Для чего нужна электронная счет фактура
Особенности электронных счетов-фактур в 2021 году
О переходе на электронные счета-фактуры
Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.
ВАЖНО! При продаже прослеживаемых товаров другим организациям и ИП надо выставлять электронные счета-фактуры. Покупатели обязаны их принимать через оператора ЭДО, даже если они не являются плательщиками НДС (ст. 169 НК РФ).
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде подробно описан в готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:
Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.
Как работать с электронными счетами-фактурами
Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.
При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.
ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).
Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс:
Электронные счета-фактуры храните в электронном виде. Распечатывать их на бумаге не нужно (Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@). Вместе с электронными счетами-фактурами вы должны хранить документы и информацию. (подробнее смотрите в К+, получив бесплатный демо-доступ к системе К+).
Образец электронного счета-фактуры
Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.
В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.
Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур
В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.
Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.
ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.
Итоги
Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.
Счет-фактура: назначение и правила заполнения
Счет-фактура — это документ, подтверждающий совершенную отгрузку товара с выделением суммы налога на добавленную стоимость. Ошибки в составлении приведут к проблемам с возмещением НДС. Форма изменилась с 01.07.2021.
Что такое счет-фактура
Счет-фактура — главный учетный документ, подтверждающий факт отгрузки товара или предоставления услуг по установленной стоимости. Это не единственная функция данной формы. Он играет основную роль при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избегания двойного налогообложения. В п. 3 статьи 169 Налогового кодекса РФ указано, что такое счет-фактура и для чего она нужна — составлять эти документы должны все плательщики НДС по облагаемым операциям.
Это очень важный документ, нередко используемый в судебных спорах, поэтому его необходимо заполнять правильно.
Кто составляет счета-фактуры
Документ выставляет продавец (подрядчик, исполнитель) покупателю или заказчику. Составление этой формы обязательно для субъектов хозяйствующей деятельности, осуществляющих реализацию товаров, выполнение работ или оказание услуг.
Составлять счет-фактуру обязаны:
Сроки выставления счета-фактуры
Общее правило следующее: счет-фактура выписывается в течение 5 дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг. Дни учитываются календарные. Эта норма закреплена в п. 3 ст. 168 НК РФ. Правила одинаковые как для бумажных счетов-фактур, так и для электронных. Также, согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, при оформлении авансовых документов эту форму оформляют в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.
Когда счет-фактура не нужна
В законодательстве указаны случаи, когда счет-фактура не является обязательным документом, а совершение и исполнение сделки подтверждается другими данными: накладной, счетом на оплату. Исходя из нормативных актов, счет-фактура не заполняется при следующих обстоятельствах:
Виды счетов-фактур
Есть три основных вида счета-фактуры:
Законодательное регулирование содержания счетов-фактур
Понятие счет-фактура закреплено в ст. 169 НК РФ. Форма утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137. Но в 2013 году ИФНС рекомендовала использовать универсальный передаточный документ, разработанный на основе утвержденной формы. В бланке должны присутствовать реквизиты согласно НК РФ, добавление в него оптимальных для продавца и покупателя дополнительных реквизитов не должно влиять на действительность документа.
Реквизиты счета-фактуры
Как выглядит бланк счет-фактуры? Это таблица с графами о товаре и шапкой, предоставляющей информацию о сторонах договора.
Обязательные реквизиты счета-фактуры:
Строка счета-фактуры «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» применяется в случае поставок по госконтракту. В правилах заполнения отдельно указывается, что строка заполняется только при наличии идентификатора. При отсутствии строка остается незаполненной (прочерк ставить не нужно).
Заполнение счета-фактуры по строкам
Графы заполняются следующим образом:
Так выглядит заполненный счет-фактура:
Если бланк авансовый или корректирующий, это следует указать в документе. Как и то, какие изменения и на основании чего вносятся в форму. От договоренности сторон зависит, ставится ли печать на счет-фактуре, — она не является обязательным реквизитом, но чаще ставится (например, по просьбе покупателя), если юрлицо, оформляющее документ, ее использует по уставу.
