Для чего нужна документация
Первичка в бухгалтерии: как с ней работать и как ее хранить
Первичная документация необходима для ведения бухучета и определения объема налоговых обязательств. Кто составляет такие документы, какие формы необходимо использовать, как правильно работать с первичкой, рассказывает статья.
Что входит в первичную документацию
Первичный документ — это любой документ, который выступает основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. К «первичке» относятся, например, накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет и так далее.
Каждый документ первичного учета должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ):
Если одним первичным учетным документом оформлено нескольких связанных фактов хозяйственной жизни, то необходимо привести содержание всех этих фактов. Если «первичка» составляется на основании другого (оправдательного) документа, в котором содержится информация о факте хозяйственной жизни, необходимо сделать ссылку на этот оправдательный документ (пп. «в» п. 8, пп. «а» п. 9 ФСБУ 27/2021).
Еще больше про первичку эксперт расскажет на бесплатном вебинаре 6 октября: записывайтесь.
Работа с первичкой в бухгалтерии
Работа с первичными документами требует особой щепетильности. Оформляя их, необходимо:
1) позаботиться о наличии всех обязательных реквизитов;
2) составлять на русском языке или запастись построчным переводом, если документ на иностранном языке;
На необходимость перевода таких документов неоднократно указывал Минфин (см., например, письма от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476, от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и непосредственно налогоплательщик или его работник (письма Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 14.09.2009 № 03-03-05/170, от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66, УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 № 20-12/89132.1).
Налогоплательщики могут получать от своих контрагентов-иностранцев документы, составленные по типовой форме. В этом случае делать перевод каждого документа не нужно — достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем потребуется переводить лишь изменившиеся показатели первичного документа (письмо Минфина РФ от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506)
3) составлять на бумаге или в электронном виде. Первичные учетные документы составляют (п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, общие положения методических указаний о применении форм первичных учетных документов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н):
4) зафиксировать применяемые формы в учетной политике (ниже мы расскажем об этом подробнее).
5) составлять «первичку» в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее;
6) право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, сотрудников, ответственных за конкретную операцию, например, у кассира. Можно передать право подписи, составив:
В документе должны быть зафиксированы образцы подписей уполномоченных лиц. Реквизиты приказа или доверенности следует указать рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта. На первичных документах нельзя использовать факсимиле вместо рукописной подписи (письмо Минфина РФ от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).
При обнаружении ошибки допускается вносить исправления в первичный документ. Исключение составляет случай, когда нормативно-правовыми актами делать это запрещено. Пример — кассовые документы (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 4.7 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У). В них запрещено вносить правки. Если обнаружена ошибка при составлении кассового документа, его надо оформить заново.
Порядок внесения исправлений зависит от формы составления документа (пп. 19 — 21 ФСБУ 27/2021):
Все исправления независимо от формы составления документа и способа исправления должны содержать:
Перечень первичной документации в бухгалтерии
Нормативно-правовыми актами не установлены конкретные виды документов, которые должны применять экономические субъекты в качестве первичных учетных документов (письмо Минфина РФ от 25.07.2019 № 07-01-09/55572). Установлены лишь обязательные реквизиты первичных учетных документов, о которых мы рассказали выше.
Форму первичных документов компания определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Исключение составляют формы документов, которые в случаях, установленных законом, утверждают уполномоченные государственные органы. Например, для операций с денежными средствами формы документов (формы 0310001, 0310002, форма платежного поручения) утверждает Банк России (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Информацию об используемых формах и список документов компания прописывает в учетной политике. Если организация разработает свои формы, их необходимо приложить к учетной политике. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы.
Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов (письма Минфина РФ от 20.07.2018 № 03-04-05/51201, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
В примерный список «первички» входят:
Счет-фактура не является первичным учетным документом. У счета-фактуры и первичного документа разные задачи, они составляются в разных ситуациях и в разные сроки. Основания и порядок их оформления определены разными законодательными актами.
Первичный учетный документ составляется при совершении любого факта хозяйственной жизни и должен отражать его содержание. На основании данных первичных документов ведется бухгалтерский учет.
Счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру поставщик (исполнитель) составляет в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Ведение первичной документации в бухгалтерии
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):
Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).
Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:
Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Учет первичной документации в бухгалтерии
Учет первичной документации необходимо организовать так, чтобы каждый документ проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери.
Учет «первички» состоит из нескольких этапов:
Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности документации необходимо разработать график документооборота. Его можно оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). В отношении каждого вида первичного учетного документа в графике нужно предусмотреть ответственного:
Хранение первичной документации в бухгалтерии
Первичная учетная документация хранится в течение 5 лет после окончания отчетного года (п. 1 ст. 2 закона № 402-ФЗ, п. 277 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
При проведении проверки, а также при возникновении споров и разногласий документы необходимо хранить до принятия решения по делу.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Управление документацией – вечная боль
Что такое документация? Зачем нужна документация? Почему её так не любят сотрудники? Из чего она состоит? Как она рождается, живет и умирает?
Пожалуй, ни один аспект управления качеством не вызывает столько ненависти и раздражения у сотрудников и руководителей подразделений как управление документацией.
Причины такой неприязни вполне понятны – бумаг много, за ними надо следить, тратить кучу времени на написание, контроль использования и они (бумаги) являются целью в любой проверке работы подразделения и/или сотрудника.
Почему же, несмотря на раздражение своих коллег, специалисты по качеству так яростно борются за эти самые ненавистные бумажки?
Для понимания важности документации начнем с определения – что такое документация?
Да простят меня многомудрые знатоки за простое объяснение:
«документация – это описание того, как мы делаем нашу работу».
Зачем нужна документация?
Когда нужна документация?
Документация нужна, когда мы хотим координировать нашу работу.
Правило большого пальца – опросите несколько сотрудников, как они делают определенную работу. Если объяснения отличаются – нужно писать инструкцию или регламент, точно описывающий выполнение этой работы.
В каком объеме нужна документация?
Чем проще, тем лучше, при условии, что мы выполняем главную цель создания документа – объяснить читающему, как выполняется работа. То есть цель любого документа – точно и недвусмысленно описать деятельность. Однако простые тексты легче воспринимаются и запоминаются, поэтому любая документация это компромисс между простотой усвоения и достаточным количеством информации для описания работы.
Отсутствие необходимой документации или неправильное её использование приводят к ошибкам и потерям в работе организации.
Существуют различные типы и виды документации, я попробую в простой форме рассказать о них.
Виды документации
Стандарты организации (предприятия) – обычно это большие документы, описывающие важные виды деятельности, крупные процессы. Они являются основой документации системы качества. В идеале, вся собранная в них информация должна полностью описать, как работает организация.
Примеры таких стандартов – стандарт по претензионной работе, стандарт «производство», стандарт по управлению поставками, стандарт по складской деятельности и т.п.
Обратите внимание, что управление качеством сфокусировано на процессах, а не на подразделениях, поэтому стандарт обычно описывает процесс, в котором могут взаимодействовать несколько подразделений.
Регламенты – документы, описывающие конкретный процесс. Обычно они меньшего размера, чем стандарты, и узко сфокусированы на процессе. Исторически сложилось так, что регламент был привязан к производству, поэтому они и называются часто «технологическими регламентами», «банковскими регламентами» и т.п.
Часто происходит путаница и однотипные документы в одних организациях именуются стандартами, в других регламентами. Я не вижу особого смысла в установлении четких критериев, как называть тот или иной документ. Поэтому, для простоты, большой документ (больше процессов) называю стандартом, документ поменьше размером и по своей природе привязанный к производству – регламентом.
Инструкции – обычно это документ меньшего размера, чем стандарт / регламент. Инструкция описывает конкретную операцию (маленький процесс).
Существуют несколько типов инструкций
Почти все предыдущие формы документов описывают процессы. Существуют другие виды документов организации, которые не фокусируются на процессах.
Положения о подразделениях – документы, похожие на должностные инструкции, но описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений. Задача такого документа – четко разъяснить читающему, какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какими правами подразделение обладает и как взаимодействует с другими подразделениями.
