Доу что это за предмет в колледже

Предмет, содержание и задачи ДОУ

Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления.

Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности организации; рассмотрение классификации документов.

Вопросы для изучения:

1. Предмет, содержание и задачи ДОУ.

2. Место и роль документов в управлении на современном этапе.

3. Классификация документов.

Предмет, содержание и задачи ДОУ

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.

Вопросы движения и учёта документов связаны с понятием документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

· отражение управленческой и иной деятельности организации в соответствующих документах;

· обеспечение рационального использования документов в управленческой практике организации.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей организации. В связи с этим каждая организация самостоятельно выбирает форму построения делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализованно (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учётом размера организации, объёма документооборота, состава структурных подразделений.

Источник

Доу что это за предмет в колледже

Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления.

Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности торгового предприятия; рассмотрение классификации документов.

Вопросы для изучения:

1.Предмет, содержание и задачи ДОУ.
2.Место и роль документов в управлении на современном этапе.
3.Классификация документов.

Предмет, содержание и задачи ДОУ

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Место и роль документов в управлении на современном этапе

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:

1. Она должна быть своевременной.

2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.

Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.

У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе отражены определения “информация” и “документ”.

ИНФОРМАЦИЯ — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа:

информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)

организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)

коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);

юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;

воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;

учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

по способу документирования

рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фотодокументы.

по сфере использования

организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.

Источник

Документационное обеспечение управления

Предмет, содержание и задачи документационного обеспечения управления

Объект, предмет, основные задачи дисциплины

Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Источник

Конспект лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Онлайн-конференция

«Современная профориентация педагогов
и родителей, перспективы рынка труда
и особенности личности подростка»

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

РАЗДЕЛ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

Тема 1.1. Основные понятия ДОУ.

Занятие 1. Основные понятия, цели, задачи и принципы ДОУ.

— Значение и содержание дисциплины, межпредметные связи. История и современное развитие делопроизводства в России.

— Основные понятия: документ, документирование, ДОУ. Цели, задачи и принципы ДОУ.

— Нормативно-правовая база ДОУ. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»

В истории делопроизводства можно выделить следующие периоды:

Делопроизводство с 1945 и до нашего времени. В 1970-х годах издание ГОСТов на управленческие документы. В 1993 году (№299) издан общероссийский классификатор управленческих документов ( ОКУД). В современных условиях большинство документов оформляются и составляются с использованием АСУ ( автоматизированной системы управления).

Основные термины в делопроизводстве

Основные термины в делопроизводстве установлены ГОСТ Р 511 41-98.

Исходящий документ – документ, отправляемый из организации.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить таблицу «История и этапы развития делопроизводства в России».

Занятие 2. Классификация документов и способы документирования.

— Классификация и функции документов.

— Основные способы документирования. Материальные носители информации.

— Федеральный закон «Об электронной подписи». Общероссийские классификаторы.

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды докумен­тов данной группы):

— организационная документация (устав, положение, прави­ла, инструкции, штатные расписания);

— распорядительная документация (приказ, распоряжение, постановление, решение, указание);

— информационно-справочная документация (письмо, теле­грамма, телефонограмма, факс, акт, протокол, докладная и служебная записка и т. п.).

На машинном носителе

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить таблицу «Классификаторы, используемые в ДОУ».

Тема 1.2. Унификация и стандартизация документов. Системы ДОУ.

Занятие 3. Унификация и стандартизация документов. Системы ДОУ, их автоматизация.

— Унификация и стандартизация документов: понятия. Функциональные и отраслевые системы ДОУ.

— Системы ДОУ, их автоматизация. Унифицированная система документации: понятие.

— Состав унифицированных систем документации. Государственные стандарты на УСД.

ОКУД- предназначен для регистрации форм документов, сокращения применяемых форм, контроля за формами документов. ОКУД содержит код формы документа, который состоит из 7 цифровых десятичных знаков и контрольного числа. Пример кодового обозначения документа по ОКУД 0710001- бух.баланс.

