Для чего нужна канцелярия в организации
Положение об отделе канцелярия
I. Общие положения
1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.
*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.
II. Структура
1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
Бюро (сектор, группа)
экспедиции
Машинописное бюро
(сектор, группа)
Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)
3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп)
III. Задачи
IV. Функции
V. Права
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)
(наименование структурного подразделения)
по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________
VII. Ответственность
Отдел канцелярии в организации – чем занимается
Документооборот и делопроизводство – необходимый атрибут государственного аппарата и большей части коммерческих и не коммерческих предприятий с тех пор, как человек обрел умение писать и получил потребность в фиксации событий на бумаге. Канцелярия имела значимое место в структуре государственного аппарата, особенно в Ватикане. Сегодня отдел канцелярии на предприятии выполняет одну из основополагающих функций в ведении хозяйственной, производственной и торговой деятельности.
Отдел канцелярии в организации
Канцелярия – это отдел в организации, занимающийся делопроизводством и документооборотом. В свою очередь, делопроизводство – обеспечение управленческой деятельности с помощью документирования и организации работы с документами по строгим государственным стандартам ведения информации.
Документооборот – работа по движению документов внутри организации, между организациями и грамотное хранение документов.
Канцелярия может быть самостоятельным отделом организации, фирмы и предприятия, или частью отдела информационного и документационного обеспечения. Канцелярия создается и ликвидируется руководителем предприятия и подчиняется ему непосредственно. Начальника отдела канцелярии назначает руководитель предприятия, он же утверждает структуру отдела, где могут быть:
Распределением обязанностей в отделе канцелярии занимаются руководители бюро и отделов по согласованию с начальником отдела канцелярии.
Отдел канцелярии – чем занимается
Сотрудники отдела канцелярии должны иметь постоянный доступ к государственным стандартам оформления документов любого предназначения – от прошений в муниципальные службы до договора купли-продажи с клиентом или другой организацией. От соответствия всех документов государственным стандартам зависит их правовая сила в разрешении спорных вопросов в пользу компании.
С развитием технологий на отдел канцелярии легла обязанность по обеспечению документооборота в электронном виде, то есть создание и хранение электронных шаблонов необходимых для работы предприятия документов. Кроме этого, канцелярия ведает корреспонденцией, получаемой, отправляемой и распределяемой внутри предприятия.
Отдельно стоит выделить методическую функцию отдела канцелярии по ведению информации. Канцелярия по распоряжению руководителя предприятия может заниматься разработкой и улучшением каналов и средств получения, фиксации, передачи и хранения информации, а также внедрением наработок в работу других структурных элементов предприятия. На практике это может быть, например, создание и поддержание закрытой и безопасной корпоративной почты в электронном или физическом виде.
Правовая база функционирования отдела канцелярии
Делопроизводство – основная деятельность отдела канцелярии на предприятии, регламентируется государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016. Этот нормативный документ описывает все стандарты оформления документов как в письменном, так и в печатном, так и в электронном виде вплоть до величины отступа красной строки, шрифта и межстрочного интервала. Эти данные очень важны для сотрудников канцелярии, так как нарушение ГОСТа влечет за собой аннулирование правовой силы документа, принадлежащего как юридическому, так и физическому лицу.
С хранением документов в архиве предприятия все намного сложнее и требует большей ответственности, так как некоторые записи фигурируют в расчете пенсионных выплат граждан, а некоторые регулируют правомочность юридических лиц в торговле, хозяйственной деятельности и оказании услуг физическим или юридическим лицам.
Так, федеральный закон РФ №125 от 2004 года определяет условия и сроки хранения документов, подтверждающих стаж работника, для расчета пенсии и социальных выплат. По закону такие документы должны храниться от 50 до 75 лет. Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 от 2010 года, управленческие документы должны храниться от 5 лет и до неограниченного срока. Согласно тому же документу, существует 1003 вида управленческих документов, и сотрудники канцелярии обязаны знать их если не наизусть, то хотя бы организовать архивное хранение так, чтобы не перепутать сроки хранения тех или иных документов. Это может повлечь административную ответственность. И конечно сотрудник канцелярии должен быть знаком с правовыми нормами архивного хранения и передачи из архива документов от всех структурных элементов компании – от хозяйственного отдела до бухгалтерии и отдела продаж.
Автоматизация канцелярии на предприятии, организация электронной канцелярии
Современная канцелярия должна справляться с огромным потоком документов. Без автоматизации канцелярии и служб делопроизводства поток информации способен свести «на нет» все усилия других служб предприятия по принятию быстрых решений. В данной статье сделана попытка систематизации уже накопленных знаний по проблемам организации современной электронной канцелярии и делопроизводства.
1. Информация и документ.
С каждым годом наша родная планета Земля становится все меньше. Нет, реально она не уменьшается. Просто раньше на путешествие, скажем из Петербурга в Москву, затрачивалась масса времени, а теперь «Красная стрела» преодолевает это расстояние много быстрее. Что же говорить о кораблях на воздушных крыльях, поездах на магнитной подушке, реактивных Конкордах. Человек идет по планете все быстрее и быстрее. Планета уменьшается.
Но еще быстрее, значительно опережая человека, уступая лишь свету, движется информация. Население Земли давно уже освоило радио, телевидение, телефон, мобильную и спутниковую связь. Благодаря бешеной скорости передачи информации два, казалось бы, далеких события теперь мгновенно связываются воедино и оказывают огромное влияние на происходящее вокруг. Так, к примеру, реагируют рынки. Итоги торгов на Токийской бирже мгновенно сказываются на индексах Уолстрит. Временные лаги сокращаются до предела. Человечество уже вошло в Эру Информации.
Эра Информации наступила.
Кто владеет информацией – владеет миром. Эта азбучная истина давно не вызывает сомнений ни у правителей, ни у менеджеров, да и наверное даже у школьников. Проблемы сбора, накопления и обработки информации встают на новом, более качественном уровне.
Вся получаемая и создаваемая вновь информация соответствующим образом фиксируется. Материальными носителями фиксируемой информации являются документы.
Документом принято называть материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Деятельность же по созданию документов (документированию) и организации работы с документами называют делопроизводством (канцелярией).
Умение работать с документами, правильное построение канцелярии и делопроизводственных потоков в учреждении и оказывают прямое определяющее воздействие на результаты деятельности, на ее эффективность.
Как заставить документы “идти правильным путем” и “хорошо вести себя”, как свести к минимуму человеческий фактор в их “поведении”? Одним из выходов, и сегодня уже очевидным выходом, видится автоматизация. Автоматизация канцелярии.
По мере того, как всемирная паутина опутывает Землю, превращая ее, как говорят на западе, во всемирную деревню, по мере того, как все больше и больше информации циркулирует в электронном виде, автоматизация делопроизводства и организация электронной канцелярии из простого желания превращается в суровую жизненную необходимость.
Именно вопросам автоматизации канцелярии, организации электронной канцелярии и посвящен этот обзор.
2. Современное делопроизводство и канцелярия
В отечественных учреждениях особенно часто принято путать два понятия – документооборот и делопроизводство. Возможно, из-за того, что документооборот звучит, как бы красивее, а может быть еще почему-то, но эти два термина подменяются.
Из всего следует особо выделить движение, так как движение документов между пунктами их обработки и есть непосредственно документооборот. Точнее, документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Понимание различия терминов делопроизводство и документооборот принципиально в дальнейшем при рассмотрении видов систем автоматизации документных процессов.
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно обратиться к теории делопроизводства – ЕГСД – Единой государственной системе делопроизводства.
ЕГСД – это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, определяющих и регламентирующих делопроизводственные процессы в учреждениях, организациях и предприятиях. ЕГСД родилась в нашей с вами прародине – СССР, и включала в себя ГОСТы, законодательные акты, решения директивных органов, содержала единые правила составления и оформления документов, рациональные принципы документооборота, единые правила создания учетно-справочного аппарата, формы и методы контроля исполнения документов, правила составления номенклатур и принципы формирования дел, правила подготовки дел к последующему хранению и использованию, рекомендации по повышению эффективности труда. Одни положения ЕГСД носили обязательный, другие – рекомендательный характер. Был в СССР и соответствующий институт – ВНИИДАД – Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.
Именно на основе ЕГСД создавались в свое время все министерские и ведомственные приказы, наставления, инструкции по ведению делопроизводства, с таким успехом положенные сегодня в основу современного украинского бумаготворчества и переведенные теперь на рідну мову.
Современное национальное делопроизводство являет собой систему, унаследованную и устоявшуюся за многие годы советского правления.
