Делопроизводитель и документовед в чем разница

Чем документовед отличается от делопроизводителя?

Любой служебный документ должен разрабатываться по общепринятым правилам. В России есть целый ГОСТ 2003 года, который звучит как

Согласно этого документа, установлены варианты оформления служебных документом, в которых предполагается размещение различных сведений, как например герб, дата, номер и др.. Также определены различные расстояния, как по тексту, так и по отступам слева-справа, снизу-сверху. Предусматривается и возможность подшивки документа в деле, чтобы текст был полностью читаем.

Вот все эти установленные нормы оформления служебных документов и являются ограничительными отметками. Бывает, что эти ограничительные отметки помечены линиями, уголками, но как правило, все правила должен знать делопроизводитель оформляющий документ, который не должен нарушать, при оформлении документа установленных правил.

Что-бы понятнее было, вот вариант помеченных ограничительных отметок в виде линий для заполнения даты и номера документа:

На этой картинке представлены некоторые ограничительные отметки, которые предусмотрены при составления служебных документов, это отступы и порядок размещения текста (изображений):

Как следует из названия науки, документоведение занимается изучением и классификацией документов, способами организации документооборота, прежде всего связанных со стороной руководства. Документоведение исследует документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Знание документоведения необходимо в делопроизводстве, архивном деле, работе секретаря.

Библиографоведение изучает: структуру и качества библиографической информации и закономерности процессов ее сотворения и доведения до пользователей.А также в её структуру входят: история библиографии, способы библиографической работы, организация библиографической деятельности и плюс ко всему теория библиографии.

Я бы вам предложила использовать унифицируемую форму Т-6 «Приказ на отпуск одного сотрудника». Бланк приказа есть в правовой системе Консультант плюс, в Гаранте. Мудрить ничего не надо. Фамилия, имя, отчество вашего директора, должность, в верху название организации, период, за который использует отпуск, сколько календарных дней, дата, подпись. Обычно эти приказы пишут на основании распоряжений вышестоящих организаций, куда директор писал заявление на отпуск для согласования. Но, свой внутренний приказ он может подписать сам. Только не забыть издать приказ, кого назначают исполняющим обязанности на время его отсутствия. Если нет желания использовать форму Т-6, можно составить текст: На основании графика отпусков «вашей организации», личного заявления, или распоряжения вышестоящей организации предоставить отпуск за такой то год, с такого-то числа по такое-то включительно, кому (фамилия,имя,отчеств­ о, должность), с указанием количества календарных дней.

Последние полгода изучаю тему, сколько можно заработать в интернете. Зарегистрировалась на нескольких сайтах, пытаюсь зарабатывать. Пока результаты неутешительные.

Так что считайте и делайте выводы. Посмотрите, на что вы способны. Но вывод будет такой, если вы хотите реальных денег, то работать придется в поте лица. А работа получается сдельная, сколько поработаешь, столько и получишь.

Все вышеперечисленные сайты для заработка реальные. Деньги выводят без проблем.

Источник

В чем заключается работа документоведа

Любое предприятие и государственное учреждение — это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом — документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов — документоведов.

Чем отличается документовед от делопроизводителя?

Designed by prostooleh/Freepik

Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.

Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

Обязанности документоведа

Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.

Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.

Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.

Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:

Учет, контроль и хранение различных документов;

Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;

Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;

Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.

Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.

Требования к знаниям и навыкам документоведа

Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:

основы права в части делопроизводства;

нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;

порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;

основы программирования и обеспечения работы баз данных;

Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.

Должностная инструкция документоведа

Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:

Как получить образование документоведа

Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии — не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.

Перспективы работы документоведом

Designed by drobotdean/Freepik

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Средняя зарплата документоведа, вакансии

Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.

Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:

Источник

Советы от школы бухгалтеров в СПБ: как стать делопроизводителем

Просматривая список вакансий нередко можно увидеть «требуется делопроизводитель». Эта профессия востребована на любом предприятии, так как везде имеется техническая, административная или архивная документация. Чтобы не утонуть под ворохом этих бумаг и ориентироваться в их круговороте в штате имеется делопроизводитель. И не имеет значения, в какой сфере работает канцелярский работник, его обязанность заниматься документационной работой. Ежедневно, через его руки проходит огромный поток документации, которую следует проанализировать, обработать и отдать адресату. Начиная с подготовки документа и заканчивая его хранением. Что входит в обязанности делопроизводство:

оформление их, согласно требованиями предприятия, правилам делопроизводства и госстандартов;

работа с входящей, исходящей и внутренней документацией;

направление писем и бумаг в требуемую инстанцию;

в зависимости от резолюции директора организации передает бумаги на исполнение;

обеспечение быстрого поиска необходимых бумаг;

контроль за сроком, отведенным на выполнение;

Что должен уметь делопроизводитель

принять, зарегистрировать, обработать, отдать ответственному лицу, проследить за выполнением и подшить в архив документ;

создать и систематизировать электронные архивы;

организовать свой и офисный рабочий процесс;

организовать прием и по-деловому общаться с посетителями;

вести деловую переписку;

помнить, какие документы не подлежат регистрации.

Как получить эту профессию

Чаще всего делопроизводством во всевозможных учреждениях занимается секретарь, который является правой рукой руководителя. Им он и назначается на эту должность. В обязательства секретаря помимо правильного оформления документации, входит быть осведомленным обо всём происходящем в организации и служебных обязанностях сотрудников, чтобы в нужный момент без задержки передать тот или иной документ, на исполнение, необходимому человеку.

Требования, которые предъявляются в больших корпорациях к кандидату на эту должность таковы:

наличие университетского образования по специальности «Документоведение и архивоведение» либо высшее образование и курсы;

стаж работы свыше одного года;

знать основы делопроизводства;

уметь работать в офисном программном обеспечении, пользоваться электронной почтой, архивировать информацию и папки с помощью программ архиваторов;

знать деловой этикет

уметь управляться с оргтехникой.

Чтобы получить такую же должность на небольшом предприятии, вполне хватит среднего образования и законченных курсов. Курсы пользуются популярностью, их предлагает большое количество учебных центров, а также подобные курсы существуют и при вузах.

После чего перейдете к профессиональному блоку занятий: освоите работу с разными видами корреспонденции и узнаете о ведении документооборота, освоите архивоведение, психологию делового общения, научитесь работать с посетителями.

Курсы дадут Вам хорошую основу, которая пригодится в течение всей трудовой деятельности и не только в должности секретаря, опыт будет полезен в бухгалтерии и юридическом отделе. Документы – опора управления в любой организации. Поэтому специальность документоведения неизменно обретает всё более широкую популярность на рынке труда.

Главным предпочтением этой специальности считается, то что она позволяет получить работу в большой компании и госучреждении. А полученный опыт, при наличии образования, открывает двери к карьерному росту, а это влечет за собой повышение зарплаты.

Обязанности делопроизводителя в банке:

знание банковских нормативных документов;

прием входящей и отправка исходящей корреспонденции;

систематизировать полученную корреспонденцию, согласно порядка установленного в определенном банке;

оформление, обработка, сортировка документов;

передача документов исполнителю под роспись, с подшивкой необходимых ксерокопий;

знание правил оформления деловых писем, постановлений, приказов, распоряжений;

регистрировать возврат пропусков в специальном журнале, а также выданных штампов, печатей, пломбировочных материалов и ключей;

исполнение поручений управляющего банком, а также его заместителя;

знание делопроизводства, включая кадровое. Уметь оформить документы приема на работу сотрудника или на его увольнение, на трудовой отпуск, декретный, учебный;

вести учет документ, которые необходимо передать в архив;

вести архив и журналы учета выданной, полученной и внутренней документации;

соблюдение коммерческой тайны и конфиденциальной информации клиентов;

учитывать и фиксировать товарно-материальные запасы;

в сжатые сроки выполнять несколько поставленных задач;

высокая исполнительность и ответственность;

умение работать с оргтехникой;

уничтожать документы, у которых истек срок годности.

