Документы по ткс что это
Предоставление документов в налоговую по ТКС
В ходе камеральных или встречных проверок налоговая инспекция запрашивает у налогоплательщика некоторый перечень документов. Ранее, получив требование через спецоператора связи или по почте, налогоплательщик направлял документы в виде бумажных копий. На сегодняшний день вот уже более года у каждого бухгалтера есть возможность представить документы в налоговую в электронном виде через интернет.
Право представлять документы по ТКС закреплено за налогоплательщиком ст. 93 НК РФ. При этом в статье указано, что документы можно направить только в утвержденных ФНС xml-форматах. Однако Приказом от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465 Служба утвердила xml-формат электронной описи документов, тем самым позволив направлять через интернет и бумажные документы в виде скан-образов. Это не противоречит Налоговому кодексу: налогоплательщик при представлении скан-образов направляет в налоговый орган формализованный электронный документ — опись в xml-формате. А истребованные документы идут как вложения к этой описи.
Все налоговые инспекции уже более года активно принимают и обрабатывают документы в электронной форме. Для налогоплательщика, уже имеющего опыт сдачи электронной отчетности, процесс представления документов по ТКС не покажется сложным. Согласно порядку представления, утвержденному Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, после получения электронного требования (которое налоговая направляет через систему спецоператора связи налогоплательщика) бухгалтеру надлежит:
В результате исчезает необходимость физической передачи документов, что значительно ускоряет их доставку. Кроме того, представление документов через спецоператора упрощает подготовку и формирование пакета документов. Система электронной отчетности Экстерн, например, после получения требования позволяет в несколько шагов отправить квитанцию о приеме, сформировать опись и прикрепить к ней электронные и бумажные документы, подписать пакет и направить его в инспекцию. При этом происходит проверка на соответствие утвержденным форматам и отсутствие ошибок, а для бумажных документов реализован механизм распознавания данных: система самостоятельно переводит скан-образы из любого формата в формат.jpg, собирает все страницы документа в отдельный файл и заполняет поля дополнительной информации к документу. Налогоплательщику не придется вбивать данные вручную.
По мнению Ларисы Бровиной, главного бухгалтера ЗАО «Юг Руси», электронный документооборот (ЭДО) значительно повышает эффективность работы бухгалтерской службы с МИФНС и позволяет избавиться от затрат на печать и пересылку документов. А бухгалтер по налогам компании METRO Cash&Carry Елена Пацева считает, что представление документов по ТКС очень напоминает представление электронной отчетности и при получении требования в электронном виде гораздо проще отвечать через интернет, так как в компании уже давно сканируют все бумажные документы для упрощения их поиска и обработки.
В пользу электронного представления высказываются и представители налоговых органов, что неудивительно: электронный документооборот автоматизирует процесс представления, ускоряя сроки доставки документов и снижая затраты на их обработку. Так, представленные документы не нужно заносить в базу данных вручную. А для документов в xml-форматах в программных комплексах налоговых органов в будущем предполагается настройка автоматической сверки данных документов с данными деклараций. Заместитель начальника Управления информатизации ФНС России Д.А. Краснов в рамках дискуссионного клуба «Юридически значимый электронный документооборот: год в России» отметил, что Служба тесно сотрудничает с бизнесом и готова рассматривать любые предложения, направленные на упрощение перехода налогоплательщиков на ЭДО. По его мнению, активная позиция всех участников ЭДО позволит быстрее и безболезненнее преодолеть этап внедрения электронных документов в России. Татьяна Василенко, начальник отдела по работе с налогоплательщиками межрайонной ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам Ростовской области № 6152, полагает, что при электронном взаимодействии с налоговым органом для налогоплательщика снижаются расходы на изготовление копий истребованных или направляемых с декларацией документов. К плюсам для налоговых инспекций она относит снижение затрат на прием, обработку, учёт и хранение получаемых документов. При этом документы, представляемые в электронном виде, более динамичны в части возможности проведения анализа содержащихся в них сведений.
