Делегировать что можно в личной жизни
Делегирование и домашний менеджмент
Когда мы говорим про жизнь женщины, очень часто встает вопрос про «успеть все», особенно когда в ней есть дети, муж, дом, любимое дело… И правда, когда все успеть? Я часто говорю про делегирование – и как это помогает.
Но делегирование и домашний менеджмент не такая простая штука. Это только кажется, что у вас домработница, няня и повар, а вы ходите и отдыхаете, вовсе нет. Чаще всего это большая внутренняя работа.
В большой семье рано или поздно этот вопрос встаёт ребром. Можно конечно упереться, делать все самой и потом развалиться на части. Лично я считаю, что обязательно нужно решить, что вы хотите делегировать, что вы можете делегировать без ущерба для семьи, а потом найти тех, кому делегировать, и урегулировать этот вопрос. Это не всегда люди со стороны — это может быть муж, дети, родители, сестры и так далее. Кажется, что так легко найти помощников и расслабиться. Это не так. Потому что в любом случае есть подводные камни.
1. Никто и никогда не сделает так, как сделали бы вы. Просто примите и расслабьтесь. У меня дома на Бали есть чудесная помощница по хозяйству. Она убирается в нашем доме. Сэлви и правда чудесная, и мы все ее очень любим. Но все же это человек из другой культуры, с другими привычками и другим пониманием, что правильно. И сколько нервных клеток у меня уже умерло из-за переживаний на тему «Сэлви, куда ты это убрала» и «Неужели трудно догадаться и запомнить» и «Почему в моем доме ты решаешь, где у этой вещи место». И это первая ловушка делегирования.
Кажется, что если хочешь сделать хорошо, сделай это сама. Но так и развалиться можно. Во всяком случае у меня так. И поэтому сама уже сразу не лучше.
2. Люди не могут читать ваши мысли. Иногда это радует, но часто — огорчает. Если бы моя Сэлви могла читать мои мысли, она точно знала бы, где и как я люблю складывать те или иные вещи, могла бы предугадывать мои новые идеи. Мне не пришлось бы ей некоторые вещи говорить снова и снова. Но если я думаю, что она телепат, то в моей жизни не происходит того, что мне нужно. Зато происходит то, что не нужно. Поэтому лучше научиться говорить — что нужно и как. Спокойно и без претензий. Иногда много раз.
3. Потратить время, чтобы научить. Уж прости меня, Сэлви, но очень уж яркий пример. Когда она начинала у нас работать — три года назад — она впервые столкнулась со стиральной машинкой. Здесь люди живут иначе, и машинка дома — это роскошь. Так вот, я была уверена, что показать, какой режим использовать — достаточно. Но нет. Мне пришлось потратить еще время, чтобы показать ей, как выводить пятна, как сортировать белье по цвету, что стирать руками и даже где и как сушить. Зато спустя год все, что касается стирки, практически не вызывало вопросов.
4. Контролировать. Моя слабая сторона в том, что я людям доверяю полностью. С одной стороны, сильная, но часто — слабая. Особенно, когда речь про делегирование. Иногда все-таки нужно контролировать, нужно задавать и рамки. Иначе людям свойственно расслабляться. Увы. Напоминать, что сегодня ты пол не помыла и ушла раньше. Или напоминать, что пора сделать это и это. Без напряжения и наезда. Не стоя над душой круглосуточно. С любовью.
5. Говорить прямо о том, что не нравится. И сразу. Это очень сложно для меня. Моя привычная модель — терпеть-ворчать-ворчать-взорваться-уволить (или разругаться). У меня мама такая же. Хотя можно не доводить до увольнения или ссоры, часто человек не знает, что вас раздражает, что он носки кладёт сюда, и он их кладёт туда в том числе для вас. И если вы ему скажете, куда вам нравится складывать носки, он будет делать так, хотя может быть, и не сразу.
6. В те места, куда вы не хотите пускать других — не пускайте. Даже если они хорошие люди. Я не делегирую детей — никогда и никому — кроме мужа и бабушек, когда они приезжают к нам в гости. Я не даю помощнице готовить — опять же никогда. И с недавних пор свои платья я раскладываю сама, иначе нужное можно найти только через пять лет, потому как логики в том, как она это делает нет никакой.