ОКПО ( общероссийский классификатор предприятий и организаций)- содержит перечень кодов присваевыемых ежедневно федеральными службами статистики всем созданным юридическим лицам и ИП. Код ОКПО сохраняется в течение всего срока существования юридического лица или ИП.

ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической деятельности)- предназначен для кодирования и классификации видов экономической деятельности осуществляющейся предприятиями. Код вида экономической деятельности состоит из 2-х – 6 цифровых знаков. Например деятельность ресторанов кодируется, как 55.3, деятельность баров кодируется 55.4, деятельность столовых при предприятиях и учреждениях и поставка продукции ОП кодируется, как 55.5.

ОКОПФ (общероссийский классификатор организационно- правовых форм)- предназначен для формирования реестров содержащих сведения о хозяйственных субъектах. Включают основные классификационные группировки: ЮЛ ( коммерческие организации)- акционерные общества; ЮЛ не являющиеся коммерческими организациями ( союзы, ассоциации); организации без прав ЮЛ; ИП. Каждая организационно-правовая форма имеет в классификаторе 2-х значный код. Например: АО код 60; ЗАО код 47; ОАО код 67.

ОКЕИ (общероссийский классификатор единиц измерения)- разработанный на основе международной классификации при ООН. Объектами классификации являются единицы измерения: длины, площади, объема, массы, технические единицы, времени, экономические. Например: экономические единицы тысячи рублей имеют код 384, а млн.рублей 385.

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

Документация по созданию организации, предприятия

Документация по реорганизации организации, предприятия Документация по ликвидации организации, предприятия

Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

Документация по приему на работу

Документация по переводу на другую работу

Документация по увольнению с работы

Документация по оформлению отпусков

Документация по оформлению поощрений Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

2. Унифицированная система банковской документации

3.Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций

Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций

Учетная бухгалтерская документация

Унифицированная система отчетно-статистической документации

Документация по статистике национальных счетов и экономических балансов

Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса

Документация по статистике труда

Документация по статистике материальных ресурсов

Документация по статистике финансов

Документация по социальной статистике

Документация по статистике промышленности

Документация по статистике сельского, хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции

Документация по статистике капитального строительства

Документация по статистике внешнеэкономических связей

Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры

Документация по статистике транспорта и связи

Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

Отчетная бухгалтерская документация

Регистры бухгалтерского учета

Первичная учетная документация

6. Унифицированная система документации по труду

Документация по состоянию рынка труда

Документация по трудовым отношениям

Документация по повышению квалификации работников органов по труду

Документация по охране труда

Документация по минимальным потребительским бюджетам

Документация по обращениям в органы по труду

7. Унифицированная система документации Пенсионного Фонда Российской федерации

8. Унифицированная система внешнеторговой документации

Все унифицированные системы включают в себя комплекты конкрет­ных документов, обновляемых по мере необходимости, а также норматив­ные и методические материалы по заполнению и применению этих доку­ментов.

Унифицированные формы отраслевой документации. Наряду с общегосударственными системами документации, обязательными для применения во всех случаях решения задач, документирование которых регламентировано соответствующей УСД, безусловно, имеют право на су­ществование формы документов, отражающие специфику информацион­ного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных предприятий.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить схему систем документации.

Занятие 4. Требования к составлению и оформлению документов.

— Реквизит, формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, табель форм документов.

— Правила оформления реквизитов бланка, проектирование бланков документов организации.

— Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков. Состав, оформление реквизитов.

Переменные – реквизиты, наносимые на лист бумаги в процессе создания документа.

07- код формы документа (ОКУД).

08- наименование организации может быть полным или сокращенным (сокращение от первых букв слова БОУ СПО УР « СТПП »; сокращение, образованное от частей слова «Ижмаш »; сокращение образованное от частей слова и полного слова « Ижмолоко »).

12- регистрационный номер документа.

19- отметка о контроле- за исполнение документа ( ставится буква К или штамп со словом контроль)

20- текст документа- оформляется в виде анкеты, таблицы или связанного текста. ( 1 часть- указывает причины, основные цели составления документа; 2 часть- включает решения, выводы, просьбы)

21- отметка о наличии приложений ( пример: приложение на 7 листах в 2-х экземплярах)

23- гриф согласования- состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности, подписи, расшифровки подписи и даты.

