Для чего нужно управлять информацией
Есть контакт: как управлять информацией в команде
933.jpg»>
Информация – один из ценнейших ресурсов. Но оказывается, ею мало владеть – не менее важно знать законы управления информацией, правила выстраивания коммуникаций в команде. В противном случае упорядоченные знания превращаются в комок обрывочных сведений и домыслов. Мы разобрались, каковы условия эффективного управления информацией в команде и роль руководителя в этом процессе.
Почему это важно?
По данным исследования консалтинговой компании Hay Group, около 70 % планов и идей компаний так и не воплощаются в жизнь – погибают на этапе внедрения из-за дефицита грамотного информирования о них. Управлять информационными потоками в коллективе важно по нескольким причинам.
Понимание и достижение целей. Для того, чтобы команда могла согласовать понимание целей и путей их достижения. Только владея полной и подробной информацией о том, что происходит в команде и в компании, сотрудники могут быть полезны в долгосрочном планировании, предлагать перспективные идеи в рамках стратегии развития бизнеса. Также управление информацией помогает отсеивать т.н. информационный шум и правильно выбирать приоритеты – данные, которые важны для выполнения важных задач.
Отсутствие дезинформации и слухов. Неумение руководителя управлять информацией еще не означает, что она не циркулирует. Просто акцент смещается на неофициальный уровень – сплетни, догадки, мифы, которые, как известно, не приносят организациям ничего хорошего. Активно судачить начинают там, где не хватает эффективной коммуникации, ее схемы непонятны или не налажены.
Если никто не управляет информационными потоками в группе, они влияют на деятельность хаотично, что вносит в работу напряженность и демотивирует сотрудников, особенно организованных и ответственных.
Управление изменениями. Грамотное информирование – это один из ключевых компонентов управления изменениями в организации: вовремя и полно донося новости, можно рассчитывать на то, что они будут восприняты с минимальным сопротивлением.
Обмен опытом. Управление информацией – это необходимое условие обмена опытом между сотрудниками. По оценкам экспертов, компании используют всего лишь пятую часть знаний своего персонала. А это увеличивает статью расходов на обучение – вместо того, чтобы организовать обмен знаниями, приходится приглашать для этого дорогих внешних тренеров.
Лояльность сотрудников. Практика компаний показывает: работодателю мало иметь преимущества. Нужно уметь рассказывать людям о том, что это – выгодные отличия от остальных на рынке. Часто сотрудники, даже имея блага, о которых в других компаниях могут только мечтать, не ценят их в силу незнания. Работодателю, которые конкурирует на рынке труда за хороших специалистов, не зазорно рассказывать о преимуществах своего компенсационного пакета в сравнении с другими игроками отрасли или подчеркивать ценность грамотного менеджмента. Конечно, в меру.
Читайте еще:Курс молодого босса: как развить ключевые навыки для управления командой
Контрольные точки
Существует несколько правил, которые позволяют руководителю держать информационные потоки в команде под контролем.
Конкретный адресат. Информационные сообщения должны быть направлены на определенного адресата – конкретного исполнителя, в противном случае зоны ответственности размываются, и это отрицательно влияет на результат.
Скорость. Важно, чтобы обмен информацией осуществлялся быстро. То есть, получив важные для исполнителей задач данные, руководитель должен оперативно о них сообщить, а также регулярно собирать обратную связь от сотрудников. В противном случае команды и компании превращаются в неповоротливых динозавров, где решения принимаются годами. А продукты появляются на рынке, когда конкуренты уже начинают отказываться от производства аналогов, поскольку они устарели.
Периодичность. Не менее значима периодичность, потому что она помогает создать систему. Например, информационное собрание – по понедельникам, новостная рассылка – дважды в месяц по пятницам и пр.
Беспрепятственность. Доносить информацию крайне желательно напрямую, без посредников – иначе коммуникации становятся игрой в «испорченный телефон».
Правдивость. Важный аспект информирования – правдивость данных. Увы, этот вопрос философский. Но как минимум полезно понимать, что чем дальше – тем руководителям сложнее утаить шило в мешке. Сотрудники могут черпать объективную информацию из множества других источников.
Управление изменениями
Информацию мало просто доносить – ставить сотрудников перед фактом. Как утверждают эксперты, все важные для деятельности компании идеи и нововведения важно «продавать» людям, особенно если речь идет о каких-либо изменениях. Нужно оставлять людям время привыкнуть к новшествам, пройти переходный этап от старой модели работы к новой.
Говорить об изменениях важно максимально просто, открыто и полно, чтобы у сотрудников не было ощущения, что их пытаются обмануть – это помогает справиться с недоверием. Кроме того, чтобы проникнуться идеей, люди должны видеть выгоды от ее реализации лично для себя – материальные, карьерные, связанные с мотивом признания.
Для анализа информации и планирования изменений удобна модель SCORE. Так, сначала описываются признаки текущего состояния (Symptoms), затем – их причины (Causes), результаты, которых нужно достичь (Outcomes), необходимые для этого ресурсы (Resources), а также желательные долгосрочные эффекты (Effects).
Каналы связи
Чтобы эффективно управлять информацией в коллективе, можно использовать разные каналы: встречи (совещания, презентации, в формате «руководитель-сотрудник») и корпоративные медиа (внутренние порталы, социальные сети, новостные рассылки, газеты, журналы, информационные стенды).
Желательно, чтобы ключевая информация доносилась с помощью сразу нескольких источников – например, кому-то из сотрудников легче воспринять ее со слов руководителя, а кому-то – прочитав электронное письмо.
Читайте еще:Знакомьтесь, босс: как стать хорошим руководителем для своей команды
Форма и содержание
Значение имеет не только что говорит руководитель, но и как. Привычки осуждать, публично критиковать, приказывать, угрожать – это только часть коммуникативных барьеров, которые препятствуют продуктивному обмену информацией. При обеспечении подчиненных информацией управленцам рекомендуется применять правило KISS (Keep it Short and Simple – «Делай короче и проще»). Нет смысла засорять сознание людей лишними знаниями, подавать информацию в замысловатой и путанной форме – это приводит к непониманию и несогласованности.
При этом управление информацией – это умение не только доносить ее, но и получать от сотрудников обратную связь. Традиционные ключевые этапы этого процесса таковы: донесение информации до команды, ее анализ сотрудниками, уточняющие вопросы, а затем корректировка по мере необходимости.
Руководителю крайне важно поощрять сотрудников задавать вопросы и уточнять, если что-то непонятно, а еще – развивать навыки активного слушания. Нам кажется, что мы владеем ими по определению – слушаем, что произносит человек, и полагаем, что слышим его. Оказывается, это не так: уметь слушать – это мастерство, которым львиная доля руководителей наших компаний не владеет.
Комментарий эксперта
Наталия Лозийчук,
директор, бизнес-тренер, тренинг-центр «Спикер»,
главный редактор обучающего журнала «Я-перший»
– Владение приемами активного слушания позволяет лучше понять говорящего, правильно выстроить тактику и стратегию разговора, помогает диагностировать и разрешать конфликты. При этом активное слушание предполагает несколько важных правил.
1. Цель – понять, а не оценить слова и действия человека.
2. Не нужно спешить делать выводы о говорящем. Все люди разные.
3. В разговоре важны как вербальные, так и невербальные аспекты.
4. Говоря меньше, можно узнать куда больше.
5. Не следует перебивать собеседника, но зная приемы активного слушания, можно перехватить нить разговора.
В разговоре значимо все: настрой, зрительный контакт, открытые позы и жесты, умение быть «на волне эмоций» другого человека. Слушать – не значит молчать. Есть полезные речевые приемы, которые это доказывают.
«Поддакивание». Когда слушатель произносит такие фразы, как «конечно», «точно», «однозначно» и пр. Таким образом руководитель демонстрирует свое одобрение и поощряет сотрудников продолжать делиться информацией.
«Эхо». Повторение части фразы говорящего. Например, человек диктует номер своего телефона – и слушатель повторяет: «Так, записываю: 123-45-67». Это демонстрирует вовлеченность руководителя в разговор, указывает на то, что он следит за словами сотрудника.