Все бланки хранятся в хронологическом порядке не менее 4 лет, фиксируются в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и продаж в целях возможности проверки расчета и уплаты НДС.
Распространенные ошибки в счете-фактуре
Ошибки, которые чаще всего встречаются при заполнении счета-фактуры, и их последствия:
Незначительные ошибки в виде пропуска знаков, прописных букв, неточностей в платежных реквизитах обычно налоговыми органами не преследуются. Сокращать наименования тоже можно, если такое сокращение позволяет установить предприятие или товар.
Правила исправления ошибок
Продавец, выставивший счет-фактуру, вправе внести необходимые исправления, сделать корректировку. У покупателя такого права нет, но оно есть у продавца. Для исправления документа предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.
Корректировочный счет-фактура
При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) выставляют корректировочные счета-фактуры (п. 3 статьи 168 НК РФ). При корректировке необходимо соблюдать следующие правила:
Если ошибок слишком много, создайте новый документ. Нормы НК РФ запрета на такое действие не содержат.
Новая форма счета-фактуры в 2021 году
Минфин России Приказом от 05.02.2021 № 14н утвердил новый порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. А ФНС России изменила форму счета-фактуры. Состав реквизитов счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры дополнили новыми реквизитами:
Все изменения вступили в силу с 01.07.2021, когда заработала новая система прослеживаемости товаров.
По новому порядку налогоплательщики и налоговые агенты должны выставлять и получать электронные счета-фактуры с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Кроме того:
Новый порядок распространили на все счета-фактуры, выставленные в рамках системы прослеживаемости товаров.
Электронные счета-фактуры: правильный формат и порядок выставления
Электронный счет-фактура, выставленный согласно принятому порядку, обладает юридической значимостью, как и бумажный вариант. Что необходимо учитывать в работе с такими документами?
Выставление счета-фактуры в электронном виде стало возможным с 23 мая 2012 года, когда вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, утверждающий формат такого документа. Порядок его составления регламентирован Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137. В отличие от бумажного документа, требующего две подписи — бухгалтера и руководителя, электронному счету-фактуре достаточно квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (ст. 169 НК РФ).
Ст. 169 НК РФ накладывает два обязательных условия на электронный счет-фактуру: документ должен быть выставлен по утвержденному формату и порядку.
Формат электронных счетов-фактур
Как уже говорилось выше, юридическую силу имеет только тот электронный счет-фактура, формат которого соответствует формату, разработанному ФНС и утвержденному Приказом ФНС России от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@. Изменять формат электронных счетов-фактур, в отличие от формата первичных документов, нельзя. Если организация хочет внести дополнительную информацию в файл, то она может использовать Информационные поля (в общем поле к документу, например, клиенты могут указать номера договоров или реквизиты заказа, в поля к каждому наименованию товара внести сведения о своих единицах измерения или каким-то расчетам).
Порядок выставления и получения электронного счета-фактуры
Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Электронный счет-фактура должен выставляться через оператора электронного документооборота. Этот порядок довольно сложный, состоящий из нескольких этапов, на каждом из которых формируется свой технологический документ.
Остановимся на нескольких важных моментах:
Таким образом, дата выставления электронного счета-фактуры — это дата, когда файл счета-фактуры был передан оператору; дата получения электронного счета-фактуры — дата, когда файл счета-фактуры был передан от оператора покупателю. Эти даты фиксируются оператором независимо.
Как вносить исправления в электронный счет-фактуру
Исправление в электронном счете-фактуре фактически ничем не отличается от исправления бумажного документа (Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137) и производится в том случае, если в документе обнаружена ошибка. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.
Стоит отметить, что исправленный счет-фактуру тоже необходимо выставить через оператора ЭДО по утвержденному порядку.
