Для чего нужна workflow технология

Современная workflow-система. Возможности, инструменты, Value Stream

Компании несут убытки из-за неэффективности рабочих процессов. До появления необходимого ПО люди организовывали, контролировали и стандартизировали этапы работы вручную. Даже сегодня компании часто ведут документацию и отчетность на бумажных носителях. Однако новые бизнес-технологии помогают ускорить процессы и повысить их эффективность. Одним из этапов цифровой трансформации компании может стать внедрение системы Workflow. Далее расскажем про современные модификации таких систем, а также поговорим о перспективах развития технологии в рамках ITIL 4.

Это технология управления и автоматизации, при которой потоки работ организованы в последовательность шагов в соответствии с набором правил. Она направлена на организацию повседневных задач персонала. Система Workflow координирует рутинные процедуры, упрощает и ускоряет их выполнение. При этом фокус направлен на роль конкретных людей и автоматизацию их действий на каждом этапе бизнес-процесса. Workflow — удобный инструмент для координации работы отделов, когда нужно четко определить, кто, что и когда должен сделать.

Концепция появилась в 1990-х параллельно с развитием идеи об управлении бизнес-процессами (Business Process Management, BPM). Однако не стоит их путать. BPM — комплексный подход, который концентрируется на стратегических задачах, в то время как Workflow направлена на решение задач тактических. Управление бизнес-процессами работает над всей цепочкой взаимодействия с клиентом, а не только над отдельными этапами и видами процедур. Поэтому внедрение BPM требует более сложных изменений, чем Workflow.

Возможности workflow-систем

По мере того как компании становятся более ориентированными на клиентов, цифровая трансформация бизнес-процессов становится необходимостью. Независимо от сложности каждая система Workflow должна поддерживать 3 главных типа функций.

Создание и модификация workflow-процессов. В системе должны быть конкретные инструменты для их моделирования и изменения. Также важно реализовывать принцип If This Then That («если это, тогда то»), чтобы понимать, при каких условиях предпринимаются следующие шаги.

Реализация workflow-процессов. К этой функции относится маршрутизация документов (их перемещение исполнителю и сбор информации об их статусе); управление задачами (их создание и назначение ответственному лицу); управление состояниями (контроль за изменениями, которые вызвал процесс) и уведомление о событиях.

Мониторинг workflow-процессов. Система должна быть прозрачной, чтобы пользователи могли отслеживать состояние запущенных процессов и вносить в них изменения. Также в ней должны быть инструменты для формирования единых отчетов.

В дополнение к этим основным функциям, системы Workflow могут взаимодействовать с популярными пакетами офисных приложений, интегрироваться с системами управления контентом и другим корпоративным ПО. Также они должны обеспечивать конфиденциальность данных. Комплексные системы Workflow помогают организациям соблюдать отраслевые и правительственные правила, например о хранении информации или водяных знаках.

Low Code и No Code Workflow

По мере того как организации переживают цифровую трансформацию, их главным приоритетом становится модернизация процессов. Пользователям без опыта в разработке нужно быть гибкими, чтобы настраивать и модифицировать процессы для удовлетворения быстро меняющихся потребностей рынка. Речь идет не столько о работе со сложными схемами и диаграммами рабочих процессов, сколько об ускорении небольших, но трудоемких повседневных задач. Повсеместная диджитализация привела к появлению систем Low Code Workflow. В них заложены готовые сценарии и шаблоны, которые адаптированы к каждому типу рабочих процессов. Это требует от сотрудников минимальных технических навыков. Еще более прогрессивная концепция — системы No Code. Их разработали для того, чтобы пользователи без знаний в ИТ автоматизировали процессы и повышали эффективность за счет экономии на масштабе. Системы Low Code и No Code позволяют своевременно реагировать на постоянно меняющуюся рыночную среду, быстро создавая и корректируя рабочие процессы.

Система Workflow на практике

Workflow-процессы состоят из ряда последовательных действий, таких как создание новых записей, уведомление пользователей или выполнение определенных сценариев. Каждая система Workflow — это интерфейс для создания и изменения рабочих процессов путем добавления и соединения между собой отдельных операций. Это своеобразный графический редактор, который изображает систему workflow-процессов в виде блок-схемы. Операции представляют собой поля с дополнительной информацией, а переходы от одного действия к другому обозначены линиями. У пользователей системы может быть разный уровень доступа. Одни могут только создавать новые workflow-процессы, у других есть также возможность изменять и удалять их.

Workflow-система позволяет настроить такие параметры, как область применения каждого процесса, условия его запуска, расписание, входные данные и временные метрики. Также она содержит данные об авторе workflow-процесса и историю действий по каждому из них.

Современные workflow-системы: новый этап эволюции управления услугами

ITIL 4, последняя версия библиотеки лучших практик управления ИТ-услугами, была выпущена в 2019 году. Один из основных компонентов ее фреймворка — это сервисная система создания ценности (Service Value System, SVS). Ее основная идея заключается в том, что все процессы в организации направлены на достижение одной главной цели: предоставить ценный продукт конечному потребителю. Основа SVS — это цепочка создания ценности (Service Value Chain, SVC). Эта операционная модель объединяет различные виды деятельности для предоставления услуг. Их можно комбинировать разными способами, что позволяет создавать гибкие потоки создания ценности (Value Stream, VS). Правильно настроенная workflow-система может в этом помочь.

Для того чтобы конечный потребитель получил максимально качественную услугу или продукт, каждому участнику процесса необходимо полностью видеть свою роль и обязанности в потоке создании ценности. Это помогает сотрудникам оперативно решать свои задачи и вносить свой вклад в создание ценности.

Большинство workflow-систем построены по схожему принципу: пользователи могут сформировать процесс, связанный, например, только с инцидентом или же только с проблемой. Несмотря на это, сквозной поток создания ценности можно реализовать с помощью бизнес-правил и запуска Workflow по связанным сущностям. При этом участники процесса благодаря связям ITSM-объектов могут ориентироваться в сквозном потоке и осознавать распределение обязанностей.

Преимущества использования систем Workflow

Согласно исследованию McKinsey, в 2020 году автоматизацией занялось две трети опрошенных компаний по сравнению с 57% двумя годами ранее. Организации, которые включают внедрение workflow-системы в список своих приоритетов, видят следующие позитивные изменения.

Для достижения всех этих целей и удовлетворения других потребностей организаций разработано множество различных систем Workflow (Low Code, No Code). Область управления услугами постоянно меняется и развивается, и сегодня перед workflow-системами стоит новая задача — стать частью потока создания ценности.

Источник

Сравнительный обзор систем workflow

Тогда американец в доходчивой форме, взяв ручку и листок
бумаги, разбил это слово на составляющие «work» и «flow» и разъяснил, что работа
делается, а информация пересылается.

Основные вопросы

Приводимая ниже градация условная и ни в коем случае не
претендует на абсолют. Данные разделы выделены на основе вопросов клиентов,
которые задавались на семинарах, выставках и частных беседах по этой тематике, и
не являются обособленными, рассматривать их необходимо в комплексе друг с
другом.

Последовательность предлагаемых вопросов характеризует
примерную очередность решаемых проблем в пределах отдельно взятого предприятия в
ходе выбора системы автоматизации деловых процессов. Но это не исключает
возможность изучения материала и, например, с середины, в том случае если,
скажем, некоторые разделы кажутся вам и без того понятными.

Дополнительно хотелось обратить ваше внимание на тот факт,
что процесс комплексной автоматизации предприятия далеко не полностью
исчерпывается вопросом компьютеризации самих деловых процессов.

Систему workflow можно рассматривать как
сердечно-сосудистую, являющуюся одной из основных частей организма. Наряду с
ней, конечно, существует множество органов, не столь значимых, но жизненно
необходимых.

Причина внедрения системы

Сегодня практически ни для кого не является секретом тот
факт, что ручное выполнение работ приводит к увеличению общей продолжительности
цикла, что связано с необходимостью поиска дополнительных материалов, которые
помогут более качественно справиться с заданием. Представьте, что эти материалы
кто-то уже забрал, и сотрудник вынужден будет простаивать; временные потери при
переходе работы от одного исполнителя к другому (хорошо, когда у вас имеются
курьеры, в противном случае вы вынуждены самостоятельно относить накопившиеся
бумаги) и, наконец, утрата необходимой информации в процессе коллективной работы
над ней, при которой вся операция повторяется вновь, и практически невозможно
отыскать виновного, естественно, что в этом случае продолжительность
производственного цикла существенно возрастает. Здесь крайним оказывается
человек, ответственный за своевременное исполнение заданий, поручений и
документов, которые циркулируют в пределах отдела, подразделения или целого
предприятия.

Особенно это проявляется в процессах, представляющих собой
множество мелких операций, не предъявляющих повышенных требований в области
творческого отношения к работе, и характерно для тех участков, где смысл работы
сводится к анализу или заполнению определенных граф или пунктов.

