Для чего необходимо предпроектное обследование
Автоматизация сегодня – вклад в развитие вашего предприятия завтра
На сегодняшний день внедрение программных продуктов является одной из движущих сил роста компании. Использование информационных технологий помогает осуществлять деятельность предприятия более эффективно, минимизировать расходы, а также контролировать и управлять как бизнесом в целом, так и его отдельными процессами. Большинство российских компаний уже успешно используют программные продукты 1С, хотя некоторые сейчас только задумываются об их внедрении. Важно подобрать и использовать те решения и инструменты, которые подойдут вашему бизнесу с учетом всех уникальных особенностей.
Автоматизация сегодня – это толчок к развитию предприятия в ближайшем будущем. Чем крупнее становится предприятие, тем сложнее «вручную» контролировать все основные и обеспечивающие процессы, обрабатывать большие потоки информации и управлять человеческими ресурсами.
Если вы интересуетесь автоматизацией на своем предприятии, то предлагаем ответить на несколько вопросов:
Если хотя бы на один вопрос из списка вы ответили – «Нет», либо есть сомнения в качестве текущего состояния, то мы рекомендуем рассмотреть вариант внедрении программных продуктов 1С.
Важно отметить, что автоматизация на крупных производственных или торговых предприятиях – это отдельный проект, результатом которого является отлаженная работа программы, отвечающая всем требованиям бизнеса.
Любой проект включает в себя несколько этапов, а именно:
Предпроектное обследование – это первый этап начала изменений. Эта статья раскрывает основные вопросы, с которыми мы, как внедренцы, сталкиваемся при работе с Заказчиками:
Что такое предпроектное обследование и какие задачи решает?
Первым шагом на пути к автоматизации является комплексное обследование предприятия. Предпроектное обследование (ППО) необходимо для определения целей будущей автоматизации и критериев их достижения. Перед проведением работы с Заказчиком обсуждаются границы ППО: могут быть обследованы все бизнес-процессы предприятия, либо проведен аудит отдельных функциональных блоков (например, только производство, торговля, бухгалтерский учет, зарплата и т.д.).
Каждое отдельное предприятие – это уникально работающий механизм. На предпроектном обследования важно проанализировать все составляющие работы этого механизма. Основными задачами, решаемыми в рамках проведения ППО являются:
Как мы работаем с Заказчиком?
При проведении ППО специалисты нашей компании применяют процессный подход. Такая методика позволяет четко разделять процессы компании на отдельные этапы.
Процессная модель еще до старта внедрения позволяет оценить объем требуемых доработок, дает четкое представление о проблемах бизнес-процессов и необходимости их оптимизации. Позволяет подобрать для каждого Заказчика оптимальный выбор ИТ- решения и общую архитектуру информационной системы.
Таким образом, в своей работе мы придерживаемся принципа – работа на опережение. На данном этапе важно выявить риски для сокращения затрат Заказчика на доработку и настройку новой системы, предлагая типовые механизмы программ 1С. В случае, если бизнес-процессы «не ложатся» на типовую систему и их невозможно изменить, то, исходя их нашего опыта, мы вырабатываем лучшие решения по доработке типовой системы с наименьшими потерями и ограничениями для Заказчика.
Как проходит предпроектное обследование?
На первом этапе ППО наши специалисты проводят глубокие интервью с вашими сотрудниками. Основная задача – максимально подробно описать существующие бизнес-процессы, найти разрывы в информационной системе (если они есть) и подробно выяснить желаемое состояние. Мы опрашиваем владельцев бизнес-процессов. Список ключевых сотрудников создается совместно с Заказчиком.
В обычной практике интервью проходит в очном формате на территории Заказчика. Мы также готовы проводить интервью дистанционно, и всегда выберем оптимальный канал связи, при этом оставляя качество выполняемых работ на высоком уровне. Отметим, что при таком формате интервью, половину успеха обследования обеспечивает высокий уровень вовлеченности в работу со стороны Заказчика, а также настроенная техническая инфраструктура удалённых средств связи (веб-мессенджеры, трансляция экрана компьютера, сотовая связь или проч.). В случае необходимости мы всегда готовы предоставить помощь в организации данного процесса.
Какие выгоды получает Заказчик от дистанционного проведения работ? Первое преимущество – возможность сэкономить затраты на ППО. Если Заказчик находится в другом городе, то в бюджет не закладываются расходы на выезд и проживание наших специалистов. Также на проведение интервью потребуется меньше времени. Получив необходимую информацию, специалисты смогут быстрее приступить к написанию отчета на своих рабочих местах. В дополнение, сотрудники Заказчика будут меньше отвлекаться от текущей работы, дистанционное интервью не требует дополнительных работ, например, организация помещения или рабочих мест для наших специалистов.
