Для чего нужен личный ассистент
Помощник руководителя
В условиях жесточайшей конкуренции, царящей сегодня на рынке, благополучие любой компании зависит от принятия руководителем своевременных и правильных решений. Поэтому так важно, чтобы рядом с ним находился опытный личный помощник, с одной стороны, готовый взять на себя ведение отдельных проектов, а с другой — умеющий приспособиться к особенностям характера своего шефа.
Общее описание
По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административные обязанности, в том числе и представителей элиты административного персонала — личных помощников руководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные и информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя — это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы.
«Чтобы занимать должность персонального ассистента, — делится опытом Елена Владимировна Комендант, помощник руководителя ООО „Южная строительная коммуникационная компания“, — мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими качествами — иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутреннюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны — способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Есть еще одна трудность — мера ответственности: сделать больше — значит, принять решение вместо руководителя, а меньше — переложить часть своей работы на плечи шефа. Как вы понимаете, найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами».
Образование
Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование — специальность 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, сегодня достаточно много.
В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специалистов по документационному обеспечению управления. Традиционно высоко ценятся работодателями выпускники ГУУ и Историко-архивного института РГГУ.
Также больших успехов в этой профессии добиваются специалисты, получившие высшее лингвистическое образование, — филологи, переводчики.
Если говорить о курсах, занимающихся подготовкой секретарей и помощников руководителя с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования, то в числе лучших необходимо назвать следующие:
Интенсивные программы введения в профессию предоставляют Школа помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов и образовательное учреждение «Высшая школа секретарей».
Но, несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых насущных. Так, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового обеспечения государственной, муниципальной службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конференции была сформулирована так: «Привлечь внимание общественности к необходимости взаимодействия общества, государства и бизнеса в направлении решения проблем подготовки квалифицированных кадров».
Смежные карьеры
Говоря о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необходимо назвать профессию секретаря — из нее в соответствии с требованием времени и выросла специализация «персональный ассистент» или «личный помощник руководителя». Также к числу смежных можно отнести все административные специальности: от координаторов, операторов call-центров, консультантов, ресепшионистов, делопроизводителей до офис-менеджеров и секретарей-референтов.
Функциональные обязанности
Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:
Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.
В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.
Навыки
По существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя — это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:
Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.
Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме.
Плюсы и минусы
Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.
Среди минусов можно выделить:
Оплата труда
В среднем зарплата помощника руководителя в Москве составляет 40–60 тысяч рублей, а в регионах значительно ниже — 15–30 тысяч рублей. Но, если кандидат владеет несколькими иностранными языками или имеет второе высшее образование, например юридическое (ведь по долгу службы ему приходится заниматься разработкой официальных/фирменных бланков служебных документов, составлением и оформлением документов, приданием документам юридической силы), то он может претендовать и на более высокую финансовую компенсацию. Фактически же верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.
Перспективы
Не секрет, что многие сотрудники рассматривают должность персонального ассистента как хороший старт, трамплин для достойной карьеры. В будущем толковый помощник руководителя, хорошо знающий структуру компании, направления ее деятельности, специализацию сотрудников и внешние связи предприятия, может стать топ-менеджером — исполнительным/административным директором, заместителем директора или руководителем отдела/департамента. Нередко опытные помощники руководителя уходят в бизнес, так как приобретенные знания и опыт позволяют им успешно руководить собственным делом.
Тем не менее, подчас достижение должности помощника руководителя и есть свидетельство успешного карьерного роста: от секретаря небольшой фирмы или ресепшиониста до персонального ассистента руководителя мегакорпорации или холдинга. В настоящий период развития экономики эта профессия является достаточно престижной, высокооплачиваемой и весьма интересной и перспективной, особенно с точки зрения возможностей неограниченного совершенствования индивидуальных качеств и талантов.
10 навыков которые сделают из вас эффективного помощника руководителя
Спорим, что на вас, как помощника руководителя, уже неоднократно навешивали ярлыки.
Конечно, это обидно. Несмотря на то, что характеристика помощника как «секретаря» несет в себе определенную долю правды, такое описание полностью перечеркивает ценность всей вашей работы.
Возможно, более точным описанием могло бы стать:
Стратегический партнер. Доверенное лицо. Бизнес помощник. Профессиональный решатель проблем.
Только задумайтесь – множество организационных инструментов, приложения для создания записей, платформы для переговоров и электронные ежедневники привели к тому, что руководители сейчас стали гораздо более независимыми, чем когда-либо прежде. На самом деле, сегодня руководству нужно гораздо меньше, а вовсе не больше, помощников.
Но все же, сейчас помощников руководителя можно считать более ценными сотрудниками, чем несколько десятилетий назад.
