Enterprise content management что это
Enterprise Content Management — как быстро принимать правильные решения?
С развитием информационных технологий успешность компаний и организаций все больше зависит от эффективности методов работы с неструктурированной информацией – документами, электронной почтой, электронными формами, всем тем, что является основными информационными сущностями в современном бизнесе. Сегодня происходит революция мировоззрения в рамках которого неструктурированная информация перестает быть продуктом бизнеса, и становится высокоэффективным бизнес-инструментом.
От эффективности и дальновидности стратегии в области управления неструктурированной информации во многом зависит и продуктивность организации в целом. Так, уже сейчас для многих крупных и средних организаций решение задач по управлению неструктурированной активный контент вкупе с технологией бизнес-процессов, можно существенно информацией однозначно ассоциируется с использованием функционала специализированной Enterprise Content Management платформы.
Основная задача платформы ECM (Enterprise Content Management, управление корпоративным контентом) — автоматизировать процессы работы с информацией и контентом, как в вопросах хранения и использования контента, так и в вопросах автоматизации документарных бизнес-процессов.
Современный рынок предлагает различные варианты подходов к решению данных задач, но сейчас мы расскажем о парадигме Agile ECM от компании IBM. Agile ECM — это адаптивная технология, которая помогает организовать наиболее эффективный режим работы с неструктурированной информацией и обладает встроенными аналитическими возможностями и возможностями управления бизнес-процессами, что позволяет повысить гибкость и эффективность бизнеса, предоставляя данные, необходимые для принятия важнейших ежедневных решений – тогда, когда эти данные нужны больше всего. Именно это является большим конкурентным преимуществом в принятии быстрых и, главное, правильных решений.
Решения IBM Agile ECM являются комплексными и позволяют одновременно решать четыре типа задач:
1. Управление контентом. Помимо базовых возможностей по управлению корпоративными электронными архивами Agile ECM использует технологию активного контента, которая подразумевает возможность автоматического реагирования системы на события, происходящие с хранимыми документами (объектами). Используя повысить достоверность и актуальность информации, используемой для принятия решений. Контроль над информацией и автоматизация процессов помогут обеспечить «прозрачность» процессов и более эффективный учет для заинтересованных сторон.
2. Управление бизнес-процессами. Бизнес-процессы должны быть эффективными, они должны объединять сотрудников, бизнес-системы и информацию. Подход, который использует IBM к управлению корпоративным контентом сочетает в себе возможности управления бизнес-процессами и управления данными. Этот подход позволяет активизировать содержимое в приложениях и реализовывать решения на основе событий и имеющейся информации. Такой подход поможет принять правильное решение, даже если соответствующее событие происходит впервые.
3. Управление соответствием нормативным требованиям. Корпоративное управление и мандаты соответствия привели к увеличению числа упущений в связи с появлением множества новых нормативных документов и правоприменительных инициатив. Здесь необходим гибкий подход, помогающий принимать взвешенные, экономически эффективные решения. Каждый мандат соответствия содержит собственный набор требований, но у всех есть одно общее свойство: необходимость обеспечения более высокого уровня прозрачности и контроля над содержимым и процессами для снижения риска. Продукты IBM для управления соответствием нормативным требованиям позволяют архивировать электронную почту и другие электронные сообщения (например, записи), а также управлять ими, помогая обеспечивать соответствие и снижая затраты на управление системами хранения данных.
4. Поиск информации. Для принятия эффективных и своевременных бизнес-решений компании должны обеспечить доступ к нужной информации сотрудникам, занятым умственным трудом, руководителям, заказчикам и партнерам. Чтобы сохранить конкурентоспособность, нужно выгодно отличаться от других. Этого можно достичь, превратив пассивные хранилища содержимого в активные источники бизнес-информации с помощью надежных и ориентированных на пользователя решений для поиска, классификации и анализа содержимого. Получив контроль над неструктурированными данными, появляется возможность принимать более правильные решения, позволяющие повысить степень удовлетворенности заказчиков и достичь желаемых результатов.
Основой в решениях IBM Agile ECM являются линейки продуктов IBM FileNet и IBM OmniFind.
Для того, чтобы можно было эффективно управлять информацией, процессами и соответствием нормативным требованиям IBM предлагает интегрированную платформу, которая обеспечивает не только стабильное взаимодействие указанных выше решений, но и интеграцию с широким рядом ИТ-систем и продуктов, представленных на рынке (например, платформа отлично интегрируется с Lotus Quickr, MS SharePoint, Lotus Symphony, Microsoft Office, SAP, а также поддерживает формат XML), тем самым снижая затраты и повышая эффективность.
Решения IBM Agile ECM на рынке идут под девизом «Быстро принимать правильные решения» и это не случайно. Этот девиз стал реальностью для компаний, которые, используя эти решения, более качественно обслуживают заказчиков, эффективнее используют рабочую силу, получают весомую отдачу от вложений – и все благодаря правильному управлению и своевременной доставке информации.
Enterprise Content Management — система управления корпоративным контентом
Enterprise content management (ECM) — это набор определенных технологий, которые включают процессы, позволяющие эффективно получать, организовывать, хранить и предоставлять необходимую информацию своим сотрудникам, заинтересованным сторонам и клиентам.
С помощью ECM вы сможете оптимизировать жизненный цикл информации и автоматизировать технологические процессы. Система управления корпоративным контентом совмещается с большинством типов файлов, включая офисные пакеты, файлы изображений, электронную почту, системы автоматизированного проектирования и многое другое.
Необходимо понимать, что любая организация с большим объемом контента с помощью ECM сможет устранить неэффективность операционной деятельности, снизить затраты и улучшить соответствие нормативным требованиям.
Компоненты ECM
ECM можно условно разбить на 5 основных компонентов: управление, захват, хранение, доставка и архивирование. Цель каждого компонента, определяемая Ассоциацией управления информацией и изображениями (AIIM), заключается в следующем:
Преимущества и важность ECM
ECM обеспечивает централизованную платформу, на которой контент может храниться и распространяться таким образом, чтобы соответствовать нормативным требованиям и принципам управления рисками. ECM достигает двух последних преимуществ, устраняя специальные процессы, которые могут подвергать предприятие рискам несоответствия нормативным требованиям и другим потенциальным проблемам.
Полнофункциональные системы управления контентом включают в себя такие функции, как расположение контента (обеспечение необходимой структуры для информации), возможности аудита, регистрация документов и другие средства управления рабочими процессами, а также механизмы безопасности.
С помощью ECM можно оптимизировать бизнес-процессы и процессы доступа к документации, устранить узкие места за счет сокращения объема хранилища, а также потребности в бумаге и почтовой рассылке, оптимизировать безопасность, поддерживать целостность документов и минимизировать накладные расходы. Всё это может привести к повышению производительности. Первым шагом является документирование всех типов контента, который связан с организацией. Программное обеспечение ECM можно использовать для идентификации дублированного контента, что позволяет организации распознавать дубли в системе.
ECM может помочь предотвратить финансовое мошенничество, обеспечивая эффективное информационное управление. Предприятиям также необходимо эффективно управлять контентом для интеграции с приложениями бизнес-аналитики, которые помогают им использовать имеющуюся информацию для руководства бизнес-решениями.
Будущее ECM
Стратегии и инструменты управления корпоративным контентом меняются. Это необходимо для адаптации к требованиям организаций. По мере развития технологий платформы ECM добавляют дополнительные функции, например, управление цифровыми активами (DAM). В основе этой функции лежат процессы, которые направлены на выполнение задач по хранению, классификации, обработке цифровых активов, а также на принятие различных решений в области дистрибуции. В качестве примера DAM можно привести цифровые фотографии, видеоролики, аудиофайлы.
ECM-ликбез, часть 1: электронный документооборот и электронный архив
Одной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям.
Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей.
Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.
В зарубежных публикациях по проблемам ECM и документоведения различие между document и record является одним из основополагающих. В то же время в русских переводах различие это зачастую игнорируется. Английские document и record в большинстве случаев передаются одним и тем же словом «документ», что порой создает дополнительные сложности в понимании переводных текстов. Возникает вопрос: почему авторы зарубежных работ проводят данное различие?
Чтобы разрешить все проблемы, необходимо прояснить значение и особенности употребления двух терминов — document и record.
Для начала обратимся к словарям. Русское «документ» и английское document восходят к латинскому documentum — образец, свидетельство, доказательство. Английское слово record восходит к латинскому recordare — “помнить».
В Вебстерском словаре английского языка значение термина document разъясняется следующим образом: an original or official paper relied on as the basis, proof, or support of something (подлинная или официальная бумага, которая используется для обоснования, доказательства или поддержки чего-либо).
Слово record получает в этом словаре следующее определение: something that recalls or relates past events (то, что вызывает воспоминания о событиях прошлого или каким-то образом связано с этими событиями). Интересно, что в тексте этой же словарной статьи выделяются еще такие значения слова record: a body of known or recorded facts about something or someone especially with reference to a particular sphere of activity that often forms a discernible pattern (совокупность известных или зафиксированных фактов о чем-то или ком-то, как правило, относящихся к определенной сфере деятельности и определенным образом систематизированных) и a collection of related items of information (as in a database) treated as a unit (совокупность связанных единиц информации (как в базе данных), рассматриваемых как единое целое).
Во всех описанных случаях употребления слова record можно выделить один общий момент: оно употребляется для обозначения свидетельства о событиях прошлого. Документ также может использоваться в качестве свидетельства о прошлом. Но в то же время многие документы выступают в качестве свидетельства о событиях, происходящих в настоящий момент, или о событиях, которые должны произойти в будущем. Документы, соотнесенные с настоящими и будущими событиями, могут претерпеть изменения. Записи же, свидетельствующие об уже произошедших событиях, не могут быть подвергнуты никаким изменениям. В стандартах ISO 15489 и MoReq2 понятие «запись» (record) определяется так: Информация, создаваемая, получаемая и поддерживаемая организацией или частным лицом в качестве свидетельства в соответствии с требованиями закона или бизнеса)(Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. )
Визуально различия между документом (document) и записью (record) можно отобразить на схеме жизненного цикла документа:
По факту получения всех согласований и виз документ приобретает окончательный вариант и становится записью.
Некоторые документы вполне могут быть рассмотрены как записи: например, акт выполненных работ или квитанция о внесении платежа.
В то же время в качестве записей могут выступать носители информации, не являющиеся документами в традиционном смысле слова: графические изображения, аудио- и видеозаписи, и т. п. — например, фото с выставки, видео и электронная презентация доклада на конференции, диктофонная запись переговоров с клиентом.
Различия между документом и записью можно суммировать в виде следующей небольшой таблицы:
| Документ | Запись |
|---|---|
| Выступает в качестве подтверждения событий прошлого, настоящего, будущего | Выступает в качестве подтверждения событий прошлого |
| Может быть изменен | Не может быть изменена |
| Имеет структурированную форму | Может не иметь структурированной формы |
На основе проделанного анализа можно заключить, что документ (document) и запись (record) являются объектами различных типов, и работа с ними должна основываться на различных подходах. Соответственно, для работы с каждым типом объектов должна осуществляться при помощи специализированного ПО — систем управления документами (document management systems) и систем управления записями (records management system).
Электронный документооборот и электронный архив
В русском языке термин «система управления записями» пока не прижился. И управление документами, и управление записями в большинстве публикаций на русском языке обозначаются термином «электронный документооборот». Само понятие «документооборот» подразумевает, однако, что документы подвергаются постоянным изменениям. Программное средство, позиционируемое как система электронного документооборота, должно быть нацелено на автоматизацию всех оперативных процессов по работе с документами.
Для обозначения программных средств, предназначенных для защищенного структурированного хранения, в России получил достаточно широкое распространение другой термин — «электронный архив». В нашей стране этот термин используется не в том значении, в каком он обычно используется за рубежом..В англоязычных источниках понятие archiving означает прежде всего долгосрочное сохранение (long-term preservation) — обеспечение постоянного доступа к документу, независимого от смены технологий. В нашем случае понятие «электронный архив» скорее является синонимом системы управления записями. В отличии от систем электронного документооборота, в системах электронного архива основной акцент делается все-таки на другом: на автоматизации хранения бизнес-значимых (т. е. свидетельствующих об активности организации и выступающих в качестве записей) документов. Следует также отметить, что системы электронного архива рассчитаны на работу со значительно большими (по сравнению с системами электронного документооборота) объемами информации и обладают более развитыми инструментами для ее поиска и извлечения.
Описанные выше различия отражены и в стандарте MoReq2:
| CЭД (англ. EDMS) | СЭА (англ. ERMS) |
|---|---|
| Предназначены прежде всего для работы с текущей документацией | Могут включать средства для ежедневной работы, однако основной акцент делается на хранении бизнес-значимых документов |
| Включают систему средств для работы с различными версиями документа | Подразумевают хранение только финальной версии документа, уже не подлежащей изменениям |
| Имеется возможность удаления документов | Удаление документов не допускается, за исключением небольшого числа строго контролируемых ситуаций |
Можно провести аналогию между выбором ECM-системы и выбором автомобиля: для перевозки тяжелых грузов, конечно, можно использовать легковой автомобиль, но в конечном счете это будет очень малоэффективным и затратным; да и зачем это делать, если существуют грузовые автомобили, приспособленные наилучшим образом для транспортировки тяжелых крупногабаритных грузов? Системы электронного архива «заточены» под достаточно узкий класс задач — но в то же время во много благодаря этой узкой специализации они находят применение в самых широких областях.
Говоря о собственной системе электронного архива мы, основываясь на изложенном выше подходе, отмечаем, что она относится к классу ECM-систем, но в то же время не является системой электронного документооборота: она предназначена для решения иных (по сравнению с теми, для которых обычно используются СЭД) задач. Проведение четкого различия между двумя классами объектов и двумя соответствующими им классами систем позволяет рассмотреть под новым углом многие проблемы из области ECM. Такое рассмотрение и будет осуществлено в наших последующих публикациях.
Что такое ECM и чем она отличается от системы электронного документооборота (СЭД)?
В переводе с английского языка, ECM (Enterprise content management) – это система управления цифровым контентом. Как инструмент управления информационными ресурсами компании, ECM используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации. Для того чтобы понять каким образом и чем конкретно «управляет» система, давайте разберемся в некоторых определениях.
Итак, данные бывают:
По каким критериям можно определить структурированы данные или нет?
В отличие от СЭД, где в качестве управляемых данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, ECM системы имеют более гибкий функционал и позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом. Среди основных функций, которыми должна обладать ECM система, можно выделить:
Электронный документооборот (СЭД);
Управление записями (RM) и файлами. Категоризация и упорядочение;
Управление знаниями (knowledge management). Хранение и предоставление доступа к релевантной для предприятия информации;
Управление потоками работ (Workflow), автоматизация бизнес-процессов (BPM);
Управление web-контентом (WCM);
В различных ECM системах, вдобавок к вышеописанному функционалу, прибавляются дополнительные модули управления данными. Так, например, в ECM системе «eDocLib: Актив Бизнес» реализованы функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), а также организовано управление заданиями и поручениями (Task management).
Отличие ЕСМ от СЭД
ECM, также как и СЭД, отвечает за управление электронными документами. Но в отличие от СЭД, где возможности настройки бизнес-процессов ограничены логикой работы с «классическими» типами документов, ECM обладает более гибкими настройками маршрутов движения документов. Подстраиваясь под бизнес-логику компании, система позволяет автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы.
И все же, в первую очередь, ECM выполняет роль защищенного хранилища данных организации в удобном, структурированном виде. Для каждого объекта создается регистрационная карточка, в которой заносятся все необходимые атрибуты. Это позволяет структурировать информацию и обеспечить быстрый поиск, доступ к данным и работу с ними. В этом и состоит фундаментальное отличие ECM от системы электронного документооборота.
Что такое ECM и чем она отличается от системы электронного документооборота (СЭД)?
В переводе с английского языка, ECM (Enterprise content management) – это система управления цифровым контентом. Как инструмент управления информационными ресурсами компании, ECM используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации. Для того чтобы понять каким образом и чем конкретно «управляет» система, давайте разберемся в некоторых определениях.
Для начала хотелось бы классифицировать всю существующую ныне цифровую информацию, выделив 2 основных типа данных. Каждый день мы имеем дело с различными письмами, документами, картинками, файлами, папками и т.д., — всё это цифровой контент. Таковым можно считать всю информацию, представленную в вашей локально-вычислительной сети, однако некоторые данные являются структурированными, другие же таким свойством не обладают.
Итак, данные бывают:
По каким критериям можно определить структурированы данные или нет?
Структурированными данными, в контексте жизнедеятельности предприятия, можно назвать документы, файлы и таблицы определенной формы, различные записи, создающиеся и хранящиеся в каких-либо учетных системах (1С, Excel и т.д.).
Главным условием представления данных в структурированном виде — наличие программного обеспечения, способного создавать и управлять такими данными. Одним словом, структурированными являются данные, которые вводятся в базы данных (СУБД) в определенной форме, с четкой структурой и оформлением. Как правило, с такой информацией проще работать, ее легко извлекать и анализировать.
Неструктурированным контентом, соответственно, принято считать всю информацию, свободно хранящуюся на компьютере и не имеющую определенного порядка. Учет такой информации представляется крайне проблематичным, так как она не сформирована в единую базу данных, и ей сложно управлять. Примером неструктурированных данных могут выступить графические и мультимедийные файлы, папки, сообщения в ICQ, веб-страницы, файлы прикладных программ, и др.
Львиную долю корпоративного контента на предприятии составляют неструктурированные данные, и системы класса ECM призваны организовать информационное пространство компании, дав возможность вести учет таких данных, и обеспечивать совместную работу с ними.
Функции ЕСМ
В отличие от СЭД, где в качестве управляемых данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, ECM системы имеют более гибкий функционал и позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом. Среди основных функций, которыми должна обладать ECM система, можно выделить:
В различных ECM системах, вдобавок к вышеописанному функционалу, реализованы дополнительные модули управления данными. Например, в системе «Ведок» реализован контроль сделок, организовано управление заданиями и поручениями.
Отличие ЕСМ от СЭД
ECM, также как и СЭД, отвечает за управление электронными документами. Но в отличие от СЭД, где возможности настройки бизнес-процессов ограничены логикой работы с «классическими» типами документов, ECM обладает более гибкими настройками маршрутов движения документов. Подстраиваясь под бизнес-логику компании, система позволяет автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы.
И все же, в первую очередь, ECM выполняет роль защищенного хранилища данных организации в удобном, структурированном виде. Для каждого объекта создается регистрационная карточка, в которой заносятся все необходимые атрибуты. Это позволяет структурировать информацию и обеспечить быстрый поиск, доступ к данным и работу с ними. В этом и состоит фундаментальное отличие ECM от системы электронного документооборота.
Подводя итог нашего сравнения ECM и СЭД, хочется отметить, что ECM система в организации решает более широкий круг задач, чем система электронного документооборота. Она объединяет в себе функции различных учетных систем (СЭД, BPM, WCM и др.), охватывает все бизнес-процессы компании в едином, структурированном информационном поле, именуемым корпоративным порталом.