Для чего нужны дедлайны
Дедлайн
Успеть до полуночи: как не срывать дедлайны
В основе нарушения дедлайнов обычно всегда лежат личные причины. Попробуйте разобраться, какие именно это причины, и тогда вы поймете, как можно укладываться в сроки при решении рабочих вопросов и реализации важных проектов.
Эксперт по организационному поведению Ричард Бояцис считает, что, чем больше стресса вызывает дедлайн, тем меньше человек открыт для поиска способов решения проблем. Поэтому в те моменты, когда в компании от нас ждут нестандартного мышления, мы оказываемся не способны предложить даже стандартные идеи и способы.
Однако не следует из этого делать вывод, что дедлайн — это непременно плохо. На самом деле, если вы действительно хотите научиться справляться с подобными ситуациями, то вам нужно учитывать некоторые особенности.
Великие идеи не обязательно приходят к нам по графику, поэтому ждать от команды, что она за два часа придумает, например, удивительную маркетинговую кампанию, не стоит. Тереза Амабайл, профессор Гарвардской школы бизнеса, хранит тысячи дневниковых записей о работе за много лет и анализирует настроение людей, качество работы и другие факторы. И вот что она заметила: несмотря на то, что под давлением дедлайнов люди демонстрируют по своим результатам невысокую креативность, сами они считают, что в эти дни у них прилив творческой энергии.
Одним словом, вы можете быть уверенными, что дедлайны пробуждают в вас креативность, но на самом деле этого не происходит.
Когда дедлайн не давит на вас, ваш мозг постоянно ищет новые идеи, и это может быть полезно для творчества. Но потом вы увидите, что часть этих идей неактуальны.
Дедлайны позволяют навести порядок в делах. Например, психологически вы соглашаетесь с самим собой, что не будете беспокоиться о том, что, допустим, вашему ноутбуку может потребоваться замена, приводит пример Ричард Бояцис. Потому что вы сосредоточены только на этой проблеме — и в этом случае дедлайн помогает расставить акценты.
Существует большой разрыв между «дедлайнами, препятствующими творчеству» и «соответствия дедлайнам», потому что лучшее враг хорошего. Если вы спортивный репортер, рассказывающий об игре в бейсбол, ваших читателей больше всего заботит, кто выиграл и как вела себя команда-победитель, и эту информацию они хотят узнать как можно быстрее. Просто помните о том, что не каждый результат требует творческого дара.
Устанавливая свой собственный дедлайн для завершения какой-либо работы, вы можете добиться осуществления двух целей. Вы будете достаточно сосредоточены, чтобы сделать намеченную работу, но при этом не будете находиться под чрезмерно сильным внешним давлением — в таких условиях проще оставаться открытым для новых идей.
Если вы занимаетесь большим проектом, то, устанавливая промежуточные сроки, вы можете создать мотивирующие условия для ощущения прогресса, движения к конечной цели. Чтобы визуализировать процесс, заводите подробные электронные таблицы и фиксируйте в них стадии работы над проектом, ответственных и их результаты.
Мини-дедлайны позволяют использовать пространство для маневра, даже если в целом большой проект таких маневров не предполагает.
Опытные менеджеры знают, что разные люди реагируют на разные стимулы. Многое в этом случае определяет специфика профессии. Если работа репортера связана с ежедневными новостями, то он будет четко соблюдать сроки. Причем его не придется сильно мотивировать — он и так знает, что и когда нужно делать.
Другие, наоборот, требуют дополнительного контроля. Это не значит, что они плохие работники, просто они другие люди, предупреждает Ричард Бояцис. Ведь грамотное управление строится прежде всего на знакомстве с людьми, с которыми вы работаете, а дедлайны используются как один из инструментов для своевременного выполнения работы.
7 правил, как никогда не нарушать дедлайны
С учетом всего сказанного выше следует все-таки признать, что несоблюдение дедлайнов сильно вредит профессиональной репутации и доставляет неудобства коллегам. Поэтому важно искать способы борьбы с этой вредной привычкой.
