Edi документооборот что это
Что такое EDI-система. Типы EDI-сообщений
Чем больше у вас контрагентов, тем сложнее организовать закупки и отгрузки. Этот ликбез для тех, кто устал от таблиц в Excel, гор бумажных документов и хочет работать проще. Разбираемся в EDI за 10 минут.
Что вы узнаете
Что такое EDI
EDI — система электронного обмена данными. Она позволяет передавать коммерческую и логистическую информацию. По EDI поставщики и покупатели отправляют заказы, прайсы, счета, уведомления об отгрузках и другие документы.
Чем отличается от ЭДО
Между EDI и ЭДО разница в том, что EDI-документы не имеют юридической силы и строгого формата. Их основная функция — ускорение бизнес-процессов. При ЭДО документы составляют строго по требованиям закона и заверяют квалифицированной электронной подписью. Это делает их юридически значимыми и позволяет предъявить в госорганы.
В СБИС можно совмещать ЭДО и EDI. Так вы ускорите работу по поставкам и обеспечите юридическую значимость электронных документов.
Где используется EDI-система
Если раньше электронные заказы отправляли только крупные торговые сети, то сейчас этим занимаются и небольшие продавцы. EDI-провайдер СБИС выбирают более 70 торговых сетей и поставщиков по всей России.
Типы EDI-сообщений
Существует около 50 типов стандартных сообщений, но на практике их требуется гораздо меньше. Рассмотрим 7 основных.
PRICAT (Price Catalogue) — каталог товаров с ценами и характеристиками. Его отправляет поставщик.
ORDERS (Purchase Order) — заказ на поставку. В нем покупатель перечисляет заказанные товары, их количество, цены, даты и адреса доставки.
ORDRSP (Order Response) — ответ на заказ. В нем поставщик подтверждает или корректирует заказ.
DESADV (Despatch Advice) — уведомление об отгрузке. Поставщик отправляет при отгрузке и отмечает, сколько каких товаров отгружено и по какой цене.
RECADV (Receiving Advice) — уведомление о приемке. Покупатель сообщает, сколько и каких товаров получено.
RETANN (Announcement for Returns) — уведомление о возврате с указанием причины. Отправляется покупателем.
INVOIC (Invoice) — черновик УПД. Приходит от поставщика покупателю.
Схема работы EDI
Цепочки взаимодействия между покупателями и поставщиками могут отличаться: зависит от специфики деятельности и категорий товаров. Но примерную схему нарисовать можно.
Самая простая и распространенная цепочка EDI — заказ.
Дополнительные EDI-сообщения
В схеме выше мы показали обычный функционал EDI, где не задействовали сообщения с дополнительными сведениями. Смотрите, что еще можно передать.
RETDES — уведомление об отправке возврата. Покупатель подтверждает факт отправки возвращаемого товара.
RETREC — уведомление о приемке возврата. Поставщик подтверждает получение возвращенного товара.
ALCDES — уведомление об отгрузке алкогольной продукции. Поставщик отправляет вместе с DESADV или после него. ALCDES сообщает дату розлива, код вида алкогольной продукции, страну происхождения, данные лицензии на алкоголь, данные производителя.
DELFOR — график поставок. Покупатель регулярно отправляет поставщику, чтобы тот наперед знал потребности покупателя и мог поставлять заказы в полном объеме без задержек. DELFOR можно отправить по конкретным товарам или адресам доставки.
PARTIN — информация о местах доставки. Продавец отправляет поставщику, чтобы тот своевременно внес данные о контрагенте в свою учетную систему. Отправляется в начале сотрудничества и при каждом изменении реквизитов у продавца.
APERAK — оповещение о статусе документа. Системное сообщение о статусе отправленных ORDRSP и DESADV: принято или найдены ошибки.
Как это работает
Контур.EDI — это сервис для обмена электронными стандартизированными сообщениями и документами между поставщиками и заказчиками
Для чего нужен Контур.EDI?
Ускоряйте обработку заказов и подписание закрывающих документов
Увеличивайте оборот и быстрее получайте оплату за счет сокращения числа ошибок
Формируйте электронные юридически значимые документы
Экономьте на доставке, хранении и печати бумажных документов
Снижайте риск получить штраф от заказчика за недопоставку или поставку не в срок
Все партнеры — в одном сервисе
Торговые сети
Снижайте риск получения штрафов, увеличивайте оборот за счет автоматизации процесса и оперативно обрабатывайте заказы от сетей.
Факторинговые компании
Отправляйте документы по поставке сети и фактору одновременно, чтобы сразу получить оплату.
Несетевая розница
Загружайте прайс в сервис, чтобы вся несетевая розница региона видела ваши позиции. Сокращайте расходы на торговых представителей и получайте новых клиентов.
Производители
Получайте заказы от торговых сетей и дистрибьюторов и расширяйте каналы сбыта.
HoReCa
Поставляйте товары в кафе и рестораны, чтобы охватить новые сегменты рынка.
Собственные юрлица
Переведите внутренний документооборот в электронный вид, чтобы ускорить подписание документов между юрлицами.
Дистрибьюторы
Отправляйте заказы производителю и поставляйте товары заказчику в одном и том же сервисе
Поставщики услуг
Получайте закрывающие документы за услуги связи и ЖКХ.
Цепочка электронного взаимодействия
Торговые сети сами определяют цепочки электронного взаимодействия, поэтому в зависимости от требований ТС, цепочки могут различаться. Также цепочки могут различаться в зависимости от категории товара поставщика и схемы работы: с НДС или без НДС.
Торговые сети сами определяют цепочки электронного взаимодействия, поэтому в зависимости от требований ТС, цепочки могут различаться. Также цепочки могут различаться в зависимости от категории товара поставщика и схемы работы: с НДС или без НДС.
Как работает сервис
EDI (Electronic data interchange — электронный обмен данными) — стандартизированные форматы сообщений для передачи коммерческой информации между организациями.
GLN — это уникальные 13-значные числовые идентификаторы юридических лиц или их подразделений, они являются ссылочными ключами для извлечения из базы данных следующей информации:
Для получения GLN необходимо обратиться в «GS1». Наши менеджеры всегда готовы объяснить, как пройти процедуру получения, и помогут заполнить заявление.
PRICAT — ценовой лист, содержит информацию о перечне товаров с указанием цен, отправляется поставщиком.
ORDERS — заказ, формируется в учетной системе торговой сети, направляется EDI-сообщением и автоматически выгружается в учетную систему поставщика.
ORDRSP — подтверждение заказа, в ответ на заказ поставщик может направить EDI-сообщение ORDRSP, в котором уточнить фактурную часть и время поставки.
DESADV — уведомление об отгрузке, аналог товаросопроводительных документов (ТТН), передается в момент отгрузки и содержит актуальную информацию об отгрузке товара со склада поставщика.
ALCRPT — дополнительное сообщение по поставке алкопродукции, содержит информацию об алкогольной продукции, отправляется вместе с DESADV
RECADV — уведомление о приемке, содержит информацию о фактически принятом товаре (с указанием причины неприемки. Позволяет сразу после приемки сформировать корректный счет-фактуру).
В рамках действующего законодательства все виды EDI-сообщений не являются юридически значимыми.
Модули можно установить для следующих версий:
Также мы разработали принципиально новый универсальный модуль для 1С 7.7 — Custom Tools. Это настоящий конструктор, который адаптируется к различным конфигурациям учетной системы.
Для владельцев любых учетных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) предусмотрена простая интеграция через API.
Для пользователей 1С было разработано специальное коробочное решение, которое позволит получать заказы и оформлять поставки непосредственно внутри учетной записи.
Также всем клиентам доступна удобная и функциональная веб-версия.
Для работы в EDI.Контур подходят сертификаты квалифицированных электронных подписей любых Удостоверяющих центров.
