Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее применять в тайм-менеджменте

Техника популярна благодаря внешней простоте использования, знать о ней полезно, попробовать стоит обязательно, поэтому давайте разбираться.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.

Проблемы, которые помогает решить Матрица Эйзенхауэра

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.

Царь Сизиф был приговорен вечно катить на гору огромный камень, который срывался вниз, едва достигнув вершины. Нас к такому никто не приговаривал, хотя иногда кажется, что мы просто пропустили оглашение приговора.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Квадрант A: важные и срочные дела

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадранта могут перейти в сектор&nbspА.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:

Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.

Социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, серфинг по сети, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда».

Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

Начните прямо сейчас. Скачайте шаблон матрицы Эйзенхауэра и попробуйте заполнить.

Важно!
Получиться может далеко не сразу, но даже первые попытки помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел и задач.

А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс по управлению проектами.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Автор книги «Технология создания продающих текстов», успешно закончил 2 ступени Школы Редакторов Бюро Горбунова,

Источник

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами раз и навсегда

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные», — Дуайт Эйзенхауэр.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

Ключевые слова — «для меня». В основе оценки и распределения должны лежать результаты, которые нужны вам, а не вашим близким или коллегам.

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

Квадрат 3 — срочные и неважные

Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».

Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел, которые почти ничего для вас не значат. Но вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.

Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.

В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.

Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Источник

Матрица Эйзенхауэра: что это за способ повышения продуктивности, преимущества и недостатки

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Большой поток повседневных задач требует четкой расстановки приоритетов, иначе в текущих делах легко запутаться. Незавершенные дела накапливаются, становятся срочными и их приходится делать наспех. Кто не любит планировать – сталкивается с этим постоянно. В статье поговорим о методах, с помощью которых можно грамотно расходовать время и ресурсы.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – это один из инструментов для расстановки приоритетов в соответствии со своим временем и целями. Она строится на двух составляющих: важности задачи и срочности ее выполнения. Исходя из этого, все дела можно разделить на четыре квадрата:

Кому и как использовать матрицу Эйзенхауэра

Каждый человек может использовать матрицу Эйзенхауэра как в быту, так и в профессиональных делах. Инструмент подходит всем, кто может оценивать значимость задач и стремится классифицировать их.

Нужно составить четыре квадрата и список дел, которые будут распределяться по блокам. Матрица Эйзенхауэра позволяет отфильтровать второстепенные и важные дела и оптимизировать расписание.

Чтобы сэкономить свое время и взять расходы на рекламу под контроль – эффективнее и выгоднее использовать для этого единую систему. Попробуйте маркетинговые продукты Calltouch – систему сквозной аналитики, коллтрекинга и управления рекламой.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Достоинства и недостатки метода

Среди главных достоинств этого метода можно выделить:

У матрицы Эйзенхауэра есть недостатки:

Значение квадрантов в матрице

Матрица Эйзенхауэра, как инструмент расстановки приоритетов, состоит из четырех блоков. Дела по ним распределяются в зависимости от степени важности и срочности.

Квадрант A (важно – срочно)

В идеале этот квадрант должен оставаться пустым, так как возникновение «горящих» дел – показатель неорганизованности. Этот блок заполняют в начале составления матрицы.

Обычно дела в первом квадрате – это задачи, пренебречь которыми нельзя, это чревато серьезными неприятностями: например, срывом достижения основных целей, или проблемами со здоровьем, если при болезни не посетить врача.

Квадрант B (важно – не срочно)

Дела в нем считаются приоритетными в повседневной жизни. Если вы их выполняете вовремя, а не в режиме острой нехватки времени, то вдумчивый и конструктивный подход даст более эффективный результат. Сюда следует включать дела по работе, учебе или повседневные и рутинные занятия. Но если затянуть с выполнением, то задачи перекочуют в сектор А.

Квадрант C (не важно – срочно)

Здесь оказываются дела, которые отвлекают и мешают добиваться целей. Они уменьшают общую эффективность и съедают ресурсы. Есть опасность допустить ошибку и посчитать эти дела достойными квадранта А – тогда получится неразбериха с составлением графика. Необходимо уметь отличать значимое от второстепенного, чтобы правильно организовать время.

Пример матрицы Эйзенхауэра с делами из этого квадранта – это домашние обязанности, встречи со знакомыми, походы на праздники к неблизким людям или небольшой домашний ремонт.

Квадрант D (не важно – не срочно)

Задачи, попадающие в этот квадрат, не имеют никакой пользы для личностного и профессионального развития. Чаще всего их можно без вреда отбросить, так как они считаются «убийцами времени». Такие дела часто приятны ввиду своей простоты, к примеру, это просмотр сериалов и прочие развлечения.

Конечно же, без досуга невозможно эффективно работать и двигаться вперед, но для этого есть более интеллектуальные и полезные занятия: спорт, чтение или поход.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Как заполнять матрицу

Нет универсального способа разделить дела по степени важности и срочности. Срочные задачи должны решаться и им нужно немедленно уделить внимание. Важные задачи требуют организации и планирования, так как они способствуют продвижению к значимым целям. Чтобы правильно заполнить матрицу, нужно понять, из каких факторов формируются эти понятия.

Важность

Важная задача – это дело, которое способствует достижению значимых целей или напрямую связана с жизненными ценностями. Например, у человека может быть важная цель – получить повышение на работе. Помимо этого важными задачами можно назвать поддержание отношений с членами семьи, внимание к здоровью. Все это будет считаться важным, поэтому также отмечается в соответствующих квадратах.

Срочность

Срочность определяется тем, насколько серьезные последствия возникнут, если отложить задачу. Если она будет задвинута в долгий ящик, то возможно:

Срочность разных задач определяется по ситуации. Подготовка к зачету – не срочная задача, если до зачета несколько месяцев. Однако она становится срочной, если зачет будет уже через несколько дней.

Когда нет времени на рутинные задачи, например, на ручное управление контекстной рекламы, вы можете подключить эффективный инструмент для автоматизации и оптимизации контекстной рекламы Calltouch. С помощью Оптимизатора конверсий Calltouch вы получите лучшие результаты по контекстной рекламе.

Оптимизатор

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Алгоритм сортировки задач

Для распределения задач стоит предварительно составить список целей. Составлять план на год нецелесообразно – слишком много вещей, которые невозможно учесть заранее. Лучше взять временной промежуток от недели до месяца. В начале работы с матрицей Эйзенхауэра задайте себе вопросы:

С опытом на распределение каждой задачи по квадрантам матрицы будет уходить все меньше времени.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Как сбалансировать квадранты матрицы

Баланс между квадратами матрицы напрямую связан с личностным и профессиональным ростом. Чтобы устроить этот процесс, нужно отслеживать свое время и цели. Так вы поймете, какие задачи были выполнены, сколько времени на это потребовалось, какие ресурсы для этого задействованы.

Где создать матрицу Эйзенхауэра

Матрицу можно сделать:

Заключение

Матрица Эйзенхауэра – это способ организации дел для того, чтобы наглядно разделить задачи по степени важности и срочности. Благодаря такому инструменту можно научить себя более грамотно использовать время и приблизить достижение целей как в работе, так и в личной жизни.

Источник

Целеполагание и контроль деятельности на основе матрицы Эйзенхауэра

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Мы уже писали о том, как справиться с останавливающими нас на пути к достижению своих целей страхом и прокрастинацией. Однако после того, как мы вышли из “мёртвой зоны” бездействия и замотивировали себя на результат, мы можем впасть в другую крайность: после длинного 8-12 часового рабочего дня не получается сказать, что же, собственно, удалось сделать. И главное – какой результат от приложенных усилий мы получили? Продвинул ли он нас к поставленным целям?

В результате легко обнаружить себя в ситуации, когда “крутишься как белка в колесе”, а дела словно стоят на месте. Копится только усталость. Ощущения от достигнутых высот так и не появляется.

Эта проблема получила в time management’е название “Проблема целеполагания”. Последствия ошибки в целеполагании могут быть колоссальными: кажется, что жизнь превращается в череду изнуряющих рабочих марафонов без видимых результатов. Это похоже на труд древнегреческого царя Сизифа, которого после смерти приговорили вкатывать на гору огромный камень, который едва достигнув вершины срывался обратно вниз. И так – вечно.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Выбор целей и приоритетов

Несмотря на то, что проблема масштабная, а последствия у неё носят комплексный и затяжной характер, бороться с ней с ней можно. Для этого перед началом любой деятельности нужно правильно поставить цели и расставить приоритеты. Как это сделать мы расскажем чуть ниже, а сейчас сосредоточьтесь, пожалуйста, на одной-единственной мысли:

Не приступайте к выполнению намеченных задач, если не можете ответить на вопрос, насколько и к какой цели вас продвигает та или иная задача после её выполнения.

Способ действий “хаотично делать всё подряд” может почти идеально подойти для того, чтобы “завести внутренний мотор”, “проснуться” и начать что-то делать. Я, обычно, для этой цели использую домашние дела – их набор достаточно ограничен, от их выполнения сразу виден результат и отказаться от их выполнения в любом случае было бы не очень комфортно. Данный вид деятельности вполне можно делать в режиме “увидел – сделал”.

Но когда речь идёт о достижении целей в рамках рабочего проекта, мы имеем перед собой практически неограниченный простор для действий, а значит в буквальном смысле можем заниматься “чем угодно”. В режиме дефицита времени (а именно этот ресурс у нас всегда ограничен) данная методика будет непродуктивной. Поэтому здесь нас спасёт только золотое правило: “Сначала думаем, потом делаем”.

Тогда возникает вопрос: есть ли какая-то эффективная методика “подумать быстро”, чтобы это не стало задачей на полдня? Да, здесь вполне уместно использовать метод, известный почти всем, кто хотя бы раз пробовал разобраться в time management и который мы вынесли в шапку поста. Это матрица Эйзенхауэра. О ней уже писалось ранее в других постах (их более-менее полный список мы приводим в конце нашего). Однако нам хотелось бы предложить свой способ использования этой матрицы, который мы уже не раз использовали на практике.

Традиционно, изобретение матрицы приписывают Дуайту Эйзенхауэру, 34-му президенту США, который до того был генералом армии. Однако, это не совсем так. Скорее, матрица получила своё название по знаменитой цитате президента “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Надо сказать, матрица Эйзенхауэра имеет множество названий и по-разному преподносилась различными адептами и создателями time management систем. В частности, у знаменитого автора методики GTD Стивена Кови матрица носит название Urgency\Importance matrix – он также рекомендовал её использовать в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Этот же метод иногда называют визуальным вариантом “Правила четырёх D” о котором речь пойдёт ниже.

Как поступать с каждым квадрантом

Множество модификаций самой матрицы и множество трактовок того, как действовать с задачами в том или ином квадранте. Мы остановимся подробнее на двух вариантах, из которых первый кажется нам наиболее удобным.

Метод 1: Do-Plan-Delegate-Eliminate

“Делай – Планируй – Поручай – Не делай” — так будет звучать эта “формула успеха” в переводе и именно такие действия нужно совершать с задачами из соответствующих квадрантов.

Квадрант 1
Срочно и важно. В этом квадранте что-то случается: пожар или ребёнок плачет или блокирующая релиз бага. Это “плохой” квадрант, его надо, по-возможности, избегать. Изредка сюда можно “класть” задачи из второго квадранта, которые хотелось бы закрыть немедленно по той или иной иррациональной причине.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Квадрант 2
Важно, но не срочно. В этом квадранте находятся ваши самые продуктивные дела. Поскольку в случае с этими делами “время терпит”, здесь речь уже идёт о разумном планировании и качественном выполнении каждой поставленной задачи. Это и есть то, на что разумно будет потратить время именно сегодня.

Вы можете начать выполнять дела по порядку, а также можете ещё раз пройтись по списку дел из этого квадранта задавая себе вопросы «Это важно?» и «Это срочно?», таким образом сделав ещё один квадрант в рамках второго квадранта и более детализировав свои цели.

Квадрант 3
Не важно, но срочно. Один из самых непродуктивных квадрантов, т.к. в связи со своей срочностью именно эти дела «выхватывают» вас из потока вашей продуктивной деятельности и заставляют вас катать камень в гору без цели. Эти дела не продвигают вас к поставленным вами целям, как правило это различного рода информационный шум, например митинги, долгие разговоры по телефону и диалоги «ни о чем» вместо принятия решений. Рекомендуется делегировать эти задачи «кому-нибудь другому». Вы можете делегировать или совсем не делать их, главное, это то, что дела из этого квадранта не выполняются лично.

Квадрант 4
Не срочно и не важно. Просто забудьте об этих делах. Действительно, чему-то нужно уметь сказать «нет». В идеале, желательно, чтобы этот квадрант остался у вас пустым. Тем не менее, в него, чаще всего, падают различные просьбы от людей, которые вряд ли что-то сделают вам в ответ, а также мечты из разряда «всегда хотел найти жёлтого цветочного слоника на колёсах и покатать». Не на каждое спонтанное желание разумно тратить время, если вы хотите прийти к намеченным целям.

На самом деле “4D” не всегда описывает квадранты матрицы “Важно-Срочно”, т.к. существуют различные их трактовки, тем не менее одна из них вполне подходит под описание выше и тоже может применяться к четырём квадрантам:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай, Поручи, Отложи, Забрось)
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай, Решай (в каком порядке делать), Поручи, Удали)

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Основная прелесть метода – его скорость. Во-первых, он представляет “статистику задач” визуально. Можно сразу оценить эффективность использования своих временных ресурсов. Во-вторых, отвечая да или нет всего на два вопроса, вы делите все задачи на 4 группы. Если бы перед вами изначально дали задание “поделите ваши задачи на 4 группы”, это заняло бы гораздо больше времени.

Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Смотреть картинку Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Картинка про Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd. Фото Для чего нужны матрица эйзенхауэра и система gtd

Вы можете использовать метод Эйзенхауэра не только для сортировки задач на те, которые двигают вас к поставленной цели и те, которые тормозят. Вы также можете использовать его для оценки своей общей эффективности. В идеале, после того, как вы не раздумывая долго ответили «да и нет» на два уже известных вопроса для каждой задачи, вы обнаружите, что почти все ваши задачи «упали» во второй квадрант.

Но конечно, чаще всего этого не происходит, и тогда матрица наглядно показывает, где у вас перекос и где вы рискуете оказаться в конце дня, если не переключитесь на продуктивные задачи.

Для применения метода уже есть немалое количество мобильного, веб- и десктопного софта. А для постановки своих целей и их достижения у вас есть сервис SmartProgress, который уже помог осуществить более 10 000 целей. А какая цель – ваша?

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *