Для чего нужна автоматизация делопроизводства
Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией.
В. Баласанян,
генеральный директор компании ЭОС
Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по-существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия
Работа с документами в организации: основные понятия и нормативно-методические документы
Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.
Предполагается, что вопросами координации, контроля и реализации делопроизводственных процессов в организации занимается специальная служба документационного обеспечения управления (управление делами, канцелярия, секретариат и т д.).
Основными нормативными документами, регулирующими документационное обеспечение управления в Российской Федерации, сегодня являются:
Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
«Электронная революция» в работе с документами
До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий. В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.
Как автоматизировать делопроизводство
Дело в том, что западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот»). Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами (так называемых системах управления документами), являлась систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами, а потому неудивительно, что до сих пор многие из них переводятся у нас своеобразным словосочетанием «электронный архив».
Отечественная же традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот еще до завершения исполнения документа. Сама идея подобного учета и регламентации движения документов вполне адекватна современным мировым тенденциям организации управления с использованием компьютерных сетей. Однако технологии «документооборота» ( workflow ), встроенные в западные системы управления документами, как правило, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику.
Из этого следует, что непосредственное использование западных готовых систем для комплексной автоматизации российского делопроизводства невозможно. Не случайно, что все ведущие отечественные разработчики создают собственные системы автоматизации делопроизводства и документооборота, в том числе с использованием западных технологий и программных компонентов.
Традиционные функции системы автоматизации делопроизводства
Традиционные функции, составляющие содержание российского делопроизводства и бумажного документооборота, известны. Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив.
Автоматизация традиционного делопроизводства позволила решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений. Однако сегодня для создания современной системы автоматизации работы с документами совершенно недостаточно просто перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем работы с собственно электронными документами.
Новые функции систем электронного документооборота
По сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций, важнейшие из которых перечислены ниже.
Прием электронных документов
Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для включения в нее документов из различных источников и устройств, в том числе поступивших по электронной почте, линиям факсимильной связи или на бумажных носителях. Если же документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей системы электронного документооборота, то она должна обеспечить автоматизированное формирование шаблонов типовых документов в стандартных офисных приложениях (например, в MS Word или Excel ) с последующей автоматической регистрацией таких документов.
Хранение электронных документов
Для целей традиционного делопроизводства достаточно хранить описание документа в виде набора вполне определенных, необходимых для целей делопроизводственного учета и контроля реквизитов (исходящий и входящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т.д.). Система же электронного документооборота предназначена для более широкого круга пользователей, включая и тех, кто предметно работает с документами. Поэтому, помимо традиционных учетно-контрольных реквизитов, она должна предоставить дополнительную возможность хранения и обработки, специфических для каждого вида документов реквизитов.
Управление движением документов
Систему, управляющую бумажным документооборотом, использует преимущественно персонал, участвующий в контроле за перемещением зарегистрированных бумажных документов между подразделениями. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов многошаговой маршрутизации документов и распределения ролевых функций участников документооборота для каждого из процессов.
Аутентификация пользователей и разделение прав доступа
В бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только лицам, указанным в соответствующих резолюциях, или их доверенным представителям (секретарям, помощникам и т.д. в соответствии с их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в бумажном документообороте осуществляется за счет подписей (виз) и печатей (бланков).
Электронный документооборот и новые управленческие схемы
В качестве преимущества западных управленческих схем часто отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, «горизонтального» документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей.
Действительно, в традиционной отечественной практике документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть «через голову» вышестоящих руководителей этого работника. При бумажном документообороте подобная схема прохождения документов «через руководителей» позволяет им контролировать деятельность своих подразделений и исполнителей.
Однако совершенно неверно из этого делать вывод, что система электронного документооборота, позволяющая решать задачу «вертикального» документооборота, не способна осуществлять «горизонтальный» документооборот. Напротив, именно сочетание «горизонтального» и «вертикального» документооборота позволяет создать действительно эффективную систему документационного управления. В частности, «разрешив» прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное «извещение» заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.
Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; «прозрачность» прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.
Электронный и бумажный документооборот в одной системе
В заключение важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот продолжает, и в обозримом будущем будет продолжать оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом.
Составляющие экономического эффекта
Эффект от использования систем электронного документооборота включает:
Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Особенности национального делопроизводства
Автоматизация делопроизводства и документооборота уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации предприятия. Но, прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого программам.
Если говорить о вещах, отличающих нас от всего остального мира, то на память вначале приходят балет, водка, газ, лен, пенька и первый спутник. Практически все из перечисленного уже не только прерогатива России, лишь в области языка и культуры никто не стремится составить нам конкуренцию. Не стала исключением и область работы с документами. Делопроизводство в современном виде родилось в России в 1811 г., было и до сих пор остается настолько самобытным, что вполне можно говорить об его национальных особенностях.
Чем отличаются делопроизводство, документооборот и деловые процедуры
От производителей программного обеспечения в области работы с документами часто приходится слышать слова «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив документов», «деловые процедуры» и др. Как правило, все эти понятия они используют как синонимы для пропаганды своих решений и технологий.
В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей по всем, даже самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это, безусловно, вредит рынку, сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, мы уже созрели для создания некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.
Но это тема отдельного разговора, и ниже мы не будем ее затрагивать подробно. Целью данной статьи является попытка классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документооборота на предприятии, а так же документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства. Также мы очень кратко остановимся на некоторых продуктах, предназначенных для автоматизации работы с документами на российском рынке, и попытаемся их рассмотреть с точки зрения данных определений и существа самих решений. Это может быть полезно, например, для тех, кто считает систему распознавания текста самым важным компонентом в автоматизации корпоративного документооборота. В заключение мы постараемся оценить перспективы развития российской индустрии автоматизации делопроизводства и документооборота.
Для начала кратко остановимся на понятиях, терминах и нашем видении места делопроизводства в обеспечении управления российскими предприятиями. Сразу оговоримся, что данные определения являются составляющими такой науки, как документоведение.
Чем делопроизводство отличается от документооборота?
Для многих эти два понятия синонимичны. По нашему мнению, их нужно различать.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.
Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием.
Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
Что такое электронный архив?
Популярность в России термина «электронный архив» является, на наш взгляд, одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как и торжество идей сканирования распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».
В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач (создание, технология обработки и систематизация документов). Часто приходится слышать, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота». Этого, исходя из наших определений, не может быть в принципе, т. к. на самом деле документы перемещаются (суть документооборота) в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.
Делопроизводство и деловые процедуры
Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, простая деловая процедура продажи товара клиенту может выглядеть следующим образом:
Рис. 1. Отличие делопроизводства от деловых процедур
В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 7 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Если продажи устроены более сложно, например при наличии формальных внутренних отношений между отделом продаж, складом и бухгалтерией, то в делопроизводстве могут появиться дополнительные процедуры.
Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.
Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Может быть, это связано с тем, что документоведение как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в. в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т. д.
Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.
Западные системы автоматизации делопроизводства в России
Основные компьютерные программы для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):
Такое разделение сложилось на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, естественно, электронной почты, популярность которой в бизнесе с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2-3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).
Причины этого, на наш взгляд, и у них и нас примерно одинаковы (если не принимать во внимание чисто языковые, лингвистические и технические проблемы локализации, поддержки кодовых таблиц, поиска, распознавания и т. д.)
Все дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Во-первых, никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают. Впрочем, и обратные примеры совсем не редки.
В итоге на данные момент наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур разумно признать следующий: «Не пытаться программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а вместо этого создать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями». На наш взгляд, это ставит под сомнение безоблачное будущее существующих систем workflow, в которых упор делается на создание законченных цепочек автоматизации деловых процедур.
Кроме перечисленных выше есть еще целый ряд обстоятельств, до недавних пор серьезно затруднявших внедрение данных технологий в России:
На сегодняшний день ситуация существенно улучшилась. Появились законченные российские продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается.
Тогда как вторая задача более или менее понятна, на первой следует остановиться подробнее.
Три источника и три составные части ДОУ
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Принято выделять три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
Почему организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ?
Потому что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет.
Рис. 2. Компоненты управления предприятием
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так.
В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.
Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, они будут выглядеть так.
Программа автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на программу ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и программу автоматизации делопроизводства и документооборота.
Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, стоят серьезные задачи.
Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:
Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии. В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы. При выборе программы автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого (т. е. интеграцию). Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов.
Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота
Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.
Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства.
Делопроизводственное решение для корпоративных пользователей обязано базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, а также уметь использовать различные СУБД и быть легким в применении и администрировании.
К корпоративной системе автоматизации деловых процедур и документооборота предъявляются сходные требования: она должна базироваться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», применять технологии электронной почты, клиент-сервер, Internet/intranet, планирования и регистрации событий, уметь работать с различными СУБД и быть простой в использовании и администрировании.
Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства
С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. К счастью, появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны, и уже сейчас видна необходимость в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и создание профессиональных объединений субъектов данного рынка.
Опубликовано: Интернет-сайт «Развитие бизнеса.Ру»