Для чего нужен роп
Обязанности РОПа в продажах: как выглядит идеальный руководитель
Из этого материала вы узнаете:
Обязанности РОПа в продажах охватывают сразу несколько сфер: от планирования и оперативного руководства отделом до обучения и контроля за сотрудниками. Естественно, на эту должность необходимо принимать человека, который обладает должными навыками и опытом, чтобы выполнять все эти функции.
Нужно понимать, что между озвучиванием имеющихся талантов и их наличием иногда лежит пропасть. В нашей статье мы расскажем, какие конкретно существуют обязанности руководителя отдела продаж, какие требования предъявляются к кандидатам и как организовать процесс найма РОПа.
Требования к руководителю отдела продаж
Основные функции руководителя отдела продаж это управление подразделением, а также контроль выполнения поставленных задач как отдельными сотрудниками, так и всем коллективом. Глава отдела заинтересован в улучшении стратегии продаж и совершенствовании различных показателей, влияющих на эффективность работы команды.
На должность руководителя отдела продаж обычно назначают человека, обладающего разносторонними знаниями.
Преимуществом для кандидата будет наличие опыта и следующих практических навыков:
Планирование и декомпозиция как обязанности РОПа в продажах
Обязанности РОПа в продажах предполагают планирование. Руководитель не только составляет план продаж для всего отдела, но и ставит задачи сотрудникам для ежедневного исполнения.
Анализируя итоги работы сотрудников в частности, а также приняв во внимание их предложения по увеличению сбыта, начальник составляет единую стратегию продаж для отдела в целом. Затем он сопоставляет свой план с тем, что предлагает вышестоящее руководство.
Как правило, эти планы весьма отличаются друг от друга. Спущенный сверху составлен с учетом текущих расходов, планируемых показателей продаж, прибыли за предшествующие периоды.
Внутренний основан на данных по текущим договорам, работа по которым еще не завершена. Увидев расхождения, РОП решает, нужно ли менять направленность в трудовой деятельности сотрудников.
Приведем пример внутреннего плана, составленного руководителем продаж. Допустим, у нас работает специалист по продажам Петров. Он должен подготовить отчет по текущему состоянию договоров.
Далее Петров подсчитывает суммы, которые в этом месяце поступят на счет компании, опираясь на статус клиентов. После несложных вычислений РОП может спрогнозировать реальную прибыль компании в этом месяце.
Руководитель отдела составляет четкий план действий для менеджеров, что позволит им оценивать свою работу, а РОПу успешно управлять отделом.
Для выполнения таких задач необходимы следующие шаги:
Для этих целей оптимально подходит CRM-система, но можно воспользоваться программой Excel. Отчет помещается на нескольких страницах одного файла, с обязательным использованием в ячейках готовых формул.
Одна из важнейших обязанностей РОПа в продажах – составить план продаж и сделать его разбивку на составляющие как для всего отдела, так и для каждого сотрудника в частности. Далеко не каждый руководитель на практике исполняет эти функции.
Допустим, в среду сделок было совершено на 254 545 рублей, тогда оставшаяся сумма, равная 200 000 рублям, переходит на четверг. Таким образом, на следующий день у отдела будет задача продать на 654 545 рублей (454 545 + 200 000 = 654 545).
Обязанности руководителя отдела продаж по организации и обучению
Проведение совещаний с сотрудниками по вопросам организации работы также входит в обязанности РОПа в продажах. Собрание проводится по следующему принципу:
Руководитель отдела может проводить различные совещания в зависимости от целей.
Если цель – создать настроение и исправить недочеты в работе предыдущей пятидневки, то проводится собрание в начале недели длительностью не более одного часа. Обсуждаются следующие важные моменты:
Чтобы мотивировать сотрудников, проводится ежедневное короткое совещание, где ставится план на день и дается определенный стимул для его выполнения.
Небольшие планерки – пятиминутки с отдельными сотрудниками проводятся ежедневно с интервалом в 3 часа, например в 12.00, 15.00 и 18.00. В зависимости от текущего положения дел уточняются следующие вопросы:
Периодичность таких планерок может быть любой. Исходя из поставленных задач и фактических результатов, руководитель сам определяет время проведения пятиминуток.
Если в фирме не предусмотрена должность коуча, то обучение входит в обязанности РОПа в продажах. Он проводит типовые практические занятия для менеджеров:
Контроль и мотивация в обязанностях РОПа
Стремление сотрудника выполнять ту или иную задачу называют мотивацией. В зависимости от целей компании используют материальный и психологический стимул или их комбинацию.
Материальный стимул нацелен на четкое выполнение плана продаж либо получение конкретных показателей в работе и зависит напрямую от типа продаж, которые могут быть транзакционными, консультационными или стратегическими.
Система данной мотивации составляется при совместном участии представителей планово-экономического отдела и директора.
Другую систему мотивации – нематериальную – подготавливают, основываясь на личности каждого сотрудника и его внутреннем побуждении к действию.
Социально-психологические стимулы продумывают совместно с психологом, руководителем компании или специалистом из отдела развития персонала в зависимости от масштабов компании. Именно эти люди хорошо знают личные качества сотрудников и их психотип.
Через несколько месяцев начальник отдела продаж обычно узнает психологический настрой своих подчиненных независимо от должности. Далее можно менять внутренние мотивации для сотрудников своего отдела в том или ином направлении.
Мотивация – это довольно сложное понятие. Более подробно о мотивации и ее способах можно узнать из других материалов нашего сайта.
Не существует четких указаний, с какой периодичностью проводить наблюдение и какими приемами пользоваться для проверки. Зная особенности компании, например виды продаж или цикличность контрактов, можно успешно подобрать инструменты для осуществления контроля.
Грамотно организованный контроль в отделе не помешает менеджерам планомерно достигать своих целей, не отнимая много ресурсов для отчетности и собраний. Правильно контролируя подчиненных, руководитель сможет увидеть, какой темп работы у каждого сотрудника и верный ли у него ориентир для выполнения поставленной задачи.
Сергей Азимов убойные фишки в продажах!
Чем меньше время, прошедшее с момента переговоров до фактического оформления сделки, тем жестче должен быть контроль. Таким образом, цикл сделки и этапы продажи сильно влияют на периодичность контроля.
Методы, применяемые для контроля, напрямую зависят от вида продаж. Это может быть система CRM, запись телефонных разговоров с клиентами, наблюдение за сотрудниками с помощью web-камер и другое.
Контроль как одна из обязанностей РОПа в продажах должен быть организован так, чтобы в любой момент руководитель смог задать верное направление и скорость, если вдруг менеджеры сбились с намеченного курса или топчутся на месте при выполнении плана.
4 этапа подбора человека на позицию РОПа в продажах
Порядок выбора подходящей кандидатуры осуществляется в несколько этапов, что позволяет успешно закрыть вакансию в кротчайшие сроки.
Этап 1. Формирование профиля должности.
Для начала важно обозначить, какими профессиональными и личными качествами должен обладать будущий руководитель отдела продаж. Рассмотрим подробнее интересующие нас аспекты:
Обязанности РОПа в продажах подразумевают выполнение требований, перечисленных выше.
Этап 2. Первый этап собеседования с претендентом.
На первой встрече с кандидатом можно увидеть манеру поведения, выяснить, легко ли он идет на контакт. Также на первом этапе мы:
Первый этап обычно проводит специалист по персоналу или исполнительный директор.
Этап 3. Второй этап собеседования с претендентом.
На второй встрече выясняют, подходит ли человек с профессиональной точки зрения для вакансии РОПа. Беседа может проводится индивидуально или в группе, онлайн либо в офисе. Здесь мы выясняем:
На данном этапе собеседования говорят о зарплате РОПа. Она обычно включает три части: фиксированная часть + вознаграждение за индивидуальные сделки + премия по итогам продаж всего отдела. Здесь, конечно, необходимо присутствие генерального директора или владельца фирмы.
Этап 4. Адаптация.