Чем отличается документовед от делопроизводителя

В обязательства делопроизводителя входит ответственность за регистрацию и движение внутренней и внешней корреспонденции, ее учете и хранении. Делопроизводителем может работать человек и без специального образования, а чтобы занимать должность документоведа требуется обязательное образование по профилю

Однако в современном мире, принимая на работу делопроизводителем, от сотрудника требуют знания документоведа и даже специалиста отдела кадров.

Документовед – это более высокопрофессиональный специалист. Он обязан хорошо владеет современными компьютерными технологиями и программами, и быть уверенным пользователем оргтехники.

В его обязанности входит разработка новых форм необходимых для внутреннего пользования. Также он проводит анализ и рационализирует документооборот в учреждении, передает документы на государственное хранение и утилизацию. Такие специалисты работают в архивно-документационных службах разных учреждений: в музеях, библиотеках, научно-исследовательских бюро, регистратуре здравоохранения, проектных организациях.

Источник

В чем заключается работа документоведа

Deed by pressfoto/Freepik

Любое предприятие и государственное учреждение — это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом — документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов — документоведов.

Чем отличается документовед от делопроизводителя?

Deed by prostooleh/Freepik

Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.

Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

Обязанности документоведа

Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.

Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.

Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.

Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:

Учет, контроль и хранение различных документов;

Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;

Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;

Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.

Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.

Требования к знаниям и навыкам документоведа

Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:

основы права в части делопроизводства;

нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;

порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;

основы программирования и обеспечения работы баз данных;

Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.

Должностная инструкция документоведа

Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:

Инструкция по работе документоведом в школе

Инструкция для работы в детском саду

Должностная инструкция ведущего документоведа

Должностная документоведа В ВУЗе

Как получить образование документоведа

Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии — не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.

Перспективы работы документоведом

Deed by ddean/Freepik

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Средняя зарплата документоведа, вакансии

Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.

Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:

Плюсы и минусы профессии документоведа

Профессиональная переподготовка / Делопроизводство

Делопроизводство и ведение архива в организации

Академия современных технологий

Дистанционная, Вся профессиональная переподготовка

Профессиональная переподготовка / Делопроизводство

Документоведение и архивное дело

Академия современных технологий

Дистанционная, Вся профессиональная переподготовка

В чем разница между Документоведом и делопроизводителем?

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии. Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам.

В чем разница между секретарем и делопроизводителем?

Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой. Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель — с документами.

Что должен уметь специалист документовед?

Документовед должен уметь:

набирать тексты документов без ошибок, слепым десятипальцевым методом; вести документооборот, деловую корреспонденцию; фильтровать корреспонденцию и посетителей по принципам важности и срочности; пользоваться средствами связи, компьютером, оргтехникой (принтер, сканер, АТС и др.);

Что делает делопроизводитель в организации?

Делопроизводитель — это специалист, ответственный за ведение документооборота организации, заключающегося в регистрации, учете и хранении входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации. В небольших организациях должности делопроизводителя и секретаря, как правило, совмещены в одном лице.

В чем заключается работа Документоведа?

Сегодня профессия документоведа преимущественно женская. Это специалист, который знает все о документах и о работе с ними. … Документовед ведет их учет и регистрацию, контролирует работу справочно-информационной службы своей организации или предприятия.

Что должен уметь делать делопроизводитель?

Основные требования к делопроизводителю включают в себя: высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение); владение ПК и офисной техникой; умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.

Чем референт отличается от секретаря?

Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя. Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка — их функции выполняет помощник руководителя.

Как называется должность по работе с документами?

Документовед — это специалист, работающий с документацией. Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет электронным документооборотом, контролирует ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании, работает с корреспонденцией, а также занимается многими другими задачами.

Какая зарплата у Документоведа?

Уровень заработной платы составляет 33057 руб.

Что входит в обязанности Документоведа в школе?

Кто такой документовед

В обязанности сотрудника входит ведение документации всей фирмы, умение быстро находить и предоставлять нужную информацию, структурировать полученные документы, вести архив, пользоваться современными компьютерными программами.

Кто занимается делопроизводством?

1. Централизованная форма предполагает, что делопроизводством занимается специальный отдел организации — канцелярия, служба ДОУ или общий отдел. 2. Децентрализованная форма — полная противоположность первой: здесь каждое подразделение разрабатывает собственную систему работы с документами.

Сколько учиться на делопроизводителя?

Обучение на делопроизводителя: где учиться

Как правило, такое обучение занимает от 40 часов. Важно понимать, что такой формат обучения подойдет только для работы в небольших компаниях.

Что должен знать секретарь делопроизводитель?

Он должен знать все, что происходит в компании, уметь быстро найти любой документ и нужного человека.

Требования к должности секретаря руководителя

Что такое документоведение и архивоведение?

Выпускник направления «Документоведение и архивоведение» разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого технологического процесса документирования и работы с архивными документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление …

Что за профессия архивоведение?

Документоведение и архивоведение — бакалавриат (46.03.02)

За время обучения будущие документоведы или архивоведы учатся обрабатывать уже существующие документы и создавать новые, организовывать и вести архивные дела, обеспечивать сохранность документов на различных носителях.

Где можно Работают Документоведы?

Где можно получить профессию документоведа?

Путь начинающего документоведа

Кто такой документовед, и почему выпускники документоведения не работают по профессии? Ведь подобное встречается в каждой специальности, а мой долг рассказать именно про документоведение.

При выборе специальности документовед, возможно или нет, совершенно не задумывался о том, что после университета / колледжа будет работать не по профессии. Кстати, многие документовед-студенты, уже работающие в сфере делопроизводства, просто им нужно повысить квалификацию, но мы сейчас не о них. Раскроем, каков же путь начинающего документоведа.

Вот в руках у вас ваш диплом (тут без разницы какого цвета, но как полагает статистика, многие документоведы выходят с красными дипломом). Вы хотите найти работу по специальности, открываете сайты и прочие платформы для поиска работы. Вас сразу же может поразить предлагаемый размер заработной платы, но поверьте, все это чистейшее вранье. Помню, как-то наш преподаватель по документоведению говорил: уважайте себя и свой труд, не устраивайтесь туда, где платят меньше 20 тысяч. Рублей, естественно.

Так где же тогда найти работу, если не в платформах и не центре занятости, где могут подкинуть работу с зп меньше, чем прожиточный минимум?

Тут надо постараться вам. Сейчас мегаполисы растут и обустроены так, что у подъезда стоит продуктовый, а за поворотом в вашем же доме располагается какая-нибудь компания/офис. Вам именно туда.

Почему я советую искать работу рядом. Во-первых, меньше затрат на проезд. Во вторых, документовед/секретарь/делопроизводитель скорее всего должен будет соответствовать дресскоду, да и самому может быть приятнее работать с документами, как императрица или император. Находя работу рядом с домом, девушкам не надо будет переживать, что же одеть,где переодеться, а мужчинам можно будет в зимнее время прогуляться в удобных кроссовках, на бензин не надо тратиться.

И вот вы заглядываете в офис, просите поговорить с директором. Предлагаете свою кандидатуру. И если вам отказывают, все равно оставляете свое резюме. Как оформлять резюме, документовед знать-то должен.

Найдя работу, вы сталкиваетесь со следующим. Теория очень сильно отличается от практики. Приведу пример из личного опыта: на моей первой работе требовали ставить печать в письма, а на второй еще и поругали за печать, грозясь уволить, и чтоб я своим дипломом мыла полы. Также в одной из этой организации письма назывались служебными записками или просто имелось в виду, что это письмо, а во второй письмо по любому вопросу, именовалось представлением. Также в одной из организаций не признавали номенклатуру, когда в другой она была, но весьма сумбурной. И возможно исправить все это повесят на вас, дорогие документоведы. Вам, на новом месте работы, предстоит обучение с нуля, длинною не в 1-2 дня, не неделю, а месяцы. Глупо считать, что если у вас нет образования по документоведению, и вы придете на работу, разобравшись с процессом и документопотоками за один день. Да даже за неделю не справитесь. Комментарии умных представителей я все могу я начиталась, и понимаю, что из-за таких возникают проблемы с документами почти в каждой второй организации.

Есть еще такой лайфхак: записывайтесь каждое поручение начальства в ежедневник. Любую деталь на новом месте лучше запоминать и фиксировать

Есть еще такой лайфхак: записывайтесь каждое поручение начальства в ежедневник. Любую деталь на новом месте лучше запоминать и фиксировать

Что еще поможет вам в ваших начинаниях? Должностная инструкция. Она может быть написана по шаблоны, и вы можете ее корректировать под себя, но договорившись об этом с начальством и отделом кадров.

Итак, напоследок хочу сказать, что проработав с документами год-два, вы обнаружите, какую важную роль вы занимаете в компании. Есть даже теория, что порой организациями заведует не начальство, а секретари. Вы готовы к такой ответственности? Готовы совладать с объемами документооборота в любой компании? Для вас есть даже формула расчета объемов, за которые вы будете ответственны:

Надеюсь, что данная статья вдохновила начинающих специалистов. Я всегда буду рада помочь, если вы ко мне обратитесь за консультацией. И также продолжу писать полезные статьи для документоведов/делопроизводителей/секретарей.

Чем документовед отличается от делопроизводителя

Что должен знать документовед

Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.

Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.

Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения — по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.

Историческая сводка

Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.

Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе.

Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.

Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении

Документовед в образовательном учреждении должен знать кроме прочих законодательных актов Закон РФ «Об образовании». Поскольку детские сады и школы имеют ограниченный штат, то документовед совмещает обязанности и секретаря, и делопроизводителя, и кадрового работника, руководствуется в работе методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 2.12.2000 г. №03-51/64).

Должностные обязанности документоведа в детском саду, кроме всего, включают составление трудовых договоров с сотрудниками и оформление личных дел, ведение книги учета детей. Он также работает с воинским учетным столом и ведет соответствующую документацию, если в учреждении есть военнообязанные сотрудники.

Документовед должностные обязанности в школе дополняет подготовкой проектов распорядительных документов по движению контингента и оформлению личных дел, ведением алфавитной книги учеников и учетом часов учебной работы работников школы, обработкой и оформлением сдачи личных дел учеников в архив.

Высшие учебные заведения ведут не только образовательную деятельность, но и научную.

Должностные обязанности документоведа в вузе заставляют специалиста хотя бы в общих чертах понимать профиль деятельности конкретного факультета, ведь ему приходится готовить документы для заседаний и совещаний и вести их протоколы и телефонные переговоры по поручению декана.

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Личные качества специалиста по документообороту

Внимательность — это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.

Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.

Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом — и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.

Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.

Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.

Обучение

Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:

В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.

Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру — возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.

Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:

Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.

Требования к документоведу

Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки. Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия». Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».

Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, — это общие требования к документам, которые должен знать документовед. Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.

Перечень обязанностей

На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:

Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.

В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.

Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.

Одно из основных умений современного документоведа — грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.

Содержать документы в архиве — не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем — оптимизировать поиск.

Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование — обязательный шаг к получению этой должности.

Личные качества

Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь — способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.

Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией. Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги — все это может влететь предприятию в копеечку.

Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.

Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.

Преимущества и недостатки профессии документоведа

Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.

Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.

Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.

Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.

К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.

Недостатки профессии документоведа — это однотипность и, самое главное, большая ответственность.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

Где может работать документовед

Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких — до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Плюсы и минусы

Основное преимущество профессии — ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.

На втором месте среди плюсов — возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.

Третье преимущество — приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.

Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.

Минусов у профессии документоведа всего два. Первый — монотонность деятельности. А второй — уровень ответственности.

Перспективность профессии

Информация — важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.

Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того — она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.

Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.

Источник