Для чего применяют таблицы
Для чего нужна таблица?
То, для чего нужны таблицы, понятно каждому человеку, который живет в мире информационного и технического прогресса.
Благодаря таблицам, человек научился систематизировать информацию и приводить ее в некий порядок.
Именно в таблицах можно увидеть Прогресс или Регресс того или иного предприятия, рассматривая в ней его экономические показатели. В них составляются все необходимые отчетные документы, связанные также с финансовой отчетностью, поскольку в так легко проследить за тем, кто и сотрудников организации, сколько получает, когда у него отпуск, как долго он работает в данном направлении с тем или иным коллективом, и многие другие данные.
Еще, таблицы помогают при написании контрольных, курсовых и дипломных работ, поскольку так структурировать информацию не может никто.
Только в таблицах отмечаются показатели спортсменов, их успех в том или ином виде спорта, только в этом инструменте работают сотрудники статистических учреждений и организаций, поскольку только благодаря ним, в этому мире возможен порядок и определенная организация имеющейся информации.
История создания
Слово таблица происходит из латинского и буквально означает «доска». Таблица – это простой и понятный способ структурирования любой буквенно-цифирной информации. Без математических и научных таблиц человеку было бы крайне сложно систематизировать информацию и знания и затем передавать её подрастающему поколению во время обучения.
Древнейшей считается таблица умножения шестидесятеричных чисел, обнаруженная в Древней Месопотамии. Ей более четырёх тысяч лет. Уже в наше время в начальных классах современной школе изучают знаменитую таблицу умножения десятеричных чисел, созданную древнегреческим математиком Пифагором в конце шестого века до нашей эры.
В современной химии изучается таблица Менделеева, в которой сведены основные цифровые данные обо всех химических элементах. На 2017 год в периодической таблице Менделеева официально находиться 118 химических элементов.
Использование сегодня
Таблицы, в которых сведены показатели торговли и финансовых трат, облегчают ведения бухгалтерского учёта и существования компаний. Также списки сотрудников заводов и компаний лучше всего обрабатывать в виде таблиц.
И также они используют также при спортивных соревнования, так как они позволяют доступно показать всем людям успехи и неудачи любимых команд и спортсменов.
Без таблиц было б сложно создавать различные научные труды, писать рефераты и дипломные проекты. Так что они очень важны в жизни человека и всего общества в целом.
Общие сведения о таблицах
Таблицы — это неотъемлемая часть любой базы данных, так как именно в них содержатся все сведения и данные. Например, база данных предприятия может содержать таблицу «Контакты», в которой хранятся имена всех поставщиков, их адреса электронной почты и номера телефонов. Так как другие объекты базы данных в значительной степени зависят от таблиц, всегда начинайте разработку базы данных с создания всех таблиц, а уже затем создавайте другие объекты. Перед созданием таблиц проанализируйте свои требования и определите, какие именно таблицы могут вам понадобиться. Начальные сведения о планировании и разработке баз базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.
В этой статье
Обзор
Обычно реляционная база данных, такая как Access, состоит из нескольких таблиц. В хорошо спроектированной базе данных в каждой таблице хранятся сведения о конкретном объекте, например о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Поля, в свою очередь, содержат различные типы данных: текст, числа, даты и гиперссылки.
Запись. Содержит конкретные данные, например информацию об определенном работнике или продукте.
Поле. Содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например имя или адрес электронной почты.
Свойства таблиц и полей
У таблиц и полей также есть свойства, которые позволяют управлять их характеристиками и работой.
1. Свойства таблицы
В базе данных Access свойствами таблицы называются атрибуты, определяющие ее внешний вид и работу. Свойства таблицы задаются на странице свойств таблицы в Конструкторе. Например, вы можете задать для таблицы свойство Режим по умолчанию, чтобы указать, как она должна отображаться по умолчанию.
Свойство поля применяется к определенному полю в таблице и определяет его характеристики или определенный аспект поведения. Некоторые свойства поля можно задать в Режим таблицы. Вы также можете настраивать любые свойства в Конструкторе с помощью области Свойства поля.
Типы данных
У каждого поля есть тип данных. Тип данных поля определяет данные, которые могут в нем храниться (например, большие объемы текста или вложенные файлы).
Тип данных является свойством поля, однако он отличается от других свойств:
Тип данных поля задается на бланке таблицы, а не в области Свойства поля.
Тип данных определяет, какие другие свойства есть у этого поля.
Тип данных необходимо указывать при создании поля.
Чтобы создать новое поле в Access, введите данные в новый столбец в режиме таблицы. В таком случае Access автоматически определяет тип данных для поля в зависимости от введенного значения. Если оно не относится к определенному типу, Access выбирает текстовый тип. При необходимости его можно изменить с помощью ленты.
Примеры автоматического определения типа данных
Ниже показано, как выполняется автоматическое определение типа данных в режиме таблицы.
Тип данных для поля, назначаемый Access
Вы можете использовать любой допустимый префикс протокола IP. Например, являются допустимыми префиксы http://, https:// и mailto:.
Число, длинное целое
Число, длинное целое
Распознаваемые форматы даты и времени зависят от языкового стандарта.
Распознаваемое обозначение денежной единицы зависит от языкового стандарта.
Отношения между таблицами
Хотя в каждой из таблиц хранятся данные по отдельному объекту, в базе данных Access все они обычно связаны между собой. Ниже приведены примеры таблиц в базе данных.
Таблица клиентов, содержащая сведения о клиентах компании и их адреса.
Таблица продаваемых товаров, включающая цены и изображения каждого из них.
Таблица заказов, служащая для отслеживания заказов клиентов.
Так как данные по разным темам хранятся в отдельных таблицах, их необходимо как-то связать, чтобы можно было легко комбинировать данные из разных таблиц. Для этого используются связи. Связь — это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях. Дополнительные сведения см. в статье Руководство по связям между таблицами.
Ключи
Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей.
Первичный ключ. В таблице может быть только один первичный ключ. Он состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор, порядковый номер или код. Например, в таблице «Клиенты» каждому клиенту может быть назначен уникальный код клиента. Поле кода клиента является первичным ключом этой таблицы. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, формирующие в сочетании друг с другом уникальные значения. Например, в таблице с данными о людях в качестве первичного ключа можно использовать сочетание фамилии, имени и даты рождения. Дополнительные сведения см. в статье Добавление и изменение первичного ключа таблицы.
Внешний ключ. В таблице также может быть один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, соответствующие значениям первичного ключа другой таблицы. Например, в таблице «Заказы» каждый заказ может включать код клиента, соответствующий определенной записи в таблице «Клиенты». Поле «Код клиента» является внешним ключом таблицы «Заказы».
Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Предположим, есть таблицы «Заказчики» и «Заказы». В таблице «Заказчики» каждая запись идентифицируется полем первичного ключа — «Код».
Чтобы связать каждый заказ с клиентом, вы можете добавить в таблицу «Заказы» поле внешнего ключа, соответствующее полю «Код» в таблице «Заказчики», а затем создать связь между этими двумя ключами. При добавлении записи в таблицу «Заказы» можно было бы использовать значение кода клиента из таблицы «Заказчики». При просмотре каких-либо данных о клиенте, сделавшем заказ, связь позволяла бы определить, какие данные из таблицы «Заказчики» соответствуют тем или иным записям в таблице «Заказы».
1. Первичный ключ, который определяется по значку ключа рядом с именем поля.
2. Внешний ключ (определяется по отсутствию значка ключа)
Если ожидается, что для каждого представленного в таблице уникального объекта потребуется несколько значений поля, такое поле добавлять не следует. Обратимся к приведенному выше примеру: если нужно отслеживать размещенные клиентами заказы, не следует добавлять поле в таблицу, поскольку у каждого клиента будет несколько заказов. Вместо этого создается новая таблица для хранения заказов, а затем создаются связи между этими двумя таблицами.
Преимущества использования связей
Раздельное хранение данных в связанных таблицах обеспечивает указанные ниже преимущества.
Связи между таблицами необходимо иметь в виду еще на этапе планирования таблиц. С помощью мастера подстановок можно создать поле внешнего ключа, если таблица с соответствующим первичным ключом уже существует. Мастер подстановок помогает создать связь. Дополнительные сведения см. в статье Создание и удаление поля подстановки.
Создавайте хорошие таблицы
Бедные таблицы. Ну что с ними не так?
В начале истории веба таблицы являлись основой отображения информации. Со временем разработчики нашли новые, более модные способы представления данных, и таблицы отошли на второй план. Сегодня таблицы используются гораздо реже, однако по-прежнему собирают и упорядочивают большие объёмы информации, с которыми мы сталкиваемся ежедневно.
