Для чего нужен контроль

Что такое контроль как функция менеджмента

Содержание статьи

Для чего нужен контроль

Деятельность организации, будь то бизнес-структура или государственное учреждение, все время протекает в меняющихся условиях. Одна из функций аппарата управления состоит в том, чтобы учитывать такие изменения и вносить коррективы в производственные процессы. При этом менеджеру необходимо должным образом организовать персонал и мотивировать его на выполнение текущих и перспективных задач.

Регулярный и плановый контроль над деятельностью подчиненных – неотъемлемая функция менеджмента. Таким способом можно своевременно выявить недочеты в работе сотрудников, обнаружить ошибки и просчеты. Не все сбои в работе предприятия происходят из-за ошибочных действий персонала. Иногда промахи совершают сами управленцы, например, искажая смысл исходящих свыше распоряжений.

Контроль с позиции менеджмента представляет собой четкую и продуманную систему мероприятий по проверке правильности исполнения указаний и распоряжений руководства. Это понятие включает в себя также наблюдение за неукоснительным выполнением работниками своих функциональных обязанностей. В организации, где значительную часть работы выполняют люди, а не машины и механизмы, контроль прямым образом связан с понятием власти и административным регулированием деятельности.

Контроль как функция менеджмента

Задача системы контроля – установление некоторых стандартов, которыми работники обязаны руководствоваться в своей деятельности. Чтобы контроль был эффективным, необходимы ориентиры, по которым менеджер сможет оценить результативность деятельности каждого сотрудника. Разница между стандартом и достигнутыми показателями должна стать основанием для внесения поправок в рабочие процессы.

Контрольные функции в менеджменте вступают в силу уже на этапе планирования деятельности организации. Составляя планы работы подразделений, руководители должны предусмотреть в них проверочные мероприятия, указав сроки их проведения и лицо, ответственное за выполнение. Плановый характер контроля дает возможность вести проверку деятельности не от случая к случаю, а системным образом.

Конечная цель контроля заключается в том, чтобы достичь такого положения дел, при котором управление организацией будет нацелено на максимально эффективное выполнение производственных показателей. Планируя контрольные мероприятия, менеджер должен принять во внимание психологические особенности отдельных сотрудников и коллектива в целом. Неправильно выстроенная система проверок способна негативным образом воздействовать на персонал, может привести к снижению мотивации и росту напряженности.

Источник

Как построить систему контроля в компании

Система контроля нужна для того, чтобы вовремя хватать за руку тех, кто делает не то, что нужно, и наказывать их. Систему контроля должны бояться. Нельзя быть уверенным ни в чем и ни в ком, контролировать нужно все! Контролеров тоже нужно контролировать. Чем больше контролируешь, тем лучше для бизнеса…

Если вы согласны с каким-либо из приведенных выше утверждений — нужно срочно что-то делать, поскольку такие взгляды приносят лишь вред для бизнеса. Хотя они, к сожалению, сегодня распространены во многих компаниях…

Мы лишь слегка затронем вопрос, который волнует каждого руководителя и который в значительной мере определяет успех любого бизнеса.

Если мы контролируем НЕ ТО:

Если мы контролируем НЕ ТАК:

Что такое контроль?

Контроль — это сравнение результатов и целей, настоящего и желаемого… Подобные определения наиболее распространены, но и наименее полезны в реальном бизнесе. Давайте попробуем взглянуть на контроль немного шире.

Зачем нужен контроль? Каковы его цели и задачи?

Результат зависит:

Таким образом, чтобы контролировать что-либо, нам важно владеть информацией не только о результате, но и о перечисленных выше факторах, которые на него влияют, а также обеспечивать, чтобы эти факторы способствовали его достижению.

Когда контролировать?

Контроль — это действия, предпринимаемые для того, чтобы убедиться в достижении желаемых результатов. Если вы уверены в процессе, в том, что все наверняка будет так, как запланировано, можете контролировать только результаты. И лишь в редких случаях, когда результат вас не устраивает, предпринимайте определенные шаги. Если абсолютной уверенности в процессе нет, стоит контролировать что-то еще.

Контроль возможен:

Что выбрать: контроль на входе, в процессе или контроль на выходе?