1. Примите тот факт, что вы не можете делать все сразу.
С этого фактически нужно начать работать над собой. Часто высокопрофессиональные люди думают, что они способны сделать больше, чем на то рассчитано время. В итоге это приводит к тому, что они не укладываются в сроки.
2. Заранее рассчитывайте, сколько времени нужно на выполнение задачи.
Недооценка этого фактора сильно вредит — вы можете просто переоценить свои способности. Начните отслеживать свое время: обращайте внимание на то, сколько времени на самом деле требует выполнение тех или иных задач. Сравните полученный результат с тем сроком, который вы закладывали изначально. Как только вы увидите разницу во времени, внесите корректировки там, где это необходимо, и начните работать согласно реальным срокам.
3. Попробуйте честно разобраться с личными причинами срыва дедлайнов.
Если проблема несоблюдения дедлайнов стала хронической, то разобраться в ее причинах нужно обязательно. На самом деле может быть несколько объяснений происходящему:
Как только вы ответите на вопрос «почему», вы сможете понять «как» решить проблему.
4. Установите личную зависимость от дедлайнов.
Доктор философии и клинический психолог Стив Левинсон утверждает, что привычка к нарушению дедлайнов культивируется отсутствием последствий. Решить эту проблему можно с помощью принятия преднамеренных и конкретных действий, чтобы вы реально чувствовали себя обязанными соблюсти установленные сроки.
5. Начинайте работать над проектом сразу же, как только получили его.
Лучше брать в работу задание в тот же день, когда вы его получаете. Не нужно затягивать. Сделайте важную подготовительную работу: проведите при необходимости базовые исследования, подготовьте папку с нужными файлами, соберите заметки, обсудите идеи проекта, тщательно изучите детали задания. Не нужно пытаться в первый же день объять необъятное, просто заложите основу для будущей работы с помощью несложных действий.
Небольшие задачи делайте сразу. Если кто-то шлет вам письмо, требующее краткого ответа, сразу же ответьте на него. То, что занимает пять минут, не растягивайте на сутки. Высвобождайте время на более серьезные проекты.
6. Обманывайте себя другими сроками.
Многие эксперты советуют устанавливать «личные сроки», которые на несколько дней опережают дату, которую устанавливает для вас кто-то другой. Это отличный способ заложить «временной запас», если обстоятельства сложатся так, что реализация проекта займет больше времени, чем вы ожидали.
Сроки должны рассматриваться как внутренний, а не внешний мотиватор. Почему это важно? Потому что в психологическом плане мы перестаем полагаться на других людей в плане установки временных границ. В результате мы начинаем делать то, что обязаны, в нужное для нас время.
Кроме того, внешние мотиваторы всегда можно оправдать («этот дедлайн на самом деле не столь важен», «никто не заметит задержки в два дня»). Но внутренние мотиваторы не имеют квалификаторов — мы сами их установили, и мы решили, что мы сделаем это, независимо от сроков, которые нам установили другие люди.
7. Обеспечьте себя полезным набором инструментов.
К счастью, мы живем в мире, который предлагает сотни инструментов для управления своим временем. Можно начать хотя бы с самых доступных — например, использовать календарь в Gmail или Yandeх, настраивая там напоминания о встречах, звонках и предстоящих событиях. Регулировать потоки задач можно с помощью программы Trello. Недавно мы писали о Матрице Эйзенхауэра, которая тоже помогает эффективно управлять своим временем и грамотно распределять задачи на срочные и второстепенные.
Ваш личный инструментарий будет формироваться постепенно, и он, конечно, будет уникальным. Главное — помнить о возможностях оптимизации процессов и не забывать пользоваться теми простыми инструментами, которые облегчают жизнь и позволяют высвободить время.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Дедлайн, для чего он нужен и почему его не стоит бояться?
Вас бесит когда вам дают задачи и ограничивают по времени выполнения? Почему так делают? Зачем вообще придумали эти дедлайны? Прочитав эту статью, вы перестанете ненавидеть дедлайны, вы полюбите их и поймете почему использовать дедлайны это круто! Это реально изменит вашу жизнь!
Дедлайн — крайний, последний срок сдачи какой-либо задачи.
Почему люди не любят дедлайны?
Потому, что это обязательство сделать что-то к определенному времени. Все хотят быть свободны и независимы, а тут суют какую-то задачу, да еще и которую нужно сдать к определенному сроку. Конечно все это доставляет дискомфорт, а если за это грозят еще и штрафные санкции, то и вовсе может вызывать ненависть. Если человеку дать выбор, он, как правило, выбирает максимальный срок выполнения задачи.
— Хотя задача и не сложная, на всякий случай возьму ка я дополнительно несколько дней, а то и недель.
А еще, как правило, человек не приступает к выполнению поставленной задачи сию секунду.
— Конечно, есть же еще и другие дела. Сейчас все брошу и буду эту задачу выполнять, ага — ага, целая неделя же еще есть.
И таким образом мы тянем эту задачу, пока реально не остается времени. А когда времени реально не остается, в попыхах начинаем ее выполнять. Как правило, не справляемся и получаем за это «по шее». Отсюда и не любовь к задачам с дедлайнами.
Почему дедлайны срываются?
А теперь давайте вспомним, почему наш персонаж не выполнил задачу? Ему не хватило время или задача была слишком сложной? Но разве если бы времени было мало или она была бы сложной, он не должен был приступить к выполнению задачи сразу после того, как получил ее? Как минимум мне это кажется более чем логичным. Вот видите, в тот момент нашему персонажу казалось, что времени еще много, а задача не такая уж и сложная и поэтому можно отложить ее выполнение.
«Согласно закону Паркинсона, задача прибавляет в значимости и сложности соразмерно времени, которое на нее отпущено. В этом заключается магия дэдлайна – крайнего срока выполнения. Если я дам вам на выполнение задания 24 часа, цейтнот заставит вас сосредоточиться на работе, и у вас уже не будет другой альтернативы, кроме как делать самое важное. Но если на ту же самую задачу я дам вам неделю, за шесть дней вы успеете сделать из мухи слона. Если, боже упаси, вместо одного дня вы получите два месяца, то задача разрастется у вас в воображении до размеров монстра. Конечный продукт при близком дэдлайне почти всегда будет более качественным или по крайней мере равнозначным тому, что рождается долго и мучительно.»
Отрывок из книги: Тимоти Феррис. «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть».
Если вы хотите быть продуктивным предпринимателем или продуктивным наемным работником «суперзвездой», то вы должны выполнять задачи за минимально возможное короткое время. Такие предприниматели всегда на шаг впереди, у них всегда есть свободное время и деньги. А с такими способностями наемных работников оторвут в любой компании с руками. И вы сами сможете регулировать свою зарплату, в разумных пределах конечно.
Как же стать таким супер человеком?
Все просто, будьте противоположностью всем остальным. Все просиживают штаны на рабочем месте смотря на часы и думая, когда же закончится рабочий день. Вы же должны сделать как можно больше в короткий промежуток времени. Остальное время тратьте на себя, на свое образование, на хобби и т.д.
Небольшая история про моего друга, он живет в Москве и работал в крупной компании (не буду указывать в какой именно, но все вы эту компанию знаете, да и в любой стране ее знают). И когда ему предложили новую должность, он выставил условия. У меня ненормированный рабочий день, меня не тыкают в результаты до поставленных сроков, я не сижу в кабинете. И знаете, руководство компании пошло на это. А все почему? Просто он умел работать с дедлайнами и для этого ему не нужно просиживать штаны в кабинете. Есть четкие планы и цели, которые он выполнял. Его не нужно было контролировать, пришел ли он на работу вовремя.