Вот пример, который я называю таблицей всех таблиц: Гармонизированный тариф США, занимающий более чем 3550 страниц. В нём содержится описание каждого товара, который может быть импортирован в США, включая такие захватывающие позиции, как «Мужские и детские пальто, полупальто, накидки, куртки, анораки (включая лыжные костюмы), ветровки и подобные товары (включая утеплённые жилеты)».
Так что же такое полупальто?
Безграмотно спроектированная таблица выглядит уродливо. Дизайн — основа таблицы: когда он сделан правильно, сложные данные легко просматривать и сравнивать. Если дизайн некорректный, информация перестаёт быть понятной.
Давайте посмотрим, как делать правильно.
Следите за числами
Не все числа одинаковы. Я не имею в виду π (Пи) и ∞ (хотя упоминаю о них на вечеринках), а говорю об отображении цифр, разделяющихся на минускульные или маюскульные, и на пропорциональные или табличные.
Минускульные и маюскульные
Минускульные цифры здорово выглядят в предложениях, где они соотносятся с размерами и отступами строчных символов. Маюскульные цифры более однообразны, что соответствует ровной структуре таблицы.
Разница между пропорциональными и табличными цифрами не столь очевидна:
Пропорциональные и табличные цифры
Пропорциональные цифры созданы, чтобы передавать оттенок — соответствовать общим размерам и отступам — гарнитуры шрифта. Табличные цифры соразмерны друг с другом, что позволяет выравнивать колонки с числами. Хотя разница на примере одной-двух строк не столь очевидна, использование табличных цифр позволяет легче просматривать большие таблицы и снижать вероятность ошибок прочтения.
Техническое замечание о табличных маюскульных цифрах
На этапе дизайна стоит убедиться, что используемые цифры вам подходят (табличное и маюскульное выравнивание обычно выключено по умолчанию). Продукты Adobe включают панель «opentype», при помощи которой цифрам задаётся правильная настройка. Чтобы включить соответствующее свойство в CSS, нужно разобраться в слегка запутанном синтаксисе. Как бы то ни было, несколько запросов к гуглу наставят вас на путь истинный.
Теперь плохие новости: табличные маюскульные цифры доступны не для всех шрифтовых гарнитур. Гарнитуры, которые их включают, обычно дороги. Есть несколько исключений: например, прекрасный Work Sans — бесплатный шрифт с табличными маюскульными цифрами.
Если трудно найти подходящую шрифтовую гарнитуру, используйте запасной вариант — моноширинные шрифты. Они выглядят более похожими на код, однако всегда подойдут для отображения чисел в таблице. Стоит добавить, что San Francisco, новый системный шрифт по умолчанию у Apple, содержит табличные маюскульные цифры, хорошо отображающиеся при малых размерах.
Помните о выравнивании
Следуйте 3½ правилам:
1. Числовые данные выравниваются по правой стороне.
2. Текстовые данные выравниваются по левой стороне.
3. Заголовки выравниваются так же, как и их данные.
3½. Не используйте выравнивание по центру.
Список штатов США по историческому населению — Wikipedia
Числа читаются справа налево — при сравнении чисел мы сначала смотрим на единицы, потом на десятки, сотни и т.д. Это тот же способ, которым люди учат арифметику — начинают справа и двигаются влево, собирая и группируя цифры по ходу прочтения[1]. Следовательно, таблицы должны выравнивать числовые данные по правому краю.
Тексты (в русском языке) читаются слева направо. Тексты обычно сравнивают по алфавитному порядку: если две строчки начинаются с одной буквы, сравнивается следующая, и т. д. Попытка быстро пробежаться по тексту, не выровненному по левой стороне, крайне затруднительна.
Заголовки должны сохранять выравнивание соответствующих им данных. Вертикальные линии таблицы в этом случае будут выглядеть опрятно, а данные — цельно и согласованно.
При выравнивании по центру линии таблицы кажутся «зазубренными», что затрудняет просмотр содержимого. Это часто заставляет добавлять в таблицу дополнительные разделители и графические элементы.
Согласующиеся значащие цифры = хорошее выравнивание
Простой способ сохранить правильное выравнивание таблицы — соблюдать единообразие в написании значащих цифр. Обычно это означает, что внутри каждого столбца у чисел должно быть одинаковое количество знаков после запятой. Значащие цифры — тема для отдельной статьи, так что я оставлю здесь лишь краткий совет: чем меньшим количеством значащих цифр можно обойтись, тем лучше.