По мнению Ларисы Сиволобовой, заместителя начальника отдела камеральных проверок Инспекции ФНС России №49, при представлении документов на бумажном носителе в большом объеме налогоплательщик несет достаточно ощутимые временные, трудовые и материальные затраты, в то время как при электронном документообороте затраты минимальные и для налогового органа, и для налогоплательщика.
Плюсы электронного представления:
Электронные требования о представлении документов сегодня приходят большинству налогоплательщиков, а практике электронного представления уже более года. Электронное взаимодействие действительно существенно упрощает работу и бизнесу, и налоговикам. Через СКБ Контур, например, представление документов по ТКС активно практикует около 1000 компаний. Это в разы сократило их время на обработку и доставку документов и ускорило выполнение требования.
Документы, которые можно направить в ФНС в электронном виде
Помимо отчетности в ФНС налогоплательщики могут отправлять в инспекцию различные документы. Такая необходимость возникает, если налоговая инспекция присылает требование в рамках камеральной или встречной проверки.
Часть пояснений можно оформить на бумажном носителе. Однако в большинстве случаев компании должны подавать документы в налоговую в электронном виде. Например, налогоплательщики, на которых возложена обязанность представлять электронную декларацию по НДС, пояснения по сданной декларации также должны подавать в электронном виде (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Подача документов в налоговую в электронном виде существенно экономит время налогоплательщика, так как не придется вручную заверять все копии истребуемых документов.
Подача документов в электронном виде в ФНС возможна через специального оператора. Через систему Экстерн можно отправлять как отчетность, так и различные пояснения и документы в ИФНС в электронном виде. Подача документов через Экстерн — это простой способ представить пояснения в срок.
Обычно на требование ФНС по представлению пояснений нужно ответить в течение пяти рабочих дней, а на требование по представлению документов — в течение десяти рабочих дней. Кроме того, налогоплательщик обязан при получении электронного требования отправить квитанцию о приеме. На это отводится шесть дней (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).
До конца февраля через Экстерн можно отправить ограниченный перечень документов (согласно Приказу ФНС РФ от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@).
Какие документы можно подать в ФНС в электронном виде:
Электронная подача документов в налоговую инспекцию позволяет отследить всю цепочку движения документов: от их отправки до их получения ИФНС. Электронная подача документов через Экстерн значительно упростит работу руководителя и бухгалтера.
Заполняйте и отправляйте отчетность в ИФНС вовремя и без ошибок с Экстерном. Для вас 14 дней сервиса бесплатно!
Практика представление документов по ТКС: самые распространенные вопросы
Возможность представлять истребованные документы, электронные и бумажные, через интернет существует у налогоплательщиков уже более года (ст. 93 Налогового кодекса РФ, Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Только через спецоператора СКБ Контур представление в электронном виде активно практикует около 1000 компаний, и, по мнению Ольги Чепуриной, заместителя начальника Управления информационных технологий ФНС России, количество таких компаний будет расти экспоненциально. Однако, как показывает практика, впервые представляя документы через интернет, налогоплательщики сталкиваются с рядом затруднений. Справиться с ними поможет эта статья.
Напомню, что порядок представления документов по ТКС регламентируется Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Он заключается в следующем: получив электронное требование, налогоплательщик через своего спецоператора связи отправляет квитанцию о приеме, которая служит уведомлением о том, что требование дошло. Затем он должен сформировать опись документов, к которой прикрепить электронные документы или скан-образы бумажных (в форматах tiff и jpg), подписать весь пакет квалифицированной электронной подписью и направить его в налоговый орган. Технология представления документов – это обмен защищенной информацией в электронном виде по открытым каналам связи с использованием электронной подписи, которая знакома налогоплательщикам с 2002 года. Елена Пацева, бухгалтер по налогам компании Metro Cash&Carry, считает, что представление документов по ТКС очень напоминает представление электронной отчетности. Однако, несмотря на простоту, техническая сторона порядка представления поначалу может вызвать некоторые вопросы. Рассмотрим самые распространённые из них.
