Документ представление что это
Что такое представление. Объясняем простыми словами
Представления выдают органы госнадзора как за неправомерные действия, так и за бездействие.
Согласно КоАП, неисполнение требования документа влечёт за собой наложение административного штрафа в размере от 4000 до 5000 рублей.
Представление должно быть составлено на фирменном бланке государственного органа. В основной части документа обязательно указывают неправомерные действия нарушителя, статьи, которые он нарушил, срок для устранения условий и причин нарушений.
Разберем на примере. В Омске на жилом доме разместили рекламные щиты, не заключая договора аренды фасада дома. А ТСЖ не приняло мер, чтобы законодательно оформить рекламу или демонтировать её.
Прокуратура сделала вывод, что ТСЖ не обеспечило сохранность имущества, и выписала представление руководству ТСЖ. В документе прокуратура потребовала рассмотреть представление, принять меры, чтобы устранить нарушения, и привлечь виновных к дисциплинарной ответственности.
Пример употребления на «Секрете»
«В представлении указано, что Левченко-младший в 2018–2019 годах не задекларировал судебные обязательства на 57,5 млн рублей, а также три банковских счёта».
(Из новости о нарушениях со стороны депутата иркутского заксобрания Андрея Левченко, сына экс-губернатора региона Сергея Левченко.)
Ошибки в употреблении
Представление часто путают с предписанием. Разница — в целевом назначении этих документов. Представление можно назвать профилактической мерой, препятствующей правонарушению. Этот документ предписывает устранить причины, способствующие нарушению. А предписание выдаётся в целях устранения самого правонарушения.
Если нарушитель не выполнит требования предписания, то в отношении него последуют новая проверка и новое предписание. Избежать штрафа ему теперь не удастся: за неисполнение предписания наступает административная ответственность.
А если нарушитель не выполнит требования представления, наступит административная ответственность, но повторного представления ему не выдадут.
Как представить документы по требованию налоговой инспекции
Способы представления документов
Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):
Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.
Подробности см. здесь.
ВАЖНО! Пояснения по НДС можно подать только в электронном формате. Подробности см. в этой статье.
Какие возможности предоставляют электронные личные кабинеты, узнайте из материалов:
Перечень документов, которые может затребовать ФНС зависит от вида мероприятия, которое проводится налоговиками. Какие документы подготовить в рамках проверок (выездной или камеральной), вне проверок, при встречных проверках, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и приступайте к изучению Готового решения бесплатно.
Представление документов в электронной форме
Передать налоговикам требуемые документы в безбумажной форме можно по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через сайт ФНС России (подробности об этом способе см. по ссылке).
Как получить электронную подпись, узнайте из публикации.
Благодаря такой возможности вы:
На подготовку и представление документов у вас есть:
Отсчет сроков производится со дня получения требования о представлении документов.
Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении
При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:
Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке.
Как подписать ксерокопии документов
Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.
Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).
Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).
Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:
Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, фамилия
Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.
Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.
Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса
Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).
Такого же мнения придерживаются:
Как оформить копии документов
Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).
Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.
Многостраничная копия документа обязательно прошивается и ставится единая заверительная надпись на прошивке. Листы нумеруются, и общее количество проставляется на заверительной надписи. Прошивать листы необходимо с таким условием, чтобы впоследствии не было расшития пачки, и был свободный доступ для ксерокопирования любого листа. Все даты, подписи должны быть хорошо видны на копии документа (письма Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).
Указанные письма относятся к встречным проверкам. Так как условия представления документов по требованию налоговых органов одинаковы, то могут применяться и к камеральным проверкам (п. 2 ст. 93, подп. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа – фамилия, инициалы и номер телефона (письмо от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35).
Об особенностях оформления ответов на требования ФНС отвечает эксперт КонсультантПлюс Климова М. А. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходте к видеолекции.
Требование отсканированного варианта документа неправомерно
Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.
В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).
Какие штрафы ожидают компанию, если она не представит документы по встречной проверке, см. в статье «Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?».
В какие сроки необходимо успеть подготовить и передать налоговикам документы, узнайте здесь.
Когда можно не исполнять требования налоговиков, мы рассказывали в этой публикации.
Итоги
Если налоговики запросили у вас документы, можете представить их на бумаге или в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить подписью руководителя и определенным образом сшить, а принести в налоговую можно лично (либо через представителя) или отправить заказным письмом по почте.
При передаче документов электронным способом нужно учесть требования приказа ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.
Документ представление что это
При проведении проверок соблюдения юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями требований земельного законодательства Российской Федерации специалистами государственного земельного надзора используются такие понятия, как предписание и представление.
В чем отличия этих понятий разъяснили специалисты Кандалакшского межмуниципального отдела Управления Росреестра по Мурманской области.
Представление – это акт государственного надзора, являющийся способом реагирования органа, рассматривающего административное дело, на неправомерные действия (бездействие) лица, привлекаемого к административной ответственности, обязательный для исполнения.
Цель внесения представления — это, в первую очередь, профилактическая мера, которая направлена на устранение причин и условий совершения новых правонарушений. Представление должно быть составлено на фирменном бланке государственного органа, в основной части которого указаны действия, повлекшие правонарушения с указанием статьи КоАП РФ и прочих законодательных актов, а также комплекс рекомендуемых мер, направленных на устранение причин правонарушения. Также в представлении должен быть указан срок, отведенный для устранения условий и причин нарушений. За непринятие мер по представлению, предусмотрена административная ответственность в соответствии со ст. 19.6 КоАП РФ.
Предписание — это документ, являющийся приложением к акту проверки, используется для отражения требований об устранении выявленных в ходе проверки нарушений. Документ носит обязательный характер. Это значит, что требования, закреплённые в нём, должны быть выполнены. За неисполнение в установленный срок предписаний органов государственного контроля (надзора) об устранении выявленных нарушений обязательных требований или требований, установленных муниципальными правовыми актами, предусмотрена административная ответственность в соответствии с частью 25 или 26 ст. 19.5 КоАП РФ.
Отличие между этими двумя понятиями состоит в их целевом назначении:
Об отличиях этих документов на практике пояснила начальник Кандалакшского межмуниципального отдела Онишина Ольга Юрьевна на примере проведения надзорных мероприятий в отношении индивидуального предпринимателя:
при проверки соблюдения индивидуальным предпринимателем требований земельного законодательства Российской Федерации инспектором было установлено, что проверяемое лицо нарушило требования земельного законодательства — самовольно заняло земельный участок без согласия его собственника, за что, предусмотрена административная ответственность по ст. 7.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
За указанное правонарушение ст. 7.1 КоАП РФ установлена административная ответственность в виде наложения административного штрафа. По итогам проверки нарушителю выдано Предписание, возбуждено административное производство, виновное лицо привлечено к административной ответственности и ему внесено Представление.
Действия нарушителя в рамках исполнения Предписания:
Предписание обязывает нарушителя устранить выявленные нарушения требований земельного законодательства в срок не более шести месяцев, то есть оформить права (документы) на самовольно занятый участок или его освободить. Если, нарушитель в течение установленного срока, не исполнит требования Предписания и не устранит нарушения, то в отношении него проводиться проверка и повторно выдается новое Предписание, кроме того, избежать ответственности в данном случае у нарушителя не получиться, так как неисполнение Предписания является административным правонарушением, по которому нарушитель должен быть привлечен судом к ответственности в соответствии с частью 25 или 26 ст. 19.5 КоАП РФ и понести наказание в виде штрафа на индивидуального предпринимателя в размере от 30 тысяч рублей до 100 тысяч рублей или дисквалификацию на срок до 3 лет.
Действия нарушителя в рамках исполнения Представления:
Представление обязывает нарушителя устранить причины и условия совершения правонарушения в течение месяца, то есть приступить к работам по оформлению прав на самовольно занятый участок, или к работам по его освобождению. До истечения установленного срока, лицо, которому внесено Представление, обязано представить Инспектору документы, подтверждающие его исполнение. Например, заявление об оформлении прав на самовольно занятый участок, поданное в уполномоченный орган, по распоряжению земельными участками на подведомственной территории. Если, такие документы будут представлены нарушителем в срок, Представление будет считаться исполненным без проведения проверки. В случае его неисполнения, также предусмотрена административная ответственность со штрафом на должностное лицо в размере от 4 тысяч рублей до 5 тысяч рублей, повторно Представление не выдается.
Чтобы специалисты государственного земельного надзора не применяли выше изложенные меры в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, важно соблюдать требования земельного законодательства Российской Федерации.
Для получения консультации по вопросам государственного земельного законодательства можно обратиться в Кандалакшский межмуниципальный отдел Управления Росреестра по Мурманской области по телефону: 8 (81532) 7-27-30.
Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота
Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.
Документ бумажный, электронный образ и электронный документ
Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».
Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:
«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.
В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.
Требования к документам в электронном виде
Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:
Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.
Виды и применение электронных документов
Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.
Договоры, контракты, соглашения
Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.
Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.
Первичные учётные документы
Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.
Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.
Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.
Отчётность
Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.
Документы для подачи в суд
Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.
Обращения в государственные органы
Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.
Юридическая значимость электронной переписки
Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.
Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.
В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:
Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.
Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.
В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.
Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.
Подведём итог
Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.
Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.
Документ представление что это
Статья 9. Представление информации и документов
Органы государственной власти Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, государственные корпорации и иные организации, созданные Российской Федерацией на основании федеральных законов, организации, созданные для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами, акционерное общество «Российский экспортный центр», органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления предоставляют уполномоченному органу на безвозмездной основе информацию и документы, необходимые для осуществления его функций (за исключением информации о частной жизни граждан), в том числе обеспечивают автоматизированный доступ к своим базам данных, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
(в ред. Федеральных законов от 28.06.2013 N 134-ФЗ, от 22.12.2020 N 446-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Центральный банк Российской Федерации предоставляет уполномоченному органу информацию и документы, необходимые для осуществления его функций, в порядке, согласованном Центральным банком Российской Федерации с уполномоченным органом.
Предоставление уполномоченному органу информации и документов органами и организациями, указанными в части первой настоящей статьи, и Центральным банком Российской Федерации в целях и порядке, которые предусмотрены настоящим Федеральным законом, не является нарушением служебной, банковской, налоговой, коммерческой тайны и тайны связи (в части информации о почтовых переводах денежных средств), а также законодательства Российской Федерации в области персональных данных.
(в ред. Федеральных законов от 28.06.2013 N 134-ФЗ, от 18.03.2019 N 32-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Положения настоящей статьи не распространяются на информацию и документы, которые в соответствии со статьями 6 и 7 настоящего Федерального закона не вправе запрашиваться уполномоченным органом у организаций, осуществляющих операции с денежными средствами или иным имуществом, либо должны быть представлены этими организациями непосредственно в уполномоченный орган.
(часть четвертая в ред. Федерального закона от 30.10.2002 N 131-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Федеральные органы исполнительной власти в пределах своей компетенции и в порядке, согласованном ими с соответствующими контрольными (надзорными) органами, предоставляют организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, сведения, содержащиеся в едином государственном реестре юридических лиц, государственном реестре аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц, а также сведения об утерянных, недействительных паспортах, о паспортах умерших физических лиц, об утерянных бланках паспортов.
(часть пятая введена Федеральным законом от 28.07.2004 N 88-ФЗ, в ред. Федеральных законов от 05.05.2014 N 106-ФЗ, от 11.06.2021 N 165-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Уполномоченному органу и Центральному банку Российской Федерации в рамках возложенных на них законодательством Российской Федерации полномочий оператором единой системы идентификации и аутентификации обеспечивается предоставление содержащейся в единой системе идентификации и аутентификации информации о физических лицах, идентифицированных в порядке, предусмотренном пунктом 5.8 статьи 7 настоящего Федерального закона, а также информации об организациях из числа организаций, указанных в абзаце первом пункта 5.8 статьи 7 настоящего Федерального закона, которым она была предоставлена. Указанная информация предоставляется оператором единой системы идентификации и аутентификации уполномоченному органу и Центральному банку Российской Федерации в составе и порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий, по согласованию с уполномоченным органом и Центральным банком Российской Федерации.
(часть шестая введена Федеральным законом от 31.12.2017 N 482-ФЗ; в ред. Федерального закона от 29.12.2020 N 479-ФЗ)