Для чего используется канбан
Как внедрить канбан в своей работе и вылезти из завалов
Из этого материала вы узнаете:
Метод канбан – настоящая палочка-выручалочка для тех, кто по уши погряз в работе сам или не справляется с управлением коллективом. Эта система расставит все на свои места и отладит процесс как часы. Задачи будут решаться одна за одной без переключений между ними. Таким образом сократится время на работу, исчезнут завалы или, наоборот, простои.
Канбан хорош тем, что применим буквально в любой сфере, будь то производство, IT-компания, отдел продаж или личный блог. Весь процесс расписывается на виртуальной доске, и все участники видят этапы прохождения каждой задачи. На словах это выглядит легко и просто, но кое-какие подводные камни все-таки у системы есть.
Происхождение систем канбан
Разработанный на основе agile-философии канбан как система организации управления бизнесом в разных сферах предпринимательской деятельности нацелен на четкую постановку задач и оптимизацию производственных процессов, их прозрачность.
Создателем системы является Тайити Оно, японский инженер концерна Toyota, менеджеры которого также являются авторами концепции бережливого производства (Lean). В основу были заложены принципы функционирования американских супермаркетов самообслуживания, роль которых в этом методе исполнял склад.
В переводе с японского языка «канбан» – это сигнальная карточка. Такие использовали работники, чтобы контролировать производственный процесс.
На карточках, которые прикрепляли к коробке с деталями, указывались их идентификационный номер и количество, а также отправляющий отдел и место назначения.
Например, на нижнем потоке канбан с запросом для склада использовался для поставки запчастей в подразделение, в котором непосредственно осуществлялись сборка и монтаж машин. Забрав содержимое, работник снимал карточку, и далее она транспортировалась с пустой тарой обратно. К этому времени другой сотрудник подготавливал еще одну коробку. К ней приделывали производственный канбан с данными о произведенных деталях.
Верхний поток являлся производственной линией запчастей. Здесь убирали производственный канбан и крепили карточку с запросом для склада. Как следствие, изготавливалось лишь заявленное количество запчастей, и после этого коробку отправляли на нижнюю линию производства.
В рамках канбан в Toyota разработали шесть основных правил:
Работники линии сборки берут только заявленное в карточке чисто запчастей.
Производственный поток осуществляет поставку в соответствии с указанным количеством.
Производство и перемещение строго регулируются канбан.
Необходимо всегда крепить карточку к деталям.
В системе не учитываются бракованные детали.
Чем меньше количество карточек канбан на доске, тем более чутко руководство компании может реагировать на любые изменения. Однако число карточек должно быть обоснованно. Не стоит его менять без надобности.
Канбан относиться к «вытягивающимся» системам, в которых материальные ресурсы передаются от одной технологической операции к другой по мере необходимости. Таким образом в поточной линии производства устанавливается непрерывное движение с минимальным количеством работы в процессе (РВП (WIP – work in process)). Как следствие, существует меньшая вероятность перепроизводства. РВП контролируется фиксированным количеством карточек, инструкции в которых определяют рабочий процесс нижнего потока.
Канбан выступает как закон сохранения энергии, согласно которому она не может появляться из ничего и пропадать никуда, но может быть преобразована при сохранении ее количества.
Объем продаж и статистическая вариативность производственных процессов определяют число карточек, на основе которого устанавливается лимит РВП (WIP Limit). Если продолжить рассматривать аналогию, приведенную выше, то уровень «энергии» в системе равнозначен количеству карточек канбан. Так устанавливается верхний предел РВП в любое заданное время. К другим ограничениям минимального потока относится принцип вытягивания. Согласно ему скорость производства верхнего потока зависит от темпа работы нижнего.
Полезные материалы для
увеличения продаж с
вашего сайта!
Много компаний ушло в онлайн и конкуренция значительно выросла. Так как бюджеты у всех ограничены, сейчас особенно важно, чтобы больше посетителей сайта покупали и оставляли заявки, а не уходили к конкурентам.
Поэтому мы подготовили конкретные инструкции, внедрив которые, вы увеличите количество заявок с сайта более чем 2 раза без увеличения бюджетов на рекламу!
