Делать отчет о чем

Отчет о проделанной работе

Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.

Функции отчета о проделанной работе

Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:

Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.

Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.

В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?

Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.

Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

Как составить отчет о проделанной работе?

Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.

К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.

Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:

Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).

Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.

Рекомендации к тексту отчета

Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:

Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.

К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.

Источник

Инструкция: как сотрудникам писать отчеты о проделанной работе

Отчет о проделанной работе — это внутренний документ, позволяющий руководителю проконтролировать, насколько качественно и оперативно выполняет поставленные задачи его персонал. Такая форма оценки пригодится для разъездных и дистанционных сотрудников, деятельность которых происходит «не на глазах» у руководителя.

Кто и для чего сдает отчет о проделанной работе

Одним из эффективных методов проверки персонала остаются отчеты, включающие информацию о проделанной работе персонала за определенный период. Они позволяют за короткое время понять, как сотрудники расходуют время, что удается решить и каких результатов добиться. Такой способ дает возможность компании решить ряд задач:

Если руководитель желает сделать эту форму проверки постоянной, необходимо закрепить это требование в локальных нормативных актах, договорах или должностных инструкциях подчиненных.

Форма и содержание отчетов

Форма рапортов зависит от периодичности. В зависимости от специфики деятельности их составляют:

Стандартного бланка законодательство не устанавливает. И каждая компания вправе составить собственный шаблон и утвердить его в ЛНА.

Если единой формы для конкретной деятельности не установлено, работник вправе составлять рапорт в произвольном виде. Обычно такая форма пугает сотрудников, и при написании они совершают ошибки:

Для руководства важна четкость, последовательность действий и конкретный результат. Если что-то не получилось, не следует это скрывать. Не ошибается тот, кто не работает. Наоборот: важно отметить причину, объективные факторы, которые помешали выполнить работу, и предложить пути решения. Тогда руководитель оценит трудолюбие, инициативность и стремление человека принести пользу.

Чтобы составить отчет правильно, ориентируйтесь на структуру, в которую необходимо включить следующие пункты:

Количество граф в документе зависит от того, за какой срок его пишут. Например, для ежедневных или еженедельных рапортов указывают краткий набор сведений — что и когда сделано, а анализ и планы здесь не требуются. Подробный анализ и предложения пригодятся в годовом отчете о проделанной работе, в который помимо поставленных задач обязательно включают итоги, анализ, предложения и вывод. Если в документе важно отразить показатели, цифры, денежные средства, то сделайте это при помощи таблиц и графиков. Их составляют в динамике сравнения с предыдущими периодами.

В современном мире уже давно составляют отчеты в электронном виде. Самый распространенный вариант — в формате Word, а для табличного документа удобен Excel. Это зависит от специфики деятельности и отчетности. Если потребуется сдать документ по просьбе руководства на бумаге, то печатают его на обычном листе формата А4 и подшивают в папку.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как контролировать дистанционного работника. Используйте эти инструкции бесплатно.

Особенности для удаленной работы

С 1 января 2021 года вступил в силу закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.

Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде. В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.

Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее.

Примеры отчетов

Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.

Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.

Отчет по итогам деятельности

____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)

Период с _______________ по____________

дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________

А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.

Что будет, если не представить отчеты

За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись. Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.

Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.

Источник

Как составить ежедневный отчет по проделанной работе за 10 минут?

Как составить отчёт по проделанной работе за день за 10 минут? Фото: Freepik

Зачем сотрудникам составлять ежедневные отчёты

Руководителю важна вовлеченность в работу. Но, сотрудники делятся на 3 вида:

Задача менеджера — найти универсальный подход к трём категориям, вовлекать их в работу и контролировать достижения. И лучше всего это можно сделать, внедрив систему ежедневной отчётности.

Это стандартизованный шаблон с информацией о продуктивности, деятельности и достижениях за день. Существует несколько способов отчётности:

Конечная ценность всей затеи в том, что сотрудники видят прогресс в своих достижениях, а также оценивают вклад других членов команды в общий результат.

Для руководителя информация о проделанной работе показывает, насколько сотрудники продуктивны и вовлечены в процесс. И даёт возможность для наставничества, обучения и обратной связи с подчинённым. Глядя на статистику в разрезе полугодия, менеджер видит, созрел ли человек для повышения по службе или роста зарплаты.

Ручной отчёт по проделанной работе

Образец отчёта по проделанной работе. Фото: Yaware.TimeTracker

Компании используют разные шаблоны. Но большинство требуют: дату, суть задания, статус и потраченное время. Также неплохо отметить проблемы, с которыми сотрудник столкнулся в течение дня, и то, как он смог их решить. Это покажет руководителю, что подчинённый готов брать на себя более серьёзные обязанности.

Совет: описывая задания, отвечайте на вопрос «что сделано». Например: отправлено Х писем, написан текст, создан сегмент и т.д.

При написании отчёта сосредоточьтесь не на самих задачах, а на результатах и KPI. Это важно потому, что ваш день может быть заполнен множеством крошечных действий, но какой вклад они внесли в общую миссию?

Примеры ежедневных задач:

Примеры ежедневных результатов:

Автоматический отчёт по проделанной работе

Отчёт с Yaware.TimeTracker. Фото: Yaware.TimeTracker

Ручные методы не застрахованы от человеческой ошибки. Сотрудники забывают, что делали в течение дня или додумывают от себя для более длинного отчёта. Что уж говорить о времени, потраченном на задачу. Вручную его никто не считает, нужна дополнительная программа. И если уже использовать тайм-трекер, то выбирайте с автоматической системой отчётности. Например, Yaware.TimeTracker.

Подобные системы показывают руководителю успех проекта с точки зрения индивидуальных задач каждого члена команды, без необходимости задавать вопросы подчинённым.

Рассказывает Татьяна Коваль, компания Visotsky Consulting: «Нам нужно понимать, насколько удалённые сотрудники занимаются работой, а не чем-то другим. Мы хотели видеть отчёты и задавать меньше вопросов непосредственно персоналу.»

В тайм-трекере есть время, потраченное на задачу, загрузка, вовлеченность в работу, использованные ресурсы продуктивность. Благодаря интеграциям можно совместно использовать данные с разных систем, строить кастомные отчёты и тратить на это 10 минут в день.

В Yaware.TimeTracker есть рассылка статистики на почту руководителя и сотрудника. Обоим приходит сводка по деятельности за день: отработанное время, уровень продуктивности, сравнение с предыдущим периодом и т.д.

Плюс автоматизации в том, что подчинённые не тратят время на составление отчёта. Программа работает в автоматическом режиме, данные нельзя подкорректировать, изменить. Сотрудник получает реальное представление о том, как и где он проводит своё рабочее время. По отзывам, это помогает людям планировать свой день наперёд, помнить о всех задачах и выполнять их, в зависимости от времени, когда они наиболее продуктивны.

Заключение

Ежедневные отчёты показывают развитие компании. Видно, если что-то идёт не так, есть задержки и факторы, которые снижают продуктивность. Среди ручных и автоматических отчётов, выбирайте второй вариант. Программы дают прозрачную статистику без возможности подогнать данные. Аналитика сотен сотрудников занимает 10 минут и, кроме закрытых задач, есть 10+ метрик для эффективного управления компанией.

Источник

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель онлайн-школы Excellent, автор книги «Мастерство визуализации данных» и автор блога, поделилась с Нетологией советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.

Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.

Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.

Создатель онлайн-школы визуализации данных Excellent

курс

Excel

Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?

1. Помните о наглядности

2. Используйте диаграммы

Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.

3. Пишите выводы в сопроводительном письме

Отчёт вложен в письмо и готов к отправке заказчикам? Не спешите нажимать кнопку «отправить». Подумайте, что нужно человеку, который откроет ваше письмо? Ему нужны быстрые выводы. Обязательно добавьте в текст письма аналитические комментарии и подкрепите их фактами из отчёта — например, добавьте скриншот диаграмм.

Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.

4. Делайте отчёты удобными

Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:

5. Автоматизируйте обновление регулярных отчётов

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Источник

Отчётность по проекту: как превратить рутину в эффективный инструмент взаимодействия с клиентом

Если в процессе ведения кампании агентство и клиент не понимали друг друга, то и ее результаты будут печальными. Ключевой аспект взаимодействия — отчётность. Руководитель отдела клиентского сервиса Go Mobile Алина Прокина делится советами по организации отчётности.

Маленькая предыстория. Впервые осветить эту тему нам предложили создатели курса GeekBrains. Вторым звоночком стало наше исследование о том, что бесит клиентов. Некорректная отчётность вошла в топ проблем, которые выделяли руководители отделов маркетинга брендов. Последней каплей стала дискуссия моего коллеги с экспертами Тинькофф и Mediascope в рекламном шоу iAB Talks.

В общем, мы собрались с мыслями и сделали чек-лист по организации отчётности.

Если не хотите читать статью, сразу переходите на лендинг чек-листа.

Шаг №1. Договоритесь о целях, инструментах, сроках и KPI

Проговорите с клиентом ключевые моменты работы: цели, инструменты, сроки, KPI. Так станет понятно, какие показатели нужно отслеживать и какие достойны оказаться в отчёте для клиента.

Хорошо: «Олег, какая ключевая задача кампании? Чего хотим вместе достичь?»

Шаг №2. Определите формат и сроки отчётности

Согласуйте периодичность и канал коммуникации. Выясните у клиента, где он точно увидит ваше письмо: на почте или в мессенджере. Установите четкий дедлайн — так вам будет проще готовить отчёт, а клиент не будет беспокоиться в ожидании.

Хорошо: «Мы будем присылать таблицу с отчётом и описание к ней в сопроводительном письме каждый вторник до 15:00.»

Шаг №3. Проговорите глубину и содержание отчёта

Обсудите с клиентом, какие данные он хотел бы увидеть в промежуточном и финальном отчётах. Возможно, клиенту важны не только результаты самой кампании, но и их сравнение со средними показателями по рынку. Или наоборот, его интересует максимально краткая выжимка за конкретный период.

Хорошо: «Какие показатели вы хотели бы видеть в промежуточных отчётах? Нужна ли информация по конкурентам?»

Шаг №4. Уточните, ведутся ли другие рекламные кампании

Для более точного анализа результатов нужно понимать, какие маркетинговые активности будут запущены параллельно с вашей кампанией. Так вы сможете разделить чистую эффективность вашей работы и влияние других кампаний на стороне клиента.

Хорошо: «Поделитесь, пожалуйста, планом рекламных активностей на этот месяц — так мы сможем учитывать их влияние на результаты кампании.»

Правило №1. Промежуточная отчётность

Независимо от графика и формата отчётности, держите клиента в курсе дел на протяжении всей кампании. Отправляйте ему промежуточные статусы с кратким срезом данных, текущими показателями выполнения KPI, выводами и инсайтами.

Клиент будет спокоен в течение кампании, а команда будет оставаться в тонусе.

Хорошо: «Показатели по кампании в норме, полет отличный. Видим новый тренд на площадке размещения. Подготовили креативы, они во вложении.»

Правило №2. Сопроводительное письмо

Дополняйте отправленные материалы сопроводительным письмом. Кратко опишите содержимое вложенных файлов и акцентируйте внимание на самых важных моментах кампании.

Хорошо: «Хочу обратить внимание на конверсию из установки в целевое действие. Как видно на слайде 8, она выросла в 3 раза.»

Правило №3. Follow-up встречи

Не забывайте про follow-up после каждой встречи или звонка. Фиксируйте ключевые моменты и договоренности в письменном виде и отправляйте клиенту. Это поможет обеим сторонам не потеряться в потоке мыслей и понять, куда вы движетесь.

Хорошо: «Спасибо за встречу. Фиксирую в письме шаги, которые проговорили.»

Правило №4. Отказ от лишней отчётности

Периодически обсуждайте с клиентом объём отчётности, которую вы ему предоставляете. Например, если клиент не пользуется одной из таблиц, не стоит её делать. Так вы сэкономите время всем.

Хорошо: «Насколько актуален текущий отчёт? Есть ли таблицы или графики, от которых можем отказаться?»

Договориться о графике и глубине отчётности — половина дела. Дедлайн поставлен, материалы собраны, и осталось только оформить результаты. Но здесь начинается самое трудное: как совместить данные, но не перегрузить отчёт?

Существует 3 основных формата презентации отчёта:

Если вы хотите вместить максимум данных, но не сделать из отчёта трехтомник, в ход пойдут все варианты сразу. Главное — выбрать подходящий формат для каждого вида информации.

Используйте таблицы для презентации количественных показателей — бюджета, KPI, стоимости и количества целевых действий. Любые расчеты качественных показателей: LTV, ARPU и т.д. нужно проводить формулами.

1. Приоритизируйте основные цифры: сколько и на что уже потратили, каких показателей достигли, сколько ещё нужно потратить для достижения цели.

2. Сделайте разбивку по основным параметрам: каналам, креативам, срокам.

3. Используйте колор-кодинг. Выделяйте яркими цветами показатели, которые нужно обсудить или запомнить.

4. Используйте фильтры, чтобы ранжировать каналы и креативы по эффективности. Так клиенту будет удобнее посмотреть, что работает, а что нет.

Объедините все собранные материалы в презентации — главном хранилище всей информации по отчётному периоду.

1. Структурируйте презентацию: выделите ключевые моменты и отведите под каждый пункт один слайд.

2. Добавьте графики и таблицы. Постарайтесь не перегружать слайды и не копировать отчёт из таблиц целиком.

3. Посвятите отдельный слайд общим выводам и рекомендациям.

К любому отчёту нужна пояснительная записка, поэтому не забывайте о сопроводительных письмах. Кому-то нужно прочитать краткие выводы, прежде чем углубиться в графики и таблицы. Другим и одного текста будет достаточно. Главное — сделать его максимально понятным для клиента.

1. Объясните словами основные выводы и тем самым упростите восприятие аналитики. Вспомните, на каком языке говорит клиент (речь, конечно, об использовании терминов и манере общения). Используйте его, чтобы донести тезисы максимально понятно.

2. Проясните неочевидные показатели из таблиц и диаграмм.

3. Сделайте акцент на положительных результатах.

4. Потом расскажите о негативных моментах — объясните, что к ним привело и как это можно исправить.

Презентация отчёта клиенту

Презентовать отчёт можно в письменной или устной форме. Личная встреча — самый эффективный вариант взаимодействия. Так можно максимально понятно донести информацию и подробно ответить на все вопросы. А еще так проще убедить клиента протестировать новую гипотезу или отказаться от плохой идеи.

Личная встреча — еще и самый трудозатратный способ коммуникации. В процессе организации нужно:

Долго, зато эффективно. Одной такой встречей можно закрыть все вопросы и в дальнейшем поддерживать коммуникацию в переписке.

Золотое правило: давайте исчерпывающую информацию, но при этом не перегружайте клиента данными.

Николай, вы правы, вообще все правила и рекомендации общения с клиентами распространяются в какой-то мере и на общение с коллегами и руководством.

Мы не советуем предлагать разные формы отчётности, а потом их сокращать, а скорее:
1. убедиться, что отчётность достаточная
2. периодически убеждаться, что она не избыточная.

Николай, рады, что материал был для вас полезен. В нем мы сделали упор именно на отчетность между клиентом и агентством. А вот тема отчетности внутри компании между руководителями и сотрудниками тянет на отдельную статью 🙂

Подборка пяти лучших проектов от канала @vchunt.

Источник