В ходе проведения интервью опрашиваются сотрудники, принимающие непосредственное участие в бизнес-процессах.
Интервьюирование включает в себя следующий список вопросов:
В результате интервью мы получаем детальную картину работы предприятия: не отдельных рабочих мест, а то, как они взаимодействуют между собой, как двигаются потоки информации внутри и между бизнес-процессами компании. При использовании процессного подхода удается выявить «узкие» и сложные места в бизнес-процессах, а также понять причины их возникновения и предложить пути устранения.
Далее проанализировав полученную информацию, мы разрабатываем несколько вариантов концепции будущей информационной системы, подходящих под критерии конкретного предприятия: подбираем типовые продукты 1С, которые наилучшим образом подойдут для работы; понимаем, какие изменения необходимо будет внести в типовую программу для обеспечения всех уникальных особенностей ваших бизнес-процессов.
Отчет о предпроектном обследовании
По завершению работ ППО Заказчик получает отчет, который включает описание в приведенных ниже разделах:
1. Описание текущей информационной системы – в нотации «Как есть», AS-IS модель;
2. Архитектура будущей информационной системы – в нотации «Как будет», TO-BE.
Разрабатываются несколько оптимальных вариантов структуры информационной системы с учетом всех выявленных особенностей. Для каждого из вариантов приводится перечень основных реализуемых задач, особенности, возможные плюсы и минусы. В дополнение прилагаются описания бизнес-процессов после внедрения (пример фрагмента BPMN-диаграммы представлен на рисунке ниже). 
3. Требования к будущей информационной системе.
Формируется индивидуальный состав программного и аппаратного обеспечения с указанием их стоимости, а также необходимость дополнительных затрат на настройку и сопровождение инфраструктуры;
4. Описание существующих сегодня бизнес-процессов.
Предоставляется описание процессов по результату интервью с сотрудниками Заказчика. Также в данном разделе представлены требования и пожелания Заказчика к функциям и работе будущей системы;
5. Определение целей, задач и границ проекта.
Постановка целей проекта и критериев успешности, фиксация границ проекта;
6. Подходы к внедрению.
Предлагаются варианты подходов ведения проекта;
7. Бюджет и план-график проекта.
ТОП-3 возражений Заказчиков
В некоторых деталях мы рассмотрели, что же представляет собой этап предпроектного обследования, какую работу и результат мы готовы предложить Заказчикам. Пришло время принять решение: вы готовы на ППО или еще остались сомнения?
Некоторые Заказчики пренебрегают ППО, считая это неважным этапом, лишней тратой средств и времени. На основании опыта ведения проектов мы сформировали ТОП вопросов от Заказчиков:
Выгода от ППО для Заказчика
Удачных Вам проектов!
Статью подготовила Младший консультант по внедрению 1С компании «ИнфоСофт» Боровикова Арина.
Предпроектное обследование: необходимость или уловка?
При автоматизации бизнес-процессов заказчика перед ИТ-компанией очень часто возникает необходимость проведения предпроектного обследования. Эта проблема автоматически ставит целый ряд взаимосвязанных вопросов.
1. Нужно ли вообще проводить такое обследование? Что оно даст заказчику и самой ИТ-компании?
2. Каковы задачи предпроектного обследования?
3. Что должно быть его результатом?
4. Делать ли предпроектное обследование бесплатно или брать за это деньги?
5. Как обосновать для заказчика эффективность такого обследования, сможет ли оно окупиться?
Здесь каждая компания принимает решение по-своему: кто-то вообще считает подобное обследование нецелесообразным (“ввяжемся в бой, а там посмотрим. ”); другие, проводя его в ходе внедрения, не выделяют эту работу в отдельную статью; третьи проводят его как самостоятельный этап работы, однако денег за это не берут; четвертые справедливо считают предпроектное обследование отдельным коммерческим продуктом. Мой опыт как руководителя и консультанта показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей работ практически любой ИТ-компании, связанной с внедрением систем автоматизации. А от правильной организации и проведения этого этапа порой зависит успех всего проекта.
В рамках данной статьи я попытаюсь ответить на поставленные выше вопросы, основываясь как на собственной практике, так и на опыте клиентов, с которыми мне пришлось общаться, внедряя с нуля технологию проведения предпроектного обследования.