Самый трудоемкий и дорогостоящий вариант контроля — это контроль в процессе (особенно если процесс сложный). Представьте себе, что значит контролировать соблюдение всех технологий, норм, стандартов при приготовлении сложного блюда в ресторане, при производстве компьютера или автомобиля.

Творческие процессы (например, разработку программного обеспечения, маркетинговой стратегии, рекламного слогана или дизайна изделия, в конце концов, подготовку отчета или проведение переговоров с клиентом) вообще невозможно контролировать «в процессе». На наш взгляд, контроль в процессе имеет смысл лишь при использовании дорогостоящих материалов и/или при критической важности результата (например, очень сложная хирургическая операция).

Кто должен контролировать?

Но можем ли мы доверять такому контролеру? Только в том случае, если он кровно заинтересован в результате. Если это так — он сам будет осуществлять необходимый контроль. Если мы (руководители) не уверены на 100% в заинтересованности исполнителя, то должны его контролировать. И чем меньше мы уверены в его заинтересованности, тем нужнее контроль. Или тем нужнее все-таки заинтересовать исполнителя в результате, поскольку лучший контролер — сам исполнитель!

Контроль — обратная связь

Если контроль осуществляет не сам исполнитель, то «тенью» контроля должна быть оперативная обратная связь от контролера (руководителя). Исполнитель должен получать от руководителя достоверную и оперативную информацию о своей работе и ее результатах (и их оценке, если таковая давалась), на основе которой он может изменять (улучшать) свою работу.

Без такой обратной связи исполнитель не только не сможет ничего улучшить, но и будет демотивирован, поскольку незнание результатов своей работы обычно приводит к разочарованию и снижению мотивации к ней.

При предоставлении обратной связи нужно помнить, что она должна быть двигателем, а не тормозом, должна направлять и вселять оптимизм. Ведь, как сказал один умный человек, лидер — это торговец энтузиазмом.

Что нужно контролировать, а что нет?

Контролировать нужно все, что важно, учитывая при этом, что большая часть контроля выполняется непосредственным исполнителем (или командой исполнителей) и лишь наиболее значимое контролируется вышестоящими руководителями. Важно помнить: если руководитель не смог обеспечить достаточную степень заинтересованности сотрудника (что само по себе можно отнести к контролю на входе ) в результате, ему придется «латать дыры» при помощи дополнительного контроля.

Когда без контроля можно обойтись?

Можно ли контроль чем-нибудь заменить? Нужно ли это делать?

Почему мы говорим о системе контроля?

Вспомним наш принцип системности. Поскольку бизнес — это система, нельзя повлиять на результат, затронув лишь один из факторов. Бессмысленно заботиться о высоком качестве сырья и материалов, не обеспечивая (с помощью отбора и обучения) соответствующее качество персонала. Точно также бессмысленно контролировать всеми силами соблюдение технологии «в процессе», если не контролируется качество ресурсов, как говорится, garbage in — garbage out. Также бессмысленно контролировать лишь один из результатов (например, годовой или квартальный объем продаж компании или подразделения), если у бизнеса долгосрочные цели, для достижения которых важны уровень качества продукции и сервиса, удовлетворенность и лояльность клиентов, привлечение новых групп клиентов, текучесть персонала, уровень производственных затрат и т. п. Гораздо эффективнее создать систему показателей ( balanced scorecard ) на всех уровнях, по которым можно контролировать все важные аспекты бизнеса (в первую очередь это относится к «контролю на выходе»).

Система показателей результативности и эффективности бизнеса должна строиться по принципу организационной пирамиды: сверху — вниз. В первую очередь должны определяться наиболее важные показатели на уровне компании, после чего — на уровне подразделений, отделов, а потом — на уровне отдельных исполнителей.

Например, система показателей на уровне компании в гостиничном бизнесе может включать следующие показатели, которые должны измеряться раз в год (квартал, месяц или чаще, в зависимости от специфики компании):

На уровне подразделения (например, служба безопасности компании) система показателей может включать:

Показатели могут быть и другими, главное, чтобы они соответствовали тому, что важно для компании, использовались для постановки целей и периодического измерения прогресса в достижении этих целей (контроля).

