Дата рум что это
Что такое Виртуальная Комната Данных
4 минуты на чтение статьи
Виртуальная комната данных (далее — ВКД) — это новая веха развития корпоративных облачных сервисов и один из наиболее быстро развивающихся бизнес-сегментов в области хранения и обмена данными. Решения данного рода предлагают своим пользователям, как может показаться, практически те же преимущества, что и Dropbox, OneDrive и иные публичные облачные сервисы. Разумеется, это так только на первый взгляд, а на деле, как известно, дьявол кроется в деталях. Именно этим деталям — отличиям ВКД от своих старших собратьев, публичных облачных сервисов, мы и уделим внимание в нашем обзоре. Также мы коснемся темы сценариев использования ВКД, поговорим о решаемых ими задачах и ответим на важный вопрос: «Кому и зачем это надо?».
Зачем это нужно, если есть корпоративный Dropbox и FTP?
Давайте рассмотрим наиболее распространённые сценарии использования ВКД:
1. Необходимо отправить документ внешнему контрагенту, но сохранить управление правами доступа и контроль за распространением передаваемой информации. Не секрет, что в момент передачи документа третьему лицу, владелец документа безвозвратно и полностью теряет контроль над его судьбой. Часто возникает ситуация, когда ТЗ или чертежи, представляющие коммерческую ценность, попадают в руки конкурентов или оказываются в публичном доступе;
2. Для проектных организаций актуальна проблема, когда необходимо предоставить доступ к данным рабочей группе только на определенный промежуток времени (время работы над проектом), а затем гарантированно отозвать права доступа;
3. Ритейлерам, как правило, необходимо защитить представляющие ценность данные от сотрудников компании, которые находятся в группе риска, либо подвержены «текучке кадров», например, торговым представителям или мерчендайзерам;
4. Разработчикам и проектировщикам решений необходимо проконтролировать добросовестность заказчика, убедиться, что разработанный и представленный ими на рассмотрение код не будет передан другому подрядчику.
5. Исходя из вышесказанного очевидно, что ни один публичный облачный сервис, и тем более морально-устаревший FTP, не способен полноценно защитить компанию от указанных рисков. Но ВКД, обладающая необходимым набором инструментов, способна это сделать. Давайте рассмотрим этот инструментарий подробнее.
Как работает виртуальная комната данных
Разберем, как работает ВКД на стороне владельца документа и внешнего пользователя:
Виртуальная комната данных позволяет индивидуально управлять правами доступа для различных пользователей и групп. Как правило, в современных ВКД присутствует синхронизация с AD/LDAP.
Назначение индивидуальных политик безопасности для различных пользователей общего ресурса
Виртуальные комнаты данных позволяют управлять временем жизни документов. Эта функция бывает полезной в случае, когда передаваемый в общий доступ документ содержит информацию, которая утратит свою актуальность спустя определенный промежуток времени, либо доступ к документу получает проектная группа, у которой после завершения проекта следует отозвать этот доступ.
Ограничение срока жизни документа в ВКД Vaultize.
Некоторые решения, в частности такие, как виртуальная комната данных Vaultize, позволяют поместить документ в защищенный микро-контейнер, который представляет собой аналог AD RMS, и только затем разрешить его скачивание внешнему пользователю. Таким образом, документ защищен не только на этапе доставки, до момента первого открытия (скачивания), но и на протяжении всего срока его существования. Данный аспект защиты лучше продемонстрировать на видео:
Ведение журнала событий при работе с документами является одной из ключевых функций ВКД. Наиболее интересно выглядят те решения, в которых помимо даты открытия и загрузки документов из виртуальной комнаты данных логируется информация о том, кто и когда открывал защищенный документ:
Сравнение виртуальной комнаты данных с облачными хранилищами и FTP
Часто приходится слышать вопрос: «Зачем платить за виртуальную комнату данных, если для обмена файлами можно использовать публичное облако?». Для ответа на этот вопрос, давайте проведем подробное сравнение. Для наглядности основные отличия приведены в таблице ниже:
*Данный функционал может отсутствовать в некоторых решениях
Место хранения корпоративных данных
Практически все современные ВКД, в отличие от публичных облачных хранилищ, имеют два варианта поставки: hosted и on-premises, что позволяет использовать решение и хранить данные как у сервис-провайдера, так и внутри организации. Безусловно, второй вариант размещения больше подойдет скорее для зрелых с точки зрения ИТ-технологий компаний, которые осознают ценность своих данных и объемы рисков, связанных с их утечкой.
