Для чего нужна транспортная накладная в бухгалтерии
Что такое ТТН и как правильно её заполнить? Версия для печати
Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это документ, который нужен для учёта перемещения автомобильным транспортным средством товарно-материальных ценностей и оплаты их перевозки. Накладная фиксирует то, что отправитель списал груз со своего склада, а покупатель получил его.
Например, вы решили купить товар в городе А для переработки или перепродажи в городе Б. Допустим, вес товара составляет 20 тонн. При проверке потребуется подтвердить документально, каким образом перемещался груз. У этой операции есть риск быть признанной бестоварной, поэтому мы указываем автопредприятие и все подробности о перевозке. Провоз автотранспортом крупных партий груза без необходимого пакета бумаг грозит штрафами и другими санкциями как экспедитору, так и вашей организации.
Товарно-транспортную накладную оформляют в случаях, когда есть посредник между продавцом и покупателем, то есть доставку осуществляет логистическая компания.
Кто отвечает за оформление товарно-транспортной накладной?
Тот, кто заказывает перевозку. Как правило, это делает продавец-отправитель, но если транспортировку организует получатель, то он берёт эти обязанности на себя.
Когда не нужны товарно-транспортные накладные?
При самовывозе, то есть когда покупатель товара отвечает за доставку — в этом случае будет достаточно товарной накладной по форме ТОРГ-12. Иначе говоря, ТТН нужна только когда вы заключаете договор на перевозки, чтобы водитель мог предъявить документ контролирующим органам во время транспортировки.
В 2013 году появилась товарная накладная (ТН) альтернатива товарно-транспортной накладной (ТТН). Чем они отличаются?
Перечень товаров (ТМЦ), которые в Российской Федерации можно перемещать только по ТТН:
Сколько нужно товарно-транспортных накладных?
Документ делается в четырёх экземплярах:
Как правильно заполнять бланк?
Чтобы вам было проще разобраться и заполнить документ — скачайте заполненный образец и пустую форму бесплатно внизу страницы.
Первый раздел (товарный) нужен для списания товара у того, кто его отгружает, и оприходования у компании-покупателя. Он должен содержать:
Второй (транспортный) раздел предназначен для расчётов за перевозку и включает:
Теперь проверяем подписи:
Если была допущена ошибка — ничего страшного, её можно зачеркнуть, исправить, заверив подписью и указав дату.
Что делать при утрате, недостаче или повреждении груза? Это ответственность перевозчика?
Грузоотправитель должен надлежащим образом упаковать и закрепить груз, указать вес товара в нетто и брутто. Если водителю кажется, что погрузка была произведена неправильно, он либо ставит отметку об этом и требует грузоотправителя её заверить, либо отказывается от перевозки, чтобы предотвратить нарушения. В противном случае по закону экспедитор должен предоставить доказательства того, что ТМЦ повреждены не по его вине. Иначе ему не избежать материальной ответственности за недостачу или порчу.
Как заполнить транспортную накладную
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Новый бланк транспортной накладной применяют с 1 января 2021 года. Оформлять его должны все три стороны сделки по перевозке товаров: отправитель, перевозчик и получатель, а иногда еще и экспедитор. Расскажем, что изменилось в бланке и как его заполнять.
Что нового в транспортной накладной в 2021
Обновленную накладную применяют с начала 2021 года. Она утверждена постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200, бланк есть в Приложении № 4. В нем появились новые графы.
В течение 2021 года накладную составляют в бумажном виде, а с начала 2022 года появится формат электронного документа, ожидается его утверждение от ФНС, Минтранса и Минцифры.
Когда заполняют транспортную накладную
С помощью транспортной накладной оформляют перевозки товаров на автотранспорте по РФ. Это первичный документ, который подтверждает расходы на доставку груза, в нем же оговариваются условия доставки.
Если водитель везет на своем авто груз, он обязан иметь при себе транспортную накладную и предъявлять ее по требованию сотрудникам Госавтоинспекции. Если накладной на груз у водителя нет, он рискует получить штраф 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
Накладная нужна в двух случаях:
Накладную не оформляют в таких ситуациях:
Кто отвечает за оформление документа
Транспортную накладную оформляет заказчик перевозки — грузоотправитель или экспедитор. Но вообще, стороны при составлении договора перевозки могут решить, кому поручить оформление накладной, это может быть и перевозчик. А если груз перевозят для личных или семейных нужд, то составить бумагу тоже может перевозчик.
Сколько экземпляров нужно
В заполнении бумаг участвуют три стороны: отправитель груза, перевозчик и получатель. Каждый из них вносит свои сведения на своем этапе работы. Поэтому бумажные ТН составляют в трех экземплярах, чтобы у каждой стороны был свой оригинал. Каждый из них должны подписать все стороны. Изначально, при отправке груза, накладная заполняется не полностью, сведения в некоторые разделы добавляются в процессе доставки и при передаче груза в конце доставки.
Еще один нюанс: если партия груза не вошла в одну машину, а распределилась по 2 и более машинам, на каждое авто нужно составить отдельный документ в трех экземплярах. Водитель каждой машины будет заполнять часть данных в своих бланках. Но если один автомобиль везет несколько заказов, на них можно составить единый документ.
Как заполняют транспортную накладную
Есть требования к накладной, которые делают ее действительной (основаны на Правилах перевозок груза автотранспортом, Письме Минтранса РФ от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС).
Для подтверждения расходов указывают дату, сведения обо всех сторонах, стоимость перевозки. В разделах 6, 7, 15, 16 указывают должности ответственных лиц, имена и подписи.
В накладной не обязательно ставить печать, но если поставите — это ни на что не повлияет.
Если строка не заполняется из-за отсутствия сведений, в ней ставят прочерк. Можно не заполнять разделы с пометкой «при необходимости».
Накладную можно начать заполнять ручкой с синими или черными чернилами, а еще с помощью компьютера и распечатать экземпляр для грузоотправителя с уже заполненными полями. Далее можно продолжить заполнять документ ручкой.
Как грузоотправитель заполняет транспортную накладную
Отправлять груз могут поставщик, покупатель или экспедитор. Иногда покупатель становится и отправителем, и получателем груза.
Шапка: вносится день заполнения, номер ТН и экземпляра, указывается день доставки и номер заявки на доставку.
Раздел 1. Имя заказчика или название организации, контакты и другие данные. Если экспедитор платит за доставку, он считается грузоотправителем, тогда ставит галочку в соответствующем поле.
Раздел 2. Заполняется по аналогии с Разделом 1, но с указанием сведений о грузополучателе.
Раздел 3. Раздел обширный, в него вносят сведения о грузе: название груза, число грузовых мест, масса, размеры, опасные вещества, если есть, стоимость. Данные об объявленной ценности берут из товарной накладной или УПД.
Раздел 4. Здесь приводят реквизиты отгрузочных документов, которые прилагаются к накладной, чтобы избежать сомнений налоговой в реальности сделки.
Раздел 5. Здесь пишут сроки доставки, температурный режим и другие требования при обращении с грузом. А еще вносят сведения об автомобиле, который будет везти груз.
Раздел 6. Сюда вписывают сведения о лице, которое передает груз перевозчику, адрес, день и время погрузки. Затем добавляют фактические данные по итогам погрузки, описывают. Фиксируют состояние груза, вес, число грузомест. Причастные к погрузке ставят свои подписи под разделом.
Раздел 7. Сюда вносят адрес, дату и время доставки.
Раздел 15 и раздел 16. Здесь нужны должность, имя и подпись.
Как перевозчик заполняет накладную
Раздел 6 и раздел 7. Подписывает водитель перевозчика.
Раздел 8. Сюда перевозчик вписывает плату за хранение на складе, штраф за задержку вывоза и пр.
Раздел 9. Здесь указывают дату заказа, имя, должность принявшего заказ и его подпись. В течение трех дней после этой даты перевозчик должен рассмотреть заявку.
Раздел 10. Указывают имена и контакты перевозчика и его водителя.
Раздел 11. Данные о машине и тип владения: в собственности, в аренде или лизинге.
Раздел 12. Раздел для комментариев.
Раздел 13. Номер, дата и период действия разрешения на транспортировку, сведения о маршруте — если везем опасные или крупногабаритные грузы, режим работы водителя.
Раздел 14. Если меняется адрес доставки, водитель вносит сюда новый.
Раздел 15. Нужна подпись.
Раздел 16. Стоимость услуги доставки, провозную плату и метод расчета, расходы на перевозку, НДС. Также сюда вписывают название, адрес и банковские реквизиты сторон, ставят подписи ответственных лиц.
Как грузополучатель заполняет накладную
Раздел 7. Получатель принимает груз, осматривает его и затем в присутствии перевозчика вносит следующие данные в бумаги:
Раздел 17. Если у любой из сторон возникают претензии к провозу или состоянию груза, сюда вписывают замечания. Если замечания обширные, то составляют акт с перечислением претензий, а в 17 раздел вносят только номер акта и поясняют, что замечания приведены в нем.
Как исправить ошибку в транспортной накладной
Если допустили ошибку при заполнении документа, не нужно все переписывать. Можно сделать исправление прямо в бумажном бланке:
Не нужно закрашивать текст с ошибкой с помощью белил или заштриховывать его полностью — это может стать основанием для претензии от контролирующих органов.
Что значит накладная для бухгалтерского учета
ФНС предупреждает, что транспортная накладная подтверждает расходы на доставку в бухгалтерском и налоговом учете, только при условии, что раздел 16 о стоимости услуг и порядке расчета заполнен верно. Если раздел пуст или в нем есть ошибки, то понадобится другой учетный документ (письмо ФНС от 19.04.21 № СД-4-2/5238@ и от 20.02.21 № СД-3-3/1280@).
Минфин считает, что транспортная накладная для подтверждения договора о доставке необходима. Но суды считают, что из-за отсутствия накладной нельзя признать договор перевозки недействительным — просто нужны другие доказательства. ФНС учла мнение Верховного суда и нормы ст. 252 НК РФ и решила, что при отсутствии транспортной накладной или при неверном заполнении организация или ИП могут представить другие документы, которые косвенно подтверждают расходы. Это могут быть договоры, счета-фактуры, платежки, товарные накладные.
Чтобы упростить учет и работу с первичными документами, подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия. В системе легко вести бухгалтерский и налоговый учет, обмениваться документами, рассчитывать налоги и зарплату, автоматически формировать отчетность и отправлять ее через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать систему 14 дней.
Как заполнить транспортную накладную
С 1 января 2021 года изменилась форма транспортной накладной при перевозке грузов автомобильным транспортом. Разберём изменения и дадим инструкцию по заполнению.
Новая форма транспортной накладной в 2021 году
С 1 января 2021 года по 1 января 2027 года действует новая форма транспортной накладной (Постановление Правительства от 21.12.2020 № 2200). Она дана в Приложении № 4. В бланк добавили несколько граф, которых раньше не было.
С 1 января 2022 года транспортную накладную можно будет составлять в электронной форме. Формат электронной транспортной накладной должна утвердить ФНС совместно с Минтрансом и Минцифры.
Когда нужна транспортная накладная
Транспортная накладная — это первичный документ, которым оформляют автомобильные грузоперевозки по России. Она подтверждает реальность сделки и расходы на перевозку. В накладной грузоотправитель и перевозчик утверждают условия перевозки.
Если транспортной накладной нет, она утрачена или оформлена неправильно, организация может подтвердить расходы другими документами: договором, счетом-фактурой, платежными документами (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26).
Накладная понадобится, когда продавец доставляет груз покупателю на своем автотранспорте. Исключение — если цена доставки входит в цену товара. Еще накладная нужна, когда продавец или покупатель нанимают для доставки груза стороннюю транспортную компанию.
Покупатели, которые забирают груз самовывозом на своей машине, транспортную накладную не оформляют, так как услугу транспортировки никто не оказывает. Расходы на транспорт и саму перевозку можно будет подтвердить путевым листом, зарплатными ведомостями и другими документами.
Кто оформляет транспортную накладную
Транспортные накладные обычно выписывает организация, которая заказывает перевозку груза (грузоотправитель). Заказчиком может быть продавец или сам покупатель. К примеру, если покупатель заказал перевозку в транспортной компании, то он будет грузоотправителем и составит транспортную накладную. С 2021 года в роли грузоотправителя может выступать и экспедитор.
В договоре перевозки стороны могут выбрать, кто будет выписывать накладную. Например, поручить это самому перевозчику.
Сколько экземпляров накладной составлять
Транспортные накладные составляют на бумаге в трех экземплярах — по одному для каждого участника перевозки: грузополучателя, грузоотправителя и транспортной компании. Все экземпляры должны быть заверены подписями грузоотправителя и перевозчика.
Транспортная накладная формируется на каждую машину. Если в один автомобиль погрузили несколько партий груза, будет достаточно одной накладной. Но если одну партию распределили на несколько машин — понадобится накладная на каждый автомобиль.
Накладную составляет грузоотправитель, а во время провоза ее дополняет перевозчик. Получатель вносит свои данные на приемке груза. В итоге в составлении документа принимают участие три стороны.
Как заполнить транспортную накладную
Есть несколько общих правил, которых все должны придерживаться при работе с транспортной накладной:
Далее подробно разберем порядок заполнения каждой из сторон.
Как заполнить грузоотправителю
Грузоотправителем может быть продавец, покупатель или экспедитор. Например, если покупатель нанял перевозчика, чтобы самовывозом забрать товар со склада продавца, то покупатель будет и грузоотправителем, и грузополучателем.
Грузоотправитель заполняет шапку накладной: дату, номер документа, номер экземпляра (документ составляется в количестве трех штук, каждый экземпляр имеет свой номер), дату и номер заявки. Дополнительно он оформляет разделы, 1–7, 15 и 16.
Раздел 1 «Грузоотправитель». Укажите ФИО физлица или наименование организации, ИНН, адрес, телефон. Если перевозку оплачивает экспедитор, то он и будет грузоотправителем, в таком случае проставляется отметка «является грузоотправителем» и заполняется подраздел 1а (при необходимости).
Раздел 2 «Грузополучатель». Заполните аналогично первому разделу, но данными получателя груза.
Раздел 3 «Груз». Этот раздел достаточно объемный, он включает данные о перевозимом грузе по пяти пунктам: наименование, количество грузовых мест, масса и габариты, перечень опасных веществ — заполняйте на провоз опасного груза, объявленная ценность. Если данных для заполнения нет, разрешается поставить прочерк.
Новый показатель, объявленную ценность, можно взять из товарной накладной или УПД. Она не должна превышать действительную стоимость груза. В ряде случаев ее нельзя указывать (п. 78 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).
Контур.Маркет распознает товары в скане накладной и сопоставит с вашим каталогом
Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз». В этом разделе надо привести реквизиты прилагаемых к накладной документов. Сюда входят товарные накладные, УПД, сертификаты, паспорта, разрешения на груз и пр. При их наличии у налоговой будет меньше причин сомневаться в сделке.
Раздел 5 «Указания грузоотправителя». В этом разделе нужно прописать указания, которые транспортная компания должна соблюдать во время перевозки груза: сроки, температурный режим, санитарные и карантинные требования и пр. Дополнительно указываются характеристики автомобиля, на котором повезут груз: тип, марка, грузоподъемность, вместимость и пр.
Раздел 6 «Прием груза». Впишите данные лица, от которого перевозчик забирает груз, адрес склада, дату и время получения груза. При погрузке указываются уже фактические дата и время прибытия и отбытия машины, описывается состояние груза, его масса, количество занятых мест. Раздел должен быть заверен подписями лица, у которого забирают груз, водителя и грузоотправителя (при необходимости).
Не отражайте данные о лице, которому до погрузки передали груз по документам, если фактически его не перемещали (Письмо Минтранса России от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС).
Раздел 7 «Сдача груза». Тут отражается адрес места выгрузки (склад покупателя, терминал транспортной компании), дата и время доставки.
Раздел 15 «Подписи сторон» и раздел 16 «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы». Должностное лицо грузоотправителя ставит свою подпись, указывает ФИО и должность.
Как заполнить перевозчику
При погрузке водитель перевозчика ставит свою подпись в разделе 6 «Прием груза», а при разгрузке — в разделе 7 «Сдача груза». Перевозчик самостоятельно заполняет разделы 8-11, 13, 15 и 16. При необходимости можно заполнить разделы 12, 14 и 17.
Раздел 8 «Условия перевозки». Здесь перевозчик прописывает, когда груз можно считать утраченным, размер платы за хранение в терминале, размеры штрафов за невывоз груза, задержку транспорта и пр. Часто его оставляют пустым — это значит, что все условия определяются по общим правилам Устава автомобильного транспорта.
Раздел 9 «Информация о принятии к исполнению». В разделе проставляется дата приема заказа, ФИО и должность принявшего и его подпись. У перевозчика есть три дня на рассмотрение заявки грузоотправителя.
Раздел 10 «Перевозчик». Заполняется сведениями о перевозчике: наименование или ФИО, ИНН, адрес, номер телефона. Дополнительно указываются информация о водителе и его контакты.
Раздел 11 «Транспортное средство». Перевозчик указывает сведения об автомобиле, на котором повезут груз: тип, марку, грузоподъемность, вместимость, регномер. Дополнительно надо выбрать тип владения: собственность, лизинг или аренда.
Если транспорт не соответствует требованиям грузоотправителя, заявленным в разделе 5, то он может отказаться от погрузки (п. 31 Правил, утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200).
Раздел 12 «Оговорки и замечания перевозчика». Если при погрузке у перевозчика появились вопросы к состоянию самого груза, упаковке, маркировке, таре и пр., их можно отметить в этом разделе.
Раздел 13 «Прочие условия». Здесь указывают номер, дату и срок действия разрешения на перевозку, данные о маршруте при перевозке крупногабаритных или опасных грузов, режиме работы водителей.
Раздел 14 «Переадресовка». Этот раздел заполняет водитель, если во время поездки изменился адрес доставки.
Раздел 15 «Подписи сторон» должностное лицо перевозчика ставит свою подпись, указывает ФИО и должность.
Раздел 16 «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы». Перевозчик указывает стоимость услуги по перевозке, провозную плату и порядок ее расчета, расходы перевозчика, НДС, наименование, адрес и банковские реквизиты грузоотправителя и перевозчика. Также тут проставляются подписи должностных лиц с расшифровкой.
Важно! Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку, если в ней есть все необходимые реквизиты и правильно заполнен раздел 16 (письма ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@, от 20.02.2021 № СД-3-3/1280@). Если нет раздела 16, к транспортной накладной должен прилагаться другой первичный документ, который определяет цену перевозки. Например, универсальный передаточный документ.
Как заполнить грузополучателю
Грузополучатель должен заполнить раздел 7 «Сдача груза» в присутствии перевозчика. Он указывает:
Состояние груза, его массу и количество занятых мест можно не проверять, если все приехало на исправном закрытом транспортном средстве, в контейнере и с пломбами. При повреждении или отсутствии пломб проверка обязательна, как и при нарушении сроков доставки скоропортящихся грузов (п. 9 ст. 15 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Приемку груза подтверждает представитель получателя, он ставит свою подпись, ФИО и должность.
Раздел 17 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Его может заполнить любая из сторон, если у нее есть претензии: найдены нарушения условий провоза груза, его порча, повреждение упаковки и т.д. Пострадавшая сторона ставит отметку об оформлении акта, а подробное описание претензий приводит в акте об установлении расхождений по количеству и качеству.
Как исправить ошибку в транспортной накладной
Если в накладной допустили ошибку, её разрешено исправить прямо в бумажном документе. Алгоритм следующий:
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Транспортная накладная
Если компания или физическое лицо выбирает способ доставки груза посредством сторонней компании-перевозчика, то оформляют транспортную накладную. Этот документ подтверждает, что был заключен договор транспортировки. К заполнению транспортной накладной предъявляются жесткие требования, поскольку документ в числе прочих необходим для получения вычета по НДС для некоторых предпринимателей и компаний. Расскажем, как правильно его заполнить с учетом новых правил, действующих с 1 января 2021 года.
Законодательное регулирование
Правила перевозок груза автомобилем описаны в правительственном постановлении №2200 от 21 декабря 2020 года. Они заменили собой правила, утвержденные постановлением Правительства №272 от 15 апреля 2011 года, которые утратили силу. Форма транспортной накладной является Приложением №4 к этим Правилам.
Бумага удостоверяет расходы на перевозку в соответствии с письмом ФНС от 21 марта 2012 года №ЕД-4-3/4681@. При выездной проверке при наличии у компании таких расходов налоговая проверяет эти документы.
Об обязательном использовании транспортной накладной говорит и Минфин в своем письме от 20 июля 2015 года №03-03-06/1/41407.
К сведению! Новые правила будут действовать до 1 января 2027 года. Они внесли несколько изменений в бланк транспортной накладной.
Общие сведения
Документ оформляют, если товар транспортируется привлеченным перевозчиком (при договоре перевозки) или экспедитором и при этом в договоре прописано право экспедитора заключать договор перевозки. В последнем случае экспедитор является отправителем.
Накладная удостоверяет, что был заключен договор о перевозке. Нужно внимательно заполнять форму, указывать в ней правильные данные: точные адреса, регистрационные номера, наименования компаний, груза и т.д. Подписывать транспортную накладную должно только уполномоченное на это лицо. У него должна быть доверенность на право подписи таких бумаг. Если документ будет заполнен с недочетами, то налоговая может отказать в признании расходов на транспортировку и в вычете по НДС.
При внесении исправлений в бумагу они должны быть подтверждены подписями грузоотправителя, транспортировщика или доверенными лицами.
На каждый автомобиль нужно оформлять свою накладную.
К сведению! В настоящее время применяется также и товарно-транспортная накладная. В чем ее отличия от товарной накладной, можно прочитать в нашей статье.
Разбираемся, как заполнить транспортную накладную
Документ можно заполнить от руки либо на компьютере, в том числе с применением специальных программ. Сначала указывают номер экземпляра накладной, дату составления и номер документа.
Далее рассмотрим, как вносить информацию в бланк накладной по пунктам:
Важно! Перед тем как подписать документ, необходимо тщательно проверить, все ли верно заполнено.
Транспортную накладную формируют в 3 экземплярах, все они равнозначны. По одному экземпляру остается у грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика груза. Если грузополучателей несколько, то по одному экземпляру остается каждому из них.