И наконец, десять простых шагов по построению эффективной и результативной системы контроля :

Тест «Как у нас работает система контроля?»

Дайте ответы («да» или «нет») на каждый из десяти вопросов. В случае нескольких «вложенных» вопросов, ответ «да» возможен только при положительном ответе на все вопросы. Делайте необходимые пометки прямо в тесте и выписывайте на отдельный чистый лист бумаги все возникающие при этом идеи. Не торопитесь. Отвечайте на все вопросы. Если вы не можете ответить на вопрос и при этом вопрос находится в пределах вашей компетенции, — отвечайте «нет». Будьте предельно честны — вы отвечаете для себя! УДАЧИ!

Не забудьте сделать выводы из теста и применить их на практике. Именно с этой целью он был составлен.

Краткое знакомство с системой контроля закончено. Мы постарались обсудить некоторые наиболее важные вопросы практики контроля.

Источник

Разделяй и выполняй KPI: виды контроля работы коллектива

Как организовать эффективный контроль работы персонала – вопрос актуальный для любого руководителя. В этой статье мы расскажем, зачем нужен контроль и как его обеспечить, чтобы добиться пользы и для руководства, и для сотрудников компании.

Зачем нужен контроль

Контроль – это ни в коем случае не слежка за персоналом, а, скорее, координирование деятельности с целью получения максимальных результатов. Он полезен обеим сторонам. Руководитель имеет продажи и надежную команду, готовую работать на результат, сотрудники получают ясные цели и мотивацию, рост компании и стабильную оплату труда.

Грамотный контроль в первую очередь отмечает успехи, а не промахи сотрудников

Любые инновации, направленные на внедрение контроля персонала, нужно преподносить и воспринимать, как взаимовыгодное сотрудничество. Предположим, установлено видеонаблюдение, о чем проинформированы все работники. Это сделано не для выявления промахов с целью наказать провинившихся, а чтобы избежать нарушения договоренностей во благо общего дела.

Основные плюсы контроля:

Благодаря контролю, удается создать надежную команду, на которую можно положиться. Участники команды нацелены на рост и развитие, а так как сотрудники – главный ресурс любой компании, вместе с ними растет и развивается бизнес.

Виды контроля

Эффективный контроль – это процесс, разделенный во времени, он осуществляется до, в процессе и после работы:

Результаты контроля важно связать с заработной платой. Выполнил KPI – получил деньги, не выполнил – не получил. Речь идет не о штрафах, а о поощрении, которое может быть, а может и не быть. Штрафы желательно вводить только за серьезные нарушения.

Материальное поощрение за достижение KPI может сопровождаться нематериальным, например присвоением звания «Работник месяца»

Как внедрить контроль

Руководители понимают, что контроль нужен, но не все знают, как его внедрить. Стоять «над душой» – не вариант, нужны более незаметные и действенные методы, причем для каждой сферы деятельности свои.

Основные методы эффективного контроля:

Правильный подход к контролю – это такой, который при использовании минимума силовых методов (взысканий, штрафов, увольнений) позволяет добиться высокой эффективности работы персонала через понимание взаимовыгодности процесса.

Источник

Контроль в жизни человека как причина ответственности

Главная » Руководителям компаний » Контроль в жизни человека как причина ответственности

Мы все сталкиваемся с этим ежедневно – контроль в жизни человека. Часто мы не задумываемся, что нас окружают различные системы контроля. Контроль многообразен: это финансовый, технический, строительный, контроль работы сотрудников в компаниях и другое. Попробуем разобраться в смысле контроля над жизнью, его необходимостью в разных сферах жизнедеятельности человека.

Контроль – это наблюдение с целью проверки и исключения найденных ошибок в работе. Во время такого наблюдения проверяется факт на соответствие плану, образцу или соблюдение стандарта и норм. Представьте, если контроль перестанет существовать.

Контроль в жизненных сферах человека

В жизни человека контроль присутствует постоянно.
Это личный контроль или самоконтроль — своих действий, мыслей и эмоций. Это социальный контроль – общества над поведением человека. Это и контроль государства – над деятельностью граждан и предприятий. Контроль и наказание – сдерживающие факторы плохого поведения и лени. Давайте представим, как выглядело бы общество без контроля.