Выводы
Безусловно, использование виртуальной комнаты данных влечет за собой неизбежные единовременные расходы на внедрение и периодические расходы, связанные с поддержкой и владением ВКД. И тем не менее, на сегодняшний день это, пожалуй, единственный доступный способ защиты данных компании за пределами корпоративного периметра. Мы рекомендуем смотреть в сторону решений, обеспечивающих комплексный подход к защите корпоративных данных на протяжении всего цикла жизни документа: с момента его передачи, использования, хранения и до момента его удаления. Для полноценной защиты виртуальная комната данных должна обладать функционалом, который позволяет защитить документы и после их выгрузки из виртуальной комнаты данных, таким, как DRM-защита документов, позволяющая заменить AD RMS и средства управления корпоративной мобильностью. О последнем компоненте и о том, как сократить риски при реализации концепции BYOD, мы расскажем подробнее в следующих обзорах.
ООО «МитраСофт»
Компания MitraSoft — российский поставщик решений для создания виртуальных комнат данных, корпоративной мобильности и средств для DRM-защиты документов.
Виртуальная комната данных
Обычно существует в виде — интернет-сайта. Отличительная особенность ВКД (неустоявшаяся аббревиатура) — принцип несгораемого сейфа: повышенный уровень защиты доступа-передачи данных внешним пользователям и их физической сохранности.
ВКД используется в качестве инструмента:
* due diligence корпоративных сделок (слияния и поглощения, банкротство и распад, синдикация кредита, продажа недвижимости и др.);
* аудита и комплаенса (комплаенс-контроль);
конфиденциальных бизнес-коммуникаций, когда необходимо предоставить доступ к единому источнику информации нескольким пользователям из любой географической точки.Доступ к просмотру (скачиванию) документов может произойти только после соответствующей авторизации (часто двухфакторной)со стороны ВКД.
Виртуальные комнаты данных выпускаются и обслуживаются специализированными провайдерами ВКД.
Как правило организациям предоставляющим доступ к комнатам данных необходимо наличие международной сертификации по хранению и обработке конфиденциальных данных ISO 27000 (ISO27001). В российском законодательстве регулирование еще более жесткое.
Связанные понятия
Взаимодействие компьютеров между собой, а также с другим активным сетевым оборудованием, в TCP/IP-сетях организовано на основе использования сетевых служб, которые обеспечиваются специальными процессами сетевой операционной системы (ОС) — демонами в UNIX-подобных ОС, службами в ОС семейства Windows и т. п. Примерами сетевых сервисов являются веб-серверы (в т.ч. сайты всемирной паутины), электронная почта, FTP-серверы для обмена файлами, приложения IP-телефонии и многое другое.
Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) — системы планирования ресурсов предприятий для библиотеки, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек.
Функции виртуальной комнаты данных
Более ста функций, специально разработанных для защищенного обмена документами и сотрудничества между компаниями.
Управление документами
Заполните новую комнату данными в один щелчок мыши. Перетащите файлы и папки c вашего компьютера в окно загрузки. Плагины вам не потребуются.
Загружайте документы в комнату данных в два счета. Никаких ограничений по размеру или количеству загружаемых файлов. Одно мгновение — и загрузка файлов в комнату данных будет завершена.
Загружайте файлы в любом формате. Перед загрузкой не нужна специальная подготовка файлов. Файлы 25 основных форматов преобразуются в защищенный формат PDF. Его можно просматривать в любом браузере, дополнительное ПО не требуется.
Метки выполняют двойную функцию. Они помогают сортировать ваши документы и могут быть использованы как поисковые фильтры. Используйте множественные метки для организации файлов в соответствии с потребностями вашего проекта.
Приложение iDeals Sync позволяет автоматизировать загрузку и скачивание данных. Вы можете легко синхронизировать со своей комнатой данных содержимое своего рабочего стола, общей папки, сервера FTP или корпоративного файлового хранилища.
Тысячи документов и папок автоматически нумеруются по мере того, как вы их загружаете или перемещаете. Не нужно создавать или изменять вручную индекс комнаты данных.
Быстро находите информацию с помощью ключевых слов и множественного поиска. Система распознавания текста ищет слово или фразу в любом документе, который находится в вашей комнате данных.
Легко загружать, удалять, объединять, перемещать, просматривать, скачивать, восстанавливать и переименовывать файлы и папки. Объединяйте содержимое нескольких файлов в один файл PDF.
Защита документов
Быстро затирайте текст, изображение или область документа, чтобы защитить конфиденциальные данные и сэкономить время на использовании сторонних инструментов.
Доступ к файлу контролируется шифрованием при открывании и скачивании. Доступ к документу может быть ограничен даже после скачивания.
Во время просмотра, печати или скачивания документа поверх него можно наложить водяные знаки. Настройте их на указание имени пользователя, IP-адреса, даты и времени доступа к документу.
Режим ограниченного просмотра защищает конфиденциальные данные. Пользователь сможет видеть только центральную часть документа, остальная информация будет закрыта.
Укажите правила доступа для каждого документа и папки в комнате данных. Предусмотрено восемь уровней разрешений на доступ: «Просмотр сквозь защитную сетку», «Просмотр», «Скачивание зашифрованного файла», «Печать», «Скачивание PDF-файла», «Скачивание исходного файла» и «Загрузка».
Уникальная программа просмотра электронных таблиц iDeals позволяет защищенно просматривать и анализировать документы Excel в режиме онлайн. Этот инструмент скачивает, расшифровывает, снабжает водяными знаками и отображает документы в любом веб-браузере не в формате PDF, а в исходном защищенном формате Excel.
Простота использования
Просматривайте защищенные документы в их родном формате без применения плагинов. Не нужно устанавливать или скачивать какие-либо программы. Установка Java не требуется.
Единые логин и пароль для всех проектов. Не надо запоминать все свои пароли и названия проектов.
Просматривайте содержимое виртуальной комнаты данных с помощью интерфейса, оптимизированного под мобильные устройства.
В виртуальных комнатах данных можно работать на любом из четырнадцати языков: английском, немецком, испанском, французском, голландском, итальянском, шведском, польском, русском, турецком, португальском, китайском и японском и корейском.
Сквозная прокрутка позволяет перейти к следующему файлу в папке прямо из текущего документа. Вы сэкономите массу времени, если вам необходимо просмотреть сотни документов.
Вы можете пользоваться комнатой данных на мобильных устройствах и платформах Apple iOS и Android.
Защита от несанкционированного доступа
Устанавливайте детальные правила для надежности пароля и длительности пользовательской сессии. Задавайте время аннулирования доступа к файлам.
Ограничивайте доступ к комнате данных определенным промежутком времени и определенными IP-адресами.
Управляйте разрешениями на просмотр, скачивание защищенных PDF-файлов, печать, скачивание исходных документов на основании роли пользователя в проекте.
Убедитесь, что участники проекта могут получить доступ только к тем документам, которые им нужны — проверяйте разрешения любого пользователя на доступ к файлам.
Для двухуровневой авторизации нужен пароль и одноразовый код, отправляемый на мобильный телефон пользователя в SMS-сообщении.
Применяйте средства безопасности и контролируйте доступность защищенных документов на мобильных устройствах пользователей.
Управление пользователями
Приглашайте пользователей в свою комнату данных по одному или сразу сотнями в одно мгновение. Укажите в настройках разрешение на доступ пользователей к данным, разделу с вопросами и ответами, параметры безопасности при входе в систему и частоту получения ими уведомлений о загрузке новых документов.
Определяйте разные уровни доступа для различных пользователей, чтобы обеспечить простоту отслеживания записей контрольных данных и повысить целостность используемых комнат.
Выберите одно из двух специальных разрешений на доступ к файлам Excel. Параметр «Просмотр файлов Excel с формулами» позволяет пользователям видеть формулы в документах Excel. При выборе параметра «Excel без формул» формулы будут скрыты от пользователей.
