Журнал 5 бухгалтерия бюджетного учреждения что подшивать
Минфин России: первичные документы можно подшивать как отдельным томом, так и вместе с одним из Журналов операций
 |
| ginasanders / Depositphotos.com |
Инструкция № 157н обязывает учреждение по истечении каждого отчетного периода – месяца, квартала, года – оформленные на бумажном носителе первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим Журналам операций, подбирать в хронологическом порядке и сброшюровывать.
Поскольку бухгалтерский учет осуществляется методом двойной записи, каждая операция, учтенная на основании первичного документа, отражается в двух Журналах операций. Так к какому из них подшивать «первичку»? Нормативные акты не содержат прямых указаний. Минфин России же считает, что первичные учетные документы можно подшивать как отдельным томом, так и вместе с одним из Журналов операций; с каким именно – определите в учетной политике (письмо Минфина России от 28 апреля 2020 г. № 02-07-05/34707). К такому выводу в прошлом году приходил и Верховный Суд РФ.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
Новые формы первичных документов и регистров: изменения в Приказе № 52н
эксперт Контур.Школы по учету в учреждениях бюджетной сферы
Минфин внес изменения и добавил новые формы в Приказ № 52н. Каким учреждениям и как применять — в статье
Бухгалтерия ежедневно обрабатывает поток документов, на основании которых в учете отражают активы, обязательства, доходы и расходы, ведь каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Это указано в ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Первичные учетные документы принимают к бухучету, если они составлены по унифицированным формам. В документах, формы которых не унифицированы, должны быть обязательные реквизиты.
Унифицированные формы для организаций бюджетной сферы утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В своей работе бухгалтер учреждения должен использовать формы из этого приказа в первую очередь.
В сентябре 2020 года Минфин внес серьезные изменения в Приказ № 52н.
1. Обновили:
2. Утвердили новые:
Применять новые электронные формы и регистры нужно по мере организационно-технической готовности учреждения, но не позже 1 января 2021 года.
Применять новые электронные формы и регистры должны госорганы и учреждения, которые по решению Правительства РФ, региональных и местных властей передали полномочия по бухучету Федеральному казначейству, финорганам субъекта РФ или муниципального образования (в соответствии с п. 6 ст. 264.1 БК).
Централизованные бухгалтерии и остальные учреждения могут использовать новые формы электронных документов по собственному усмотрению. Нужно закрепить это решение в учетной политике.
Какие действующие формы документов изменили
Инвентаризационные описи
В период годовой инвентаризации важно знать, как правильно оформить ее итоги. Напомню, что в целях составления годовой отчетности, инвентаризацию проводят до завершения финансового года, за который составляется отчетность. Например, в четвертом квартале (Письмо Минфина России от 10.02.2020 № 02-07-10/8553).
Отследите, чтобы в бухгалтерских программных продуктах обновили формы инвентаризационных описей. В Приказе № 52н есть два изменения этих документов:
В отношении материальной ответственности ничего не меняется. Минфин разъяснил, что это понятие закреплено Трудовым кодексом. Материальная ответственность работника за ущерб работодателю прописана в ст. 238 ТК РФ. А в ст. 243 перечислены случаи полной материальной ответственности. То есть обязанность работника возмещать ущерб не определяется законодательством о бухучете. Следовательно, саму ответственность этот реквизит в документе не отменяет.
Документы для учета и списания активов
1. «Ответственное лицо» вместо «МОЛ» с 2020 года прописали также в реквизитах следующих документов:
2. В Приказе № 52н финансисты уточнили, что инвентарную карточку учета нефинансовых активов ф. 0504031 и инвентарную карточку группового учета нефинансовых активов
ф. 0504032:
Также в инвентарной карточке ф. 0504031 не нужно указывать ОКОФ. При заполнении указываем амортизационную группу.
Инвентарную карточку группового учета ф. 0504032 открывают для основных средств, которые входят в комплекс объектов ОС, признаваемый единым инвентарным объектом. Например, для оконечных устройств сигнализационной сети, систем вентиляции, пожаротушения. То есть для камер видеонаблюдения, кондиционеров, средств вычислительной техники и оргтехники, которые входят в состав этих систем.