Потому что я знаю, как важна энергия того человека, который готовит пищу. И я хочу, чтобы моя семья питалась тем, что готовлю я с любовью. Я знаю, как важно, с кем дети проводят свой день, и я хочу чтобы этим человеком была я – их мама.
7. Учитывать индивидуальные особенности людей. Моя Сэлви — куркуль. Можно назвать как угодно – Плюшкин, например. Она никогда и ничего не выбросит — от слова вообще. Даже если попросишь — не с первого раза. Я реально заставляю ее выбрасывать даже почтовые коробки! И если за этой частью не следить, дом зарастёт — упаковки, коробки от всего (она почти год хранила коробку от швабры с ведром!), сломанные вещи. Это все необходимо выбрасывать мне. Только мне. Она этого не может сделать — она другой человек. Другая культура, другой опыт. Если я этого не учитываю — меня это дико раздражает. А так раз в месяц проверила шкафы в гараже – и выбросила лишнее.
Если человек вам помогает, ваша задача — отблагодарить соразмерно. Как и чем — варианты разные, смотря кто вам помогает. Самая большая ошибка — считать, что и так хорошо.
Дочь моет посуду — и пусть моет. Мама сидит с детьми — так и должно быть. Когда вы нанимаете людей, в этом месте становится проще — вы платите им деньги. Но хорошо бы так же внимательно относиться к балансу с родными. Не обязательно платить им деньгами и подарками — хотя тоже не возбраняется. Как минимум — благодарностью и ответной помощью тем, что нужно им. Без упреков, без выставления счётов (это тебе за то, что с внуком сидела), без ощущения, что они вам должны и обязаны. Потому что если баланс нарушить — нарушится и гармония в отношениях.
Делегирование — это огромная работа с гордыней. Признать, что кто-то может делать что-то не просто вместо вас, но ещё и лучше вас. И это даже здорово! Это высвобождает много вашего времени и сил, вы можете больше внимания уделить тому, что важно для вас – будь то дети, муж, творчество или занятия собой.
Делегирование и домашний менеджмент даёт отличные возможности для роста и для принятия других такими, какие они есть. Попробуйте!
Поделитесь, пожалуйста, статьей в любимой соцсети или мессенджере. Это очень важно
Что такое делегирование: основные принципы и секреты эффективности
Содержание
Что такое делегирование
Делегирование — это передача задач или компетенций от руководителя к подчиненному. Делегирование отличается от обычного распределения обязанностей тем, что здесь передают задачи из «мира» руководителя.
Например, у руководителя назначена встреча с потенциальными партнерами. Он знает, что им важно наглядно увидеть показатели будущего проекта. Чтобы проиллюстрировать питч, эффективный руководитель придумает содержание презентации, а оформление делегирует сотруднику. Пока работник ее оформляет, менеджер сможет подготовиться к переговорам.
Что подойдет для делегирования:
Простые задачи, которые отнимают время и отвлекают от стратегической работы: регистрация на мероприятия, бронирование билетов и жилья для командировки, ручной перенос списка в Excel-таблицу.
Задачи, выполнять которые можно научить сотрудника, чтобы не заниматься ими самостоятельно: подготовка официальных запросов в госорганы, сбор информации о заказчике или конкурентах.
Задачи, в которых руководителю может не хватать компетенций: ведение личных страниц в соцсетях, разработка сайта-визитки, data-анализ.
Задачи, которые накладываются на другие важные процессы, но должны быть выполнены в любом случае: представительство компании, когда руководитель в командировке, простая коммуникация с подрядчиками.
В чем преимущества делегирования
Если управленец снимает с себя часть рутины, он освобождает время для работы над задачами более высокого уровня: планирования развития компании, анализа отчетов, переговоров с новыми партнерами. Делегирование помогает снизить риск срыва дедлайнов, а это повышает эффективность компании в целом.
Исследование Gallup показало, что средняя выручка компаний из списка Inc.500, чьи руководители владеют навыком делегирования на высоком уровне, в 2013 году оказалась на 33% выше, чем у фирм, чьи руководители имеют низкий уровень делегирования [1].
Кроме того, когда вы передаете часть своих дел сотрудникам, то даете им возможность перенять те навыки и знания, которые помогают принимать важные решения. Такой рост сотрудников ускоряет общий темп работы, а также защищает коллектив в экстренных ситуациях. Команда будет знать, что делать, если руководитель заболеет или уйдет в отпуск.
Когда начать делегировать
Ориентируйтесь на свое расписание. Если работа начала отнимать слишком много времени и личных ресурсов и крадет отпускные дни, стоит перераспределить нагрузку. Можно отдать часть задач текущим сотрудникам или нанять личного ассистента, в том числе удаленного.
Определить количество нагрузки поможет закон Миллера. В своей статье «Магическое число семь плюс-минус два» американский психолог Джордж Миллер отмечал, что человек может удерживать в кратковременной памяти не больше 7 ± 2 элемента [2]. Если в течение дня количество дел, о которых нужно постоянно помнить, приближается к этому значению или превышает его, это сигнал к изменению расписания.
Почему делегировать получается не у всех
Есть шесть основных причин, почему руководители отказываются передавать часть своих задач подчиненным или перестают это делать, столкнувшись с проблемами.
Выбирают не того сотрудника. Прежде чем отдать задачу, нужно понять, есть ли у подчиненного знания и навыки для ее выполнения, как задача от руководства соотносится с его карьерными интересами и целями и какая у сотрудника нагрузка. Лучше делегировать работникам, которые максимально близки к «операционке»: именно они знают все детали ежедневных задач.
Не хотят объяснять. Управленцам кажется, что они впустую тратят время на объяснения, хотя могли бы заниматься делом. Но если не давать четких инструкций, сотрудник ничему не научится и не сможет облегчить нагрузку руководителя. Чем конкретнее и понятнее вы объясните, что хотите от коллеги, зачем, когда и в каком виде это нужно, тем вероятнее он сделает все правильно.
Делегируют группе. Сотрудник должен понимать, за что именно и в какой срок он отвечает. Стоит отдавать работнику всю задачу сразу, чтобы он видел свою зону ответственности.
Поручают неверные задачи. Людям свойственно передавать решения, от которых зависят другие, чтобы избежать ответственности или осуждения [3]. Но руководитель не имеет права передавать некоторые дела сотрудникам, если это не их уровень принятия решений. К таким делам относят:
Вмешиваются в уже переданные задачи. Страх потерять контроль и перфекционизм заставляют некоторых руководителей встревать в работу и забирать у сотрудников задачи обратно со словами «я сам». Важно помнить, что работники, которые впервые занимаются порученным делом, могут выполнять его медленнее, чем хочется. Но это нормально — это часть их обучения.
Компетентный сотрудник научится и будет работать быстрее. Если у него возникают вопросы во время работы, стоит ответить на них и дать рекомендации, но не делать их вместо работника. А замечания полезнее давать к результату.
Не оставляют время на проверку. Для делегированной задачи нужно заложить время на обратную связь и доработку. Обратная связь — ключевой фактор успеха в делегировании. Она помогает повысить как уверенность работника в собственных силах, так и авторитет руководителя. Поэтому если отчет нужно сдать в следующий понедельник, стоит ставить дедлайн на пятницу, чтобы остался день на доработку.
При этом если принимать работу, которая не устраивает по качеству, сотрудник не научится выполнять задачи как нужно. А руководитель будет постоянно исправлять ошибки.
Как научиться делегировать
Необходимо разобраться, почему вы этого еще не делаете и где могут быть трудности. Например, перфекционизм, страх потери контроля или авторитета могут потребовать работы с психологом. Нехватка времени, боязнь ошибиться в сотруднике решаются через развитие soft skills и внедрение принципов тайм-менеджмента.
Чтобы эффективно делегировать:
10 важных принципов делегирования в жизни и бизнесе
Этот материал часть большого проекта про делегирование и личную эффективность, который мы сделали совместно с «Альфа-Капитал».
5 важных принципов делегирования в жизни
1. Определите, какие дела важные, а какие нет.
Можете использовать для этого матрицу Эйзенхауэра или так называемый «метод лягушек». Брайан Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку» предлагает использовать лягушку как символ неприятных для человека дел. Сядьте и составьте список самых неприятных дел. Под номером один пусть будет самая жирная «лягушка» — и так по нисходящей. Затем начните день с выполнения самой неприятной задачи — это принесёт облегчение. «Лягушек» поменьше можно делегировать другим.
2. Подумайте, кому вы можете делегировать дела.
Понятно, что разные дела требуют исполнителей разного уровня. Доверить своего ребёнка человеку с улицы вы не сможете, а будете скрупулёзно искать подходящую няню. Но с сервисом доставки или химчистки всё проще.
3. Сделайте таблицу, какие дела и кому вы отдаёте.
Это поможет не забыть, что сервис уборки приходит по вторникам и четвергам, а доставка продуктов приезжает раз в два дня по вечерам. Также можно написать список бизнес-задач, которые вы раздали на работе.
4. Контролируйте, но не беспокойтесь.
Конечно, любое дело, которое вы кому-либо поручаете, нужно контролировать. Но при этом не паникуйте. Позвольте тем, кто забрал у вас часть обязанностей, проявить себя. Ведь даже за няней или помощницей по дому вы не сможете всегда наблюдать.
5. Используйте освободившееся время, чтобы правильно отдыхать.
Бывает так, что мы вроде бы делегировали часть обязанностей, но всё равно чувствуем себя перегруженными и снова находимся «в завале». Скорее всего, это происходит из-за отсутствия тайм-менеджмента. Используйте такие сервисы, как Pomodoro Tracker, которые помогут держать истинные цели в фокусе и вовремя расслабляться.
5 важных принципов делегирования в бизнесе
1. Делегируйте обязанности или полномочия только непосредственным подчинённым.
Если в вашей компании несколько подразделений и других руководителей, нужно делегировать через них. Не следует передавать полномочия подчинённым, минуя их непосредственных начальников.
2. Передавайте полномочия с определённой целью.
Не стоит делегировать задачи только из-за того, что их не хочется выполнять. Делегирование должно преследовать вполне понятные цели, например — дать возможность сотруднику самому принимать решения и нести за них ответственность.
3. Функции, которые вы делегируете, могут быть сложными, но должны быть выполнимыми.
Нужно понимать, что сотрудник действительно сможет справиться с порученными обязанностями (что у него есть время и необходимые качества).
4. Ответственность лежит на руководителе.
Хотя сотрудник и разделяет меру ответственности за полученный результат, но в конечном итоге за всё ответственен тот, кто делегировал. Поэтому, если что-то не получится, нужно искать проблему в себе — возможно, вы не дали достаточно информации?
5. Делегирование должно мотивировать.
Сотрудник должен быть замотивирован на выполнение задач, которые ему были делегированы. В противном случае результата не будет.
Чек-лист “Как правильно делегировать”
Список, который поможет пошагово передать дела ответственному сотруднику.
Как уменьшить список дел занятой маме: 5 способов
Избавиться от лишних вещей и «дохлых лошадей»
Алена Мороз маркетолог, бизнес-консультант, автор проекта «Успевай с детьми!»
Вы честно составляете список дел на каждый день, но обычно не добираетесь даже до середины? Несделанное сигналит вам изо всех углов — стопками неразобранного белья, грудами вещей и игрушек, из которых дети уже выросли, немытыми окнами и плитой? Авторы книги по семейному тайм-менеджменту научат, как уменьшить количество дел.
Если до рождения детей на приготовление ужина можно было выделить час и больше, то теперь такую роскошь себе уже не позволить. Дети едят медленно, а после этого их нужно подготовить ко сну и уложить, и все это может затянуться на пару часов, которых у родителей просто нет, потому что по телевизору начинается футбольный матч, а в интернете — очередной вебинар.
Так что родителям постоянно приходится оптимизировать многие процессы, чтобы экономить время. Те, кто этому научились, успевают больше без каких-либо потерь эмоциональной энергии. Какими же навыками они овладели? Один из главных — уменьшение количества дел. Вот несколько способов уменьшить ваш список дел.
Уменьшение количества вещей
Уменьшение количества дел покажется каждому из нас естественным процессом в деле экономии времени. А количество дел напрямую связано с количеством наших вещей.
Среднестатистический человек в зрелом возрасте обладает примерно 10 000 предметов. С возрастом склонность к собирательству и любовь к вещам только усиливаются. В этом нет ничего страшного, но только не для родителей, которые хотят все успевать. Чистить, вытирать пыль, мыть, искать необходимые вещи в ворохе старых — эти задачи отнимают уйму времени.
Более того, вещи, которые вы не используете активно, это «вампиры», которые высасывают из вас энергию. Время от времени вы обращаете на них внимание: «Нужно бы выкинуть. Стоит кому-нибудь отдать. » — но не делаете этого. Вы можете значительно облегчить свою участь, если избавитесь от ненужного барахла или хотя бы рассортируете его.
Сокращать количество вещей наиболее эффективно еще до их приобретения. Всегда задавайте себе вопрос: «А сколько мне на эту вещь впоследствии придется потратить времени?». Возможно, желание покупать сразу отпадет.
Заметьте, что в нашем гардеробе тоже действует закон Парето: 80% времени мы и наши дети носим 20% имеющейся в нашем распоряжении одежды. Выявите эти 20%, уберите 80% оставшейся, и вы (как и ваш шкаф) вздохнете с облегчением.
Если не можете выкинуть эти вещи, то спрячьте их в коробку. Если на протяжении нескольких месяцев у вас не возникло потребности заглянуть в эту коробку, то можете смело от нее избавиться.
Наиболее подходящее время для ревизии шкафов — переход от одного сезона к другому. Вы не поверите, но с этой задачей можно справиться в считаные минуты (конечно, если шкаф не в самом запущенном состоянии). Главное, выделить на это время в своем ежедневнике, поставить детям коробку с игрушками неподалеку и начать.
Как избавляться от вещей? Детскую одежду можно предложить другим мамам. В Германии многие приносят коробки с одеждой прямо в садик и ставят их около двери с надписью «Дарим». К вечеру коробка пустеет, а лица родителей светятся радостью. Вы также можете воспользоваться одним из сервисов, который принимает вещи у населения.
Правило одного касания и правило двух минут
Оно позволяет быстро решать мелкие дела и звучит так: не откладывать решение о том, как распорядиться той или иной вещью, а решать сразу, как только вещь оказалась в ваших руках. Если не удается сразу решить ее судьбу, то можно хотя бы задать нужное направление. Например, пришло письмо об оплате счета. Можно положить письмо на холодильник, чтобы разобраться с ним позже, а можно (и нужно) сразу решить, кто и когда оплатит этот счет.
Правило одного касания можно применять и в других ситуациях для оптимизации процессов. Например, если у вас есть посудомоечная машина, приучить себя и всех членов семьи складывать всю посуду не в раковину, не на стол, а прямо в машину.
Правило одного касания очень просто в применении, если у вас дома есть структура, которая определяет движение различных вещей. Например, это расположение в шкафу вещей ребенка, которое удобно и понятно всем членам семьи. Зная, где находятся брюки, где платья, а где нижнее белье, не только мама, но и папа или ребенок постарше могут разложить чистую одежду по полкам.
Чтобы система порядка была понятна всем членам семьи, можно наклеивать на коробки с игрушками соответствующие картинки, на коробки с зимней обувью — бумажки с надписями и т.д.
Подумайте, где вы могли бы применить правило одного касания. Складывать белое белье сразу в машину, а темное и цветное в две разные корзины для белья? Поставить для рекламных газет, которые вы не читаете, специальную коробку около почтового ящика, чтобы не тащить их каждый день в квартиру? Брать с собой в магазин сумку для покупок, чтобы складывать товары у кассы сразу в сумку, а не сначала в тележку, а потом в машину? (Вы не поверите, но это экономит десять минут при каждой покупке и кучу сил, особенно если вы отправляетесь в магазин вместе с детьми.)
Правило двух минут созвучно с правилом одного касания. Только оно относится не к вещам, а к мелким делам. Если вы можете уладить какое-то дело в течение двух минут, сделайте это сразу.
Избавьтесь от «дохлых лошадей»
На Востоке есть такая пословица: «Лошадь сдохла — слезь с нее». Если мы от такой лошади не избавляемся, то или остаемся стоять на месте, или вынуждены тащить лошадь на своем горбу. Это дела, проекты, вещи, люди, отношения, которые мы храним, которым уделяем время и силы, но которые нам давно уже ничего не приносят.
Я избавилась от рассылок
Когда я в первый раз прочитала про «дохлых лошадей», то удалила около половины рассылок, которые приходили мне на ящик и отвлекали мое внимание. Мы уже давно переехали, а я все еще получала новости с портала недвижимости. Дети мои уже давно не младенцы, а я все еще была подписана на рассылку «Игры с малышами». Пусть я большинство из этих рассылок уже не читала, но как минимум раз в день их удаляла. И таких у меня оказалось штук пятнадцать! Сколько энергии и времени для других дел освободилось, когда я избавилась от этих «дохлых лошадей»!
Как обнаружить «дохлых лошадей»? Лучше всего периодически задавать себе вопрос об утилизации «дохлых лошадей» и отвечать на него письменно. Спрашивайте себя, составляя такой список, что из имеющихся занятий или отношений с другими людьми вам больше не приносит удовольствия. Что мешает двигаться вперед? Что угнетает? Составив список, решите, что делать с этими «дохлыми лошадьми».
Если дело для вас все-таки важно, то запланируйте в ежедневнике, когда вы его выполните. Если не важно, то забудьте о нем! Очень важно убрать с глаз долой все следы об этом деле, чтобы не навевать воспоминания. Например, уберите в шкаф книгу, которую никак не можете прочитать. С людьми и отношениями, конечно, так просто поступить не получится, но возможно, вам нужно всего лишь избавиться от вещей, которые связаны с каким-то человеком, или инициировать всего лишь один разговор, чтобы изменить ситуацию.
Делегирование
Ни один опытный родитель не отказывается от помощи. Однако именно делегирование, а не единовременные просьбы о помощи, позволяет значительно оптимизировать процессы в вашей жизни. Делегированием вы занимаетесь один раз для многократного выполнения работы, просьбы о помощи — индивидуальны и требуют больших затрат времени, нервов и сил.
Если вам на работе приходилось руководить, вы знаете, что лучший руководитель — это тот, кто все может сам, но не делает этого, потому что для каждого задания находит подходящего исполнителя, причем такого, которого не нужно постоянно контролировать. Вспомните о том, что именно вы — руководитель в семье, и ваше право — решать, что вы делаете сами, а что отдаете на исполнение другим.
Делегирование обязанностей начинается с установления перечня дел, с которыми вы постоянно не справляетесь. Если не любите мыть пол, время подумать о приобретении робота-пылесоса. Если некогда штопать белье, попросите маму или свекровь. Возможно, они тихими вечерами страдают от ничегонеделания, и детские дырявые штанишки напомнят им о любимых внуках! Вечером вы с ног валитесь от усталости? Пришло время освободить это время — делегировать мытье посуды посудомоечной машине или мужу.
После установления потребности вам предстоит найти подходящего помощника. В первую очередь подумайте о технике. С техникой не нужно строить отношения, ее не нужно просить. За технику вы платите один раз, ставите ей задачу, и она делает свое дело.
Если техники для нужных вам дел еще не придумали или она вам не по карману, то вы можете делегировать полномочия близким или специально нанятым для этого людям.
Очень важно, занимаясь делегированием, решать проблемы системно. То есть не вызывать один раз уборщицу помыть окна, а попросить ее приходить раз в месяц или раз в две недели для выполнения работ, до которых у вас не доходят руки. Это будет не так накладно, но помощь окажет вам значительную. Таким образом вы высвобождаете личную силу на другие, более важные дела.
Делегируя полномочия, постарайтесь дать подробные инструкции, особенно если они непосредственно касаются ребенка. Однако не стоит контролировать каждое действие помощника. Смысл делегирования — не только получить дополнительное свободное время, но и освободить голову от необходимости думать о делегируемой задаче.
Нашла помощников в своем подъезде
Нам очень повезло с соседями. Для нашей дочки они — как еще одни бабушка с дедушкой. Пока она гостит у соседей (кстати, проводит время с большой пользой — помогает по хозяйству, учится печь блины и т.д.), мы с мужем можем немного передохнуть.