1. Зачем указывать дополнительную информацию к скан-образу документа? Ст. 93 Налогового кодекса РФ закрепила за налогоплательщиками право представлять документы, сформированные в утвержденных ФНС xml-форматах, через интернет. Такие документы существенно упрощают проверку, так как в программных комплексах налоговых органов обрабатываются автоматически. Xml-форматы уже существуют для счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книг, товарной накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). По словам Ольги Чепуриной, в 2014 году этот список будет расширен. А Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ утвердил xml-формат описи документов, тем самым позволив представлять по ТКС и бумажные документы в виде скан-образов: они направляются как вложения к описи. При представлении документов через спецоператора связи большая часть работы по формированию описи совершается внутри системы и не видна налогоплательщику. Однако, чтобы скан-образы бумажных документов можно было обработать на стороне налоговой, к ним необходимо прикрепить дополнительную информацию. Поэтому недостаточно просто загрузить сканы в систему спецоператора.После загрузки для каждого документа придется указать реквизиты участников сделки, тип документа, номер и дату его составления, суммы и т.д. Перечень сведений определен типом документа и указан в Приказе № ММВ-7-6/465@. Заполнение этих сведений может происходить и автоматически: так, в системе «Контур-Экстерн» реализован механизм распознавания данных, и заполнение большей части дополнительной информации происходит без участия налогоплательщика. Ему остается открыть документ и заполнить сведения, распознать которые не удалось.
2. Зачем указывать пункт требования для каждого документа? В требовании все запрашиваемые документы перечислены в виде пронумерованного списка. При формировании электронной описи в ответ на требование для каждого документа, будь то формализованный xml-файл или скан-образ бумажного документа, необходимо указать, к какому пункту из этого списка он относится. Данное условие обязательно и также фигурирует в Приказе № ММВ-7-6/465@.
3.Почему не все документы можно направить в электронном виде по ТКС? Приказом № ММВ-7-6/465@ ФНС утвердила 14 типов документов, которые можно представить по ТКС. Это счет-фактура, корректировочный счет-фактура и исправления к ним, книга покупок и книга продаж, дополнительные листы к книгам, журнал выставленных и полученных счетов-фактур, акт приемки-сдачи работ (услуг), товарная накладная (ТОРГ-12), товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации, спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости), договор (соглашение, контракт) и дополнение к договору. В будущем ФНС планирует расширять список. Но сегодня, если налоговый орган запросит документ, которого нет в этом списке, его придется представить на бумаге.
По мнению Ольги Чепуриной, электронное взаимодействие между налогоплательщиками и налоговыми органами упрощает и камеральные, и выездные проверки, а также уменьшает количество ошибок, связанных с человеческим фактором. А ответы на вышеперечисленные вопросы помогут представить документы в налоговый орган через интернет быстро и без ошибок.
Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.
Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок
Как представить документы в налоговую через Интернет?
В 2010 году появилась возможность представить документы по требованию не традиционной почтой, а в электронном виде по ТКС. С лета 2012 года по ТКС можно направить и бумажные документы в виде скан-образов. И сегодня налоговые инспекторы для ускорения проверки все чаще просят налогоплательщиков направить документы через Интернет. О том, как удовлетворить просьбу налоговой, читайте ниже.
Представлять бумажные документы (впрочем, как и электронные) по ТКС разрешено Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, который утвердил формат xml-файла электронной описи документов. «Согласно приказу 14 видов документов можно представить по ТКС двумя способами. Электронные документы можно направить в утвержденных xml-форматах. Бумажные же документы нужно отсканировать и перевести в форматы jpg или tif», — рассказывает эксперт системы электронного документооборота (ЭДО) Диадок Тамара Мокеева.
Порядок представления по ТКС утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. В соответствии с порядком налоговый орган направляет налогоплательщику электронное требование о представлении документов. Если налогоплательщик в течение суток не примет требование, налоговая продублирует его на бумаге и вышлет почтой. Не принять требование налогоплательщик имеет право по трем причинам: невозможность прочитать его из-за нарушения формата, неправомерность подписи под требованием или ошибочное направление (п. 14 Приказа).