Как такое могло случиться?
Все очень просто. Функции помощника трансформировались – теперь он не столько оказывает поддержку руководителю, сколько выполняет более стратегические задачи. Современные руководители обращаются к помощникам не за решением административных вопросов, а для получения стратегического совета, технической поддержки и критического анализа ситуации. Предполагается, что помощники должны разбираться в таких обширных областях, как управление проектами, планирование мероприятий и внутрикорпоративные коммуникации.
Столь ответственная должность требует обладания определенными навыками на уровне эксперта. Поэтому не важно, собираетесь ли вы строить карьеру в роли помощника руководителя или планируете использовать эту должность в качестве трамплина к работе своей мечты, есть определенный набор необходимых навыков, который поможет впечатлить начальство и принести максимальную пользу коллективу.
Чрезвычайная изобретательность
Как часто руководитель просил вас делать невозможное?
Хороший помощник знает, что справляться с невыполнимыми задачами – это в порядке вещей. Для этого вам потребуется немалая смекалка и упорство, чтобы просто взять и сделать этот кошмар.
Проблема в том, что и в нормальной ситуации достать два места около поля на игру Лейкерс достаточно сложно. А ситуация была далеко не нормальной. Шла серия плей-офф. Это были самые редкие билеты в городе.
Я никогда не забуду, что она сделала, когда начальник вернулся в кабинет.
Она помедлила, перевела дух и немедленно взялась за работу. Она изучила все сайты с билетами, обзвонила компании по продаже билетов, проверила все объявления в электронных изданиях. Когда все оказалось напрасно, она позвонила своим знакомым помощникам – она просила об ответной услуге и обещала помощь в будущем.
Честно говоря, я до сих пор не знаю, как ей это удалось. Но я точно видел ее начальника и его гостя по телевизору в тот вечер, и они сидели у самого поля и веселились вовсю каждый раз, когда Коби забрасывал трехочковый.
Стрессоустойчивость
Давайте называть вещи своими именами – руководители попадаются не сахар! У большинства из них очень напряженная работа, и этот стресс может выливаться на вас.
Учебная тревога случается не каждый день, но вам просто необходимо уметь работать в самых стрессовых ситуациях, которые однажды обязательно случатся.
Возвращаясь к предыдущему примеру, помощнице удалось раздобыть билеты на игру не только благодаря смекалке – прежде всего, ей удалось успокоиться.
Она сохраняла хладнокровие, столкнувшись со сложной задачей, которую необходимо было выполнить в крайне сжатые сроки. У нее уже был подобный опыт, и она знала, что, если она успокоится и сосредоточится на том, что может контролировать – на собственных усилиях, она сможет добиться определенного результата.
Знакомство с последними технологиями
Помимо традиционных рабочих инструментов, таких как Microsoft Office или Google G-suite, современный помощник должен профессионально разбираться в бесконечных системах, приложениях и надстройках, которыми пользуются руководители. То есть, может потребоваться знание Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce и Zuora – и это только некоторые из длинного списка программ.
При возникновении технических неполадок, у помощника редко есть время дожидаться, пока специалист по ИТ все починит. Возможность решать проблемы за начальника – абсолютно необходимый навык. Особенно, это характерно для небольших молодых компаний, где помощник руководителя – самая очевидная альтернатива ИТ-специалисту.
Масштабное мышление
Лучшие помощники становятся доверенными лицами и советниками своих руководителей.
Помните, что перед вами открыты возможности, которыми обладают очень немногие сотрудники компании. Вы общаетесь с персоналом любых уровней и, возможно, контактируете с самыми разными отделами.
Но чтобы служить резонатором для своего начальника, прежде всего, вам потребуется четкое понимание работы компании. Тогда из разрозненных элементов вы сможете создать общую картину целей компании.
Если вы не уверены, что до конца понимаете все нюансы работы своей компании и фирм-конкурентов, есть простой и приятный способ быстро во всем разобраться – обед!
Каждую неделю приглашайте на обед представителей разных отделов, чтобы лучше разобраться в их работе и роли отдела в общей миссии компании.
Подойдите к проблеме со всей дотошностью. Спрашивайте о самых больших достижениях отдела. И о самых сложных задачах. И о том, кто из конкурентов лишает их сна. О том, что бы они изменили в компании и в отрасли в целом, если бы имели волшебную палочку?
После разговора запишите два-три основных вывода и всегда держите их под рукой.
Это отличный способ не только наладить отношения внутри компании – вскоре у вас появится основательное понимание деятельности компании, которое необходимо для того, чтобы делиться ценными наблюдениями со своим начальником.
Беспощадная расстановка приоритетов
Хороший помощник помогает руководителю отгородиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться только на самых срочных вопросах и наиболее производительной деятельности.
