Журнал ко5 для чего
Форма КО-5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Если компания имеет большое число подразделений (например, отделов, секций, подотделов и т.д.), в каждом из которых есть свой кассир, то в работе используют документ по форме КО-5. В ней старший кассир фиксирует выдачу средств рядовым кассирам хозяйствующего субъекта или возврат от них. Как правильно заполнить книгу учета принятых и выданных сотрудником-кассиром денежных средств, расскажем в статье.
Цели и порядок использования документа
Книгу ведет старший кассир центрального подразделения хозяйствующего субъекта. В документе он отмечает факт передачи денег кассирам остальных отделов. Выдача налички осуществляется в начале смены, тогда же и отмечают данный факт в книге по форме КО-5. Размер выдаваемой суммы должен соответствовать хозяйственным нуждам подразделения. В ситуации, если в конце трудового дня или смены деньги не были полностью потрачены, остаток возвращается в главную кассу. Данное действие тоже фиксируют в документе.
Книга позволяет быстро установить, сколько было выдано и принято наличных денег, сколько их осталось в конце рабочего дня, сколько составляет полученная выручка организации.
К сведению! Документ был создан и утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года №88.
Заполняем бланк КО-5
Книга учета по форме КО-5 имеет титульный лист и страницы с табличной частью.
Титульный лист заполняется просто: указывают название компании, ее отдела, номер по ОКПО, год, на который заводится книга, ФИО старшего кассира, который несет ответственность за заполнение документа.
Заполняем четные страницы
Здесь указывают сведения о том, сколько денег было выдано кассирам отделов или филиалов в начале дня или смены. В таблицу вносят такие сведения, как:
Заполняем нечетные страницы
Фиксируют получение налички старшим кассиром по окончании дня. В таблицу вносят такие данные:
Важно! Если кассир получает от старшего кассира деньги на оплату труда работников, то первый обязан дать отчет по расходованию наличных в тот период, который указан в платежной ведомости. В ситуации, когда средства не были выплачены персоналу в течение одной смены или рабочего дня, кассир передает оставшуюся наличку старшему кассиру. Этот факт не фиксируется в книге учета. Заносятся лишь данные по окончании срока выплат, который числится в платежной ведомости: суммы депонированных средств.
Вместе с наличными средствами сотрудники-кассиры всех подразделений обязаны сдать приходные и расходные ордера.
Листы книги должны быть пронумерованы, сам документ необходимо скрепить (прошить). На нем руководитель ставит свою подпись и печать.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5)
При наличии в организации или у индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них должен выполнять обязанности старшего кассира.
Книга учета по форме КО-5 – это один из документов кассовой дисциплины, в котором отражаются все операции связанные с передачей наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня.
Записи в книге осуществляются старшим кассиром в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира и кассира.
Бланк книги учета по форме КО-5
Книга учет принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), действующая в 2020 году:
Как заполнить книгу учета по форме КО-5
Инструкция по заполнению бланка книги учета по форме КО-5
Титульный лист:
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ИП, ЗАО) и наименование организации (инициалы ИП) в соответствии с учредительными документами (например, ИП Петров И.А. или ООО «Компания»).
В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего книгу учета (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
Посередине указывается период, на который оформляется книга и ФИО кассира (удобней на каждого кассира оформлять свою книгу учета).
Листы книги учета:
Каждый лист книги учета содержит таблицу, состоящую из 10 столбцов:
В столбце 1 указывается дата передачи наличных денег между старшим кассиром и кассиром.
В столбце 2 указывается сумма остатка наличных денег у кассира на начало рабочего дня.
В столбце 3 указывается цифрами и прописью сумма наличных денег выданных кассиру.
В столбце 4 кассир подтверждает получение денег от старшего кассира и ставит свою подпись.
В столбце 5 указывается сумма денег, поступившая в кассу в течение дня по приходным кассовым документам.
В столбце 6 указывается сумма наличных денег, которые кассир передал старшему кассиру.
В столбце 7 указывается сумма денег, оплаченная документами, которые кассир передал старшему кассиру.
