Для чего нужны шаблоны word

ITGuides.ru

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Как создать новый шаблон Word: основные этапы

Каждый документ, создаваемый в программе Ворд, основан на каком-нибудь шаблоне, даже если пользователь для этого ничего не делал. Шаблон представляет собой образец для создания нового тестового листа, который хранит разные элементы и составляет основную его часть. То есть они являются неотъемлемыми частями, определяющими структуру документов и включающие такие настройки: шрифт, макросы, автотекст, параметры страницы, стиль и т.п.

Поговорим сегодня о том, чем может быть полезен шаблон для Ворда, какие виды выделяют, как его можно создать и изменить.

Польза и разновидность инструментов

Шаблон Word — это текстовый инструмент, благодаря которому экономится время на написание различных работ. Используя в программе Ворд готовые инструменты или создав новый по какой-либо статичной форме, где сохранятся определенные поля для заполнения, пользователю в дальнейшей работе придется только вводить переменные данные, а постоянные будут включаться автоматически, причем независимо от вида данных.

В программе Ворд выделяют 2 основных типа:

Также можно использовать для работы шаблон с расширениями, который бывает следующего вида:

Как уже упоминалось, любой текстовый лист в редакторе создается на основе формы, чаще все заданной по умолчанию. Шаблон стандартный имеет имя normal.dot. Но не всем известно, что в редакторе имеются и другие, полезные формы для написания писем, факсов, заявлений и прочих типов. Воспользоваться заложенными в Ворд формами можно путем выбора в меню команды «Файл», где в открывшемся окне нужно нажать кнопку «Создать», что в результате приведет к области задач «Создание документа».

Чтобы создать новые текстовые листы на основе шаблона, можно использовать стандартные формы, включенные в пакет Microsoft Office, или же применить тот, который был скачан с официального сайта. В первом случае при выборе нужной команды откроется окно, где можно будет подобрать нужную форму, причем необходимо учитывать, что каждый шаблон размещен на вкладках в соответствии с конкретным предназначением. Выбрав по требованиям более подходящий шаблон, документ соответственно будет изменен.

Основные этапы создания шаблонов

Для того чтобы создавать новые шаблоны, которые будут удовлетворять ваши индивидуальные потребности, необходимо:

Вот такой малый перечень необходимых действий потребуется, чтобы создать новый шаблон. Изменить его также не составит труда и не займет много времени. Достаточно для изменения формы нажать на нее правой кнопкой мышки, где в открывшемся окне выбрать пункт «Изменить». Включить новый инструмент можно двойным кликом по его имени в панели задач. Теперь работа в программе Ворд будет для вас с учетом полученных знаний еще более приятна и проста.

Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:

Источник

Создание шаблона документа в Microsoft Word

Если вы часто работаете в MS Word, сохранение документа в качестве шаблона наверняка вас заинтересует. Так, наличие шаблонного файла, с установленным вами форматированием, полями и прочими параметрами, может во многом упростить и ускорить рабочий процесс.

Шаблон, создаваемый в ворде, сохраняется в форматах DOT, DOTX или DOTM. Последний разрешает работу с макросами.

Что такое шаблоны в Ворде

Шаблон — это особый тип документа, при его открытии и последующем изменении создается копия файла. Исходный (шаблонный) документ при этом остается неизменным, как и его местоположение на диске.

В качестве примера того, каким может быть шаблон документа и зачем вообще он нужен, можно привести бизнес-план. Документы этого типа довольно часто создаются в Word, следовательно, используют их тоже довольно часто.

Так, вместо того, чтобы каждый раз заново создавать структуру документа, выбирать подходящие шрифты, стили оформления, устанавливать размеры полей, можно просто использовать шаблон со стандартным макетом. Согласитесь, такой подход к работе куда более рационален.

Документ, сохраненный в качестве шаблона, можно открыть и заполнить необходимыми данными, текстом. При этом, сохраняя его в стандартных для Word форматах DOC и DOCX, исходный документ (созданный шаблон), будет оставаться неизменным, как уже было сказано выше.

Большинство шаблонов, которые могут вам понадобиться для работы с документами в Ворде, можно найти на официальном сайте (office.com). Кроме того, в программе можно создавать собственные шаблоны, а также изменять уже существующие.

Примечание: Часть шаблонов уже встроена в программу, но часть из них, хоть и отображается в списке, на самом деле находится на сайте Office.com. После того, как вы нажмете на такой шаблон, он будет мгновенно скачан с сайта и доступен для работы.

Создание собственного шаблона

Проще всего будет начать создание шаблона с пустого документа, для открытия которого достаточно просто запустить Word.

Если вы используете одну из последних версий MS Word, при открытии программы вас будет встречать стартовая страница, на которой уже можно будет выбрать один из доступных шаблонов. Особенно радует то, что все они удобно рассортированы по тематическим категориям.

И все же, если вы сами хотите создать шаблон, выберите “Новый документ”. Будет открыт стандартный документ с установленными в нем параметрами по умолчанию. Эти параметры могут быть, как программными (заданными разработчиками), так и созданными вами (если ранее вы сохраняли те или иные значения в качестве используемых по умолчанию).

Используя наши уроки, внесите необходимые изменения в документ, который в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона.

Помимо выполнения вышеперечисленных действий в качестве параметров по умолчанию для документа, который будет использоваться как шаблон, можно также добавить подложку, водяные знаки или любые графические объекты. Все, что вы измените, добавите и сохраните в дальнейшем будет присутствовать в каждом документе, созданном на основе вашего шаблона.

После того, как вы внесете необходимые изменения, зададите параметры по умолчанию в будущий шаблон, его необходимо сохранить.

1. Нажмите кнопку “Файл” (или “MS Office”, если используете старую версию Word).

2. Выберите пункт “Сохранить как”.

3. В выпадающем меню “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона:

4. Задайте имя файла, укажите путь для его сохранения и нажмите “Сохранить”.

5. Созданный и настроенный вами файл будет сохранен в качестве шаблона в заданном вами формате. Теперь его можно закрыть.

Создание шаблона на основе существующего документа или стандартного шаблона

1. Откройте пустой документ MS Word, перейдите во вкладку “Файл” и выберите пункт “Создать”.

Примечание: В последних версиях Ворда при открытии пустого документа пользователю сразу предлагается перечень шаблонных макетов, на основе которых можно создать будущий документ. Если вы хотите получить доступ ко всем шаблонам, при открытии выберите “Новый документ”, а затем уже выполните действия, описанные в пункте 1.

2. Выберите подходящий шаблон в разделе “Доступные шаблоны”.

Примечание: В последних версиях Word ничего выбирать не нужно, список доступных шаблонов появляется сразу после нажатия на кнопку “Создать”, непосредственно над шаблонами находится перечень доступных категорий.

3. Внесите в документ необходимые изменения, воспользовавшись нашими советами и инструкциями, представленными в предыдущем разделе статьи (Создание собственного шаблона).

Примечание: Для разных шаблонов стили оформления текста, которые доступны по умолчанию и представлены во вкладке “Главная” в группе “Стили”, могут быть разными и заметно отличаться от тех, что вы привыкли видеть в стандартном документе.

Совет: Воспользуйтесь доступными стилями для того, чтобы сделать свой будущий шаблон действительно уникальным, не похожим на остальные документы. Конечно, делайте это лишь в том случае, если вас не ограничивают требования к оформлению документа.

4. После того, как вы внесете необходимые изменения в документ, выполните все те настройки, которые посчитаете нужными, сохраните файл. Для этого нажмите на вкладку “Файл” и выберите “Сохранить как”.

5. В разделе “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона.

6. Задайте имя для шаблона, укажите через “Проводник” (“Обзор”) путь для его сохранения, нажмите кнопку “Сохранить”.

7. Шаблон, созданный вами на основе существующего, будет сохранен вместе со всеми внесенными вами изменениями. Теперь этот файл можно закрыть.

Добавление стандартных блоков к шаблону

Стандартными блоками называют многократно используемые элементы, содержащиеся в документе, а также те компоненты документа, которые хранятся в коллекции и доступны для использования в любое время. Хранить стандартные блоки и распространять их можно с помощью шаблонов.

Так, используя стандартные блоки, вы можете создать шаблон отчета, в котором будут содержаться сопроводительные письма двух и более типов. При этом, создавая новый отчет на основе данного шаблона, другие пользователи смогут выбрать любой из доступных типов.

1. Создайте, сохраните и закройте шаблон, созданный вами с учетом всех требований. Именно в этот файл будут добавляться стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны другим пользователям созданного вами шаблона.

2. Откройте шаблонный документ, к которому необходимо добавить стандартные блоки.

3. Создайте необходимые стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны для других пользователей.

Примечание: При введении сведений в диалоговое окно “Создание нового стандартного блока” введите в строке “Сохранить в” имя шаблона, к которому их необходимо добавить (это тот файл, который вы создали, сохранили и закрыли согласно первому пункту данного раздела статьи).

Теперь созданный вами шаблон, содержащий стандартные блоки, может быть предоставлен другим пользователям. Сами же блоки, сохраненные вместе с ним, будут доступны в заданных коллекциях.

Добавление элементов управления содержимым к шаблону

В некоторых ситуациях требуется придать шаблону вместе со всем его содержимым некоторую гибкость. Например, шаблон может содержать раскрывающийся список, созданный автором. По тем или иным причинам этот список может не устроить другого пользователя, которому доведется с ним работать.

Если в таком шаблоне будут присутствовать элементы управления содержимым, второй пользователь сможет подкорректировать список под себя, оставив его неизменным в самом шаблоне. Чтобы добавить в шаблон элементы управления содержимым, необходимо включить вкладку “Разработчик” в MS Word.

1. Откройте меню “Файл” (или “MS Office” в более ранних версиях программы).

2. Откройте раздел “Параметры” и выберите там пункт “Настройка ленты”.

3. В разделе “Основные вкладки” установите галочку напротив пункта “Разработчик”. Для закрытия окна нажмите “ОК”.

4. Вкладка “Разработчик” появится на панели управления Ворд.

Добавление элементов управления содержанием

1. Во вкладке “Разработчик” нажмите на кнопку “Режим конструктора”, расположенную в группе “Элементы управления”.

Вставьте в документ необходимые элементы управления, выбрав их из представленных в одноименной группе:

Добавление пояснительного текста к шаблону

Сделать шаблон более удобным в использовании можно с помощью пояснительного текста, добавленного в документ. Если это необходимо, стандартный пояснительный текст всегда можно изменить в элементе управления содержимым. Для настройки пояснительного текста по умолчанию для пользователей, которые будут использовать шаблон, необходимо выполнить следующие действия.

1. Включите “Режим конструктора” (вкладка “Разработчик”, группа “Элементы управления”).

2. Кликните по тому элементу управления содержимым, в котором необходимо добавить или изменить пояснительный текст.

Примечание: Пояснительный текст по умолчанию находится в небольших блоках. Если “Режим конструктора” отключен, эти блоки не отображаются.

3. Измените, отформатируйте замещающий текст.

4. Отключите “Режим конструктора” повторным нажатием на эту кнопку на панели управления.

5. Пояснительный текст будет сохранен для текущего шаблона.

На этом мы закончим, из этой статьи вы узнали о том, что представляют собой шаблоны в Microsoft Word, как их создавать и изменять, а также обо всем том, что с ними можно делать. Это действительно полезная функция программы, во многом упрощающая работу с ней, особенно, если над документами работает не один, а сразу несколько пользователей, не говоря уже о крупных компаниях.

Помимо этой статьи, на сайте еще 12555 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Источник

Использование шаблонов Word для создания стандартизированных документов

После создания и импорта шаблонов Office Word в приложения Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation) пользователи одним щелчком мыши могут создавать стандартизованные документы, автоматически заполняемые данными. Эта функция имеет ряд особенностей, которые следует учитывать для создания шаблонов Word.

Существует проблема создания шаблонов в Word. В данном разделе содержатся сведения о том, как устранить взаимодействия, которые потенциально могут дестабилизировать работу Word. См. раздел: Важно! Известная проблема и способ ее избежать

Поддерживаются следующие версии Word.

Документы word с поддержкой макросов (.docm) не поддерживаются.

Следуйте инструкциям, приведенным в этом разделе, для успешного создания и использования шаблонов Word в приложениях Customer Engagement.

Шаг 1. Создание шаблона Word

Где можно создать шаблон

Есть три места в приложениях Customer Engagement, где можно создать шаблон Word:

На странице параметров. Выберите Параметры > Шаблоны > Шаблоны документов > Создать(). Для перехода на страницу параметров потребуются достаточные права такие как, системный администратор или настройщик системы.

Из записи. Откройте запись, например организации в продажах. Перейдите в раздел Продажи > Client_Accounts > Мои активные организации. Щелкните организацию, чтобы открыть ее, а затем щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word > Создать шаблон Word. Созданные здесь шаблоны являются личными и доступны только для создавшего их лица.

Из списка записей. Например, перейдите в раздел Продажи > Client_Accounts > Мои активные организации. Выберите одну организацию, чтобы открыть ее, а затем щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word > Создать шаблон Word.

Для удаления личных шаблонов документов выполните следующие действия:

Чтобы обновить шаблоны, удалите шаблон, а затем отправьте обновленную версию этого шаблона.

После нажатия кнопки Создать шаблон Word выберите сущность для фильтрации, а затем щелкните Шаблон Word > Выбрать сущность.

Появится страница выбора отношения.

Каковы отношения 1:N, N:1 и N:N?

Для этого экрана требуется понимание вашей структуры данных приложений Customer Engagement. Ваш администратор или настройщик может предоставить сведения об отношениях сущностей. Сведения для администраторов см. в разделе Обзор отношений сущностей.

Ниже приведено несколько примеров отношений сущности «Организации».

Отношение	Описание
	Организация может иметь несколько контактов.
	Интерес, организация или контакт могут иметь несколько организаций.
	Организация может иметь несколько маркетинговых списков. Маркетинговый список может иметь несколько организаций.

Отношения, выбираемые на этом экране, определяют, какие сущности и поля будут доступны в будущем при определении шаблона Word. Выберите только отношения, для которых необходимо добавить данные в шаблон Word.

Чтобы документы загружались своевременно, количество связанных записей, возвращаемых для каждого отношения, ограничено и составляет 100. Например, если при экспорте шаблон организации может потребоваться включить список контактов, документ вернет не более 100 контактов организации.

Загрузите шаблон

Щелкните Загрузка шаблона на странице Выбрать сущность для создания файла Word на локальном компьютере с экспортированной сущностью, включенной как данные XML.

Шаблон документа, загруженный из одной среды, может использоваться только в рамках этой среды. Перенос из одной среды в другую для шаблонов Word или Excel в настоящее время не поддерживается.

Шаг 2. Включение вкладки разработчика

Откройте файл шаблона Word. На этом этапе документ будет пустым.

Для просмотра и добавления данных XML приложений Customer Engagement необходимо включить вкладку разработчика Word.

Перейдите в раздел Файл > Параметры > Настройка ленты и включите Разработчик.

Щелкните OK.

Вкладка Разработчик теперь появилась на ленте Word.

Важно! Известная проблема и способ ее избежать

Имеется проблема с созданными приложениями Customer Engagement шаблонами Word и Office Word. В следующем разделе будут добавляться поля элемента управления содержимым XML в шаблон Word.

Есть ряд причин, которые могут привести к зависанию Word, для чего потребуется использовать Диспетчер задач, чтобы выключить Word:

Для предотвращения проблем с полями элемента управления выполните следующие действия:

Добавляйте только поля как обычный текст или изображение

Используйте панель XML-сопоставления для добавления полей сущности в свой шаблон Word. Обязательно добавляйте только поля как обычный текст или изображение.

Не вносите изменения в текст добавленного элемента управления содержимым

Можно изменить форматирование полей элемента управления содержимым, например,сделать полужирным текст, но не другие текстовые изменения, включая изменения регистра букв.

Если Word зависает или медленно работает, попробуйте выключить функцию автозамены

Отключите автозамену

С файлом шаблона, открытым в Word, перейдите в раздел Файл > Параметры > Правописание > Параметры автозамены.

Параметры автозамены.» title=»В Word выберите Правописание > Параметры автозамены» data-linktype=»relative-path»/>

Отмените выбор Делать первые буквы предложений прописными и Автоматически исправлять орфографические ошибки

Отмените выбор Дефисы на тире на вкладках Автозамена и Автоформат при вводе.

Нажмите кнопку ОК.

Если вы выполнили вышеуказанные рекомендации, все готово для определения шаблона Word.

Шаг 3. Определите шаблон Word

Используйте панель XML-сопоставления для определения шаблона Word с полями сущности.

В шаблоне Word щелкните Разработчик > Область сопоставления XML.

Выбрана схема XML по умолчанию.

Выберите XML-схему. Она начинается с «urn:microsoft-crm/document-template/».

В случае частых случайных правок, вызывающих зависание Word или медленную работу, не забудьте отключить параметры автозамены в соответствии с разделом «Известная проблема и способ ее избежать».

Разверните сущность, щелкните правой кнопкой мыши поле сущности, а затем щелкните Вставить элемент управления содержимым > Обычный текст.

Поля сущности добавляются в шаблон Word.

Добавьте дополнительные поля сущности, добавьте описательные метки и текст и отформатируйте документ.

Завершенный шаблон может выглядеть так:

Некоторые заполненные поля элемента управления содержимым нередко имеют нескольких строк данных. Например, организации имеют более одного контакта. Для включения всех данных в шаблон Word, задайте поле элемента управления содержимым для повторения.

Настройка полей элемента управления содержимым для повторения

Поместите полях с повторяющимися данными в строку таблицы.

Выберите всю строку таблицы в шаблоне.

В области сопоставления XML щелкните правой кнопкой мыши отношение, содержащее поля элемента управления содержимым, а затем щелкните Повторение.

При использовании шаблона Word в приложениях Customer Engagement для создания документа, таблица будет заполнена несколькими строками данных.

После включения в шаблон требуемых полей и выполнения нужного форматирования, сохраните его и отправьте в приложения Customer Engagement.

Шаг 4. Для администраторов: отправьте шаблон Word обратно в приложения Customer Engagement

После завершения подготовки шаблона Word, сохраните его, чтобы можно было отправить шаблон в приложения Customer Engagement.

Доступ к созданному шаблону Word зависит от того, как он был загружен, и от доступа согласно роли безопасности. Обязательно ознакомьтесь с разделом Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам.

Для администраторов: отправьте шаблон Word в приложения Customer Engagement

Выберите Параметры > Шаблоны > Шаблоны документов.

Щелкните Загрузить шаблон.

Перетащите файл Word в диалоговом окне или найдите файл.

Нажмите кнопку Отправить.

Пользователи без прав администратора могут отправить шаблон для собственного использования в списке записей.

Для пользователей без прав администратора, которые хотят создать личный шаблон: отправьте шаблон Word в приложения Customer Engagement

Откройте страницу со списком записей, например, список организаций клиентов в продажах.

Выберите один элемент, например организацию, а затем щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word > Создать шаблон Word.

Щелкните Шаблон Word > Отправить.

Перетащите файл Word в диалоговом окне или найдите файл.

Нажмите кнопку Отправить.

Шаг 5. Создайте документ из шаблона Word

Чтобы использовать созданный шаблон Word, выполните следующие действия:

Откройте запись с данными, по которым нужно создать документ. Например, откройте запись организации клиента в продажах.

Щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word, а затем в разделе Шаблоны Word выберите шаблон, который был только что создан.

Если созданный шаблон не отображается, существует две причины:

Отображаются только шаблоны, для выбранного типа записи (сущности). Например, если открыть запись возможной сделки, шаблон, созданный для сущности «Организация» не будет отображаться.

Вам нужно обновить приложения Customer Engagement, чтобы увидеть шаблон. Обновите свой браузер или закройте и снова откройте приложения Customer Engagement.

После выбора шаблона Word приложения Customer Engagement создадут документ Word из выбранной записи.

Поработайте с образцами шаблонов Word

Есть пять шаблонов Word, включенных в приложения Customer Engagement.

Образцы шаблонов Word были созданы с определенным типом записи (сущность). Вы сможете только применить шаблон к записями одного и того же типа.

Чтобы применить образец шаблона Word

Откройте запись со сведениями о типе сущности, соответствующем образцу шаблона. Например, откройте запись организации клиента в продажах, чтобы применить шаблона «Сводка по организации».

Щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word, а затем в разделе Шаблоны Word выберите образец шаблона.

Откройте созданный шаблон Word и изучите его.

Вы можете просматривать, но не редактировать шаблоны, включенные в приложения Customer Engagement.

Дополнительные рекомендации

Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам

Администраторы могут управлять доступом к шаблонам Word с некоторой детализацией. Например, можно продавцу можно дать права на чтение, но не на запись для шаблона Word.

Щелкните Параметры > Безопасность > Роли безопасности.

Выберите роль и перейдите на вкладку «Управление бизнесом».

Выберите Шаблон документа, чтобы настроить доступ для доступных шаблонов для всей организации. Выберите Личный шаблон документа для шаблонов с общим доступом для отдельных пользователей.

Щелкните кружки, чтобы изменить уровень доступа.

Списки в созданных документах располагаются в другом порядке по сравнению с записями

Списки записей, созданных из пользовательского шаблона, могут не отображаться в том же порядке в документах Word, что и в приложениях Customer Engagement. Записи отображаются в порядке времени и даты создания.

Источник