Проще говоря, помощники должны помочь начальникам расставить приоритеты, и в этом они не должны терпеть ни малейших возражений.
Для этого вам потребуется способность рассуждать здраво и уметь выделять те задачи, которые требуют внимания, и те, о которых лучше забыть. Но это не только ваша обязанность. Над расстановкой приоритетов вы работаете вместе со своим начальником. И со временем у вас будет получаться все лучше и лучше.
Самый важный первый шаг заключается в том, чтобы четко видеть стратегические цели. Проще говоря, нельзя расставить приоритеты, если у вас нет четкого понимания общих целей, которыми вы руководствуетесь.
Само собой разумеется, что организованность является обязательным качеством для помощника руководителя. Задачи, которые ставятся перед помощниками имеют сжатые сроки выполнения и постоянно меняются, поэтому нельзя терять драгоценные секунды на неорганизованность. Фактически, хороший помощник руководителя разрабатывает системы организации и совершенствует существующие запутанные процессы.
Стратегическая многозадачность
Да, мы знаем, что многозадачность – это миф. Наш мозг не способен справляться с более чем одной сложной задачей за раз.
Однако снова и снова мы слышим от помощников руководителей, что некоторая способность справляться с несколькими задачами одновременно является необходимой на этой должности.
Секрет состоит в том, чтобы объединять простые задачи, например, бронирование билетов и составление ответов на электронные письма. А пока вы ждете ответа от оператора, почему бы быстро не рассортировать файлы или не ввести информацию в компьютер?
Однако надо четко выделять задачи, требующие наибольшего внимания и выполнять их по очереди. Но при возможности, стоит совмещать их с деятельностью, требующей меньше внимания, чтобы максимально эффективно использовать время.
Как еще можно сделать больше работы за то же время? Вот, в чем фокус.
После расстановки приоритетов, посвящайте каждой задаче 100% внимания, даже если ваши мысли снова и снова возвращаются к задачам, которые вам только предстоит выполнить. Многие специалисты с высокой производительностью труда пользуются техникой Помидора, чтобы справиться со всеми запланированными делами.
Просто выберите задачу, выставите таймер минут на 25 и сосредоточьтесь исключительно на работе, пока время не выйдет. Отдохните и повторите с начала. Постепенное увеличение времени поможет легче научиться сосредотачиваться.
Профессиональные навыки общения (и любовь к правде)
По тем же самым причинам, навыки общения являются исключительно важной составляющей профессии помощника руководителя. Помощники – это секретарь по связям с общественностью для своего начальника. Нередко ваши слова считаются равносильными словам руководства, поэтому отточенные навыки написания писем и знание этикета телефонных переговоров просто необходимо. Кроме того, вы должны уметь четко и ясно обрисовать ситуацию, а также время от времени проявлять настойчивость.
Многие помощники де-факто берут на себя обязанности по внутрикорпоративному общению, а также составляют письма от лица руководства. Такие письма могут быть адресованы целым отделам – даже целым компаниям – поэтому вам не обойтись без идеальных навыков письма.
Более того, общение – это основа. Большая часть навыков, перечисленных в этой статье не могут существовать отдельно от общения.
И не стоит забывать еще об одной вещи, когда речь идет об общении – хороший помощник знает, что всем заправляет правда.
Не забывайте, что руководство захочет испробовать на вас свои идеи или изучить вашу реакцию на выдвигаемые предложения. Но это возможно, только если вы высказываете свою настоящую точку зрения.
Вашему начальнику не нужен человек, который будет во всем с ним соглашаться. Он хочет (и ему это действительно нужно) услышать, что вы думаете на самом деле.
Поэтому говорите правду. Случается, что руководители живут в своем мире. И время от времени вам придется возвращать их к реальности.
Скорость и решительность
В быстро меняющемся мире помощников руководителя нет времени ходить вокруг да около. Хороший помощник обрисовывает ситуацию, собирает необходимую информацию, задает правильные вопросы и потом, что самое важное, действует.
Конечно, вы редко можете получить всю необходимую информацию. Но лучше всего действовать быстро и уверенно и сдвинуть работу с мертвой точки, чем сидеть и ждать дополнительных пояснений или, что еще хуже, разрешения.
Тренер в области принятия решений Нелл Макшейн Вулфхарт (Nell McShane Wulfhart) выделяет 4 шага, которые помогут принимать более быстрые и удачные решения. Вот что, по мнению Вулхарта, необходимо делать, когда вам предстоит принять важное решение:
Толстокожесть и чувство юмора
Дело тут вот в чем. Несомненно, у вас ответственная работа. И у начальника, рядом с которым вы работаете дни напролет – тоже. Возможно, вы принимаете серьезные решения, которые влияют на будущее вашей компании и жизнь людей, которые с вами работают.