Необходимость предпроектного обследования
Подход некоторых ИТ-компаний к автоматизации бизнеса хорошо иллюстрирует такой анекдот.
Приходит изобретатель в комиссию и предлагает новый аппарат для бритья на улице.
Конечно, можно произвести глубокий разбор причин, определяющих такую необходимость. Ими могут быть высокая предполагаемая стоимость проекта, потребность в изменении существующих бизнес-процессов при автоматизации, включение в проект работ, объем которых невозможно определить заранее, и т. п. Однако вспомните, как в одной очень поучительной байке полководец прервал доклад генерала о причине поражения:
Здесь аналогичная ситуация, так как для проведения предпроектного обследования вполне достаточно того, что у заказчика есть уникальные особенности бизнеса (а они должны быть у каждой компании, иначе бы она просто не выжила на рынке и уступила свое место конкурентам).
Что дает предпроектное обследование заказчику и самой ИТ-компании
Как мы все прекрасно знаем, любая работа или услуга будет востребована на рынке только тогда, когда она выгодна и заказчику, и исполнителю. Поэтому давайте кратко рассмотрим, а что, собственно, дает и тому и другому предпроектное обследование.
В ходе предпроектного обследования заказчик может:
— получить детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнить реальный бизнес со своим представлением о нем;
— оптимизировать существующие бизнес-процессы за счет использования того практического опыта, который консультанты из ИТ-компании получили в ходе предыдущих внедрений в аналогичных компаниях;
— оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы реальным бизнес-процессам заказчика;
— своевременно выделить свои уникальные преимущества и учесть их на этапе внедрения системы, а не после ее ввода в промышленную эксплуатацию;
— уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок системы под уникальные особенности своих бизнес-процессов;
— оценить ресурсы (как технические, так и человеческие), которые будут нужны на этапе внедрения системы. Своевременно спланировать выделение этих ресурсов для завершения проекта в оптимальные сроки и без превышения бюджета;
— оценить возможные риски, которые могут повлиять на качество работы;
— оптимизировать затраты на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами;
— получить более точную оценку экономического эффекта и срока возврата инвестиций.
Выгоды предпроектного обследования для ИТ-компании:
— повышение уровня удовлетворенности заказчика за счет приведения в соответствие его ожиданий, сформировавшихся на этапе предварительных продаж (когда продавцы предлагают “мечту”), с реальными возможностями системы по поддержке конкретных бизнес-процессов;
— уточнение сроков внедрения системы и необходимых для этого ресурсов, позволяющее заранее спланировать их выделение;
— своевременное выяснение уникальных преимуществ заказчика для их учета при конфигурировании или доработке системы автоматизации;
— сокращение сроков внедрения и уменьшение риска выполнения бесплатных работ. Необходимые доработки системы будут выполняться до начала ее развертывания или параллельно с ним, а не по окончании этапа опытной эксплуатации, на котором обычно и выявляются недостатки. Ситуация, когда несоответствие функциональных возможностей обнаруживается на стадии завершения проекта, автоматически влечет за собой дополнительные незапланированные работы. При этом у заказчика обычно возникают сложности с финансированием таких работ, и для успешного завершения проекта их часто приходится делать бесплатно;
— определение вероятных рисков, которые могут повлиять на качество и сроки внедрения. Своевременное обеспечение мер, необходимых для минимизации влияния этих рисков на успех проекта;
— получение данных для обоснования количества лицензий и структуры проекта;
— фиксация текущего состояния дел в автоматизируемых подразделениях и основных параметров их работы позволит обосновать эффективность применения предлагаемой системы;
— установление личных контактов консультантов с основными исполнителями заказчика по проекту в дальнейшем упростит их совместную работу;
— расширение базы знаний (если таковая ведется) по основным бизнес-процессам заказчиков в данной отрасли.
Конечно, здесь перечислены не все аргументы в пользу предпроектного обследования, однако, как показывает практика, этого вполне достаточно, чтобы убедить заказчика в его необходимости.
Основные задачи предпроектного обследования
Понимая, каким образом будут поддержаны конкурентные преимущества заказчика, ИТ-компания сможет оценить необходимость и стоимость доработки продукта, а также понять, какие дополнительные ресурсы могут для этого потребоваться.
Любая КИС предполагает накопление информации об оперативной деятельности подразделений, поэтому следующей темой предпроектного обследования должен стать сбор требований к документообороту автоматизируемых департаментов.
