систем
и автоматизированных архивных технологий Т.А.Щенкова

Заведующий архивохранилищем С.Л.Чернобай

Если в описи имеются литерные номера, это обязательно должно быть указано в итоговой записи.

В опись внесено 1912 (одна тысяча девятьсот двенадцать) дел с № 1 по № 1911 в том числе литерный номер 77а

Зам.директора ЦГАЛИ СПб О.И.Малышев

Итоговая запись и подписи составителя и заведующего архивохранилищем не должны начинаться с нового листа, а следовать за последней описательной статьей (Пример 2).

Если в состав описи вошли музейные предметы, это необходимо указать в итоговой записи.

В опись внесено 88 (восемьдесят восемь) дел с № 1 по № 88, в том числе музейные предметы в количестве 4 (четырех) штук, дела №№ 60, 86, 87, 88.

Листы описи нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке. При этом титульный лист, являясь первым листом описи, не нумеруется, но просчитывается и входит в общее количество листов.

Лист-заверитель описи включает сведения о номере описи, номере фонда, количестве листов в описи. Количество листов указывается цифрами и в скобках прописью. При внутренних изменениях в описи лист-заверитель фик­сирует эти изменения (Приложение 1).

Лист-заверитель подписывает составитель описи. Возможен вариант, когда один экземпляр листа-заверителя описи подписывает заведующий отделом, сотрудник которого составил опись, остальные экземпляры подписывает составитель описи. Подписывая экземпляр листа-заверителя, заведующий отделом информирует о том, что ознакомлен с описью, все его замечания по описи учтены составителем. В этом случае подпись заведующего не должна быть формальной.

Предисловие должно быть подписано составителем описи и указана дата составления.

После приема в архивохранилище документов фонда, прошедшего научное описание и техническое оформление, опись подписывает также заведующий архивохранилищем (Пример 2).

При составлении заголовков дел и НСА к описи необходимо уделять внимание правильному написанию и сокращению слов, словосочетаний, наименований федеральных и местных органов власти, общественных организаций, государственных учреждений и предприятий, должностей, званий; употреблению знаков пунктуации, правильному переносу слов.

Используя в тексте описи сокращения, необходимо соблюдать единообразие принятых сокращений в пределах всей описи.

Опись распечатывается на обеих сторонах листа по аналогии с типографскими бланками листов описи (форма 6), которыми пользовались архивные учреждения до недавнего времени. Такая практика распечатки значительно уменьшает объем описи и удобна в использовании. Можно распечатать основную часть описи (описательные статьи) на обеих сторонах листа, а НСА к описи – в режиме односторонней печати.

Правильно составленная и оформленная опись дает четкое представление о составе и содержании документов фонда.

Источник

• Популярная книга Круть доступна для чтения прямо сейчас на нашем сайте boochi.ru. Скачать книгу в формате FB2, TXT, PDF, EPUB бесплатно без регистрации. →