Если в личной карточке закончилась графа отпуск что делать
Как работать с личными карточками Т-2 с 1 сентября
Перемены в работе с кадровыми документами коснулись и личной карточки работника Т-2. С 1 сентября 2021 года ее больше вести не нужно. Но можно и продолжать вести. Однако в этом случае — по другим правилам.
Личная карточка Т-2
Личная карточка Т-2 — это кадровый документ, который работодатель составляет в первый рабочий день на сотрудника, которого приняли на работу в штат по трудовому договору. Эту карточку кадровик ведет на протяжении всего периода работы данного сотрудника в фирме.
В карточке Т-2 содержатся все персональные данные работника и информация о его трудовой деятельности.
Типовая форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
В карточке указывают:
Соответственно, данные берут из приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на налоговый учет.
А как быть с электронными трудовыми книжками? Об этом мы рассказываем в онлайн-курсе «Клерка»: знакомьтесь прямо сейчас.
Но эти старые правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, с 1 сентября 2021 года утратили силу.
На смену пришел приказ Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.
Как изменились правила работы с формой Т-2
Первое — это, конечно, отмена обязанности вести личную карточку по форме Т-2. Как документ она больше в новом порядке не упоминается. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки работников.
Отсюда следует, что и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 о приеме, переводе и увольнении не требуется.
Тем не менее, Роструд считает, что работодатель — организация или ИП — вправе продолжить после 1 сентября в2021 года вести карточки № Т-2 (ситуация повторяет ситуацию с отменой командировочных удостоверений, которые фирма по желанию может продолжать оформлять).
Нарушением это не будет, но уже без ознакомления работников. И это второе изменение порядка работы с личной карточкой.
А вот третье — самое существенное.
Если увольняющийся сотрудник попросит выдать ему копию личной карточки, работодатель обязан это сделать. Об этом написали чиновники Роструда — к документам, связанным с работой, наряду с приказами о приеме на работу, о переводах на другую работу, увольнении, а также и выпиской из трудовой книжки. Следовательно, если сотрудник подал соответствующее заявление, работодатель должен выдать ему копию Т-2.
ВНИМАНИЕ!
Завтра на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
Зачем отражать замену отпуска компенсацией в личной карточке
Части ежегодного отпуска и отпуска за работу во вредных условиях труда, превышающие 28 и 7 дней соответственно, можно заменить денежной компенсацией. Но оформив по всем правилам выплату компенсации, кадровики часто забывают отразить ее в личной карточке работника, из-за чего могут возникнуть серьезные проблемы.
«У меня зазвонил телефон. Кто говорит? Слон» — вспомнились начальнику отдела кадров детские стихи, когда телефон зазвонил, едва она успела положить трубку на рычаг. Но это был не слон, а инспектор ГИТ, проводившая проверку компании.
Задав несколько уточняющих вопросов, она также сообщила:
— Вы заместителю генерального директора установили ненормированный рабочий день и дополнительный отпуск три календарных дня, а ни разу за четыре года его не предоставили, это нарушение.
— Все эти четыре года он получал денежную компенсацию за эти три дня. Посмотрите в расчетном листке за тот месяц, когда ему выплачивались отпускные, компенсация платилась одновременно.
Выплату компенсации инспектор нашла. А заодно посоветовала кадровику отражать замену части отпуска компенсацией в личной карточке работника.
— Вы уволитесь или просто заболеете, другой кадровик о замене отпуска компенсацией может не знать, включит все неиспользованные дни в график отпусков или выплатит за них компенсацию при увольнении работника. Компании — ущерб, коллеге — конфликт с бухгалтерией, а переплаченные деньги с работника можно получить только по его доброй воле.
Ирина поблагодарила инспектора и задумалась, как это лучше сделать. Вписать информацию непосредственно в таблицу раздела VIII? Или в десятый — «Дополнительные сведения»? А может, сделать дополнительный раздел — «Информация о замене отпуска компенсацией»? Нет, это неудобно — нужно будет подкалывать к карточке дополнительный лист, а его легко не заметить при составлении графика отпусков. Наверное, буду вписывать непосредственно в табличку отпусков.
Шпаргалка
На практике используются формы, утвержденные Госкомстатом, поскольку именно они занесены в программы кадрового учета. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, позволяет дополнять утвержденные формы необходимыми реквизитами.
Например, в личную карточку (Т-2) можно внести раздел XIII.I «Информация о замене части отпуска денежной компенсацией». Внесение изменений в унифицированные формы утверждается приказом руководителя организации.
ВНИМАНИЕ!
Завтра на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
Не хватает места в личной карточке Т-2
Сделайте новый лист:
Дополнение к личной карточке работника (форма Т-2)
Укажите:
1) Дату составления
2) ФИО
3) Дату рождения
4) Структурное подразделение и должность
А затем укажите какой раздел Вам нужен и разлинуйте как в личной карточке только этот раздел. 🙂
Спасибки! Была у меня мысля подобного плана. А оформить как приложение? или как 3/1 лист?
Может, поздно отвечаю, но мы делаем так:
(к сожалению, не знаю, как вставить документ вордовский) на жесткой бумаге создаем дополнительный вкладыш
ДОПОЛНЕНИЕ
в личную карточку работника
(Унифицированная форма № Т-2)
_______________________________ здесь вношу ФИО и пунтк Т-2 (VIII ОТПУСК )
и ниже следует табличка (та, в которой места не хватило). И всё это творение на лист формата А-4 прикрепляю к карточке.