Основатель агентства
интернет-маркетинга TFA,
автор курса “Взлом конверсии”
5 случаев, когда цену на сайте указывать необходимо Когда и как указывать цену, чтобы не отпугнуть потенциального клиента
10 источников клиентов для новичков Как быстро получить первых клиентов без крупных вложений
11 блоков, формирующих доверие Конкретные примеры: как привлечь клиента не за счет низкой цены
План создания лид-магнита с конверсией 69% Чек-лист с примерами по выбору и оформлению продающего лид-магнита
График показывает, что одним из основных элементов канбан является кайзен, или кайдзен. Это японская культура постоянного совершенствования систем управления бизнесом. В условиях, когда производственный процесс автоматизирован и установлена статистическая вариантность, менеджменту нет необходимости постоянно его контролировать. И все усилия можно направить на повышение качества исполнения рабочими своих должностных обязанностей.
Применение канбан сегодня
Помимо эффективного функционирования в производственных линиях, канбан также успешно применяется в сфере программного обеспечения. Но есть одно отличие. Здесь на карточках описание или номер процесса создания ПО, а также срок исполнения. Их прикрепляются к специальной доске с расчерченными колонками. На ней отражается бэклог, который разделяет задачи на несколько типов:
Число над колонкой обозначает лимит производственных процессов в данном разделе, который формируется на основе временного показателя. Например, когда в процессе задействовано пять видов работ, на выполнение каждого из которых отводится по дню, блэклог ограничивается пределом, равным пяти.
Менеджмент в IT-сфере
Описанная структура не является четко фиксированной, то есть допускается ее модификация. Это значит, что в бэклог могут быть включены специфические колонки. Примером служат случаи, когда в канбан-проекте обязательно должен присутствовать этап подготовки, в течение которого формулируются критерии решения поставленных задач. В этом случае добавляют, допустим, колонки specify (уточнить параметры) и execute (взяться за работу). То же самое происходит, когда расставляется приоритетность в задачах. Создается отдельная колонка, и в нее вносятся первоочередные задачи, которые выполняются раньше остальных.
Существует ряд других особенностей работы с канбан-доской, чтобы это не только помогало наладить эффективный производственный процесс, но и минимизировало определенные трудности, возникающие в ходе реализации. К ним относятся следующие:
В мировой практике чаще всего предпочитают применять именно канбан-доски, нежели планшеты или большие мониторы. Приверженцы концепции объясняют это двумя ее основными достоинствами: простотой и возможностью видеть картину в целом. Это позволяет оперативно вносить изменения в работу над проектом. Кроме того, канбан-доска способствует становлению и развитию взаимоотношений между сотрудниками.
Где применять метод канбан
Предприятия из других сфер также используют метод канбан, ведь концепция бережливого производства основана на принципе построения бизнеса, к которому стремится любая компания – минимизации потерь.
Промышленность
Функционирование системы заключается в перемещении оборотных средств предприятия в производственном процессе. Согласно составленному плану, на каждый участок расписывается необходимое число канбан для поставок. При этом стоит учитывать, что излишек продукции в одном подразделении приводит к нехватке в другом. Как следствие, возникают нарушения в процессе производства, срывы сроков и даже приостановка работы.
Применение канбан для планирования движения продукции на предприятии позволяет организовать систему перемещения деталей из одного отдела в другой только в соответствии с количеством производимых товаров.
ТОП-5 ПОПУЛЯРНЫХ СТАТЕЙ
Менеджмент в IT-сфере
В этом случае для применения системы управления канбан в качестве запчастей и деталей используют ПО, а работники – это специалисты в сфере разработки IT-проектов. Пример последовательности операций при создании сайта: изначально дизайнер создает макет и детальную иллюстрацию. Потом программист пишет код, а далее тестировщик проверяет завершенные задания.
Менеджмент в IT-сфере
Это наглядно демонстрирует процесс создания продукта на основе распределенного объема и поэтапной реализации всего проекта с последовательной передачей работы после выполнения каждой очередной задачи от одного специалиста к другому.
Рост продаж
Чаще всего применяется в В2В-сфере. Канбан помогает наладить взаимодействие с потребителями при помощи маркетинговых инструментов. Например, для выстраивания воронки продаж и сокращения временного интервала на отдельных стадиях: от знакомства с предложением до момента приобретения.
При построении воронки продаж следует руководствоваться следующими принципами:
Планирование для личных целей
К основным инструментам канбан относятся визуальное представление процесса достижения цели и сегментация целого проекта на отдельные задачи. Поэтому концепцию также свободно используют для планирования деятельности отдельных людей. Несмотря на то что при организации личных дел отлично используются ежедневники, работа с канбан-доской – это более наглядный метод, с помощью которого получится быстро и легко все отрегулировать. К тому же в разработке можно фиксировать цели с их разграничением в формате на ежедневные, еженедельные, ежемесячные.
Примеры применения системы канбан
Токийский парк в Императорском дворце
Оплачивая вход, посетители получают специальные пластиковые карточки. На выходе их надо вернуть. Для этого посетители складывают карточки в стеклянную коробку, откуда их забирает работник парка, как только набралось нужное количество.
Токийский парк в Императорском дворце
Таким образом решаются сразу две проблемы. Во-первых, пластиковые карточки заменяют одноразовые билеты, которые больше не надо выпускать. Во-вторых, руководство регулирует число посетителей.
Менеджер по продажам
Управление по системе канбан применяется для определения и дифференциации целей, разграничения обязанностей. Учитывая характер работы менеджера, он вынужден выполнять одновременно несколько действий (поиск и сопровождение клиентов, анализ продукции и конкурентов и др.).
Чтобы оптимизировать работу и распределить задачи по временным интервалам, используется канбан, ведь менеджер только в процессе коммуникации с клиентами проходит несколько этапов, для каждого из которых прописаны нормы, скрипты и созданы образцы документов.
Принципы методологии канбан
С помощью канбан осуществляются контроль выполнения задач, равномерное распределение рабочей нагрузки, оперативное руководство командой на всех стадиях производственного процесса. Этому немало способствует визуализация поставленных целей.
Главными принципами канбан являются:
Ниже представлен пример плана, расписанный на виртуальной канбан-доске.
Отличия методов скрам и канбан
Скрам (на англ. scrum) представляет собой метод управления реализацией проекта, в котором, как и в канбан, формируются задачи и намечаются цели, достигающиеся поэтапно при слаженной командной работе. В двух системах наблюдаются серьезные отличия.
Отличия методов скрам и канбан
Выбор метода управления проектом зависит от предпочтений команды и поставленных целей. И у канбан и у скрам есть свои достоинства и недостатки, поэтому сложно категорически утверждать, что одна из систем лучше другой.
Плюсы и минусы метода канбан
Популярность метода канбан основана на свободе данной системы от жестких правил и ограничений. Его используют HR-специалисты для отбора кандидатов, разработчики ПО, стартаперы, блогеры и многие другие. Также он применяется в CRM-системах при разработке пайплайна продаж. Основные достоинства канбан:
Однако есть и недостатки в системе управления канбан:
17 источников клиентов на маркетинг, 6 из которых бесплатные
Одной из самых популярной проблем, с которой сталкиваются начинающие специалисты в маркетинге, это как найти себе адекватных клиентов в достаточном количестве:
Этап 1. Как найти первых клиентов на свои услуги
На курсе Взлом Конверсии мы разбираем этот ключевой вопрос в первом модуле, так как каждый участник проходит обучение на собственном проекте, и более половины окупают курс до его окончания.
Для этого мы подготовили список площадок, из которых можно привлечь клиентов, кроме того, большая часть их них бесплатные.
Этап 2. Клиенты есть, но они выносят мозг, и лучше было вообще не браться за проект, чем потратить море сил и энергии
Также у нас есть гайд по проведению консультации с потенциальным клиентом: конкретные вопросы, чтобы выявить клиентов, которые действительно заинтересованы в твоих услугах.
Что такое канбан
и чем он полезен?
Система канбан начала свой путь в 1950-х годах на производственных линиях корпорации Toyota, после чего перекочевала в офисы и стала важным инструментом для проектных менеджеров.
Бескрайняя гибкость практики и ее возможности для самоорганизации персонала позволили добиваться эффективности там, где другие подходы не работали. Это тот случай, когда визитной карточкой системы стала сама карточка — она утвердилась как внутренняя валюта в организациях, которые внедрили канбан.
Происхождение
Как и концепция бережливого производства (Lean), система канбан была разработана менеджерами Toyota. Автора системы, японского инженера Тайити Оно, вдохновил принцип работы американских супермаркетов, где покупатель сам выбирал нужные себе товары. Роль «супермаркета» в корпорации Toyota выполнил склад.
Карточки крепились к таре с деталями. На таких бирках указывалась информация о номере и количестве деталей, какой отдел их отправляет и куда они должны прибыть.
Работник, который непосредственно занимался монтажом и сборкой машин — нижний поток — забирал детали из тары, на которой был прикреплен «канбан» с запросом для склада. Карточка снималась и вместе с пустым ящиком передавалась транспортировщиком на склад. Там другой работник уже подготовил новую тару с запчастями, на которой крепился производственный «канбан» — бирка с информацией о произведенных запчастях.
Производственный «канбан» заменялся на «канбан» с запросом для склада и отправлялся на производственную линию запчастей — верхний поток. Поэтому производилось именно то количество деталей, которое указывалось в карточке. Тара с новыми запчастями относилась транспортировщикам на монтажную линию.
Принципы канбана
Менеджеры Toyota сформулировали 6 системообразующих правил:
Канбан — это «вытягивающая» система. В ней создается баланс между постоянным потоком, который устраняет затраты на ожидание, и минимальным количеством работы в процессе (РВП), что снижает риски перепроизводства. РВП регулируется с помощью карточек: их количество зафиксировано, а инструкции в них направляют исполнителей нижнего потока.
Лимит РВП составляется в пропорции к количеству канбан-карточек, которое рассчитывается в зависимости от уровня продаж и статистической вариантности в текущих процессах. Максимальное количество бирок — та самая «энергия» в системе — закрепляет верхний уровень РВП в любое заданное время. РВП также ограничивается принципом вытягивания: скорость производства верхнего потока зависит от скорости работы нижнего.
На графике видно, что одним из базовых элементов системы является культура Кайзен. Автономный процесс и стандартная вариантность освобождает менеджмент от постоянного управления, поэтому он может сосредоточиться на улучшении работы сотрудников.
Применение канбан в IT
Система канбан, продолжая приносить пользу на производственных конвейерах, проникла в сферу программного обеспечения.
Только карточки, на которых указаны информация о сроках выполнения, описание или номер процесса и имя исполнителя, теперь прикрепляются не к таре с запчастями, а к доске с расчерченными колонками:
Над колонками обычно пишется число — лимит, указывающий на максимальное количество процессов в ней. Лимит бэклога высчитывается в зависимости от ведущего времени. Если в системе 5 работ в процессе, и завершение каждой из них в среднем занимает 1 день, то и бэклог можно ограничить лимитом 5.
Структура выше не является строгой — в зависимости от специфики проекта могут быть добавлены импровизированные колонки. Нередко встречается канбан система, в которой требуется определить критерии готовности задачи перед ее выполнением. Тогда появляются две колонки, которые в английском языке называются specify (уточнить параметры) и execute (взяться за работу).
Почему повсеместно используется канбан-доска, а не, например, планшеты или огромный монитор? Как отвечают на этот вопрос поклонники системы, обычная доска имеет два преимущества: она проста и обеспечивает визуальный контроль. На ней легко вносить изменения, и она обеспечивает тактильное и социальное взаимодействие между участниками команды.
Преимущества и недостатки канбан
Kanban имеет такие достоинства:
На практике система отлично себя показывает в сферах неосновного производства:
Канбан имеет и недостатки:
Отличия от Скрама
Скрам, как и agile kanban, является гибкой методикой и тоже часто применяется в IT-сфере. Различия между ними не очевидны на первый взгляд. Существует много схожестей, например, наличие бэклога в обоих подходах.
Повторяемые спринты фиксированной продолжительности
В конце каждого спринта после одобрения проектным менеджером (владельцем продукта)
Поток продолжается без перерывов или на усмотрение команды
Владелец продукта, Scrum-мастер, команда разработчиков
Команда под руководством ПМ, в некоторых случаях привлекаются тренеры по agile kanban
В ходе спринта изменения нежелательны, так как могут привести к неверной оценке задач
Изменение могут случиться в любой момент
Примеры применения в IT
Сразу с Microsoft: Дебют Канбан в сфере программных разработок
Использование принципов канбана в сфере информационных технологий началось чуть более 10 лет назад. Дэвид Андерсон, один из главных популяризаторов канбана для программных разработчиков, консультировал в 2005 году компанию Microsoft. Там были недовольны работой своего отдела — XIT Sustained Engineering, который устранял ошибки во внутренних приложениях. К началу отчетного года этот отдел был худшим в своем департаменте. Бэклог превысил допустимый размер в 5 раз, а время на обработку одного запроса — ведущее время — обычно занимало 5 месяцев.
Новый ПМ с помощью консультаций Андерсона за 9 месяцев повысил продуктивность проблемного отдела на 155%. Ведущее время теперь составляло 5 недель, бэклог вернулся к нормальному размеру, а своевременное выполнение задач утвердилось на уровне 90%. Все эти результаты были достигнуты с минимальным привлечением новых работников, персонал продолжал теми же методами исправлять программные ошибки — поменялись лишь подходы к организации работы.
