Если учредительные документы утеряны что делать ооо
Восстановление учредительных документов ООО
Порча или утрата личных документов создают любому человеку массу проблем. Для предпринимателя такие же трудности принесет потеря или кража учредительных документов. Чтобы деятельность компании не была приостановлена, необходимо срочно провести восстановление учредительных документов ООО. Как сделать это правильно и что для этого потребуется – читайте в статье.
Последовательность действий при восстановлении
Общество с ограниченной ответственностью осуществляет свою деятельность в соответствии с документами, которые называются учредительными. В 2018 году основным в этом пакете является устав организации, который оформляется и утверждается предпринимателями на первом собрании до обращения в ФНС с заявлением о регистрации ООО.
Оригинал устава в обязательном порядке передается инспектору с остальными необходимыми документами. На руки учредитель получает копию устава, заверенную налоговым органом по всем правилам, а оригинал остается на хранении в государственном ведомстве. Это облегчает возможность восстановления бумаги, если она потерялась.
В этом случае нужно просто обратиться в отделение ФНС, где было зарегистрировано общество с ограниченной ответственностью, и получить копию.
Вариантов восстановления учредительных документов несколько. Выбор зависит от того, что было утеряно – только устав или и другие документы ООО, которые могут иметь значение при обращении.
Если утрачен только устав ООО
При обращении в налоговую с заявлением о выдаче дубликата учредительного документа необходимо представить сведения о самом ООО.
Эта информация содержится в свидетельстве о государственной регистрации и в выписке ЕГРЮЛ. Если обе эти формы у учредителя сохранились, необходимо только уплатить госпошлину, которая взимается за восстановление устава, и написать заявление в произвольной форме.
Образец заявления можно посмотреть здесь. Обычно в нем указываются наименование утраченного документа и причина, по которой учредителю потребовался дубликат.
Госпошлина за выдачу дубликата устава может быть уплачена через сайт налоговой инспекции, где формируется специальная квитанция, или другим удобным способом.
Отсутствуют все документы ООО
Часто важные бумаги хранят в одном месте, поэтому теряются или портятся сразу все документы общества с ограниченной ответственностью. Это может произойти по причине умышленной кражи, пожара, потопа и прочего.
В таком случае потребуется восстановление не только учредительных, но и всех остальных документов. Это связано с тем, что при обращении в государственные ведомства юридическому лицу понадобится подтвердить свой статус.
Чтобы восстановить документы ООО, придерживайтесь определенной последовательности:
Обратите внимание, что без документов ООО не может вести деятельность в полном объеме. А если произошло хищение, то возникает опасность, что злоумышленники смогут оформить нелегальную сделку от вашего имени. Для таких обстоятельств предусмотрена возможность срочно восстановить бланки. Но за срочность придется доплатить. Размеры пошлины по каждому документу можно посмотреть на сайте налоговой инспекции и там же сформировать квитанцию на оплату по соответствующему запросу. Срочные заявки вдвое дороже, но документы можно получить на следующий день после обращения.
Перечень бланков для восстановления документов ООО
Обратите внимание, что при срочном обращении заявление и квитанция должны быть оформлены соответствующим образом, иначе они попадут в общую папку.
Кто может восстанавливать документы ООО
Обратиться в налоговую инспекцию по вопросу восстановления учредительных документов и подать документы может учредитель или доверенное лицо (например, личный юрист). Представитель должен иметь доверенность, заверенную у нотариуса.
Обращение в государственные ведомства через посредников – это дополнительная трата денег. Для небольшой компании личное обращение одного из учредителей ООО – более выгодный вариант при восстановлении устава или других документов ООО. Крупные компании обычно работают через представителей, у которых везде есть «свои» люди, поэтому процедуры осуществляются быстро.
Получение дубликатов учредительных документов и свидетельств ИНН, ОГРН
Случается, что фирма теряет все учредительные документы. Иногда по собственной неосторожности, иногда из-за несчастного случая или воровства… Понятно, что организация не сможет работать без документов, а значит, их нужно восстанавливать. О том, как получить дубликаты документов в Москве, я расскажу подробнее в этой статье.
Процесс восстановления документов состоит из:
Получение дубликата свидетельства о постановке на учет (ИНН)
Получать дубликат ИНН нужно в налоговой инспекции, к которой относится юридический адрес организации. В каждой налоговой свои требования для оформления заявлений и порядки их представлений в инспекцию. Например, в ИФНС №9 подавать заявление может только генеральный директор или главный бухгалтер. Некоторые ИФНС примут заявления от физического лица по нотариальной доверенности. Получить копию свидетельства можно лично (часто это официальное требование налоговой) и по доверенности.