Подготавливаем документы
Если вы получили требование в электронном виде и хотите направить документы по ТКС, вам нужно принять его и отправить квитанцию о приемке. Она прогрузится в систему ИФНС и будет служить уведомлением о том, что требование дошло. Ознакомьтесь с перечнем требуемых документов. Какие-то из них, возможно, были составлены на бумаге — их необходимо будет отсканировать, какие-то — в электронном виде. В последнем случае обратите внимание на то, в каком формате были составлены документы. Если в утвержденных ФНС xml-форматах, то прикрепить их к описи можно будет сразу же. Иначе документы придется распечатать, заверить и снова отсканировать или же перевести в нужные форматы tif или jpg с помощью соответствующих программных средств. Заметим, что согласно формату описи в настоящий момент представить по ТКС можно ограниченный перечень документов, который обозначен в Приложении к Приказу ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@. Все прочие документы придется направить почтой.
Если требование изначально было направлено на бумаге, то представить документы по ТКС не получится из-за невозможности сформировать опись документов. Дело в том, что xml-формат описи предполагает наличие так называемого идентификатора файла документа, к которому формируется опись (т.е. требования). Этого идентификатора нет на бумажном требовании, а без него опись не прогрузится в систему инспекции.
Формируем опись
Далее вам нужно сформировать опись, собрать и прикрепить к ней все документы. Это можно сделать либо самостоятельно (например, в учетной системе), либо в системе сдачи налоговой отчетности, в которой пришло требование. Работать в системе сдачи отчетности удобнее в том плане, что все реквизиты описи, связанные с требованием, подписью и количеством направляемых документов, будут заполнены автоматически. Это те реквизиты, от которых зависит, прогрузится ли пакет документов в приемочный комплекс инспекции. При этом отправить пакет можно будет сразу же без выгрузки и поиска способов направить его по ТКС.
Приведем в пример порядок подготовки и направления документов в системе сдачи налоговой отчетности «Контур-Экстерн». Чтобы заполнить реквизиты описи, вам необходимо указать код формы документа по КНД (1165034) и признак лица, подписавшего документ — руководителя организации (3) или её представителя (4).
Прикрепляем документы
Остается прикрепить документы. Документы в виде xml-файлов можно выгрузить из системы ЭДО или из электронного архива. Из реквизитов понадобится указать код или наименование документа, код формы документа по КНД и порядковый номер в требовании. Чтобы прикрепить скан-образы бумажных (или электронных в произвольных форматах) документов, придется заполнить больше данных: каких именно, зависит от типа документа. Для счетов-фактур это, например, в том числе дата и номер документа, реквизиты участников сделки, сумма с НДС и НДС.
После того как все документы будут прикреплены к описи, пакет документов необходимо подписать сертификатом электронной подписи пользователя системы и направить в налоговую. Если пакет был составлен верно, то он прогрузится через приемочный комплекс ГПР и попадет в ЭОД ИФНС, где документы уже будут просматриваться инспектором. В противном случае пользователю в системе придет уведомление об отказе с перечислением непринятых документов. Их нужно будет исправить, прикрепить к описи и снова направить в налоговую.
Пример из практики
Межрайонная ИФНС Ростовской области № 6152 через систему спецоператора СКБ Контур направила налогоплательщику электронное требование о представлении счетов-фактур, которые были выставлены на бумаге. При этом инспекция выразила желание получить эти документы в виде скан-образов через Интернет. Налогоплательщик отсканировал документы, сформировал в системе спецоператора опись и направил весь пакет в инспекцию. Пакет успешно прогрузился в систему электронного обмена данных ИФНС, после чего документы были проверены инспектором и занесены в базу данных инспекции.
«Технология представления документов в электронном виде работает во всех ИНФС России с ноября 2012 года, — рассказывает Тамара Мокеева. – Налоговые инспекторы все чаще самостоятельно выступают с инициативой приема документов через Интернет — как электронных, так и бумажных».