Если РОП – это совершенно новая в компании должность, то руководителю отдела продаж предстоит самому вникать в текущие дела, штудировать материалы и разрабатывать необходимые положения. В случае если дела все же были переданы кем то, это может несколько упростить работу. Тем не менее, чтобы успешно пройти этап адаптации, следует обладать определенным набором качеств, которые в дальнейшем помогут собрать команду и эффективно управлять ею.
В этот период новоиспеченный начальник внимательно изучает:
Изучив подробно все данные, можно успешно приступать к выполнению основных обязанностей РОПа в продажах, что положительно скажется на работе команды и позволит повысить эффективность продаж.
Эти несложные правила помогут найти РОПа, который улучшит финансовые показатели компании и приведет их к стабильной цифре. В следующих материалах мы рассмотрим подробно, какими документами регламентируется работа отдела продаж и какими приемами должны владеть менеджеры.
Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно
Руководитель отдела продаж: образец обязанностей + инструкция
Отдел продаж – это сердце бизнеса, так как за его счет живут остальные подразделения в организации. Но не всегда работа в нем проходит так эффективно, как хотелось бы. И главный человек, который может рулить этим процессом и исправить положение – руководитель отдела продаж.
Он должен быть неким кардиостимулятором, который заставит продажников работать ровно и бесперебойно, чтобы постоянно наполнять и расширять финансовые потоки компании.
Шаблон. Если Вы ищите образец должностных обязанностей руководителя продаж —> dolzhnostnaya-instruktsiya-nachalnika-otdela-prodazh. А если хотите узнать как его оптимизировать под себя, то читайте дальше.
Обязанности руководителя продаж
Хоть и должностные инструкции часто у всех руководителей продаж похожи друг на друга, Вам все равно придется адаптировать новый регламент работы и выделить время для пояснения деталей.
Так что разобраться все равно нужно, поэтому далее я как раз расскажу кратко про все обязанности и функции РОПа.
1. Планирование
Помимо всего прочего, РОП занимается планированием. Причем как продаж, работы отдела, так и активности сотрудников и их рабочего дня.
1.1. Продаж
На основании прогнозов, полученных от каждого сотрудника, руководитель составляет “внутренний” план продаж. Далее его он сравнивает с “нисходящим”, то есть с тем, который спущен руководством компании.
Кстати, они почти всегда разные. “Нисходящий” основан на фактических затратах, запланированной прибыли, итогах прошлого месяца с прибавкой на рост. “Внутренний” же опирается на клиентов в работе и их статус. Зная эту разницу РОП может скорректировать активность сотрудников.
Пример “внутреннего” плана: У нас есть менеджер Иванов, он составляет список своих клиентов и проставляет им статусы.
Например, ООО “Рога и Копыта” запросили счет, а с ИП Иванченко уже согласовали макет договора, зато представитель ООО “Селькомплект” взял паузу.
Далее, основываясь на статусах, Иванов составляет прогноз – плюсует чеки клиентов, которые с большой долей вероятности купят в этом месяце. А РОП уже складывает цифры от каждого продавца, понимая, сколько реальных денег в перспективе компания получит в этом периоде.
1.2 Работы отдела
Также в компании РОП должен разработать и поддерживать четкую систему планирования для менеджеров, это нужно для того, чтобы сотрудникам было проще в понимание их действий, а руководителю их контроль. И такая система должна включать как минимум:
Как правило, всё это умещается в CRM-системе. Но если Вы ещё не особо расположены к такому подходу, то это уместится в 5-7 разных эксель страниц с готовыми формулами на каждую ячейку.
Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан или S2 CRM (промокод “pjzmbw” скидка 50% на тариф “Корпорация+”).
2. Декомпозиция
Составление плана продаж и его декомпозиция, как по отдельному сотруднику, так и по отделу в целом – одна из главных обязанностей для руководителя. Жалко вот используют её единицы.
Пример : Если директор установил план в 1 000 000 рублей в месяц, то РОП для прогноза действий разбивает его на детали.