Иногда компании просто переделывают документы, выставляют новый файл, аннулируя при этом старый.
Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Сроки и особенности выставления электронных счетов-фактур
Обмен документами через интернет очень удобен для предпринимательской деятельности. В современный электронный обиход входит все большее количество видов документации. Сегодня уже практически повсеместно принят обмен счетами-фактурами в электронном виде, имеющими такую же юридическую силу, как и аналог этого документа, оформленный на бумаге.
Рассмотрим преимущества выставления и получения счетов-фактур онлайн, раскроем нюансы этой процедуры, поговорим о сроках и рисках их нарушения.
Электронный счет-фактура – юридический оригинал
Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:
Эволюция нормативной базы
Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:
Положительные свойства счетов-фактур онлайн
Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:
Недостатки электронного счета-фактуры
На фоне множества бесспорных позитивных свойств недочеты электронного счета-фактуры покажутся совсем небольшой «ложкой дегтя». Они вытекают как раз из достоинств, поскольку являются их обратной стороной:
Особенности использования электронных счетов-фактур
Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.
ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.
Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:
Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).
Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.
Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры
Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.
Сроки выставления и цена опоздания
Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:
Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:
Кто выписывает счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) в 2021 году?
Коллеги рекомендуют(сортировка по рейтингу):
Коллеги рекомендуют(сортировка по просмотрам):
Вашим коллегам были интересны эти материалы в последние три месяца:
Ежегодно расширяется перечень налогоплательщиков, для которых выписка счетов-фактур в электронном виде (ЭСФ) является не выбором, а обязательством.
С 2019 года произведен полный переход на выписку всех счетов-фактур в электронном виде!
Кто и с какого периода выписывает ЭСФ?
В таблице рассматривается кто, по каким операциям обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде и период, с которого возникали такие обязательства.
Операции или виды деятельности
Уполномоченные экономические операторы
Все операций указанных категорий НП
Подпункт 3) пункта 3 статьи 412 Налогового кодекса РК (ред. 2018)
Подпункт 1) пункта 2 статьи 263 Налогового кодекса РК (ред. 2017)
Владельцы складов временного хранения
Владельцы таможенных складов в соответствии с законодательством Республики Казахстан о таможенном деле
Все операций указанных категорий НП
Подпункт 3) пункта 3 статьи 412 Налогового кодекса РК (ред. 2018)
(плательщики и неплательщики НДС)
Реализация товаров, входящих в Перечень изъятий
С 11.01.2016 по 31.12.2016
Пункт 7 Инструкции по организации системы учета отдельных товаров при их перемещении в рамках взаимной трансграничной торговли государств-членов Евразийского экономического союза (Приказ МФ РК № 640 от 09.12.2015 года )
(плательщики и неплательщики НДС)
Реализация товаров, входящих в Перечень изъятий
Пункт 2 статьи 412 Налогового кодекса РК, (ред. 2019).
(плательщики и неплательщики НДС)
Реализация товаров, выполнение работ, оказание услуг по договору государственных закупок
Пункт 26 статьи 43 Закона РК «О государственных закупках»
(плательщики и неплательщики НДС)
Реализация импортированных товаров
Подпункт 5) пункта 1 статьи 412 Налогового кодекса РК (ред. 2019)
(плательщики и неплательщики НДС)
* — по сделкам свыше 1 000 МРП не требуется выписка ЭСФ, если покупателем является лицо, применяющее СНР на основе патента, упрощенной декларации или для крестьянских или фермерских хозяйств.
В каких случаях можно выписать «бумажный» счет-фактуру?
Отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования
1) отсутствия по месту нахождения налогоплательщика в границах административно-территориальных единиц РК сети телекоммуникаций общего пользования.
Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, размещается на интернет-ресурсе уполномоченного органа. ».
Таким образом если налогоплательщик находится в местах отсутствия сетей телекоммуникаций и выписка ЭСФ для него является фактически невозможной, то он может производить выписку документов на бумажном носителе.
Поэтому, убедившись, во вхождении (или не вхождении) в Перечень, не забывайте регулярно проверять его на наличие внесенных изменений.
Технические ошибки в ИС ЭСФ
Еще одним обоснованным фактором для выписки бумажного документа являются ситуации, когда в ИС ЭСФ наблюдаются технические ошибки или неработоспособность системы. При этом данные ситуации должны быть подтверждены уполномоченным органом.
2) подтверждения информации на интернет-ресурсе уполномоченного органа о невозможности выписки счетов-фактур в ИС ЭСФ по причине технических ошибок.
После устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, подлежит введению в информационную систему электронных счетов-фактур в течение пятнадцати календарных дней с даты устранения технических ошибок».
Разберем первый абзац нормы. В нем говорится о том, что технические ошибки (или неработоспособность системы) должны быть подтверждены уполномоченным органом.
Где взять такое подтверждение?
Для Вашего удобства сведения обо всех таких зарегистрированных периодах неработоспособности с 2017 года собраны в отдельной статье.
Подробнее о том, как зарегистрировать в ИС ЭСФ счет-фактуру, выписанный на бумаге:
При регистрации такого документа необходимо указать причину выписки бумажного документа. В качестве одной из причин значится «Техническая ошибка или плановые работы».
Это «наш» рассматриваемый случай.
При вводе данных бумажного документа, система будет контролировать действительно ли в данный период производились плановые работы.
В каких случаях можно вообще не выписывать счет-фактуру?
Помимо возможности выписки документа на бумажном носителе, есть ряд законодательно установленных случаев, когда счет-фактуру можно не выписывать по операции.
Выписка счета-фактуры не требуется в случаях установлены в пункте 13 статьи 412 НК РК :
1. реализации товаров, работ, услуг, расчеты за которые осуществляются:
2. реализации товаров, работ, услуг физическим лицам, расчеты за которые осуществляются электронными деньгами или с использованием средств электронного платежа;
3. осуществления расчетов через банки второго уровня, оператора почты за предоставленные физическому лицу коммунальные услуги, услуги связи;
4. оформления перевозки пассажира на железнодорожном или воздушном транспорте проездным билетом на бумажном носителе, электронным билетом или электронным проездным документом;
5. безвозмездной передачи товара физическому лицу, не являющемуся ИП или лицом, занимающимся частной практикой;
6. оказания услуг, предусмотренных статьей 397 НК РК (финансовые операции).
7. оказания услуг по деятельности казино, зала игровых автоматов, тотализатора и букмекерской конторы.
Таким образом если Вы занимаетесь реализацией товаров или оказанием услуг, указанным в одном из пункте, то вправе не выписывать счета-фактуры ни на бумажном носителе, ни в электронном виде.
Продавец покупателю отказать не может и обязан выписать ЭСФ по такой операции.
При реализации физическим лицам товаров, входящих в Перечень изъятий, товаров ВС и импортированных товаров за наличный расчет с предоставлением чека ККМ (или осуществления платежей с использованием платежных карточек), выписка ЭСФ обязательна!
Такой документ выписывается «сводно» за день и заполняется установленным образом:
ЭСФ обязательно выписывается по товарам из Перечня изъятий, товарам ВС и импортированным товарам. Включение иных товаров в документ не обязательно и определяется пользователем самостоятельно.
Обязательство по выписке электронного счета-фактуры не зависит от наличия или отсутствия регистрации налогоплательщика в ИС ЭСФ, оно определяется исключительно нормативными актами Республики Казахстан. В настоящее время это требование установлено:
Какая ответственность предусмотрена для налогоплательщика в случае невыписки или несвоевременной выписки ЭСФ?
Кодексом РК «Об административных правонарушениях» от 5 июля 2014 года № 235-V установлена ответственность за невыписку, либо нарушение сроков выписки электронных счетов-фактур.
На данную тему подготовлены отдельные статьи: