Для чего нужна автоматизация процессов
Все о Process Mining от ProcessMi
Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi
Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами?
Усложняющаяся конъюнктура рынка, ускорение внешних и внутренних процессов подталкивают компании к необходимости использовать автоматизированные методы управления бизнес-процессами.
Повышение эффективности деятельности предприятия – главная цель, ради которой затевается автоматизация бизнеса. Можно выделить 5 основных причин необходимости автоматизации управления бизнес-процессами:
1. Сокращение времени на выполнение однотипных действий
Когда-то таблица Excel тоже была способом автоматизировать расчеты и занесение информации, но с развитием технологий такая форма отображения данных стала устаревшей. Автоматизация рутинных операций позволяет сотрудникам более эффективно использовать рабочее время.
2. Систематизация клиентской базы
Ведение клиентской базы не должно занимать много времени, а лишь способствовать ускорению процессов. Получение в любой момент полной информации по клиенту, своевременная отработка заявок – всё это улучшает сервис и повышает лояльность заказчиков.
3. Нивелирование ошибок
Чем меньше будет влияние человека на процесс, тем меньше будет в нем недочётов, связанных с человеческим фактором. Компьютер не может отвлечься и проявить невнимательность.
4. Быстрый доступ к информации
Автоматизация отчётов позволяет руководителю в любой момент времени сделать срез состояния компании и проанализировать ситуацию. А сотрудникам бухгалтерии и отделу закупок – быстро вывести и напечатать все необходимые документы: счета-фактуры, накладные, счета на оплату.
5. Повышение прозрачности бизнеса
Взаимодействие между подразделениями и отделами становится более понятным за счёт определения ответственных лиц для каждого этапа, описания вариантов исполнения процесса в зависимости от входных данных и полученного результата.
Моделирование бизнес-процессов
Автоматизации бизнес-процессов должно предшествовать описание деятельности предприятия, исполняемых в нем процессов, понимание и отображение в модели процесса его структурных связей и логики взаимодействия между участниками.
Моделирование бизнес-процессов помогает лучше понять их суть и определить в дальнейшем пути повышения эффективности. Эти мероприятия требуют материальных, трудовых и временных ресурсов и поэтому необходимо четко представлять мотивы и причины для развертывания такой кампании. Их может быть несколько:
Пока система свободна от устоявшихся привычек, правил и ограничений, есть хорошая возможность наладить процессы «с чистого листа», смоделировать бизнес-процессы и создать эффективно функционирующее предприятие.
С ростом объёмов производства и увеличением количества персонала наступают перемены в системе управления, распределении зон ответственности. Моделирование бизнес-процессов на данном этапе позволит избежать разрастания кризиса управления.
Рано или поздно появляется необходимость увеличения прибыли за счёт внутренних ресурсов компании. Для запуска процесса оптимизации необходимо разобраться, в каком состоянии организация сейчас и какие происходят бизнес-процессы.
Если планируется подготовка предприятия к продаже, надо учитывать, что наличие чётко структурированной модели управления значительно повышает конкурентоспособность фирмы.
Системы автоматизации управления бизнес процессами
Выделяют следующие системы автоматизации управления бизнес-процессами:
1. Использование облачных сервисов. Даже если у компании отсутствует собственный сервер (обычно это свойственно малому бизнесу), благодаря облачным технологиям возможно обеспечить доступ к данным практически из любой точки мира.
2. Автоматизация маркетинговых инструментов. Использование CRM-систем для улучшения качества обслуживания клиентов, автоматизация рекламных кампаний, BI-системы для комплексного анализа эффективности работы.
3. Развитие технологии M2M (Machine2Machine). Там, где человеку сложно анализировать большие объемы информации и комплексные бизнес-процессы, для автоматизации последовательных этапов используют межмашинное взаимодействие.
4. Использование инструментов Big Data. Средства аналитики, которые востребованы крупными компаниями.
5. Real-time аналитика. Потоковая обработка данных в режиме, близком к реальному времени. Внедряются ПО, которые могут обрабатывать десятки тысяч событий или сообщений в секунду. В результате синхронизация процессов и операций повышает эффективность взаимодействия.
6. BPM-системы. Технологии, имеющие обширные функции и гибкие настройки, позволяют производить мониторинг и автоматизацию бизнес-процессов.
Автоматизация бизнес-процессов – важный шаг на пути к повышению эффективности компании, увеличению прибыльности и стабильному росту.
Зачем нужна автоматизация бизнеса?
Автоматизация бизнеса – это перекладывание всех рутинных задач на плечи компьютера. Все процессы, проходящие в компании, упорядочены в одну единую систему.
Современная бизнес-среда очень динамична. Для успешного ведения бизнеса и оперативного принятия точных и взвешенных решений требуется эффективный управленческий учет.
Автоматизированные информационные системы, доступные компаниям на сегодняшний день, позволяют получать четкие и достоверные данные о деятельности сотрудников всех уровней, о главных задачах и целях, а также отчетность о прогрессивности их выполнения, на основании которых можно проводить любой подробный анализ ситуации на предприятии в целом или каждого процесса отдельно.
Главная цель внедрения автоматизации бизнеса в работу компании – оптимизация деятельности и, как следствие – рост финансовых показателей. Это достигается:
Так зачем нужна автоматизация бизнеса? Рассмотрим 5 веских причин, почему автоматизация в любой компании – это важно.
Процесс внедрения
Для внедрения программ управленческого учета руководителю или владельцу компании необходимо определиться с областью, где она требуется: отдел продаж и клиентская база (CRM-система), складской учет, корпоративная система связи между отделами (ERP-система), программа по работе с дисконтными картами и другое.
Далее составляется модель функционирования вашего предприятия для понимания ваших внутренних процессов. С учетом этой модели, особенностей бизнес-процессов компании и ваших пожеланий разрабатывается архитектура новой программы. И на выходе вы получаете такой программный продукт, который полностью удовлетворяет потребностям компании, высвобождая ресурсы для развития и увеличения продаж.
Автоматизация бизнеса – это просто. Вы всегда можете заказать бесплатную демо-версию, чтобы протестировать удобство и функциональность программного обеспечения, а также обратиться к нам за консультацией.
Зачем нужно автоматизировать бизнес-процессы?
Многим компаниям не хватает времени и ресурсов для развития своего бизнеса. При таком сценарии автоматизация монотонных и повторяющихся задач с помощью программного обеспечения может улучшить общую продуктивность. Автоматизация не всегда связана с большими расходами на компьютеризированные системы и роботов. Главным образом, все сводится к тому, чтобы автоматизировать один или больше рабочих процессов с помощью технологий и так уменьшить или же полностью исключить участие человека.
Продуманные подходы к работе очень важны для любого бизнеса и с помощью автоматизации вы и ваши сотрудники сможете сосредоточиться на более важных задачах. Автоматизация скучных, утомительных задач, которые обычно выполняются вручную, поможет персоналу сосредоточиться на более важном и интересном.
Что автоматизировать в бизнесе?
Прежде чем решить, зачем и что лучше автоматизировать, определите ключевые области, где может понадобиться автоматизация бизнеса. Начните с мониторинга рабочего графика в течение недели. Составьте список задач, на которые уходит основной объем времени. Когда у вас будет такая информация, сгруппируйте эти задачи в матрице 2х2, которая позволяет классифицировать важные и неважные, срочные и несрочные задачи.
Затем определите повторяющиеся или менее важные задачи, которые занимают много времени. И дальше уже можно подыскивать инструменты, которые бы помогли с автоматизацией. Например, если расходуется много времени на составление графиков встреч с клиентами — обмены сообщениями, например — этот процесс, скорее всего, можно автоматизировать за счет определенной онлайн-системы, которая бы отправляла напоминания от вашего имени, что сэкономит время, и после не придется беспокоиться о графике встреч.
Вот пять причин для автоматизации бизнеса:
Любой бизнес стремится к тому, чтобы улучшить эффективность повседневных операций. За счет автоматизации процессов вы минимизируете ошибки, связанные с человеческим фактором. Здесь все дело в том, чтобы уменьшить время, которое тратится на выполнение ручной работы.
Автоматизированные системы предоставляют высокий уровень гибкости, благодаря чему можно учитывать любые изменения, в особенности срочные. Например, если требуется сделать возврат средств для клиента, вначале нужно найти информацию о клиенте, а затем — платежные данные. Дальше следует процесс обработки возврата и отправляется уведомление клиенту. Все эти операции с успехом заменила бы интегрированная платежная система, которая находит клиентские данные, управляет возвратами средств посредством добавления данных в счет и автоматических текстовых уведомлений.
Благодаря автоматизации бизнес-процессы будут занимать существенно меньше времени, а их аудит еще больше упростится. Сейчас данные чаще всего хранятся в облачных сервисах и к таким хранилищам очень просто подключиться с мобильных и прочих устройств. Другими словами, вы можете легко внести автоматизацию в рабочие операции и улучшить общую эффективность без дополнительных расходов.
Довольный клиент — это приоритет номер 1 для любой компании. И, по мере того, как потребитель становится все более технически подкованным и требовательным, он ожидает быстрого обслуживания и соответствующего уровня комфорта. Поэтому необходимо автоматизировать систему управления работой с клиентами, чтобы улучшить клиентский сервис.
Клиенты связываются с компанией посредством множества каналов, таких как электронная почта, телефонные номера, гарантийное обслуживание и пр. Вся важная информация о клиентах, которой вы располагаете, должна сохраняться и быть доступной разным подразделениям компании. Примером такой информации могут быть любые инструкции по доставке, любые сложности, с которыми приходилось сталкиваться в прошлом, или же информация о запланированных встречах. Однако многим крупным компаниям не удается должным образом обеспечить такой функционал. И недовольных клиентов становится все больше. Независимо от конкретного канала связи с клиентом, ваша команда должна успешно управлять их запросами.
Чтобы устранить любые просчеты в коммуникации между командами, вы можете адаптировать CRM-систему (систему управления взаимоотношений с клиентами), в которой вся ваша команда могла бы получать данные и добавлять дополнительную информацию от других команд, если потребуется. Такая система управления сохраняет клиентские данные в электронном виде и позволяет добавлять комментарии и прочий фидбек. Используйте инструмент, который был бы доступен на многих устройствах, чтобы вам и вашей команде было проще в любое время найти и получить доступ к клиентской информации. Это не только сделает работу более удобной и комфортной, но и поможет развитию бизнеса.
Недавнее исследование экономистов из Университета Уорика показало, что продуктивность счастливых сотрудников на 12% выше, чем у других. Никто не хочет выполнять монотонные задачи, и все, кому приходится часто выполнять однообразную, повторяющуюся работу, знают, что это быстро надоедает.
Когда люди говорят о “дегуманизации” бизнес-процессов, под этим подразумеваются не столько определенные процессы и задачи, сколько мелкая неблагодарная и низкоквалифицированная работа, связанная с ними. Автоматизированной системе не только никогда не будет скучно, но, ко всему прочему, она работает с неизменной эффективностью, вне зависимости от того, с какой частотой должна выполняться работа.
HR-отдел занимается подбором новых сотрудников для компании. Отправляя претендентам приглашения на собеседования, сотруднику HR приходится копировать электронный адрес и персонализировать каждое письмо — добавлять новое имя, фамилию и дату собеседования. Эта задача представляется достаточно скучной, но ее легко автоматизировать. Можно заменить весь процесс электронным расписанием. И сотруднику HR понадобится лишь поделиться с соискателями вакансии ссылкой со свободными датами, и затем он сможет выбрать удобное для него время собеседования. В довершение всего, система способна отправлять персональные напоминания и уведомления от имени компании. Такой подход позволит сосредоточиться на поиске подходящего сотрудника и не останавливаться на повторяющихся задачах — не придется повторно писать имейлы или звонить каждому соискателю, чтобы выбрать подходящее время собеседования.
Выборочная автоматизация небольших задач предоставит больше свободного времени для других дел и поможет работникам сосредоточиться на более важном, — а отсюда высокая продуктивность, счастливые и довольные сотрудники.
Информация о поведении клиентов — важный аспект для каждого бизнеса, а интеграция аналитики в качестве одной из составляющих бизнес-стратегии — простейший способ узнать о клиентах больше. Информация о поведении ЦА не только поможет узнать, кто она и что любит, также и понять, какие рекламные кампании генерируют высокие результаты.
Маркетинг очень зависим от аналитических данных, которые помогают принимать верные решения. За счет инсайтов о потребительском поведении вы сможете выяснить, как развивать свою стратегию.
Простейший способ — разместить код отслеживания Google Analytics на всех веб-ресурсах компании. Добавление кода позволит автоматизировать систему, таким образом, чтобы ежемесячно составлялись отчеты с данными о посетителях сайта. Помимо аналитики, существует широкое множество другого ПО, которое поможет лучше понимать намерения клиентов и взаимодействие с ними. Например, чаты на сайтах помогают управлять запросами. Добавьте немного автоматизации, чтобы принимать взвешенные решения и создавать качественный клиентский сервис.
Если у вас занимает много времени контроль сотрудников и отслеживание, как они проводят рабочий день — сколько работают, а сколько бездействуют, — тогда, возможно, стоит подумать о внедрении СУРВ (системы учета рабочего времени).
Вручную отмечать приходы и уходы и постоянно спрашивать сотрудников, кто чем занят и достаточно ли загружен, — дело довольно трудозатратное. СУРВ же, во-первых, отметит прогулы и опоздания, а во-вторых покажет, кто занимался продуктивной деятельностью, а кто — личными делами (соцсети, онлайн-игры и прочие убийцы времени). Это нужно не столько для каких-то наказательных действий в сторону сотрудника, сколько для понимания его уровня мотивации и возможностей. Если, к примеру, работник справляется со своими задачами за 50% рабочего времени, а остальное время играет в онлайн-игры, то, возможно, ему стоит дать дополнительную загрузку, чтобы освободить более загруженного специалиста.
Отчеты по рабочему дню можно смотреть как в самой программе, так и настроив отправку на почту. Это удобно, если вы находитесь, например, в командировке. Контроль одна из 5 важных функций менеджмента и автоматизация сделает его более эффективным и менее трудозатратным.
Выбирая софт для автоматизации, пытайтесь найти такие системы, которые содержат инструментарий, необходимый именно вашему бизнесу. Это уменьшит объем ненужной работы и позволит сэкономить на ненужных функциях.
Для начала сделайте небольшие шаги в направлении автоматизации, начните с простейших процессов. Сосредоточьтесь на автоматизации какой-то одной функции. Выясните, что клиенты думают об автоматизации и связанных с этим сложностях. В дальнейшем вам будет проще с более крупными проектами. Но, несмотря на всю кажущуюся простоту, многие сотрудники не готовы изменить привычный способ работы и согласиться с тем, что некоторые задачи будут автоматизированы. Однако внедрение корпоративной культуры, которая бы включала в себя автоматизацию и вместе с тем давала сотрудникам возможность приспособиться к переменам, может существенно повысить эффективность автоматизации.
Автоматизация бизнес-процессов: цели и этапы внедрения
С помощью специальных сервисов или программ бизнес может автоматизировать рутинные задачи. Это полезно для управляемых процессов, которые критически важны для достижения результата. Благодаря автоматизации у бизнеса высвобождается время для более качественного обслуживания клиентов или другой сложной работы, которую нельзя переложить на технологии.
Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги, но на этом выгода от инвестиций в нее не заканчивается. Она также помогает сократить количество персонала для выполнения ключевых задач. Например, когда вы автоматизируете процессы обработки счетов к оплате или внедряете чаты для обслуживания клиентов, у сотрудников высвобождается время на дела, требующие личного общения.
Другое преимущество автоматизации — в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. Например, при обработке документов и вводе данных.
Автоматизация бизнес-процессов — это механизм, который позволяет установить новые правила стандартизации в повседневные рабочие процессы. В результате у сотрудников появляются понятные алгоритмы действий.
Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов
Чтобы понять, как работает автоматизация, нужно для начала разобраться, что такое бизнес-процесс. Это может быть любая последовательность действий, которые помогают бизнесу достичь определенной цели. В совокупности с автоматизацией это повторяющаяся транзакция, состоящая из серии этапов, в которых участвуют IT-системы, сервисы, программы.
Например, бизнес-процессы могут включать выполнение заказа, подтверждение заявки, обработку отчета или прием на работу нового сотрудника. При выстроенной системе управления бизнес-процессами эти задачи обычно реализуются посредством цепочки электронных писем, работы с документами, созвонов и других действий. Но когда за эти задачи берется человек, то даже незначительная ошибка приводит к сбоям и срыву сроков.
Задача автоматизации — предотвратить проблемы. У нее есть несколько преимуществ:
Цели и преимущества автоматизации бизнеса
Рост и трансформация — цель любого бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов — одна из стратегий, которая помогает достичь этих целей и выводит различные направления бизнеса на новый уровень.
Управление клиентами. Небольшим компаниям часто бывает трудно управлять базами клиентов, но специальные сервисы и программы помогают поддерживать их в актуальном состоянии и напоминают о текущих задачах. Доступ к необходимой информации можно получить буквально нажатием одной кнопки.
Маркетинг и поддержка клиентов. Компании создают экосистемы, которые упрощают и реструктурируют бизнес-операции. Часто для этого используются различные сервисы, нередко одно решение интегрируется в другое.
Автоматизация бизнес-процессов в маркетинге затрагивает различные направления. Например, она может обеспечивать регулярную публикацию статей или сообщений в корпоративных блогах в соцсетях.
Кроме того, инструменты автоматизации снимают множество проблем, связанных с поддержкой клиентов: любой запрос отслеживается и не теряется. Компании могут добавлять потенциальных и уже существующих клиентов в сервис или программу, чтобы затем управлять коммуникациями через сообщения, уведомления.
Сокращение количества задач. Автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму ручную работу. Она полезна, например, для рассылки сообщений, благодарственных писем, напоминаний, планирования, управления клиентами и других задач.
Оптимизированное управление сайтом. Автоматизация помогает клиентам максимально удобно взаимодействовать с сайтом. Есть различные инструменты для выявления и устранения проблем с веб-ресурсами.
Управление проектами. Благодаря автоматизации компании могут отслеживать задачи и этапы реализации. Удобно, когда можно легко получить доступ к проекту и проконтролировать, как идет работа.
Быстрое согласование текущих вопросов. Внедрение инструментов автоматизации сокращает цепочку согласований и в итоге ускоряет этот процесс.
Инструмент анализа для отдела продаж. У менеджеров по продажам появляется уникальная информация (движение лида по воронке, план-фактный анализ в реальном времени и др.). Данные помогают выявлять и устранять сложности в воронке и больше продавать.
Контур.CRM — интуитивно понятная CRM. Попробуйте сейчас!
Работайте с любого браузера и устройства! Контролируйте и автоматизируйте продажи!
Более эффективные коммуникации. Автоматизация бизнес-процессов помогает бизнесу повысить общую эффективность. Все процессы унифицируются, а в коммуникациях перестают происходить сбои.
Уменьшение количества ошибок. Автоматизированные инструменты обычно более точны, чем люди. Они помогают избежать дорогостоящих затрат, связанных с неэффективностью и ошибками человека. Использование таких инструментов позволяет экономить на управленческих трудозатратах в долгосрочной перспективе.
Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего эти процессы касаются продаж, закупок, управления персоналом, разработки продуктов, отслеживания запасов, логистики и доставки, обучения, IT, управления производительностью, анализа данных и оценки рисков.
Какие бизнес-процессы не следует автоматизировать
Иногда бизнес впадает в безумие автоматизации. Несмотря на то, что внедрение технологических инструментов может быть очень полезным, есть процессы, которые лучше не доверять сервисам и программам.
Процессы, требующие комплексного принятия решений и критического мышления. Люди лучше принимают сложные решения. Но это не значит, что автоматизация хотя бы частично не может быть полезной. Как минимум она дает подробную отчетность или аналитику, на основе которой можно принимать решения.
Процессы, требующие человеческого вмешательства. К ним относятся процессы, которые невозможны без эмоциональной составляющей: управление изменениями, предоставление сложной обратной связи, некоторые этапы процесса увольнения сотрудника и т.д.
Процессы, которые не имеют структуры или подвержены частым изменениям. Если вам сложно определить и применить к процессу конкретные правила или условия, вероятно, лучше не автоматизировать его.
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов
Системный подход к автоматизации бизнес-процессов включает четыре этапа: анализ, внедрение, интеграцию, сопровождение и техподдержку.
Анализ
Прежде чем внедрять автоматизацию, важно понять, для чего она нужна именно вашей компании. Постарайтесь получить полное представление о том, как работает конкретный процесс, разберитесь в существующей инфраструктуре и возможностях бизнеса.
Переход к автоматизации без полной оценки последствий, которые она окажет на процессы и бизнес в целом, часто приводит к снижению производительности и эффективности.
Практически каждый повторяющийся бизнес-процесс можно и нужно автоматизировать с помощью удобных инструментов:
После анализа процесса можно перейти к выбору технологии, которая соответствует целям бизнеса.
Тип автоматизации, который вы выбираете, должен учитывать потребности конечных пользователей. Все заинтересованные стороны должны быть довольны изменениями. Нет смысла применять метод, который полностью изменит способ работы только потому, что вы хотите что-то автоматизировать. Скорее он должен усовершенствовать уже используемые инструменты.
Внедрение
На этапе внедрения происходит настройка технологии. При этом нужно выполнить ряд задач, в числе которых создание подробного списка функций, обучение пользователей и предоставление доступа.
Интеграция
На этом этапе происходит интеграция технологии с корпоративными системами и сторонними решениями. Обычно это осуществляется с помощью API. Технология проходит всестороннее тестирование.
Сопровождение и техподдержка
Важно иметь доступ к техподдержке. Заключительный этап направлен на поиск «узких мест» и всего, что мешает процессу. Далее предпринимаются необходимые шаги для исправления недостатков.
Необходимо быть в курсе изменений в сервисах, программах.
Инструменты автоматизации бизнес-процессов для малого бизнеса
Каждая отрасль уникальна, и идеальное решение по автоматизации должно быть достаточно гибким, чтобы закрывать конкретные потребности.
Например, перед малым бизнесом может стоять задача по автоматизации процесса продаж. Важно, чтобы выбранный инструмент имел удобный и простой для работы интерфейс.
Интерфейс Контур.CRM
Функции сервиса должны позволять не только назначать задачи, но и отслеживать их выполнение, анализировать конверсию, хранить историю общения с клиентами, прослушивать звонки и вести базу.
История общения с клиентами в Контур.CRM
С помощью программы у руководителя должна быть возможность готовить отчеты о работе каждого менеджера и отслеживать эффективность сотрудников в реальном времени. Например, Контур.CRM отражает движение лида по воронке — таким образом легко отслеживаются этапы сделки.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.