Думитриу застал отдел, состоявший из трех разработчиков и трех тестировщиков, у которых в бэклоге накопилось 80 запросов. Сам ПМ был назначен временно, так как требования к вакансии включали умение работы с технологией ASP, администрирование с помощью SQL Server и знание MS Project Server. Начальство видело на этой должности «технаря», который умеет программировать, должен составлять отчеты и прогнозировать загрузку бэклога. Как считалось тогда, проблема отдела будет выявлена, если собрать внушительный массив данных. Думитриу же таким «технарем» не был.
Однако начав вместе с Андерсоном анализировать работу XIT, он быстро выявил ключевые факторы, которые негативно влияли на скорость отдела:
Канбан-решения для проблемного отдела Microsoft
Применение в компании Corbis
Добившись успеха в Microsoft, Андерсон в 2006 году приступил к решению новой сложной задачи. Теперь он работал в Corbis — другой компании Билла Гейтса, который тогда еще не покинул MS. Одним из видов деятельности Corbis было лицензирование фотографий. На тот момент это был второй крупнейший в мире фотосток с базой около 3,5 тыс. снимков.
Задачей Андерсона было ускорить главные релизы от компании. Интервал между их выходами составлял три месяца и мог вырасти еще больше. Только обсуждение плана релиза отнимало у менеджмента две недели. Требовалось наладить выпуск второстепенных релизов или обновлений каждые две недели. При этом ключевые ресурсы должны были быть направлены на работу над главным проектом.
В офисе Corbis появилась канбан-доска, у которой Андерсон ежедневно беседовал с коллективом. Целью ПМ было улучшить визуальный контроль над процессами, способствовать самоорганизации и большей персональной ответственности исполнителей. Также система канбан была направлена на уменьшение надзора со стороны менеджеров и увеличение производительности.
Кроме разноцветных карточек и графиков, на доске появилась «мусорная корзина» — в нее отправлялись задачи слишком большого размера.
Фото из официальной презентации
A Kanban System for Sustaining Engineering on Software Systems by David J Anderson
Система kanban прояснила, когда поток перестает быть плавными и где возникают задержки, так называемое бутылочное горлышко. Быстрые обсуждения с командой помогали выявить текущие проблемы. Например, тестирование длилось 3 дня, что негативно отражалось на сроке релиза. Трое сотрудников объединились и нашли способ, как уменьшить время до одних суток.
Бутылочное горлышко — участок схемы или алгоритма работы компании, где ограничение ресурсов или продуктивности людей резко сокращает проходимость потока задач. Нехватка рабочих рук, плохой интернет или директор в отпуске блокирует или замедляет выполнение задач.
Лимиты для канбан-карточек дважды устанавливались эмпирическим путем. В колонке «готово для разработки» лимиты были увеличены. Также появилась новая колонка — «готово для тестирования». Многие запросы для нижнего потока были некорректно сформулированы, вызывая лишние затраты времени. Поэтому ПМ исследовал работу верхнего потока и нашел ошибки.
Обработка запросов могла занимать 100 дней, но релизы все равно стали выходить раз в две недели, как и планировалось. Решение по содержимому выпуска принималось за 5 дней до публикации. Практика подсчетов, как и в случае с отделом XIT Microsoft, была отброшена в пользу продуктивности. Приоритет задачам расставлялся согласно «стоимости задержек» или готовности ресурсов.
Канбан система не только помогла добиться Андерсону поставленной цели, но и улучшила настроения в коллективе. Благодаря совместным обсуждениям и наглядности процессов у сотрудников утвердилось доверие друг к другу. Также персонал приобщился к кайзену, то есть практике постоянного улучшения.
Приложения и программы для Канбана
Trello
Популярная система канбан для управления задачами. Отличается визуальной привлекательностью и удобным интерфейсом. Пользователи отмечают его супергибкость.
Kanbantool
Бесплатная доска для двух пользователей. Поддержка API и touch-интерфейсов.
Lean Kit Kanban
Бесплатная доска для пяти пользователей с хорошей реализацией совместной работы. Поддержка API и возможность импорта/экспорта, широкая статистика.
Kanbanize
Полностью бесплатный сервис с достойной функциональностью. Его владельцы гарантируют прирост в производительности на 300% при использовании их приложения.
Worksection
Вердикт
Канбан — это практика, которая помогает добиться успеха, при этом использование только гибких методов необязательно. Важные изменения достигаются благодаря исключению потерь времени, управлению узкими местами и снижению вариативности.
Однако успешные изменения требуют времени. Они проходят постепенно, при этом сопротивление команды новшествам — минимальное. Канбан система мотивирует персонал совершенствоваться без изменений в инженерных методах.