Дейта рум что это
Что такое Виртуальная Комната Данных
4 минуты на чтение статьи
Виртуальная комната данных (далее — ВКД) — это новая веха развития корпоративных облачных сервисов и один из наиболее быстро развивающихся бизнес-сегментов в области хранения и обмена данными. Решения данного рода предлагают своим пользователям, как может показаться, практически те же преимущества, что и Dropbox, OneDrive и иные публичные облачные сервисы. Разумеется, это так только на первый взгляд, а на деле, как известно, дьявол кроется в деталях. Именно этим деталям — отличиям ВКД от своих старших собратьев, публичных облачных сервисов, мы и уделим внимание в нашем обзоре. Также мы коснемся темы сценариев использования ВКД, поговорим о решаемых ими задачах и ответим на важный вопрос: «Кому и зачем это надо?».
Зачем это нужно, если есть корпоративный Dropbox и FTP?
Давайте рассмотрим наиболее распространённые сценарии использования ВКД:
1. Необходимо отправить документ внешнему контрагенту, но сохранить управление правами доступа и контроль за распространением передаваемой информации. Не секрет, что в момент передачи документа третьему лицу, владелец документа безвозвратно и полностью теряет контроль над его судьбой. Часто возникает ситуация, когда ТЗ или чертежи, представляющие коммерческую ценность, попадают в руки конкурентов или оказываются в публичном доступе;
2. Для проектных организаций актуальна проблема, когда необходимо предоставить доступ к данным рабочей группе только на определенный промежуток времени (время работы над проектом), а затем гарантированно отозвать права доступа;
3. Ритейлерам, как правило, необходимо защитить представляющие ценность данные от сотрудников компании, которые находятся в группе риска, либо подвержены «текучке кадров», например, торговым представителям или мерчендайзерам;
4. Разработчикам и проектировщикам решений необходимо проконтролировать добросовестность заказчика, убедиться, что разработанный и представленный ими на рассмотрение код не будет передан другому подрядчику.
5. Исходя из вышесказанного очевидно, что ни один публичный облачный сервис, и тем более морально-устаревший FTP, не способен полноценно защитить компанию от указанных рисков. Но ВКД, обладающая необходимым набором инструментов, способна это сделать. Давайте рассмотрим этот инструментарий подробнее.
Как работает виртуальная комната данных
Разберем, как работает ВКД на стороне владельца документа и внешнего пользователя:
Виртуальная комната данных позволяет индивидуально управлять правами доступа для различных пользователей и групп. Как правило, в современных ВКД присутствует синхронизация с AD/LDAP.
Назначение индивидуальных политик безопасности для различных пользователей общего ресурса
Виртуальные комнаты данных позволяют управлять временем жизни документов. Эта функция бывает полезной в случае, когда передаваемый в общий доступ документ содержит информацию, которая утратит свою актуальность спустя определенный промежуток времени, либо доступ к документу получает проектная группа, у которой после завершения проекта следует отозвать этот доступ.
Ограничение срока жизни документа в ВКД Vaultize.
Некоторые решения, в частности такие, как виртуальная комната данных Vaultize, позволяют поместить документ в защищенный микро-контейнер, который представляет собой аналог AD RMS, и только затем разрешить его скачивание внешнему пользователю. Таким образом, документ защищен не только на этапе доставки, до момента первого открытия (скачивания), но и на протяжении всего срока его существования. Данный аспект защиты лучше продемонстрировать на видео:
Ведение журнала событий при работе с документами является одной из ключевых функций ВКД. Наиболее интересно выглядят те решения, в которых помимо даты открытия и загрузки документов из виртуальной комнаты данных логируется информация о том, кто и когда открывал защищенный документ:
Сравнение виртуальной комнаты данных с облачными хранилищами и FTP
Часто приходится слышать вопрос: «Зачем платить за виртуальную комнату данных, если для обмена файлами можно использовать публичное облако?». Для ответа на этот вопрос, давайте проведем подробное сравнение. Для наглядности основные отличия приведены в таблице ниже:
*Данный функционал может отсутствовать в некоторых решениях
Место хранения корпоративных данных
Практически все современные ВКД, в отличие от публичных облачных хранилищ, имеют два варианта поставки: hosted и on-premises, что позволяет использовать решение и хранить данные как у сервис-провайдера, так и внутри организации. Безусловно, второй вариант размещения больше подойдет скорее для зрелых с точки зрения ИТ-технологий компаний, которые осознают ценность своих данных и объемы рисков, связанных с их утечкой.