Edi документооборот что это
ООО «КОРУС Консалтинг СНГ» использует cookie (файлы с данными о прошлых посещениях сайта) для персонализации сервисов и удобства пользователей. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках своего браузера. «КОРУС Консалтинг СНГ» серьезно относится к защите персональных данных — ознакомьтесь с условиями и принципами их обработки.
Типы EDI документов
Типы EDI документов
EDI (Electronic data interchange) — это система для передачи электронных данных между контрагентами. Через EDI можно отправлять и принимать финансовую, коммерческую и логистическую информацию.
Расскажем, кто и какие виды EDI-документов использует.
Разница между EDI и ЭДО
Система EDI позволяет отправлять и получать данные для ускорения бизнес-процессов — уведомления, сообщения, заказы, каталоги и сопроводительные документы. У них нет установленной законом формы, а контрагенты сами договариваются, какие данные в этих документах будут передавать.
Через ЭДО чаще всего обмениваются юридически значимыми документами, которые оформляются по правилам законодательства и госорганов и подписываются электронной цифровой подписью.
Типы EDI сообщений и документов
В системе EDI поставщики и торговые сети могут отправлять и получать заказы и сопроводительную документацию.
Наиболее часто используемые виды EDI-документов:
PRICAT
ORDERS
ORDRSP
DESADV
ALCRPT
RECADV
RETANN
Автоматизируйте заказы и документооборот, контролируйте все этапы поставок с помощью платформы СФЕРА EDI. Подключим к обмену EDI в кратчайшие сроки.
Схема электронного обмена данными EDI
Подключение к системе обмена данными EDI, как правило, не отличается от представленной ниже схемы.
1. Оставьте заявку и дождитесь звонка специалиста.
Он поможет выбрать тариф и проверит техническую возможность подключения.
Для EDI нужен номер GLN — глобальный уникальный цифровой код, который идентифицирует участника
в цепи поставок. Если его нет, менеджер поможет получить.
2. Подпишите договор и оплатите подключение.
3. Дождитесь финальной настройки.
Менеджер пришлет персональные данные для входа в web-интерфейс и поможет завершить настройку сервиса.
Нет.
EDI — это электронный обмен данными между поставщиками и торговыми сетями, а ЭДО — обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами, банками, госсистемами. Получается, что ЭДО дополняет EDI и помогает поставщику полностью перейти на электронный обмен документами с контрагентами и госорганами.
Нет, это зависит от правил, которые устанавливает торговая сеть.
Многие не используют каталоги (PRICAT), счет-фактуру (INVOIC), а документ для возврата (RETANN) — вообще редкость. Поэтому минимальный, но необязательный набор типовых документов в работе — ORDERS и ORDRSP.
Подробно о том, какие типы EDI документов используют торговые сети России, смотрите на странице подключения.
Компания
Информация
Контакты
Санкт-Петербург
Б.Сампсониевский пр., д. 68, лит. Н
194100
Отличия EDI и ЭДО
EDI: понятие, особенности, преимущества
Аббревиатура EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, что в переводе с английского означает «обмен данными в электронной форме». Так называют процесс передачи структурированной цифровой информации, который позволяет организациям передавать друг другу коммерческие данные — торговые, финансовые, транспортные и другие.
За рубежом первые стандарты EDI появились в 80-х годах прошлого века, в России — в 2004 году, когда они стали востребованы активно развивающимся продуктовым ритейлом.
Использование EDI сообщений даёт организациям и предпринимателям сразу несколько преимуществ:
Преимущества существенны, поэтому многие предприниматели, узнав о них, задают вопрос: как подключиться к системе EDI? Для этого нужно обратиться в специализированную компанию-провайдер, которая на платной основе выполнит все необходимые настройки и интерграции и позволит обмениваться электронными данными.
Стандарты передачи данных в EDI
Информация в рамках EDI передаётся не в произвольном порядке — для этого разработали и применяют ряд стандартов и правил, позволяющих отправителям и получателям данных «говорить на одном языке».
Из большого многообразия стандартных EDI сообщений (документов) можно выделить несколько самых распространённых.