24- визы согласования документов

26- отметка о завершении содержащая подпись:

27- отметка об исполнителе включает А.И. Петров 25-132

28- отметка об исполнении документа и направлении его дела: указывается № дела (в котором будет храниться документ)

29- отметка о поступлении документа в организацию

30- информация об электронной копии документа, содержащая наименование файла.

Бланк конкретного вида документа

Для расположения реквизитов на бланках используют два варианта:

Бланки предприятий хранятся в памяти компьютера и выводятся на печать при создании конкретного документа.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации яв­ляется нормативным документом (локальным нормативным актом), обя­зательным для исполнения всеми работниками.

Приказом по основной деятельности оформляются все решения ру­ководителя, связанные с организацией работы предприятия и структур­ных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятель­ности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения ра­ботников предприятия законодательные, нормативные документы и ре­шения, принятые вышестоящими органами власти и управления, орга­низовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказы должны строго соответствовать действующему законода­тельству. Процесс их подготовки можно разделить на четыре этапа:

Работы на третьем и четвертом этапах подготовки приказа проводят­ся практически одновременно.

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится струк­турным подразделением, конкретным специалистом или секретарем-ре­ферентом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанны­ми в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бух­галтерией или финансовой службой. Согласование проекта приказа с другими предприятиями или органи­зациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если при­казы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно от­печатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят сле­дующие реквизиты:

 название вида документа (ПРИКАЗ);

 место составления или издания;

 заголовок к тексту;

 визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными бук­вами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации-автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографским способом, как правило, центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.06.96) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления прика­за является одновременно датой его подписания и вступления в силу

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится струк­турным подразделением, конкретным специалистом или секретарем-ре­ферентом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанны­ми в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бух­галтерией или финансовой службой.

Согласование проекта приказа с другими предприятиями или органи­зациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если при­казы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно от­печатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят сле­дующие реквизиты:

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными бук­вами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации-автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографским способом, как правило, центровано.

Дата оформляется цифровым способом (12.06.96) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления прика­за является одновременно датой его подписания и вступления в силу

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить таблицу «Табель форм применяемых документов»

Занятие 5-6. ПЗ №1-2. Разработка бланка организации с угловым и продольным расположением реквизитов.Осуществление автоматизированной обработки документов.

Тема 1.3. Организационно-распорядительные документы.

Занятие 7. Организационные документы.

— Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды.

— Организационные документы: устав, положение, штатное расписание, правила, должностная инструкция. Их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению, порядок утверждения.

Основные организационно-распорядительные документы.

Выделяют следующие группы документов:

Организационные (уставное штатное расписание, правила внутреннего распорядка)

Распорядительные (приказы, распоряжения, решения).

По личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные карточки, трудовые книжки).

Финансово-бухгалтерские документы (бухгалтерский баланс, отчеты о прибылях и убытках)

Информационно-справочные документы (акты, письма, протоколы, справки)

Коммерческие контракты и договора.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

Устав – правовой акт определяющий структуру, функции и права предприятия, является учредительным документом.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений. Кроме этого, могут быть приняты положение о структрных подразделениях, о коллегиальных и совещательных органах, о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Договор (учредительный) – в нем указывается, что учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов. Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Правила внутреннего трудового распорядка – правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.

Структура текста организационных документов.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

Устав (чей?) Московского политехникума

Инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления

Положение (о чем?) о Совете директоров

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Должностная инструкция (кого?) бухгалтера

Штатное расписание (чье?) аппарата Комитета

Структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ….. год.

Реквизиты: Наименование организации, наименование вида документа, дата, гриф утверждения, место составления, текст, подпись.

Особенность – вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить сравнительную таблицу «Типы документов».

Занятие 8. Распорядительные и справочные документы.

— Распорядительные документы: постановление, приказ, распоряжение, совместный распорядительный документ. Их назначение, характеристика, состав, требования к оформлению.