Выводы
Безусловно, использование виртуальной комнаты данных влечет за собой неизбежные единовременные расходы на внедрение и периодические расходы, связанные с поддержкой и владением ВКД. И тем не менее, на сегодняшний день это, пожалуй, единственный доступный способ защиты данных компании за пределами корпоративного периметра. Мы рекомендуем смотреть в сторону решений, обеспечивающих комплексный подход к защите корпоративных данных на протяжении всего цикла жизни документа: с момента его передачи, использования, хранения и до момента его удаления. Для полноценной защиты виртуальная комната данных должна обладать функционалом, который позволяет защитить документы и после их выгрузки из виртуальной комнаты данных, таким, как DRM-защита документов, позволяющая заменить AD RMS и средства управления корпоративной мобильностью. О последнем компоненте и о том, как сократить риски при реализации концепции BYOD, мы расскажем подробнее в следующих обзорах.
ООО «МитраСофт»
Компания MitraSoft — российский поставщик решений для создания виртуальных комнат данных, корпоративной мобильности и средств для DRM-защиты документов.
Руководство по созданию Data Room
Когда вы готовитесь к процессу привлечения финансирования, важно иметь все необходимые документы под рукой.
Мы рекомендуем организовать Data Room до того, как вы начнете общаться с инвесторами. Вот краткое руководство по его организации.
Мы регулярно работаем с европейскими стартапами, помогая им в процессе фандрайзинга. Если эта тема актуальна для вас — выберите время и дату здесь, и давайте поговорим.
Больше полезной информации:
Старший партнер, Стартапы и Венчурный бизнес
Анна обладает более чем 15-летним опытом работы в корпоративной сфере, венчурном бизнесе и стартапах; а также широкой сетью контактов в регионе CEE.
Она была частью команды консультационной практики в EY и PwC, которая специализировалась на консультировании компаний по повышению эффективности бизнеса.
Анна была частью управленческих командах венчурных фондов, private equity и корпоративных фондов. Она координировала акселерационную программу в GrowthUP Accelerator & Venture Fund. Была в команде по запуску акселерационных программ (Startup Hub: Poland Prize, Startup Hub Warsaw) и конкурсов стартапов в Европе (SVOD Europe, Kyiv Tech Hub). Сотрудничала с европейскими корпорациями по работе со стартапами (телеком, мобилити).
Анна провела аудит более 20 проектов, сопровождала портфельные компании, координировала сотрудничество фонда с инвесторами из Европы и Кремниевой долины. Также, Анна управляла портфелем корпоративного венчурного фонда: инвестировала более 2 миллионов евро и запустила 4 mobility стартапа в регионе CEE.
Сейчас Анна — ментор в Seedstars, ReaktorX и член совета директоров Startup Hub Poland. Она стала ментором и консультантом более чем для 150 стартапов.
Функции виртуальной комнаты данных
Более ста функций, специально разработанных для защищенного обмена документами и сотрудничества между компаниями.
Управление документами
Заполните новую комнату данными в один щелчок мыши. Перетащите файлы и папки c вашего компьютера в окно загрузки. Плагины вам не потребуются.
Загружайте документы в комнату данных в два счета. Никаких ограничений по размеру или количеству загружаемых файлов. Одно мгновение — и загрузка файлов в комнату данных будет завершена.
Загружайте файлы в любом формате. Перед загрузкой не нужна специальная подготовка файлов. Файлы 25 основных форматов преобразуются в защищенный формат PDF. Его можно просматривать в любом браузере, дополнительное ПО не требуется.
Метки выполняют двойную функцию. Они помогают сортировать ваши документы и могут быть использованы как поисковые фильтры. Используйте множественные метки для организации файлов в соответствии с потребностями вашего проекта.
Приложение iDeals Sync позволяет автоматизировать загрузку и скачивание данных. Вы можете легко синхронизировать со своей комнатой данных содержимое своего рабочего стола, общей папки, сервера FTP или корпоративного файлового хранилища.
Тысячи документов и папок автоматически нумеруются по мере того, как вы их загружаете или перемещаете. Не нужно создавать или изменять вручную индекс комнаты данных.