а можно тоже вопросики: по каким причинам вы заполнили уже все строки? он долго работает..почему его так часто переводят? он наверное как минимум гендиром стал в январе. )
а можно тоже вопросики: по каким причинам вы заполнили уже все строки? он долго работает..почему его так часто переводят? он наверное как минимум гендиром стал в январе. )
у меня подчерк средний, но я стараюсь вместить в одну графу пишу помельче и ещё две строки умудряюсь втулить. во как!
Я пока еще не сталкивалась с нехваткой, но на курсах (преподавала женщина, работающая в Трудовой инспекции) нас учили так: надо приклеивать листочек и на листочке продолжать запись.
Не знаю.. насколько это правильно.
Надин, а что при изменении з/п помимо приказа и доп. соглашения нужно еще и запись в Т-2 делать?
на продвинутый курс КДП пойду
Надин, а что при изменении з/п помимо приказа и доп. соглашения нужно еще и запись в Т-2 делать?
Я тоже изменение оклада не вношу в Т2. А вот по отпускам да, полно карточек, куда уже не умещ. записи, приходится вклеивать листочки
Я тоже изменение оклада не вношу в Т2. А вот по отпускам да, полно карточек, куда уже не умещ. записи, приходится вклеивать листочки
В смысле «вклеивать»? Я делаю Дополнение на плотной бумаге и прицепляю скрепочкой. А нужно приклеивать?
Кажись, по Вашему же совету 🙂
В «Вектор»
Как работать с личными карточками Т-2 с 1 сентября 2021 г.
Перемены в работе с кадровыми документами коснулись и личной карточки работника Т-2. С 1 сентября 2021 года ее больше вести не нужно. Но можно и продолжать вести. Однако в этом случае — по другим правилам.
Личная карточка Т-2
Личная карточка Т-2 — это кадровый документ, который работодатель составляет в первый рабочий день на сотрудника, которого приняли на работу в штат по трудовому договору. Эту карточку кадровик ведет на протяжении всего периода работы данного сотрудника в фирме.
В карточке Т-2 содержатся все персональные данные работника и информация о его трудовой деятельности.
Типовая форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
В карточке указывают:
Соответственно, данные берут из приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на налоговый учет.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Но эти старые правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, с 1 сентября 2021 года утратили силу.
На смену пришел приказ Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.
Как изменились правила работы с формой Т-2
Первое — это, конечно, отмена обязанности вести личную карточку по форме Т-2. Как документ она больше в новом порядке не упоминается. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки работников.
Отсюда следует, что и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 о приеме, переводе и увольнении не требуется.
Нарушением это не будет, но уже без ознакомления работников. И это второе изменение порядка работы с личной карточкой.
А вот третье — самое существенное.
Если увольняющийся сотрудник попросит выдать ему копию личной карточки, работодатель обязан это сделать. Об этом написали чиновники Роструда h, отвечая на запрос работодателя.
В день увольнения работник получил весь обязательный комплект документов, указанных в статье 62 ТК РФ. Однако он пожелал получить копию личной карточки Т-2. А она, как вы знаете, в статье 62 ТК РФ отдельно не упомянута.
Тем не менее, выдать такой документ увольняющемуся работнику работодатель обязан.
Обоснование содержится в части 1 статьи 62 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему, в частности, следующие документы:
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
В разделе 8 «Отпуск» Унифицированной формы № Т-2 «Личная карточка» мало строк и они уже все заполнены. Где и как отображать дальнейшие отпуска работника?
У нифицированная форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Раздел 8 этого бланка является одним из наиболее активно заполняемых. Ведь в отличие от большинства других граф данного документа, заполняемых один раз, в этот раздел записи могут вноситься по два-три раза за год, а иногда и чаще. Поэтому часто возникают ситуации, когда место в данном разделе заканчивается.
В этом случае, на наш взгляд, необходимо руководствоваться разъяснениями Госкомстата России, которые были даны относительно ранее действовавших бланков и до настоящего времени не утративших силу:
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
«Старые советские кадровики» еще помнят специальные вкладыши в карточку Т-2, которые заказывались дополнительно к бланкам. На таких вкладышах обычно указывалось: «Приложение к Личной карточке работника», затем дублировалось поле с номером и датой трудового договора и пункты с 1 по 4 Раздела 1 «Общие сведения», после чего на двух сторонах листа шли графы Раздела 8. Причем подписи в конце этого приложения, на наш взгляд, являются обязательными, поскольку законодатель требует «закрытия» подписью работника всех данных, включенных в личную карточку.
В настоящее время очень малое число организаций заказывает унифицированные формы в типографии, что еще больше упрощает решение данной проблемы – обычно все это печатается на принтере. По окончании граф в разделе 8 (так же, как и граф в любом другом разделе) изготовляется дополнительный документ (образец в Примере). Данное приложение вкладывается в личную карточку работника и хранится вместе с ней.
Внесение дополнений в личную карточку каким-либо иным образом, кроме создания вкладышей-приложений, например, путем оформления новой карточки и присоединения ее к уже имеющейся, законодательством не предусмотрено. Более того, поскольку компетентный орган предусмотрел порядок разрешения описанной проблемы, составление дополнительных личных карточек будет являться прямым противоречием его указаниям.
Когда ставятся подписи сотрудника кадровой службы и работника в приложении к личной карточке? Отдельно для приложения это не регламентировано, поэтому считаем, что порядок такой же, как и для основной карточки в целом. Т.е. подписи должны «закрывать» приложение по увольнении работника, но не будет нарушением и проставление подписей после заполнения всего вкладыша до конца, перед тем как будет заведен новый.