Документ объединяющий разные виды информации что это

Типы документов. Документ: понятие и виды

Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как «доказательство, образец, свидетельство». Рассмотрим далее, какие бывают типы документов.

Терминология

В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.

Основные характеристики

Делопроизводство

Различные типы документов могут касаться одного вопроса. В ряде случаев для упрощения работы с ними их объединяют. Совокупность носителей, посвященных какому-либо вопросу, называется документацией. В процессе ее создания и оформления осуществляется запись информации. Она выполняется по определенным правилам. Особенно это касается случаев, когда создаются документы предприятия. В организации в обязательном порядке должен быть человек, который будет фиксировать информацию на носители. Любые, в том числе общие документы компании, выступают в качестве источника тех или иных сведений.

При несоблюдении установленных правил важная информация может быть потеряна. В ходе документирования необходимо учитывать существующие законодательные нормы, соблюдать общегосударственные требования по составлению и оформлению сведений. Для более полной реализации предписаний издаются специальные инструкции, правила, устанавливается порядок делопроизводства. Так, бухгалтерские документы оформляются по ПБУ. В этих Правилах установлены основные требования к содержанию отчетности. Для упрощения работы используются бланки документов, утвержденные на правительственном уровне. Их использование обязательно для всех организаций, действующих в тех или иных сферах.

Классы документов

Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют личные и официальные документы. К первым относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица. Официальными считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом.

В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации.

Категории по способу внесения сведений

В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:

В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:

В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер.

Объем содержания и ограниченность доступа

В зависимости от количества вопросов, которые освещает текст, различают простые и сложные документы. К первым относят, к примеру, заявления, письма и прочее. В их тексте затронут один вопрос. Сложные документы могут быть направлены нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям сразу. К ним, в частности, относят решения, постановления, приказы, инструкции и прочие. Часть из них используется как юридические документы.

Способ изложения

По этому критерию документы разделяют на:

В последних содержание изложено в форме связанного текста. Автор (составитель, исполнитель) индивидуальных документов подготавливает оригинальное изложение, касающееся одного либо нескольких вопросов для исполнения определенной управленческой задачи. Такие носители информации представляют собой литературный текст. Трафаретные документы отличаются формализованным изложением. В них используются предварительно подготовленные фразы либо отдельные фрагменты повторяющегося текста и присутствуют пропуски для внесения переменных сведений. К самым распространенным видам таких документов относят справку или анкету.

Степень подлинности

Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность. Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания. Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр. Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов. Например, копия доверенности, заверенная у нотариуса, имеет юридическую силу.

Прочие критерии

В зависимости от срока, в течение которого информационные носители присутствуют в учреждении, выделяют: документы постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (больше 10 лет) хранения. Те или иные периоды устанавливаются Федеральным архивом и закрепляются в соответствующих перечнях. В зависимости от способа передачи различают:

Для передачи одних используется офисная техника (факс, например).

Назначение информационных носителей

Документы, отобразив (зафиксировав) те или иные сведения, обеспечивают, таким образом, их накопление и сохранение, возможность передачи заинтересованным лицам, многократное использование. Носители информации считаются одним из обязательных элементов внутренней структуры организации, учреждения, компании, посредством которого обеспечивается взаимодействие подразделений. На основании той или иной информации принимаются различные решения. Сведения выступают как доказательства исполнения распоряжений, источник обобщений, материал для справочно-поисковой деятельности. Документ в управленческой работе является и предметом, и результатом труда, поскольку решение, которое принято, записывается, фиксируется в нем. Задача делопроизводителей следить за сохранностью, своевременной сдачей, выдачей информационных носителей. Если работа касается бумажных или электронных документов, то специалисты должны соблюдать установленные требования при их оформлении.

Основные признаки

К внешним параметрам документа относят те, которые отражают его размер и форму, способ записи, а также элементы оформления. Автором выступает юрлицо или человек, составивший текст. В документе присутствует несколько элементов, которые именуются реквизитами. В частности, к ним относят:

В различных документах используются разные наборы реквизитов. Некоторые имеют ограниченное количество обязательных элементов. Количество реквизитов зависит от цели создания, назначения, требований к форме и содержанию документа, а также способа записи сведений.

Формуляр

Он представляет собой совокупность реквизитов. Формуляр, который используется для определенного вида документов (распоряжения, приказа), называется типовым. Он характеризуется определенным набором реквизитов, которые располагаются в строгой последовательности.

К примеру, в формуляр заявления включают: адресата, автора, наименование документа, текст, личную подпись, дату. Один носитель информации считается единичным экземпляром. Однако деятельность организации оформляется и фиксируется в комплексе целого ряда документов. Они или их группы взаимодействуют определенным образом и соответствуют управленческим функциям. Совокупность носителей информации, которые взаимосвязаны по своему наименованию, назначению, признакам, сфере распространения, а также единым требованиям, предъявляемым к их оформлению, формируют систему документации. В настоящее время в деловом обороте компаний официальная информация помещается на бумажные и электронные носители.

Источник

Информатика

Именная карта банка для детей
с крутым дизайном, +200 бонусов

Закажи свою собственную карту банка и получи бонусы

План урока:

Понятие информации ее виды, свойства, способы получения

Информация — это сведения об объектах, событиях, явлениях природы, процессах. Люди получают информацию о температуре воздуха, цвете глаз, размере предмета, запахе духов, вкусе.

Способов получения информации человеком великое множество. Человек воспринимает информацию с помощью органов чувств: глаза (зрение), уши (слух), язык (вкус), кожа (осязание), нос (обоняние).

Выделяют следующие виды информации по способу ее восприятия:

Визуальной называют информацию, которая воспринимается человеком посредством глаз. Зрительной информации отведено 90%. Источником зрительной информации может быть книга, светофор, телевизор, рекламный щит и т.п.

Еще один вид информации по способу ее восприятия – звуковая или аудиальная информация. Звуковую информацию человек получает с помощью ушей. Звуковая информация передается посредством радио, телевизора, планшета, телефона и т.д. Животные также используют способ передачи информации в виде звуков: собака лает, когда хочет сообщить человеку об опасности; кошка мяукает, если просит поесть.

Нос помогает получать обонятельную информацию. Поднесите к носу ароматный кофе, пройдитесь в лесу после дождя или зайдите в пекарню. Нос уловит все ароматы. Благодаря обонятельной информации, человек делает выводы о том, нравится ему тот или иной запах.

Вкусовая информация воспринимается органами рта. Вкусовые рецепторы в ротовой полости помогают определить температуру и вкус объекта, который попадает в рот. Как правило, источником вкусовой информации служат продукты питания или медикаменты. Достаточно вспомнить кислый вкус аскорбиновой кислоты или горький привкус микстуры от кашля, которую дает мама.

Тактильная или осязательная информация – это вид информации, которую человек воспринимает кожей.

Источники тактильной информации:

Человек получает тактильную информацию посредством кожи о рельефе, фактуре, остроте, мягкости, упругости, жесткости, вибрации или температуре объекта.

Есть люди – инвалиды по зрению, которые не могут получать зрительную информацию. Для них был изобретен шрифт Брайля, рельефно-линейное письмо. В этом случае тактильная информация имеет ведущее значение.

К свойствам информации относятся:

Значение невербальных средств общения в передаче информации

Взаимодействие вербальных и невербальных средств передачи информации обеспечивает высокий процент передачи информации собеседнику.

Виды информации по форме представления

Какие виды информации бывают в информатике?

По форме представления различают следующие виды информации:

Комбинация символов (буквы, арифметические знаки, цифры и пробелы) относится к текстовому виду информации. Примерами числовой и текстовой информации являются сочинение школьника, список продуктов в чеке, рекламная вывеска и т.д.

Примером числовой информации может служить математический пример, таблица умножения, график показаний счетчика.

Графическая информация может быть представлена в виде диаграмм, фотографии, графиков, рисунков, чертежей, схем, таблиц, карт и т.п. Обработка графической информации включает изменение параметров (качество изображения, количество цветов, размер) или формата графических файлов (TIFF, GIF, PCX, JPEG и др.).

Формы представления графической информации используются на уроках физики, природоведения, информатики, черчения и т.д. Это могут быть конспекты, презентации, чертежи.

Ученые установили, что текстовая информация усваивается лишь на 70%. Обогащенный изображениями текст, позволяет усвоить материал на 95%.

Видеоинформация – это информация, включающая изображения, звук, анимацию. Она может храниться на магнитной ленте, кинопленке, оптическом диске или карте памяти. Примером видеоинформации может быть любимый мультфильм или телевизионная реклама.

Основные виды компьютерной анимации:

PowerPoint – программа для создания анимации. Презентация PowerPoint может состоять из изображений, видеофрагментов, звукового сопровождения и спецэффектов.

Информация может быть комбинированной. В этом случае она включает видеоинформацию, звуковое сопровождение и числовые данные.

В информатике виды информации по форме представления можно создавать или преобразовывать с применением компьютерных программ. Paint помогает в создании графических изображений, WordPad работает с текстовой информацией, Калькулятор совершает расчеты.

Действия с информацией. Какие типы действий человек выполняет с информацией?

Ежедневно человек совершает разные действия. Он ходит, общается, платит за проезд, делает покупки, читает, ест и т.д. Этому его научили другие люди своим примером или передачей информации.

Человек совершает действия с информацией при просмотре фильма, во время игры в шашки, при решении задач, при создании рецепта блюда.

Рассмотрим подробнее, какие действия можно выполнять с информацией.

Поиск информации. Способы поиска информации

Что такое поиск информации? Это действия, связанные с получением информации. Рассмотрим примеры поиска информации:

Перед началом любого действия необходимо найти информацию, которая понадобится для его выполнения, выбрать источники и средства ее получения.

Носители информации. Виды хранения информации

Для хранения информации (адреса знакомых и коллег, правила орфографии, формулы и время встречи) человек использует свою память, предметы для записи или цифровые устройства.

Речь идет о видах хранения информации и видах накопителей информации.

Какие виды носителей информации существуют?

Родоначальником бумаги и книг был Папирус (3000 лет до н.э.).

Для сохранения пейзажа художники рисовали живописные полотна на ткани.

Архитектурные сооружения архитекторов оставили память об исторической эпохе.

В 1839 году изобрели фотографию, а в 1896 году запустили киноиндустрию.

Так человек использует для хранения разного рода информации бумажный блокнот, магнитный диск, картины, кинопленку, фотографии и рисунки.

Сегодня появились новые виды электронных носителей информации. Это лёгкие накопители, вмещающие большой объем данных и позволяющие сохранить многовековые знания человечества:

Виды передачи информации

Передача информации осуществляется через газеты, телевидение, фотографии, видеосюжеты, социальные сети и т.д.

Виды информации по форме передачи характерны наличием источника и приемника информации.

Рассмотрим примеры видов и способов передачи информации на примерах.

Все реже человек получает информацию от природы. Чаще он использует приборы или современные виды каналов передачи информации: телефон, компьютерная сеть, телеграф, радио, интернет.

Выделяют виды источников информации и их характеристики:

Первичные источники – это исходная информация: результат опыта на уроке химии или исторический документ (Первый указ Петра 1, Манифест «О даровании вольности и свободы всему российскому дворянству»).

Вторичные источники – преобразованная информация после обработки: статья в газете о прошедшем событии на основе первичных источников и рассказа очевидцев.

Обработка информации. Устройства обработки информации

Примеры обработки информации:

Без обработки информации человек не смог бы выполнять множество задач. Когда человек стоит на регулируемом перекрестке, он оценивает данные, полученные от светофора. Человек обрабатывает эти сигналы и выдаёт телу сигнал к действию: «Стоять!» или «Двигаться!».

Выделяют два вида обработки информации:

Различают также осознанную и неосознанную обработку информации.

Осознанная обработка информации. Студент на лекциях изучил правила, формулы и алгоритмы решения и при выполнении домашнего задания пользуется этими знаниями.

Как называется устройство обработки информации?

Исполнителем может быть не только человек, но и специальное устройство. Компьютер-отличное средство обработки информации, позволяющее решать универсальные задачи. Использование компьютерной техники говорит об автоматизированной обработке информации. Благодаря мощности процессора и объему оперативной памяти можно обрабатывать большие объемы данных в короткие сроки.

Сверхбыстродействующий инструмент, суперкомпьютер, обладает производительностью свыше 100 МФЛОПС (МФЛОПС – сто миллионов операций в секунду).

Технология обработки информации включает знания об инструментах и средствах, которые способны изменять объекты (данные, изображение, видео и др.).

Технологический процесс обработки информации включает:

Методы обработки информации:

Что такое систематизация информации?

Систематизация информации – это обработка информации, которая приводит к определенному виду: план, список, таблица, диаграмма или схема. Систематизировать можно товары в магазине игрушек, список учеников в классе, адреса друзей в адресной книге и др.

Microsoft Excel–одна из программ для систематизации информации. Она позволяет структурировать информацию, осуществлять сортировку и фильтрацию, проводить вычисления по формулам, строить графики.

Сортировка может осуществляться по алфавиту, в хронологической последовательности, по номерам (в порядке возрастания или убывания), по дате и времени.

Источник

Что такое информация — понятие, виды и свойства информации, ее передача, обработка и хранение

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Один из богатейших людей в истории человечества Натан Ротшильд утверждал — кто владеет информацией, тот владеет миром.

Что же это за штука такая, с помощью которой можно сколотить миллиардное состояние и управлять чужими судьбами?

Понятие информации — что это

Термин образовался от латинского слова informatio, что переводится как «разъяснение, представление, понятие». Есть и другое слово на латыни — informare, которое означает «мыслить, создавать форму, обучать, представлять».

Информация — это любые сведения, которые воспринимаются живыми организмами, электронными устройствами и другими системами, об окружающем мире, процессах, предметах и явлениях.

Сведения — это знания, передаваемые в виде сообщений, уведомлений и сигналов.

Информационное сообщение — это совокупность элементов информации, объединенных внутренними связями.

Вот газета пишет, что российская экономика испытывает небывалый рост. Или коллега по секрету говорит, что скоро урежут зарплаты. Все это информационные сообщения.

При этом одно и то же сообщение может содержать разное количество информации в зависимости от того, кто его получатель. Например, нам присылают сообщение: 明天该公司的股票将翻倍. Если мы не знаем языка, на котором написано послание, для нас нет никакой информации. А вот игрок на фондовой бирже из Китая сразу поймет — здесь сказано, что завтра акции некой компании удвоятся в цене.

В разных сферах деятельности понятие информации характеризуется при помощи специфических признаков. Например, в области компьютерной техники термин имеет следующее определение:

«информация — это набор символов и знаков, который имеет смысл и понятен для компьютера».

Такая информация может выглядеть как последовательность нулей и единиц: 00010001110001100011.

Виды информации

Это позволяет разным культурам взаимодействовать между собой, делиться опытом. С изобретением письменности у человечества появилась возможность не держать в памяти огромные массивы информации, передавая ее из уст в уста, из поколения в поколение.

Теперь можно записать все на бумаге и быть спокойным, что ничего не пропадет и не забудется. Прямо сейчас вы читаете эту статью, а ваш мозг поглощает текстовую информацию.

Наука до сих пор не нашла способов кодировать и передавать такую информацию. Иначе можно было бы испытать чужие ощущения от похода в ресторан.

Свойства информации

Недостоверная информация возникает в результате преднамеренного искажения действительности — дезинформации.

Пример дезинформации содержится в известном анекдоте.

Мать пишет сыну в тюрьму: «Тебя посадили, некому даже огород вскопать. А у меня совсем нет сил». Сын отвечает: «Мама, ничего не трогай! Раскопаешь такое, что мне срок добавят». Следующее письмо от матери: «Приезжали полицейские, все перерыли. Ничего не нашли, уехали очень злые». Сын пишет: «Дорогая мама, чем мог — помог. Картошку сажай сама».

Другая причина недостоверности — случайное искажение. Многие в детстве играли в испорченный телефон: Вася сказал Пете, Петя — Сереже, Сережа — Мише. В итоге изначальное сообщение изменилось на прямо противоположное.

Модель передачи информации

Передача данных – это физический перенос информации в форме сигналов от одной точки к другой по каналу связи с целью последующей обработки.

Чтобы информация приносила пользу, она должна передаваться и приниматься. Это происходит по следующей схеме:

Модель была описана американским математиком и инженером Клодом Шенноном в статье «Математическая теория связи».

Рассмотрим на примере: нужно позвонить приятелю и пригласить его на день рождения. Источник информации (это вы) — объект, который создает передаваемое сообщение. Вы говорите: «Вася, приходи ко мне на день рождения!». Микрофон в трубке телефона улавливает звуковые колебания и преобразует их в электрические сигналы.

Эти сигналы направляются к Васе по каналу связи. А там информационное сообщение подвергается внешним воздействиям — шумам и помехам, что может приводить к искажениям. Вася не понимает: «Куда, куда мне идти? Повтори, не слышу, все шипит».

Чем выше уровень помех, тем сложнее передать сигнал. Для защиты информационного сигнала от внешних воздействий используют различные меры:

На стороне другого абонента происходит обратный процесс – полученные электрические сигналы преобразуются в звуковые волны. Они вылетают из динамика телефона и попадают прямо в Васино ухо.

Обработка и хранение информации

Наша эпоха характеризуется уникальным явлением, которое называется «информационным взрывом». Происходит резкий рост объема информации в масштабах планеты.

Информационный поток увеличивается на 30% каждый год, вовлекая в свои процессы даже маленьких детей, которые чуть ли не с рождения пользуются телефонами и планшетами.

Информация со временем накапливается. Человеческое сознание уже не способно обрабатывать такие объемы. Тут на помощь приходят компьютеры, которые берут на себя функции по обработке и хранению сведений.

Обработка – это процесс, при котором изменяется содержание или форма представления информации.

Например, режиссер берет готовый сценарий и снимает фильм. Он меняет форму – с текстовой на визуальную.

Хранение информации – это ее запись на запоминающие устройства для последующей обработки.

Раньше для этих целей использовались дискеты и перфокарты. Теперь же применяют лазерные диски (CD и DVD) и энергонезависимую память.

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (2)

Сейчас много лживой информации, но проверить достоверность всё же можно, просто нужно перепроверить её в нескольких источниках, а ещё лучше найти первоисточник, если информация появляется из ниоткуда, значит это фейк. Сейчас за распространение фейков введена ответственность, но тут тоже тонкая грань между желанием оградить общество от недостоверной информации и затыканием рта несогласным.

Как показывает практика, даже имея под рукой интернет, и неограниченный доступ к любой информации, человек этой возможностью не пользуется. Та информация, которая ему неприятна, или вступает в конфликт с его устоявшимися убеждениями, будет игнорироваться.

Впрочем, уж лучше так, чем вовсе не иметь доступ к источникам информации. Да и вообще, сейчас полезная информация тонет в потоках спама и манипуляций.

Источник