Необходимые документы:
В качестве причины утраты можно писать «в связи с утерей». Обычно такая формулировка устраивает налоговую.
Цена и сроки
Размер пошлины составляет 300 рублей. Копия свидетельства ИНН готовится в течение 5 рабочих дней.
Оплата пошлины должна производиться по реквизитам ИФНС №26.
Получение копии устава
Копия устава организации выдается в территориальной ИФНС. Чтобы получить этот документ, необходимо также подать заявление на предоставление копии и квитанцию об оплате. Копия устава обойдется в 200 рублей (400 рублей за срочность).
Дубликат свидетельства о государственной регистрации (ОГРН)
Получить дубликат свидетельства ОГРН можно в регистрирующем органе, который его выдавал. В Москве это МИФНС №46. Подавать заявление на выдачу дубликата должен лично руководитель компании. Если же у него нет возможности явиться в инспекцию, то можно подать заявление по письменной доверенности с печатью и подписью директора, но оно будет принято как почтовое отправление. Учтите, что в этом случае дубликат свидетельства ОГРН будет отправлен по почте на юридический адрес организации. Как показывает практика, ожидание документа по почте порой превышает месяц. Иногда письмо теряется и приходится начинать все с начала. Если же вы не заберете вовремя письмо, то оно вернется в налоговую. А это, в свою очередь, может привести к необходимости объяснять налоговикам, почему вы не получаете почту по своему адресу.
Необходимые документы:
Цена и сроки
Готовится дубликат в течение 5 рабочих дней. Если компания зарегистрирована до 01 июля 2002 года, то размер пошлины составит 200 рублей. В случае, когда компания зарегистрирована после указанной даты, то размер пошлины составит 20% от суммы, уплаченной при регистрации. То есть, если за регистрацию вы платили 2000 рублей, то пошлина за выдачу дубликата будет 400 рублей. С 22 июля 2007 года размер пошлины за регистрацию вырос до 4000 рублей, значит, пошлина за оформление дубликата ОГРН составит 800 рублей для тех фирм, которые были зарегистрированы после указанной даты. В квитанции указываются реквизиты МИФНС №46. Оплатить госпошлину можно на территории данной инспекции. Для удобства посетителей там установлен платежный терминал. Это сэкономит время, и вам не нужно думать, какие же реквизиты вписывать в квитанцию.
Выдача дубликата свидетельства о внесении изменений ГРН
В Москве выдача дубликата свидетельства ГРН осуществляется МИФНС №46. Получить дубликат можно как при личном обращении руководителя организации, так и по доверенности (заявление считается тогда почтовым отправлением, свидетельство высылается на почту по юрадресу).
Получать свидетельства ГРН необходимо, так как эти документы часто требуются для предоставления в банки. И если были утеряны все свидетельства ГРН, то, соответственно, их все придется восстанавливать. Замечу, что госпошлину необходимо оплачивать за каждое свидетельство.
Пошлина в размере 300 рублей за выдачу дубликата свидетельства ГРН оплачивается на реквизиты МИФНС №46. Готовится дубликат также в течение 5 рабочих дней.
В ближайшем времени планируется отмена Постановления Правительства РФ от 19 июня 2002 г. №439. В связи с этим перестанут выдавать свидетельства ГРН и их дубликаты, вместо этого будут выписки о внесении записи в ЕГРЮЛ. Процедура получения выписки не будет сильно отличаться от процедуры получения дубликата свидетельства. Размер госпошлины пока не известен, возможно, получить выписку можно будет бесплатно. При этом ранее выданные свидетельства не будут считаться недействительными.
Станут ли банки или иные организации в таком случае требовать от вас свидетельства ГРН? Может, в первое время и возникнут недопонимания, но, как утверждают сотрудники налоговых инспекций, этот вопрос быстро утрясется.
В конце хотелось бы обратить внимание на то, что в статье представлены общие рекомендации. Но у каждой налоговой есть свои особенные требования. В принципе, процедура оформления дубликатов документов не такая и сложная. В приложениях к статье вы найдете квитанции с реквизитами МИФНС №46 и ИФНС №26. Если у вас остались вопросы, то вы можете обратиться к экспертам Регфорума – они всегда помогут!
Редактор Регфорум.ру Анастасия Бычкова
Восстановление учредительных документов ООО
Общество с ограниченной ответственностью (далее ООО) осуществляет свою деятельность в соответствии с учредительными документами, самым главным из них является Устав. При регистрации фирмы, Устав передается в налоговый орган в 2 экземплярах, один из которых храниться в личном деле в налоговой инспекции.
Как восстановить устав ООО
Если у вас утерян Устав, то необходимо получить дубликат устава ООО, для его восстановления потребуется следующее:
Срок выдачи заверенной копии Устава составляет 5 рабочих дней.
Обратиться за потерянной копией Устава может учредитель компании, генеральный директор или 3-е лицо по нотариальной доверенности с условием получать готовые регистрационные документы.
Как восстановить свидетельство о постановке на учет ООО
Если утеряно свидетельство о постановке на учет ООО (далее ИНН) можно получить Дубликат ИНН, для этого потребуется следующее:
Срок выдачи Дубликата ИНН составляет 6 рабочих дней.
Как восстановить свидетельство о государственной регистрации ООО
С 2017 года данное свидетельство не выдают, вместо него вы получите лист записи в ЕГРЮЛ. Заказать Лист записи о внесении записи в ЕГРЮЛ можно в регистрирующем органе, в Москве это 46-я ФНС. Для получения листа записи госпошлина не оплачивается, заказать может учредитель, гендиректор или третье лицо по обычной доверенности от гендиректора, но получить через пять дней можно только лично или по нотариальной доверенности.
Восстановление учредительных документов ООО без генерального директора
Если учредительные документы украли, и вы боитесь махинаций пока вы будете их восстанавливать-обязательно обратитесь в полицию с заявление об их краже, сообщите данную информацию в свой банк, где у вашей фирмы открыт расчетный счет.
Восстановление «погибших» документов. Проблемы практики
В первый из трех блоков входят так называемые «документы по общей или производственной деятельности»; к ним прежде всего относятся учредительные документы, локальные нормативные акты организации, протоколы, решения и приказы органов управления и т.п.
Во второй входит документация, связанная с трудовыми правоотношениями в организации. К нему относятся личные карточки работников, трудовые договоры, приказы по личному составу, должностные инструкции и т.п.
Третий по счету, но не по значимости блок – это бухгалтерская документация. К ней относятся первичные бухгалтерские документы, данные регистров бухгалтерского учета, бухгалтерская и налоговая отчетность и т.п.
Стоит отметить, что подобное деление очень условно и отдельные документы могут одновременно являться первичными бухгалтерскими, регулировать трудовые отношения и производственную деятельность организации. Рассмотрим последствия утраты и способы восстановления документов из каждого блока в отдельности. В этом номере журнала разберемся с документами по «общей деятельности».
Документы по «общей деятельности»
Легального определения «документация по общей деятельности» в действующем законодательстве нет. По сути, все, что не является первичной бухгалтерской документацией и документацией, связанной с трудовыми отношениями, можно отнести именно к ним.
Из большого блока данных документов выделяются прежде всего учредительные документы организации. Действующее законодательство понимает данный термин достаточно узко:
«Учредительные документы юридического лица»
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.
В деловой повседневной практике этот термин обычно толкуется более широко. К «учредительным документам» часто причисляют решения (протоколы) о создании организации, об утверждении устава или учредительного договора, свидетельства о внесении записей в Единый государственный реестр юридических лиц (свидетельства налоговой), а также извещения (свидетельства) о постановке на учет в фондах (ПФР, ФСС, ФОМС), договор с ФОМС. То есть тот набор документов, без которых функционирование организации невозможно. Действительно, не имея на руках протоколов, устава и свидетельств налоговой, невозможно ни открыть расчетный счет в банке, ни заключить договор с внимательным и серьезным контрагентом. На фоне обострения борьбы налоговых органов с фирмами-«однодневками» просьба к партнеру предоставить копии свидетельств налоговой и устава практически стала правилом делового оборота. А отсутствие свидетельств о постановке на учет в фондах серьезно затрудняет сдачу отчетности организации и может привести к ощутимым штрафам.
Поэтому утрата данных документов может существенно осложнить повседневную работу организации. Вместе с тем процесс восстановления данных документов достаточно прост и полностью отработан.
Проще всего получить дубликаты свидетельств о постановке на учет в фондах. Они выдаются по письменному запросу организации любому ее сотруднику при предъявлении доверенности (см. Примеры 1 и 2).