Теперь это согласуется с п. 45 Инструкции № 157н. Отдельную инвентарную карточку на систему видеонаблюдения заводить не нужно, так как она входит в состав здания и отдельным инвентарным объектом не является. Но карточку группового учета для отдельных элементов системы оформить нужно.
3. Опись инвентарных карточек ф. 0504033 не нужно составлять, если инвентарные карточки
ф. 0504031, 0504032 бухгалтерия формирует в форме электронного документа. То есть опись составляем только, если по-прежнему работаем с бумажными карточками.
4. Приходным ордером на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов)
ф. 0504207 нужно оформлять сдачу на склад материалов, которые остались после разборки или иного выбытия основного средства. Раньше эту операцию оформляли требованием-накладной ф. 0504204.
5. Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря ф. 0504143. В Приказе № 52н уточнили, что акт применяют при списании не только хозяйственного, но и производственного инвентаря.
Производственный инвентарь — это предметы технического назначения, которые участвуют в производственном процессе, но не относятся ни к оборудованию, ни к сооружениям.
Акт ф. 0504143 предназначен для инвентаря стоимостью от 10 000 руб. до 100 000 руб. Ранее в Приказе № 52н стоимостной критерий был от 3 000 руб. до 40 000 руб., что не соответствовало положениям ФСБУ и инструкций по учету.
6. Также уточнили стоимостной критерий и в ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф. 0504210. Форму заполняют при передаче в эксплуатацию объектов ОС до 10 000 руб.
7. Бухгалтерская справка ф. 0504833 теперь имеет две функции: ее можно использовать как первичный учетный документ и как бухгалтерский документ.
Как первичный учетный документ бухгалтерскую справку используем для операций, по которым нет унифицированных первичных форм. Например, списание дебиторской задолженности.
Как бухгалтерский документ ф. 0504833 применяем, чтобы отразить бухгалтерские записи по операциям, оформленным электронными первичными документами, а также для отражения в учете операций по исправлению ошибок.
Также справку нужно оформить при передаче в централизованную бухгалтерию оформленных первичных учетных документов, в которых нет раздела «Отметка о принятии к учету».
В бухгалтерской справке ф. 0504833, сформированной как первичный учетный документ, отражают:
В бухгалтерской справке ф. 0504833, сформированной как бухгалтерский документ, отражают:
8. Извещение ф. 0504805 с 2020 года тоже работает как первичный учетный и бухгалтерский документ.
Первичный учетный документ — для операций, по которым нет унифицированных первичных документов. Например, при предоставлении межбюджетных трансфертов с условиями при передаче активов.
Бухгалтерский документ — для отражения бухгалтерских проводок согласно первичному учетному документу по приемке-передаче имущества, активов и обязательств:
Новые регистры бухгалтерского учета
После внесения поправок в Приказ № 52н учреждения будут оформлять два новых журнала операций ф. 0504071.
В журнале операций межотчетного периода ф. 0504071 отражают операции межотчетного периода, например бухгалтерские записи по изменению входящих остатков по счетам на 1 января текущего года при переходе на новый ФСБУ. Раньше для этого использовали журнал по прочим операциям или журнал, который соответствует виду операций.
Для исправления ошибок раньше применяли журнал по прочим операциям, в котором делали отметку «Исправление ошибок прошлых лет». Теперь для этого есть новый отдельный журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет ф. 0504071. В п. 11 Инструкции № 157н внесли аналогичные изменения и новые регистры.
Новые электронные формы и регистры
Приказ № 52н пополнился также и новыми электронными регистрами бухучета:
1. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров ф. 0504093. Его нужно применять для регистрации в хронологическом порядке ПКО ф. 0310001 и РКО ф. 0310002, если их составляют в электронном виде и используют электронный документооборот.
Органы и учреждения, которые по решению Правительства РФ, региональных и местных властей передали полномочия по учету уполномоченным органам, обязательно ведут электронный журнал по форме 0504093. Остальные учреждения могут применять этот журнал, если пропишут это в учетной политике. Форму подписывает ответственный бухгалтер своей ЭЦП.
2. Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами ф. 0504094. Применяется при централизованном учете. В регистре в электронном виде формируют сведения о командировочных, компенсационных и иных выплатах в натуральной форме физлицам, которые облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В этот регистр не включают выплаты, связанные с оплатой труда, и по договорам гражданско-правового характера.
3. Новые электронные формы первичных документов предназначены для оформления расчетов с подотчетными лицами при централизованном учете:
В конце статьи есть шпаргалка
Обратите внимание, отчет о расходах подотчетного лица ф. 0504520 составляют только в виде электронного документа и применяют для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов ф. 0504512, 0504513, 0504515, 0504516, 0504517, 0504518.
Если учреждение продолжает вести бумажный документооборот, то использовать нужно авансовый отчет ф. 0504505.
Подробнее о применении новых форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, использовании скан−копий документов — в вебинаре
Первичные документы и регистры бухгалтерского учета в бюджетной сфере. Изменения в Приказе № 52н.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Как заполнить отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) 687.8 КБ
Приложение N 5. Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями
Информация об изменениях:
Приложение N 5
к приказу Минфина России
от 30 марта 2015 г. N 52н
Методические указания
по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями
С изменениями и дополнениями от:
16 ноября 2016 г., 17 ноября 2017 г., 15 июня 2020 г.
Информация об изменениях:
Унифицированные формы документов разработаны с применением наименований реквизитов и соответствующих им кодов в соответствии с общероссийскими классификаторами (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации.
Унифицированные формы документов состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.
Заголовочная часть формы документа содержит следующие общие для всех форм документов реквизиты:
наименование формы документа;
код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
дату, на которую представлены содержащиеся в документе сведения (дата формирования сведений);
наименование структурного подразделения субъекта учета, в котором сформирован документ (обособленного подразделения (филиала) субъекта учета);
наименование единицы измерения в валюте Российской Федерации и код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ) и в иностранной валюте и соответствующий код по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ).
Оформляющая часть формы документа содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни (сделки, операции), за его оформление первичным учетным документом, и ответственных за содержащиеся в документе данные (за соответствие содержащихся в документе данных фактам хозяйственной жизни), а также должностных лиц, на которых возложено ведение бюджетного (бухгалтерского) учета, в случаях, когда подпись предусмотрена формой документа (подпись главного бухгалтера (бухгалтера), уполномоченного им лица), либо в случаях, когда в первичном учетном документе предусмотрено отражение данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета. Указанные должностные лица подписывают первичные учетные документы с указанием даты подписания документа.
Кроме того, оформляющая часть формы документа предусматривает отражение должности исполнителя, подписи (с расшифровкой) и контактных данных (номер контактного телефона (при наличии), электронный адрес).
В целях отражения в бухгалтерском учете информации об объектах бухгалтерского учета, возникающих при осуществлении фактов хозяйственной жизни, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (сводным первичным учетным документом).
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление сформированных в электронной форме первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра.
Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на первичном учетном документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.
К бухгалтерскому учету принимаются первичные (сводные) учетные документы, сформированные лицами, ответственными за совершение факта хозяйственной жизни (ответственными за формирование сводного первичного учетного документа), с применением унифицированных форм документов, предусмотренных разделами 2 и 4 настоящих Методических рекомендаций.
Унифицированные формы электронных документов, установленные разделами 4 и 5 настоящих Методических рекомендаций, применяются субъектом учета в целях ведения им бухгалтерского учета при условии установления таких требований в его учетной политике.
Субъект учета вправе правилами документооборота, утвержденными в рамках учетной политики субъекта учета, предусмотреть формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам электронных документов при отсутствии технической возможности их формирования и хранения в виде электронных документов при условии представления в бухгалтерскую службу электронного образа такого документа, представляемого в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных.
В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, субъект учета вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа (унифицированных форм электронных документов), дополнительные реквизиты (данные) при условии обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется формирование и обмен информацией и документов в электронном виде (в форме электронных документов).
Информация об изменениях:
При ведении регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе листы регистров должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов должно быть заверено руководителем и главным бухгалтером субъекта учета и скреплено печатью субъекта учета.
При условии автоматизированного ведения бухгалтерских регистров нумерация листов регистра осуществляется автоматически в порядке возрастания с момента его открытия. Выведенные на бумажные носители листы книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта учета или лицами ими уполномоченными, книга скрепляется печатью субъекта учета.
Для отражения аналитических показателей, формируемых согласно учетной политике, субъект учета вправе ввести в регистры бухгалтерского учета дополнительные реквизиты и показатели.
Удаление субъектами учета отдельных реквизитов из форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, утвержденных настоящим приказом, не допускается.
Форматы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета носят рекомендательный характер и, при необходимости, могут быть изменены.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета изменение (сужение, расширение) размеров граф и строк с учетом значности показателей, а также включение дополнительных строк и создание вкладных листов для удобства размещения и обработки информации является допустимым.
В случае, если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов, в том числе при осуществлении централизуемых полномочий, предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачи такой скан-копии. Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.
1 Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 31 декабря 2016 г. N 256н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 апреля 2017 г., регистрационный номер 46517) с изменениями, внесенными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 10 июня 2019 г. N 94н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 4 июля 2019 г., регистрационный номер 55140).
Информация об изменениях:
2. Применение и заполнение форм первичных учетных документов
Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов
(код формы 0504101)
Акт о приеме-передаче (ф. 0504101) составляется при оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, в том числе вложений в объекты недвижимого имущества.
Акт о приеме-передаче (ф. 0504101) применяется при оформлении приема-передачи как одного, так и нескольких объектов нефинансовых активов.
Учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить порядок применения Акта о приеме-передаче (ф. 0504101) при приобретении, безвозмездной передаче, продаже объектов нефинансовых активов.
Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов
(код формы 0504102)
Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в Инвентарную карточку учета нефинансовых активов (ф. 0504031).
Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств
(код формы 0504103)
Учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить порядок применения Акта (ф. 0504103) при модернизации нематериальных активов.
В Акте (ф. 0504103) содержатся сведения о сроках проведения работ по договору и фактически, сведения об объекте основных средств и расходах на проведение работ по ремонту, реконструкции и (или) модернизации.
Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.
Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в Инвентарную карточку учета объекта нефинансовых активов (ф. 0504031).
Акт о списании объектов нефинансовых активов
(кроме транспортных средств)
(код формы 0504104)
К оформленному Акту о списании (ф. 0504104) прикладываются копии Инвентарных карточек учета нефинансовых активов (ф. 0504031), сформированные на дату составления Акта о списании (при наличии).
Акт о списании (ф. 0504104) подписывается членами комиссии по поступлению и выбытию активов.
После принятия оформленного Акта о списании (ф. 0504104), утвержденного руководителем, бухгалтер (иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) отражает бухгалтерские записи, которыми отражены операции по списанию объектов в разделе «Отметка бухгалтерии о списании».
На основании Акта о списании (ф. 0504104) в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031), в разделе 3 «Движение объекта основных средств» производится отметка о выбытии объекта.
Акт о списании (ф. 0504104) служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию нефинансовых активов.
Акт о списании транспортного средства
(код формы 0504105)
К Акту о списании (ф. 0504105) в обязательном порядке прилагается копия Инвентарной карточки списываемого объекта (если формирование Инвентарной карточки предусмотрено законодательством Российской Федерации), сформированная на дату оформления Акта.
Акт о списании (ф. 0504105) служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения операций по выбытию транспортного средства.
После принятия оформленного Акта о списании (ф. 0504105), утвержденного руководителем, бухгалтер (иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) отражает бухгалтерские записи, которыми отражены операции по списанию объектов в разделе «Отметка бухгалтерии о списании».
На основании Акта о списании (ф. 0504105) в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031) в разделе 3 «Движение объекта основных средств» производится отметка о выбытии объекта.
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря
(код формы 0504143)
В случае, если законодательством Российской Федерации решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), Акт о списании (ф. 0504143) принимается к учету только при наличии указанного согласования.
В сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов Акте о списании (ф. 0504143) указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов имущества и перечень мероприятий по исполнению решения о списании (ликвидация, утилизация, передача, передача в переработку (аффинаж) иные мероприятия), отметка о результатах проведенных мероприятий, в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в Акте о списании (ф. 0504143), с целью дальнейшего их использования.
