Для чего нужны рассылки в ворде
Вкладка Рассылки на ленте управления Word 2010
К сожалению, очень часто набор инструментов, представленный на вкладке Рассылки (Mailings), игнорируется пользователями текстового процессора Microsoft Word. И происходит это не потому, что с этими инструментами не умеют работать — просто о данных функциях множество пользователей даже не знает.
Вкладка Рассылки (Mailings) предлагает ряд инструментов для создания и оформления писем, конвертов, списков рассылки. Причем можно создать ряд правил, на основании которых в считаные минуты создать одинаковые письма для множества адресатов. Вкладка Рассылки (Mailings) в отличие от других представляет собой процесс. Точнее, вкладки, расположенные на ней, можно использовать последовательно, слева направо. Далее мы рассмотрим группы элементов управления этой вкладки.
С помощью первой вкладки Создать (Create) вы можете создать два типа документов — наклейки и конверты. Разница между ними состоит в том, что документ-конверт можно выводить на печать непосредственно на конверте, а наклейки с адресами в дальнейшем просто наклеиваются на конверт.
Инструменты группы элементов управления Начать слияние (Start Mail Merge) позволяют в одном документе объединить различные типы документов и данных. Например, можно в одном документе объединить содержание письма, конверт и вписать в нужные графы получателей в содержание письма и адресный блок. Также в этой группе элементов можно выбрать список контактных данных получателей. Можно загрузить его как из отдельного документа, так и из базы сервера SharePoint или программы Microsoft Outlook.
Группа элементов управления Составление документа и вставка полей (Write & Insert Fields) позволяет создавать и редактировать шаблоны, используемые в предыдущей вкладке. Шаблон документа состоит из блоков. В каждом блоке можно установить поля, которые будут заполняться данными из листа рассылки.
[box color=primechanie]На этапе редактирования шаблонов оформление документов будет отличаться от реального. Нажав кнопку Просмотр результатов (Preview Results) в группе элементов управления Просмотр результатов (Preview Results), можно увидеть реальный вид документа.[/box]
После того как содержимое сгенерировано, с помощью группы элементов управления Просмотр результатов (Preview Results) можно проверить получившиеся документы, исправить ошибки в падежах, оформлении блоков и т. д.
Последняя группа элементов Завершить (Finish) завершает работу с документами для рассылки. Кнопка Найти и объединить (Finish & Merge), единственная в группе элементов, позволяет либо отправить на печать созданный документ, либо передать его по электронной почте.
Персонализация писем с помощью слияния
Слияние почты позволяет создать пакет персонализированных писем, в котором каждая буква будет одинаковой в макете, формате, тексте и рисунках, за исключением персонализированных частей, таких как приветственное сообщение.
Подготовка письма
Перейдите в список Рассылки > начать слияние > письма.
В Word введите текст письма, которое вы хотите отправить в список рассылки.
Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных, содержащий сведения, Word используется для настройки письма. См. статью Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Добавление персонализированного содержимого в письмо
Добавьте в письмо содержимое, которое будет по-разному для каждого человека, который его получает.
нажмите Рассылки > Блок адреса.
Выберите формат имени получателя в диалоговом окне Вставка блока адреса.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса.
Нажмите кнопку Строка приветствия.
В диалоговом окне Вставка строки приветствия выберите нужный формат.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.
Чтобы вставить поле строки приветствия, выберите ОК.
В меню Файл выберите пункт Сохранить.
Чтобы вставить другие настраиваемые сведения из списка рассылки, см. добавление полей слияния по одному.
Предварительный просмотр и печать писем
Перейдите в список Рассылки > просмотреть результаты для предварительного просмотра писем.
Чтобы прокрутить 
или Предыдущий 
, выберите Next , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят правильно.
Выберите Предварительный просмотр результатов еще раз перейти от объединенных результатов обратно к полям слияния в письме
Выберите Завершить & слияние > печать документов.
Выберите Изменить отдельные документы, Печать документовили Отправить сообщения электронной почты.
Сохранение персонализированного письма
В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к списку рассылки для дальнейшего использования.
Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте документ слияния. Когда Word запрос на сохранение подключения, выберите Да.
Подготовка основного документа
Перейдите в список Рассылки > начать слияние > письма.
В Word введите текст письма, которое вы хотите отправить в список рассылки.
Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных, содержащий сведения, Word используется для настройки письма. См. статью Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Добавление персонализированного содержимого в письмо
Добавьте имя, адрес и другие поля базы данных с помощью слияния полей.
Перейдите на вкладку Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле, которые вы хотите добавить.
Продолжайте добавлять поля, пока не введете всю нужную информацию.
Предварительный просмотр и печать писем
Перейдите в список Рассылки > просмотреть результаты, чтобы просмотреть письмо. Используйте стрелки влево и вправо для прокрутки каждой записи.
Чтобы внести дополнительные изменения, снова выберите просмотр результатов, чтобы вернуться в представление полей.
Когда письма будут выглядеть так, как нужно, выберите Рассылки > & слияние > печать документов.
Перейдите в статью Рассылки > & слияние > Изменить отдельные документы, чтобы просмотреть и обновить каждое письмо по отдельности перед печатью.
Выберите файл > печать, чтобы напечатать буквы.
Сохранение персонализированного письма
Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к списку рассылки для использования в дальнейшем.
Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте документ слияния. Когда Word запрос на сохранение подключения, выберите Да.
Чтобы узнать больше о том, как работает слияние писем, читайте в видеоролике, который входит в учебный курс.
Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word
Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:
Применение инструмента
Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.
В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.
Что необходимо
В первую очередь нам нужны:
У меня для примера простенькое письмецо:
Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:
Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.
Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать
Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.
Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «Топ-10 инструментов Excel «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.
P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.
Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word : 12 комментариев
А как приложить файл к каждому письму?
Честно, не уверен, что это возможно.
«А как приложить файл к каждому письму?»
Через слияние — это невозможно. Можно только без использования Word. Есть рассыльщики писем в Excel, которые нужным образом настраиваются. Через них можно и файлы вкладывать, и содержание письма персональное через формулы устанавливать, и отправлять одним кликом письма для 1000 получателей. В поисковике набери «Макрос отправки письма из Excel через Outlook» и найдешь.
Отличная статья, спасибо! Всё делала по Вашей инструкции — получилось! Один вопрос: как настроить отображение дат в формате ДД.ММ.ГГГГ? (По умолчанию они выходят в виде ММ/ДД/ГГГГ)
» как настроить отображение дат в формате ДД.ММ.ГГГГ?»
В исходнике Excel дату необходимо хранить в виде текста. Например создайте дополнительный столбец, с формулой =Текст(A2;»дд.мм.гггг») и в Word ссылайтесь на этот столбец.
У меня в оутлуке несколько почт, как выбрать нужную почту отправления?
Боюсь, что пойдет та, что по умолчанию.
Замечательная статья, только имена указаны не в родительном, а в дательном падеже)
Когда идет вставление информации в большом объеме, Word или Excel автоматически уменьшает содержание ячейки до допустимого возможного количество символов. Как сделать так что бы программа вставляла весь объем информации указанный в ячейке.
Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты
Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.
Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.
Шаг 1. Подготовка основного документа
Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.
Шаг 2. Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.
Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.
Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.
Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Выберите Рассылки > Строка приветствия.
Выберите нужный формат.
Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Вы можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.
Примечание: После вставки полей вам потребуется вручную отформатировать сообщение электронной почты.
Если часть адреса или другие поля отсутствуют, см. статью Слияние: подбор полей, чтобы исправить проблему.
Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.
Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее или Назад , чтобы просмотреть имена и адреса в тексте письма.
Щелкните Найти о объединить > Отправить электронные сообщения.
В поле Кому выберите столбец электронного адреса или поле из списка рассылки.
Примечание: Word отправляет отдельное сообщение на каждый из электронных адресов. Добавить получателей копии и скрытой копии невозможно. Вы можете включать ссылки, но не можете добавлять вложения в сообщение электронной почты.
В поле Тема введите тему сообщения.
В поле Формат выберите вариант HTML (используется по умолчанию) или Текст, чтобы отправить документ в виде текста сообщения.
В группе Отправить записи используйте один из следующих параметров:
Все записи (по умолчанию).
Текущую запись, чтобы отправить только запись, отображаемую на экране.
С и По, чтобы отправить только диапазон записей.
Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить слияние.
В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да, когда появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.
См. также
Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.
Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.
Шаг 1. Создание основного документа в Word
Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.
В Word введите текст сообщения, которое нужно отправить.
Шаг 2. Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.
Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.
Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.
Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Выберите Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле для добавления.
В основном документе выберите область Перетащите поля в эту область или введите текст и щелкните или нажмите текст, чтобы удалить его.
Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.
Выберите Рассылки > Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть сообщения.
Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между сообщениями.
Чтобы добавить или удалить поля слияния, еще раз выберите элемент Просмотреть результаты.
После завершения выберите Рассылки > Найти и объединить > Слияние по электронной почте.
Параметр Слияние по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.
Выберите поле слияния Кому, тему и формат отправки (в виде текста, HTML или вложения). При отправке в виде вложения в сообщении не будет основного текста, но оно отправляется в виде вложенного документа.
Нажмите кнопку Выполнить слияние и поместить в «Исходящие».
MS Word: создание серийных писем или рассылки
Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.
Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.
Постановка задачи
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.
В конце все созданные сообщения надо:
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Создаем сообщение в Word и подключаем Excel
Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :
Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними – с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл – Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно “застрянут” в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.