«Парафраз». Один из самых сильных приемов. Состоит из вводной и пересказа. Вводная – это фразы «правильно ли я вас понял…?», «то есть вы считаете, что…?», «иными словами…». Пересказ – интерпретация слов говорящего в свободной форме. Такой прием указывает на то, что руководитель внимательно следит за ходом мысли подчиненного. К тому же, эта отличная страховка от возможных недоразумений.
«Продолжение». Развитие мысли говорящего, дополненное своими высказываниями. Например, говорящий отмечает, что хочет узнать, как в коллективе будет отмечаться Новый год. Руководитель: «Конечно (прием «Поддакивание»), тем более, праздник уже не за горами (прием «Продолжение»)». Такой прием показывается, что руководитель понимает, о чем говорит сотрудник, и готов его в этом поддержать.
Управление информационными потоками в команде – это набор простых принципов и навыков, освоить его под силу каждому руководителю – даже новичку. Но без них усложняется все – коммуникации, процессы постановки и достижения целей и даже отношения между людьми.
Управление информацией ( IM ) касается цикла организационной деятельности: получение информации из одного или нескольких источников, хранение и распространение этой информации среди тех, кто в ней нуждается, а также ее окончательное удаление посредством архивирования или удаления.
СОДЕРЖАНИЕ
История
Новые идеи из управления данными
Позиционирование управления информацией в более широкой картине
Теоретические основы
Поведенческие и организационные теории
Экономическая теория
Помимо организационных факторов, упомянутых Маршем и Саймоном, есть и другие проблемы, связанные с экономической и экологической динамикой. Существует стоимость сбора и оценки информации, необходимой для принятия решения, включая время и усилия. Стоимость транзакции, связанная с информационными процессами, может быть высокой. В частности, установленные организационные правила и процедуры могут помешать принятию наиболее подходящего решения, что приведет к неоптимальным результатам. Это проблема, которая была представлена как основная проблема бюрократических организаций, которые теряют экономику стратегических изменений из-за укоренившегося отношения.
Стратегический информационный менеджмент
Согласование технологий и бизнес-стратегии с управлением информацией
Современная модель портфолио для информации
Bytheway собрал и организовал основные инструменты и методы управления информацией в одном томе. В основе его взглядов на управление информацией лежит модель портфеля, которая учитывает растущий интерес к внешним источникам информации и необходимость организации внешней неструктурированной информации, чтобы сделать ее полезной (см. Рисунок).
Такой информационный портфель, как этот, показывает, как информация может быть собрана и с пользой организована в четыре этапа:
Этап 1. Использование общедоступной информации : распознать и принять хорошо структурированные внешние схемы справочных данных, таких как почтовые индексы, данные о погоде, данные GPS-позиционирования и расписания поездок, примеры которых представлены в прессе для персональных компьютеров.
Этап 2 : Пометка шума во всемирной паутине : используйте существующие схемы, такие как почтовые индексы и данные GPS, или, что более типично, добавляя «теги», или создайте формальную онтологию, которая обеспечивает структуру. Ширки дает обзор этих двух подходов.
Компетенции, чтобы хорошо управлять информацией
В 2004 году система управления «Свод знаний по управлению информацией » была впервые опубликована во всемирной паутине и призвана показать, что необходимые управленческие навыки для извлечения реальной выгоды от инвестиций в информацию являются сложными и многоуровневыми. Рамочная модель, которая является основой для понимания компетенций, включает шесть областей «знаний» и четыре области «процессов»:
IMBOK основан на аргументе о том, что существует шесть областей необходимой управленческой компетенции, две из которых («управление бизнес-процессами» и «управление бизнес-информацией») очень тесно связаны.
Утверждается, что даже при наличии полных возможностей и компетентности в шести областях знаний дела могут пойти не так. Проблема заключается в переносе идей и ценности управления информацией из одной области компетенции в другую. Обобщая то, что Bytheway объясняет в некоторых деталях (и поддерживается избранными вторичными ссылками):
Резюме
Оперативное управление информацией
Управление необходимыми изменениями
Ранние работы Гэлбрейта
На ранних этапах работы, рассматривая структуру организации с точки зрения обработки информации, Джей Гэлбрейт определил пять тактических областей для увеличения производительности обработки информации и уменьшения потребности в обработке информации.
Матричная организация
Смотрите также
использованная литература
Эванс, К., 1979. Mighty Micro, Лондон: Виктор Голланц.
Управлять информацией необходимо для того, чтобы получать актуальные представления об окружающей среде, преобразовывать их через внутреннее восприятие и осмысление, чтобы в конечном итоге иметь возможности для выбора и принятия решений.
ОБ ИНФОРМАЦИИ И СВЯЗИ С ДЕЙСТВИТЕЛЬНОСТЬЮ
Информация – материал для наших мыслей и чувств. Ум через органы чувств собирает информацию из вне, с помощью внутреннего осмысления и восприятия преобразовывает сведения в единое представление (образ) и хранит для последующего выражения в словах и действиях.
Мы слушаем (слух) и ЧТО СЛЫШИМ?
Мы ощущаем запахи (обоняние) и ЧТО ЧУЕМ?
Мы пробуем (вкус) и ЧТО ВЫБИРАЕМ?
Мы прикасаемся (осязание) и ЧТО ОЩУЩАЕМ?
Если внутренние представления (образы) о событиях и окружающих людях ближе к действительности – мы уверены в собственном поведении: в выборе и принятии решений, в достижении задуманных результатов, во взаимодействии с людьми. Мы в равновесии и чувствуем себя счастливыми: ум ясен, душа спокойна, тело не напряжено.
Если действительные факты и внутренние представления (образы) о них расходятся, – мы встречаемся с препятствиями. Мы в ступоре при выборе и принятии решений: «не вижу, куда идти дальше», в конфликтах с людьми. Мы в дисбалансе: ум раздвоен, душа тревожна, тело напряжено.
Часто проявление этого состояния – желание «с пеной у рта» спорить с окружающими для убеждения в собственной позиции и повторение одних и тех же негативных ситуаций в жизни.
Возникает сомнение – нечто, призывающее:
Чем глубже мы увлечены, тем глубже осмысление и восприятие, тем меньше в последующем потребуется новой информации для формирования вариантов реагирования в жизненных ситуациях.
Когда много входящей информации и сомнений и мало действий по их осмыслению, преобразованию и использованию – мы ощущаем информационную интоксикацию. Мы в безразличии и лени: ум жалуется на внешние обстоятельства, несправедливость, ищет того, кто ему должен дать готовое решение, душа – в смятении, тело – без сил и энергии.
Осознавать, что мы реагируем на события и действуем не в соответствии с действительными фактами, а в соответствии с внутренними представлениями (образами) о них и окружающих людях.
Наши внутренние представления (образы) о событиях основываются на:
Структура представлений (образов) и алгоритмов поведения у каждого человека индивидуальна. Полагаться только на то, что когда-то было передано или усвоено, безответственно.
Во-первых, изначально поведение взрослых могло быть ограничивающим, одно и то же событие каждый человек воспринимает и переживает по-своему.
Во-вторых, информация с течением времени может устареть, потерять актуальность и иногда даже смысл.
Поскольку окружающий мир непредсказуем и постоянно меняется, постольку и нам, являясь взрослыми, важно на основе актуальной информации:
Устранять привычки передачи во вне первичной, необработанной информации, за исключением, когда сведения носят экстренный или информационный характер.
То, что мы сразу увидели или услышали, – это, как правило, поверхностная информация, еще неосмысленная и непрочувственная нами. Информация о взаимоотношениях между людьми вообще трудна в формализации и наиболее спорна в оценке ее объективности и правдивости.
Промолчать и остановиться, например, в сплетнях, в осуждениях – поступок, который в первую очередь высвобождает личные ресурсы для достижения собственных желаний и целей.
Концентрироваться на характеристиках информации (нужность, полезность, достоверность, полнота, актуальность), а не на восприятии и оценке симпатии или антипатии к автору (носителю) информации.
Как часто мы отказываемся от информации только потому, что человек неприятен или не авторитетен. Обертка и содержание часто различаются.
По субъективным и объективным причинам автор (носитель) информации может не нравиться, но может обладать знаниями и навыками, нужными для решения наших ожиданий и целей. Отсекая автора (носителя) информации, мы отсекаем собственно информацию и можем упустить собственные возможности.
Изыскивать и извлекать пользу в информации, зная, что автор (носитель) информации излагал направление собственной мысли и собственное восприятие в определенное время и в определенном окружающем мире, а понимание и восприятие ее для собственных идей и целей зависит только от нашей готовности и намерения.
