Event агентство что это такое
Что такое event-агентство
Отличия от других агентств
Продюсерские компании организуют собственные мероприятия, где они выступают инициатором мероприятия и обеспечивают его финансирование за счет продажи билетов или спонсоров. Event-агентства не проводят свои мероприятия, а делают их по инициативе заказчика, Клиента.
BTL-агентства проводят промо-акции, которые не являются мероприятиями, так как обычно проводятся либо в течение продолжительного времени, либо имеют широкую аудиторию, а также часто проводятся одновременно в различных регионах.
Структура
В разных агентствах некоторые функции могут совмещаться внутри одного одела.
Основные источники дохода
Основные услуги event-агентства
Подрядчики event-агентства
Основные форматы мероприятий
В настоящее время в России сложился фрагментарный рынок event-агентств. Большинство агентств представляют мини-компании, с количество сотрудников до 5 человек. Крупным агентством можно считать компании, со штатом более 50 человек и с оборотом более 200 млн рублей.
В настоящее время 3 (три) российских event-агентства входят в ТОП50 event-агентств мира по рейтингу журнала Special Events. Агентство Eventum Premo первым вошло в это число.
Статья написна для Event-энциклопедии Eventum Premo
Event агентство: кому доверить проведение делового, бизнес или развлекательного мероприятия?
Проведение праздников и мероприятий – дело довольно хлопотное. Оно требует от организатора, помимо материальных затрат, наличие свободного времени и креативного мышления. Например, чтобы организовать корпоратив или конференцию, приходится отрывать от основной работы сотрудников предприятия, подыскивать помещение, придумывать сценарий. Все становится гораздо проще, если обратиться в event агентство. Ведь проведение мероприятий – это именно то, чем занимаются специалисты таких компаний. Они обладают огромным опытом проведения ивентов разных форматов.
Что такое event агентство?
Ивент (event) агентство – это компания, которая занимается организацией и проведением мероприятий (ивентов) по заказу. Услуги специалистов и все расходы, необходимые для события оплачивает заказчик.
В мероприятиях принимает участие обычно строго ограниченный круг лиц. Длиться такие события могут от нескольких часов до нескольких дней.
Проведение каких мероприятий, лучше поручить специалистам?
Event агентствам заказывают проведение:
Профессиональные ивент-провайдеры, как правило, имеют в своем арсенале большой выбор различных сценариев и концепций проведения мероприятий самых разных форматов.
Почему организацию мероприятия лучше доверить event агентству?
Причин, почему лучше доверить организацию массового мероприятия event-провайдеру несколько. Главные из них, это возможность:
Все, что потребуется от компании-заказчика – это заключить договор и оплатить услуги. Но, перед тем как решиться на такой шаг, конечно же, нужно выбрать хорошего ивент-провайдера с достаточным опытом в этой сфере и техническими возможностями.
Какие признаки указывают на то, что перед вами хороший event-провайдер?
В настоящее время созданы и успешно работают множество организаций, специализирующихся на организации праздников, юбилеев, тимбилдингов, корпоративов и прочих меропрятий. Но, чтобы выбрать лучшее event агентство нужно обратить внимание:
Организация, которая действительно желает, чтобы ваш праздник удался, обязательно предложит обсудить все детали предстоящего события. Менеджер согласует все нюансы, включая самые, на первый взгляд незначительные.
Event агентство должно предоставить предварительную смету. А после окончательного утверждения и проведения события дать полный отчет по всем позициям расходов.
Хорошо, если event-провайдер может предложить дополнительные услуги. Например, у него имеется возможность организовать заказчику изготовление брнедированых сувениров и подарков, а также полиграфической продукции для сотрудников или гостей праздника.
Профессиональные ивент агентства готовы предоставить полный пакет услуг под ключ, который включает логистику, аренду помещения, подбор обслуживающего персонала, реквизита и т.д.
Хорошим примером event-провайдера может послужить компания DoctorTeam, где организация мероприятий (деловых, маркетинговых и пр.), а также корпоративного досуга, выполняется на высоком уровне с привлечением специалистов из различных отраслей.
Эвент (ивент)
Рассказываем в статье, что такое ивент, как правильно организовать мероприятие и искать персонал для его проведения.
Что такое ивент
Event (с англ. «событие») — публичные мероприятия, которые носят развлекательный и/или рекламный характер.
Термины «event-менеджер», «event-маркетинг», «event-мероприятия» стали употреблять относительно недавно. Известный специалист в области ивент-менеджмента Джо Голдблатт отмечает, что эта профессия сформировалась в середине прошлого столетия с открытием Диснейленда в США.
В России ивент-индустрия начала развиваться в конце 20 века, когда на рынке появились компании, предоставляющие услуги организации мероприятий.
Примеры Event-мероприятий
Event-мероприятия проводятся для того, чтобы положительно влиять на мнение аудитории, налаживать деловые контакты, обменяться опытом. В маркетинге ивенты считаются важными инструментами.
Одни из самых масштабных ивентов создает Red Bull. Производитель энергетического напитка ассоциируется с экстримом, активностью и свободой. Ивенты, которые проводятся под эгидой бренда — фестивали Red Bull Music, спортивные соревнования Red Bull Air Race, Red Bull Flugtag, Red Bull Cliff Diving, Red Bull King of the Air.
Ежегодно компания Apple организовывает ивенты для анонсирования новых продуктов. Это ожидаемые события, которые собирают несколько тысяч участников и гостей.
Еще один пример удачного ивента — это партнерство компании Heineken с Лигой чемпионов UEFA. На стадионах продается пиво производителя, ему посвящено рекламное время до, во время и после игр. Титульное спонсорство в престижном футбольном турнире приносит плоды — широкую узнаваемость Heineken.
Виды ивентов
Существует несколько десятков видов мероприятий:
Открытия.
Этот вид ивента значит торжественное мероприятие в честь запуска чего-то нового (салон красоты, дилерский центр, булочная — любой другой проект).
Выставки.
Их организуют для одной компании или сразу нескольких (компания становится одним из участников отраслевого ивента). В обоих случаях цель — представление продукта не только анонсируемого, но и уже вышедшего. Отраслевые выставки проводят чаще, так компании могут привлечь внимание большего количества потенциальных клиентов.
Ярмарки.
Это события, где производители выставляют товар на продажу. Часто сопровождается развлекательными мероприятиями.
Презентации.
Используют, когда хотят представить новый товар или услугу.
Праздники.
Мероприятие любого масштаба и тематики: частное, городское, спортивное. Ивенты стараются сделать зрелищными, эмоциональными и развлекательными.
Пресс-мероприятия.
В них входят все ивенты, которые предполагают участие представителей СМИ: пресс-туры, пресс-брифинги, пресс-конференции, пресс-ланчи, круглые столы. Основная цель — поделиться с журналистами важной информацией. В зависимости от выбранного формата ивент носит официальный или неформальный характер.
Мастер-класс/тренинг/семинар.
События, где эксперты обучают участников определенной дисциплине.
Фестивали, концерты.
На ивентах выступают известные люди, устраивают зрелищные номера.
Также ивенты делятся на несколько групп в зависимости от целей и аудитории:
Trade events/Торговые ивенты — это события, которые создают для клиентов и партнеров (конференции, семинары, слеты). Цель таких ивентов — донести партнерам информацию о достижении компании, выпуске новой продукции, а также улучшить имидж бренда.
Corporate events/Корпоративные ивенты — мероприятия для сотрудников, проводятся в виде тимбилдингов, юбилеев компании и празднования других важных дат.
Special events/Специальные ивенты — события для клиентов (концерты, презентации, фестивали, благотворительные акции, рекламные туры).
Как организовать успешный ивент
Для достижения успеха мероприятия нужно:
1. Определение цели и формата мероприятия.
Поймите, чего вы хотите от ивента: рассказать о продукте компании, собрать средства, развлечь посетителей или донести знания. От этого будет зависеть и формат.
Создайте документ, в котором будет содержаться подробный план подготовки и проведения ивента: от логистики до его продвижения.
3. Составление бюджета.
В бюджете отражаются список задач, запланированные и возможные непредвиденные расходы.
При подготовке ивента учитывайте все мелочи: от дополнительных развлечений до внешнего вида официантов и дизайна пригласительных.
Нужно заранее определиться с местом проведения мероприятия, забронировать его. Обязательно стоит посетить его лично, доверять фотографиям может быть слишком опрометчиво.
6. Распределение зон ответственности.
Во избежание форс-мажоров важно определиться, за что будет отвечать каждый член команды на этапе подготовки и во время проведения ивента.
Чем больше будет использовано каналов распространения информации, тем выше вероятность, что вашим ивентом заинтересуются.
Это важная часть при проведении ивентов. Команда и обслуживающий персонал должны быть вежливы, ненавязчивы и не подавать виду, если события пойдут не по плану.
9. Финальная проверка.
За день до проведения ивента обязательно проведите итоговую проверку готовности персонала, техники, площадки, материалов и пр. Составьте чек-лист и пройдитесь по нему перед ивентом.
Чтобы объективно оценить, как прошел ивент, попросите гостей оставить отзыв или заполнить анкету. Так вы сможете проанализировать возможные ошибки и избежать их в дальнейшем.
Роль персонала в организации ивента
Персонал — это ключевая составляющая любого события. Сотрудники отвечают за взаимодействие с гостями, организацию, проведение и контроль мероприятия. Ошибка, допущенная одним членом команды, может повлиять на впечатления посетителей от ивента.
Где найти сотрудников для проведения
Есть несколько способов поиска персонала для ивентов:
Публикация объявлений на работных сайтах.
Поиск в тематических группах в соцсетях.
Обращение к друзьям и знакомым, которые посоветуют ивент-специалистов.
Поиск организаторов мероприятий. Этот вариант наименее трудозатратный, так как поиском персонала займутся ивент-менеджеры с наработанной базой.
Заключение
Мы выяснили, что такое ивент, какие виды мероприятий существуют и что нужно для проведения хорошего ивента.
Как превратить жизнь и работу в вечный праздник: открываем эвент агентство
Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.
Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.
Что это такое и в чем суть
Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.
Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.
Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:
То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.
С чего начать
Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:
Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.
Что еще учесть
Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:
Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.
С кого брать пример
Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.
Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.
В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.
Event-агентство, как выбрать
Event-агентство. Как не попасться на крючок
псевдо-профессионала?
О правилах выбора event-агентства рассказывает команда Event №1
О чём расскажет портфолио event-агентства?
Чем больше разноплановых проектов, тем легче отследить «почерк» и понять «уровень полёта идей».
Срок работы, известность и репутация также важны. А если в архиве есть награды, то можно смело вносить агентство в свой шорт-лист. Как правило, в процессе поиска отбирают до десяти претендентов, после чего обзванивают и общаются по телефону. От вежливости и внимательности менеджеров зависит вероятность личной встречи. Помните, вы ищете команду для воплощения своей мечты. Так что спешка ни к чему.
Как отличить профи от самозванца?
Не каждая компания с приставкой event готова предложить высокий уровень сервиса. Зачастую можно получить нечто вроде детского утренника, когда предполагалась вечеринка Hi-End класса. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, обратите внимание как держаться представители агентства.
Профессионал ответит на все вопросы, а если нужно, расскажет о представленных работах в портфолио. В процессе общения он предложит возможные варианты по организации торжества и лучшие решения. Уже на этом этапе можно понять об уровне полёта многое. Например, если у эксперта большой опыт, идеи будут на разряд креативнее банальных сценариев ДК.
Следующий этап — сочетаемость вкусов.
Профессионал не просто выдаёт пакет идей, он слышит и понимает.
Если этого нет, и организатор с упоением рассказывает о модности винтажного стиля (хотя вы его на дух не переносите), бегите от этого горе-эксперта. Нужно полное взаимопонимание, на кону ваш день и ваши эмоции.
Всё просто ровно настолько, насколько сложно. Самое время отвлечься от длинных текстов и посмотреть на фото с наших последних проектов.
Event №1 — это праздник, а праздник для нас — это жизнь.