Записи (журналы, отчеты, протоколы, рабочие тетради) – носители информации, документы, в которых хранится информация об различных операциях в организации.
Основное отличие записей от стандартов, инструкций и регламентов – записи описывают конкретные результаты деятельности, в то время как инструкции, регламенты, стандарты описывают, как должна выполняться деятельность.
Внешняя документация – часто организация использует в своей деятельности внешнюю документацию, которая разрабатывается и создается вне организации (справочники, журналы, техническая литература и т.п.). Несмотря на внешнее происхождение, такая документация тоже требует учета, контроля адекватности, правильного использования и хранения.
Все описанные выше документы представляют собой элементы системы документации.
Как и любая другая система, система документации требует инструкцию по применению. Такой документ обычно называется руководство по качеству. В нем коротко описываются основные процессы документации и документы, в которых содержится более подробное описание системы процессов в организации.
Распространенные элементы документа системы качества (из чего состоит документ?)
Название документа, номер редакции и его номер в системе учета документации. Отметка оригинал или копия, номер копии.
Зачем нужно? – Знать, кто разработал, какой другой документ / старая версия была до нынешней версии.
Зачем нужно? – как и в любой книге, мы иногда хотим быстро найти конкретный раздел.
Зачем нужно? – Кто-то имеет право / обязанность проверить документ и разрешить его к использованию. Этот человек отвечает за все аспекты, связанные с использованием документа
6. Обозначения и сокращения – многократно употребляемое в тексте документа и загадочное сокращение КФИ должно быть расшифровано в соответствующем разделе «обозначения и сокращения». В данном случае речь идет снова об квалификационных испытаниях.
7. Общие положения / Введение – здесь коротко описывается структура документа и процессы, которые он описывает.
9. Контроль изменений – здесь описывается кто, как и когда может вносить изменения в документ
Зачем нужно? – избежать путаницы. Вы всегда сможете проверить новая ли у Вас версия на руках или старая. Узнать, кто внес изменение и выяснить у него почему. Найти старую версию и проверить, как осуществлялась работа в интересующий Вас период.
10. Хранение документа – здесь описывается как, кто, в каких копиях и сколько времени хранит документ.
Зачем нужно? – Сам по себе документ является бумагой.
Значение он получает только в момент разработки и его использования. Очень важно установить четкий порядок сколько, как и где хранится документ. В этом разделе мы определяем кто и как будет читать документ (тот, кто хранит документ либо читает его сам, либо обеспечивает доступ других сотрудников).
11. Подписи разработчиков документа и подписи согласовывающих сотрудников / руководителей.
Зачем нужно? – Подписи являются доказательством согласования документа. Подписавший дает согласие на данную версию документа и на все действия, которые документ описывает.
12. Приложения – схемы операций, таблицы с данными и т.п.
Зачем нужно? – Визуальное восприятие информации намного нагляднее текста, поэтому я всегда рекомендую чертить простые схемы вместо длиннющих объяснений.
13. Лист регистрации изменений – здесь мы отмечаем внесенные изменения и дату их внесения.
Зачем нужно? – Здесь регистрируется тот самый контроль изменений, о котором я говорил в пункте 11.
Несколько важных разъяснений по поводу элементов документа:
Не все изложенные выше элементы документа являются необходимыми в каждом документе. Но чем сложнее документ, тем выше потребность в вышеизложенных элементах.
Некоторые элементы являются обязательными. В любом документе, как минимум, должны присутствовать название документа, утверждение документа, тело документа и согласование.
Выполнение остальных требований может выполняться путем контроля и регистрации в сторонних документах (например, требования к хранению бланков могут описываться в отдельном стандарте по управлению записями).
Этапы жизни документа
Жизнь документа в организации похожа на жизнь живого организма. Он рождается, живет и умирает, уходя в архив и/или утилизацию.
Создание документа (разработка)
Так как документ определяет процесс выполнения работы, то разрабатывать документы могут сотрудники, наделенные правом / обязанностью разработки документации. Обычно документ разрабатывает человек, хорошо знакомый с процессом, который будет описан в документе.
В некоторых компаниях документацию разрабатывают специально назначенные люди. Тем не менее, я бы рекомендовал делить работу по разработке так – тот, кто знает процесс, отвечает за содержание документа, специалист по документации отвечает за форму документа.
Перегибы в делении работы по разработке недопустимы. Неправильно оформленный документ приведет к ошибкам в использовании документа. Неправильно описанный процесс приведет к ошибкам в описываемой в документе работе.
Согласование документа
Очень часто документ затрагивает работу разных сотрудников и подразделений. Отсюда и возникает необходимость согласовать описываемую в документе деятельность с этими людьми. Часто документ вызывает споры и возражения, поэтому необходимо координировать внесение изменений в процессе согласования, проведение встреч и обсуждений. Другими словами, необходимо наличие ответственного за согласование документа, который бегает от начальника к начальнику, сглаживает споры, предлагает компромиссы, улаживает путаницу и т.п.
Утверждение документа
Итак, позади споры и согласования, документ готов. Но в каждой компании, исповедующей принцип единоначалия, за утверждение каждого документа определенного ранга отвечает один руководитель. Поэтому кто-то должен взять на себя ответственность и разрешить документ к использованию.
Регистрация документа в общем перечне документации
Это вовсе не простая формальность! Я уже говорил о том, что документ это координация работы. То есть каждый новый документ является частью целой системы координации работы в организации.
Распространение документа в организации
Обычно документы создаются для координации работы разных сотрудников и подразделений.
Инструктаж / обучение
Любой документ создается чтобы его читали. Удивительно, но эта банальная мысль отсутствует в деятельности многих организаций. Там документы просто создаются и ложатся на полку, оправдывая насмешливое определение ИСО 9001 – «фабрика бумаги». В других организациях все заканчивается полумерами – «на, почитай на досуге», и документ ложится на пыльную полку после минутного пролистывания.
Только в немногих организациях существует процедура проверки знаний после ознакомления с новым документом – «прочитай и расскажи содержание», которая и гарантирует реальное ознакомление с новым документом.
Внесение изменений
С течением времени меняется организация, меняется работа, меняются и документы.
Очень важно контролировать правильное внесение изменений в документ. Нельзя забывать, что любое изменение может затрагивать работу не только инициатора изменения, но и других сотрудников.
Периодическая актуализация
Сдача в архив (извлечение из использования)
Приходит момент, когда документ прекращает находиться в использовании и удаляется в архив или в утилизацию.
Несмотря на то, что процесс описания работы в документе уже устарел, плоды этой работы могут существовать, поэтому обычно документы хранятся некоторое время в архиве. Важно не забыть удалить все устаревшие копии, иначе это может привести к путанице и ошибкам.
Среднестатистический руководитель отдела в любой организации имеет дело с большим количеством документов. От него требуется соблюдение правил управления документацией. В большинстве организаций эти правила описываются в пространных документах толщиной в десятки страниц. Трудно ожидать от занятых начальников зазубривания этих правил наизусть.
Опыт работы с большим количеством сотрудников в разных организациях показал мне, что намного эффективнее использовать памятки по контролю документации.
Пример такой памятки:
ПАМЯТКА по управлению документацией в подразделении
Про важность документирования
Многие из нас работают в компаниях с уже устоявшимися процессами разработки прикладного ПО, и неотъемлемой частью этих процессов являются самые разнообразные документы. Однако, есть компании, в которых нет традиций и процессов написания технической документации, а вся информация находится у людей в головах и в корпоративной электронной почте. Если вы приходите из компании первого типа в компанию второго типа, вы очень быстро обнаруживаете, что рабочая документация нужна как воздух. Почему? Давайте рассмотрим основные типы рабочей документации в разработке ПО, и попытаемся представить себе жизнь без них.
1. Техническое задание. ТЗ — это связь бизнеса и разработки. Это тот документ, в котором бизнес и программисты приходят к единому мнению о том, что и как должно быть реализовано. Если в компании не принято писать ТЗ, то никто и никогда не сможет понять, что уже реализовано, а что — еще нет. Это неизбежно приведет к многократному дублированию функционала, так как по мере течения времени меняются люди, меняется административное деление, функции переходят из одного подразделения в другое и так далее. Кроме того, станет чертовски сложно дополнять уже реализованный функционал новыми возможностями, потому что для того, чтобы понять (особенно новому сотруднику), что и как было реализовано, придется разговаривать с десятками сотрудников и поднимать месяцы корпоративной переписки.
2. HLA (high level architecture). Это документ описывает на уровне архитектуры, как мы будем реализовывать то, что описано в ТЗ. Расписывается, в какие места будет необходимо внести изменения, описывается суть изменений, и именно в этом документе описывается такая очень важная часть, как интерфейсы между модулями/подсистемами. Если не ошибаюсь, у ДеМарко и Листера было очень верно было отмечено, что самые «плохие» (то есть сложные в поиске и ликвидации) баги возникают при взаимодействии между системами, в интерфейсах. Так как HLA согласуется группами разработки, то, фактически, этот документ является тем единым местом, в котором группы разработки соглашаются, как их продукты будут взаимодействовать между собой. Если вы не будете писать эти документы, то вы никогда не найдете, кто неверно реализовал интерфейс, что в итоге непременно приведет к ошибкам в архитектуре, которые в будущем могут обойтись весьма большими издержками. Сильно упадет качество кода, возникнет масса труднолокализуемых ошибок. Кроме того, в будущем, для того, чтобы понять, как устроено взаимодействие между двумя модулями, новому человеку опять же придется общаться с десятками людей и поднимать месяцы переписки.
3. LLD (low level decomposition). Это документ, который создается внутри группы разработки. Он подробно описывает все необходимые к реализации методы и API. Фактически, после написания этого документа остается лишь закодировать описанное. Без этого документа программисты не будут иметь четкого понимания, что необходимо сделать, что в дальнейшем приведет к росту количества багов (то есть к снижению качества кода).
4. ПМИ (программа и методика испытаний). Это, пожалуй, основной документ из области тестирования, пошагово описывающий, что необходимо сделать для того, чтобы бизнес однозначно решил, что реализованный функционал работает корректно и согласно ТЗ. Без такого документа вы не сможете проверить функционал на предмет ошибок (несоответствие ТЗ — тоже баг), что в итоге сильно повысит риск того, что на производственной платформе вылезет куча багов, вплоть до полной неработоспособности функционала. Кроме того, без этого документа приёмка функционала бизнесом превращается в неформализованный процесс со всеми вытекающими из этого последствиями типа необоснованных претензий к разработке со стороны бизнеса.
5. Руководство пользователя. Что нужно сделать пользователю, чтобы выполнить некий бизнес-процесс с помощью вашего ПО. Много скриншотов, мало слов. Без этого документа пользователи будут регулярно по каждому чиху звонить в поддержку и (в особо запущенных случаях) в разработку. Надо ли говорить, что новому сотруднику без этого документа будет крайне сложно разобраться в прикладном ПО предприятия, которое, как правило, не отличается легкостью и интуитивной понятностью интерфейса?
6. Руководство системного администратора. Крайне необходимый документ, описывающий, какие ресурсы нужны прикладному ПО, как это ПО настраивать и как в нем раздавать привилегии и права. Документом пользуются как сисадмины, так и техподдержка (это не везде одно и то же подразделение). Без этого документа ваше ПО рискует в самый ответственный момент остаться без ресурсов (ядра CPU, место на диске). Также возникнет куча проблем со своевременностью раздачи прав: если информация в голове у двух человек, один болеет, другой в отпуске, то, чтобы сотруднику получить нужные привилегии, придётся недельку подождать. Неделька — это очень большой срок для бизнеса. Для бизнеса даже час слишком долго.
Понятно, что в этой статье рассмотрены далеко не все документы, сопровождающие процесс разработки от появления необходимости в чем-то до реализации этого чего-то на производстве. Я вообще не затронул область управления проектами, а в этой области документация — это основа основ. Я не описал все документы разработки и тестирования. Но, надеюсь, я убедил вас (неужели есть люди, которых надо в этом убеждать?) в том, что техническая документация — это крайне нужная и полезная вещь, которой ни в коем случае не стоит пренебрегать при разработке ПО.