Обратите внимание: приведённый выше перечень стандартных документов EDI — не исчерпывающий. В каждом конкретном случае стороны обмена информацией могут корректировать его, подстраивая под свои нужды.
ЭДО: понятие, сферы применения
Аббревиатура ЭДО расшифровывается как «электронный документооборот». Так называют способ обмена документами по телекоммуникационным каналам, при котором документация сохраняет полную юридическую силу. Закономерен вопрос: как она обеспечивается, если документы не имеют бумажных версий? Действительно, они представляют собой файлы и не имеют материального воплощения. Для решения этого вопроса используют не собственноручную, а электронную цифровую подпись.
В системе ЭДО цифровая подпись приобретает силу и приравнивается к собственноручной отнюдь не по умолчанию. Для этого она, во-первых, должна иметь так называемый сертификат ключа, причём действительный. Во-вторых, должны соблюдаться все требования, содержащиеся в этом сертификате.
Юридическая сила документов в системе ЭДО была бы поставлена под сомнение, если бы правильность использования электронных подписей контролировали сами участники информационного обмена, и только они. В наши дни и этот вопрос имеет решение. Контроль работы с цифровыми подписями осуществляют сторонние организации — операторы электронного документооборота. Каждая из таких компаний прошла аккредитацию в Федеральной налоговой службе, поэтому имеет право свидетельствовать правильность работы с электронными документами. Из сказанного логично вытекает, что юридически значимый электронный документооборот невозможен без привлечения аккредитованных операторов.
В наши дни ЭДО используется в самых разных сферах деятельности — в частности, в компаниях, поставляющих большие объёмы товаров. Им крайне важно следить за тем, чтобы на складах всегда была продукция, пользующаяся спросом у потребителей. При больших объёмах работы с традиционными бумажными документами делать это было бы сложно. Системы ЭДО, обеспечивая автоматизацию бизнес-процессов, устраняют эту проблему и делают работу поставщика максимально эффективной.
Преимущества внедрения системы ЭДО
Использование в компании системы ЭДО даёт сразу несколько достоинств, недостижимых без неё. В первую очередь нужно вспомнить о человеческом факторе —при ручной обработке бумажных документов сотрудники нередко допускают ошибки. Системы ЭДО с их богатыми возможностями автоматизации многих рутинных процессов позволяют минимизировать человеческий фактор.
Заслуживает внимания рост оборачиваемости капитала, который способен обеспечить ЭДО. Важную роль в этом играет высокая и стабильная скорость обмена финансовой информацией с компаниями – партнёрами и сокращение кассовых разрывов.
Информация на бумажных документах недостаточно хорошо защищена — недоброжелатели могут её скопировать, изменить, уничтожить. В силу того, что система ЭДО делает ненужным использование бумаги, решается и эта проблема — критически важная информация получает надёжную защиту.
Строение системы ЭДО
Современная система электронного документооборота в её классическом представлении состоит из нескольких модулей, тесно связанных друг с другом:
Вместе перечисленные блоки при их грамотном внедрении образуют стройный комплекс, который и открывает доступ к перечисленным выше преимуществам.
Проблемы внедрения ЭДО
Системы для организации электронного документооборота активно развиваются, но на этом пути ещё остаётся немало проблем. Одна из них — психологическая и профессиональная неготовность многих сотрудников к полному отказу от использования бумажных документов. Способы решения этой проблемы — проведение тренингов, повышение квалификации, наглядная демонстрация пользы системы ЭДО.
Во многих компаниях наблюдается большая ротация персонала, что также тормозит внедрение электронного документооборота. Не все руководители таких компаний соглашаются на регулярный выпуск новых электронных цифровых подписей, требуемых для участия в процессе ЭДО.
Государство относительно недавно начало активно участвовать в цифровизации процессов документооборота, поэтому и сейчас в нормативной базе сохраняются белые пятна, которые также не способствуют развитию ЭДО в бизнесе.
Отличия между EDI и ЭДО
Теперь мы располагаем всей полнотой информации, чтобы уверенно ответить: EDI и ЭДО — разные системы. Доступен и ответ на вопрос о том, в чём заключаются отличия между ними. Главное из них — в следующем:
Какую из двух систем выбрать? В каждом случае ответ зависит от существующих потребностей компании и особенностей её работы. Оцените эти факторы, и вы сделаете грамотный выбор, а наши специалисты при необходимости помогут вам в этом.
Роль компании «Логика Бизнеса»
Наша компания играет активную роль в цифровой трансформации деловых процессов. Эксперты, входящие в наш штат, оказывают клиентам профессиональную помощь во внедрении юридически значимого электронного документооборота. Для этого мы используем программный комплекс «Логика: ЮЗ ЭДО» собственной разработки.
В платформе, о которой идёт речь, реализована поддержка усиленной квалифицированной цифровой подписи. Благодаря этому документы, создаваемые и передаваемые с помощью «Логики: ЮЗ ЭДО», сохраняют полную юридическую силу. Это достоинство оценили на уровне государства — программный комплекс внесли в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных.
Используя «Логику: ЮЗ ЭДО», вы значительно упростите и ускорите работу с документами, сведёте к минимуму вероятность ошибок. Платформа позволит создавать документацию как в ручном, так и в автоматическом режиме. У неё есть и другие достоинства, о которых вам охотно расскажут специалисты нашей компании. Свяжитесь с нами в любое удобное время!
Документооборот (EDI) между торговыми партнерами
Для ускорения бизнес-процессов и экономии ресурсов торговые сети и поставщики переходят на EDI — электронный обмен данными.
В статье разберем, что такое EDI между компаниями, чем отличается EDI от ЭДО и как начать работу в сервисе электронного обмена данными.
Электронный документооборот EDI в ритейле: что это и для чего нужен в b2b
Электронный обмен данными EDI: разница ЭДО и EDI
Правила передачи и формы документов участники устанавливают самостоятельно, могут их менять и дополнять.
Например, партнер может оформить каталог товаров для торговой сети на свое усмотрение, указать больше подробностей о продукции или только самые основные характеристики. Торговая сеть, отправляя заказ на товары из каталога, может не только перечислить нужный ей ассортимент, но и запросить аналоги. Коммуникации торговых сетей с поставщиками в системе EDI проще из-за возможности гибких настроек.
Для ЭДО есть строгие правила со стороны закона.
Обычно их устанавливает ФНС. Это необходимо, чтобы облегчить обработку документов и ускорить их проверку, поэтому любое отклонение от правил приравнивается к ошибке в заполнении.
Кроме того, под ЭДО в России обычно понимают электронный обмен юридически значимыми документами. То есть документами с квалифицированной электронной подписью. Это, например, универсальные передаточные документы (УПД), отчетность в госорганы, договоры и др.
Отличия ЭДО от EDI:
Информация может дополняться и изменяться
Юридически значимые документы
Обязательные поля, которые нельзя изменять
Формат устанавливается законом.
Например, счета-фактуры, универсальный передаточный документ (УПД), отчетность в госорганы
Типы EDI документов и стандарты обмена данными
PRICAT (Price Catalogue)
ORDERS (Purchase Order)
ORDERS (Purchase Order)
DESADV (Despatch Advice)
RECADV (Receiving Advice)
RETANN (Announcement for Returns)
INVOIC (Invoice)
В цепочке документооборота также могут фигурировать другие типы данных в зависимости от особенностей деятельности компании или требований контрагентов. Например, каталоги локализации, дополнения к уведомлению об отгрузке и другие. Их наличие в системе EDI зависит от технической возможности провайдера.
Правила передачи, безопасность, структуру и формат данных определяют международные стандарты EDIFACT и GS1 EANCOM.
Как работает EDI-обмен между торговой сетью и поставщиками
Поставщик может сформировать каталог товаров (PRICAT) и отправить его торговым сетям. Этот шаг иногда пропускают, например, если ассортимент заранее известен или сотрудничество уже налажено. Или поставщик может известить партнера о товарах иным путем. Тогда обмен данными начинается с того, что торговая сеть отправляет своему поставщику заказ (ORDERS). Заказ содержит подробную информацию о продукте, количестве и месте доставки.
В ответ поставщик высылает ORDRSP, в котором может полностью или частично принять/отклонить заказ. Если товара нет в наличии или достаточном количестве, поставщик может предложить аналог или поставить только часть товара.
Когда все условия и подробности приняты, поставщик отправляет уведомление об отгрузке (DESADV). В документе отражается подробная информация о поставке: количество отправленной продукции, точка доставки, транспорт, сроки доставки и др.
Торговая сеть получает товар и проводит сверку. Если все в порядке, отправляет поставщику уведомление о приемке (RECADV). Сеть может принять только часть товара, а бракованную или недопоставленную продукцию указать в документе. Тогда поставщик должен совершить возврат или заменить товар, чтобы выполнить условия договора.
После приемки торговой сетью товара по заказу поставщик отправляет через систему ЭДО универсальный передаточный документ (УПД), подписанный КЭП. Это финальный этап процесса поставки. По УПД производится оплата и начисление НДС.
Преимущества перехода на EDI документооборот
Как подключиться к EDI-системе электронного обмена
Электронный документооборот с сетями с помощью платформ СФЕРА EDI и Comarch EDI
EDI в web-интерфейсе
Для работы с электронными данными не нужно устанавливать специальные EDI-программы и настраивать рабочее место. Это удобно, если документов и сотрудников, которые будут работать с сервисом, немного.
Чтобы начать обмен в веб-версии СФЕРА EDI от СберКоруса, нужно войти в личный кабинет с помощью логина и пароля в браузере.
Интеграционные решения для EDI
Если в компании обмен данными происходит в больших объемах, а сотрудников, которые обрабатывают документы, нет времени обучать, проще интегрировать сервис EDI в учетную систему.
Другие сферы использования: EDI в логистике
EDI в логистике помогает управлять цепочками поставок за счет своевременного обмена достоверной информацией. Для удобства на одной платформе совмещают два типа сообщений: торговые и логистические. Например, когда вместе с уведомлением об отгрузке отправляется паллетная этикетка. Использование такой связки повышает качество работы склада и сокращает время на приемку товара.
В EDI используются различные типы логистических сообщений. Чаще всего это:
Выводы об EDI
EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, что означает электронный обмен данными. В России под EDI понимают систему коммерческого и логистического документооборота. Такие документы необязательно подписывать квалифицированной электронной подписью, а их форма может быть любой.
Все этапы сотрудничества поставщиков и торговых сетей ускоряются с помощью EDI: заказ, актуализация данных, отгрузка, приемка или обмен необходимой информацией происходит за несколько кликов по защищенным каналам. Поэтому все больше компаний переходят на электронный обмен данными.
В отличие от EDI, система ЭДО предполагает обмен юридически значимыми электронными документами. То есть участникам ЭДО не обойтись без электронной подписи, а сами документы следует оформлять по правилам, которые устанавливает закон. Например, торговая сеть может выбрать удобные для нее формы и виды документов при электронном обмене данными в EDI. Но не может при передаче УПД контрагенту в ЭДО, потому что документ необходимо оформить так, как предписывает налоговая.
Чтобы начать обмен электронными данными без установки ПО, можно подключиться к веб-версии сервиса СФЕРА EDI. Потребуются только логин и пароль. Если данных отправляется много, сервис можно интегрировать в учетную систему. Это позволит обмениваться EDI-сообщениями в режиме одного окна. Способ подключения зависит от индивидуальных потребностей бизнеса, поэтому лучше проконсультироваться со специалистами.
EDI также используют в логистике, но обычно обмен данными по поставкам объединяют с торговыми. Так, кроме работы поставщиков с сетями по продукции, можно автоматизировать склад и ускорить приемку товаров. Это позволяет полностью контролировать все процессы работы.