Для чего нужна секретарша
Зачем нужна секретарша?
Ответ, основанный на моем личном опыте, часто соответствующий реальности, такой: чтобы фильтровать поток звонящих/приходящих. И это вполне объяснимо, ибо тот, кто нанимает себе секретаря, ограничен во времени и не имеет большого желания общаться с очередным «продажником» или «попрошайкой».
Теперь по существу. Секретарь, если он хороший специалист своего дела да еще обладает личными качествами, которые радуют директора, всегда будет приближен к директору как никто другой. Отсюда вытекает несколько стратегий, которые уж точно исключают вражду с ним.
Мне видятся два пути – «подружиться» с секретарем или же обойти его тактично под весомым предлогом.
Дружба.
Секретарь, как и все мы с Вами, тоже человек, и тут можно всегда нащупать вполне человеческий подход. Конечно же, раз он приближен к телу ЛПР (прим. лицо принимающее решение), то, наверняка, он внутри себя ощущает высоким и статным лицом в компании, так воплотите ему эти ощущения в реальность. И будьте уверены, если Вы нелепо попытаетесь через него пройти, то он Вам сам покажет, какая он значимая фигура.
Можно задавать вопросы или просто беседовать и нет-нет употреблять такие фразы как «можно спросить Вашего совета», «мне важно знать Ваше мнение», «помогите мне». Бывает часто, что после таких милых бесед секретарь за Вас может сделать полдела, рассказав шефу в нужном ключе о Вас и Вашем звонке.
Обход обманом.
Часто слышал, что начинающие менеджеры звонят в нужную компанию и представляются потенциальным клиентом, но тут есть два нюанса. Первый – Вы должны быть четко осведомлены, кому звоните, чем они занимаются, иначе при паре уточняющих вопросов от секретаря Вы можете «поплыть». И даже если Вам удастся обманом обойти секретаря, будьте уверены, что Вам придется достать из рукавов пару точных и четких фраз, чтобы затушить гнев шефа, когда он поймет, что Вы обманули секретаря и звоните совсем по другому поводу.
Обход трудолюбием.
Редко, но метко работает вариант звонка после окончания рабочего дня. Часто топ менеджеры или хозяева компаний не смотрят на время и делают свое дело, причем в это время секретарь редко бывает на месте. Но есть и тут условность, надо понимать, что раз шеф остался после рабочего дня дальше работать, у него большой загруз по работе, и вряд ли найдется время на Вас.
Вместо заключения.
Конечно же, у каждого человека, который совершил хотя бы пару сотен звонков, вырабатывается свой стиль разговора и отработки тех или иных возражений, но, если Вы к своему стилю добавите фразу «у меня для Вашего шефа есть презент от моего», лишним не будет — пара важных встреч назначалась именно после такой фразы. Ну а приобрести полезную книжку в подарок — это не так уж и сложно.
Эффективных Вам встреч и приятных переговоров! Всегда на связи и без секретарей – Сослан, DRB-group!
P.s Любой вопрос по интернет-маркетингу можно задать в группе Raketa BRAVO
Для чего нужен секретарь?
Для чего нужен секретарь?
На первый взгляд может показаться, что работа секретаря не требует особых усилий. Сиди себе в приемной, отвечай на звонки, набирай и распечатывай разные документы, готовь для начальника чай. Но обязанности секретаря отнюдь не ограничиваются этими несложными вещами. На самом деле на нем лежит очень важная задача: он организует время руководителя и составляет его рабочее расписание. А Вы уже знаете, как важно правильно распланировать время.
Таким образом, деятельность личного секретаря руководителя играет важную роль в организации, и, следовательно, секретарь – не последний человек в компании. Хороший секретарь – это всегда профессионал, которому начальник доверяет как самому себе.
Для того чтобы обсудить с руководителем какие-то важные вопросы, сначала желательно обратиться к секретарю. В следующей главе речь пойдет о том, насколько важно как можно чаще общаться со своим непосредственным руководителем. В этом случае, разумеется, не стоит всякий раз договариваться о встрече с ним через секретаря. Но когда Вам надо обратиться к вышестоящему начальству, нежелательно миновать такую важную инстанцию, как личный секретарь. Дело в том, что чем более высокую должность занимает человек, тем больше у него обязанностей, и это ни для кого не секрет. Обязанностей больше, а драгоценного времени, соответственно, меньше, поэтому беспокоить его допустимо только по серьезным вопросам. Я не минуты ни сомневаюсь в том, что Вы обращаетесь к своему вышестоящему начальству только в тех случаях, когда Вам действительно есть что сказать, и это замечательно. Но, как говорится, на лбу у Вас это не написано, а ведь многие сотрудники грешат тем, что отвлекают руководителя от дел и отнимают у него и без того строго расписанное по минутам дефицитное время. По этой причине на плечах личного секретаря лежит еще одна немаловажная обязанность, которую можно охарактеризовать как барьерную. Действительно, часто секретарь решает, кого записывать на прием к руководителю, а кого – нет. Отсюда можно сделать для себя несколько полезных выводов.
Во-первых, всегда сразу представляйтесь, внятно называйте свое имя и должность в организации. Если Вы начнёте мяться или бормотать что-то невразумительное, у секретаря могут возникнуть не слишком гуманные мысли по отношению к Вам.
Во-вторых, заранее четко сформулируйте цель своего визита к руководителю, так как личный секретарь имеет полное право поинтересоваться этим. Никакие импровизации и абстрактные фразы в этом случае, как говорится, «не прокатят»: ведь Вы уже знаете, что к начальнику допускают лишь тех сотрудников, которые твердо знают, зачем идут к нему в кабинет.
А что делать, когда Вы твердо знаете, что идете просить о повышении Вашей заработной платы или служебного положения? А может Вы хотите пожаловаться на коллегу, которая отравляет Вам жизнь своим поведением, или даже – о ужас! – на своего непосредственного руководителя? Конечно, здесь я немного преувеличиваю, но Вы, конечно, поняли общий смысл моих слов. Цель визита, связанного с такими деликатными проблемами, прямо выкладывать секретарю не стоит. На эти случаи жизни существует такая обтекаемая формулировка, как «по личному вопросу». Однако не злоупотребляйте этими магическими словами, используя их слишком часто, иначе в один далеко не прекрасный день Вас просто перестанут пускать к начальнику. Также приготовьтесь к тому, что по личным вопросам руководитель, скорее всего, примет Вас не сразу. Его секретарь запишет Вас на прием в удобное для начальника время. Конечно, в тех ситуациях, когда речь идет, что называется, о жизни и смерти, допустимо попросить секретаря, чтобы руководитель принял Вас как можно скорее. Учитывайте только, что такие случаи относятся к разряду чрезвычайных, а поэтому и возникать они должны чрезвычайно редко.
В-третьих, нельзя не упомянуть так называемый человеческий фактор. Да, личный секретарь Вашего руководителя не робот, а обыкновенный человек со своими симпатиями и антипатиями. Разумеется, это не может совсем не отражаться на его отношении к тому или иному сотруднику, несмотря на то, что настоящий профессионал всегда стремится к максимальной объективности. Отсюда следует то, что чем лучше к Вам относится личный секретарь руководителя, тем больше преимуществ Вы получаете: например, секретарь всегда выберет для Вас удобные часы приема, как с точки зрения наличия у Вас времени, так и с точки зрения настроя Вашего руководства. В необходимых Вам случаях он может пропустить Вас, как говорится, «без доклада». Поэтому относитесь к секретарю уважительно; обязательно узнайте его имя-отчество (для чего это нужно, я расскажу Вам позже) и вообще постарайтесь установить с ним доброжелательные отношения.
Секретарь – это тот человек, который в силу своих обязанностей очень много общается с руководителем и вообще находится при нем неотлучно, когда он на своем рабочем месте. А значит, он хорошо изучил характер и привычки начальника, а подобные сведения имеют немаловажное значение. Например, личный секретарь может Вам намекнуть или даже сообщить, разумеется, по секрету, что в данный момент к руководителю лучше и не подступаться, поскольку он не в духе или у него болит голова или еще что-то в таком роде. К тому же не всегда мы сами идем к начальнику, бывает, что он вызывает нас. Даже если причина этого Вам неизвестна, при наличии хороших отношений с его личным секретарем Вы недолго будете пребывать в томительной неизвестности: скорее всего, секретарь хотя бы в общих чертах обрисует Вам сложившееся положение. Согласитесь, когда у Вас есть возможность узнать о намерениях руководителя по отношению к Вам заранее, это просто замечательно, поскольку Вы получаете возможность подготовиться ко всему, что Вас может ожидать «на ковре».
Вероятно, секретарь не только расскажет Вам о настрое начальника, но и даже даст Вам несколько практических советов на тему того, как вести себя в данной ситуации, а это только Вам на руку.
Так что радуйтесь, если у Вас с личным секретарем Вашего руководителя сложились подобные доверительные отношения. Будьте ему благодарны и не забывайте о знаках внимания, пусть даже чисто символических, таких, как цветы или конфеты по праздникам. Помните, что приятные мелочи на самом деле – далеко не мелочи, поскольку они помогают создавать доброжелательную атмосферу в человеческих отношениях, а это очень важно.
Еще один принципиальный момент, касающийся Ваших отношений с личным секретарем руководителя. Его расположение к Вам еще не дает Вам права требовать от него какую-то дополнительную информацию, помимо того, о чем он считает нужным Вам сообщить. Как и при любом общении, здесь важно не переходить границы дозволенного: все-таки рабочая обстановка предполагает не близкие, а официально-деловые отношения между людьми. В конце концов, какие-то сведения секретарь просто не имеет права разглашать. Не воспринимайте личного секретаря Вашего начальника как своего шпиона в стане врага. И ни в коем случае не позволяйте себе при сослуживцах высказываний вроде «Да у меня секретарь нашего босса – свой человек!». Мало того, что подобными словами Вы разрушите доверительную атмосферу, существующую в Ваших с секретарем отношениях, Вы можете серьезно навредить человеку. Подобное поведение секретаря не приветствуется руководством, а, к сожалению, в любом рабочем коллективе наверняка найдутся сплетники, которые из зависти не преминут довести эти факты до сведения Вашего начальника. Не становитесь источником неприятностей другого человека! Цените то, что имеете, и Вы получите достойную награду, такую, как уважение и доверие.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
2.1. Для чего нужен личный финансовый план
2.1. Для чего нужен личный финансовый план Планирование. Некоторым это слово уже набило оскомину: «Сколько книжек ни читал, везде только и пишут: нужен план того, нужен план этого. А я не знаю, нужен мне какой-нибудь план или не нужен. Я и так проживу».Безусловно, есть люди,
Для чего нужен бюджет?
Глава 2. Секретарь в структуре управления
Глава 2. Секретарь в структуре управления Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокого уровня подготовленности, ряда комплекса деловых и личностных качеств. Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять
Для чего нужен ЦСиМИ?
Для чего нужен ЦСиМИ? I.Совершенно очевидно, современное наукоёмкое производство, — помимо прочего требующее огромных капитальных вложений, — которое должно окупить очередные капитальные вложения за два-три года, получить прибыль и быстро произвести новую
Для чего нужен call-центр?
Для чего нужен call-центр? Работа с телефоном важная часть деятельности агента.Но важно понимать, что по телефону недвижимость нельзя продать или купить. Договор с собственником тоже не возможно заключить после звонка.Напомним, что агент в конечном итоге «продает»
Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?
Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь? Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод вы используете при работе. Многие считают, что привычные документы им легче надиктовывать секретарю, а некоторые более сложные материалы они
ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН МОНИТОРИНГ?
ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН МОНИТОРИНГ? Если с оценкой проекта все более-менее ясно (должны же мы как-то оценить результат своей работы и отчитаться за использованные ресурсы!), то о целесообразности мониторинга и о том, как использовать полученные данные, хочется сказать несколько
3. Руководитель, его стиль управления и секретарь
3. Руководитель, его стиль управления и секретарь 3.1. Взаимоотношения с руководителем Общение с начальником – неотъемлемая часть работы секретаря-референта. При этом секретарю следует учитывать особенности характера руководителя, его привычки, знать его требования.
Секретарь
3.1.1. Уставной капитал– что это и для чего он нужен
3.1.1. Уставной капитал– что это и для чего он нужен Главное отличие ИП от ООО – в наличии уставного капитала и ответственности по долгам. Фирма в виде ООО – это, по сути, предприятие, в уставной капитал которого один или несколько человек (предпринимателей или юридических
3.2. Для чего вам нужен блог
3.2. Для чего вам нужен блог Итак, зачем же вам вообще нужен блог. Вот список основных функций, которые выполняют блоги, выберете среди них те, которые будут подходить вам и удовлетворять вашим желаниям.1. Блоги – средства коммуникации. Конечно же, именно эта их функция чаще
Для чего нужен бизнес в стиле шоу
Для чего нужен бизнес в стиле шоу Авторы многих книг по маркетингу утверждают, что изменение современного бизнеса обусловлено тремя тенденциями: уменьшением влияния традиционной рекламы, ростом информированности и независимости потребителя, появлением культуры
Для чего нужен коучинг
Для чего нужен коучинг Для результатов клиентов? У наших клиентов есть результаты. А самим себе не нужно доказывать, что этих результатов можно добиться. У нас сегодня в базе есть порядка четырех тысяч положительных отзывов.Кто-то нас просит взять его в коучинг: «Мне нечем
Урок 57 Лучше владеть 1 процентом чего-либо, чем управлять 100 процентами чего угодно
Урок 57 Лучше владеть 1 процентом чего-либо, чем управлять 100 процентами чего угодно Должен признаться: если бы я писал эту книгу лет десять назад, этот заголовок был бы прямо противоположным, чем-нибудь вроде «ПРЕЖДЕ ЧЕМ приглашать себе кого-то в партнеры, ИЗУЧИТЕ ВСЮ
Глава 5 Для чего нужен менеджмент
Глава 5 Для чего нужен менеджмент Британская империя, если не полностью, то в значительной степени существовала за счет эксплуатации ресурсов своих колоний. Так, самым лучшим способом получить прибыль от Мумбаи – города в Индии, который до 1995 года назывался Бомбеем, –
Секретарь
Секретарь – человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам. Кстати, в 2021 году центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию. Он сам расскажет вам, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.
Краткое описание
Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь – это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.
Особенности профессии
Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.
Первая группа – секретарь в приемной. Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь. В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений. Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.
Также существую секретари-референты, на которых возлагается больший круг обязанностей:
Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.
Профессия секретарь
Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.
Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.
Разновидности профессии
Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:
Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.
История профессии секретарь
Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.
Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.
С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.
Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.
Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.
Плюсы и минусы
Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:
Требования к профессии секретарь
Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:
Обязанности секретаря
Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:
В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:
Секретарь обязан заниматься делопроизводством.
Ответственность секретаря
В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.
В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.
Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.
Полномочия секретаря
Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.
Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.
Особенности профессии
Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.
Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.
Профессиональные навыки и умения секретаря
Для работы секретарём важно:
Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.
Личные качества секретаря
Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.
После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.
Карьера
Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.
Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.
Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.
Где работать секретарю
В секретарях нуждаются:
Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.
Сколько зарабатывает секретарь
Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.
Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.
Образование
При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.
Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.
10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?
Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.
Бизнес-ассистент
Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.
Личный помощник
Кому необходим – руководителям крупных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.
Персональный ассистент
Кому необходим – руководителям крупных западных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.
Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.
Секретарь
Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса
Кому подчиняется – руководящему составу
Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.
Секретарь-помощник
Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек
Кому подчиняется – руководителю
Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.
Секретарь на ресепшен
Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей
Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю
Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.
Секретарь-референт
Кому необходим – компаниям среднего бизнеса
Кому подчиняется – руководителю
Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.
Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
Администратор
Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг
Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору
Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
Офис-менеджер
Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек
Кому подчиняется – руководителю, административному директору
Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.
Делопроизводитель
Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)
Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.
Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.
Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.
Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».