Лаконичные, понятные подписи
Подписи, сопровождающие данные, особо важны. Эти элементы вспомогательного контекста позволяют читать таблицу более широкой аудитории, и при большем количестве различных обстоятельств.
Прогноз уровня воды при наводнении в Mississippi — NOAA
Заглавие
Это звучит как само собой разумеющееся, но краткое и ясное заглавие настолько же важно для таблицы, как и весь остальной дизайн. С хорошим заглавием таблицы становятся мобильны — их можно перенести на множество различных контекстов, на них легко сослаться из внешних источников.
Единицы измерения
Самая частая подпись, используемая в таблицах — единицы измерения данных. Обычно её повторяют в каждой отдельной ячейке таблицы. Чтобы избежать повторения, достаточно включить подпись в первую строчку каждой колонки.
Заголовки
Сохраняйте заголовки настолько короткими, насколько это возможно. Дизайн таблицы должен фокусироваться на данных. Длинные надписи в заголовках будут мешать этому, занимая огромную часть визуального пространства.
Как можно меньше чернил
Когда вы решаете, как стилизовать графические элементы в таблице, всегда следует стараться уменьшить цветовую насыщенность таблицы без потери структуры. Старайтесь использовать как можно меньше «чернил» — т. е. не стилизовать элементы, когда это возможно.
Статистика бэттинга в Национальной Лиге 2016 — BaseballReference
Линейки
Если вы правильно выровняли данные в таблице, в использовании линеек нет смысла. Главное преимущество линеек — возможность сократить расстояние между элементами, в то же время отделяя их друг от друга. Даже если вы используете линейки, старайтесь сделать их невзрачными, чтобы они не мешались при беглом просмотре.
Наиболее полезны горизонтальные линейки. Они позволяют значительно сократить высоту длинных таблиц, ускоряя сравнение большого количества данных или подмечая тенденции их изменения.
Также у меня есть личное мнение по поводу линеек: не используйте разделение на полосы по зебре. Это плохая практика. Впрочем, соглашаться со мной или нет — решать вам.
Фоны наиболее хороши для подсветки различных областей данных: например, переходов от частных значений к суммам или средним значениям.
Многие элементы можно выделить без использования фонов: подсветку значений, дополнительный контекст к данным, изменения в значениях по сравнению с прошлыми периодами. Воспользуйтесь графическими элементами, например ✻, † (один из моих любимых), или ▵.
В дополнение к этому, таблицы должны быть монохромными. Использование цветов в организационных целях или для добавления дополнительного значения увеличивает вероятность неправильной интерпретации или ошибки, вызывает проблемы у людей с нарушениями зрения.
Заключение
Таблицы могут быть скучны, но они являются одним из главных элементов в информационно насыщенных документах, поэтому дизайнеры не должны относиться к ним пренебрежительно. Эффективные, прозрачные, читабельные таблицы значительно облегчат тяжелый процесс восприятия большого количества данных.
Дальнейшее чтение и материалы для вдохновения
FiveThirtyEight всегда был отличным источником вдохновения — для отображения числовых данных используется гарнитура Decima Mono, которая специально разработана для отображения больших наборов данных на малом пространстве.
Butterick’s Practical Typography — мой справочник по всем вопросам в типографике. Это тот тип ресурсов, на которые у вас куча ссылок — столько там полезных статей!
Ну и наконец, никакая статья по дизайну данных не будет полной без статьи Edward Tufte. Его письмо о дизайне просто незаменимо.
Если вы хотите узнать о других интересных подходах в арифметике, посмотрите как японские дети используют Soroban или как работает умножение по решётке.
Перевод: aalexeev, редактура: Яна Крикливая, Чайка Чурсина.
Для чего применяют таблицы
Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).
Интерфейс
Настраиваем панель быстрого доступа
Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».
Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.
Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:
Перемещаемся по ленте без мышки
Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:
Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.
Ввод данных
Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.
Автозамена
Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:
Прогрессия
Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:
Протягивание
Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:
Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).
Проверка ошибок
Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.
Какие бывают типовые ошибки в Excel?
Инструмент проверки данных
Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:
Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.
Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.
Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:
Удаление пробелов
Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).
Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:
Дата и время
За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.
Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.
Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:
Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.
Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.
Поиск и подстановка значений
Функция ВПР / VLOOKUP
Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).
=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])
У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.
Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).
В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.
Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX
У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.
Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:
=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)
На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).
ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.
=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)
Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.
Получается следующая конструкция:
=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))
Оформление
Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».
На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:
А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.
На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь →