Для чего служит структура документа
Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов
Цели обучения — познакомить студентов:
Оглавление
Понятие документа, документопотока
Информационные связи предприятия и документопотоки
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:
Свойства управленческой информации
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:
Основные понятия делопроизводства
Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.
Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ содержит сведения, отражающие:
Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.
Функции документа
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:
Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.
Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:
Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.
Основные задачи делопроизводства
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.
Нормативная база делопроизводства
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.
Основные нормативные документы
Классификация документов
Общее представление и признаки классификации
Документы можно классифицировать по различным признакам:
Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.
На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.
Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.
К организационным документам предприятия можно отнести:
К распорядительным документам относятся:
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.
Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:
Рис. 1. Документооборот на предприятии
Правила составления документов
Установка формата бумаги и размеров полей
Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.
Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.
Документы
Документы — это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т. д.
Структура документа
Каждый документ характеризуется номером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерации документов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для нового документа. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами:
Система автоматически поддерживает режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерация могут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год). Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опять начнет нумерацию указанных документов с 1.
Важными характеристиками документа являются дата и время. Они позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.
Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о поставщике товаров (контрагенте), складе, на который приходуются товары и т. п. Набор такой информации является одинаковым для всех документов конкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа:
Кроме этого, каждый документ может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о товарах, поступивших на предприятие (наименование, количество, и т. д.), серийных номерах и возвратной таре. Для хранения подобных данных служат табличные части документа:
Проведение документа
Важным свойством документа является возможность его проведения. Если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных. Если же документ не является «проводимым» это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении.
Например, документ Поступление товаров и услуг при своем проведении может вносить изменения в состояние расчетов с поставщиками, в учет остатков товаров, в состояние заказов покупателей и другие учетные данные:
Для документа Коммерческое предложение контрагенту напротив, проведение может быть запрещено, потому что этот документ никак не влияет на состояние учета:
Конструктор движений
Алгоритм, на основании которого документ вносит те или иные изменения в состояние учетных данных при своем проведении, описывается средствами встроенного языка на этапе разработки прикладного решения. Система содержит конструктор движений, который помогает разработчику создавать алгоритмы проведения документа. Подробнее…
Формы документа
Для того чтобы пользователь мог просматривать и изменять данные, содержащиеся в документах, система поддерживает несколько форм представления документа. Система может автоматически генерировать все нужные формы документа. Наряду с этим разработчик имеет возможность создать собственные формы, которые система будет использовать вместо форм по умолчанию:
Форма списка
Для просмотра документов одного вида используется форма списка. Она позволяет выполнять навигацию по списку документов, задавать временной интервал отображаемых документов, добавлять, помечать на удаление и удалять документы. Форма списка позволяет выполнять сортировку и отбор отображаемой информации по нескольким критериям:
Форма документа
Для просмотра и изменения данных отдельных документов используется форма документа. Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде:
Форма выбора
Кроме этих двух форм для документа поддерживается форма выбора конкретных документов из списка. Она, обычно, содержит минимальный набор информации, необходимой для выбора того или иного документа и может использоваться, например, при создании документа Поступление товаров и услуг, в котором должен быть указан заказ поставщику, на основании которого формируется поступление товаров.
Макеты документа
Документу могут быть сопоставлены несколько макетов, содержащих данные, необходимые для обеспечения работы документа:
Макеты могут использоваться для формирования печатных форм документа или для отображения дополнительной информации, имеющей отношение к документу:
ТЕМА 3.5. СТРУКТУРА ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА
Оглавление
3.5.1. Форматы бумаги
Предполагается, что любой документ, изготовленный в среде текстового процессора, будет напечатан на листах бумаги определенного размера.
Для печати документов принято использовать листы бумаги стандартных размеров – форматов. Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. ГОСТом установлены основные форматы потребительских бумаг. Для измерения форматов принята метрическая система. Площадь самого большого формата (А0) равна квадратному метру, а стороны составляют 0,841 м и 1,189 м. Каждый следующий формат получается из предыдущего делением пополам большей стороны (Таблица 1).
Большие форматы бумаги используются для изготовления чертежей, рекламных постеров.
Таблица 1. Основные форматы бумаги
ОСНОВНЫЕ ФОРМАТЫ ПОТРЕБИТЕЛЬСКИХ БУМАГ
Обозначение
Размеры, мм
Обозначение
Размеры в мм
Текстовые документы оформляются в основном на бумаге формата А4 и А5, а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы – на бумаге формата А3. При выборе формата бумаги следует ориентироваться на печатающее устройство. Так лист формата А4 и меньше может быть распечатан на любом принтере, а формат А3 поддерживается только специальными модификациями принтеров, как правило, очень дорогими.
3.5.2. Страница
Основными структурными единицами текстового документа являются страницы, разделы, колонтитулы.
В документе текст разбивается на страницы.
Страница – часть текста, размещаемая на одном листе бумаги установленного формата.
Страница имеет набор параметров. При создании нового документа значения параметров по умолчанию для всех страниц одинаковые.