Делопроизводство, в зависимости от выполняемых в управлении функций, может быть организационно-распорядительным, бухгалтерским, нотариальным, кадровым, техническим, медицинским, военным и т.п. Каждый из видов делопроизводства имеет свои отличительные особенности, однако, общим для любой функции управления есть организационно-распорядительное (административное) делопроизводство.
Поэтому, когда заходит речь об автоматизации канцелярии, то имеется в виду автоматизация именно административного делопроизводства, как основы, базовой платформы для построения корпоративной информационной системы любого учреждения.
Организационно-распорядительными документами являются:
— организационные – положения, уставы, инструкции, правила;
— распорядительные – постановления, распоряжения, приказы, указания, решения;
— справочно-информационные – письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, стенограммы, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки, графики и др.
Каждый документ в процессе своего жизненного цикла (ЖЦ) проходит определенные стадии:
Движение документов осуществляется в виде потоков циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. По отношению к аппарату управления различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.
Следовательно, когда мы говорим об автоматизации канцелярии, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов.
3. Электронные документы
За время жизненного цикла (ЖЦ) документ проходит различные стадии и попадает к его исполнителям в различных качествах.
На этапе создания документа он не имеет юридической силы и является проектом документа.
После того как документ создан – согласован, подписан, утвержден, после того как поставлены печати и штампы, проект становится собственно документом и имеет с этого момента и до конца ЖЦ юридическую силу, может использоваться для доказательства в суде и т.п.
Заметим, что речь идет именно о бумажном документе. Потому как сегодня, в национальной правовой системе процедура экспертизы подлинности, доказательства в суде, система регистрации подписей (подписи физического лица на паспорте) и печатей применима пока только к документам на бумажных носителях. Возможность применения такой процедуры и отличает документ от простого текста на бумаге или любом другом носителе.
Как можно автоматизировать канцелярию, если, в случае возникновения необходимости, нельзя будет отличить электронный документ от обычного файла? Как сделать, например, копию с бумажного документа мы знаем, знаем, что копию можно нотариально заверить, но как отличить электронную копию от электронного подлинника, и есть ли в этом смысл? И такого рода вопросов возникнет еще достаточно много.
На самом деле разговоры о необходимости создания правовой системы для придания соответствующего статуса электронному документу идут уже давно. Заинтересованы в скорейшем принятии такого рода законов, прежде всего, банки, инвесторы, торговые системы, брокерские конторы, депозитарии.
Что же нужно сделать? Необходимо выработать механизмы наложения подписи и печати на электронный документ, а также механизмы их регистрации. Т.е. речь идет, собственно, о добавлении к документу информации, определяющей его аутентичность. Под аутентичностью документа понимается подтверждение того, что содержательная информация документа не претерпела изменений с момента его подписания и документ подписан определенным лицом.
Аутентичность документа может быть доказана путем применения к нему электронной подписи.
Поэтому, файл получает юридическую силу документа только после его подписания электронной подписью. При этом алгоритмы подписи должны быть стандартизированы, а программное обеспечение, реализующее алгоритм, должно быть соответствующим образом сертифицировано. И главное, все эти механизмы и порядок их применения должны быть закреплены законодательно. Надежность современных криптографических систем защиты, в т.ч. цифровой подписи, вполне достаточна и превосходит надежность экспертных оценок аутентичности, например, почерка или печати.
Если же говорить о проблеме оригинала и копии, то совершенно понятно, что в случае с электронным документом понятия оригинал и копия не имеют смысла.
Что же делать, пока соответствующая правовая система не создана и нет законов, позволяющих опираться на электронный документ юридически?
Выход может быть найден путем создания закрытой (не связанной с системами других учреждений) корпоративной системы электронного делопроизводства. Тогда можно выработать ряд договоров, соглашений, которые будут регламентировать права и ответственность пользователей системы, особенности делопроизводства, определять документ в системе.
Более подробную информацию о юридических проблемах электронных документов можно найти в Интернете. Там же опубликованы проекты законов по электронному документообороту России, Беларуси, Украины, а также ссылки на западные аналоги.
4. Отличие отечественного делопроизводства от западного
Исторически, делопроизводство в разных странах складывалось по-разному. Точнее, в зависимости от менталитета и культуры того или иного народа с годами создавалась и соответствующая система документоведения.
Советская система делопроизводства характеризовалась, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Т.е. все документы, поступающие в организацию, после регистрации направлялись на доклад к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывал резолюцию, в которой указывал ответственного исполнителя. Далее документ попадал к ответственному исполнителю, который либо исполнял документ, либо направлял его на исполнение своим подчиненным, и таким образом документ, обрастая резолюциями, двигался вглубь к основанию иерархии. После того, как документ исполнялся, он совершал обратный путь снизу на самый верх, где и докладывалось об его исполнении.
Западное же делопроизводство тяготеет к горизонтальной схеме. Это когда поступающие в учреждение документы сразу направляются исполнителям без доклада “наверх”.
Именно эти два принципиальных отличия и определяют разницу в подходах ведения делопроизводства у нас и на западе.
Поэтому организация электронной канцелярии в пост советских странах, равно как и в Украине, при применении западных систем автоматизации должна вестись с учетом этих принципиальных отличий.
5. Реинжиниринг бизнес-процессов
Все уже привыкли к понятию автоматизация. Как когда-то механизация, этот термин, в общем, означает перекладывание трудоемких ручных операций на плечи техники. В данном случае – компьютерной.
BPR, по определению его идеологов – это фундаментальное переосмысление и радикальная реконструкция бизнес-процессов с целью достижения значительных (драматически) сильных улучшений в критически важных в современных условиях уровнях критериев производительности, таких как стоимость, качество, услуги, скорость.
BPR предназначен для реконструирования работы упрощением или удалением, используя компьютеры не для автоматизации, но для реконструкции существующих бизнес-процессов.
Под бизнес-процессом (организационно-производственным процессом) понимают логическую серию взаимосвязанных действий, которая использует ресурсы предприятия для создания или получения в обозримом будущем полезного для заказчика выхода, такого как продукт или услуга.
BPR подразумевает реорганизацию предприятия. Но не реорганизацию в ее классическом понимании – изменение организационной структуры, а реорганизацию процессов.
Базовым положением в BPR есть постулат о том, что неэффективность функционирования предприятия заключается в заведомо неправильном построении бизнес-процессов, которые необходимо менять и реорганизовывать в корне, с отказом от старых традиций, со сломом старых правил. В результате предполагается получение коренного перелома в работе, обеспечение «прорыва», радикального повышения эффективности (например, на 80-100%). А автоматизация, в представлении основателей BPR – это всего лишь простой путь эффективнее выполнять неверные вещи.
6. Примерная классификация систем автоматизации делопроизводства
В результате подмены терминов делопроизводство и документооборот, ввиду различия отечественного и западного подходов, сложности совершенствования бизнес-процессов, в густом тумане информационных технологий выбор соответствующей требованиям организации системы автоматизации делопроизводства среди существующих на рынке представляет определенную сложность.
Попробуем разобраться, какими же бывают системы ведения электронного делопроизводства.
Дадим примерную классификацию.
По отношению к делопроизводству системы могут быть ориентированными на отечественное и на западное делопроизводство.
По отношению к задачам делопроизводства такие системы автоматизируют:
По отношению к авторству нас будут интересовать системы западного, российского и отечественного производителей ПО.
По отношению к задачам делопроизводства и применяемым ИТ системы подразделяются на:
Основываясь на последней классификации, более детально рассмотрим функции и характеристики систем каждого из типов.
АСКИД – Автоматизированная система контроля исполнения документов. Задачами такого рода систем является учет всей документации учреждения, а также постановка на контроль и контроль за исполнением документов. В сущности, система, основываясь на персональной СУБД, ведет журналы регистрации и контроля или регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, сигнализирует о приближении сроков окончания исполнения, о просроченных документах, выдает информацию в виде отчетов. Система рассчитана на делопроизводственный персонал и группы контроля.
Электронный архив – система автоматизации, предназначенная, прежде всего, для физического хранения электронных копий документов и их поиска, может включать в себя функции АСКИД. Хранение документов осуществляется либо в файловой системе ОС, либо в БД. Должна осуществлять поиск, как по атрибутам, так и по содержанию документов. Основывается на персональных или на клиент-серверных СУБД.
Системы, основанные на системах организации групповой работы (СОГР). Западный термин – groupware. К СОГР относят, прежде всего, Microsoft Exchange, Lotus Notes и Novell GroupWize. Системы организации групповой работы являют собой, по сути, расширенные варианты почтовых программ и изначально предназначены для организации обмена информацией в группе – обмена сообщениями, а не документами. Развитие groupware-систем в системы обмена документами обусловлено ростом конкуренции на рынке среди производителей этих систем. СОГР характеризуются ограниченным размером базы данных собственного формата или же имеют возможность odbc-связи с СУБД, частичной поддержкой SQL, неразвитой системой полнотекстового поиска. Системы, построенные на платформе СОГР, перенимают основные недостатки платформы, и автоматизируют, прежде всего, документооборот, а также контрольные и учетные функции, функции хранения и поиска.
Системы автоматизации деловых процессов (САДП) или workflow-системы. Применяется также термин WMS – Workflow Management System. В основу функционирования таких систем положено понятие потока работ, именно в том смысле, в котором в BPR определяется бизнес-процесс. Базовой единицей в САДП есть работа, которая должна быть выполнена с определенными условиями в заданной последовательности и заданными исполнителями. Исполнение работы может производиться в различных временных рамках, контролироваться по времени и содержанию, с ней могут связываться документы, задания, резолюции и т.п. Понятие работы в workflow гораздо шире, чем документа, понятие движения работ шире движения документов, т.е. workflow, в сущности, включает в себя документооборот как частный случай. Информацию о работах (карты работ) workflow-система хранит в БД, документы и другие прикрепления к работам либо хранятся на сервере (в файловой системе, в БД), либо передаются физически от исполнителя к исполнителю согласно карте работы. В случае хранения документов на сервере пользователям передаются только права доступа к ним. Неотъемлемой частью таких систем есть наличие графического редактора маршрутов работ. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ.
Положительно характеризует такого рода системы наличие открытых интерфейсов и механизмов для интеграции с другими приложениями. САДП применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций.
СУД –Система управления документами, западный термин EDMS – Electronic (Enterprise) Document Management System. Такое название основывается на утверждении, что и делопроизводство и документооборот являются всего лишь частным случаем более общего понятия “управление документами”. Данный класс систем считается универсальным, т.е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на делопроизводство, от разработки и создания проекта документа, до списания в дело, включая документооборот и хранение документов.
СУД, ориентированная на отечественное делопроизводство, должна отвечать следующим требованиям:
Хочется обратить внимание читателя, что сегодня на рынке существует довольно большое число различных систем автоматизации, в той или иной степени автоматизирующих канцелярию организации с разными названиями, такими, например, как САД – Система автоматизации делопроизводства, СЭД – Система электронного документооборота и т.п. Каждый производитель ПО вводит свою систему обозначений и терминов, по-своему расставляет приоритеты. Но как бы ни называлась система, каких бы громких слов о ней не говорилось, нужно всего лишь внимательно выяснить, какие операции делопроизводства и в каком объеме система автоматизирует. И только после такого рода экспертизы можно решить, что представляет собой данная система и насколько она вам подходит.
7. Внедрение
Отдельную тему среди проблем автоматизации вообще, а делопроизводства в особенности, занимает непосредственное внедрение системы. После проведения соответствующего анализа документопотоков и особенностей делопроизводства, выяснения потребностей (объема и глубины автоматизации) и в результате принятия решения о покупке конкретной системы возникает масса проблем этапа внедрения электронной канцелярии.
Это закупка необходимой техники, установка серверной и клиентских частей ПО, настройка системы на делопроизводство организации, обучение пользователей, первоначальное параллельное ведение бумажного и электронного делопроизводства.
Непродуманный подход к решению всех этих проблем грозит организации большими неудобствами, вплоть до временной остановки производственного процесса. Только прагматическое и взвешенное отношение к построению процесса внедрения системы, а также четкое понимание руководством всех нужд, проблем и сложностей, связанных с техникой, настройкой и персоналом позволит осуществить относительно безболезненное внедрение нововведений, повысить эффективность вложений в компьютерную технику.
8. Литература
В приведенном обзоре вопросов, проблем и задач автоматизации современного национального делопроизводства автор не изобрел ничего нового, а ограничился лишь попыткой систематизации уже накопленных знаний по данной проблеме. Все изложенное в обзоре можно найти в русскоязычной литературе в более подробном и точном изложении применительно к реально существующим системам.
При написании обзора использовалась следующая литература: