Документ как единица иб что понимается под документом в системе консультантплюс

Возможности системы КонсультантПлюс: Карточка поиска

Консультация эксперта

В СПС КонсультантПлюс более 200 млн документов. Это самая полная правовая база среди коммерческих справочных правовых систем в России. И она постоянно растёт. Как пользователю системы быстро найти нужный документ? Об этом рассказала наш эксперт Дарья Мишарина.

В системе КонсультантПлюс имеется несколько инструментов поиска, разработанных специально для работы с правовой информацией:

Выбор конкретного вида поиска зависит от того, какую именно информацию вы ищете в данный момент и нужно ли вам применять дополнительные условия и фильтрацию. Каждый вид поиска обладает особыми свойствами.

Сегодня разберем свойства Карточки поиска.

Когда нужно обращаться к Карточке поиска?

Этот инструмент удобен в следующих случаях:

Как устроена Карточка поиска?

Для удобства поиска в карточке представлены уникальные поля:

В зависимости от области поиска меняются уникальные поля. Например, в разделе «Финансовые и кадровые консультации» есть поле «План счетов», а в разделе «Судебная практика» – поле «Судья».

Чтобы искать по всем документам Системы, нужно выбрать область поиска «Законодательство».

Карточка поиска может искать по всем документам Системы и по её отдельным разделам.

Можно указать конкретную дату принятия документа или диапазон дат: месяц, год, последние три года и т. д.

Можно задавать логические условия (и, или, кроме), например, чтобы найти статьи двух авторов одновременно или совместную их публикацию.

Результат поиска представлен в виде дерева-списка: слева – перечень разделов и информационных банков, справа – список документов выбранного информационного банка.
Список документов можно дополнительно уточнить. Для этого есть опции «Поиск в списке» и «Уточнить по реквизитам», которые размещены над списком документов.

Надеемся, что ваша навигация по системе будет комфортной, и вы легко найдете нужный документ.

Ранее мы писали о выходе новых систем с формами документов в СПС КонсультантПлюс

Дарья Мишарина, тренер по КонсультантПлюс ООО «Что делать Консалт»

Источник

Вопросы и ответы по работе с системой КонсультантПлюс

Вопросы и ответы по работе с системой КонсультантПлюс

По какому принципу распределяются документы в системе КонсультантПлюс?

Все документы в системе КонсультантПлюс сгруппированы по разделам. Всего их десять (см. таблицу). Каждый раздел делится на информационные банки. Такая структура позволяет легко ориентироваться в огромном массиве информации.

Таблица. Структура информации в системе КонсультантПлюс

Информационные банки, входящие в раздел

Законодательство

— Российское законодательство (Версия Проф)

— Решения госорганов по спорным ситуациям

— Архив решений ФАС и УФАС

— Архив документов муниципальных образований субъектов РФ

Судебная практика

— Правовые позиции высших судов

— Решения высших судов

— Суд по интеллектуальным правам

— Арбитражные суды всех округов

— Все апелляционные суды

— Суды общей юрисдикции

— Суды Москвы и области

— Суды Санкт-Петербурга и Ленинградской области

— Суды Свердловской области

— Подборки судебных решений

Финансовые и кадровые консультации

— Путеводитель по налогам

— Путеводитель по кадровым вопросам

— Путеводитель по сделкам

— Бухгалтерская пресса и книги

Консультации для бюджетных организаций

— Путеводитель по бюджетному учету и налогам

— Вопросы-ответы (бюджетные организации)

— Корреспонденция счетов (бюджетные организации)

— Пресса и книги (бюджетные организации)

Комментарии законодательства

— Путеводитель по договорной работе

— Путеводитель по судебной практике (ГК РФ)

— Путеводитель по корпоративным процедурам

— Путеводитель по корпоративным спорам

— Путеводитель по трудовым спорам

— Путеводитель по госуслугам для юридических лиц

— Путеводитель по контрактной системе в сфере закупок

— Путеводитель по спорам в сфере закупок

— Постатейные комментарии и книги

Проекты правовых актов

— Проекты нормативных правовых актов

Технические нормы и правила

— Архив строительных технических норм

— Отраслевые технические нормы

Международные правовые акты

Правовые акты по здравоохранению

Медицина и фармацевтика

Формы документов

Специалисты могут подобрать комплект системы в зависимости от того, какая информация необходима для работы. Существуют специализированные системы КонсультантПлюс для бухгалтеров, кадровиков, юристов, работников бюджетных, строительных, медицинских организаций, для малого бизнеса.

Система «КонсультантПлюс: Республика Беларусь» содержит нормативные и иные правовые акты органов государственной власти Беларуси.

Подробная информация о составе системы КонсультантПлюс с описанием разделов и информационных банков, а также о составе отдельных комплектов системы представлена на сайте компании КонсультантПлюс.

Кроме того, в системе КонсультантПлюс представлены новости и обзоры законодательства, справочная информация (производственный и правовой календари, календарь бухгалтера, формы отчетности, ставки налогов, курсы валют и др.), онлайн-сервисы «Конструктор договоров» и «Конструктор учетной политики», онлайн-архивы судов (рис. 1).

