Для чего нужна корпоративная связь на работе
Корпоративная мобильная связь
• Правильное оформление корпоративной связи
• Регистрация в единой системе
• Какие сведения нужно зарегистрировать
• Срок и порядок регистрации сведений
• Какие сроки установлены для тех, кто уже пользуется услугами связи
• Налоговый учет приобретения корпоративных сим-карт
• Бухучет приобретения корпоративных сим-карт
Городничий Дмитрий Викторович,
Лектор, руководитель учебного центра группы компаний «Ваш Консультант»
Для удобной работы многие организации заключают договоры о корпоративной мобильной связи. Это помогает в общении с поставщиками и клиентами. Как правильно оформить использование корпоративной мобильной связи в компании? Какую информацию и где нужно зарегистрировать? В какой срок это сделать? Как отразить расходы на корпоративную связь в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти вопросы рассмотрим в статье.
Корпоративная связь: как правильно оформить?
Корпоративная мобильная связь, как правило, обоснована необходимостью выполнения должностных обязанностей сотрудниками. Чаще всего мобильная связь нужна сотрудникам, работающим с клиентами/поставщиками или имеющим разъездной характер работы (например, курьерам). Для них должны быть установлены правила пользования мобильной связью. Можно изложить их в правилах внутреннего трудового распорядка, общих требованиях к охране труда или разработать отдельный документ, который может называться по-разному — положение о служебной мобильной связи, порядок пользования корпоративной связью работниками и т.п.
Утвержденной формы такого документа нет, поэтому составляйте его в произвольной форме, изложив важные для вашей организации особенности использования телефонов и сим-карт.
Регистрация корпоративных сим-карт в единой системе
Всем юридическим лицам и ИП, которые являются корпоративными абонентами связи, нужно внести сведения о физлицах-пользователях услуг связи в Единую систему идентификации и аутентификации в инфраструктуре. Причем абонентам-юрлицам и ИП, заключившим с операторами связи договор об оказании услуг подвижной радиотелефонной связи до 1 июня 2021 года, нужно это сделать в срок до 30 ноября 2021 года.
Персональный информационный портал
Страница регистрации
Зарегистрировать информацию нужно через Госуслуги.
Сведения для регистрации корпоративных сим-карт
При использовании корпоративной мобильной связи нужно внести информацию:
При использовании сим-карт в оборудовании, например в онлайн-кассах:
Срок и порядок регистрации сведений
При использовании корпоративной мобильной связи сведения нужно зарегистрировать до начала оказания услуг связи. Если сведений по тому или иному абонентскому номеру не будет или они окажутся недостоверными, оператор направит уведомление. При отсутствии ответа на него оператор исключит абонентский номер из договора. Сведения могут подать сами физлица-пользователи корпоративных сим-карт. Если же за них это сделает юрлицо или ИП, то пользователи должны одобрить сведения через свою учетную запись на Госуслугах. Отметим, что требование предоставить оператору информацию о пользователях корпоративной мобильной связи не распространяется на заказчиков по Закону N 44-ФЗ и Закону N 223-ФЗ. При использовании сим-карт в оборудовании информацию через форму на портале Госуслуг вносит уполномоченное лицо организации или ИП. Сделать это нужно не позднее чем за 3 рабочих дня до даты начала оказания услуг связи, если иной срок не предусмотрен договором. Изменения в зарегистрированных сведениях нужно отражать в течение 3 рабочих дней.
Какие сроки установлены для тех, кто уже пользуется корпоративными сим-картами
Если договор об оказании услуг связи заключен до 1 июня, предусмотрена отсрочка.
Сведения нужно внести:
Налоговый учет приобретения корпоративных сим-карт
В налоговом учете затраты на приобретение корпоративной сим-карты за вычетом НДС включите в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (как расходы на оплату услуг связи). Расходы признавайте в следующем порядке (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):
Если часть платы за карту зачисляется на лицевой счет, а часть представляет собой платеж за доступ к сети, то каждую такую часть надо признавать в расходах отдельно по своим правилам. В этом случае размер платежа за доступ к сети вычисляют как разницу между стоимостью карты и суммой, зачисленной на лицевой счет.
