Dox in box что такое
Инструкция по работе с мобильным приложением DocsInBox
1. Установка приложения
Для работы приложения необходимо устройство с ОС Android не ниже 4.0 или iOS, с камерой и подключением к сети Интернет.
Актуальная версия приложения: в App Store и Google Play.
После успешной установки появится иконка приложения DocsInBox:
2. Авторизация
На экране логина введите ваш логин (e-mail адрес) и пароль (такой же, как на сайте dxbx.ru), и нажмите «Войти». Если вы забыли свой пароль, можете самостоятельно восстановить его по кнопке «Забыли пароль»
3. Выбор профиля бармена
После успешной авторизации вы попадете на экран выбора профиля. Нажмите на своё имя.
4. Приемка
Во вкладке приемка отображаются все накладные, которые поступают вам в системе. По кнопке фильтр можно указать, какие накладные показывать в списке.
Открыв любую алкогольную накладную, вы можете выполнить приемку, для этого нажимаем на значок бутылки внизу.
После чего откроется окно для сканирования, в которое необходимо поместить акцизную марку принимаемой бутылки
После сканирования всех акцизных бутылок, нажимаем внизу Принять. Если накладная содержит немаркируемые позиции (пивные), меняем количество и принимаем вручную.
Приемка коробками
Вы можете сканировать штрихкоды на коробках с алкоголем вместо каждой бутылки в отдельности( *Функция работает, если поставщик указал в накладной ЕГАИС данные о коробке. )
Нажмите на значок бутылки внизу накладной.
После чего откроется окно для сканирования, в которое необходимо поместить штрих-код с коробки.
5. Акты
При необходимости можно включить вспышку, нажав на кнопку со значком » 
«
После того, как акцизная марка будет успешно распознана, она добавляется в акт списания, который формируется на сайте dxbx.ru
Просмотр информации об акте
Там вы можете увидеть все бутылки, которые были добавлены в акт, а так же подробную информацию по каждой позиции, кликнув на неё
При повторном сканировании марки система предложит убрать её из документа:
В разделе «Акты» пользователям также предоставляется возможность сформировать помарочный возврат, перемещение или инвентаризацию, для этого выбираем соответствующий раздел, сканируем необходимые бутылки и находим их в разделе «Бланки» на сайте
6. Еще
В разделе Ещё можно сменить юр лицо, если у пользователя доступ к нескольким юр.лицам, отправить сообщение в тех.поддержку, а также полностью выйти из системы.
Инструкция по работе с DocsInBox (основная)
Вы можете сохранить эту инструкцию в pdf или word:
Содержание документа
1. Вход в DocsInBox
Для работы с системой в интернет браузере введите адрес https://dxbx.ru
Мы рекомендуем использовать последние версии самых распространенных браузеров:
Google Chrome
Opera
Другие браузеры по возможности поддерживаются, но работа всей функциональности с ними не гарантируется.
Используйте браузер в обычном режиме, в приватном («частном», «инкогнито») работать будет не все, и система сообщит вам об этом при входе.
На странице входа в систему введите ваш логин (e-mail адрес) и пароль, и нажмите «Вход». Если вы забыли свой пароль, его можно восстановить по кнопке «Забыли пароль?».
Свои данные пользователя (и пароль в т.ч.) можно изменить в личном кабинете пользователя. Там же можно включить отправку отчета об отклонении цен на электронную почту.
2. Загрузка справочников в DocsInBox
В DocsInBox из учетной системы выгружаются следующие справочники: Контрагенты, Номенклатура, Склады.
Эти справочники могут быть только импортированы из учетной системы и не редактируются в DocsInBox.
Для импорта справочников нажмите на кнопку «Импорт» / «Импорт справочников» в списке документов.
Также кнопка импорта есть на вкладке «Сопоставление» в самой накладной:
Прогресс-бар любого процесса
При запуске любого процесса в правом верхнем углу появляется окно с прогресс-барами:
Процессами являются: импорт справочников из учетной системы, импорт документов из ЕГАИС, выгрузка документов в учетную систему и другие. Пока процесс выполняется на индикаторе горит количество незавершенных процессов. При завершении процесса с успехом или с ошибкой раздается соответствующий звуковой сигнал. Если все процессы завершаются успешно, на индикаторе загорается «0». Индикатор прогресс-бара можно раскрыть и увидеть текущие процессы и их статусы, и статусы завершения процессов:
В случае, если процесс завершается с ошибкой прогресс-бар раскрывается автоматически и на нем отображается ошибка завершения. При появлении ошибки вам следует обратиться в нашу тех. поддержку
При работе с любой таблицей системы (справочники, документы) можно пользоваться следующими средствами управления таблицей (все управляющие элементы расположены в шапке таблицы):
«Столбцы». Нажав на эту кнопку можно настроить видимость выводимых на экран столбцов.
«Напечатать». Нажав на эту кнопку можно вывести таблицу на печать или сохранить в файл.
«Поиск». Введя в окно поиска запрос можно отфильтровать записи в таблице по этому значению.
«Сортировка столбцов «. Выбрав столбец таблицы нажатием на него, можно отсортировать строки по значению этого столбца.
3. Получение документов от поставщика в DocsInBox
3.1 Появление новых документов
Документы в систему отправляются поставщиком с помощью следующих каналов (если вы не получили накладную, свяжитесь с вашим менеджером поставщика, и попросите его отправить документ в DocsInBox):
3.2 Дубли документов
Каждая накладная, которая появляется в DocsInBox имеет собственный «Внутренний номер» в формате: DX123456A
Для продуктовых документов, в процессе вычерков, исправлений и обсуждений с поставщиком, может появиться несколько новых версий документа (например, с новым количеством строк и другой суммой, но под тем же номером и датой).
Идентичные по всем полям документы мы дважды не загружаем в систему (если поставщик отправляет вам идентичный документ еще раз, по всей видимости он делает это по ошибке)
Накладные ЕГАИС в большинстве случаев не поддерживают версии, т.к. они могут быть загружены только один раз. Если в документе ЕГАИС возникла проблема и его надо переделать, то ФСРАР требует отказать и аннулировать текущий документ и сделать совсем новый другой. Но если появление дубля связано с ошибками работы ЕГАИС или УТМ, то в определенных случаях мы загрузим дубль этого документа.
В случае если версии документа в системе и загружаемого поставщиком отличаются появляется дубль:
На форме самой накладной также отображается индикатор, что у документа есть дубли:
На красном индикаторе на вкладке «Дубликаты» отображается количество версий документа. На этой вкладке расположена таблица с самими версиями документа, из таблицы дубли можно открыть и посмотреть их содержимое. Неверные версии документа лучше аннулировать.
3.3 Аннулирование накладной
Если накладная некорректна, ее можно аннулировать. Для этого в форме накладной необходимо нажать кнопку «Аннулировать и закрыть»:
Перед аннулированием алкогольной накладной, нужно проверить, что накладная отозвана поставщиком или вами отправлен акт об отказе в приёмке.
4. Приемка накладных (в т.ч. ЕГАИС приемка)
DocsInBox позволяет осуществлять «приемку» накладных. Это необходимо делать в течении суток после факта поставки при работе с системой ЕГАИС по алкогольным накладным. А также эту процедуру можно использовать при входном контроле поставок любых других продуктов по обычным накладным от поставщиков. Приемка может осуществляться из интерфейса калькулятора. Также можно завести пользователей с упрощенным интерфейсом только для приемки для барменов, поваров или администраторов ресторанов.
Для приемки документов войдите в систему и откройте вкладку «Накладные»:
Для приемки накладной необходимо ее открыть и перейти на закладку «Приемка» (п.1)
Для приемки необходимо проверить фактически поступившее количество продуктов или напитков и заполнить его в столбец «Кол.факт» (см.рис. п.2). При открытии непринятого документа в этом столбце уже проставлены количества равные количеству поставщика (см. столбец «Кол.пост.»). Если фактическое количество отличается от данных документа его нужно просто исправить. Документ можно сохранить с исправленными фактическими количествами и закрыть без принятия, например, чтобы уточнить данные и вернуться к оформлению позднее. Для этого, не нажимая кнопок раздела приемки (см.рис. п.3), нажмите «Сохранить».
Для факта приемки документа необходимо зафиксировать результат с помощью одной из трех кнопок раздела приемки (см.рис. п.3). Возможно три варианта приемки документов:
Принять больше товара, чем указано в накладной поставщика, нельзя. В этой ситуации необходимо либо попросить поставщика переделать накладную, либо запросить дополнительную накладную на излишек.