Рис. 1

Источник

Лабораторная работа № 1. Работа с информационной правовой системой Консультант Плюс. Знакомство с системой и изучение возможностей Карточки поиска

Лабораторная работа № 1

системой Консультант Плюс. Знакомство с системой и изучение возможностей Карточки поиска.

Цель работы: : приобретение практических навыков работы с информационной правовой системой «Консультант Плюс».

Информационная правовая система (ИПС) Консультант Плюс включает все законодательство РФ: от основополагающих документов до узкоотраслевых актов. Для удобства поиска информации все документы содержатся в Едином информационном массиве. Поскольку документы каждого типа имеют свои специфические особенности, они включаются в соответствующие Разделы информационного массива (рис. 1).

Рис. 1. Стартовое окно СПС «Консультант Плюс»

Названия разделов сформулированы таким образом, чтобы можно было легко ориентироваться, какие документы в каком разделе находятся (таблица 1).

Таблица 1 Список разделов информационного массива

Нормативные и иные официальные акты федеральных и региональных органов государственной власти.

Судебные акты. Решения высших судов, Апелляционные суды.

Финансовые и кадровые консультации

Консультационные материалы по бухгалтерскому учету, налогообложению, банковской, инвестиционной, внешнеэкономической деятельности, вопросам валютного регулирования. Путеводитель по кадровым вопросам. Схемы отражения в бухучете финансово-хозяйственных операций (проводки), а также материалы бухгалтерских печатных изданий.

Консультации для бюджетных организаций

«Путеводитель по бюджетному учету и налогам»;

«Вопросы-ответы» (бюджетные организации);

«Корреспонденция счетов» (бюджетные организации);

«Пресса и книги (бюджетные организации)».

Комментарии к нормативным актам федерального законодательства. Путеводитель по судебной практике (ГК РФ); Путеводитель по корпоративным спорам, Юридическая пресса.

Типовые формы, бланки, образцы деловой документации.

Проекты федеральных законов, находящиеся на рассмотрении в Федеральном Собрании РФ.

Многосторонние и двусторонние международные договоры Российской Федерации, документы международных организаций, документы о ратификации.

Правовые акты по здравоохранению

Нормативные документы по медицине и фармацевтике, консультации по медицинской и фармацевтической деятельности.

Технические нормы и правила

Каждый раздел Единого информационного массива, в свою очередь, состоит из Информационных банков. Информационные банки различаются полнотой информации и характером содержащихся в них документов. Это дает возможность при установке «Консультант Плюс» гибко подходить к выбору объема информации, заказывая необходимые информационные банки.

После запуска программы появляется диалоговое окно «КонсультантПлюс», где необходимо сделать выбор средства поиска информации:

1) Карточка поиска, где можно осуществить поиск документов по реквизитам и контексту;

2) Быстрый поиск, который обеспечивает эффективный поиск как отдельных документов, так и подборок документов для решения конкретной проблемы;

3) Правовой навигатор, где можно осуществить поиск информации по необходимой тематике;

4) Кодексы, где размещены кодексы Российской Федерации;

5) Путеводители – актуальные материалы по важным темам;

Структурной единицей Информационного банка системы является документ. Любой документ, кроме непосредственно текста, имеет определенные идентификационные характеристики (реквизиты), которые отличают данный документ от других. Поэтому, чтобы найти необходимые документы из системы, нужно заполнить Карточку поиска.

Карточка поиска – основное средство поиска документов в Информационном банке системы. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Система ищет документы, одновременно удовлетворяющие всем заполненным полям Карточки поиска. Однако не обязательно заполнять все поисковые поля. Для поиска любого документа достаточно правильно заполнить лишь два-три поля.

При заполнении полей следует обращать внимание на информационную строку внизу Карточки поиска (рис.2). В ней содержится информация о количестве документов, удовлетворяющих запросу. Если сформированный таким образом список документов будет слишком большим, следует уточнить запрос. Желательно, чтобы количество найденных документов не превышало 30 – 50.

Если же при поиске документа реквизиты его неизвестны или известны приблизительно, то основным средством поиска по конкретному правовому вопросу является поле «Текст документа», где следует задать слова или фразы, которые должны встречаться в тексте этого документа. Если запросу с использованием только данного поля удовлетворяет много документов, то следует его уточнить, используя, в зависимости от имеющейся информации, другие поля Карточки поиска. В системе КонсультантПлюс предусмотрена возможность уточнять полученные списки несколько раз по разным полям.

Рис.2 Информационная строка Карточки поиска

1. Изучить теоретическую часть по приведенным выше данным и дополнительной литературе.

2. Запустить с рабочего браузер для доступа в интернет.

3. Набрать адрес http://www. consultant. ru/online/ информационной правовой системы «Консультант Плюс».

4. Ознакомиться со структурой и возможностями Стартового окна информационной правовой системы «Консультант Плюс».