В столбце 8 указывается общая сумма денег, которую кассир передал старшему кассиру.
В столбце 9 старший кассир подтверждает получение денег от кассира и ставит свою подпись.
В столбце 10 указывается сумма остатка наличных денег у кассира на конец рабочего дня.
Правила заполнения книги учета денежных средств форма КО-5 – бланк и образец для скачивания
Кассовая наличность у хозяйствующего субъекта учитывается с помощью самых разных отчетных регистров, ведение которых может иметь как обязательный, так и рекомендательный характер. Одним из таких отчетов является книга учета денежных средств, заполнение и ведение которой в организации выполняется по форме КО-5.
Что представляет собой книга КО-5 в кассовом учете, для чего используется данный регистр, как заполняется эта форма – все эти вопросы следует рассмотреть более подробно.
Кто и когда заполняет форму КО-5?
Учет принятых и выданных денежных средств по стандартной форме КО-5 обычно практикуется организацией, обладающей сложной внутренней структурой с большим количеством подразделений (департаментов, отделов, подотделов, секторов), в каждом из которых имеется своя отдельная касса.
В книге КО-5 фиксируют денежную наличность, которую главный (старший) кассир предоставляет под отчет иным (младшим) кассирам.
Эта же отчетная форма отражает сведения о действительных фактах возврата главному (старшему) кассиру ранее предоставленных денежных средств.
Как правило, за каждым сотрудником организации, лично осуществляющим ведение вверенной ему кассы, закрепляется отдельная книга КО-5, предназначенная для учета движения наличных денег.
В КО-5 главный кассир хозяйствующего субъекта вносит соответствующие записи. В этом учетном регистре регулярно отражаются сведения о фактических процедурах предоставления и возврата денежных средств, совершаемых между главным кассиром организации и кассирами низового уровня, отвечающими за ведение кассы в отдельных структурных подразделениях этой организации.
Таким образом, форма КО-5 регулярно фиксирует следующие операции:
Как заполнить журнал прихода и расхода наличности?
Заполнение КО-5 осуществляется главным кассиром хозяйствующего субъекта по унифицированной форме, утвержденной постановлением официального статистического ведомства РФ под номером 88 от 18.08.1998.
Образец предусматривает внесение нужных сведений в соответствующие графы таблицы.
Сама учетная книга состоит из титульной части, заполнение которой производится по установленному шаблону, и листов, содержащих таблицы с необходимыми данными и реквизитами.
Титульная часть КО-5 предусматривает указание следующих реквизитов:
Табличная форма КО-5 регулярно заполняется в соответствующих графах (столбцах) такими сведениями:
Скачать бланк и образец заполнения
Скачать книгу учета принятых и выданных денежных средств КО-5 – бланк.
Образец заполнения формы КО-5 – скачать.
Другие формы кассовых документов:
Выводы
Книга КО-5 является унифицированной формой кассового учета, зачастую применяемой хозяйствующим субъектом, имеющим сложную, иерархическую структуру собственной кассы.
Иначе говоря, использовать её целесообразно в тех случаях, когда в организации имеется главный кассир, отвечающий за работу с кассой на уровне всего предприятия, и младшие кассиры, к компетенции которых относится ведение соответствующих касс по отдельным подразделениям этого предприятия.
Заполнение КО-5 производится путем указания нужных сведений в графах/строках данной формы.
Книга учета денежных средств (форма КО-5)
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – это унифицированный документ, обязательный для применения организациями (ИП), имеющими большое количество подразделений (отделов, павильонов, секций и пр.), которые обслуживаются несколькими кассирами.
В этом случае один из кассовых работников назначается старшим кассиром, и на него возлагается обязанность по ведению книги учета.
Форма КО-5 служит для контроля перемещения наличных денег между главной кассой организации и кассами отделений. Благодаря ежедневной фиксации операций с наличностью этот документ позволяет вести учет:
Прием и выдача наличности
В качестве первичных документов, согласно которым производятся выдача и возврат денежных средств, выступают приходный и расходный кассовые ордеры.
1) Ежедневно, в начале рабочей смены, старший кассир выдает наличные деньги доверенным работникам в объеме, достаточном для совершения необходимых хозяйственных операций.
Выдача наличных осуществляется под роспись ответственного лица в книге учета денежных средств.
Деньги из главной кассы могут выдаваться на руки как ответственным кассирам отделений, так и доверенным лицам (раздатчикам).
2) По окончании смены суммы неиспользованных средств возвращаются в главную кассу компании. В книге учета фиксируется сумма возврата и проставляется подпись ответственного сотрудника, сдающего наличность.
Наличные деньги, подлежащие возврату в главную кассу, должны быть упакованы в сумки (мешки, пакеты), предназначенные для монет и банкнот.
В ситуациях, когда денежная наличность направляется на выплату заработной платы, кассовый работник отделения обязан отчитаться по расходованию таких денег в срок, зафиксированный в платежной ведомости.
Если деньги по ведомости не были выплачены в течение одной смены, то остаток суммы невыданных средств ежедневно сдается в главную кассу под роспись кассира (раздатчика), но в книгу учета данные о таких суммах не заносятся.
И только после истечения срока выплат по ведомости суммы депонированных средств, возвращенных в основную кассу организации, фиксируются в книге учета.
3) Следует отметить, что в обособленных подразделениях компании на конец рабочего дня могут оставаться денежные средства в пределах установленного лимита.
Обязанность по ежедневной сдаче наличных в кассу головной организации с последующим получением на утро денег на размен – законодательно не установлена.
Такое решение юридическое лицо принимает самостоятельно путем оформления локального распорядительного документа.
Инструкция по заполнению книги учета
Книга учета действует в течение одного календарного года.
В целях структурирования и быстрого поиска нужной информации, отражение операций осуществляется следующим образом:
При ведении книги желательно не допускать ошибок.
Если внесена некорректная запись или допущена помарка, исправления вносятся следующим образом: ошибочные данные аккуратно зачеркиваются, рядом записывается верная информация, и проставляется Ф.И.О. и подпись ответственного лица (старшего кассира).
Титульный лист
Сюда заносится код ОКПО, указанный в уведомлении Росстата.
Это показатель, отражающий вид деятельности организации или ИП, он присваивается на основании порядкового номера компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.
Под наименованием бланка указывается текущий год и Ф.И.О. старшего кассового работника.
Листы книги учета
Каждый отдельный лист бланка содержит таблицу, состоящую из 5 столбцов (всего 10), в которые заносится следующая информация:
Форма КО-5. Книга учета кассира
Форма КО-5 – это документ, который используется в организациях с большой иерархией в виде отделов, подотделов, обслуживающихся различными кассами. Документный бланк указывает на финансы, выдаваемые главным кассиром другим сотрудникам касс под отчетную документацию. При этом в нем прописываются данные о возврате финансов и других документов.
Во время старта смены выдаются финансы из главной кассы сотрудникам других касс. Этот момент фиксируется в документе КО-5. По окончанию смены производится отметка о возврате средств, которые не были использованы, при этом указываются номерные знаки ордеров. О том, как «двигаются» наличные средства записываются в специальной книге формы КО-4. Вы также можете найти ее у нас.
Пример того, как заполнять книгу учета кассира форма КО-5
Прежде всего, необходимо заполнить титульную страницу данной формы. Первоначально указывается название организации, его номер по ОКПО, идущий сейчас год, фамилия, имя и отчество, главного за учетной книгой. Дополнительно можно указать название подотделов компании.
Данная книга действует всего один год, этот срок фиксируется на титульной странице. А теперь о том, как производиться заполнение КО-5 по графам:
Помимо этого форма КО-5 фиксирует данные о возврате тех денег, которые не были использованы.
Средства, которые остались должны быть обязательно переведены в основную кассу компании. Случается, что финансы даются на оплачивание труда рабочих, тогда кассир, который принял «наличку», должен указать в отчетности дату получения. До конца срока кассир обязуется ежедневно осуществлять сдачу остатка финансов в центральную кассу. Такие суммы выдаются главному кассиру.