А вспомните, какие проблемы возникали при попытках узнать,
что сейчас происходит с конкретным документом, кто с ним уже работал, у кого он
находится и к какому сроку тот должен его обработать? Сколько же сотрудников
необходимо выделять на подобные работы, для получения «оперативной» информации о
состоянии дел на всем предприятии.

Чем управлять?

созданных в собственном редакторе

созданных сторонними программными

Других типов данных

Рис.1 Редактор карт ActionWorkflow

Рис.2 Редактор карт WorkRoute II

Рис.3 Редактор карт FormFlow

Средства описания процесса

Наличие графического редактора карт

точка входа в карту

Наличие встроенной системы скриптов

Поддержка внутренних переменных карты

Кто управляет выполнением работ?

Другой вариант, когда из числа сотрудников, которые являются
потенциальными исполнителями на этапе, работа должна быть направлена наименее
загруженному из них. Здесь на этапе уже не будет «висячих» работ, для которых
нет исполнителя, все они будут распределены по сотрудникам.

Источник

Workflow как средство интеграции

От редакции. В продолжение “горячей” темы
workflow-технологий, используемых сегодня во многих крупных прикладных
программах (в частности, в ERP-системах) предлагаем вниманию читателей перевод
статьи, любезно предоставленной нам президентом Коалиции управления потоками
работ (WfMC) Лэйной Фишер. Автор этой публикации главное внимание уделяет
вопросам взаимодействия между программными средствами управления потоком работ и
другими системными компонентами, включая инструментарий разработки процессов,
унаследованные приложения и инфраструктуру обработки сообщений.

1. Введение

Хотя в данном определении это прямо и не указывается, но
главным мотивом для развертывания workflow-технологий служит повышение гибкости
бизнес-процесса при минимальной его реорганизации. Именно эта концепция получила
отражение в Openframework [2] как “потенциал для изменений”.

Workflow-технология обычно достигает этой цели, разделяя
между собой следующие аспекты:

описание различных операций бизнес-процесса и необходимых
для них данных;

бизнес-правила, описывающие управляющие потоки между
операциями такого процесса;

роли и обязанности, связанные с задачами, которые
выполняются в рамках операций бизнес-процесса;

базовая организационная модель, определяющая роли и
обязанности действительных исполнителей работ.

Теоретически любой из этих аспектов может изменяться
независимо от других, для чего достаточно скорректировать относящиеся к нему
контрольные параметры. Никакого влияния на операции, относящиеся к другим
аспектам процесса, это оказать не должно.

Конечно, такое допущение выглядит явно утопичным:
практическая реализация многих систем управления потоком работ оказывается
гораздо более причудливой. Она ставит множество сложных вопросов интеграции.
Здесь и необходимость свести все элементы многокомпонентной системы воедино, и
функциональная несовместимость различных систем, и потребность в разрешении
вопросов культуры и организации производства, связанных с переходом на новый
стиль работы, и многое другое. А после ввода такой системы в эксплуатацию часто
оказывается, что она не так легко, как ожидалось, адаптируется к последующим
изменениям в организационной структуре и бизнесе организации.

2. Требования интеграции

Достоверную отраслевую статистику можно получить далеко не
всегда. Однако, как показал недавний опрос, проведенный консорциумом WfMC,
практически для всех подобных систем жизненно важной является интеграция с
другим ПО. Более того, такая интеграция становится едва ли не главной статьей
расходов на реализацию всей системы. На момент подготовки данного материала
окончательные результаты исследования опубликованы не были, но предварительные
данные показали следующее.

Из других направлений интеграции часто упоминался
инструментарий моделирования бизнес-процессов, системы управления документами и
средства обработки изображений.

Судя по неофициальным оценкам, соотношение между затратами на
развертывание программных средств управления потоком работ и общей стоимостью
интеграции проекта колеблется в пределах от 1:5 (для уже развернутых офисных
систем) до 1:7 и выше (для хорошо структурированных приложений производственного
делопроизводства). Такие показатели выглядят чрезмерно высокими даже для тех
отраслей, где интеграция и без того составляет одну из ведущих статей бюджета
внедрения новых технологий.

Подтверждение этим неофициальным данным было получено в ходе
недавнего исследования, проведенного фирмой Ovum Group [2]. Его результаты
показали, что доходы производителей от продажи своей продукции и ее обслуживания
находятся в соотношении 1:4,5, а в 2001 г. прогнозируется снижение данного
показателя до 1:3. Это полностью соответствует тенденции на повышение уровня
стандартизации как де-юре, так и де-факто, равно как и консолидации выпускаемых
продуктов, которая постепенно упрощает их интеграцию.

3. Развитие workflow-технологий

Сложность интеграции систем во многом объясняется
фрагментарностью разработки нынешней workflow-технологии.

3.1. Управление потоком работ: фаза первая

3.1.1. Обработка изображений

Workflow тесно связано с системами обработки изображений,
поэтому многие продукты этого класса оснащаются встроенными
workflow-возможностями. Когда хранящаяся на бумаге информация преобразуется в
электронное изображение, появляется возможность пересылать ее между несколькими
участниками, использующими такие данные для самых различных целей стандартного
процесса (основу которого ранее составляли бумажные документы).

3.1.2. Управление документами

Системы управления электронными документами все чаще
оснащаются средствами пересылки документов (полностью или частично) между
отдельными участниками процесса и репозитариями. Таким способом удается,
например, упростить совместную подготовку материала и его архивирование.
Возникла и необходимость стандартизации в области управления документооборотом,
в результате чего началась выработка требований к расширениям workflow-систем2*.

3.1.3. Электронная почта и каталоги

3.1.4. Приложения для групповой работы

Такие приложения создавались специально для обеспечения и
совершенствования взаимодействия между группами сотрудников. Первоначально во
многих из них высокое качество совместной работы достигалось за счет
неформальных процессов, организации доступа к групповым электронным доскам
объявлений или ежедневникам и планировщикам по мере необходимости. Однако
усиливающаяся формализация бизнес-процессов привела к тому, что наметился
постепенный переход к оснащению систем групповой работы средствами управления
потоком работ3*.

3.1.5. Программные средства поддержки проектов

В программных средствах разработки сложных проектов ИТ часто
можно встретить workflow-функции в среде проекта. Они служат для регулирования
очередей и распределения задач между отдельными разработчиками, а также для
пересылки информации между ними в процессе решения таких задач.

3.1.6. Транзакционные workflow-системы

По мере того как традиционные приложения обработки транзакций
получали все большее распространение, некоторые из них начинали выполнять
полностью распределенные транзакционные задачи в среде настольных систем.
Одновременно производители средств управления потоком работ стали включать в
свои продукты отдельные транзакционные функции, в первую очередь те, что имеют
отношение к координации распределения задач и восстановления систем. Все это
привело к возникновению общей для обеих технологий области.

3.1.7. Инструментарий реорганизации бизнес-процессов и
разработки структурированных систем

Пока развивались отдельные фрагменты workflow-технологии, на
рынке появилось множество инструментальных средств реорганизации
бизнес-процесса. Они обеспечили информационную поддержку анализа, описания и
моделирования бизнес-процессов организации, а также позволили оценить
потенциальное воздействие вносимых изменений на эти процессы и на саму
организацию. Распространение форм для подобных продуктов создало естественные
предпосылки для автоматизации делопроизводства.

В целом же на рынке имеется сейчас множество продуктов, в
которых предусмотрены workflow-возможности4*. Они зачастую создаются на основе
продуктов для других областей, дополненных несовместимыми между собой элементами
делопроизводства. Такой подход не только повышает стоимость интеграции, но и
лишает подобные продукты “потенциала для изменений”.

3.2. Управление потоком работ: фаза вторая

Фирма Giga Information Group недавно представила интересный
анализ развития workflow-технологии, на основании которого сделала вывод, что
данная отрасль входит во вторую фазу автоматизации [3]. На первом этапе
большинство проектов автоматизации ограничивалось уровнем подразделений или
рабочих групп при сравнительно низком уровне координации5*. Однако усиление
глобализации, расширение рамок контрактов и развитие электронной торговли
заставили организации все чаще пересматривать свои бизнес-процессы на
корпоративном уровне.

По оценке специалистов GIGA, “вторая фаза, при которой
управление потоком работ будет производиться в масштабах всего предприятия с
применением электронной почты, станет доминировать на рынке через один-два
года”. К этому времени средства управления потоком работ превратятся в
межплатформные системы общего назначения, охватывающие всю корпорацию. Развитие
электронной торговли между организациями будет все активнее продвигать
автоматизацию делопроизводства в малые и средние компании, способствуя тем самым
широчайшему распространению этой технологии.

Однако реализация таких прогнозов во многом зависит от
консолидации всей отрасли вокруг взаимосвязанного набора стандартов, которые
должны поддерживать интеграцию и функциональную совместимость (подробно эти
стандарты будут рассмотрены в следующих разделах). 4

Литература:

Workflow Management Coalition
documentation: Glossary, 1996, The Workflow Reference Model, 1995, Workflow
API Specification, 1995, Workflow Interoperability Specification, 1996,
Process Definition Interchange Specification (draft), 1998. Details available
via http://www.wfmc.org.

Ovum Group, Ovum Evaluates
Workflow, 1996

GIGA Group, Conference
Proceedings, Business Process & Workflow, London, 22—24 October, 97.

3* В качестве примеров можно привести интеграцию Lotus Notes
с несколькими пакетами управления потоком работ и позиционирование системы
TeamWareFlow фирм Fujitsu и ICL как составной части комплекта Team Office.

4* Среди членов WfMC насчитывается около 100 различных
организаций, которые относят себя к категории производителей.

5* На недавней конференции одна из крупных многонациональных
корпораций заявила, что все восемь приложений управления потоком работ,
развернутые ею на данный момент, оказались несовместимыми с точки зрения
взаимодействия как между собой, так и с компонентами общей инфраструктуры.

Workflow как средство интеграции

Дэвид Холлингзуорт 5.2. Представление бизнес-процесса

Для обеспечения автоматизированной поддержки процесса прежде
всего необходимо представить его в форме, пригодной для машинной обработки и
обладающей высокой гибкостью в структурировании и сопровождении всей относящейся
к процессу информации, которая нужна для согласования работы workflow-систем с
имеющейся инфраструктурой ИТ.

В словаре коалиции WfMC такое представление определяется
термином “Описание процесса” (Process Definition), который раскрывается
следующим образом:

“Автоматизация бизнес-процесса отображается в рамках описания
процесса, которое идентифицирует различные операции процесса, процедурные
правила и ассоциированные контрольные данные, используемые для управления
потоком работ, при выполнении этого процесса”.

Метамодель описания
процесса

Описание процесса может содержать произвольную комбинацию
текстовых сценариев, графических нотаций или формальных программных нотаций. Для
обработки подобной информации предлагается широкий спектр различного
инструментария разработки (описания) процессов. Элементы описания обычно
применяются после завершения циклов анализа, моделирования, реализации, оценки
результатов и повторного анализа.

Мировым сообществом было предпринято несколько попыток
выработать стандартное представление всей спецификации процесса или ее отдельных
частей.

Однако на сегодняшний день ни одно из этих сообществ не
предложило описания процесса, пригодного для машинной обработки, которое могло
бы быть положено в основу автоматизации делопроизводства.

Консорциум WfMC предложил и свою метамодель описания
процессов. В ней сделана попытка охватить объекты самого высокого уровня и
взаимоотношения, которые бы, как минимум, обеспечивали поддержку автоматизации
процессов. Эта метамодель легла в основу грамматики WPDL.

WfMC избрала путь описания наиболее общих свойств
высокоуровневых объектов как стандартных атрибутов, но при этом решила сделать
свою модель легко расширяемой, предусмотрев в грамматике WPDL список
дополнительных атрибутов и библиотечных функций.

И сама модель, и конструкции WPDL разрабатывались специально для целей систем
workflow, поэтому в них проведена детализация структур, описывающих аспекты
процесса, имеющие отношение к потокам работ. Попыток довести модель до уровня
обобщения других подобных проектов, включая PIF, не делалось. Вскоре ожидается
появление бета-версии WPDL, но на сегодняшний день уже выполнено несколько
опытных реализаций системы на основе временных спецификаций этой модели, которые
имели определенный успех.

Литература

Koulopoulos T., The Workflow
Imperative. Van Nostrand Reinhold, 1995. ISBN 0-442-01975-090000.

IDEF (Integrated Computer Aided
Manufacturing Definition), подробное
описание IDEF0, IDEF1X,
IDEF3 а также выполняемой в настоящее
время работы опубликованы на базовой странице
IDEF по адресу:

www.idef.com.

CDIF (CASE Data Interchange
Format); спецификация опубликована на
Web-узле

www.cdif.org;
PIF (Process Interchange Format);
подробное описание опубликовано на базовой странице
PIF по адресу

http://soa.cba.hawaii.edu/pif/.

Проектная документация языка
NIST Process Specification Language (PSL):

Proceedings of the First PSL
Roundtable, NISTIR 6081. National Institute of Standards and Technology,
Gaithersburg, MD, 1997.

Unified Process Specification
Language: Requirements for Modelling Process, NISTIR 5910. National Institute
of Standards and Technology, Gaithersburg, MD, 1996;

Источник