В Образовании

Представьте себе образование без контроля знаний учеников, без домашних заданий и проверок. Студенты выходят на работу не аттестованными. Какое качество знаний мы получим? С другой стороны представим контроль методик преподавания. Если учителя не согласны со школьной программой и учат согласно внутренним убеждениям, отклоняясь от формата обучения? Искажается суть и направленность образовательных предметов. Контроль действий учителей на соответствие программе обучения защищает от самодеятельности в преподавании.

К чему приводит отсутствие контроля в образовании?

1. Растущая безответственность человека, ребёнка, подростка, будущего гражданина. Ведь ему не нужно делать домашнее задание, его знания не проверяются. Это приводит к халатности и жизненному безразличию в будущей работе.
2. Отсутствие контроля деятельности педагога приводит к формированию разномыслий, искажению действительности. Так разделяются общества, формируются секты и заблуждения. Что мы и наблюдаем сейчас в обществе.

В Медицине

Вообразите отсутствие контроля в изготовлении лекарств, отсутствие проверки медицинского оборудования или бесконтрольный выпуск рецептов. Нетрадиционные методы лечения, назначение гомеопатических препаратов, которые бесполезны. Что мы видим сейчас, какие лекарства выписывают врачи? Дорогие и малоэффективные. А контроль лекарственных средств с недоказанной эффективностью как раз защищает пациентов.

К чему приводит отсутствие контроля в медицине?
Это очевидно — к большой смертности. Низкому уровню лечения. Мы теряем самое основное – человечность.

В Сфере обслуживания

Рассуждая о контроле в сфере услуг, представьте, что владельцы гостиниц сами оценивают себя, поэтому туристы не понимают, в гостиницу какого класса они попадут. Контроль в этой сфере не позволяет гостиницам самостоятельно присваивать рейтинг и защищает нас от обмана и разочарования.

Пекарни для увеличения продаж поставляют хлеб без указания веса. При этом делают привычный батон на 50 грамм легче. Контроль запрещает не указывать вес хлеба и защищает покупателей от обмана.

В Промышленности

Предприятия для получения большей прибыли экономят на материале. Продукция выпускается не по ГОСТу, а по ТУ (техническому условию). Например, в производстве шин — они создаются тоньше или применяется материал с более быстрым износом, чем обычно. Это приводит к увеличению аварий на дорогах. Здесь контроль является предупредительным действием, запрещает продавать шины, не соответствующие стандартам. Можно привести примеры из пищевой промышленности: молоко, которое не скисает, красивые овощи и фрукты, но без вкуса. Разве не нужно контролировать, что едим мы и чем питаются наши дети?

Как видим, контроль промышленности не только полезен, но и необходим. Сравнение с нормами, стандартами всегда позволяет оценить работу, качество товара или услуги и понять, насколько они хороши. Совершить действия в направлении улучшения.

Контроль дает взгляд со стороны, сравнительную оценку, анализ и коррекцию действий. Мы часто не видим свои действия. Не всегда оцениваем их адекватно. Посторонний взгляд позволяет их и увидеть, и оценить.

В воспитании детей

Что касается применения контроля в родительском воспитании, то на мой взгляд, он сейчас особо актуален. Я не приверженец тотального контроля над ребёнком или подростком, хотя в разных жизненных случаях он требуется на какое-то время. Под контролем я понимаю постоянное общение родителя с ребёнком. Общение – это самый лучший контроль над ситуацией в семье. Через общение с родителем выявляются и решаются все противоречия, возникающие у детей в процессе взросления.

Проблема современного родителя – отсутствие времени на ребенка, отсутствие общения с ребенком дома, когда оно необходимо. Без общения дома подросток находит его в другом месте: социальных сетях, группах, интернете, где жизненная реальность искажается.

Что будет с ребёнком, если не ограничивать его в просмотре мультфильмов, играх, погружении в интернет и социальные сети? Если позволять просматривать контент, не соответствующий его возрастному восприятию? Мы получим детей инвалидов, психически и физически. Результаты бесконтрольности мы уже наблюдаем сейчас в обществе.