Вы можете без особых усилий управлять сотнями пользователей, разделив их на группы с разными уровнями доступа к функциям комнаты данных. Чтобы упростить создание групп, мы предлагаем четыре роли с заранее заданным набором прав: полное администрирование, ограниченное администрирование, совместное пользование, индивидуальное пользование.
Отправляйте электронные письма о загруженных и удаленных документах, а также устанавливайте частоту получения пользователями таких уведомлений.
Отчеты
Контролируйте соблюдение внутренних правил с помощью контрольного журнала, где записывается каждое действие, совершаемое в комнате данных. Формируйте отчеты в форматах PDF, Excel или в версии для печати, чтобы использовать их на совещаниях и презентациях.
Изучайте каждое действие пользователя, в том числе что он искал. Отслеживайте просмотры, распечатки и скачивания документов. Контролируется всё — вы даже можете посмотреть, сколько секунд пользователь просматривал каждую страницу документа.
Чтобы понять, что происходит в вашей комнате данных, достаточно одного взгляда. На разноцветных отчетах (тепловых картах) отображается, какие группы проявляли наибольшую активность и какие разделы комнаты данных были им наиболее интересны. Это упрощает принятие решений.
Получите краткую характеристику активности группы в комнате данных — количество приглашенных пользователей, сколько из них вошли в систему, количество документов, доступ к которым разрешен или реализован и количество опубликованных вопросов.
Вопросы и ответы
Составьте для пользователей список распространенных вопросов и ответов на них. Для ипользования самой важной информации о вашем проекте заранее подготовьте раздел с вопросами и ответами. Сделайте из него надежный источник основных сведений о вашей сделке с возможностью поиска.
«Вопросы и Ответы» — это защищенный живой форум, доступ к которому настраивается индивидуально. Все, у кого есть разрешение, могут просматривать темы и писать свои ответы. Пользователи могут начинать новые обсуждения в рамках своей группы или задавать вопросы администратору.
Во время публикации вопроса пользователь может выбрать, к какой области знаний он относится: «Финансы», «Право», «Налоги», «Интеллектуальная собственность» или «Маркетинг». Администраторы могут поручать различным профильным специалистам ответить на конкретные вопросы. Это помогает ускорить работу.
Контролируйте доступ к конфиденциальным обсуждениям, детально определяя права доступа к темам и вложениям. Администраторы комнат данных могут определить несколько видов прав доступа каждого пользователя к модулю «Вопросы и Ответы». Каждая группа потенциальных покупателей может выбрать модератора, который будет передавать соответствующие вопросы администратору.
Каждому вопросу автоматически или вручную присваивается определенный статус. Это помогает отслеживать его состояние и эффективнее использовать время администратора и эксперта.
Сохраняйте полные отчеты, касающиеся всего обмена информацией в разделе «Вопросы и ответы». Экспортируйте все вопросы в формате электронной таблицы. Это может быть полезно при дальнейших юридических спорах.
По завершении проекта содержимое модуля «Вопросы и Ответы»» можно скачать и использовать в будущем в образовательных целях, например при обучении новых сотрудников банков, отделов внутреннего стратегического планирования и сделок по слиянию и поглощению.
Интерфейс модуля «Вопросы и Ответы» почти такой же, как у популярных программ электронной почты, поэтому его легко освоить. В работе можно использовать знакомые функции электронной почты («Копия», «Скрытая копия» или «Переслать»). Процесс обмена информацией максимально оптимизирован — в свои сообщения пользователи могут вложить документы или вставить ссылки на содержимое комнаты данных.
Скорость и доступность
Благодаря множеству географически удаленных центров обработки данных скорость передачи информации повышена до лучших в отрасли 200 МБ/с. Из-за близости центров обработки данных скорость загрузки и скачивания файлов может увеличиться в 10 раз. Данные российских клиентов размещаются на серверах в Москве.
Благодаря резервированию инфраструктуры создана устойчивая и надежная среда, гарантирующая долю времени безотказной работы 99,95%.
Тысячи компаний во всём мире хранят важнейшие документы в виртуальных комнатах данных iDeals. Поэтому мы разработали наши комнаты данных таким образом, чтобы они никогда не закрывались на техническое обслуживание.
Добавьте фирменную символику своей компании, чтобы создать знакомое рабочее пространство. Загрузите свой логотип, выберите цвета темы и настройте пригласительное электронное письмо.