Благодаря такому подходу, у таких людей как мой друг, всегда есть свободное время, потому что четкие дедлайны которые ему ставили, он уменьшал еще в несколько раз. А чтобы его не зваливали еще большей работой, он выставил свои условия. Таким образом он тратил примерно 20% своего времени на выполнение всей работы, которую остальные делали за 100% своего времени.
А теперь конкретная инструкция.
Как выполнить больше в 10 раз и потратить в 10 раз меньше времени:
Пусть это время будет казаться нереальным, все равно ставьте его и старайтесь изо всех сил выполнить задачу.
Сейчас очень важный момент для осознания того что вы прочитали выше. Вспомните, в вашей жизни наверняка были случаи каких-либо авралов, когда времени остается неприлично мало, а работы неприлично много и каким-то чудом вы все успевали. Было такое? Или вот пример котоорый поймут большинство людей кто был студентом. Вам нужно писать курсовую или диплом на это отводилось 2-3 месяца. Конечн нормальный студент не пишет эту работу все это время. Студент делает эту работу одну ночь, потому что тянуть больше некуда. Вспоминаете себя? Именно к такому состоянию нужно себя привести, чтобы огромный объем работы делался за короткое время.
Как расставить приоритеты по принципу Парето?
Когда я писал эту статью, то этой части статьи не должно было быть. Для меня не понятно как это не знать как расставить приоритеты. Но потом я подумал, что это же не всегда было так. И решил поделиться с вами и этой информацией.
Вот у вас куча дел которые ни как не убавляются и все дела очень важные, как вам казалось. А теперь представьте, что вам подставили дуло пистолета к виску и сказали выбрать из этих, допустим, 10 дел, только 2.
Какие это будут дела? На сколько они изменят или облегчат жизнь? Принесет ли выполнение этих дел вам прибыль? Станете ли вы счастливее?
Я уверен, что в список этих дел не входило бы выйти покурить с друзьями или проверить почту, или посмотреть видосики в инстаграм.
Если подойти ко всему что мы делаем за весь день по принципу Парето, то вы быстро поймете, что больше 80% времени мы тратим впустую. А если конвертировать это время в результат, то мы можем освободить 80% своего времени, а результат еще улучшить за счет жестких дедлайнов.
Заключение
А сейчас вы спросите: И что же тут крутого? Почему мы должны полюбить дедлайны?
А вам не надоело постоянно получать «по шее» от начальства или наказывать себя рублем (если вы предприниматель)? Не надоело, что одни покупают себе новые машины и квартиры, а вы все на том же месте или даже откатились назад?
Я предлагаю способ, который освободит для вас кучу свободного времени, потому что 80 процентов этого времени тратится в пустую. Это время вы сможете направить на развитие своего бизнеса или отдых. Решение, которое изменит представление о вас у окружающих и у вас самих. Благодаря жестким дедлайнам вы поймете, что на самом деле у вас куча свободного времени и вы на многое способны! Лично мне эта перспектива очень нравится, и я не раз ее проверял, и она реально работает. Попробуйте и напишите мне о своих результатах.
Чтобы все было честно, вот вам последний мой пример жестких дедлайнов которые я сам поставил себе. Мы начали создавать новое направление, продажа б/у бытовой техники. Сейчас это направление называется Первый бытовой (и магазины и сервисные центры). Необходимо было создать сайт для скупки техники. Я не знал ни что такое HTML, CSS и уж тем более JavaScript, но я сказал, что сделаю сайт для нашей компании. Я понятия не имел сколько нужно времени, чтобы обучиться этому. Я сидел ночами и сделал задуманное. Я застопорился на модальном окне, которое появляется в качестве подтверждения заявки на вывоз техники.
С русским языком у меня всегда были проблемы, но даже сейчас я не исправил ошибку в этом сообщении. На конверсию это ни как не влияет.
Я не знал как его реализовать. Когда меня спросили когда будет готов сайт, я сказал в пятницу. У меня остался день для того, чтобы создать это модальное окно и чтобы все работало. Я понятия не имел как это сделать и в тот момент для меня это было нереально. Но если бы я не пообещал партнерам к определенному сроку сделать сайт, то наверное все еще писал бы его.