Контроль как стимул организованности

Для человека, не настроенного на работу, или вернее сказать без желания двигаться к цели, контроль сможет стать «кнутом», заставляющим его работать. Для человека с плохой самоорганизацией, не умеющего планировать работу, он может стать маркером графика работы.

Человек – хозяин планеты, земля его дом. Отсутствие контроля равно отсутствию хозяина в доме, где всё открыто для воров и неприятелей. Поэтому контроль над жизнью необходим, он сдерживает человека от больших ошибок и хранит общество в допустимых границах.

Источник

Контроль. Как чрезмерная ответственность связана с чувством тревоги?

Что такое контроль?

Любите ли вы контролировать? Ощущаете ли ответственность за все происходящее вокруг или, напротив, легко можете отпустить события – пусть идут, как идут?

Многие из нас постоянно пытаются проверять все вокруг. Но, как правило, это приносит одни переживания, возникает чувство тревоги. Ведь далеко не все зависит от нас.

И первая мысль, которая возникает – нужно просто расслабиться.

Но контроль – не то, от чего легко избавиться. Желание контролировать живет слишком глубоко внутри нашей личности. И на самом деле это не так уж плохо – без него мы не смогли бы прожить ни дня.

Для чего нужен контроль?

Внутренний контроль

Его функция – сводить к минимуму неизбежные ошибки, а также уменьшать неизбежное сопротивление новому при реализации планов.

Когда мы что-то запланировали, то результат, которого мы хотим добиться, выглядит в нашем воображении определенным образом. Но в процессе воплощения жизнь вносит свои коррективы. Порой вмешиваются обстоятельства, иногда – другие люди. А время от времени у нас просто возникают другие дела, которые заставляют отвлечься и вовсе забыть о первоначальной цели.

Именно для подобных случаев существует внутренний контролер. Он проверяет, насколько успешно мы претворяем в жизнь запланированное, подталкивает нас и мотивирует, если что-то пошло не так.

Внешний контроль

Внешняя часть контролера тоже необходима. Мы следим за миром вокруг себя хотя бы в целях самосохранения, и это вполне разумно. Мы давно уже не живем в дикой природе, где постоянный «мониторинг» окружающей среды – залог выживания, но, тем не менее, смысл в контроле по-прежнему есть. Мы следим за машинами, когда переходим улицу, смотрим под ноги, чтобы не споткнуться, обращаем внимание на часы, чтобы прийти вовремя, и так далее.

Если говорить о психологической сфере, контроль помогает нам отслеживать реакции людей вокруг, получать обратную связь.

То есть контроль – необходимая часть нашей личности, которая «следит за порядком».

Нездоровый контроль

Почему же так часто говорят о том, что контроль означает лишнее напряжение, что он опасен и что необходимо «отпускать» и «принимать» происходящее, в том числе и внутренне?

Как всегда, все дело в чувстве меры. Изначально контроль – служебная функция. Проблемы начинаются, если она «захватывает власть».

Чрезмерный внутренний контроль создает напряжение, не позволяет расслабиться ни на минуту. Мы не даем себе права на ошибку, постоянно проверяем и перепроверяем свои действия.

Чрезмерный внешний контроль делает из нас тиранов и провоцирует окружающих либо избегать нас, либо постоянно перекладывать на нас ответственность за все происходящее.

Недостаточный контроль. Возможны и обратные ситуации – когда мы наоборот, безответственны и слишком полагаемся на волю случая. Эта крайность ничем не лучше, потому что, пока вы боитесь контролировать, ситуацией распоряжается кто-то другой. Этот человек берет на себя ответственность и в то же время может управлять вашей жизнью, принимая решения.

Как чрезмерный или недостаточный контроль связан с тревожностью?

Причина чрезмерного контроля обычно – недоверие миру и себе. И частым спутником чрезмерного контроля является сильное чувство тревоги. Именно его человек пытается компенсировать постоянной проверкой всего и вся.

Контроль отчасти решает проблему – в конкретный момент. В очередной раз убедившись, что все более или менее в порядке, человек успокаивается – до следующего приступа паники. Но общее ощущение постоянного беспокойства не проходит. И конечно, сказывается не очень хорошо на нашем характере, здоровье и общем состоянии.

Нежелание что-либо контролировать, как ни странно, тоже может быть связано с недоверием. Человек настолько не верит в свою способность что-то изменить, что предпочитает делать вид, будто ему и не хочется. Он усваивает притворно легкий взгляд на свою жизнь, но эта легкость не настоящая: в реальности человек просто опустил руки.

О правильном отношении к страху и тревоге и о том, как избавиться от беспокойства, читайте в статье по ссылке.

Зоны ответственности

У каждого из нас есть своя зона ответственности, то есть сфера, где мы можем что-то изменить. И там контроль в разумных количествах уместен и даже необходим.

Но чувство тревоги внутри заставляет нас контролировать в том числе и то, что нас, в общем-то, не касается или от нас не зависит. Приведу пример.

Мы можем пытаться контролировать собственное поведение, заниматься личностным ростом, учиться. Но не можем заставить делать это другого человека. Наша зона ответственности – мы сами, а также наши дети, пока они маленькие.

Многие из нас постоянно забывают об этом, пытаясь совершенствовать мужей, родственников, родителей и друзей. А то и коллег по работе.

Кроме того, контроль заставляет нас брать на себя слишком много ответственности там, где она изначально не определена – например, в новом совместном проекте. Человек, который стремится все контролировать, постарается «стянуть» все нити на себя, чтобы иметь возможность все проверять. Это приводит не только к тому, что он переутомляется, но и к дисбалансу в работе, а то и к риску провалить мероприятие.

Здоровый контроль относится к тому, что действительно зависит от вас. Вы не управляете погодой, но в ваших силах одеться комфортно. Вы не можете заставить мужчину любить себя, но можете работать над отношениями со своей стороны. И наконец, вы не заставите людей вести себя по-вашему, но способны изменить свое отношение к этому или прекратить общение, если их поведение заставляет вас страдать. Это можно и нужно контролировать, и это принесет счастье.

Как работает контроль?

Нашу личность можно поделить на три составляющих, которые называют «Внутренний ребенок», «Внутренний родитель» и «Внутренний взрослый». Каждый из них выполняет свою роль.

Как вы понимаете, наш контролер, как внутренний, так и внешний – это и есть родитель.

От того, насколько гармонично взаимодействуют наши составляющие, зависит в том числе и то, насколько здоровый или нездоровый контроль мы осуществляем.

Как выработать здоровое отношение к контролю?

Внутренний родитель – по сути, проекция наших реальных родителей. И внутренний контролер обычно говорит их голосом, иногда даже теми же словами и интонациями. Так как у большинства людей родители были далеки от психологической грамотности и понимания того, как правильно воспитывать детей, то этот голос, как правило, слишком строгий и придирчивый.

Но любой человек, даже тот, у кого очень сильный или наоборот, «ленивый» контролер, может изменить ситуацию. С контролером можно договориться, даже перевоспитать его. Как это сделать?

Работа с внутренними состояниями – родителем, ребенком и взрослым. Об этом вы можете прочитать в статье «Общение с окружающими людьми из разных состояний личности».

Признание контроля может оказаться сложнее. Мы часто пытаемся бороться со своими качествами, которые полагаем негативными, в то время как на самом деле борьба и отрицание только дают им дополнительные силы. Но сказать себе «я признаю, что во мне есть функция контроля» недостаточно, необходима внутренняя работа.

Хороший способ научиться примиряться с различными проявлениями своей личности – регулярно применять практику согласованности. О ней подробно рассказывается в материале «Согласованность и успех: гармония с самим собой». Это практика при всей своей кажущейся простоте творит чудеса – если применять ее регулярно.

Принятие окружающих с их достоинствами и недостатками, признание того, что у каждого из них есть право на свой путь и на ошибки – это одна из самых сложных задач для каждого человека. Какие-то простые практики для этого назвать сложно, кроме разве что регулярного напоминания самому себе. Но обычно, если человек занимается психологической работой и развивает себя, лояльное отношение к окружающим постепенно вырабатывается само собой.

Источник