Вы можете указать в настройках, когда должны отображаться водяные знаки: при просмотре, скачивании или печати. Вы сами можете выбрать структуру и цвет водяных знаков.
Включите автоматический перевод предметного указателя комнаты данных на 90 языков.
Сформируйте собственные условия доступа к комнате данных, создайте свое соглашение о конфиденциальности. Укажите, как часто пользователи обязаны принимать условия использования: только когда входят в систему впервые или во время каждого входа.
На документах, которые могут быть напечатаны или скачаны в формате PDF, будут отображаться ваши собственные колонтитулы. Настройте содержимое верхних и нижних колонтитулов, размер шрифта и цвет.
Для проверки подлинности корпоративных пользователей и разрешении им доступа к конфиденциальным данным используется интеграция ВКД iDeals с поставщиком корпоративных удостоверений для единого входа (SSO).
Позвольте корпоративным пользователям легко войти в ВКД, не вводя и даже не создавая учетные данные для iDeals.
Сократите затраты на ИТ, избавившись от необходимости управлять множеством аккаунтов и восстанавливать утерянные пароли.
Соответствие стандартам безопасности
ISO 27001:2013 — международный стандарт безопасности, разработанный Международной организацией по стандартизации (ISO). Он используется для контроля защиты конфиденциальных данных. Процесс сертификации включал проверку наших политик организационной, кадровой, физической и экологической безопасности, безопасности систем и сетей, обеспечения непрерывной деятельности.
В отчете SOC2 говорится о наличии требуемых контрольных систем для защиты данных и информации. Сертификат SOC2 подтверждает, что в компании iDeals разработаны внутренние процедуры, позволяющие оптимальным образом контролировать защищенность, доступность и конфиденциальность.
У компании iDeals большое количество центров обработки данных. В них применяются системы физической безопасности, надзора по многочисленным каналам и биометрические системы авторизации при входе.
Благодаря собственному отделу исследований и разработок наши технологии на шаг впереди новейших эталонов в отрасли. Наши усилия по внедрению инноваций не имеют аналогов в области финансовых коммуникаций. Методы и процедуры разработки ПО регулярно обновляются в соответствии с новейшим мировым опытом. В частности, мы учитываем методику разработки безопасных программ компании Microsoft (Microsoft Secure Development Lifecycle) и новости сообщества OWASP. Чтобы поддерживать высокий уровень надежности, мы регулярно приглашаем независимых специалистов для проверки системы защиты приложений.
Реальная польза виртуальной комнаты данных
Нужно совместно с коллегами проработать огромный массив конфиденциальных документов. А они в разных компаниях, и все за тридевять земель. Как все это организовать?
Все-таки, всесилие Wikipedia преувеличено – во всяком случае, в ее русскоязычном сегменте, касающемся бизнеса и решений для бизнеса. Сложно требовать от виртуальной энциклопедии, создаваемой энтузиастами, полноты информации по специфической тематике. Но когда я, чтобы не загромождать текст, собрался предварить статью краткой ссылкой на статью в Википедии о виртуальных комнатах данных (virtual data rooms), то в русскоязычной части не нашлось описания, которое стоило бы здесь привести. Впрочем, это не удивительно. Ведь если сделки M&A, для упрощения проведения которых и начали впервые использоваться виртуальные комнаты данных, вполне себе переводятся на русский как сделки слияния и поглощения, то процедура due diligence и вовсе не имеет русского перевода.
Так что же такое виртуальная комната данных? Это интернет-сайт, как правило, создаваемый на определенный срок и для определенной цели, который предоставляет авторизованным пользователям доступ к защищенной базе документов, в соответствии с их правами доступа.
Зачем?
Первоначально виртуальные комнаты данных создавались как альтернатива физическим комнатам данных при проведении процедуры дью-дилидженс в ходе сделок слияния и поглощения.
До эпохи распространения широкополосного доступа в интернет ознакомление возможных участников сделки с документами выглядело следующим образом:
Собственно, виртуальная комната данных как раз и решает проблему со временем, ценой и удобством доступа к документам.
В настоящее время виртуальные комнаты данных сопровождают деятельность компаний и в других областях, от предоставления информации партнерам инвестиционных фондов, до получения сертификатов на лекарственные препараты, то есть везде, где надо предоставить на время удобный доступ к конфиденциальной информации определенному кругу людей, которые могут находиться друг от друга за тысячи километров
Для чего и как может использоваться виртуальная комната данных? Практически в любой ситуации, когда компании надо предоставить одновременный доступ к конфиденциальной информации нескольким лицам:
Альтернативы
Да, альтернатива есть всегда или почти всегда, в данном случае это традиционная комната данных, ftp и интранет-портал.
В России и СНГ услуги виртуальных комнат данных предоставляют несколько компаний, в основном западных, при этом лучше всех на российском рынке представлена компания iDeals Solutions. Чтобы нагляднее увидеть все плюсы и минусы виртуальных комнат данных, я привожу сравнение iDeals Virtual Data Room с альтернативными решениями.
Кстати, все участники Сообщества менеджеров E-xecutive могут сами протестировать демо-версию виртуальной комнаты данных, заполнив форму запроса на сайте компании.
Сравнение с традиционной комнатой данных
Традиционная комната данных обычно представляет собой одно или несколько помещений, заполненных бумажными документами с четким поминутным графиком посещений. Виртуальная комната данных – это интернет-сайт, где решена проблема с одновременным доступом к документам и предоставлена возможность для посетителей, наделенных соответствующими правами, работать с документами, откуда и когда угодно. Сравнить затраты на аренду и обслуживание помещений и физические перемещения сотрудников в пространстве, с одной стороны, и аренду виртуального пространства, с другой, читатель может самостоятельно. Как, впрочем, и затраты на обеспечение безопасности. В первом случае под ее требования попадает обеспечение строгого контроля со стороны «людей в штатском» и необходимость учитывать пресловутый человеческий фактор. Во втором – виртуальном – есть уже готовые технологии шифрования данных и персонализированного доступа. Хотя вопрос с безопасностью каждый решает для себя сам в меру своей параноидальности. Ну, а удобство работы с автоматизированными каталогами, отчетами и поисковыми системами, наверно, будут оспаривать только рьяные любители бухгалтерских фолиантов и фанаты тактильных ощущений от соприкосновения с бумагой.
Для удобства сравнительная информация представлена также в виде таблицы:
Традиционная комната данных
Виртуальная комната данных
· Одно или несколько помещений, наполненные папками с бумажными документами
· Каждой компании-покупателю выделяется время для детального ознакомления с документами по сделке (обычно около пяти дней)
· Специализированный интернет- сайт.
· Документы загружаются в комнату представителями компании-продавца.
Эффективность и затраты
· Представители покупателя и продавца должны физически присутствовать в комнате.
· Потенциальные покупатели несут значительные расходы на командировки и проживание своих сотрудников.
· Необходимо создать несколько дублированных комнат и/или установить график посещений комнаты для компаний-покупателей.
· Представители компаний могут работать с комнатой в любое время и в любом месте через интернет.
· Поиск нужных документов по ключевым словам.
· Нет необходимости в составлении и согласовании графиков посещения.
· Значительная экономия на командировках и проживании, особенно при проведении международных сделок.
· Работа в комнате осуществляется в присутствии представителя компании-продавца.
· Необходимо получать разрешение для копирования документов.
· Контроль доступа при помощи пароля и шифрования информации.
· Сохранение и печать документов ограничиваются правами доступа.
Аудит и отчетность
Для понимания интереса к конкретным документам необходимо постоянное присутствие в комнате представителя продавца.
Происходит автоматический мониторинг всех действий покупателя, включая время, проведенное за работой в комнате в целом и с конкретными документами.
Сравнение с протоколом FTP
FTP – старый «товарищ», который неоднократно выручал, когда надо было передать объемный файл, не пролезающий через электронную почту, – пал жертвой, с одной стороны, собственной доступности, когда информация передается в открытом виде и может быть получена не только вашим адресатом, а с другой стороны, сложностью создания и управления учетными записями, требующими существенных познаний в IT.
В общем случае, у вас есть просто определенное «место», где хранится «что-то», без возможности отслеживать версии, вести обсуждение. В виртуальной комнате данных (ВКД) эти недостатки отсутствуют.
Более подробно особенности FTP и ВКД приведены в следующей таблице:
Виртуальная комната данных (ВКД)
Простота в использовании и управлении
· Протокол FTP работает через порт 21, который в больших компаниях часто бывает закрыт по соображениям безопасности.
· Создание пользовательских учетных записей и управление ими производится специалистами IT, что увеличивает время на добавление новых пользователей.
· При работе через FTP не существует механизма восстановления утерянных паролей; если это необходимо сделать, вы потеряете время и ресурсы.
· Доступ в виртуальную комнату данных осуществляется через интернет и не требует открытия дополнительных портов. Если ваши сотрудники и контрагенты имеют доступ в интернет, то они могут работать и с ВКД.
· Добавление пользователя и настройка его прав доступа производится так же просто, как написание его e-mail-адреса. ВКД обеспечивает генерацию и отправку пароля, а также его сброс в случае утери пароля.
· FTP передает файлы и пароли в открытом виде. Это основная проблема такого способа обмена информацией – и пароли, и сами документы легко могут попасть в нежелательные руки.
· Любой документ, полученный с FTP, может быть использован без каких-либо ограничений, например, отправлен на любой e-mail-адрес.
· ВКД использует SSL-шифрование (та же технология используется в банках при осуществлении транзакций по пластиковым картам).
· Каждый документ, находящийся в ВКД, зашифрован. Для просмотра или печати такого документа вы должны иметь учетную запись пользователя комнаты данных, а также обладать необходимыми правами доступа.
Аудит, обсуждение документов и уведомления
· FTP не дает вам возможности получить детальный отчет о действиях, производимых с документами.
· Невозможно обсуждение документов, расположенных на FTP.
· Используя FTP, вы должны вручную оповещать ваших контрагентов о том, что в «комнате» появились новые документы.
· Детальный отчет дает вам полное понимание о том, кто и когда открывал или печатал документы.
· Пользователи могут легко инициировать вопросы и вести обсуждение по любому документу.
· Уведомления, отсылаемые ВКД, всегда оповестят пользователей по e-mail о добавлении новых документов в выбранные папки.
FTP – это протокол низкого уровня, и за него не отвечает ни одна компания, осуществляющая техническую поддержку. Используя FTP, вы вынуждены самостоятельно поддерживать пользователей и устранять неполадки.
Техническая поддержка от разработчиков по телефону или e-mail.
Сравнение с другими инструментами
В принципе, похожую базу данных можно создать на корпоративном интранет-портале, но создание интранет-портала с нуля занимает гораздо больше времени и стоит значительно дороже, чем открытие виртуальной комнаты данных. Для простого временного хранения документов у корпоративного портала, пожалуй, избыточный функционал, который при этом требует внимания и усилий технических специалистов. Пускать же или нет посторонних в свой интранет – вопрос политики безопасности конкретной компании.
Конечно, никто не отменял электронную почту, факсы, диски и флешки. Но при необходимости регулярно передавать конфиденциальную информацию большого объема преимущества виртуальной комнаты очевидны. Это и отсутствие ограничений на размер файлов, и шифрование информации, и возможность отслеживать версии документов и своевременно давать обратную связь в привязке к конкретным документам. Но самое главное заключается в «магической формуле» 24х7, с возможностью доступа к хранимой в виртуальной комнате информации из любой точки планеты, где есть электричество и интернет.
Как выбрать провайдера?
Итак, если вам все же необходима виртуальная комната данных, осталось определить, как выбрать провайдера. На первый взгляд, это похоже на выбор интернет-провайдера, и поэтому можно подойти к процедуре со следующими критериями:
Это основные рекомендации, если же говорить об услугах виртуальных комнат данных iDeals Solutions, на примере которых проводится сравнение, то можно отметить и «вишенки на торте»:
Когда выбор сделан, типовой цикл запуска виртуальной комнаты данных выглядит следующим образом:
Цикл запуска виртуальной комнаты данных:
Когда-то мобильные телефоны были экзотикой из фильмов про шпионов, сейчас же никого не удивить и мобильным офисом. Так и виртуальные комнаты данных, появившись как «секретный» инструмент инвестиционных банкиров, теперь находят себя в разнообразных сферах бизнеса.