Follow up встречи что это
Как написать follow up, чтобы от него был результат?
Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.
Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.
В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.
Для каких встреч follow up обязателен
По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.
В Netpeak Group определили два типа таких встреч:
Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).
Кто пишет FU?
FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.
Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).
Когда пишут FU?
Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.
По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:
Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.
FU: что внутри?
Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.
Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».
То есть, пишем не абстрактно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».
Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».
Пример FU
Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.
Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.
Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.
Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?
Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.
В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.
В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).
Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]
Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».
В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».
Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».
Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».
В этом случае темы фоллоуапов будут такие:
Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.
Выводы
Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:
Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.
Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.
Оригинал поста — в телеграм-канале HR-среда. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.
Что такое фоллоу ап и как им пользоваться
Вуди Аллен говорил, что 80% успеха — просто прийти. При всем уважении, Вуди, так уже не сработает. В бизнесе, особенно если вы взаимодействуете с западными компаниями, всё решает фоллоу ап. Это как сигнал, что у вас всё под контролем.
Фоллоу ап — калька с английского follow up. Бизнес-термин, пока не имеющий фиксированного русского аналога. В общем и целом означает поддержание контактов с потенциальным клиентом. Например, это может быть электронное письмо после знакомства и личной встречи или повторное письмо клиенту, который не откликнулся на первоначальное предложение. Цель такого звонка или письма — напомнить клиенту о себе, прояснить ситуацию, узнать решение и получить обратную связь.
Как правильно напоминать о себе?
Системно
Заканчиваете телефонный звонок — сразу решайте, когда нужно перезвонить и уточнить, как продвигаются дела. Сложно постоянно всё держать в голове? Записывайте. Важно четко помнить все детали своего предыдущего общения с конкретным человеком и не упускать шанс использовать их в разговоре. Например: «Когда мы в последний раз разговаривали, вы обещали обсудить нашу презентацию с коллегами. Решили в итоге что-нибудь?»
Настойчиво
В продажах обычно не стоит рассчитывать на ответ до второго фоллоу ап-письма. Удивительно, но часто именно ваша настойчивость создает ощущение особой важности темы и вашей заинтересованности. Вы удивитесь количеству людей, которые будут благодарны вам за то, что вы о себе напомнили.
С юмором
Вы уже поняли, что фоллоу ап всегда подразумевает одно: «Вы мне не ответили!» Так что если есть возможность пошутить — шутите. В конце концов, если на ваши письма отреагирует человек с похожим чувством юмора, работать вместе точно будет веселее.
Бесплатные шаблоны фоллоу-апов на все случаи жизни
Зарегистрируйтесь в Snov.io и начните растить продажи уже сегодня!
Здесь вы найдете советы по написанию эффективных цепочек месседжей и полезные шаблоны писем на любой вкус и цвет.
Содержание:
Что такое эффективный фоллоу-ап и под каким соусом он подается
Широко известный факт: мейлинг ― удобный, практичный и надежный outbound-инструмент. Неудивительно, что буквально все компании выбирают именно почтовые рассылки для построения прочных отношений со своими лидами. Это привлекает их внимание независимо от того, ищите ли вы покупателя, партнера или сотрудника.
Итак, фоллоу-ап в email-маркетинге ― это одно или несколько писем, которые вы отправляете своему лиду в зависимости от его действий. В большинстве случаев такие цепочки рассылаются автоматически с установленной регулярностью и в зависимости от действий получателей.
В B2B или B2C сегментах фоллоу-апы обычно отправляются в том случае, когда рассылка электронных писем не позволила получить ответов от получателей. Напоминания об отправке дополнительных писем можно установить в вашем почтовом аккаунте или с помощью сервиса рассылок.
Как писать фоллоу-апы
Совет 1. Никогда не отправляйте фоллоу-ап слишком быстро
Для начала договоримся, что рассылать письма перед выходными и мониторить их открываемость в понедельник ― совершенно бессмысленно. Даже если получатели заинтересованы, они не смогут так быстро проанализировать ваш месседж. Поставьте себя на место вашего лида и представьте, сформулировали бы вы ответ через день или два.
Но это не значит, что следующая рассылка электронной почты должна откладываться в долгий ящик. В каждой нише свои правила, поэтому важно рассчитать оптимальную задержку отправки емейлов для вашей ЦА. Например, 33,3% маркетологов предпочитают отправлять письма еженедельно, а 26,67% рекомендуют обходиться несколькими рассылками в месяц.