Бухучет приобретения корпоративных сим-карт
В бухгалтерском учете затраты на приобретение корпоративной сим-карты (без учета НДС, подлежащего вычету) отражайте в зависимости от условий, на которых она предоставлена:
Для чего регистрировать корпоративную карту на Госуслугах
Что такое корпоративная сим-карта
Так как плюсов у корпоративных симок много, организации с удовольствием их используют.
Кроме того, сейчас сим-карты повсеместно используются в стороннем оборудовании: системах навигации и слежения, системах ГЛОНАСС, в модемах, вендинговых аппаратах, системах автоматических ворот и шлагбаумов, онлайн-кассах и т. д.
В таких сторонних устройствах также используются корпоративные сим-карты со специальными тарифами.
Что изменилось для владельцев корпоративных сим-карт
Об изменениях было известно уже давно, но в силу они вступили с 1 июля 2021 года. Суть новшеств — обязательная регистрация корпоративных сим-карт на портале «Госуслуги» начиная с 1 июля 2021 года.
Это означает, что все корпоративные карты:
Как видим, регистрация корпоративных симок относится ко всем видам корпоративных карт. То есть подлежат регистрации на Госуслугах корпоративные симки, оформленные как на сотрудников, так и установленные в оборудовании. Единственное отличие — сроки, в которые необходимо подать сведения.
ВАЖНО! Нормативная база — федеральный закон от 30.12.2020 № 533-ФЗ и постановление Правительства РФ от 31.05.2021 № 844.
Что будет, если не активировать корпоративную сим-карту на Госуслугах? Такие корпоративные симки заблокируют, если не уложиться с активацией в срок.
Один из основных вопросов у пользователей: зачем корпоративные симки регистрировать на Госуслугах? Объясняется новшество борьбой с мошенничеством.
Алгоритм действий по регистрации сим-карт на Госуслугах
Итак, покажем на примерах, как зарегистрировать корпоративную симку на Госуслугах.
Чтобы подтвердить корпоративную симку на Госуслугах, необходимо иметь там подтвержденную учетную запись юрлица. Это лучше сделать заранее через подтвержденную учетную запись гендиректора.
О том, как получить ЭЦП для Госуслуг, узнайте из материала.
Допустим, такая запись подтверждена. Как зарегистрировать корпоративную симку:
ШАГ 1. Входим в учетную запись, находим регистрацию корпоративных карт и нажимаем «Начать».
ШАГ 2. Выбираем, как используются сим-карты: в устройствах или непосредственно людьми. Допустим, мы выбираем, что людьми.
ШАГ 3.Переходим к формированию заявления, нажав на кнопку «Перейти к заявлению».
ШАГ 4.Появляются данные организации или ИП. Подтверждаем их корректность нажатием кнопки «Верно».
ШАГ 5. Также подтверждаем юридический адрес кнопкой «Верно».
ШАГ 6. Выбираем из списка нужного оператора сотовой связи и нажимаем «Продолжить».
ШАГ 7. Можно ввести данные вручную либо списком. Вручную имеет смысл вводить несколько номеров. Если же номеров много, то в личном кабинете оператора сотовой связи можно скачать файл в формате csv и загрузить. Посмотрим, как выглядит ручной ввод.
ШАГ 9. Когда все сотрудники внесены, нажимаем «Отправить заявление».
ШАГ 10. Заявление отправлено.
В личный кабинет должно прийти подтверждение.
Вопросы, которые могут возникнуть при регистрации сим-карт
Рассмотрим некоторые нюансы, которые возникают при решении вопроса, как на Госуслугах привязать корпоративную симку.
Надо ли что-то делать с корпоративной симкой ее непосредственному пользователю?
Да, нужно. Здесь есть два варианта:
Можно ли корпоративную симку оформить на себя и не регистрировать?
Да, можно перерегистрировать симку. Для этого понадобится согласие юридического лица, на которое оформлена сим-карта изначально. Какие документы для этого понадобятся, надо узнавать у операторов связи.
Как упростить регистрацию сим-карт, если их много?
Как уже было сказано, загружать данные на Госуслуги можно не вручную, а сразу файлом. Многие операторы сотовой связи, во-первых, высвечивают предупреждение в личном кабинете о том, что сим-картам необходимо подтверждение и надо заполнить персональные данные владельцев корпкарт. Во-вторых, они позволяют выгрузить все данные в нужном формате — csv.
Требования к загружаемому файлу можно узнать на Госуслугах при выборе способа загрузки не вручную, а файлом.
Здесь же можно скачать шаблон файла и внести туда свои данные. Это более надежный способ, так как формат файла точно будет таким, как положено.
Что делать, если невозможно точно определить место положения устройства, где установлена сим-карта?
Обязательными реквизитами, которые следует передать по корпкартам, установленным в устройствах, являются наименование и ИНН владельца сим-карты, а также ее номер. Остальные реквизиты заполнять необязательно. Или, например, в поле адрес можно проставить юридический адрес организации, на которую они оформлены.
Нужно ли согласие работников на передачу персональных данных при регистрации корпкарт?
Нет, не требуется, так как работодатель при регистрации сим-карт на Госуслугах выполняет требования законодательства.
Не знаете, как работать с персональными данными работников? Куда их можно передавать, а куда — нет? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите гайд по работе с персональными данными сотрудников.
Итоги
С 1 июля 2021 года введена обязательная регистрация корпоративных сим-карт на Госуслугах. Карты, которыми пользуются сотрудники, необходимо зарегистрировать до 30 ноября 2021 года. Для карт, вставленных в различные устройства, срок продлен — до 1 марта 2023 года. Если не активировать сим-карту, то она будет заблокирована.
что такое корпоративная связь?
Корпоративная сотовая связь
Важным атрибутом современного бизнеса являются корпоративные сети связи, ведь качественная и экономичная мобильная корпоративная связь обеспечивает быструю передачу деловой информации, а значит – успешность Вашего бизнеса. К другим преимуществам корпоративной сотовой связи относится централизованный контроль расходов на переговоры и возможность гибко регулировать лимиты для каждого работника в зависимости от его функций и обязанностей. Корпоративная телефонная связь – это прерогатива не только крупного и среднего бизнеса. Сегодня тарифы московской корпоративной связи МТС позволяют значительно сократить расходы на звонки и малому бизнесу.
Как правило, тарифы корпоративной связи предусматривают значительные скидки на разговоры между абонентами одной компании, а также более выгодные цены на другие звонки, в том числе междугородние и международные переговоры. Для повышения экономичности системы корпоративной сотовой связи руководству необходимо разработать правила пользования корпоративной связью, на основании которых производить контроль потребления услуг сотрудниками.
Сегодня именно благодаря своевременному поступлению информации обеспечивается слаженность функционирования различных элементов сложных бизнес-структур, что еще раз подтверждает важность наличия качественной связи между подразделениями Вашего бизнеса. Немаловажную роль для динамичного развития играют и выгодные тарифы МТС корпоративной связи.
Данные решения позволяют обеспечить максимум эффективности корпоративной телефонной связи при минимуме затрат, что, безусловно, позитивно скажется на темпах развития Вашей компании.
Корпоративная связь — это выгодно? Отвечают сотовые операторы
Компании ежедневно общаются с клиентами и работниками — по телефону или в интернете. Для этого существует множество бизнес-решений — от безлимитных тарифов до облачного видеонаблюдения. TatCenter спросил операторов, какие сервисы и почему бизнес чаще всего использует для экономии времени сотрудников и денег собственников.
Корпоративные сети связи — неотъемлемый атрибут современного бизнеса. Быстрая передача информации, централизованный контроль расходов на переговоры и возможность гибко регулировать лимиты для каждого работника в зависимости от его функций и обязанностей — основные преимущества бизнес-тарифов.
Тарифы корпоративной связи предусматривают значительные скидки на разговоры между абонентами одной компании, а также более выгодные цены на другие звонки, в том числе междугородние и международные переговоры.
Тарифы разрабатываются для компаний, которым нужна качественная и недорогая связь.
Большинство операторов позволяет подключить к мобильной связи любое количество сотрудников, так что сервис доступен как крупному, так и среднему и малому бизнесу.
По его словам, абоненты Ростелекома могут совершать бесплатные внутрисетевые звонки в 65 регионов РФ. «Дополнительные сервисы „Прямой городской номер“, „Белый статический IP-адрес“ и „Мобильный APN“ превращают смартфон в мобильное рабочее место. С их помощью сотрудник получает безопасный удаленный доступ к информационным ресурсам компании, которыми может пользоваться даже в разъездах».
В Татарстане, по словам Юдова, корпоративные тарифы мобильной связи особенно востребованы в банковском секторе, среди управляющих компаний в сфере ЖКХ, АЗС, охранных предприятий, курьерских служб, организаций с разъездным характером работы.
Оптимизация расходов компании может достигать 25%.
Для этого у операторов есть безлимит на все номера. К примеру, МТС предлагает тариф «Умный бизнес безлимит» — по нему сотрудники смогут бесплатно общаться по телефону с абонентами любых операторов.
Если сотрудников много, найдите тариф, который не ограничивает компанию в количестве подключенных абонентов. По словам директора департамента по работе с корпоративными клиентами МТС в Татарстане Марата Мухитова, платформа корпоративных тарифов позволяет максимально гибко настроить тариф под пользователя и оптимизировать расходы компании до 25%.
В линейке сотовых операторов также есть и отраслевые пакеты услуг. Например, для строительной компании дополнительно предоставляется возможность контролировать перемещение мобильных бригад, для транспортных компаний — сервисы удаленного распределения задач и мониторинга работы транспорта,
Компания может избежать утечки клиентской базы вместе с уволившимся менеджером.
Такое случается довольно часто, когда менеджер сохраняет контакты клиентов на собственном устройстве. А еще, по данным « СерчИнформ», у компаний сотрудники воруют техническую информацию, персональные данные, информацию о партнерах и даже внутреннюю бухгалтерию.
Создав единую сеть для всех работников, номера и другая информация о клиентах и партнерах навсегда останутся в базе контактов. Компании не придется искать новых поставщиков, снова тратиться на рекламу или работать с холодными звонками.
Опасения собственников и, как следствие, повышение уровня контроля за сотрудниками, небезосновательны. Риск мошенничества в компаниях, по данным PwC, превратился из операционной проблемы в стратегический вызов бизнесу, который требует активного подхода к управлению. Мошенничество, совершаемое топ-менеджерами, создает компаниям серьезные проблемы: такие экономические преступления сложно обнаружить, они разрушают корпоративную культуру и задают негативный « тон сверху».
В России экономические преступления совершают преимущественно руководители высшего и среднего звена — 47%. Чаще всего воровство и утечки допускают управленцы, сотрудники отделов маркетинга и продаж, финансовых служб, клиентского обслуживания и закупок.
Объединение сотрудников в одну сеть позволит оценить эффективность работы одного сотрудника или целого подразделения.
Чтобы объединить сотрудников в одну сеть, можно создать корпоративную автоматическую телефонную станцию ( АТС), как это предлагает Tele2. АТС круглосуточно принимает входящие звонки и направляет их нужному специалисту. Корпоративная АТС не требует дополнительного оборудования.
Одним из преимуществ такой сети, по словам руководителя отдела по развитию корпоративного бизнеса макрорегиона « Волга» Tele2 Юрия Загайнова, является возможность оценить эффективность работы целого подразделения, например, отдела продаж или центра поддержки клиентов, и каждого отдельного сотрудника в нем.