Параметры страницы можно просмотреть и изменить командой Файл/Параметры страницы. Диалоговое окно Параметры страницы имеет три вкладки Поля, Размер бумаги и Источник бумаги.
Рис. 1. Окно Параметры страницы
На вкладке Размер бумаги устанавливается формат бумаги.
Поля – свободная область по краям листа бумаги, на которой основное содержание документа не размещается.
Поля служат для расположения служебной информации, например, верхних и нижних колонтитулов и номеров страниц.
При установке размеров полей, прежде всего, необходимо определить, односторонняя или двухстороння печать будет использоваться. При односторонней печати содержимое документа располагается только на одной стороне бумажного листа. Такая печать используется при оформлении докладов, рефератов, отчетов. Расположение полей на странице называется обычным. В этом случае различают верхнее, нижнее, левое и правое поля.
При подготовке книжных изданий (книги, брошюры, журналы) используется двусторонняя печать. В этих случаях на странице устанавливаются так называемые зеркальные поля, что позволяет различать четные и нечетные страницы. На развороте книги поля левой страницы (четной) являются зеркальным отражением полей правой страницы (нечетной). На страницах с зеркальными полями устанавливаются следующие параметры полей: верхнее, нижнее, внутри, снаружи. На нечетных страницах поле «снаружи» будет располагаться справа, а на четных – слева.
Кроме собственно полей дополнительно выделяют дополнительное пространство на листе для переплета. Это место, по которому предполагается скрепить все листы вместе при односторонней или двусторонней печати. Так, например, можно скрепить листы реферата слева или сверху. В любом случае листы скрепляют так, чтобы удобно было их перелистывать и читать. Существуют папки с механизмом для сшивания листов слева. Они используются для сшивания отчетов, курсовых работ и пр.
При установке зеркальных полей поля переплета автоматически устанавливаются по внутреннему полю, так как в книгах листы традиционно переплет располагается слева. Для переплета устанавливается положение и размер поля.
Существует несколько рекомендаций по установке полей. Многолетним опытом издательства книг было установлено, что достаточно большие поля снижают нагрузку на зрение и облегчают восприятие информации. Кроме того, выработаны некоторые соотношения между величинами полей. Самым маленьким устанавливают поле около переплета, т.е. левое или внутреннее. Несколько большим должно быть верхнее поле. Следующее по величине правое и самое большое нижнее. Такие соотношения объясняются опять-таки особенностями человеческого восприятия. Глаз видит середину каждой вертикальной линии несколько выше, чем она расположена на самом деле. Поэтому середина текста на странице должна быть несколько выше середины листа. При развороте двух страниц внутренние поля сливаются в одно большое, из чего следует, что для улучшения восприятия текст следует несколько сдвинуть внутрь.
Иногда в учебных изданиях или руководствах специально оставляют большое поле справа, чтобы можно было делать пометки на полях.
Установка полей выполняется на вкладке Поля. Прежде чем устанавливать размеры полей надо выбрать вид полей (обычный, зеркальные поля, 2 страницы на листе, брошюра) и ориентацию страницы. Только после этого установить размеры полей и переплета.
Если вы предполагаете создавать документ в виде книжки на формате А5, то можно установить формат бумаги А4, а вид полей – 2 страницы на листе. В этом случае на одном листе с каждой стороны можно напечатать по две страницы, а потом согнуть листы посередине и собрать книжку. Однако в этом случае при печати придется следить, за правильным расположением номеров страниц на листе.
В среде Word 2003 можно установить специальный вид документа – брошюра. В этом случае предполагается, что многостраничный документ (книга) будет сшиваться из маленьких книжечек с одинаковым количеством страниц – 8, 16 и т.д. Если документ небольшой, то можно включить в брошюру все страницы. Для такого типа документа четыре страницы печатаются на одном листе формата А4, и он сгибается посередине. Для страниц автоматически устанавливаются зеркальные поля зеркальными полями.
Значения полей страницы можно установить также по линейке. Для этого надо захватить границу между белой и серой областью и переместить.
На вкладке Источник бумаги можно установить вертикальное выравнивание для страницы: по верхнему краю, по центру, по нижнему краю. Так выравнивание по центру можно установить для частично заполненных страниц. Выравнивание по высоте распределяет текст на целиком заполненной странице так, чтобы границы нижнего и верхнего поля были точными согласно установке.
При работе с многостраничным текстом иногда требуется, чтобы некоторый текст всегда начинался с новой страницы. Тогда перед этим текстом устанавливают разрыв страницы с помощь команды Вставка/Разрыв/Начать 
Новую страницу. При этом в текст вставляется непечатаемый символ «разрыв страницы» (
). Его можно увидеть, включив режим отображения непечатаемых символов. Символ может быть вставлен в конце последнего абзаца или в пустом абзаце на странице. Независимо от того, сколько строк занято на текущей странице, следующий текст будет начинаться с новой.
Новая страница будет иметь такие же значения параметров, что и предыдущая.
3.5.3. Раздел документа
Иногда при работе над документом требуется изменить параметры отдельных страниц или даже частей страниц. Тогда необходимо разбить документ на разделы.
Раздел – часть текстового документа, для которой установлены свои индивидуальные, отличные от других частей текста значения параметров страницы.
Новый документ по умолчанию имеет один раздел. Чтобы вставить новый раздел, надо вставить непечатаемый символ «разрыв раздела» командой Вставка/Разрыв/Новый раздел. Разрыв раздела можно установить одним из следующих переключателей:
Символ «разрыв раздела» может располагаться в конце последней строки абзаца или в пустом абзаце.
Во время работы над документом в справочной строке отображается номер раздела, в котором находится в данный момент курсор.
Наиболее часто документ разбивается на разделы, если надо у нескольких страниц изменить ориентацию. Это требуется, если вы хотите поместить в документ большой рисунок, не помещающийся по ширине страницы, или таблицу с большим количеством столбцов. На Рис. 2 приведен пример документа с разделами. Для раздела 2 установлена другая ориентация страницы.
Рис. 2. Документ с разделами
Технология изменения параметров страницы в разделе документа
3.5.4. Колонки
Разбиение документа на разделы автоматически осуществляется при вставке в документ многоколоночного текста.
Обычно текст в документе располагается в одну колонку по ширине страницы. Однако есть возможность расположить текст в 2, 3 и более колонок.
Рис. 3. Параметры колонок
Текст с узкими колонками применяется в газетной и журнальной верстке.
Технология создания многоколоночного текста
Текст, оформленный колонками, будет автоматически выделен в отдельный раздел символами «разрыв раздела». Текст равномерно распределится так, чтобы высота всех колонок была одинаковая. Если необходимо другое распределение текста по колонкам, то можно вставить непечатаемый символ «разрыв колонки» (команда Вставка/Разрыв колонки).
При обратном преобразовании многоколоночного текста в одну колонку, символы разрыва раздела и разрыва колонки автоматически не удаляются.
Для быстрого создания колонок одинаковой ширины можно использовать кнопку 
на панели инструментов Стандартная.
3.5.5. Колонтитулы
Колонтитулами называют области, расположенные в верхней или нижней части страницы. В колонтитул обычно вставляется текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который будет напечатан внизу или вверху каждой страницы документа.
Различают следующие виды колонтитулов: верхний, нижний, на первой странице, на четной странице, на нечетной странице. Колонтитул может размещаться частично или полностью в верхнем или нижнем поле.
Рис. 4. Параметры колонтитулов
Чтобы изменить параметры колонтитулов надо выполнить команду Файл/Параметры страницы (Рис. 4). На вкладке Источник бумаги можно установить флажки для различения колонтитулов четных и нечетных страниц, а также первой страницы, и положение колонтитула от края листа бумаги.
Установки можно применить к текущему разделу или ко всему документу.
В разных разделах документа колонтитулы могут быть одинаковыми или различаться. В художественных книгах, например, в четный колонтитул помещают название произведения, а в нечетный – имя автора. Если книга представляет собой сборник произведений нескольких авторов, то каждое произведение надо выделить в отдельный раздел. Затем в каждом разделе установить в колонтитулах четных страниц название произведения, а в нечетных – имя автора.
В учебных изданиях в четный колонтитул помещают название главы, а в нечетный – название темы.
В многостраничных документах в колонтитул (верхний или нижний) обязательно помещают номер страницы.
При расстановке колонтитулов необходимо помнить, не ставятся колонтитулы на титульных листах, на страницах, где расположены одни иллюстрации без текста, на отдельных станицах с альбомной ориентацией, на последнем листе с выходными данными издания. Кроме того, верхний колонтитул не ставится на первой странице крупного раздела, а нижний – на последней.
На первой странице документа можно не использовать колонтитул или создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или первой страницы каждого раздела в документе.
Чтобы открыть область колонтитула, надо выбрать команду Вид/Колонтитулы. Одновременно активизируются области и верхнего и нижнего колонтитулов, и открывается панель Колонтитулы (Рис. 5). С помощью данной панели можно переключаться между нижним и верхним колонтитулами, переходить к колонтитулу предыдущего или следующего раздела. Колонтитул представляет собой текстовую область, в которую помещается текст или изображение. На линейке отображаются маркеры абзацных отступов, а также символы табуляции. Область колонтитула окружена пунктирной линией и содержит справочную информацию, в которой указаны вид колонтитула и номер текущего раздела.
Рекомендуется, чтобы текст колонтитула занимал не более одной строки. Одновременно в колонтитул можно вставить несколько частей текста и распределить их по левому краю, по центру и по правому краю. Например, слева поместить небольшой рисунок, в центре название темы, справа номер страницы. Для этого на линейке устанавливают маркеры табуляции. По умолчанию в колонтитуле уже установлены маркеры табуляции «по центру» и «по правому краю».
Как правило, при вводе колонтитула 1-го раздела, он автоматически повторяется во всех остальных разделах. При этом включена кнопка Как в предыдущем на панели Колонтитулы (Рис. 5). Чтобы текст в колонтитуле следующего раздела отличался от предыдущего надо отключить эту кнопку.