Акт о списании (ф. 0504143) оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр оформленного надлежащим образом Акта о списании (ф. 0504143), согласованного в установленном порядке и утвержденного руководителем учреждения, передается в бухгалтерию учреждения (централизованную бухгалтерию), второй остается у ответственного лица.
Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда
(код формы 0504144)
В случае, если законодательством Российской Федерации решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), Акт о списании (ф. 0504144) принимается к учету только при наличии указанного согласования.
В сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов Акте о списании (ф. 0504144) указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, отметка о результатах проведенных мероприятий (оформляется на основании утвержденного Акта о списании (ф. 0504144) и документов, подтверждающих их утилизацию в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение), в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в Акте о списании (ф. 0504144) с целью дальнейшего их использования.
Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность по различным причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и других объектов) составляются раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по каждому виду исключаемых объектов библиотечного фонда.
Акт о списании (ф. 0504144) оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр оформленного надлежащим образом Акта о списании (ф. 0504144), согласованного в установленном порядке и утвержденного руководителем учреждения, передается в бухгалтерию учреждения (централизованную бухгалтерию), второй остается у ответственного лица.
Меню-требование на выдачу продуктов питания
(код формы 0504202)
Меню-требование (ф. 0504202), заверенное подписями лиц, ответственных за получение (выдачу, использование) продуктов питания, утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные учреждением в рамках учетной политики правилами документооборота и технологией обработки учетной информации.
Сведения из Меню-требования (ф. 0504202) после проверки заносятся в ежемесячную Накопительную ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038).
Ведомость на выдачу кормов и фуража
(код формы 0504203)
Осуществляемая в течение месяца выдача кормов и фуража подтверждается подписью лица, которому они отпущены.
Ведомость (ф. 0504203) утверждается руководителем учреждения и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия выданных животным кормов и фуража.
Требование-накладная (ф. 0504204) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или ответственными лицами.
Информация об изменениях:
Требование-накладную (ф. 0504204) подписывают ответственные лица и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов (материальных ценностей).
Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону
(код формы 0504205)
Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование
(код формы 0504206)
В карточке регистрируется выданное в пользование имущество по наименованиям, отраженным в графе 1, с указанием нормы выдачи, нормативного срока использования (при наличии), количества выданных материальных ценностей.
При возврате имущества регистрируется количество сданного имущества по наименованиям, отраженным в графе 1, с указанием количества возвращенного (сданного) имущества, даты возврата и подписи лица, которое приняло сданное работником (служащим) имущество.
При формировании Карточки (книги) (ф. 0504206) в целях учета имущества учреждения (организации), выданного работникам (служащим), реквизиты, отражающие индивидуальные характеристики лица, получившего имущество (размеры головного убора, одежды, обуви и другого личного имущества) могут не заполняться.
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов)
(код формы 0504207)
Приходный ордер (ф. 0504207) служит также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.
В Приходном ордере (ф. 0504207) отражаются сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости.
Бухгалтерия учреждения отражает корреспонденцию счетов и оформляет отметку о принятии к учету и оприходовании материальных запасов (материальных ценностей).
При наличии количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика), комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет Акт приемки материалов (ф. 0504220), который является правовым основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику).
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения
(код формы 0504210)
Записи в Ведомость (ф. 0504210) производятся по каждому ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).
Ведомость (ф. 0504210) утверждается руководителем учреждения и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия материальных запасов, объектов основных средств стоимостью за единицу до 10 000 рублей, включительно.
Акт приемки материалов (материальных ценностей)
(код формы 0504220)
В случае если материалы (материальные ценности) поступают без документов, Акт приемки материалов (ф. 0504220) является юридическим основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику).
Акт приемки материалов (ф. 0504220) составляется в двух экземплярах членами комиссии по поступлению и выбытию активов с обязательным участием ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.
После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и других сопроводительных документов) по одному экземпляру передают соответственно в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей и в соответствующее структурное подразделение для направления претензионного письма поставщику.
В разделе 8 «Результат приемки груза» графа 3 «Номер паспорта» заполняется в случаях расхождений при поступлении материальных ценностей, содержащих драгоценные материалы (металлы, камни).
