Делопроизводство что это такое
Делопроизводство: что это такое, основные правила
Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Мы порой возмущаемся, что при оформлении каких-либо документов нам приходится собирать множество справок и все они должны быть определенного образца.
Но, если подумать, отпустив все формальности «на самотек», какой бардак в документах мы бы получили в масштабах отдельного учреждения и государства в целом!
Чтобы документы всегда были в порядке, разработан единый стандарт, в котором прописаны все правила ведения документооборота.
Сегодня мы разберемся, что такое делопроизводство, в чем заключаются его основные правила.
Зачем нужно стандартизированное делопроизводство, мы разобрались — чтобы был порядок в документах. Слово «делопроизводство» — сложносоставное, сформировано из «дело» и «производство».
Документы — это неотъемлемая часть практически всех сфер деятельности человека. Официальные документы «в ходу» не только в работе бюрократического аппарата.
Делопроизводство применяется в следующих видах деятельности:
Работа с документами требует особого внимания и точности, независимо от сферы, в которой ведется делопроизводство.
Принято различать несколько направлений делопроизводства:
Этапы делопроизводства
Документальное ведение дел состоит из 3 этапов:
Все три этапа взаимосвязаны. Для выполнения каждого из них на предприятии, в ведомстве, учреждении работают специально обученные сотрудники.
Зачастую в компаниях малого бизнеса этим занимаются сами руководители или бухгалтеры. Для них очень важно иметь представление о правильности оформления и хранения документации, связанной с ведением бизнеса.
Об основных документах, регламентирующих делопроизводство — в статье далее.
Регламентирование делопроизводства
Оформление документации, документооборот и хранение документов в РФ должно вестись по единому стандарту, установленному ГОСТом.
ГОСТ — это государственный стандарт, ныне (с 1992 года) является межгосударственным, действующим на территории СНГ (Содружества Независимых Государств).
Регламентирование делопроизводства в РФ прописано в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный документ содержит следующие указания, необходимые в делопроизводстве:
Общероссийский классификатор управленческой документации
ОКУД — это своеобразный «сборник» документов, используемых в управленческой деятельности.
Классификатор создан для выполнения следующих функций:
Каждая форма документа из ОКУД имеет свой индивидуальный код, состоящий из 8 символов. Код проставляется на бланке документа. Это позволяет систематизировать документацию.
Разберем, какую информацию несет каждая из позиций кода:
Актуальную версию ОКУД можно посмотреть по этой ссылке: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_43631/. В классификаторе приведены наименования унифицированных документов и их кодовое обозначение.
Заключение
В статье затронуты только «верхушки айсберга» под названием делопроизводство. Но, опираясь на упомянутый ГОСТ и ОКУД, можно грамотно и правильно оформить необходимый вам документ.
Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru
Эта статья относится к рубрикам:
Комментарии и отзывы (2)
Это только на словах говорится, что существует единый в стране ГОСТ и все документы должны ему соответствовать. На самом деле кто во что горазд. На каждом предприятии каждый придумывает своё делопроизводство и требования к документам. Приведу простой пример, станете устраиваться на работу куда-нибудь и везде дают образец заявления, для написания. Так вот, образцы эти везде разные. Вот вам и ГОСТ по делопроизводству.
Если бы наши госструктуры ещё бы не меняли эти формы чуть не раз в пол года. Особенно, что касается различных форм отчётности, только разберёшься как правильно заполнять и тут новое изменение, опять разбирайся.
Делопроизводство
Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.
В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». [1]
Содержание
Организация делопроизводства
Делопроизводство подразделяется на три стадии:
В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.
Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» [2]
Документооборот
Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.
Документооборот бухгалтерских документов
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
Документы, поступающие в организацию, проходят:
Электронный документооборот
В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внешними получателями).
Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).
Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурой подразделения организации.
Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.
См. также
Примечания
 |
Полезное
Смотреть что такое «Делопроизводство» в других словарях:
делопроизводство — делопроизводство … Орфографический словарь-справочник
делопроизводство — канцелярская работа; письмоводство, канцелярия Словарь русских синонимов. делопроизводство сущ., кол во синонимов: 2 • канцелярия (4) • … Словарь синонимов
Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;. Источник: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) Об утверждении Правил… … Официальная терминология
делопроизводство — ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, канцелярия ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ, устар. письмоводитель … Словарь-тезаурус синонимов русской речи
делопроизводство — документационное обеспечение управления Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Синонимы документационное обеспечение… … Справочник технического переводчика
Делопроизводство — процесс ведения документации фирмы, компании, в который входит: прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ведение документации организации, предприятия, фирмы, прием, заполнение, оформление, отправка документов учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный… … Экономический словарь
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, делопроизводства, мн. нет, ср. (канц.). Ведение канцелярских дел. Канцелярия занимается делопроизводством. Толковый словарь Ушакова. Д.Н. Ушаков. 1935 1940 … Толковый словарь Ушакова
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, а, ср. Ведение канцелярских дел. | прил. делопроизводственный, ая, ое. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова
Делопроизводство — (англ. office work) ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности организаций и осуществлению документооборота … Энциклопедия права
Основы делопроизводства
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Основные задачи делопроизводства:
— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений
— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
-простые средства (ручки, карандаши)
-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
-автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
Организация документооборота на предприятии
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Основные задачи делопроизводства:
— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений
— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
-простые средства (ручки, карандаши)
-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
-автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
Организация документооборота на предприятии
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
Основы делопроизводства и документооборота для новичков
Делопроизводство — это работа с документами, непрерывный процесс их оформления, передачи, систематизации и хранения. В организациях применяется в отделах кадров, бухгалтерии и всех остальных подразделениях.
О чем идет речь
Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но документоведение — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
Делопроизводство может быть:
Самостоятельно освоить делопроизводство (для чайников) несложно. Начать необходимо с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел.
Номенклатура дел
Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.
Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:
Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.
Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале допустимо сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для хранения.
В организации ведут журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.
Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений.
Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.
График документооборота в компании:
Положение о документообороте
После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить положение о документообороте организации. Этот документ излагает кратко основы делопроизводства и документооборота для новичков, это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.
Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг, в нем подробно указано, как вести делопроизводство в каждом случае. Для каждого потока прописывается маршрут, например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Печати и штампы
Часто новичкам, да и не только им, сложно разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ содержат задачи делопроизводства: печатью (если она есть) заверяются исходящие бланки, т. к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т. к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы бывают самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
Описание
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Основные задачи делопроизводства:
— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений
— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
-простые средства (ручки, карандаши)
-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
-автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
Организация документооборота на предприятии
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
Оглавление
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Основные задачи делопроизводства:
— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений
— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
-простые средства (ручки, карандаши)
-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
-автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
Организация документооборота на предприятии
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
2. Организация делопроизводства
Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.
Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.
■ Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела. Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями. Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.
■ Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации. Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.
■ Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ). Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.
В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.
Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.
● Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);
● Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);
● Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).
При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.
■ Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.
В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.
Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.