Дмитрий СТЕПАНОВ
ПРОДЮСЕР ФОРУМА
Форум Персональных Ассистентов 2021
IX Всероссийский Форум ассистентов, помощников и секретарей первых лиц компаний. Карьерная лестница, повышение квалификации и личностное развитие.
Юлия Юрченко: Будущее, в котором у каждого сотрудника есть личный помощник
Это избавит от рутины
Рутинные задачи, которые часто выполняются на автомате и не требуют особой квалификации, часто занимают уйму времени. Во многих компаниях часть рутины скидывают на секретарей или стажеров, но они не способны покрыть все задачи. К тому же ассистенты обычно есть только у высокопоставленных сотрудников, и вот менеджер по продажам тратит полдня на то, чтобы отксерить или подшить какие-то документы или написать скучный отчет.
По данным портала HRplus, HR-специалисты тратят на рутинные операции от 29 до 58% своего рабочего времени. И хотя часто на помощь приходит автоматизация, передать всю рутину компьютеру не всегда возможно. Например, машину нельзя посадить на обзвон кандидатов — сегодня многие прочно ассоциируют звонки от роботов со спамом. А вот личные ассистенты эйчаров могли бы прозвонить всех откликнувшихся на вакансию и провести первичный отбор по заданным критериям.
Это добавит рабочее время
Логичный вывод из предыдущего пункта: если не тратить рабочие часы на скучные монотонные задачи, будет больше времени. А еще сил и настроя на работу. Сегодня маркетолог или пиарщик приходит на работу, открывает почту, видит сто непрочитанных писем — и идет за кофе, потом тратит час на удаление лишнего и поиск важного, потом снова идет за кофе. А если бы он приходил и сразу получал список срочных и приоритетных писем, требующих ответа? Без спама или неважной информации? Это же сразу плюс два рабочих часа и плюс сто к мотивации. Правда, очередь в офисную кофейню станет меньше.
Это поможет успевать больше
Личный помощник — это прекрасное решение проблемы «Я не успел сегодня, давайте уже после выходных». Потому что как это не успел? А чем занимался? Почту за тебя разобрали, документы рассортировали, отчет заполнили (твоя задача — только просмотреть и проверить), чеки за командировку нашли, нужный телефон отыскали, даже за кофе сходили. А значит, можно наконец сосредоточиться на своих непосредственных обязанностях. Если не отвлекаться на мелочи — их выполнит ассистент — и не терять из-за этого концентрации, не выполнить задачу в срок становится просто невозможным.
Это поможет стать лучше
Делегировать задачи — сама по себе задача, причем непростая. Чтобы ассистент эффективно работал, ему нужно поручать понятные дела с четко понятным и измеримым результатом. Когда мы только разрабатывали Want, мы обнаружили, что люди совершенно не умеют делегировать: не все понимают, что ассистенту нельзя поручить творческое задание или что-то, напрямую связанное с вашей профессиональной деятельностью. Написать речь для презентации на конференции — нет. Оформить готовую презентацию в PowerPoint — возможно (перепроверить точно надо будет). Собрать документы для регистрации на этой конференции — да!
Человек, умеющий декомпозировать задачу, эффективно делегировать и грамотно выстраивать коммуникацию с другим человеком, пусть и ассистентом, очень быстро превращается в эффективного менеджера.
Это уберет нерабочие задачи
Не секрет, что практически каждый сотрудник на работе не только работает. Записать ребенка в сад, дозвониться до налоговой, спланировать отпуск, забронировать столик в ресторане — когда, если не в рабочее время? И вот эти задачи очень легко перекинуть на личного помощника — именно так и поступают генеральные директоры и СЕО. Если же такая возможность появится у каждого сотрудника бухгалтерии и рядового менеджера, представьте, как вырастет их эффективность. А если не вырастет, руководитель сможет сделать выводы.
Это даст больше информации о сотрудниках
Кстати, о выводах. Представьте себе, если бы у каждого руководителя при этом был доступ к закрытой статистике по задачам, которые его сотрудники ставят своим ассистентам. Какие выводы можно было бы сделать? Например, насколько эффективно человек распоряжается чужим временем и силами. Какую именно работу он делегирует. Много ли среди задач личных — или ассистент выполняет половину рабочих обязанностей сотрудника. В общем, взаимодействие с таким вот ассистентом — а фактически подчиненным — поможет понять, например, справится ли сотрудник с более сложными задачами или руководством коллективом. А это уже можно использовать при повышениях или оценке того, все ли работники оптимально подходят для своих должностей.