Зная сумму, необходимую для достижения плана каждый день, РОП вносит корректировки. Если в понедельник вместо запланированных 45 545 рублей было продано на 30 000, то остаток переносится на следующий день. Значит во вторник план будет 45 545 + 15 545 = 61 090 рублей на всех.
3. Мотивация
Про мотивацию отдела продаж и отдельно сотрудников, у нас уже есть статьи по теме. Но далее я всё же раскрою основу, пускай хоть и коротко.
3.1 Отдела
В этом случае мотивируется не отдельная личность, а команда специалистов. Все планы складываются и получается общий по отделу продаж. Цель такой мотивации – выполнение его, даже если в команде есть отстающие.
Если план не выполняется, менеджеры, которые уже достигли своего объема продаж, продолжают усердно трудиться, чтобы закрыть проседание коллеги. Возможные вознаграждения:
Но не обязательно РОП должен быть банален в премиях, полет Вашей фантазии никто не отменял. Например, можно стимулировать менеджеров перевыполнить план, пообещав, что вся прибыль, сверх обозначенной суммы, будет потрачена на полисы дополнительного медицинского страхования сотрудников.
Хмм.. над этим надо подумать, так я еще не мотивировал
3.2. Личная мотивация
По многочисленным исследованиям выявлено, если не мотивировать сотрудников по отдельности, они не только будут средне продавать, но и могут потянуть вниз всех остальных.
Именно поэтому руководитель обязан мотивировать каждого сотрудника в отдельности, так сказать – давать личный стимул. Возможные вознаграждения:
Кроме того, благоприятно на психологический настрой влияют не только деньги, но и нематериальные факторы: звание лучшего сотрудника, грамоты и наградные кубки, ужин с руководителем и ключевым клиентом. На это и личная мотивация.
Давай, давай, работаем!
4. Организация
Чтобы работа в отделе шла, как часы, необходимо грамотно организовать и корректировать работу сотрудников. И это самое логичное, что входит в обязанности руководителя. Но всё же дам основные направления:
РОП должен наладить работу таким образом, чтобы в любой ситуации менеджер знал: что ему делать, как сделать и какие инструменты использовать. Например, при исходящем звонке использовать один скрипит продаж, а при входящем совершенно другой.
5. Контроль
При самой хорошей организации невозможна полноценная деятельность без развитой системы контроля за работой. В ней включается несколько основных пунктов, а далее уже факультативы.
Причём это одно из самых слабых мест любой компании из нашего опыта. Как правило, все дают сотрудникам задачи, но их совсем не проверяют.
И это зря, так как продажники автоматически начинают лениться, ведь никто не проверяет, а значит, можно где-то схалявить. К тому же отчётность, по их мнению, не ведёт их к большим деньгам (естественно, это заблуждение).
6. Обучение
Хорошо работают только компетентные люди, поэтому в труд РОПа в обязательном порядке должно быть включено обучение сотрудников. Обучение бывает пяти вариантов:
Роль и обязанности РОПа в отделе продаж. Как найти результативного РОПа
В подборе персонала на каждую позицию есть свои нюансы. При формировании отделов продаж на аутсорсинг для клиентов, перед поиском кандидатов, мы составляем профиль должности. Профиль должности формируется исходя из должностных обязанностей, поэтому он будет значительно отличаться у менеджера и руководителя отдела продаж. Я хочу для начала рассмотреть обязанности РОПа, чтобы вы понимали, каким должен быть “правильный” РОП и какой функционал на него возложен.
1. Управляемая механика достижения результат. Все действия описаны по основным параметрам:
3. Предсказуемость. Мы всегда знаем что и для чего мы делаем, какой ожидаем от своих действий результат.
Все эти разрезы в сумме должны давать … +20% к финансовой цели на год. Еще одна “хитрость” состоит в стимулировании менеджеров выполнять и перевыполнять план.
Можете составить 3 плана:
Если необходимо, руководитель отдела продаж изменяет структуру отдела продаж, включая изменения в течении года, тут же необходимо предусмотреть hr-политику и действия (проведение собеседований, подбор, адаптация и обучение).