Ниже мы продемонстрируем несколько запросов на изготовление разных документов из разных госорганов, к каждому из них нужно будет составлять аналогичную доверенность на право получения конкретным человеком готового документа для вашей организации. Хотя при массовом восстановлении документов можно одной доверенностью поручить представителю (или сразу нескольким доверенным лицам) представлять интересы организации и получать документы в нескольких госорганах (именно такую доверенность мы демонстрируем в Примере 2).
Представитель не обязательно должен быть должностным лицом вашей организации (если это так, то перед именем человека пишется «гражданин» или «гражданка», возможно использование сокращения «гр.», например, «гр. Ивановой Ольге Михайловне»). Если же представитель организации является ее должностным лицом, то данная должность в доверенности может быть указана, но может и отсутствовать, здесь нет жестких требований.
Указание паспортных данных генерального директора не является обязательным реквизитом доверенности, однако в ряде регионов это требуется при представлении интересов организации в налоговой инспекции. Так, данное требование неоднократно озвучивалось автору в ИФНС № 46 г. Москвы.
Немного сложнее обстоят дела с получением копий устава и дубликатов свидетельств о внесении записей в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Необходимо заметить, что в настоящее время восторжествовала точка зрения, что оригинал устава организации существует только один и этот оригинал хранится в регистрирующих органах. Мы не будем здесь останавливаться на правовой оценке данного утверждения. Просто констатируем факт, что налоговая инспекция 2 при первичной регистрации юридического лица выдает на руки заявителю документ, на котором стоит штамп «копия» либо «копия верна», а на обороте указано «оригинал документа хранится в регистрирующем (налоговом) органе». Таким образом, внешние контрагенты в принципе не узнают, выдаете вы им копию с документа полученного при регистрации юридического лица или изменений в устав или же с документа, полученного в инспекции федеральной налоговой службы (ИФНС) взамен утраченного.
Копия устава выдается в ИФНС по месту постановки организации на налоговый учет по запросу, сделанному в свободной форме (см. Пример 3). В ряде налоговых у заявителя могут попросить самостоятельно подготовить копию данного документа. Это требование не является обязательным и связано, как правило, с плохим техническим оснащением конкретной инспекции, а поскольку ситуация в этом отношении в последние годы значительно улучшилась, слышать его приходится все реже и обычно в отдаленных регионах.
Сложнее обстоит дело с получением копий свидетельств о внесении записей в ЕГРЮЛ. Это связано прежде всего с активными действиями налоговых органов, направленными на борьбу с фирмами-«однодневками» и рейдерами.
Во-первых, налоговые органы требуют, чтобы в заявлении был указан номер записи в ЕГРЮЛ, которая подтверждалась бы данным свидетельством (см. Пример 4). На первый взгляд, это может представлять проблему, поскольку именно данное свидетельство и утрачено, но эта проблема очень легко решается. Достаточно получить выписку из ЕГРЮЛ (соответствующий запрос показан в Примере 5). В данной выписке содержится информация о всех регистрационных действиях, которые совершались в отношении организации начиная с момента ее внесения в реестр. Самой организации выписка выдается бесплатно в течение 5 рабочих дней или на следующий день после обращения за запросом (в этом случае необходимо заплатить те же 400 рублей). Выписку можно получить как в районной ИФНС по месту постановки на налоговый учет, так и в объединенных налоговых, осуществляющих регистрационные действия (в Москве это ИФНС № 46, в Санкт-Петербурге – ИФНС №15).
Еще одной серьезной проблемой при получении дубликатов регистрационных свидетельств может стать то, что заявления на восстановление утраченных свидетельств принимаются только лично от руководителя организации, поименованного в ЕГРЮЛ (именно такая практика сложилась в г. Москве). Выдача же может осуществляться и иному лицу по доверенности.
Необходимо понимать, что при выдаче нового свидетельства предыдущее теряет свою силу. В ЕГРЮЛ при этом делается запись: «Выданное свидетельство утрачено юрлицом» или «Выданное свидетельство о регистрации утрачено юридическим лицом». А значит, даже если утерянное свидетельство будет найдено, его значимость для организации уже равна нулю.
Как ни странно, но восстановить документы по общей деятельности, которые были только в распоряжении организации, зачастую бывает намного сложнее.
Например, в реальности практически невозможно восстановить ранее изданные приказы, особенно если они оказываются утраченными вместе с книгами регистрации; очень сложно восстанавливать утраченные локальные нормативные акты. Особенно это актуально для небольших организаций. В крупных фирмах всегда есть вероятность, что отдельные документы будут обнаружены у конкретных исполнителей.
Но и здесь могут возникнуть серьезные трудности, особенно если утраченными оказываются оригиналы документов, обязательных к ознакомлению. Работники достаточно часто отказываются подписывать восстановленные документы. Причем если они восстановлены «задним» числом, то главный аргумент – «почему я должен отвечать за то, что было «до», а если документ восстановлен текущим числом – «я не помню, что было в первом документе и не могу этот сравнить с предыдущим». В результате восстановление документов может вообще утратить смысл. Ведь их главное назначение – фиксация информации и распределение зон ответственности – может оказаться недостижимым.
В следующем номере мы рассмотрим общий алгоритм действий руководства организации при утрате документов, а также более детально остановимся на последствиях утраты кадровых документов и первичной бухгалтерской документации, на способах их восстановления.
Как восстановить утерянный устав ООО?
Восстановить утерянный устав ООО не так трудно, если действовать с учетом рекомендаций и знать нормы законодательства. Потеря учредительных документов — распространенное явление, с которым сталкиваются многие компании. Как правильно действовать при возникновении проблемы? Куда обращаться? Эти и другие нюансы рассмотрим в статье.
Потеря устава ООО — первые шаги
Устав — главный учредительный документ, без которого невозможна регистрация и дальнейшая деятельность организации. В нем прописаны обязательства и права учредителей ООО, поэтому решение любых споров, возникающих в процессе деятельности, невозможно.
В уставе приведены правила работы, которые касаются всего периода работы компании, а именно:
Детальные сведения по содержимому устава ООО отражены в ФЗ №14, в статье 12. Кроме того, эта информация находит отражение в ГК РФ (часть 1).
Потеря устава «замораживает» ряд ключевых процедур для компании. Среди них:
В гражданской практике принято, что официальная учредительная бумага ООО — устав, в котором стоит печать налоговой службы. Если документ утерян, то при выполнении рассмотренных выше мероприятий возникают проблемы. Единственное решение — обратиться к регистратору для получения дубликата.
Тонкости получения копии устава копании
В процессе создания устав общества создается в 2-х экземплярах. Один находится в офисе компании, а второй передается в ФНС с остальным пакетом бумаг. Как правило, устав содержится в учетном деле плательщика налогов и может быть копирован в случае необходимости.
С учетом сказанного напрашивается вывод, что для получения дубликата устава предприятия требуется сходить в ФНС, находящемся по месту регистрации ООО. Процесс обращения за вторым экземпляром четко прописан в 6 и 7, а также в 9 статье ФЗ № 129. Он проходит в несколько шагов:
В некоторых ФНС, кроме упомянутых документов, необходимо передать бумаги, подтверждающие юрадрес компании. В частности, речь идет о свидетельстве госрегистрации или арендном договоре. Здесь все зависит от того, куплено или арендовано помещение под бизнес.
После получения заявления работники ФНС обрабатывают обращение и передают дубликат 2-го экземпляра (не оригинал, а копию документа). При этом выданная копия имеет такую же юридическую силу, как и второй оригинал, оставшийся в распоряжении налоговой службы.
На принятие решения о выдаче копии устава ООО уходит до пяти суток. Если заявитель заказал ускоренный вариант процедуры и заплатил удвоенную сумму, документ передается на руки уже на следующий день после обращения.
Как оформить заявление?
Главная трудность для многих при обращении в налоговый орган — оформление заявления на получение дубликата. Бумага составляется на имя руководителя ФНС, которая территориально находится в регионе работы компании. Жесткого бланка для оформления не существует, поэтому документ оформляется в свободном виде. Важно, чтобы он соответствовал требованиям Админрегламента ФНС по предоставлению услуг.
В «теле» заявления прописываются следующие сведения:
Упомянутый пакет бумаг и заполненное по всем правилам заявление передается двумя путями:
Для получения копии устава ООО требуется прийти лично или запросить отправку дубликата по почте.
Кто вправе получить копию?
Если выбран вариант с обращением налоговый орган, право оформления запроса и получения устава имеется у следующих лиц:
При обращении 3-его лица важно правильно оформить доверенность, которая должна заверяться нотариусом. Кроме того, документ должен отвечать нормам, прописанным в ГК РФ (статье 10), в том числе ФЗ о ООО и ИП (статье 9). В бумаге прописывается право передавать и забирать готовую документацию.
Потеря устава ООО — неприятный момент, который приводит к определенным неудобствам. Но знание тонкостей восстановления позволяет быстро получить дубликат, потратив всего 200 рублей, после чего продолжить деятельность.