Без взаимодействия с информацией, без интеллектуального ее преобразования и чувственного восприятия мы теряем собственное направление и опору. Вместо того, чтобы уверенно выбирать и действовать, мы становимся рефлекторными в поведении и позволяем манипулировать нами.
Мастерство – быть открытым для информации и, владея собственными ресурсами, – умом, душой и телом, – научиться осознанно использовать ее для наилучшего выбора и своевременного принятия решения в действительности.
Наша коллекция к этой теме:
Наше вдохновение к этой теме:
Развиваем когнитивные способности: как организовать информацию и ею управлять
По сути, это то, что делает нас человеком и отличает от обезьянок. К когнитивным способностям относят речь, мышление, способность рассуждать, обучение, вычисление, внимание, концентрацию, воображение, действие, принятие решений. Я хотела бы обратить внимание на слово «способности», ещё называют когнитивные «возможности» или «навыки». Можно легко догадаться, что способности необходимо тренировать, а, значит, без тренировки качество навыков может ухудшаться.
Снижению когнитивных способностей способствуют внешние и внутренние факторы. К внешним можно причислить образ жизни, неправильное питание, стрессовые ситуации, а к внутренним, например, неправильное кровообращение и плохо поступающий кислород к клеткам мозга.
Есть хорошие новости, невнимательность, слабая память и отсутствие фокуса — не приговор. Это такие же навыки, которые можно улучшать. И дальше мы разберём один из способов — управление информацией. В тексте я буду сразу приводить примеры, задания, поэтому отнеситесь к этой статье как к пинку для действия.
Очень важно понимать, как много точек сбора поступающей извне необработанной информации у нас есть. Сейчас объясню, что имею ввиду. В течение дня к нам приходит идея, мы её записываем в заметки, потом мы составляем список покупок в сохраненных сообщениях Telegram, нам приходят важные рассылки на почту, у нас есть учебные/рабочие чаты, откуда прилетают задачи, тг-каналы, ленты новостей в соцсетях и на медиа ресурсах и так далее. Это необработанная информация потому, что мы ещё не решили, что с этим всем делать, когда и где.
Если что-то из трёх столпов «что, когда и где» отсутствует, то эта информация отправляется в точку сбора. Ниже вы найдёте список, который поможет определить, как много точек сбора у вас есть. Отметьте для себя число напротив каждого пункта. Число — это количество таких точек сбора. Например, если вы используете 3 мессенджера (WhatsApp, Viber, Telegram), то напротив пункта «Мессенджеры» вам нужно указать цифру «3».
Список возможных точек сбора:
❑ Бумажные списки задач, списки дел и т.д.;
❑ Бумажные блокноты (рабочие, личные и т.д.);
❑ Поверхности в автомобиле;
❑ Мессенджер;
❑ Приложения для задач (Todoist, Asana и т.д);
❑ Поверхности стола;
❑ Электронная почта;
❑ Клеящиеся стикеры на какие-то поверхности (считайте «1» для одной поверхности, если их несколько, то ставьте нужное количество);
❑ Обрывки бумаги (салфетки, чеки и т.д.);
❑ Обычная почта (если ящик или адрес один, то ставьте «1», если больше, то ставьте нужное количество);
❑ Лента новостей (Соцсети, медиа и т.д.);
❑ Голосовая почта;
❑ CRM программа (SalesForce, 1С и т.д.);
❑ Физические коробки дома/на работе/на учёбе;
❑ Список задач на компьютере (Outlook, Google Tasks и т.д);
❑ Приложения для ведения проектов (Trello, Basecamp и т. д.)
❑ Карманы для одежды;
❑ Домашние зоны (кухонный стол, холодильник, ящики и т. д.);
❑ Шкафы для хранения документов (если используются для необработанной информации);
❑ Заставка рабочего стола компьютера или телефона;
❑ Помощники (ассистент, секретарь, члены команды);
❑ Диктофон (если используется для задач, идей и т.д.);
❑ Мозг (если вы используете его для запоминания дел);
❑ Доска.