Все планы SMARTуются и переходят в выполнение менеджерами по продажам.
Также в задачи РОПа входит работа с системой мотивации менеджеров по продажам. Он должен выходить с обоснованным предложение по ее изменению, основной целью которой является повышение результативности Отдела продаж сотношением к прибыли компании.
О этих обязанностях РОПа мы более подробно будем говорить в следующих статьях, а сейчас вернемся к теме подбора “правильного” РОПа.
Формально процедуру подбора можно разделить на несколько этапов, последовательно связанных друг с другом. Подбор по такой методике дает возможность быстро закрыть вакансию, выбрав наилучшего кандидата.
Этап 1. Составление профиля должности.
Все эти направления описываются исходя из тех обязанностей, которые РОП должен будет выполнять в компании.
Этап 2. Составление вакансии.
В вакансии мы прописываем тезисно то, что подробно описывали в профиле должности, добавляя информацию о компании и особенностях работы в ней. При составлении вакансии вы обязательно должны помнить о том, что хорошие РОПы нужны многим компаниям, поэтому не только вы будете выбирать идеального кандидата, но и он будет выбирать вас из числа других работодателей. Поэтому важно помимо конкурентной зарплаты по рынку также указывать те дополнительные преимущества, которые дает работа в вашей компании.
Стандартная вакансия состоит из нескольких блоков:
Вакансия также может включать квалификационные вопросы, которые будут первым этапом отсева кандидата.
Этап 3. Первичное собеседование с кандидатом.
Первичное собеседование с кандидатом призвано выявить его манеру общения, способность идти на контакт. Также во время первого касания мы:
Первичную коммуникацию может проводить исполнительный директор или HR-специалист.
Этап 4. Повторное собеседование с кандидатом
Повторное собеседование призвано выявить соответствие кандидата профилю должности. В зависимости от специфики компании оно может быть как групповым, так и удаленным. На этом собеседовании необходимо выявить:
Во время собеседования также озвучивается мотивация РОПа, которая должна состоять из трех частей: оклад + бонус по итогам личных продаж + бонус от продаж отдела. На собеседовании должен присутствовать директор и/или собственник компании.
Поскольку непосредственным руководителем РОПа является директор, если отдел продаж создается с нуля, руководитель отдела продаж будет заниматься изучением материалов и вникать во все процессы по большей части самостоятельно. Если дела ему передаем его предшественник, он сможет получить больше информации, но все равно о полноценной адаптации говорить не придется. Поэтому очень важно, чтобы у РОПа были лидерские качества.
На этом этапе новоявленный РОП изучает:
После первичного сбора данных РОП уже включается в непосредственную работу по улучшению ситуации в отделе продаж.
Следуя этим простым правилам вы сможете подобрать РОПа, который сможет существенно улучшить и стабилизировать финансовый результат в компании. В следующей статье мы рассмотрим более подробно, какая документация и инструменты нужны для полноценной работы отдела продаж.
Что делать РОПу для увеличения продаж
Продажи определяются не только опытом и навыками менеджеров по продажам, но и действиями их непосредственного начальника – руководителя отдела продаж (РОП). Грамотное руководство не должно оставаться в стороне, а напротив, обязано показывать подчиненным хороший пример, давать им мотивацию и принимать правильные управленческие решения для увеличения продаж.
Аналитика показателей продаж
Регулярная аналитика необходима руководителю отдела продаж для увеличения осознанности связи предпринимаемых действий с получаемым результатом. Это фундаментальный инструмент, без которого невозможно добиться устойчивого роста объем продаж. Есть множество параметров, в отношении которых регулярно должен проводиться анализ. Рассмотрим самые важные из них:
Кроме перечисленных характеристик, эффективный РОП должен анализировать трудозатраты менеджеров по продажам на каждый этап сделки, отслеживать точки контакта и оттока клиентов, анализировать каналы сбыта. Важность аналитики в том, что именно на ее основе принимаются решения для увеличения эффективности работы отдела и увеличения продаж. Без аналитики нельзя организовать правильное обучение сотрудников, сложно создать нематериальную мотивацию для сотрудников, трудно разделить обязанности между персоналом.