Быстро находите информацию с помощью ключевых слов и множественного поиска. Система распознавания текста ищет слово или фразу в любом документе, который находится в вашей комнате данных.
Легко загружать, удалять, объединять, перемещать, просматривать, скачивать, восстанавливать и переименовывать файлы и папки. Объединяйте содержимое нескольких файлов в один файл PDF.
Защита документов
Быстро затирайте текст, изображение или область документа, чтобы защитить конфиденциальные данные и сэкономить время на использовании сторонних инструментов.
Доступ к файлу контролируется шифрованием при открывании и скачивании. Доступ к документу может быть ограничен даже после скачивания.
Во время просмотра, печати или скачивания документа поверх него можно наложить водяные знаки. Настройте их на указание имени пользователя, IP-адреса, даты и времени доступа к документу.
Режим ограниченного просмотра защищает конфиденциальные данные. Пользователь сможет видеть только центральную часть документа, остальная информация будет закрыта.
Укажите правила доступа для каждого документа и папки в комнате данных. Предусмотрено восемь уровней разрешений на доступ: «Просмотр сквозь защитную сетку», «Просмотр», «Скачивание зашифрованного файла», «Печать», «Скачивание PDF-файла», «Скачивание исходного файла» и «Загрузка».
Уникальная программа просмотра электронных таблиц iDeals позволяет защищенно просматривать и анализировать документы Excel в режиме онлайн. Этот инструмент скачивает, расшифровывает, снабжает водяными знаками и отображает документы в любом веб-браузере не в формате PDF, а в исходном защищенном формате Excel.
Простота использования
Просматривайте защищенные документы в их родном формате без применения плагинов. Не нужно устанавливать или скачивать какие-либо программы. Установка Java не требуется.
Единые логин и пароль для всех проектов. Не надо запоминать все свои пароли и названия проектов.
Просматривайте содержимое виртуальной комнаты данных с помощью интерфейса, оптимизированного под мобильные устройства.
В виртуальных комнатах данных можно работать на любом из четырнадцати языков: английском, немецком, испанском, французском, голландском, итальянском, шведском, польском, русском, турецком, португальском, китайском и японском и корейском.
Сквозная прокрутка позволяет перейти к следующему файлу в папке прямо из текущего документа. Вы сэкономите массу времени, если вам необходимо просмотреть сотни документов.
Вы можете пользоваться комнатой данных на мобильных устройствах и платформах Apple iOS и Android.
Защита от несанкционированного доступа
Устанавливайте детальные правила для надежности пароля и длительности пользовательской сессии. Задавайте время аннулирования доступа к файлам.
Ограничивайте доступ к комнате данных определенным промежутком времени и определенными IP-адресами.
Управляйте разрешениями на просмотр, скачивание защищенных PDF-файлов, печать, скачивание исходных документов на основании роли пользователя в проекте.
Убедитесь, что участники проекта могут получить доступ только к тем документам, которые им нужны — проверяйте разрешения любого пользователя на доступ к файлам.
Для двухуровневой авторизации нужен пароль и одноразовый код, отправляемый на мобильный телефон пользователя в SMS-сообщении.
Применяйте средства безопасности и контролируйте доступность защищенных документов на мобильных устройствах пользователей.
Управление пользователями
Приглашайте пользователей в свою комнату данных по одному или сразу сотнями в одно мгновение. Укажите в настройках разрешение на доступ пользователей к данным, разделу с вопросами и ответами, параметры безопасности при входе в систему и частоту получения ими уведомлений о загрузке новых документов.
Определяйте разные уровни доступа для различных пользователей, чтобы обеспечить простоту отслеживания записей контрольных данных и повысить целостность используемых комнат.
Выберите одно из двух специальных разрешений на доступ к файлам Excel. Параметр «Просмотр файлов Excel с формулами» позволяет пользователям видеть формулы в документах Excel. При выборе параметра «Excel без формул» формулы будут скрыты от пользователей.
Вы можете без особых усилий управлять сотнями пользователей, разделив их на группы с разными уровнями доступа к функциям комнаты данных. Чтобы упростить создание групп, мы предлагаем четыре роли с заранее заданным набором прав: полное администрирование, ограниченное администрирование, совместное пользование, индивидуальное пользование.
Отправляйте электронные письма о загруженных и удаленных документах, а также устанавливайте частоту получения пользователями таких уведомлений.