Я что-то не учла? Допишите свой вариант. Чем больше у вас таких точек сбора, тем более вероятен хаос в вашем информационном потоке. Сколько у вас получилось? Нужно стремиться к сокращению этого числа, то есть к оптимизации инфо потоков.
Дэйв Крэншоу, автор и коуч по продуктивному лидерству, рекомендует организовать следующие точки сбора:
Дальше Дэйв рекомендует то, что, на мой взгляд, не особо актуально для нас сегодня (голосовая почта, например). Поэтому добавлю еще от себя:
Могу с уверенностью сказать, что такая оптимизация помогает мне в принципе нормально соображать. У меня не засоряются мысли ненужной информацией, если я этого не хочу. Я дозированно потребляю контент, когда у меня есть возможности и ресурсы. Поделитесь в комментариях вашими лайфхаками, открыта к новым подходам 😉
Как управлять информацией, чтобы она была: нужная, в одном месте, под рукой, всегда
Я участвую в нескольких проектах. В одних как владелец и заказчик, в других как руководитель, в иных — аналитик, иногда — помощник. Мой главный проект — жизнь.
Каждый из проектов образует потоки данных: переписки с партнерами, наблюдения, связанные с деятельностью проектов, планы, задачи, переговоры, действия, новости связанные с развитием конкурентов и еще всякая разная информация.
Некоторое время назад я осознал, что испытываю дискомофорт, вызванный тем, что информация разных типов по одному проекту хранится у меня в разных местах. А это не ок. Я был искренне уверен, что я управляю всей информацией, что ходит вокруг и через меня. Оказалось — нет.
Оказалось, что часть данных у меня живет в Gmail (переписки, задачи, планы, некоторые новости), а вот наблюдения из интернета — в Evernote. И это непорядок, подумал я и оптимизировал эту досадную оплошность.
Времена, когда основная сложность, связанная с информацией заключалась в ее поиске — прошли. Сейчас данных настолько много и они лезут в наши головы отовсюду, что задача, которую должен успешно решить каждый человек, которому хочется, чтоб голова не пухла от «не забыть» и не парилась вопросами «зачем мне это», заключается в том, чтобы эти самые данные:
а) отфильтровать и запустить только те, что действительно нужны
б) запустить данные так, чтобы они не потерялись где-то в закладках
в) легко и непринужденно иметь доступ к любой информации, которая оценена как нужная и сохранена.
Полтора года назад я рассказывал как была устроена моя система управления информацией тогда. Некоторые вещи поменялись. Вдруг кому пригодится. Или, может, только я один парюсь управлением информацией. Если сложно разобраться, могу помочь.
Для меня управление информацией — это три вещи:
1. Зафиксировать источники.
2. Создать xранилища и их структуру.
Хоть в моей схеме хранилища — только на третьей позиции, работа с ними начинается после осмысления необходимости работать с информацией. Хранилище — это место, куда вы будете складывать обработанные и нужные данные. Это шкаф, в котором хранится ваше чистое белье, отглаженные рубашки и сложенные парами носки.
Хранилища могут быть какими угодно. Я говорю о цифровых местах хранения того, что может создавать хаос в наших головах, но мы же знаем правило — в голове должно быть пусто.
Для меня хранилище — это Gmail. Самая обычная гуглопочта с одним из платных тарифов. У нее есть ответвления. Есть Google диск, куда складываются на временное хранение файлы, с которыми необходимо какое-то время работать.
Для хранения файлов я использую SugarSync, который синхронизируется с жесткими дисками нескольких компьютеров и гуглодиском. Таким образом обеспечивается резервное хранение. Мне все равно, если Google прикроют. Гуглопочта еще на Яндекс пересылается автоматом.
Многие пользуются для хранения Evernote — это отличное решение, которое весьма полезно, но имеет один минус, там нет почты :), а в моей почте — куча данных, необходимых для хранения.
И как раз эту задачу я и решал. Я сделал проводку из Evernote в Gmail, при помощи Zapier, но это уже проводники — о них позже.
Так вот, в хранилищах (если их все же несколько, а отказаться от наличия нескольких хранилищ тяжко, хотя можно иметь несколько хранилищ, а работать с одним) должна быть структура. То есть полочки, на которые будет раскладываться поступаемая в них информация.