Планирование и целеполагание
План продаж – ключевой инструмент, с помощью которого РОП может управлять продажами и добиться их увеличения. Это не просто список задач на определенный период, это полноценная дорожная карта, по которой бизнес продвигается вперед в конкурентной борьбе. При этом важно ставить планы и цели не только по объему выручки, но и по достигаемой прибыли.
Декомпозиция целей
Главная цель – увеличить продажи на определенную сумму. Большая задача разбивается на множество мелких и вполне достижимых, это и есть композиция. Детально это работает так:
После пятого этапа вы получаете развернутый план на каждый этап воронки продаж. Вы видите, сколько менеджерам нужно совершить звонков и встреч, чтобы в конечном итоге это привело к увеличению прибыли на запланированную величину.
Планирование продаж
Теперь, когда есть понимание того, какие действия и в каком объеме надо предпринять, РОП должен распределить обязанности по достижению плана между всеми менеджерами.
Следующий инструмент – планирование в реальном времени. Оно решает проблему, когда менеджеры по продажам находятся не в текущем моменте, а опираются на прошлые успехи или надеются, что в будущем хорошие клиенты подвернутся им самостоятельно. Здесь основной задачей руководителя является возврат сотрудников в настоящее и акцентирование внимания на текущей ситуации. Можно задать подчиненным простой вопрос – «что вы должны сделать конкретно сейчас, чтобы полученного дохода вам хватило на покупку авто/квартиры»?
Звонки и встречи
Немаловажно поставить адекватный план по встречам и звонкам для каждого менеджера, так как именно с этим действий начинается проработка потенциального клиента. Норма по дозвонам в сутки определяется сферой. Для массмаркета это 150 штук, в розничных продажах – до 250 штук, а в В2В от 50 до 100 дозвонов в день уже считается хорошим показателем.
Что касается количества встреч в день, для розницы это не менее 8, для сферы В2В – минимум одна, если есть звонки, и минимум две встречи в день, если звонки отсутствуют. РОП должен сверить эти нормативы с тем, что происходит в отделе на данный момент. Если показатели не дотягивают, нужно заняться мотивацией персонала, установить новые стандарты работы и автоматизировать как можно больше процессов.
Не рекомендуется резко увеличивать план по встречам и звонкам, чтобы не демотивировать персонал. Вводить изменения нужно постепенно, одновременно с этим наблюдая за состоянием сотрудников.
Регулярные планерки и мероприятия
Количество продаж во многом определяется заинтересованностью и профессионализмом продавцов. В силах РОПа организовать систему регулярных мероприятий, ориентированных на формирование благоприятной среды для развития своих подчиненных.
Не стоит забывать и о важности ежедневных планерок – коротких собраний, как правило, в начале рабочего дня. Руководителю хватит всего 10–20 минут на то, чтобы поставить основные задачи на день, дать сотрудникам мотивацию и тем самым положительно повлиять на увеличение продаж.
Правильная система мотивации
Без должной мотивации у менеджеров по продажам не будет стремления работать больше и лучше, что усложняет увеличение продаж. Задача РОПа – внедрить эффективную систему материальной и нематериальной мотивации. Первый шаг – определить части заработной платы:
Что касается нематериальной мотивации, РОП должен использовать следующие инструменты:
Таким образом, даже без денежных поощрений и наказаний можно устроить в отделе продаж здоровую конкуренцию и мотивировать менеджеров выполнять и перевыполнять план.
Как оценить результат?
В отделе продаж есть несколько индикаторов, которые показывают эффективность его работы. По ним же можно отследить, к чему привели нововведения – к положительным или к отрицательным изменениям. Задача РОПа – сравнить показания и на их основе сделать правильные выводы:
Для детального отслеживания ключевых показателей лучше всего использовать CRM-систему. Она позволит не только следить за показаниями в целом по отделу, но еще и даст возможность контролировать эффективность работы каждого отдельного сотрудника в режиме реального времени.