Отчеты
Контролируйте соблюдение внутренних правил с помощью контрольного журнала, где записывается каждое действие, совершаемое в комнате данных. Формируйте отчеты в форматах PDF, Excel или в версии для печати, чтобы использовать их на совещаниях и презентациях.
Изучайте каждое действие пользователя, в том числе что он искал. Отслеживайте просмотры, распечатки и скачивания документов. Контролируется всё — вы даже можете посмотреть, сколько секунд пользователь просматривал каждую страницу документа.
Чтобы понять, что происходит в вашей комнате данных, достаточно одного взгляда. На разноцветных отчетах (тепловых картах) отображается, какие группы проявляли наибольшую активность и какие разделы комнаты данных были им наиболее интересны. Это упрощает принятие решений.
Получите краткую характеристику активности группы в комнате данных — количество приглашенных пользователей, сколько из них вошли в систему, количество документов, доступ к которым разрешен или реализован и количество опубликованных вопросов.
Вопросы и ответы
Составьте для пользователей список распространенных вопросов и ответов на них. Для ипользования самой важной информации о вашем проекте заранее подготовьте раздел с вопросами и ответами. Сделайте из него надежный источник основных сведений о вашей сделке с возможностью поиска.
«Вопросы и Ответы» — это защищенный живой форум, доступ к которому настраивается индивидуально. Все, у кого есть разрешение, могут просматривать темы и писать свои ответы. Пользователи могут начинать новые обсуждения в рамках своей группы или задавать вопросы администратору.
Во время публикации вопроса пользователь может выбрать, к какой области знаний он относится: «Финансы», «Право», «Налоги», «Интеллектуальная собственность» или «Маркетинг». Администраторы могут поручать различным профильным специалистам ответить на конкретные вопросы. Это помогает ускорить работу.
Контролируйте доступ к конфиденциальным обсуждениям, детально определяя права доступа к темам и вложениям. Администраторы комнат данных могут определить несколько видов прав доступа каждого пользователя к модулю «Вопросы и Ответы». Каждая группа потенциальных покупателей может выбрать модератора, который будет передавать соответствующие вопросы администратору.
Каждому вопросу автоматически или вручную присваивается определенный статус. Это помогает отслеживать его состояние и эффективнее использовать время администратора и эксперта.
Сохраняйте полные отчеты, касающиеся всего обмена информацией в разделе «Вопросы и ответы». Экспортируйте все вопросы в формате электронной таблицы. Это может быть полезно при дальнейших юридических спорах.
По завершении проекта содержимое модуля «Вопросы и Ответы»» можно скачать и использовать в будущем в образовательных целях, например при обучении новых сотрудников банков, отделов внутреннего стратегического планирования и сделок по слиянию и поглощению.
Интерфейс модуля «Вопросы и Ответы» почти такой же, как у популярных программ электронной почты, поэтому его легко освоить. В работе можно использовать знакомые функции электронной почты («Копия», «Скрытая копия» или «Переслать»). Процесс обмена информацией максимально оптимизирован — в свои сообщения пользователи могут вложить документы или вставить ссылки на содержимое комнаты данных.
Скорость и доступность
Благодаря множеству географически удаленных центров обработки данных скорость передачи информации повышена до лучших в отрасли 200 МБ/с. Из-за близости центров обработки данных скорость загрузки и скачивания файлов может увеличиться в 10 раз. Данные российских клиентов размещаются на серверах в Москве.
Благодаря резервированию инфраструктуры создана устойчивая и надежная среда, гарантирующая долю времени безотказной работы 99,95%.
Тысячи компаний во всём мире хранят важнейшие документы в виртуальных комнатах данных iDeals. Поэтому мы разработали наши комнаты данных таким образом, чтобы они никогда не закрывались на техническое обслуживание.
Добавьте фирменную символику своей компании, чтобы создать знакомое рабочее пространство. Загрузите свой логотип, выберите цвета темы и настройте пригласительное электронное письмо.
Вы можете указать в настройках, когда должны отображаться водяные знаки: при просмотре, скачивании или печати. Вы сами можете выбрать структуру и цвет водяных знаков.
Включите автоматический перевод предметного указателя комнаты данных на 90 языков.
Сформируйте собственные условия доступа к комнате данных, создайте свое соглашение о конфиденциальности. Укажите, как часто пользователи обязаны принимать условия использования: только когда входят в систему впервые или во время каждого входа.