Если желаете изменить свою жизнь, начните не желать, а делать! Ставьте себе жесткие дедлайны и тогда у вас все получится!
Дедлайн ― друг или враг?
Русский язык живой и постоянно пополняется новыми словами. В обиход многих работников и студентов не так давно вошло новое слово ― дедлайн. В этой статье мы и поговорим о том, что такое дедлайн простыми словами.
Что такое deadline
Дедлайн (англ. deadline ― мёртвая линия) ― это крайний срок, к которому должна быть выполнена задача.
В 60-е годы XIX века этот термин использовался в тюрьмах США. «Мёртвой линией» называлось небольшое ограждение, которое размещалось в 20 футах от высокого основного забора. Заключённых, которые пытались пересечь это маленькое ограждение, расценивали как беглецов и сразу расстреливали. К концу XIX века лагеря для военнопленных перестали работать, а вместе с ними пропал и оригинальный смысл слова. В 1910-е годы этот термин стали использовать газетчики. Дедлайном они называли срок, после которого номер должен уходит в печать, то есть после этого времени тексты не принимались к публикации.
Сейчас, конечно, никто не будет расстреливать за пересечение установленного дедлайна, но несоблюдение договорённостей также может повлечь рабочие неприятности.
Для чего нужен дедлайн
Во-первых, срок сдачи работы ― это основная точка, на которую ориентируются исполнители при составлении плана работ. Например, бизнесмен хочет создать интернет-магазин с товарами для туризма. В этом случае, чтобы продажи были хорошие, нужно успеть до начала туристического сезона. Это время и будет крайним сроком подготовки сайта. От того, сколько времени есть у разработчиков, будет зависеть функционал сайта. Чем меньше времени, тем меньше фич они смогут внедрить в интернет-магазин. Может быть и обратная ситуация, когда сначала устанавливается список функционала, который хочется сделать, и в зависимости от этого рассчитывается время выполнения проекта. В любом случае deadline ― удобный инструмент управления проектом.
Во-вторых, дедлайн даёт ощущение границ проекта. Даже самая творческая работа нуждается в крайней точке. Это как ощущение почвы под ногами. Если вы летаете в пустоте, вас неизбежно охватит страх и вы будете пытаться ухватиться за воздух. Стивен Кинг говорил: «Я стараюсь писать по десять страниц в день объёмом в 2 000 слов. Это 180 000 слов за три месяца. Неплохой такой объём для книги». Благодаря таким дедлайнам он очень производителен.
В-третьих, дедлайн может мотивировать взяться за дело. Желание достичь поставленной цели заставит вас работать усерднее. Здесь же стоит сказать и о чувстве ответственности. Некоторые люди просто не могут бросить задачу, за которую взялись.
В-четвёртых, дедлайн позволит координировать будущие работы по проекту. Вернёмся к примеру с интернет-магазином. После размещения сайта нужно будет заняться продвижением ресурса, чтобы привлечь внимание к товарам. Для продвижения заказывается таргетинговая реклама, баннерная и видеореклама. Перед выходом рекламной кампании нужно договориться с площадками для размещения, создать макеты и видео. Чтобы сделать все эти работы в срок, важно понимать, когда сайт будет полностью готов к работе и сможет принимать первых покупателей.
Что значит дедлайн в разных сферах
Мы выяснили, что дедлайн ― это крайний срок сдачи работы. Это общее понятие. Немного рассмотрим, какие нюансы в определении этого термина есть в разных сферах.
Дедлайн в журналистике
В небольшой исторической справке о происхождении термина мы сказали, что в привычном нам смысле слово «дедлайн» стали использовать именно журналисты. Многие издания, неважно онлайн или офлайн, выпускают номера в определённое время. Материал нужно не только собрать, описать текстом и подготовить иллюстрации, но и сверстать на бумаге или на сайте. Для этой работы тоже нужно время. Поэтому дедлайн для журналиста ― это срок, после которого материал не принимается к публикации, иначе его просто не успеют сверстать.
Дедлайн в программировании
Когда заказчик пользуется услугами программистов, он подразумевает, что в конце проекта он получит полностью рабочую программу, сайт или приложение. Поэтому в программировании к дедлайну должен быть написан не только код, но и сделана вёрстка, проведено тестирование и пофикшены все баги.
Дедлайн в маркетинге
Понятие дедлайна в маркетинге – самое необычное. Для маркетологов крайний срок ― это инструмент стимулирования продаж. Наверняка, вы замечали, что часто скидки, акционные и персональные предложения ограничены сроками, например «крупная распродажа 11 ноября». Ограниченное предложение стимулирует потенциального клиента к покупке. Трюк простой, но работает уже много веков.
Как влезть в установленные сроки
Срок должен быть реальным. Дедлайны не любят оптимистов. Рационально оценивайте свои силы. Проанализируйте, сколько времени займёт каждый этап выполнения проекта. Всегда оставляйте время для форс-мажоров, возможной болезни сотрудников, правок заказчика. Лучше сдать проект раньше срока, чем пытаться влезть в горящий дедлайн.
Для каждого этапа проекта выставляйте отдельные сроки. Так вам будет легче отслеживать темп выполнения задач. Вы сможете увидеть, где работа забуксовала. Если заметить проблему вовремя, вы успеете её решить до того, как она серьёзно повлияет на сроки сдачи продукта. Также такой подход позволит правильнее оценивать скорость работы на других проектах. Вы будете точно знать, какие задачи за какой промежуток времени делаются.
Общайтесь с командой. Этот совет в первую очередь для руководителей рабочей команды. Не нужно ждать конца проекта, чтобы устроить разбор полётов. Если вы замечаете просадки в работе, выясните у команды причины непродуктивности. Может, проблема в коммуникации с заказчиком или задачи оказались сложнее, чем ожидалось при планировании, и нужно перестроить все этапы работы. Если непродуктивным является один определенный сотрудник, можно пообщаться с ним лично. Возможно, ему некомфортно в коллективе или он перегружен работой и нужно найти помощника.
Соблюдайте баланс между отдыхом и работой. Это касается как индивидуального планирования, так и командной работы. При расчёте времени на выполнение задачи нужно учитывать обеденное время, небольшие перерывы. Также сами задачи должны чередоваться: одна сложная задача, несколько маленьких. Уставший сотрудник ― плохой сотрудник.
Брат дедлайна ― редлайн
Кроме дедлайна, есть близкое понятие «редлайн». Дедлайн призван помочь грамотно спланировать действия, чтобы выполнить задачу вовремя. Однако, думаю каждой русской душе знакома ситуация, когда до крайнего срока остаётся пару дней, а работы непочатый край. Не будем разбираться в причинах такого стечения обстоятельств, но именно в таких ситуациях можно пользоваться редлайном.
Редлайн (англ. redline ― красная линия) ― это дата, которая назначается раньше дедлайна, чтобы оставить небольшой запас времени для форс-мажорных ситуаций. Этот срок вы условно можете поставить для самого себя или внутри компании.
Если вы руководитель и ваши работники периодически не успевают сдавать проект в срок, воспользуйтесь хитростью и огласите всем не дедлайн, а редлайн. Например, по договору проект нужно сдать к 1 декабря, а команде огласите дату 1 ноября. Таким образом, даже если работники не успеют к редлайну, до сдачи проекта заказчику будет ещё месяц и можно будет успеть всё доделать. Главное, чтобы сотрудники не привыкли к такому трюку и несильно пересекали красную линию.
Жёсткое ограничение времени — это успешный инструмент планирования. Он мотивирует на работу и даёт понимание, что когда-нибудь проект закончится и можно будет отдохнуть. В этой статье мы больше говорили о командной работе, но вы можете ставить и личные дедлайны как на маленькие задачи, так и на крупные цели. Главное — рационально рассчитывать свои силы и не забывать отдыхать.