Накопленная в системе информация останется мертвым грузом, если не будет возможности ее анализировать, поэтому очень важно в ходе предпроектного обследования выяснить, какие виды и формы отчетности необходимы заказчику. Обычно средства автоматизации уже включают в себя стандартный набор отчетов, но каждый заказчик справедливо считает свой бизнес уникальным, поэтому и требует для себя уникальной системы такого рода, реализуемой, как правило, при помощи специального генератора отчетов.
Еще одним важным вопросом, который необходимо решить на этапе предпроектного обследования, является выработка рекомендаций по выбору методов реализации проекта. Здесь важно четко зафиксировать, какие из проблем, сформулированных ранее заказчиком, не решаются с помощью предложенной системы автоматизации, и предложить организационные или иные способы выхода из этого положения.
Каждая компания сможет легко добавить еще с десяток задач, которые ей хотелось бы решить на этапе обследования, но, как показывает реальная практика, получение ответов на перечисленные выше вопросы уже делает предпроектное обследование достаточно эффективным.
Что обычно является результатом предпроектного обследования
— описание существующих бизнес-процессов заказчика;
— перечень основных задач, которые необходимо решить с помощью системы автоматизации;
— оценка бизнес-процессов заказчика и рекомендации по изменению или оптимизации работы подразделений с учетом преимуществ, предоставляемых ИС;
— уникальные конкурентные преимущества заказчика, которые следует обязательно учесть при внедрении системы;
— анализ имеющейся ИТ-среды на соответствие требованиям системы корпоративного управления, рекомендации по ее изменению;
— оценка работ по интеграции КИС в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика;
— описание документооборота в автоматизируемых подразделениях и требований к аналитике;
— оценка возможных рисков при реализации проекта и определение мер, необходимых для минимизации их влияния;
— описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы в предлагаемой системе управления и потребуют доработки, оценка времени и стоимости подобной доработки;
— предложение по реализации проекта с обоснованием предлагаемого варианта, задание необходимого для заказчика количества автоматизированных рабочих мест и уточнение бюджета проекта.
Отдельным документом предпроектного обследования должен быть предварительный план-график работ, включающий в себя в том числе согласованный список ответственных лиц (как со стороны заказчика, так и от исполнителя), зоны их ответственности и базовый регламент взаимодействия между ними. Для эффективного внедрения системы рекомендуется составить регламент информационного обмена между сотрудниками заказчика и специалистами ИТ-компании, проводящей обследование, а также, что немаловажно, оговорить сроки и порядок контроля выполнения работ.
Некоторые компании (чаще всего те, что занимаются заказными разработками) по окончании предпроектного обследования предоставляют заказчику проект технического задания.
Делать предпроектное обследование бесплатно или брать за него деньги?
Ответ на этот вопрос сильно зависит от целей обследования. Если таковой целью является экспресс-обследование для “заманивания” клиента (обычно посредством заполнения заказчиком некого опросного листа), тогда представляется разумным делать это бесплатно.
Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, тогда оно потребует отвлечения значительных ресурсов компании и обязательно должно быть платным. Настоящее предпроектное обследование является полноценной консалтинговой услугой, позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы заказчика.
Как показала практика, услуги предпроектного обследования несложно продавать, если в компании внедрена соответствующая технология и продавцы четко знают (и могут доходчиво объяснить клиенту), с какой целью проводится обследование и какую выгоду от этого получит заказчик.
Как обосновать для заказчика эффективность проведения предпроектного обследования
Рассмотрим потенциальные каналы экономии, учет которых может помочь в обосновании необходимости предпроектного обследования.
1. Экономия людских ресурсов и времени:
— при доработке системы под уникальные конкурентные преимущества заказчика на начальном этапе внедрения, а не после ввода в промышленную эксплуатацию;
— на этапе интеграции системы в ИТ-инфраструктуру заказчика за счет того, что вся информация о состоянии ИТ-среды предприятия и о нюансах интеграции выясняется до начала, а не во время внедрения;
— благодаря своевременному выделению материальных и людских ресурсов как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика;
— за счет заблаговременной оценки возможных рисков, способных повлиять на процесс внедрения системы, и разработки мер, необходимых для минимизации их негативных последствий.
Любая задержка хода проекта выливается для заказчика в серьезные дополнительные расходы, которые можно достаточно легко подсчитать в каждом конкретном случае.
2. Возможное уменьшение стоимости внедрения:
— за счет выявления услуг и работ, которые заказчик может выполнить собственными силами;
— посредством корректировки сроков выполнения некоторых работ после уточнения их реальной трудоемкости.
3. Повышение эффективности КИС и производительности труда сотрудников путем оптимизации бизнес-процессов с учетом уникальных особенностей заказчика.
4. Отказ от применения автоматизированной системы, если на этапе предпроектного обследования выяснится, что она не позволит решить задачи заказчика или ее доработка будет стоить слишком дорого.
В моей практике был случай, когда клиенту с весьма специфическими бизнес-процессами по результатам предпроектного обследования было рекомендовано не развертывать КИС, а провести организационные изменения и оптимизировать технологию работы со своими заказчиками, так как эффект от внедрения системы (там требовалась дорогостоящая доработка) не окупил бы затрат. В итоге клиент сэкономил десятки тысяч долларов, а предпроектное обследование окупилось только за счет повышения эффективности деятельности подразделения, изменившего по рекомендации консультантов технологию работы сотрудников.
Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов и увеличению их стоимости как из-за организационных, так и из-за технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты вообще заканчиваются полной неудачей. Согласно исследованию Standish Group, почти треть из 2,5 тыс. проанализированных ими ИТ-проектов оказались не просто неуспешными*1, а вообще не были завершены. В России такие данные получить гораздо сложнее, но уверен, что доля неуспешных внедрений будет не меньше.
*1 Неуспешными считаются проекты, в которых были сорваны сроки, нарушен бюджет или не получены ожидаемые результаты.
Поэтому если консалтинговая компания не хочет иметь в своем послужном списке нереализованные проекты, то ей просто необходимо проводить предпроектное обследование бизнеса заказчиков. Лучше еще на начальном этапе отказаться от контракта, чем завязнуть в работах и получить в итоге пятно на своей репутации.
Предпроектное и информационное обследование как этап оптимизации делопроизводства
Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД.
В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.
Предпроектное обследование
С точки зрения консалтинговой компании, предлагающей на рынке свои услуги по консалтингу и внедрению СЭД, т.е. внедрение СЭД для аналитика является внешним проектом, предпроектное обследование рассматривается как часть методологии продаж (как одна из фаз «пред-продажи»). Однако большинство работ этой стадии выполняется аналитиком, также как и на стадии анализа, предусмотренной методологией внедрений. По этой причине, предпроектное обследование рассматривается и как часть методологии внедрения.
Проведение предпроектного обследования может быть полезно и для аналитиков, выполняющих работы по внедрению СЭД в качестве внутреннего проекта предприятия (организации), т.е. аналитик является сотрудником компании, где проводится внедрение СЭД.
Cхема результатов проведения предпроектного обследования
Целями предпроектного обследования являются:
С целью получения необходимой информации о проекте проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей).
Примерные вопросы Анкеты, ответы на которые позволят получить первичную информацию от Заказчика и будущих пользователей СЭД, представлены в разделе «Вопросы для анкет и интервью».
В результате проведения предпроектного обследования осуществляется:
Итоговый документ должен содержать:
После проведения предпроектного обследования становится возможным оценить объем аналитической и технической работ, которые потребуется провести, а также то, какие результаты должны быть достигнуты.
В результате разрабатывается документ, содержащий описание основных требований к СЭД, границы проекта и другую выявленную информацию. Если информационное обследование проводит внешняя по отношению к Заказчику организация, также подготавливается прототип решения для демонстрации Заказчику (если необходимо) и коммерческое предложение.
На данном этапе, исходя из полученной первичной информации, Руководитель проекта (РП) составляет базовый план работ, иерархическую структуру работ (WBS), а также Устав проекта. На данном этапе также может проходить выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.
Информационное обследование и анализ
Используя результаты Предпроектного обследования в качестве отправной точки, в ходе Информационного обследования уточняется полученная ранее информация, исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» – «как есть»), предлагаются будущие, оптимизированные бизнес-процессы («to be» – «как должно быть»), а также описываются все необходимые модификации в системе для поддержки этих бизнес-процессов и интерфейсы СЭД.
Cхема результатов проведения информационного обследования
Целями информационного обследования являются:
Целью этого этапа является выявление требований Заказчика к результатам внедрения, поэтому необходима тесная совместная работа Заказчика, основных пользователей и Аналитика на протяжении всей фазы информационного обследования и анализа. Обычно Информационное обследование является следующим шагом после Предпроектного обследования, и предполагает подробное изучение всех областей бизнеса, которые будут затронуты в ходе проекта, а не просто идентифицирует основные функциональные области и жизненно необходимые приложения («killer applications»), как это делается на этапе Предпроектного обследования.
С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей) аналогично предпроектному обследованию, но на более детальном уровне. Примерные вопросы Анкеты, ответы на которые позволят получить информацию от Заказчика и будущих пользователей СЭД, представлены в разделе «Вопросы для анкет и интервью».
Результаты работы находят отражение в документе «Функциональные требования» (ФТ) или Отчете, или техническом задании (в зависимости от сложности проекта).
Итоговый документ должен содержать:
В результате проведенных работ по организации эффективного делопроизводства и документооборота и принятом решении о внедрении системы электронного документооборота проектная команда формулирует требования к автоматизированной системе, составляет перечень процессов, подлежащих автоматизации, определяет приоритеты и очередность их автоматизации.
После определения целей, задач, границ проекта по внедрению СЭД начинаются работы по разработке и внедрению автоматизированной системы электронного документооборота.
Рекомендации по анализу документооборота
С целью эффективной автоматизации работы с документами рекомендуется:
Обследование каждого вида документа:
Вопросы для анкет и интервью
Здесь перечислены вопросы, которые можно использовать в анкетах или при интервью пользователей при проведении обследования объекта внедрения СЭД. Вопросы являются рекомендательными. Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому Аналитик должен проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.
Потребности в автоматизации процесса управления документами:
1. Каковы долгосрочные и краткосрочные цели внедрения системы?
2. Каковые основные критерии успеха проекта внедрения системы документооборота?
3. В какие сроки желательно выполнить внедрение системы? Чем обусловлены данные сроки?
4. Кто является основным инициатором проекта: в интересах какого подразделения или руководителя (руководителей) планируется провести внедрение системы?
5. Кто является основными заказчиками СЭД (какие подразделения) и основными участниками СЭД?
6. При внедрении системы планируется полный или частичный переход на безбумажную технологию делопроизводства и документооборота? Опишите, как Вы это видите.
7. Планируется ли использование систем криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи (СКЗИ и ЭЦП)? Если ДА, то укажите название или тип приоритетных систем.
8. Обработку, каких типов документов, форматов и видов планируется автоматизировать средствами системы?
8.1. Кратко опишите основные параметры каждого из них, укажите отличия.
8.2. Укажите приоритеты
9. Сколько рабочих мест планируется установить сразу?
10. Сколько рабочих мест планируется подключить к системе в итоге (вообще)?
11. В каких подразделениях планируется внедрение СЭД?
12. Опишите основные функциональные обязанности подразделений – основных участников СЭД.
Организационные вопросы:
13. Есть ли технические специалисты, которые будут вести проект от Заказчика?
14. Есть ли специалисты по ДОУ, которые будут вести проект от Заказчика?
Вопросы по ДОУ:
15. Существуют ли утвержденные положения, инструкции, регламенты или иные нормативные документы, регламентирующие работу с документами (описания правил делопроизводства и документооборота)?
15.1. Насколько они проработаны и актуальны?
15.2. Планируется ли их изменение?
15.3. Если существуют такие документы, просим их предоставить для анализа
16. Если таких правил (положений, инструкций, методик) нет или они не являются актуальными, необходимо ли провести обследование, описание и оптимизацию существующих процессов?
16.1. Есть ли понимание о необходимости и своевременности таких действий?
16.2. Или планируется провести автоматизацию процессов «как есть»?
16.3. Если будет проводиться обследование и оптимизация, то определите области обследования, цели и критерии оптимизации.
17. Каким образом ведется делопроизводство?
17.1. Централизованно;
17.2. Децентрализованно;
17.3. Смешанно.
18. Какое подразделение или кто из сотрудников несет ответственность за работу с документами?
19. Кто в компании организует работу с документами (какое подразделение)?
20. Какие функции (процессы, работы) необходимо автоматизировать для указанных видов документов? Опишите их (кратко)
21. Какой примерный объем документооборота в год/месяц по каждому указанному виду документов?
22. Перечислите виды документов, по которым используются бланки и шаблоны, работу с которыми планируется автоматизировать?
23. Какие формы учета и регистрации применяются для каждого вида документов? Опишите их структуру, правила заполнения, правила формирования регистрационных номеров.
24. Какие документы требуют дополнительного контроля? Опишите их характеристики и требования по контролю.
25. Какие типы и виды отчетности необходимо реализовать по каждому виду документов?
26. Виды работ, производимые над каждым типом документа. Изменения, происходящие с документом в ходе бизнес-процесса.
27. Опишите должностные обязанности по обработке документов сотрудников – участников документооборота.
28. Опишите существующую технологию работы с документами в организации, подразделении:
28.1. порядок экспедиционной обработки и регистрации входящих документов;
28.2. порядок рассмотрения руководством входящих документов и выдачи резолюции;
28.3. структура резолюции;
28.4. порядок постановки документов на контроль;
28.5. виды контроля;
28.6. сроки исполнения;
28.7. перечень документов, ход исполнения которых подлежит контролю;
28.8. технология контроля исполнения документов;
28.9. порядок учета документов, поступивших на исполнение, в структурных подразделениях;
28.10. порядок снятия документов с контроля;
28.11. порядок рассмотрения проектов документов руководством, их согласования различными подразделениями и утверждения ;
28.12. порядок регистрации и экспедиционной обработки исходящих документов;
28.13. порядок разработки внутренних документов;
28.14. организация хранения документов в структурных подразделениях и в центральном архиве организации.
29. Что требуется изменить в работе с документами?
30. Какие формы учета и регистрации применяются для каждого вида документов?
30.1. Опишите их структуру и правила заполнения (если есть).
30.2. Правила формирования регистрационного номера
31. Какие типы и виды отчетности необходимо реализовать по каждому виду документов?
31.1. текущие делопроизводственные отчеты;
31.2. итоговые делопроизводственные отчеты;
31.3. статистические делопроизводственные отчеты;
32. Возможность установки и отслеживания связей между документами
Вопросы по архивному хранению:
33. Есть ли архив как структурное подразделение?
34. Кто несет ответственность за оперативное хранение документов?
35. Есть ли инструкция по хранению документов? При наличии нормативных документов, просим предоставить их.
36. Разрабатывается ли Номенклатура дел (каждый год)?
37. Какое подразделение (должностное лицо) несет ответственность за составление и утверждение сводной Номенклатуры дел.
38. Проводится ли экспертиза ценности документов и уничтожение документов?
39. Есть ли научно-справочный аппарат? Кто его ведет? Опишите его структуру.
40. Разработана ли политика доступа к документам, особенно конфиденциальным?
41. Планируется ли осуществлять перенос архива «бумажных» документов в систему?
41.1. Укажите ориентировочное количество, формат и типы документов.
41.2. Является ли архив документов территориально распределенным? Если ДА, то где расположены места хранения документов?
41.3. Укажите требуемые сроки осуществления переноса информации в систему.
42. Какие правила применяются для списания документов в дела, передачи в архив, какие нормы хранения?
43. Правила работы с Номенклатурой дел подразделения, ее структура и организация хранения документов в подразделении, работа с которыми подлежит автоматизации.
Описание структуры организации:
Для осуществления первичной оценки требований необходима информация об организационной структуре компании. Описание оргструктуры должно представлять собой схему (в формате Visio, ARIS либо в другом аналогичном формате). Возможно и текстовое описание. Схема (либо текстовое описание) оргструктуры должна отражать:
44. Список организаций верхнего уровня (управляющая компания, список комплексов, филиалов, отдельных юр. лиц (например, офисы компании) и т.д.), включающий:
44.1. название организаций;
44.2. географическое расположение организаций;
44.3. взаимосвязи между организациями (иерархия);
44.4. сферы деятельности организаций.
45. Организационные структуры организаций верхнего уровня, которые должны содержать:
45.1. структуру подразделений;
45.2. взаимосвязи подразделений;
45.3. функции подразделений;
45.4. сферы ответственности подразделений.
В первую очередь интересует информация о структурных единицах, которые будут задействованы в ходе внедрения системы электронного документооборота.
46. Какое техническое обеспечение есть в наличии: характеристики сервера, клиентских мест?
47. На сегодняшний день используется ли для автоматизации текущих задач информационная система (системы)?
47.1. Если ДА, то, какие функции в ней реализованы?
47.2. Что не устраивает / текущие проблемы?
47.3. Планируется ли ее заменить полностью или частично?
47.4. Миграция данных: как планируется осуществить перенос накопленной информации:
— не переносить,
— переносить вручную,
— переносить автоматизировано.
47.5. Если планируется автоматизированный перенос «старых» данных в новую систему, необходимо предоставить информацию о структуре и форматах хранения, сформулировать требования к конвертации данных.
48. Требуется ли интеграция с другими системами?
49. Какова типичная конфигурация клиентских рабочих станций (процессор, оперативная память, операционная система и т.д.)?
50. Определен ли перечень стандартного программного обеспечения, устанавливаемого на офисных ПК? Если ДА, то приведите этот список.
51. Каковы характеристики базового серверного оборудования?
52. Используется ли сотрудниками предприятия в повседневной работе корпоративная электронная почта? Какой почтовый сервер и клиент используются?
53. Укажите версию и разработчика серверного ПО корпоративной электронной почты.
54. Какова топология вашей сети:
1.1. Построена ли локальная сеть на базе домена Windows NT?
1.2. Сколько рабочих станций в вашей локальной сети?
1.3. Есть ли территориальная распределенность сети? Если есть:
1.3.1. Каково распределение рабочих станций по филиалам (офисам)?
1.3.2. Какова пропускная способность каналов связи между сегментами сети?
55. Если ли выделенный файл-сервер, предназначенный для хранения документов? Каков ориентировочный объем документов, хранящихся на этом сервере?
56. Существует ли стратегия хранения неструктурированной информации (ПК, выделенные файл-сервера, подсистемы хранения и пр.)
57. Каков средний объем документов, хранящихся на клиентских рабочих станциях?
58. Какие корпоративные информационные системы (КИС) используются на предприятии?
59. Есть ли лицензированные СУБД и как они используются? Укажите разработчиков и версии используемых на предприятии СУБД.
60. Используются ли службы каталогов для идентификации пользователей? Если ДА, то укажите, какие.
61. Существует ли служба технической поддержки пользователей (helpdesk)? Есть ли регламент работы данной службы?
62. Сколько сотрудников насчитывает отдел (департамент, управление) информационных технологий? Какие основные задачи решает данное подразделение?
63. Укажите системы, с которыми должна быть интегрирована система документооборота.
64. Укажите примерное соотношение сотрудников, имеющих доступ к документам только для ознакомления к количеству сотрудников, имеющих право на модификацию и выполнение определенных действий.
Требования к СЭД:
65. Какие функциональные требования к новой системе Вы считаете наиболее важными, перечислите и опишите.
66. Состав атрибутов каждой карточки документа:
— Название
— Описание
— Метка на форме (название на форме)
— Тип данных
— Способ заполнения (вручную, из справочника, …)
67. Поиск документов по атрибутам регистрационных карточек Перечень реквизитов поисковой карточки
68. Необходимость формирования истории работы с документами, отслеживания хода исполнения и процесса согласования и др.
69. Необходимые фильтры в системе
70. Информационные запросы, которым должна удовлетворять система
Оформить полученную в результате обследования информацию предлагаем в виде оперограммы или в виде алгоритма. В качестве примера предлагаем рассмотреть жизненный цикл приказов по основной деятельности. Технология работы с данным видом документов наиболее унифицирована и может применяться на различных предприятиях.
Примеры оформления процесса работы с документом
Оформить полученную в результате обследования информацию предлагаем в виде оперограммы или в виде алгоритма. В качестве примера предлагаем рассмотреть жизненный цикл приказов по основной деятельности. Технология работы с данным видом документов наиболее унифицирована и может применяться на различных предприятиях.
Оперограмма жизненного цикла приказа по основной деятельности
Кликните по изображению мышкой, чтобы увеличить его
Алгоритм обработки приказов по основной деятельности
Разработка функциональных требований
На основе перечисленной выше информации Аналитик разрабатывает функциональные требования к СЭД или ТЗ на разработку СЭД. В частности, Аналитик должен составить требования к формату и составу регистрационно-контрольных карточек (набор и расположение полей в карточке, способы заполнения в СЭД и др.), маршрутам движения документов и другие требования, необходимые для настройки и разработки СЭД.
Автоматизация работы и, соответственно, постановка задач на разработку ПО должна проводиться в условиях наличия нормативных документов, регламентирующих работу с документами: инструкции, регламенты, альбомы форм и др.
При отсутствии подобных документов необходимо разработать документ (-ы), закрепляющий (-щие) основные правила работы с документами, работа с которыми планируется автоматизировать.
Документация
При проведении обследования подготавливается следующая документация:
1. Отчет об информационном обследовании (инфологическая модель)
Назначение:
Фиксация информации, полученной в ходе проведения анкетирования, интервьюирования сотрудников Заказчика с целью разработки ТЗ на создание и настройку автоматизированной системы
2. Техническое задание на создание автоматизированной системы (датологическая модель)
Назначение:
Разработка технических требований на функционал автоматизированной системы, ее архитектуру
Описанные выше разделы документации могут быть добавлены и изменены, т.к. разработка документации является творческим процессов, а также зависит от профессионализма Аналитика, разрабатывающего данные документы.