На документах, которые могут быть напечатаны или скачаны в формате PDF, будут отображаться ваши собственные колонтитулы. Настройте содержимое верхних и нижних колонтитулов, размер шрифта и цвет.
Для проверки подлинности корпоративных пользователей и разрешении им доступа к конфиденциальным данным используется интеграция ВКД iDeals с поставщиком корпоративных удостоверений для единого входа (SSO).
Позвольте корпоративным пользователям легко войти в ВКД, не вводя и даже не создавая учетные данные для iDeals.
Сократите затраты на ИТ, избавившись от необходимости управлять множеством аккаунтов и восстанавливать утерянные пароли.
Соответствие стандартам безопасности
ISO 27001:2013 — международный стандарт безопасности, разработанный Международной организацией по стандартизации (ISO). Он используется для контроля защиты конфиденциальных данных. Процесс сертификации включал проверку наших политик организационной, кадровой, физической и экологической безопасности, безопасности систем и сетей, обеспечения непрерывной деятельности.
В отчете SOC2 говорится о наличии требуемых контрольных систем для защиты данных и информации. Сертификат SOC2 подтверждает, что в компании iDeals разработаны внутренние процедуры, позволяющие оптимальным образом контролировать защищенность, доступность и конфиденциальность.
У компании iDeals большое количество центров обработки данных. В них применяются системы физической безопасности, надзора по многочисленным каналам и биометрические системы авторизации при входе.
Благодаря собственному отделу исследований и разработок наши технологии на шаг впереди новейших эталонов в отрасли. Наши усилия по внедрению инноваций не имеют аналогов в области финансовых коммуникаций. Методы и процедуры разработки ПО регулярно обновляются в соответствии с новейшим мировым опытом. В частности, мы учитываем методику разработки безопасных программ компании Microsoft (Microsoft Secure Development Lifecycle) и новости сообщества OWASP. Чтобы поддерживать высокий уровень надежности, мы регулярно приглашаем независимых специалистов для проверки системы защиты приложений.
Data Room
Смотреть что такое «Data Room» в других словарях:
Data room — Data rooms (online data room) are used in many different types of transaction where the vendor (in the case of a property, M A or share sale) or the authority (in the case of a PFI/PPP project) wishes to disclose a large amount of confidential… … Wikipedia
data room — Part of the information disclosure process in the sale and acquisition of a business, particularly on an auction sale. The seller may put together a physical data room where information about the target business is collected together for all… … Law dictionary
data room — noun A secure site (either in the real world or on the Internet) where confidential information concerning a proposed financial transaction may be viewed • • • Main Entry: ↑data … Useful english dictionary
Virtual data room — A virtual data room (sometimes a data site) is an online repository of information that is used for the storing and distribution of documents. In many cases, a virtual data room is used to facilitate the due diligence process during an M A… … Wikipedia
Data center environmental control — is the methodology of maintaining temperature, humidity, and other physical quantities of air in a limited range to allow the IT equipment housed in a data center to perform optimally throughout its lifespan. Contents 1 Air flow 1.1 Background… … Wikipedia
Data remanence — is the residual representation of data that remains even after attempts have been made to remove or erase the data. This residue may result from data being left intact by a nominal file deletion operation, by reformatting of storage media that… … Wikipedia
Data archaeology — refers to the art and science of recovering computer data encrypted in now obsolete media or formats. Data archaeology can also refer to recovering information from damaged electronic formats after natural or man made disasters. The term… … Wikipedia
Data conversion — is the conversion of computer data from one format to another. Throughout a computer environment, data is encoded in a variety of ways. For example, computer hardware is built on the basis of certain standards, which requires that data contains,… … Wikipedia
Room 641A — is an intercept facility operated by AT T for the U.S. National Security Agency, beginning in 2003. Room 641A is located in the SBC Communications building at 611 Folsom Street, San Francisco, three floors of which were occupied by AT T before… … Wikipedia
Data center — An operation engineer overseeing a Network Operations Control Room of a data center. A data center (or data centre or datacentre or datacenter) is a facility used to house computer systems and associated components, such as telecommunications and … Wikipedia
Room 39 — For the Royal Navy intelligence organization, see Room 39 (Royal Navy). Room 39 (also referred to as Bureau 39, Division 39, or Office 39[1]) is a secretive Democratic People s Republic of Korea government organization that seeks ways to maintain … Wikipedia