Контролировать персонал могут и B2B-клиенты. Например, владельцы и менеджеры транспортных компаний могут точно отследить местоположение водителей и автомобилей с помощью GPS. «Для этого сотрудник устанавливает на свой гаджет специальное приложение и включает геолокацию. В этом случае руководитель может видеть не только точное местоположение водителя, но и скорость его передвижения, длину маршрута, длительность остановок в пути», — рассказывает Загайнов.
По его словам, особенно удобна такая функция для небольших транспортных компаний, которые не оборудуют свои машины GPS-модулями.
В любой пакет связи включен тариф на интернет.
В тарифах от Tele2 для бизнеса оставшийся траффик переносится на следующий месяц. Абоненты МТС получат безлимитный интернет для мессенджеров Whatsapp и Viber, а также для видеозвонков и сообщений в Skype и постов в Twitter.
Компания может сама выбрать звонки или интернет в зависимости от специфики бизнеса.
Одним компаниям удобней общаться с клиентами и сотрудниками по телефону, другим — написать сообщение или опубликовать пост в соцсетях. Мегафон предлагает тариф «Управляй!» — с помощью интерфейса на сайте оператора можно выбрать нужное количество минут для звонков, гигабайт для интернета и SIM-карт для работников. В конце месяца Мегафон вернет компании 7% от суммы расходов за прошлый месяц.
По словам Золотарева, нецелевое использование рабочего времени — проблема, с которой сталкиваются практически все работодатели. Многие моменты отслеживать несложно, когда все находятся в одном офисе, а для контроля « полевых» работников Мегафон предлагает M2M-услугу « Контроль кадров» — руководитель выявит нецелевое использование рабочего времени, сможет онлайн видеть, где находятся сотрудники, и таким образом эффективнее распределять рабочие ресурсы.
Похожим образом действует услуга « Контроль автопарка», которая позволяет контролировать выполнение маршрута, пресекать нецелевые отклонения от него, видеть уровень бензина, состояние авто и при необходимости выслать помощь водителю. А контролировать бюджет на связь руководителю поможет сервис « Персональный бюджет», который позволяет выделять каждому сотруднику конкретный денежный лимит на связь.
Корпоративная связь помогает сэкономить и на налогах.
Кроме индивидуальной настройки тарифов и дополнительных услуг, расходы на связь в корпоративных тарифах можно учесть при уплате налогов. Поскольку разговоры или пользование интернетом идет в служебных целях, то компания может возместить НДС. Для этого нужно подготовить документы:
Список работников, которым нужна служебная связь;
Корпоративная связь
Корпоративная телефония с возможностью подключения мобильных аппаратов, созданная провайдером UIS, помогает снизить затраты на связь и контролировать коммуникации всех сотрудников, где бы они ни находились. Нашу телефонию можно интегрировать с любыми системами учета, ведения клиентов и сохранять в них данные по звонкам и записи разговоров.
внедряет, настраивает и поддерживает ip-телефонию с учетом отрасли бизнеса и его индивидуальных особенностей;
дает возможность использовать функции Виртуальной АТС без интернета (достаточно мобильной связи);
собирает в одну сеть любое количество офисов и удаленных работников без покупки оборудования и выезда специалистов;
гарантирует высокий уровень обслуживания и постоянный доступ к сети, показатель стабильности работы — 99,97%.
Мы предлагаем корпоративный телефон, который обеспечивает успешную и бесперебойную работу организаций любого масштаба.
Для чего нужна корпоративная связь
Корпоративная связь от UIS — это бесперебойная и многофункциональная телефония для бизнеса на основе технологии FMC.
Без надежной корпоративной сотовой связи невозможны отслеживание коммуникаций сотрудников на выезде и уверенное использование виртуальной АТС при плохом интернете.
многоканальные телефонные номера в кодах Москвы, более 70 регионов России и 8-800, в частности, красивые номера;
виртуальные мобильные номера;
статистику по звонкам и записи разговоров;
синхронизацию звонков в CRM;
более 40 функций для повышения качества обслуживания клиентов.
Корпоративная мобильная связь помогает сократить затраты на организацию коммуникаций как внутри компании, так и с клиентами. Для исходящих звонков бизнес может выбрать тарифные планы, при этом входящие звонки не тарифицируются (кроме как на номер 8-800), а связь между сотрудниками по коротким номерам – бесплатная.
Преимущества корпоративной связи
Оптимальное распределение звонков в зависимости от задач бизнеса. Возможность создания уникальных сценариев переадресации.
Продвинутая статистика по звонкам и записи разговоров для принятия верных решений.
Возможность интегрироваться с любой IT-системой и диктовать правила распределения звонков на основании информации из этой системы.
Фактическое превращение мобильного телефона в офисный.
Возможность удобно контролировать разъездных сотрудников.
Мы оказываем услуги по организации IP-телефонии с учетом пожеланий заказчика. Принимаем в расчет множество критериев: географию общения, рабочие графики сотрудников и многое другое. Предусмотрена международная (для тех, кто общается с зарубежными клиентами и партнерами) корпоративная сотовая связь.
Для клиентов UIS из многих регионов отсутствует необходимость подставлять перед номером «префикс» при совершении звонка через FMC-линию.
Корпоративная связь — способ снизить затраты компании
Телефония с возможностью подключения смартфонов и планшетов — это удобно и выгодно. Крупные компании и небольшие организации, которые стоят на пути становления, заинтересованы в уменьшении затрат на звонки на городские и мобильные телефоны.
Вы можете принимать звонки на смартфон или другое мобильное устройство без дополнительного оборудования или ПО.
Вы сами можете выбирать и изменять тарифные планы в Личном кабинете.
Эффективный сбор статистики корпоративной сотовой связи позволяет контролировать и оптимизировать расходы на звонки.
Внутри корпоративной сети разговоры не тарифицируются. Сотрудники будут поддерживать друг с другом связь по мобильным корпоративным телефонам и другим устройствам бесплатно.
За корпоративную мобильную связь вы платите по счету, выставленному провайдером – так у вас никогда не спишут деньги без вашего ведома.
Какие выгоды получает руководство от корпоративной связи
Корпоративная сотовая связь в значительной мере упрощает управление компанией. Услуги оператора оплачиваются централизованно, благодаря этому руководители всегда уверены в доступности номеров сотрудников.
Как мы уже говорили выше, корпоративный телефон – эффективный инструмент контроля деятельности сотрудников, в том числе разъездных. Фиксация всех входящих и исходящих звонков, а также доступ к записям разговоров дают возможность:
исключить использование рабочего телефона в личных целях;
не допускать дезинформирования и обмана клиентов;
пресекать конфликты между самими сотрудниками;
фиксировать нерядовые происшествия и проводить разбирательства;
обучать сотрудников, опираясь на их ошибки в коммуникациях, и повышать продуктивность работы.
Для оптимизации процесса можно прослушивать звонки в ускоренном режиме.
Выбор корпоративной связи
При выборе конкретного оператора следует, конечно, принять во внимание тарифы на корпоративный номер, трафик и услуги виртуальной АТС и соотнести с допустимыми в компании расходами на связь. Оцените размер абонентской платы и стоимость исходящего трафика. Стоит всегда помнить, что наиболее выгодные тарифы – это такие, которые адекватно соотносятся с качеством и стабильностью.
У UIS показатель стабильности связи составляет 99,97%, а техподдержка работает в режиме 24/7 и очень быстро реагирует на обращения. Личный менеджер всегда поможет оформить корпоративные SIM-карты, настроить сценарии маршрутизации звонков и разобраться с любым вопросом.
Тарифы на использование виртуальной АТС можно подобрать с учетом специфики конкретной компании. Обсудите с менеджером возможность формирования индивидуального пакета услуг. Мы гибко подстраиваемся под любой бизнес.