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду «в разделе 9»
Акт приемки материалов (ф. 0504220) служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету материалов (материальных ценностей).
Акт о списании материальных запасов
(код формы 0504230)
В случае если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к Акту о списании (ф. 0504230).
Акт о списании (ф. 0504230) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения.
Расчетно-платежная ведомость
(код формы 0504401)
Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) применяется для отражения начислений заработной платы работникам учреждения, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда, и иных сумм удержаний.
Основанием для начисления заработной платы, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых физическим лицам служат: приказ (распоряжение) руководителя учреждения о приеме на работу, увольнении и перемещении сотрудников (студентов, учащихся), приказ о назначении пособий, договоры гражданско-правового характера, Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421), Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425), другие учетные документы по учету труда и его оплаты.
Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) составляется по учреждению (структурным (обособленным) подразделениям, филиалам учреждения), подписывается исполнителем, ответственным за формирование (расчет) ведомости и лицом, проверившим ее.
Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
В случае если разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск, при увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по Платежной ведомости (ф. 0504403), расходному кассовому ордеру. Начисленные и выплаченные суммы в межрасчетный период включаются в Расчетно-платежную ведомость (ф. 0504401) текущего месяца при формировании общего расчета. При этом по графе «Сумма к выдаче» против фамилии работника делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период».
В централизованных бухгалтериях Расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401) составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем централизованной бухгалтерии и исполнителем. Разрешение на выплату по Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) подписывается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), и руководителем (уполномоченным им лицом) централизованной бухгалтерии.
Расчетная ведомость
(код формы 0504402)
Расчетная ведомость (ф. 0504402) применяется для отражения начислений по заработной плате работников в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, стипендий, пособий, в том числе при безналичном перечислении причитающихся выплат, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).
Выдача наличных денег в этом случае производится по Платежной ведомости (ф. 0504403) или иным документам, предусмотренным соглашениями с банками (при безналичных перечислениях).
Платежная ведомость
(код формы 0504403)
Платежная ведомость (ф. 0504403) применяется в случаях начисления заработной платы (оплаты труда), иных выплат с оформлением Расчетной ведомости (ф. 0504402).
Порядок оформления выдачи денежных средств в Платежной ведомости (ф. 0504403) аналогичен порядку, предусмотренному для Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401).
Карточка-справка (ф. 0504417) применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.
Карточка-справка (ф. 0504417) заполняется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), Расчетной ведомости (ф. 0504402).
Табель учета использования рабочего времени
(код формы 0504421)
Табель (ф. 0504421) ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и других структурных подразделений) обособленных подразделений (филиалов).
Табель (ф. 0504421) открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании Табеля (ф. 0504421) за прошлый месяц.
Изменения списочного состава работников в Табеле (ф. 0504421) производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени).
В сроки, установленные порядком документооборота учреждения работником, ответственным за ведение Табеля (ф. 0504421), отражается количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы. Заполненный Табель (ф. 0504421) подписывается лицом, на которое возложено ведение Табеля (ф. 0504421).
Заполненный Табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов. Табель (ф. 0504421) используется для составления Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (Расчетной ведомости (ф. 0504402).
При обнаружении лицом, ответственным за составление и представление Табеля (ф. 0504421), факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и других документов, в том числе в связи с поздним представлением документов), лицо, ответственное за составление Табеля (ф. 0504421), обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений в порядке и сроки, предусмотренные документооборотом учреждения.
В строке «Вид табеля» указывается значение «первичный», при представлении Табеля (ф. 0504421) с внесенными в него изменениями, указывается значение «корректирующий», при этом при заполнении показателя «Номер корректировки» указывается:
— цифра «0» проставляется в случае представления лицом, ответственным за составление Табеля (ф. 0504421), первичного Табеля (ф. 0504421);
— цифры, начиная с «1», проставляются согласно порядковому номеру корректирующего Табеля (ф. 0504421) (корректировки) за соответствующий расчетный период.
Данные корректирующего Табеля (ф. 0504421) служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.
Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы.
Периоды заполнения и сроки представления в бухгалтерию Табеля (ф. 0504421) определяются актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения в части графика документооборота.
При заполнении Табеля (ф. 0504421) применяются следующие условные обозначения: