Electronic data interchange что это
Что такое EDI-система. Типы EDI-сообщений
Чем больше у вас контрагентов, тем сложнее организовать закупки и отгрузки. Этот ликбез для тех, кто устал от таблиц в Excel, гор бумажных документов и хочет работать проще. Разбираемся в EDI за 10 минут.
Что вы узнаете
Что такое EDI
EDI — система электронного обмена данными. Она позволяет передавать коммерческую и логистическую информацию. По EDI поставщики и покупатели отправляют заказы, прайсы, счета, уведомления об отгрузках и другие документы.
Чем отличается от ЭДО
Между EDI и ЭДО разница в том, что EDI-документы не имеют юридической силы и строгого формата. Их основная функция — ускорение бизнес-процессов. При ЭДО документы составляют строго по требованиям закона и заверяют квалифицированной электронной подписью. Это делает их юридически значимыми и позволяет предъявить в госорганы.
В СБИС можно совмещать ЭДО и EDI. Так вы ускорите работу по поставкам и обеспечите юридическую значимость электронных документов.
Где используется EDI-система
Если раньше электронные заказы отправляли только крупные торговые сети, то сейчас этим занимаются и небольшие продавцы. EDI-провайдер СБИС выбирают более 70 торговых сетей и поставщиков по всей России.
Типы EDI-сообщений
Существует около 50 типов стандартных сообщений, но на практике их требуется гораздо меньше. Рассмотрим 7 основных.
PRICAT (Price Catalogue) — каталог товаров с ценами и характеристиками. Его отправляет поставщик.
ORDERS (Purchase Order) — заказ на поставку. В нем покупатель перечисляет заказанные товары, их количество, цены, даты и адреса доставки.
ORDRSP (Order Response) — ответ на заказ. В нем поставщик подтверждает или корректирует заказ.
DESADV (Despatch Advice) — уведомление об отгрузке. Поставщик отправляет при отгрузке и отмечает, сколько каких товаров отгружено и по какой цене.
RECADV (Receiving Advice) — уведомление о приемке. Покупатель сообщает, сколько и каких товаров получено.
RETANN (Announcement for Returns) — уведомление о возврате с указанием причины. Отправляется покупателем.
INVOIC (Invoice) — черновик УПД. Приходит от поставщика покупателю.
Схема работы EDI
Цепочки взаимодействия между покупателями и поставщиками могут отличаться: зависит от специфики деятельности и категорий товаров. Но примерную схему нарисовать можно.
Самая простая и распространенная цепочка EDI — заказ.
Дополнительные EDI-сообщения
В схеме выше мы показали обычный функционал EDI, где не задействовали сообщения с дополнительными сведениями. Смотрите, что еще можно передать.
RETDES — уведомление об отправке возврата. Покупатель подтверждает факт отправки возвращаемого товара.
RETREC — уведомление о приемке возврата. Поставщик подтверждает получение возвращенного товара.
ALCDES — уведомление об отгрузке алкогольной продукции. Поставщик отправляет вместе с DESADV или после него. ALCDES сообщает дату розлива, код вида алкогольной продукции, страну происхождения, данные лицензии на алкоголь, данные производителя.
DELFOR — график поставок. Покупатель регулярно отправляет поставщику, чтобы тот наперед знал потребности покупателя и мог поставлять заказы в полном объеме без задержек. DELFOR можно отправить по конкретным товарам или адресам доставки.
PARTIN — информация о местах доставки. Продавец отправляет поставщику, чтобы тот своевременно внес данные о контрагенте в свою учетную систему. Отправляется в начале сотрудничества и при каждом изменении реквизитов у продавца.
APERAK — оповещение о статусе документа. Системное сообщение о статусе отправленных ORDRSP и DESADV: принято или найдены ошибки.
EDI стандарт. Технический обзор
Формат данных в EDI
EDI использует delimited text формат. Он хорошо работает для плоских структур данных, таких как таблицы. Он не так хорош для представления иерархических структур данных. Вложенные объекты лучше сериализуются с помощью tagged форматов, таких, как XML и JSON.
Очень странно, но так и не был создан язык описания (document definition) для EDI. Прошло столько лет с момента появления EDI и столько усилий было затрачено на него, но язык описания так и не создан. Язык описания позволяет автоматизировать обработку данных, а именно их генерацию, верификацию, преобразование, сериализацию, десериализацию. Для сравнения, для верификации XML данных мы берем схему данных (XML Schema, xsd) и парсер автоматически проверяет данные на соответствие этой схеме.
Можно обойтись и без схемы, но тогда желательна разметка документа. XML и JSON документы могут быть десериализованны и без схемы, потому что сами данные содержат тэги (имена) элементов данных. EDI имеет тэги только для сегментов и не имеет тэгов для элементов. Элементы определяются позицией внутри сегмента. Универсальный EDI парсер сможет разобрать документ только на примитивные коллекции, потому что документ не содержит ни имен, ни типов для элементов данных.
Давайте обратимся к деталям.
Пакетный формат
ISA*00* *00* *ZZ*RECEIVERID *12*SENDERID *100325*1113*U*00403*000011436*0*T*>
’ — символ разделения сегментов; ‘*’ — символ разделения элементов внутри сегмента; ‘>’ — символ разделения подэлементов внутри элемента. Изменяя эти символы мы по сути изменяем форматы пакетов и документов. В XML и JSON разделительные символы прописаны в стандарте, их нельзя изменить. Изменяемые разделительные символы — это рудименты эпохи, когда Unicode еще не был создан. Но даже в те времена делать разделительные символы изменяемыми было не очень хорошей идеей. Разделительные символы — очень важные символы. Если мы можем использовать любые символы в качестве разделителей, это не только именяет логику разбора пакетов на составляющие части, это сильно усложняет логику разбора текста внутри самих элементов.
Еще в ISA сегменте мы видим элементы, определяющие форматы времени и дат. Они помогают нам использовать настраиваемые форматы дат и времён внутри документов. Это имело смысл в семидесятых годах, когда нам надо было сохранить несколько байт при кодировке дат и времён. Нужны ли эти элементы теперь, после того как мы побороли проблему «2000-ного года», после того как были созданы специализированные и очень подробные стандарты представления времени?
Мы видим в ISA сегменте элементы, определяющие отправителя и адресата. По сути это — адресная (routing) информация. То есть стандарт упаковки объединен со стандартом адресации. Используя EDI, мы должны задавать отправителя и адресата внутри наших данных. В сегменте ISA есть еще и авторизационные элементы. Вся идея размещения этой авторизационной информации внутри самих сообщений когда-то была довольно прогрессивная, но сейчас она выглядит по меньшей мере наивной, а то и опасной. Сейчас мы понимаем, что авторизационная информация — много-много сложнее чем пара значений. То же самое можно сказать и про адресную информацию. EDI стандарт подталкивает нас к использованию этих элементов.
Еще мы видим элемент запроса подтверждения (acknowledgement request). То есть создатель документа задает стратегию использования подтверждений прямо в документе. Хорошая ли это идея? Мы можем использовать документы в разных сценариях. В некоторых из них подтверждения используются на уровне приложений, в других для повышения надежности используются другие протоколы. Политика надежности определяется не внутри самих данных, потому что надежность — это довольно сложная тема в передаче данных, определяемая многими участниками коммуникации.
Еще внутри сегментов пакетов мы видим контрольные номера (Control Numbers). Они нужны в сценариях, когда мы получаем набор документов, но часть набора потеряна или искажена по пути, и мы пытаемся восстановить как можно больше данных. Этот сценарий давно уже не используется, так как подобная проблема надежности как правило решается на нижних уровнях коммуникационных протоколов. Мы не встраиваем надежность коммуникаций на уровень приложений, так ведь?
Другой элемент ISA сегмента, это EDI версия (Standard Identifier). Это похоже на поддержку версионности, знакомую нам по сериализационным стандартам.