«При представлении документов на бумажном носителе заверяются копии документов. При этом должна быть заверена копия каждого документа, а не прошивка этих документов. Электронные документы объективно проще в обработке и хранении, а автоматизированный учет исполнения требований уменьшает риск нарушения сроков представления. Снижаются затраты на пересылку. ФНС прорабатывает вопрос о расширении перечня документов, которые можно представить по ТКС. Активное участие налогоплательщиков в ЭДО ускорит данное направление работы», — считает Татьяна Василенко, начальник отдела по работе с налогоплательщиками межрайонной ИФНС № 6152.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Роль телекоммуникационных каналов связи для электронной отчётности
Из нашей статьи вы узнаете:
Обмен данными между организациями и контролирующими органами возможен в виде передачи документов на бумаге либо в электронной форме.
Для электронного формата предусмотрена передача данных через интернет с помощью официальных посредников — операторов телекоммуникационных каналов связи (ТКС). Отправка и приём информации регламентированы законодательно: каждый из участников этих процессов выполняет особые требования.
Общие сведения
Телекоммуникационные каналы связи используются для быстрой передачи больших объёмов данных на любые расстояния. Данными через ТКС обмениваются налогоплательщики и налоговая служба, внебюджетные фонды и другие контролирующие органы. Для обмена может использоваться специализированное ПО, которое устанавливается на компьютер, либо онлайн-сервисы на официальных сайтах государственных структур.
Оператор ТКС выполняет роль посредника между субъектом хозяйствования и контролирующим органом.
Процесс передачи сведений работает в обе стороны. Так, передавать документы может как налогоплательщик в ФНС, так и налоговая служба — субъекту предпринимательства. При использовании телекоммуникационных каналов связи создаётся личный кабинет для каждого пользователя. Для доступа к нему налогоплательщик использует индивидуальный логин и пароль.
Документы, пересылаемые в системе ЭДО, визируются с помощью электронной подписи — ЭП. Дублировать отчёты в бумажном виде, чтобы передать их в ФНС почтой или лично, нет необходимости.
ТКС применяется по следующему сценарию :
Для передачи данных по ТКС отправитель обязан:
зарегистрироваться как участник системы ЭДО
заключить договор с оператором ТКС;
при передаче документов подписывать их актуальной электронной подписью.
Передачу отчётных документов в системе ЭДО регламентируют нормы Приказа ФНС от 31 июля 2014 года № ММВ-7-6/398@. Помимо передачи деклараций в электронном формате, отправитель может сделать запрос на получения таких документов, как:
Cправка о состоянии налоговых расчётов;
Акт сверки с налоговым органом
Детальная расшифровка платежей и другие
Требования к операторам ТКС
Требования, которым должен соответствовать оператор ТКС, обозначены в приложении к Приказу ФНС от 4 апреля 2014 года № ММВ-7-6/76@:
В спорных вопросах, которые касаются факта предоставления или непредоставления отчётных и иных документов налогоплательщиком, оператор ТКС может выступать в роли свидетеля, подтверждая или опровергая факт передачи сведений. Помимо выполнения основных задач, оператор ТКС обеспечивает конфиденциальность сведений и отвечает за постоянную актуализацию форм отчётности.
Безопасность телекоммуникационных каналов связи
При сдаче электронных отчётных документов в контролирующие органы по ТКС используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ) — комплекс аппаратно-программных средств, сертифицированных в соответствии с действующим законодательством. СКЗИ обеспечивает защиту данных.
Применение ЭП и СКЗИ позволяет:
Средства шифрования, которые используются в системе отчётности при сдаче электронных документов по ТКС, аналогичны тем, что применяются в силовых ведомствах, спецслужбах, системах дипломатической связи и банковских системах.
Таким образом, передаваемые отчётные документы полностью защищены от внесения исправлений. Ключами для расшифровки данных располагает только контролирующий орган, поэтому никто, кроме него, не сможет получить доступ к документам.