Это тоже просто, если об этом думать. Работают правила декомпозиции и осмысления. Начинается структура с того, что выписывается на листочек вообще все, из чего состоит ваше бытие, вот полностью.
Моя структура первого уровня состоит из трех ценностей:
— Жизнь
— Идеи
— Работа
Детальней видно на картинке. То есть структура должна отражать 100 % ваших типов деятельности, разделенных по признакам и типам. Причем, понятие «прочее», «иное» и т.п. не имеет права на существование.
Сложно?
3. Настроить проводники.
Это те самые штуки, которые обеспечивают прохождение отфильтрованной информации в продуманную структуру хранилищ. Знаете, что является главным проводником? Наша голова, которая думает, потому что именно она определяет наборы помогающих проводников. И такое думание тоже можно загнать в привычку.
В плане проводников я иду по принципу упрощения. Давайте подробней пройдемся по связкам источник-проводник.
Все, что приходит в голову или является предметом договоренности, пишется в обычный смартфоновский заметочник, у которого есть чудесное свойство прямой интеграции в Gmail. То есть я записал мысль «проверить, устранена ли течь на крыше объекта на Кашириных, 152», а смартфон ее уже в специальную папочку Gmail положил, ее надо только оттуда взять и поместить на нужную полочку, а это делается головой и ручками. Более трех лет пользуюсь этой связкой и считаю, что нет ничего более простого и эффективного чем фиксация мыслей/вопросов/идей в обычный заметочник и оттуда обработка.
Все интересное, что видят глаза и слышат уши, фиксируется фотоаппаратом смартфона и пишется через приложение Recordium. Таким образом реальная информация превращается в цифровую. Оттуда она или напрямую или через другой проводник Evernote получает нужные теги и попадает в Gmail/SugarSync, в зависимости от проекта.
Для сбора и чтения новостей раньше я пользовался PulseMe, но после того, как он стал частью проекта LinkedIn (а, как известно, LIn — самая бесполезная социальная сеть) я снес его и заменил на Feedly. Новости в Фидли классифицрованы по папкам, чтобы всякие гадости со Slon.ru или с Дождя не попадались и если выпадает интересный материал, то при помощи кнопочки Saved и сервиса Ifttt он попадает в Evernote.
Когда интересный материал попадается во время работы за компьютером, к процессу подключается Evernote web clipper. Этот парень снабжает тегами любой выделенный контент и отправляет его в Evernote.
Но главная фишка в последнее время заключается в решении по обработке информации с мобильного. Я просто оргазмировал, когда нашел решение, позволяющее перегонять в Evernote любой контент из любого приложения смартфона, аналогично работе WebClippera. Это EverClip (есть версия и для Android). То есть, читаешь ты, например, ленту фейсбука, а там кто-то мысль интересную кидает, ты ее бац «выделить-скопировать» — и она уже в Evernote.
Таким образом, некоторое время назад Evernote стал хранилищем нужных данных и Gmail такой же, но другой части данных. И вот теперь я настроил Zapier и он забирает все, что скапливается в Evernote и отправляет в Gmail, а мне нужно только раскладывать по полочкам. Вуаля.
В этом и заключается суть проводников. Они обеспечивают трансфер информации. Логистику. Но раскладывать надо ручками. И это еще одно правило, которое для меня ключевое. Никаких автосортировок. Только ручками.
Вот, собственно, несложные правила, которые позволяют мне удивляться 🙂 Я очень сильно удивляюсь тому, что показывают по телевизору — у меня его нет с 2001 года, иногда я сижу с круглыми глазами на главной странице ЖЖ, там такую херню пишут, но глаза круглеют от количества комментариев, то есть эту херню еще и читают!
Нечасто, но иногда мне становится дурно от чтения новостных сайтов, типа Slon.ru, на которых я бываю эпизодами. Настройка фильтров нужна, чтобы вы получали то, что нужно, и я очень рад, что подобные удивления посещают меня настолько редко, что я ими не парюсь совершенно.
Потому что я настроил фильтры на нужный мне контент, создал удобные для себя хранилища, в них логичную структуру и настроил проводники.
Как у вас с этим делом? Что-то похожее? Что-то не похожее? Проще? Сложнее? Вообще ничего нет? Помощь нужна?