— Справочные документы: служебные письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, заявления. Их назначение, характеристика, состав, требования к оформлению

Виды распорядительных документов.

Реквизиты:
Наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

датой приказа является дата его подписи директором, приказы нумеруются в пределах календарного года ( с января). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу. Текст приказа имеет 2 части:

Виды информационно-справочных документов.

В заголовке указывают: название коллегиального органа. Протокол отвечает на вопрос чего?
Текст протокола состоит из 2-х частей:

Вводной- указывает сведения о председателе, о секретаре, о присутствующих и о повестке дня.
Основной- состоит из разделов соответствующих пунктов повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме. Протокол подписывает председатель и секретарь.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления (местных представительных органов, общих собраний учредителей, акционеров, заседаний правлений, советов директоров, коллегий министерств и ве­домств, комиссий и других) и разовые или периодически созываемые собрания, конференции, совещания.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные прото­колы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фоно­графическими.

Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу засе­дания.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности.

Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточ­нен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они есть), отре­дактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия, учреждения, организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наи­менование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголо­вок, текст, подписи.

Акт- документ, составленный несколькими лицами и подтвер­ждающий установленные факты и события.

Но общие правила составления и оформления и формуляр акта ос­таются едиными. Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, устано­вить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комис­сии должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечетным.

Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах пред­приятия или организации (приказе руководителя, распоряжениях замес­тителей руководителя и главных специалистов).

В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образо­ванной на основании устного распоряжения руководителя или его заме­стителей в пределах их компетенции.

Акты составляются также полномочными должностными лицами (го­сударственными санитарными врачами, инспекторами пожарного над­зора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государ­ственный аттестат и т.п.) и представителями контролирующих и ревизующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций).

В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии.

Докладная записка — документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, и в случае необходимости вы­воды и предложения составителя по его решению.

Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи ин­формации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда пре­дусматривается оформление соответствующей ссылки.

Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав рек­визитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-рас­порядительной документации они имеют устойчивую сферу применения, и даже получившие в последнее время широкое распространение слу­жебные записки не смогли вытеснить их из так называемой «внутренней переписки» организации.

Докладная или объяснительная записка могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного под­разделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе струк­турного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основой для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю дан­ного предприятия, организации и структурного подразделения или в вы­шестоящее министерство, ведомство и организацию.

Оформление докладных и объяснительных записок должно соот­ветствовать установленным требованиям

Телефонограмма • обобщенное название различных по содер­жанию и цепи создания документов, выделяемых в особую груп­пу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распо­ряжения, информация для руководства в текущей деятельности, при­глашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы исполь­зуются, когда необходимые для оперативного решения служебных воп­росов и передаваемые по телефону сообщения требуют документаль­ного оформления.

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в од­ном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передает­ся секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует опреде­ленный этикет составления корреспонденции:

• На полученное письмо следует дать ответ в течении недели

• Письмо с поздравлением высылается в течение недели со дня получения сообщения об этом событии

Деловые письма пишутся па белой бумаге и только на лицевой стороне листа Письмо должно быть кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких тол­кований.

В письмо нежелательны исправления.

Па конверте должны быть указаны полный и точный адрес получателя нашей корреспонден­ции. Его принято печатать заглавными латинскими буквами.

Основной текст письма для удобств, ознакомления с ним должен быть разбит на абзацы. Луч­ше писать письма не более одной страницы.

Занятие 9-10. ПЗ №3-4. Составление и оформление приказа на общем бланке с угловым и продольным расположением реквизитов. Оформление выписки из приказа.

Занятие 11. ПЗ №5. Оформление и проверка правильности оформления документации в соответствии с установленными требованиями используя информационные технологии.

Тема 1.4. Договорно-правовая документация.

Занятие 12. Договорно-правовая документация.

— Понятие договора, типовая форма, разделы.

— Примерный договор купли-продажи и поставки. Приложения к договорам.

— Протоколы разногласий к договорам. Коммерческие акты. Доверенности.

Договор – это правовой акт, отражающий взаимоотношения двух и более сторон (юридических или физических), закрепляющий предмет договора, порядок и условия поставки, цену и общую стоимость предмета договора.

Доверенность Общеизвестно, что сотрудник не вправе совершать ряд действий от имени организации, где он трудится, без наличия у него определенных полномочий на их совершение.

Такие полномочия вытекают из закона, иных нормативных актов, либо доверенностей. В последнее время различные организации все чаще и чаще исполь­зуют доверенность в своей повседневной практической деятельности. Но, как показывает опыт, не всегда подход к их оформлению достаточ­но грамотен, что порой приводит к неблагоприятным для организаций последствиям.

Рассмотрим оформление тех доверенностей, которые выдаются организациями для совершения определенных действий от их име­ни и в их интересах.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить электронный документ «Протокол разногласий»

Занятие 13. Документы по внешнеэкономической деятельности.

— Коммерческие письма, контракты. Классификация коммерческих писем.

— Оферта – ответ на оферту.

— Типовые формы коммерческих писем. Письма о перевозке, доставке, страховании грузов.

Существуют следующие виды коммерческих писем: запрос, оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них.

Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов.

Оферта — письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора. Приведем примерный текст письма, содержащего предложение заключить договор:

«Акционерное общество закрытого типа «Все для работы» предлагает широкий ассортимент канцелярских принадлежностей, а также мебели и оргтехники для офиса. Каталог и прайс-лист прилагаются. Для оформления заказа свяжитесь с нашим менеджером по тел: 444-55-66».

Акцепт — письмо, выражающее согласие заключить договор. В акцепте должно быть определено, какие товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить. Например:

«Из Вашего рекламного объявления мы узнали, что организация Чистый родник» занимается доставкой в офисы питьевой воды в 20-литровых пластиковых канистрах по цене 150 руб. за штуку. Мы хотели бы заключить с Вашей организацией договор на постоянное обслуживание нашей фирмы. Сообщите номер счета и отделение банка, в который следует перечислить деньги за оказанные услуги».

Рекламные письма — это одно из средств продвижения товаров и услуг, стимулирующее интерес потенциальных потребителей товаров и услуг к продукции организации. Такие письма широко используются в прямой почтовой рекламе, а также на выставках и презентациях. Рекламное письмо может быть написано и в дружеском, и в деловом, и в авторитарно-повелительном стиле. Текст рекламного письма может быть несколько более длинным (до двухтрех страниц текста), чем в других видах писем, но форма подачи материала в виде заголовка и основного текста остается такой же. Рекламные письма прямой почтовой рассылки, подготовленные с помощью компьютерных программ, например в программе Word, могут содержать автоматически проставленное личное приветствие и упоминание имени адресата в тексте (для этого необходимо подготовить таблицы с соответствующей информацией). К письму может прилагаться бланк ответа, который потенциальный покупатель или заказчик услуг может заполнить и прислать в приложенном к письму конверте с маркой или в почтовой открытке. Текст рекламного письма содержит краткое описание предлагаемого товара или услуги, а также перечень преимуществ и выгод для заказчика. В рекламном письме рекомендуется придерживаться дружелюбного искреннего тона, важно подобрать подходящее словосочетание перед подписью. Нейтральное выражение «С уважением» подойдет для всех случаев. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, это сопроводительное письмо к договору.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить несколько видов доверенностей, оферт, акцептов.

Занятие 14. Претензионно-исковая документация.

— Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий.

— Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений.

Претензионное письмо (претензия) — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

Отправка претензионного письма обычно предшествует подаче искового заявления в суд.

В претензии указываются:

наименование организации-продавца, изготовителя либо организации, занимающейся оказанием услуг, ее юридический адрес; фамилия, имя, отчество потребителя и его адрес; обстоятельства, послужившие причиной подачи претензии; нормы права, на которых основывается потребитель; его требования по существу (здесь можно указать, что при отказе в удовлетворении претензии потребитель может обратиться в суд); приложения — доказательства, на которых потребитель основывает свои требования; дата и подпись.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Создание электронного документа «Образцы претензий»

Занятие 15. ПЗ №6. Составление и оформление договора, приложения к договору, доверенности.

Занятие 16. ПЗ №7. Составление и оформление коммерческого письма.

Занятие 17. ПЗ №8. Составление и оформление искового заявления.

РАЗДЕЛ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.

Тема 2.1. Организация документооборота: прием и обработка документов.

Занятие 18. Организация документооборота: прием и обработка документов.

— Служба ДОУ в организациях. Регламентация работы службы ДОУ.

— Документооборот: понятие, основные принципы, структура.

— Основные способы приема и обработки документов.

Организацией документооборота занимается служба документационного обеспечения управле­ния (ДОУ). Эта служба может быть представлена и организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь референт).

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации и структурных подразделений, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, ко­пировально-множительная служба и другие. В подразделениях также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции. Проектирование рациональной системы документооборота основы­вается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроиз­водства и научной организации труда, например: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; пребывание доку­мента в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необхо­димостью его обработки; различные операции должны выполняться па­раллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др., следует пе­редавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карто­чек, бездокументными способами, исключая возвратное движение самих документов (устно, по телефону).

Установлен ряд общих правил обработки документов и организации документооборота. Корреспонденции, доставляемые курьерами, посту­пающие но почте, факсом или иным путем, должны приниматься в орга­низации централизованно специально выделенным для этого лицом (секретарем, работником канцелярии, общего отдела, экспедиции). При поступлении документов в организацию на них проставляется от­метка, фиксирующая факт и время поступления.

При вскрытии корреспонденции обязательно сохраняются конверты в случаях, если: дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и другие документы); корреспонденция личного характера, а на конверте (упаковке) отсутствует отметка «лично»; на документе вообще отсутствует дата его создания; дата документа или дата его регистрации с точки зрения особенностей работы или сложив­шейся практики существенно отличны от даты получения документа; ад­рес отправителя можно установить только с помощью конверта.

Обработка документов должна, как правило, проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. От момента поступления к исполнителю до завершения работы до­кумент должен находиться в его рабочем досье (папке). На хранение «в дело» документ и все относящиеся к нему материалы должны направ­ляться тогда, когда работа над документом завершена полностью и он счи­тается исполненным. При передаче документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился.

При регистрации подписанных документов должны проверяться: правильность их оформления, соответствие подписи липа, указанного в документе, идентичность копий подлиннику. Не подписанные копии заве­ряются сотрудником, регистрирующим документы. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении чернови­ков и вариантов. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в делопроизводственную службу.

Для определения условного объема обрабатываемой документной информации, загрузки сотрудников, планирования мероприятий по совер­шенствованию делопроизводства, определения технологической оснащен­ности процессов работы с документами и анализа других аспектов, со­ставления Табеля документов необходим подсчет числа документов (и их копий), полученных и созданных организацией за выбранный временной период, обычно за год. Итоги доводятся до сведения руководства в уста­навливаемой им форме и с заданной периодичностью.

Контроль исполнения документов включает: постановку докумен­тов на контроль; проверку своевременности доведения документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода испод иония; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; контро­лироваться должны все документы, требующие исполнения. Контроль должен осуществляться путем регулярного отслеживания контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания испол­нителям о приближении или наступлении срока исполнения. В организации должен составляться перечень документов, подлежа­щих контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде дополнительной графы в Табеле документов.

Информационно-поисковые системы (ИПС) включают в себя: регис­трацию и индексирование документов; информационно-поисковые мас­сивы и базы данных; классификационные справочники; систему опера­тивного хранения документов.

В полях рациональной организации документооборота все документы распределяются, но документопотокам, например:

• Регистрируемые и нерегистрируемые документы

• Входящие, исходящие и внутренние документы

• Документы, поступающие из вышестоящих организаций

Выделяют четыре категории предприятий с объемом оборота:
1. Предприятие с объемом документооборота свыше 100 тыс. документом в год

2. Предприятие с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов и год

3. Предприятие с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год

4. 11редприятке с объемом документооборота до 10 тыс. в год

В документационном обеспечении организации выделяют три группы документов:

Поступающие (входящие) документы

Отправляемые (исходящие) документы

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Регистрация может проводиться для всех групп документов прежде всего, для входящих доку­ментов, ко не псе входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Обычно это: поздрави­тельные письма, приглашения, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания (жур­налы, газеты), письма с пометкой «лично», программы конференции, сообщений.

Многие организации не проводят регистрацию внутренних документов.

Входящие документы и исходящие документы.

Поступающие в организацию документы называют ВХОДЯЩИМИ. Эти документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильной связи. 1 [вступившие документы проходят следующие этапы:

• Первичную обработку (проверка правильности адресования, количества листов, наличия приложений)

• Предварительное рассмотрение, разметка (распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые)

• Регистрация (производится, о журнале регистрации входящих документов)

• Рассмотрение документов руководителем (после регистрации документы передаются для оз­накомления и принятия решения директору). Директор должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

• Направление на исполнение (с резолюцией директора документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения).

• Подшивка документов в деда

• Составления проекта документа исполнителем (документы оформляются в двух экземпля­рах, за исключением факсов и телеграмм)

• Проверка правильности оформления проста документа

• Согласование проекта документа

• Подписание документа директором

• Регистрация документа (регистрируется в журнале исходящих документов)

• Отправка документа адресату (исходящий документ отправляется в день составления)

• Подшивка второго экземпляра подшивается в дело.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими документами.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составление таблицы «Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота»

Тема 2.2. Организация регистрации документов и контроль их исполнения.

Занятие 19. Организация регистрации документов и контроль их исполнения.

— Регистрация документов. Системы и формы регистрации.

— Контроль исполнения документов. Принципы организации контроля.

Формы регистрации документов.

Регистрация документа — запись ОСНОВНЫХ сведений о документе в журнале. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативною поиска, учета и контроля

Существует несколько форм регистрации документов:

Децентрализованная форма предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях)

Смешанная форма может применяться, когда одна часть документов регистрируется централи­зованно, другая же в структурных подразделениях.

Документы в оптимальном варианте должны регистрироваться одни раз я день поступления, подписания или утверждении (создания). При возможности оперативного доступа к регистрационным массивам до­полнительные регистрации в пределах организации становятся ненуж­ными.

Регистрация документов в соответствии с ГСДОУ производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия (вида), автора и содержания в местах создания этих документов или (и) их исполнения. Однако децентрализация основывается на единой системе и единых обязательных правилах регистрации и доступности регистрацион­ных данных.

Регистрационный индекс проставляется на документе и в регистра­ционной форме и служит в совокупности с датой и названием целям иден­тификации документа и его учета. Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются дополнительные буквенные индексы. При едином массиве приказов приказы по вопросам управления кадрами (прием, пере­вод и т.д.) порядковый номер дополняется буквой «К» (28-К), решения президиумов коллегиальных органов дополняются по этому же принципу буквой «П» (74-П). Индекс документа, коллективным автором которого являются не­сколько юридических лиц образуется из порядковых номеров, присвоен­ных каждому из авторов. На основе регистрационных форм децентрализовано в местах реги­страции должны складываться и вестись, т.е. поддерживаться в актуальном состоянии информационно-поисковые системы (массивы).

Различаются несколько самостоятельных видов ИПС:

— справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживается ход выполнения документов или их использование. Основой систематизации в этих массивах является, как правило, дата (срок) исполнения;

— контрольно-справочные по документам ограниченного доступа, как пра­вило, в пронумерованных, прошитых и опечатанных журналах;

— контрольно-справочные по предложениям, заявлениям и жалобам граж­дан, в которых основой систематизации является тематика поднятых в об­ращениях граждан вопросов;

— справочные по нормативно-правовым актам, отражающим вопросы деятельности (правовую среду) организации. В системах этого вида само­стоятельно учитывается каждый вопрос, о котором имеется информация в документе, а основой систематизации также является тематика норматив­ных положений.

Структура журналов регистрации.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов могут включать следующие графы

Пример граф журнала регистрации входящих документов
Журнал регистрации входящих документов.

Источник