В любом случае, автоматическая рассылка не должна происходить чаще, чем раз в 4-5 дней. Дайте своим лидам время подумать и определить, стоит ли реагировать на ваше предложение. Это требует времени и терпения, но будьте уверены, что не существует отрасли, в которой ежедневные фоллоу-апы принесли бы вам желаемый результат.
Совет 2. Рассылайте письма своевременно
Тайминг ― наше всё. Несвоевременно отправленные электронные письма могут остаться незамеченными. Поэтому обязательно учитывайте часовой пояс своих лидов и не забрасывайте их письмами по выходным ― в свободное от работы время.
(Источник)
Совет 3. Начните с короткого упоминания о вашем последнем разговоре
Режущий глаз, явный электронный маркетинг в начале текста ― не лучшая идея. Ваши лиды получают груду таких писем ежедневно, поэтому, скорее всего, игнорируют их.
Иногда достаточно 1-2 предложений, чтобы упомянуть ваше приветственное письмо или первый оффер. А далее можно привести несколько доказательств ценности вашего нового месседжа.
Совет 4. Не ходите вокруг да около
Независимо от причины, по которой вы пишете, старайтесь не начинать фоллоу-ап с фраз вроде «Как дела?». С одной стороны, они безобидны и ни к чему не подталкивают получателей. Но с другой ― они снижают ценность вашего письма.
Помните, что у фоллоу-апа есть четыре основные цели:
Совет 5. Будьте конкретны и четко сформулируйте свой CTA
Чтобы повысить конверсию, добавьте четкий и понятный призыв к действию (CTA) в конце вашего фоллоу-апа. Клише по типу «Надеюсь скоро услышать ваш ответ» будут откровенно слабыми, особенно в деловой сфере.
Поэкспериментируйте с некоторыми конкретными CTA, например: «Сообщите, был ли вам полезен наш веб-семинар / встреча / видео», «Зарегистрируйтесь бесплатно» или «Да! Я хочу бесплатное обновление». Такие призывы к действию больше похожи на задания, которые повысят заинтересованность получателей.
Используйте слова-действия, создающие ощущение срочности. Фразы, которые выражают желания ваших лидов, взволнуют их и повысят эффективность CTA.
Совет 6. Краткость ― сестра таланта
Письма на 50–125 слов быстрее и продуктивнее побуждают получателей к ответу, и это заметно по росту вашего общего КПД. Мы рекомендуем не писать емейлы длиннее 200 слов.
Кроме того, будьте внимательны к своим клиентам и используйте в письмах маркированные списки, числа и правильные интервалы, чтобы структурировать текст. Структурированное электронное письмо легче переварить и принять решение.
Совет 7. Сегментируйте аудиторию и используйте лид-магниты
Несмотря на маркетинговый характер вашего письма, оно обязательно должно быть полезным. Нельзя просто просить получателя выполнять предложенные вами действия. Убедитесь, что вы помогаете подписчику. Особенно, если речь идет о B2B сегменте.
С этой задачей отлично справляются лид-магниты. Вы можете предложить своим потенциальным клиентам скачать или посмотреть:
Совет 8. Используйте социальное доказательство
Когда дело доходит до принятия решений, люди хотят изучить вдохновляющий опыт других пользователей и только потом делать свой выбор. Помните, что продажи всегда опираются на социальное доказательство.
Например, вы можете подкрепить свой авторитет цифрами, будь то количество клиентов или продаж, процент постоянных пользователей и т. д. Прочное социальное доказательство повышает вовлеченность вашей аудитории и доверие к вам и вашим продуктам.
В письмо также можно включить:
Прислушайтесь к этим простым рекомендациям. Они помогут вам сократить количество фоллоу-апов, ведь на каждый ваш емейл станут реагировать быстрее и чаще, и это заметно повысит конверсию ваших кампаний.
Проверенные шаблоны фоллоу-апов
Письмо клиенту / заинтересованному лиду
Даже после лидогенерации вы должны холить и лелеять своего потенциального клиента. Когда кто-то делится с вами своим email-адресом в обмен на PDF-буклет, демо продукта или другой лид-магнит, это является символом доверия. Не злоупотребляйте этим доверием, а используйте его для превращения своих лидов в клиентов.
Уместные темы писем:
Шаблон фоллоу-апа №1
Я заметил, что вы просмотрели нашу статью, а именно [Название статьи]. Надеюсь, она была для вас полезной!
Скорее всего, вы ищете способ решить [Болевая точка лида], верно? Если да, то я хотел бы поделиться топовыми методами, которые мы разработали на основе опыта наших клиентов. Они могут [Объяснить, как ваше решение может принести пользу или помочь лиду].
[Имя лида], не могли бы вы уделить мне [Количество времени], чтобы мы могли это обсудить?
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Шаблон письма №2
Я заметил, что вы подписались на бесплатную тестовую версию нашего продукта. Поэтому я решил отправить вам несколько ресурсов, которые помогут вам начать работу с [Название компании]:
Смело обращайтесь ко мне, если у вас возникнут какие-либо вопросы. Буду рад помочь вам!
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Фоллоу-ап после встречи с клиентом
Если вы уже встречались или созванивались с клиентом, follow-up поможет скоординировать ваши дальнейшие совместные действия. Это удобно, поскольку вы оба помните, о чем шла речь, и вам не нужно будет отправлять кучу бесполезных писем с общей информацией.
Уместные темы для писем:
Шаблон фоллоу-апа №1
Сегодняшняя встреча прошла замечательно. Вот, что мы планируем дальше:
Пишите мне, если вам будет нужна дополнительная информация. В любом случае, до встречи [Дата], где мы соберемся всей командой!
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Вы также можете поделиться материалами, о которых шла речь на встрече, или напомнить клиентам о своем предложении.
Пример письма №2
Это был замечательный мит. Делюсь с вами материалами, о которых говорил на встрече:
Но перед началом работы мне от вас понадобится еще несколько вещей:
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Фоллоу-ап после голосового сообщения
Итак, вы отправили своему лиду голосовое сообщение и наверняка задумались: «Сколько нужно подождать перед отправкой фоллоу-апа?». Пауза в коммуникации действительно будет уместной, ведь если ваша электронная почта будет доставляться подписчику сразу после войс-мейла, это может его смутить.
Предоставьте своим лидам время на то, чтобы обдумать ваше предложение и ответить на него. Некоторые клиенты не отвечают на сообщения сразу. Если же вы не получаете ожидаемый фидбек в течение дня, позвоните получателю утром или отправьте письмо на следующий день. Не расходуйте свое время зря.
Уместные темы для писем:
Шаблон фоллоу-апа №1
Сегодня утром я оставил вам голосовое сообщение, но решил написать и здесь, если вам так будет удобнее.
Я обращаюсь к вам потому, что [Ваша цель].
[Сделайте презентацию, объясните ее ценность для получателя и добавьте свежую статистику].
[Имя лида], я хотел бы обсудить конкретные потребности вашего бизнеса и предложить помощь в достижении [Цель лида].
Пишите или звоните мне по телефону [Номер телефона].
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Шаблон фоллоу-апа №2
Я оставил вам голосовое сообщение сегодня утром, но решил написать и сюда. Я звонил, потому что [Объясните свою цель].
В голосовом сообщении я уточнил, что позвоню вам еще раз в [Дата и время], но вы всегда можете связаться со мной раньше по телефону [Номер телефона] или же ответить на это письмо.
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Фоллоу-ап после письма без ответа
Если потенциальный клиент не ответил на ваше письмо, постарайтесь привлечь его внимание и мотивировать на ответ. Но не опускайтесь до навязчивости ― сразу переходите к делу и спросите, какие формат и регулярность общения ему удобны.
Иногда даже не стоит ограничиваться одним фоллоу-апом. Но не забывайте, что настойчивости без добавления ценности ни к чему не приведет.
Уместные темы для писем:
Шаблон фоллоу-апа №1
Я затрудняюсь предложить вам следующий шаг в нашем общении. Пожалуйста, дайте мне знать, в каком направлении мы будем двигаться.
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Шаблон фоллоу-апа №2
Это [Ваше имя]. Мне очень жаль, что мы не смогли связаться. В нашем прошлом разговоре вы были очень обеспокоены [Целью, о которой говорилось ранее]. Я понимаю, что вы наверняка очень заняты рабочими и семейными делами.
Просто напоминаю, что я не против созвониться с вами до или после рабочего дня, если вам так будет удобнее. Сообщите, что вам больше подходит.
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Если же емейлы не приносят ожидаемого результата, попробуйте найти страницу лида в соцсетях, позвонить ему или написать еще один фоллоу-ап через 1-2 недели. Иногда люди не отвечают на письма потому, что ваша триггерная рассылка может по ошибке попасть в спам. В некоторых случаях фидбек проще получить в том же LinkedIn.
Фоллоу-ап о просрочке оплаты
Если клиент своевременно не внес оплату за ваш сервис, отправьте ему строгое, но полезное и профессиональное письмо. Будьте вежливыми, но решительными. Снимите напряжение от этой неудобной ситуации с помощью следующего проверенного шаблона.
Уместные темы для писем:
Шаблон фоллоу-апа
Надеюсь, у вас все в порядке. Я проверял счет, который отправил вам письмом от [Дата] и обнаружил, что оплата не прошла. Поэтому я решил проверить, не попало ли письмо со счетом в спам. Пожалуйста, убедитесь, что ваша бухгалтерия его получила. Я легко могу отправить его повторно, если потребуется. В любом случае, я жду вашей оплаты в течение следующей недели.
Благодарю за помощь!
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Фоллоу-ап после конференции / выставки
Если честно, лидогенерация сразу после конференции, нетворкинг-ивента или выставки ― несвоевременна. Ваши лиды наверняка будут завалены письмами с офферами и собственной работой. Поэтому лучше подождать 2-3 дня, прежде чем отправлять ваш первый фоллоу-ап.
Уместные темы для писем:
Шаблон фоллоу-апа
Было приятно пообщаться с вами на [Конференция / выставка / онлайн-мероприятие]. Надеюсь, вы узнали много нового о решениях [ Болевая точка лида].
Я уверен, что [Цель получателя] ― один из главных приоритетов вашей компании. Поэтому я решил прислать вам [Ресурсы], которые будут полезными для вашего бизнеса. Ссылки на них вы найдете внизу письма. Если вам будет нужна дополнительная информация, мы всегда можем созвониться и обсудить ваши потребности.
Я доступен [Даты / время]. Когда вам будет удобно?
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Письмо с запросом на подтверждение встречи
Емейл-подтверждение поможет напомнить вашим клиентам о встрече, а также о времени и месте ее проведения. Кстати, такая email-рассылка также будет считаться индикатором вашего профессионализма и высокого качества обслуживания.
Уместные темы для писем:
Шаблон фоллоу-апа
Я пишу, чтобы подтвердить нашу встречу в [Место и время], где я поделюсь информацией о [Продукте / услуге], которая может помочь вам с вашими [Цели / болевые точки / потребности].
Если у вас возникнут вопросы, напишите или позвоните мне. Буду рад помочь вам.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Фоллоу-ап инвесторам
Холодный аутрич для привлечения инвесторов ― непростая задача, и вы должны быть готовы к тому, что им придется отправить несколько писем, поскольку они занятые люди и за их время борется множество других компаний. Учтите, что после встречи с инвесторами вам также нужно будет убедить их потратить больше времени на знакомство с вашим бизнесом, поэтому ваше предложение должно выделяться на фоне других.
Уместные темы для писем:
Шаблон фоллоу-апа
Привет, [Имя инвестора]!
Мой стартап [Название стартапа] все еще в поиске венчурного капитала.
Я прикрепляю нашу презентацию [Ваша презентация] на случай, если вы хотите просмотреть цифры, прежде чем отвечать. Буду признателен за любой ваш фидбек.
Давайте поговорим на следующей неделе? Как насчет вторника?
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Фоллоу-ап с запросом о деловом партнерстве
Умение написать эффективное письмо партнерам ― один из важнейших навыков маркетолога. Такие месседжи часто позволяют налаживать деловые отношения с влиятельными людьми, что позитивно сказывается на развитии бизнеса и продвижении бренда.
Уместные темы для писем:
Шаблон фоллоу-апа
Краткий фоллоу-ап относительно нашего партнерства. Для нас было бы честью сотрудничать с вами.
Мы хотели бы запланировать разговор, чтобы обсудить все детали, цифры и возможные трудности. Как насчет вторника?
Спасибо за ваш ответ!
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Мейлинг для линкбилдинга
Автоматическая рассылка емейл в тандеме с методами линкбилдинга позволят найти полезные знакомства с владельцами сайтов в вашей нише. Вы сможете брать интервью, договариваться о партнерстве, ведении гостевых блогов и взаимном продвижении.
Уместные темы для писем:
Шаблон фоллоу-апа
Нам бы хотелось, чтобы вы разместили ссылку на нас в [Статья / название поста со ссылкой на него]. Наш [Товар / услуга] будут полезны для вашей аудитории.
Мы можем обсудить условия сотрудничества в переписке или по телефону, если вам так будет удобно.
[Ваше имя], [Ваша должность] в [Название компании]
Послесловие
Как видите, для того, чтобы получить максимальную вовлеченность аудитории и, соответственно, конверсию, нужно тщательно продумать стратегию мейлинга. Не удивительно, что именно лаконичные и конкретные письма с описанием ваших преимуществ эффективнее и быстрее мотивируют ваши лиды.