После нажатия на какую-либо кнопку приемки запустится процедура «Приемка». В случае, если накладная получена из ЕГАИС, будет осуществлена отправка акты приёмки в ЕГАИС.
Для проверки результата текущей обработки документа в ЕГАИС можно воспользоваться сервисом ФСРАР.
Как это сделано описано в каждой накладной из ЕГАИС на вкладке: 
5. Сопоставление накладных и выгрузка в учетную систему
Сопоставление документов можно проводить в любой момент (и до приемки и после). Выгрузить можно полностью сопоставленный документ, даже до приемки (если это не ЕГАИС). Но если в ресторане используется процедура «Приемки» желательно дождаться ее результатов до выгрузки, чтобы выгружать уже проверенные данные.
5.1 Ручное сопоставление номенклатуры
Для сопоставления необходимо открыть документ на вкладке «Сопоставление» (см.рис. п.1):
Подобрать номенклатуру. Она подбирается по справочнику номенклатуры ресторана загруженному из учетной системы (см.рис. п.3).
Работа с номенклатурой
В DocsInBox новые номенклатура, склады и контрагенты не создаются. Их необходимо создать в вашей базе учетной системы и потом загрузить в DocsInBox. Загрузка справочников осуществляется кнопкой «Импорт справочников» из формы документа или из списка накладных.
При появлении новой номенклатуры вначале создайте ее в справочнике в учетной системе, потом загрузите в DocsInBox и только потом проведите сопоставление.
После полного сопоставления накладной при сохранении ей устанавливается статус «Обработана калькулятором» и документ готов к выгрузке в учетную систему.
Цветовое выделение строк таблицы
Строки таблицы документа выделяются в зависимости от ситуации:
5.2 Автоматическое сопоставление
DocsInBox запоминает данные ручных сопоставлений, и в дальнейшем пробует сопоставить все данные новых документов. Также можно вызвать сопоставление таблицы по данным базы вручную. Для этого выберите вариант сопоставления, нажав кнопку «Автозаполнение». Возможно два варианта автоматического сопоставления:
5.3 Выгрузка в учетную систему
Полностью сопоставленный документ можно выгрузить в учетную систему. Это можно сделать с помощью кнопки «Сохранить и отправить» на форме документа или «Отправить» из списка накладных (будут выгружены все сопоставленные документы в статусе «Обработана калькулятором»).
После выгрузки документу устанавливается статус «Загружено покупателю».
Приложение 1. Состояния накладных
| Статус | Иконка в списке и цвет строки | Описание статуса |
|---|---|---|
| Получена от поставщика | Документ получен от поставщика. С документом не предпринимались никакие активные действия. Можно осуществить процедуру «Приемки» или сразу перейти к «Сопоставлению». | |
| Отправлен акт в ЕГАИС |
| Данный статус устанавливается только для документов из ЕГАИС. После процедуры «Приемки» (которая была выполнена с любым статусом, и для приемки, и для отказа) в ЕГАИС отправляется ответ. Пока ЕГАИС не подтвердил корректность процедуры «Приемки» документ висит в статусе «Ожидание ответа ЕГАИС» и его нельзя загрузить в учетную систему, производить сопоставление можно. |
| Принята покупателем |
| Документ принят покупателем. Если это накладная ЕГАИС, то этот статус устанавливается после получения ответа из ЕГАИС. Если это не ЕГАИС накладная, то сразу же после процедуры «Приемки». |
| Обработана калькулятором |
| Табличная часть документа полностью сопоставлена (вручную или автоматически) и документ можно выгружать в учетную систему. |
| Загружена покупателю |
| После процесса «Ожидание ответа ЕГАИС» из ЕГАИС пришел отказ. Отказ может быть вызван отзывом документа поставщиком или проблемами в работе ЕГАИС. По документу желательно обратиться в тех.поддержку сервиса и уточнить причины отказа. |
| Аннулирована |
| Документ был аннулирован пользователем или автоматически системой, и отправлен в «архив» системы. Аннулирование в том числе происходит при успешном отказе в ходе процедуры «Приемки» (и ЕГАИС, и не ЕГАИС документов). |
Приложение 2. Бизнес-процесс обработки накладных
Если вы заметите неточности в инструкции или опечатки, или что-то описано непонятно, вы можете с нами связаться по электронной почте: support@docsinbox.ru
Вы можете написать нам вопрос прямо из системы, по кнопке «Связаться с нами»:
DocsInBox: как перейти от бесплатного распространения сервиса к продажам
Леонид Комиссаров придумал сервис, который позволяет ресторанам легко принимать электронные накладные от поставщиков и контролировать закупочные цены. Первый год после запуска продукта компания распространяла его бесплатно, потому что Комиссаров не считал свой сервис полностью готовым. В акселераторе ФРИИ им помогли начать активные продажи сервиса и убедили повысить цену. Предприниматель рассказал Inc., как поднял выручку до 4 млн рублей в месяц, предложив ресторанам удобное решение насущной проблемы, и увеличил число клиентов с десяти до 1500.
Семь лет назад совладелец нескольких петербургских ресторанов Леонид Комиссаров открыл компанию Open Service (осуществляла полную техническую поддержку и автоматизацию заведений общепита). К 2013 году отдел удаленной бухгалтерии для ресторанов увеличил обороты до 1 тыс. накладных в день. Бухгалтеры не справлялись, росло число ошибок — и у предпринимателя родилась идея сервиса обработки накладных в облаке с автоматической загрузкой в учётные записи ресторанов. Сервис назвали DocsInBox.
Два года назад новый продукт выделили в отдельную компанию. Первыми клиентами стали те, с кем работал Open Service. Им DocsInBox презентовали как решение, экономящее до 1,5% закупочного оборота с одного ресторана.
К осени следующего года сервисом пользовались уже 400 ресторанов — но все бесплатно: «Я считал, что продукт не идеален, его нужно было постоянно дорабатывать. За такое деньги брать не хотелось», — говорит Комиссаров.
Поначалу над DocsInBox работала совсем небольшая команда — два разработчика на фрилансе, Комиссаров в роли руководителя и сотрудник, который занимался настройкой и техподдержкой. При этом Комиссаров уделял продукту только 3% своего рабочего времени.
Однако вскоре предпринимателю надоело работать без выручки, и он начал продавать DocsInBox по подписке. Новые клиенты-рестораны платили в среднем 2 тыс. рублей в месяц, старых решили оставить бесплатными; поставщиков подключали к сервису также бесплатно. Но в результате выручка составляла всего 20 тыс. рублей в месяц.
Вложения в стартап составили 8,4 млн рублей (их брали из прибыли Open Service и у партнеров). Предприниматель верил, что у DocsInBox большой потенциал, и искал способ быстро нарастить базу клиентов и поднять выручку. Основатель компаний ABBYY и iiko Давид Ян посоветовал ему пройти акселератор ФРИИ.
консультант ФРИИ по продуктам, ведущий специалист по практике платной работы с CEO:
«Сырой продукт», «не идеальный продукт» — ситуация, через которую проходит практически каждый предприниматель. Им часто кажется, что продукт не готов, ему не хватает функционала и дополнительных возможностей. Каждый предприниматель пребывает в иллюзии, что продукт надо долго дорабатывать, иначе он не станет востребованным. К сожалению, это основное препятствие к росту бизнеса. На первой же встрече я отправил Лёню продавать его сервис игрокам, которые могли сразу дать больше 100 тыс., чтобы он просто понял, что происходит на таких встречах, и получить его оценку, можно ли брать большие чеки сразу. Позже мы помогли ему сначала понять, в чём сложности у его клиентов, и правильно рассказывать о предлагаемой ценности. Это позволило отработать презентацию для клиентов, которая была понятна всем участникам процесса, и они быстрее принимали решение о покупке.
Повысили цену: средний чек вырос в два раза
У нас было 10 клиентов, которые платили по 2 тыс. рублей в месяц. В первую неделю в акселераторе, по совету консультантов ФРИИ, мы предлагали ресторанам купить сервис за 2 тыс. рублей. Когда те соглашались, мы звонили следующим и просили уже 3 тыс. рублей — пока не поняли, что клиенты готовы платить за продукт 6-7 тыс. рублей. Бóльшая стоимость встречала резкое сопротивление, продажи падали.
В результате мы сформировали три тарифа: пакет «Алкоголь» стоит 3 тыс. рублей в месяц, пакеты «Продукты» и «Закупки» (различаются набором услуг) — по 6 тыс. рублей.
Холодные звонки и сарафанное радио: плюс тысяча клиентов
Для быстрого наращивания клиентской базы использовали всё: холодные звонки, «сарафанное радио», обучающие вебинары, «желтые страницы», собственную базу ресторанов.
Приходишь на работу в 8 утра и звонишь во Владивосток. Потом двигаешься по карте на Запад и после 300 звонков заканчиваешь в 11 вечера разговором с Калининградом. Сегодня мы подключаем от 80 до 100 ресторанов в месяц. У нас примерно 1 тыс. активных клиентов, до конца года мы хотим увеличить их число в пять раз. В стране 40 тыс. ресторанов (по данным Росстата, в России действуют более 70 тыс. ресторанов — Inc.), а мы работаем всего с 2,5%.
Несколько крупных клиентов
были готовы хорошо платить за сервис, но с небольшими сетями оказалось проще договориться. С Food Retail Group или «Росинтером» переговоры шли месяцами, и мы отложили этот процесс. Зато у сетей из 3-5 ресторанов нет сложной бюрократии и центральных офисов, собственник более доступен, а главное — их потребности в инструментах оптимизации выше.
Неожиданный бонус: алкогольное законодательство
В начале 2016 и 2017 гг. были внесены изменения в алкогольное законодательство. По новым правилам, бухгалтер обязан отчитываться о каждой поставке и продаже алкоголя специальному регулятору ЕГАИС. Решение для новых законов в DocsInBox внедрили меньше чем за месяц: предоставили простой сервис для работы с документами по алкоголю и упростили документооборот.
Раньше только пять клиентов из ста соглашались обсуждать сервис, теперь — из-за хайпа вокруг ЕГАИС — половина! Если в сентябре 2016 года выручка компании составляла около 100 тыс. рублей, то в ноябре уже 400 тыс., а в декабре — 4 млн рублей. Хайп позволил не тратиться на маркетинг.
К марту этого года паника из-за новых законов спала, но наша компания все равно растет. Мы сфокусировались на продвижении пакетов «Продукты» и «Закупки». Благодаря этому средняя месячная выручка поднялась до 1,5 млн рублей.
Трудности и планы: монетизировать поставщиков
Для роста DocsInBox нужно согласие поставщиков отправлять электронные накладные ресторанам, но они не хотят заморачиваться. У поставщиков разные информационные системы, и нам приходится самостоятельно интегрировать в них DocsInbox. Каждый поставщик стоит нам от 10 тыс. до 50 тыс. рублей.
Мы оптимизировали процессы: теперь заказ от ресторана, сделанный через DocInBox, в электронном виде попадает прямо к поставщику. Тот собирает поставку, это отмечается в DocsInBox, и ресторан видит, что процесс запущен.
Поставщики работают с нами бесплатно — сейчас для них нет ценности в сервисе, только дополнительные расходы. Даже для бесплатного подключения нам приходится их уговаривать: чтобы подключить к сервису PepsiCo, пришлось накопить 300 обращений от ресторанов. Сейчас берем с поставщиков деньги за продвижение их акций внутри систем клиентов. Сегодня нам платят 4 компании, каждая по 15 тысяч за рекламу.
Мы не прибыльная компания. Выручка составляет около 1,5 млн рублей в месяц, а расходы — 2 млн (идут на ФОТ, интеграцию с поставщиками, маркетинг и аренду офиса). Для роста по клиентам и оборотам мы и привлекали инвестиции. В первом раунде ФРИИ вложил в нас 2,1 млн рублей за 7% в компании, во втором — еще 15 млн рублей, при этом доля фонда выросла до 25%. Ещё 25% у компании Первый БИТ, которая помогает нам с масштабированием и выстраиванием маркетинга (сейчас у нас идет второй цикл акселерации, теперь уже в корпоративном акселераторе FirstBITLab).
Мы станем прибыльными, когда дойдет до 2,5 тысяч клиентов-ресторанов. По самому худшему сценарию, это произойдет в марте следующего года. Либо придумаем гениальную идею, как ускорить распространение на порядок.