5. Из Стартового окна перейти в раздел «Законодательство». Ознакомиться с общим построением справочно-информационной правовой системы «Консультант Плюс».

6. Изучить поочередно все подпункты основного меню системы. Зайти в «Карточку поиска», рассмотреть все её элементы.

7. Зайти в режим Правового навигатора. Изучить: особенности поиска информации по конкретному правовому вопросу; двухуровневую структуру словаря; ключевые понятия и группы ключевых понятий; различные виды сортировки списка. Выйти из Правового навигатора.

8. Выполнить задание, указанное в табл. 2.

Таблица 2 Задание по лабораторной работе №1

Источник

Что такое электронный документ и какова его юридическая сила?

Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме». При каких условиях он приобретает юридическую значимость?

Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.

В то же время при работе с электронными документами необходимо учитывать и другие условия:

Все эти условия должны быть выполнены при необходимости. Остановимся на каждом подробнее.

1. Нормативный акт

Все документы, которые обязаны составлять организации, прописаны в нормативных актах: для счетов-фактур – ст. 169 НК РФ, для первичных документов – ст. 9 №402-ФЗ, договор в ГК РФ и т д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно составлять и выставлять в электронном виде.

Документы представляют третьим лицам: факторинговым компаниям, банкам, налоговой, прокуратуре и прочим контролирующим органам. На данный момент не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы. По специфическим документам придется спросить мнение органа. Например, по поводу товарно-транспортной накладной (ТТН) закон 402-ФЗ говорит, что документ может быть составлен в электронном виде, но ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД. И иной возможности ее предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.

2. Содержимое и форма

Документ — это информация, и неважно, в каком виде составлен документ, он должен содержать одинаково важную информацию о сделке. Есть обязательная информация (например, для первичных документов она перечислена в ст. 9 закона №402-ФЗ), без которой документ не имеет юридической силы, а есть необязательная. Обязательность диктуется законодательством и объясняется очень просто: чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в их хозяйственной жизни, им нужно минимум этой информации. Все прочее организации могут либо не указывать, либо писать, как им угодно. Что организации и делали, изобретая свои формы, добавляя свои графы и столбцы, согласовывая друг с другом порядок составления документа.

3. Формат

Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур(СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.

Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ.

На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.

Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.

4. Порядок передачи

Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.

Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.

А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.

5. Подписи

Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», придает электронным документам юридическую значимость.

Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) – это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).

Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.

В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.

По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).

6. Соглашение сторон

Помимо того, что придется составить соглашение, если электронные документы будут подписаны не КЭП, возможно, понадобится составить соглашение о переходе на ЭДО.

Переход на ЭДО с контрагентом – дело добровольное. Стороны могут выразить свое согласие или отказ работать с электронными документами. Согласие может быть выражено в различной форме. Например, в конклюдентной, то есть когда участники своими действиями подтверждают согласие. Так, в системе Диадок свое согласие участники выражают тем, что отправляют запрос на работу с электронными документами контрагенту, который в свою очередь его принимает или нет. Еще один способ — оформление согласия в письменной форме, в виде соглашения.

Что должно содержать соглашение, участники определяют самостоятельно.

В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.), лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.

Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией «СКБ Контур».

В случае если стороны захотят составить соглашение о переходе на ЭДО, сделать это можно будет на бумаге или в электронном виде, но подписать КЭП.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Как поставить документ на контроль в КонсультантПлюс

Тренер по КонсультантПлюс «Что делать Консалт»

Для автоматической проверки изменений в нормативных документах в справочно-правовой системе КонсультантПлюс реализована функция «Документ на контроле». Как ею воспользоваться, рассказала наш эксперт Дарья Мишарина.

Законодательство в нашей стране постоянно пересматривается и дополняется. Бухгалтерам, юристам, специалистам по кадрам, контрактным управляющим и другим профильным специалистам важно отслеживать все грядущие поправки, для того чтобы избежать ошибок в работе.

В СПС КонсультантПлюс представлено много инструментов для отслеживания изменений: новостная лента, новостные рассылки, обзоры изменений законодательства и другие.

Для автоматической проверки изменений в нормативных документах в Системе реализована функция «Документ на контроле».

Как поставить документ на контроль?

Поставить документ на контроль можно при помощи кнопки «Избранное» (вкладка «Документы на контроле») либо при помощи контекстного меню (команда «Поставить на контроль»).

Можно поставить на контроль весь документ или его фрагмент. Фрагмент на контроль можно поставить только в тех документах, которые имеют оглавление. Если оглавления нет, то поставить на контроль можно только документ целиком.

Поставить на контроль можно документы из разделов «Законодательство», «Проекты правовых актов», «Технические нормы и правила» и «Правовые акты по здравоохранению».

Ранее мы рассказывали о том, как поставить закладку в СПС КонсультантПлюс.

Как это работает?

Проверка документа, поставленного на контроль, будет проводиться автоматически после каждого пополнения Системы. Если в документе на контроле произошли изменения, то при запуске Система сообщит об этом.

Дарья Мишарина, тренер по продукту ООО «Что делать Консалт»

Источник