В сегменте GS находится элемент, определяющий тип документа (Type of Document). К примеру, это заказ или накладная. Ничего очень плохого в этом нет, хотя задавать тип документа проще внутри самого документа.
Как видим, практически все элементы в пакетных сегментах или бесполезны, или, более того, опасны, если мы будем их использовать в соответствии со стандартом.
Пожалуйста, не пытайтесь использовать данные из пакетных сегментов для аутентификации и адресации.
EDI был создан во времена, когда размещение этой информации в пакетах было единственным вариантом. Сейчас мы передаем документы через интернет и используем большой набор стандартов и протоколов для упаковки, адресации, аутентификации, авторизации, надежности, кодирования, сериализации, сегментирования и т.д., и т.п. Специфичная для конкретного протокола информация добавляется и удаляется на всем пути данных, и эта информация независима от самих данных.
EDI — это стандарт формата данных или протокол?
EDI пытается быть протоколом, именно поэтому мы видим эти элементы адресации, авторизации и запроса подтверждения. Я не знаю, как эту информацию можно сопоставить с OSI protocol layer model.
Но все же большая часть EDI стандарта посвящена форматам данных.
Форматы документов
Внутри пакетов мы видим сами документы. Но мы не найдем стандарта для универсального, обобщенного документа. Стандарт определяет многочисленные форматы для всевозможных типов документов: для заказов, для накладных, для описей вложения… Здесь вы найдете небольшую часть из громадного списка стандартизованных документов.
EDI следует известному мифу: «Где-то там есть идеальный формат, который описывает все на свете сценарии. Мы обязательно найдем этот формат. Нам нужно просто добавлять новые сценарии и подстраивать старые.»
Как результат EDI стандартные документы (спецификации) чрезмерно сложные.
Возьмем один пример: Нам нужна накладная для небольшого местного книжного магазина. Мы нашли подходящую стандартную спецификацию, EDI 850, заказ на покупку (Purchase Order). На первый взгляд он выглядит чересчур детальным. Мы не будем покупать продукты питания, уголь, зерно, жидкие продукты, опасные продукты, медицинские препараты. Нам не нужны международные адреса. Мы не будем использовать службы срочной доставки. EDI спецификация описывает все эти возможные варианты, но в ней слишком много полей, которые мы никогда не будем использовать. Она чересчур сложна для нашего простого документа.
Существует много индустриальных (domain) стандартов, которые используются как своеобразные хранилища знаний. Но эти стандарты не используются как стандарты передачи данных. (Посмотрите эту статью, описывающую проблему индустриальных стандартов.)
Циклы (Loops) внутри документов
Структура индивидуальных документов довольно проста. Документы составлены из серии сегментов, внутри которых находятся данные документов.
Но оказывается, что сегменты могут объединяться в группы или в повторяющиеся группы, так называемые циклы (loops). Пикантность в том, что эти циклы абсолютно никак не выделены в документе. О наличии цикла мы можем прочитать в спецификации данного конкретного документа. Сегменты одинакового типа (с одинаковыми тэгами) могут располагаться как независимо, так и внутри циклов. Создать парсер, распознающий циклы (которые, повторяю, никак не отмечаются в документе), это довольно нетривиальная задача.
В XML и JSON такой проблемы не стоит, иерархические объекты или коллекции объектов любого уровня вложенности очень просто задаются с помощью открывающих и закрывающих тэгов, именованных или неименованных.
EDI попытался усидеть на двух стульях. С одной стороны, его документный формат похож на формат csv и удобен для представления табличных данных. С другой стороны, он пытался описывать иерархические объекты, и попытка эта окончилась очень неубедительно. Конечно, мы понимаем это сейчас, когда имеем перед глазами JSON. Но давайте вспомним, что EDI был сделан не для передачи табличных данных, а именно для передачи документов, структура которых именно иерархическая.
Нетехнический взгляд на EDI
Как видим, EDI стандарт устарел практически в каждом аспекте, если мы рассматриваем его с технических позиций. Вряд ли сейчас есть рациональные технические причины для его использования. Но, несмотря на это, EDI по-прежнему широко используется.
В следующей части мы постараемся найти этому причины. Скорее всего они будут не технического характера.
Что такое электронный обмен данными (EDI)?
EDI — это стандартный формат электронного обмена бизнес-информацией между разными организациями, который призван заменить бумажные документы.
Что такое EDI?
EDI (электронный обмен данными) обеспечивает обмен бизнес-документами между компаниями в стандартном формате. Проще говоря, EDI — это стандартный электронный формат, пришедший на смену бумажным документам, таким как заказы на покупку и накладные. Автоматизация бумажных транзакций позволяет организациям экономить время и избавиться от обработки данных вручную, которая часто становится причиной дорогостоящих ошибок.
В транзакциях EDI информация передается непосредственно из приложения в одной организации в приложение в другой организации. Стандарты EDI устанавливают требования к размещению информации в документах. Автоматизированная среда помогает обеспечить высокую скорость обмена информацией: гораздо быстрее, чем обмен бумажными документами и другие способы обмена документами, на которые могут уходить часы, дни и недели.
Сегодня организации используют EDI для интеграции и пересылки разных видов документов: от заказов и счетов до коммерческих предложений, заявок на кредиты и многого другого. В большинстве случаев эти организации — партнеры, обменивающиеся товарами и услугами, зачастую в рамках своих цепочек поставки и бизнес-сетей.
Как работает EDI
Все транзакции EDI соответствуют стандартам обмена сообщениями EDI. Важно располагать хорошими процессами управления для обеспечения качества данных. Если информация будет отсутствовать или находиться не там, где она должна быть, документ EDI может быть обработан неправильно.
Стандарты лежат в основе диалогов EDI¹. Разработкой стандартов сообщений EDI занимаются несколько организаций, включая ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol и Аккредитованный комитет по стандартам X12 (ASC X12).
В общем случае предусмотрено два вида передачи сообщений EDI:
Для передачи сообщений EDI через Интернет используются протоколы SFTP и AS2 (протокол на базе HTTP), SOAP и другие протоколы.
Данные EDI состоят из элементов, таких как ИД отправителя и ИД получателя. Сегментом данных называется группа из нескольких взаимосвязанных элементов, имеющая самостоятельный смысл. Например, элементы FNAME (имя) и LNAME (фамилия) могут образовывать группу CUSTOMERNAME (полное имя клиента). Конверты применяются для структурирования разных типов данных и содержат информацию об адресах отправителя и получателя. Поток документов или поток сообщений EDI описывает перемещение сообщений EDI между разными входящими и исходящими адресами и подразделениями для реализации определенного бизнес-процесса или транзакции².
Метаязыки, например XML или JSON, дополняют, а не заменяют EDI. Компании должны быть готовы к обработке постоянно увеличивающегося количества форматов документов и вариантов их передачи. Один глобальный производитель постоянно обменивается документами 55 типов с почти 2000 партнеров.
«До того как мы внедрили IBM Supply Chain Business Network, не менее 20% наших транзакций B2B требовали исправления ошибок. Теперь число ошибок значительно сократилось — например, мы часто сталкивались с проблемами в ходе обработки платежных поручений, когда клиенты указывали неверный код, что затрудняло работу наших специалистов по обслуживанию клиентов. Теперь это случается на 80% реже, поскольку раньше все эти задачи выполнялись вручную». Узнайте, что другие менеджеры EDI рассказали IDC о том, как они повышают стратегическую ценность с помощью IBM Sterling Supply Chain Business Network.
Преимущества EDI
Транзакции EDI играют важную роль в процессах B2B и остаются предпочитаемым средством обмена документами и транзакциями между малыми и большими компаниями.
Технология EDI предлагает пять ключевых бизнес-преимуществ за счет автоматизации и интеграции B2B:
Крупным организациям EDI помогает установить стандарты для партнеров, помогающие систематически получать преимущества. Небольшим организациям соблюдение стандартов EDI помогает в интеграции с крупными компаниями, обладающими большими бюджетами и серьезным влиянием.
Внедрение EDI
Для некоторых организаций реализация EDI может вызывать сложности. Одна из причин этого связана с необходимостью соблюдения меняющихся норм законодательства, стандартов и правил. Технология сама по себе также сопряжена с определенными сложностями, поскольку она применяется для удовлетворения сложных глобальных потребностей бизнеса. Например, каждый партнер в коммерческой сети может предъявлять собственные требования. Даже если два партнера согласуют типы применяемых документов EID, у каждого из них могут быть свои требования к форматированию документов, которые необходимо реализовать. Эти и другие факторы стали причиной аутсорсинга решений EDI во многих организациях.
Независимо от того, реализована ли технология EID самой организацией или передана в аутсорсинг, для эффективной реализации должны быть выполнены определенные базовые условия и присутствовать определенные возможности и ресурсы. Помимо очевидных факторов, таких как согласование типов документов, способов их безопасной передачи и необходимого аппаратного и программного обеспечения, для эффективной реализации EDI необходимо принять во внимание следующие факторы:
Программное обеспечение для преобразования или сопоставления данных
Программное обеспечение этого типа отвечает за импорт полей данных, таких как имена, адреса, суммы, коды продуктов и количества, из форматов бизнес-приложений в стандартные документы и наоборот.
Автоматизированная упаковка документов в конверты и их извлечение из конвертов
Эти функции поддерживают крупные пакеты сообщений EDI, предоставляя отправителям и получателям возможность упаковки и распаковки транзакций. Транзакции можно группировать и разделять в соответствии со структурой подразделений и направлений бизнеса партнера.
Механизмы маршрутизации сообщений
После извлечения сообщений из конвертов механизмы маршрутизации группируют сообщения и доставляют их получателям. Также может требоваться преобразование сообщений в формат, поддерживаемый получателем.
Соглашения с партнерами (TPA)
TPA уточняют условия и положения, а также устанавливают стандарты бизнес-документов, средства и протоколы связи между партнерами.
Будущее EDI
Рассмотрим следующий пример: для возврата уплаченных средств за поврежденные товары применяется документ EDI 214 — сообщение перевозчика о статусе отправления. Содержимое отправления непригодно к использованию или не подлежит продаже. Операции возврата средств часто служат источником разногласий.
В будущих цепочках поставок возможность обмена документами EDI ляжет в основу инноваций, включая Интернет вещей (IoT), блокчейн и искусственный интеллект (ИИ)³. В будущем в EDI будут использоваться:
Примеры внедрения EDI
Coastal Pacific
Компания Coastal Pacific осуществила незаметную миграцию 3,5 миллионов транзакций EDI в IBM B2B Integrator, что позволило сократить требования к администрированию и избежать четырехкратного увеличения количества сотрудников, отвечающих за EDI.
Greenworks Tools
Внедрение EDI в службе поддержки позволило компании Greenworks Tools сократить затраты на ИТ на 40% за счет предоставления бизнес-пользователям и персоналу быстрого доступа к информации о состоянии заказов.
MISUMI USA
Компания MISUMI ускорила процесс приема заказов от клиентов, которые не используют EDI, путем преобразования информации из факсов, телефонных звонков и сообщений электронной почты в файлы в формате EDI.
Saint-Gobain
Saint-Gobain экономит 92% на каждом заказе и теперь может принимать документы в круглосуточном режиме с помощью решения EDI, которое пришло на смену выполняемым вручную процессам.
Ресурсы EDI
Будущее EDI: точка зрения IBM
Современный мир полагается на технологию EDI, однако мир не стоит на месте и вместе с ним меняется и будущее EDI. Узнайте, как модернизировать сеть B2B.
Семь ключевых факторов, стимулирующих модернизацию архитектуры B2B
Интеграция B2B играет важнейшую роль в успешной работе компаний в любых отраслях. Узнайте, почему интеграция B2B играет важную роль.
Простой способ автоматизации бумажных транзакций
Многие предприятия продолжают принимать заказы, тендеры и накладные в виде факсов, сообщений электронной почты и файлов PDF. Узнайте о последствиях ведения бизнеса с партнерами, которые еще не внедрили комплексные средства автоматизации.
Пять направлений развития цепочек поставок
Цепочки поставок меняются. Пять инновационных технологий, внедряемых ведущими организациями с целью трансформации своих цепочек поставок.
EDI: что это такое, типы документов, расшифровка понятия — система электронного обмена данными
Стандарты EDI-технологий разработаны в одном из Американских национальных институтов (ANSI). Их применение обеспечивает комфортные условия для ведения и развития бизнеса. На этой почве популярность технологий проявилась и в других отраслях экономики, а также в социальной сфере. Что же это такое — система электронного обмена данными EDI (еди ай) или Electronic Data Interchange.
Про платформу
Контрагенты пользуются ей для обмена информационными данными в интернет-формате. Здесь доступна отправка и принятие финансовых, коммерческих и логистических сведений. Круг посылаемых и принимаемых документов не ограничен. Это могут быть также каталоги и любая сопроводительная документация к заказам. Пользователь моментально обрабатывает заявки, отправляет документы поставщикам или торговым сетям. Усилий на это тратится минимальное количество, и взаимодействие происходит чрезвычайно быстро. Плюсом является и то, что сервис способен проводить проверки на наличие ошибок. Формировать данные разрешается даже для госсистем, контролирующих производство, сбыт и сертификацию продукции на территории России, например, ЕГАИС.
Кроме того, платформа предлагает хранение созданной документации. Таким образом, можно по опознавательным признакам найти нужную бумагу, хранящуюся в защищенном архиве. Доступна и опция по формированию отчетности. Этому способствует внедренный сюда аналитический Business intelligence инструмент.
Фактически предлагаемая система не нова. Расшифровка EDI-технологии — это Electronic Data Interchange. Она является новшеством в сознании российских предпринимателей, медленно принимающих прогрессивные идеи для облегчения их работы. Тем не менее опыт использования показал, что обсуждаемая здесь технология помогает оптимизировать деятельность и в целом развивать свой бизнес гораздо эффективнее. Она позволяет отправлять заявки, обрабатывать информацию по тысячам заказов ежемесячно. Хотя такой объем необязателен. EDI становится частью электронного документооборота, который присутствует повсеместно на большинстве предприятий.
Если, к примеру, ваша компания работает с маркировкой определенных видов товаров (обувь, табак, одежда, алкоголь и др.), то ведение ЭДО для вас обязательно. А облегчить и оптимизировать этот процесс вам поможет ПО, предлагаемое компанией «Клеверенс».
Стандарты и способы передачи данных
Для EDI-обмена можно использовать широчайший массив международных нормативов для удовлетворения всевозможных запросов. Но в первую очередь необходимо понимать значение представленных далее двух стандартных идентификаторов.
GTIN-код
В расшифровке это Global Trade Item Number или уникальный цифровой штрихкод товара. Он заменил американский UPC и европейский EAN. Присваивается национальными регистраторами и зашифровывается в геометрическом формате. В него включаются циферный ряд, состоящий из разного количества цифр: 8, 12, 13, 14. Сведения о нем заносятся в единую информационную базу, действующую по всему миру. Такой штрих-код для товарных категорий получают производители, владельцы брендов, импортеры. Его разработкой и принципом присвоения занималась международная организация GS1.
GLN-код
Полное значение — Global Location Number. Уникализированный код из 13-ти чисел. Нужен для идентифицирования пользователя в системе, то есть для обозначения всех участвующих в поставке лиц. Его расположение — зачастую под штрихкодом. Кроме национального префикса, здесь содержится информация про фигуранта сделки: его адрес для почтовых отправлений, категория объекта, регион размещения, телефонный и факсовый номера, реквизиты банка, требования и ограничения по доставке, а также указание представителя фирмы для связи.
Чтобы организации-поставщику создавать партнерские отношения с торговыми объединениями, ему приходится получить GLN.