Документовед что за профессия

Специальность «документовед»: востребованность, плюсы и минусы

Специалисты с профессией документоведа нужны во многих организациях. Хотя эта профессия не считается престижной, у нее есть ряд достоинств.

Рассмотрим подробнее особенности работы документоведа.

Историческая справка

Название профессии произошло от слов «документ», что в переводе с латыни означает «доказательство», и «веди» (в переводе со старославянского означает «знать»). Изначально документоведы занимались фиксацией юридических фактов, а позже стали их дополнительно систематизировать.

Отдельной профессией документоведение стало только в 1-й половине 20-го в.

Поль Отле – «отец» документоведения

Поль Отле (1868 – 1944 гг.) по образованию был юристом, но остался в памяти потомков как основатель библиографии и человек, предугадавший возникновение Интернета. Он начал разработку системы, известной сейчас, как УДК. С этой системой классификации информации знакомы все, кто занимался научной работой и публиковал научные статьи.

Отле создал «Музей знаний», известный под названием «Mundaneum». Сейчас его можно рассматривать как аналог сети Интернет, в котором информация хранится в виде карточек. На основе Музея ученый открыл собственное дело, зарабатывая ответами на различные информационные запросы. Какое-то время этот проект давал прибыль, но затем правительство Бельгии перестало его поддерживать.

К сожалению, идеи П. Отле не были оценены по достоинству. Mundaneum был практически уничтожен во время оккупации Брюсселя гитлеровскими войсками во время Второй мировой войны. Ученый умер в конце войны, разорившийся и почти забытый современниками.

Чем занимается документовед

В обязанности документоведа входит регистрация и учет документов организации. В небольших компаниях обычно работу документоведа выполняет секретарь, делопроизводитель или работник архива. В крупных организациях подобной работой занимается целый отдел, в котором документоведам подчиняются делопроизводители, обладающие более низкой квалификацией.

Основная задача документоведа – оптимальная организация оборота документов. Он также должен по заданию руководителя предприятия разрабатывать формы новых документов и готовить материалы для различных встреч и презентаций. Разработанные документы не должны противоречить действующему в РФ законодательству. Поэтому специалист должен уметь оценить их и с этой точки зрения.

Правильное хранение документов – непростая задача. Нужно уметь их рассортировать по назначению, срокам и условиям хранения, степени секретности. Документы строгой отчетности нужно не только правильно хранить, но и уметь составлять. Не нужные более документы следует вовремя передать в архив.

Бумажные документы постепенно уходят в прошлое. Современный документовед должен быть с компьютером на «ты», знать необходимое для работы программное обеспечение и быстро осваивать новые информационные технологии.

Личные качества

Для успешной работы документовед должен обладать такими качествами, как способность запоминать большие объемы информации, усидчивость, аккуратность, иметь высокий уровень самодисциплины, быть ответственным. Людям креативным, предпочитающим свободный график работы, лучше получить другую профессию.

Хотя эту профессию многие считают рутинной, ее значимость очень высокая. От документоведа зависит успех многих организационных процессов: своевременное доведение распоряжений от руководителей к подчиненным, закупки нового оборудования, прохождение налоговых проверок.

Документовед должен постоянно осваивать новые компьютерные технологии, уметь составлять и вносить информацию в электронные базы данных.

Для работы документоведом в офисе совместного предприятия или представительства иностранной компании нужно хорошо владеть иностранным языком, знать основы этикета, управления офисом, уметь организовывать поездки сотрудников, включая зарубежные.

Заработная плата

В зависимости от региона документовед обычно получает от 15 до 60 тыс. руб. Средняя заработная плата такого специалиста в Российской Федерации составляет приблизительно 20 000 руб.

Понятно, что такой уровень дохода не соответствует важности выполняемых задач. Но есть возможность карьерного роста после работы по специальности в течение 3 лет. Опытные документоведы всегда нужны в министерствах и администрациях различного уровня. Можно также реализоваться в других сферах, например, аудите документооборота, или открыть свой бизнес (как Поль Отле) в сфере предоставления информационных услуг.

К преимуществам профессии можно также отнести комфортные условия работы и нормированный, без множества переработок, рабочий день. Востребованность специалистов по работе с документами на рынке труда постоянно растет. Согласно статистическим данным, в начале 2021 г. в России было 7 миллионов индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, в штате которых числились или требовались документоведы.

Где учат

Вузы, в которых есть специальность «Документоведение», «Документационное обеспечение работы предприятия» или «Документоведение и архивоведение». Сейчас документоведов обучают как в технических, так и в гуманитарных вузах. При поступлении абитуриенту нужно предъявить результаты ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию. В некоторых вузах в перечень предметов вместо обществознания входит иностранный язык.

Базовую основу при обучении на бакалавриате составляют такие общегуманитарные и общеобразовательные предметы, как история, философия, русский язык и культура речи, основы российского права, информационные технологии с изучением основ информатики и систем управления базами данных.

К специальным предметам, которые изучают будущие документоведы, относятся кадровое делопроизводство, архивное дело, правила обработки и хранения документации, основы действующего законодательства и многие другие.

Выбирая учебное заведение, нужно обратить внимание на места прохождения практики. Хорошо, если это будет крупная компания, в которой есть отдел по работе с документами.

Специалисты с высшим и средним специальным образованием могут получить профессию документоведа на курсах переподготовки. Сейчас большой выбор учебных заведений, в которых эти курсы можно окончить дистанционно, не тратя время и деньги на переезды и проживание в другом городе.

Подведем итоги

Итак, профессия документоведа имеет как плюсы, так и минусы. Она подойдет людям ответственным, усидчивым, с высоким уровнем самодисциплины. Несомненным плюсом профессии является ее универсальность и востребованность.

Дипломированные специалисты после окончания вуза или колледжа могут работать в любом учреждении, начиная от детского садика и заканчивая администрацией Президента.

Из минусов можно отметить высокий уровень ответственности и не соответствующую ему заработную плату. Получать достойную зарплату можно, устроившись на работу в совместное предприятие, представительство иностранной фирмы или администрации различного уровня.

Среднее образование дает общеобразовательная школа. Оно может быть полным или неполным. Часто среднее образование путают со средним специальным. Среднее – это школьное, а среднее специальное – это колледжи и профтехучилища.

Источник

Должностные обязанности документоведа

Документовед – это универсальная профессия. Получив диплом и соответствующие знания по данной специальности, выпускники могут работать в любой компании. Ведь в каждой организации присутствует документооборот, а значит и необходимость в документоведе будет всегда. В статье рассмотрим основные обязанности документоведа.

Кто такой документовед

Докуменовед – это специалист, занимающийся регистрацией и учетом документации. Наиболее близкими к данной профессии являются секретари, делопроизводители и архивисты. Все распорядительные документы компании требуют правильного оформления и доведения до сведения сотрудников. Если документы устарели, то они должны быть выведены из документооборота. При этом происходит их рассортировка и помещение в архив. Всем этом в компании занимается документовед (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция делопроизводителя: образец заполнения в 2021 году).

Должностные обязанности документоведа

К общим обязанностям документоведа относят следующие:

Должностные обязанности в учреждениях могут различаться в зависимости от сферы занятости. Если документ работает в судебных органах, то и обязанности его будут связаны с ведением специфичной документации. Если документовед работает в банке, то его обязанностью при работе с документами будет сохранение банковской тайны. В случае работы с документами в медорганизациях – обеспечение врачебной тайны.

Должностные обязанности документоведа образовательных учреждений

Специалист, работающий в образовательных учреждениях должен ознакомиться с законом «Об образовании». Штат сотрудников школ или детских садов является довольно ограниченным, поэтому документовед должен совмещать обязанности иных должностей, таких как секретарь, делопроизводитель и кадровый работник.

Специалист детского сада помимо общих обязанностей также отвечает за составление трудовых договоров, оформление личных дел, а также ведение книги учета воспитанников детского сада. Документовед, работающий в школе, занимается подготовкой проектов распоряжений руководителя, оформлением личных дел, ведением книги учета учеников, учетом часов работы учителей, обработкой личных дел учеников и сдачей их в архив.

Должностные обязанности документоведа в высших учебных заведениях складываются исходя из того, что помимо образовательной деятельности ВУЗы также ведут и научную деятельность. Поэтому помимо общих обязанностей, документоведу также нужно будет заниматься подготовкой документов для заседаний, совещаний, вести протоколы, а также по поручению декана вести телефонные переговоры (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция программиста).

Как оформить должностную инструкцию документоведа

В должностной инструкции документоведа должны содержаться следующие разделы:

Важно! После составления проекта инструкции происходит согласование документа с юристом компании. Затем проект утверждается руководителем компании в вводится в действие соответствующим приказом. Сотрудник с инструкцией должен ознакомиться под роспись. После этого данный документ приобретает юридическую силу и становится для сотрудника обязательным к исполнению.

Личные качества документоведа

Основным качеством, которым должен обладать документовед – это внимательность в работе с документами. Помимо этого, к личным качествам также относят аккуратность, скрупулезность, а также ответственность. Наличие ошибок, утеря документов, а также нарушение законодательства при составлении проектов документов может привести с серьезным проблемам.

Докуменоведы работают с большим количеством информации, поэтому они должны обладать хорошей памятью. Также для работы потребуются усидчивость и грамотность, а при работе с персоналом – организаторские способности, коммуникативные навыки и даже креативность.

Важно! Если компания небольшая, то документовед может работать один. Поэтому ему необходимо организовать свою работу эффективно, а для этого ему потребуется самоконтроль, самоорганизованность, а также дисциплинированность.

Какие требования предъявляются к документоведу

В квалификационном справочнике должностей (Постановление Минтруда России №37 от 21.08.1998) содержится такая должность, как документовед, а также требования, которые предъявляются к лицу, занимаемому эту должность. В данной должности различают несколько разновидностей: документовед, документовед первой и второй категории.

Требования к уровню знаний документоведа

Если обратиться к квалификационному справочнику, то он дает только общее направление, а также общие требования к уровню знаний. Таким образом, каждая компания или учреждения могут самостоятельно определить круг обязанностей, а также требований к данному сотруднику. В качестве необходимых требований можно выделить следующие:

Такая должность, как документовед имеет достаточно солидную нормативно-правовую базу, а значит требует от специалиста высокой профессиональной подготовки.Поэтому, одним из требований, предъявляемых к соискателю на данную должность является диплом о высшем или среднем специальном образовании по специальности «Документоведение» или «Документационное обеспечение предприятия». Кроме того, выделяют также такие смежные специальности, как «Документационное обеспечение в юриспруденции» и «Информационное обеспечение предприятия».

Плюсы и минусы профессии документовед

В качестве преимущества профессии можно отметить возможность работать на других должностях, таких как:

К плюсам данной должности можно также отнести нахождение в самом центре потока информации компании. То есть несмотря на то, что работа документоведа достаточно рутинна, он владеет большей частью секретов компании. Причем, иногда данной информацией владеет только высшее руководство и документовед.

Кроме того, плюсами профессии также является работа в офисе, установленный график работы. А наличие такого образования дает возможность открыть собственный бизнес по предоставлению услуг данной сферы. Несмотря на большое количество плюсов данной профессии, недостатки также можно выделить. В основном это однотипность и рутинность работы, а также высокая степень ответственности специалиста.

Где работают документоведы

Уровень знаний документоведов позволяет им работать с такими видами документов, как кадровые, бухгалтерские, научно-технические и т.д. А значит востребованы они будут в разных отраслях:

Вважно! В зависимости от того, где работает документовед, будут зависеть и возможности его карьерного роста. В крупных компаниях он может вырасти до управляющего, а в более мелких – до помощника руководителя фирмы.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: В нашей компании трудятся несколько документоведов разных категорий. Нужно ли для них составлять отдельные должностные инструкции.

Ответ: Если в компании одновременно трудятся документоведы разных категорий, то и должностную инструкцию следует утвердить для документоведа без категории, документоведа первой и второй категории.

Источник

Должностные обязанности документоведа

Кто такой документовед?

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Какими личностными качествами должен обладать документовед?

Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как:

Помимо перечисленных выше личностных качеств, хороший документовед владеет целым набором профессиональных знаний и навыков, в перечень которых входят: навыки работы с офисными приложениями ПК (Word, Excel, 1С, Outlook и т.д.), знание основ экономики, бизнес-планирования, архивного дела, менеджмента, управления персоналом, организации электронного документооборота, источниковедения, кадрового делопроизводства, литературного редактирования, законодательства в области трудового, административного, гражданского и конституционного права.

Описание профессии

Документовед – специалист по разработке и внедрению технологических процессов работы с документами и документной информацией. Современное человеческое общество, его благополучие и развитие немыслимо без общения людей, без деятельности по сбору, обработке и распространению информации как социальной, так и научно-технической. Любое учреждение, организация и предприятие отражает свою деятельность в многочисленных служебных документах: решениях, распоряжениях, приказах, планах, графиках, отчетах, справках, докладных записках и т.д. Деятельность по организации работы с документами называют документоведение. Осуществляют эту работу документоведы.

Труд документоведа является необходимым элементом в большом и сложном механизме управления. Он должен знать документоведение и патентоведение, историю и организацию работы государственных учреждений, теорию и практику научно-технической информации, а также логико-математические методы ее обработки, средства и системы механизации и автоматизации документоведения.

Историческая сводка

Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее.

Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.

Правовые основы работы документоведом

Отдельная профессия (должность) документовед предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Кроме того, приказом Минтруда от 10.05.2017 № 416н закреплён профстандарт документоведа. Правда, называется он «Специалист по управлению документацией организации». Но это не имеет принципиального значения.

Учтите, что при наличии соответствующего функционала должностная инструкция документоведа должна соответствовать этим документам.

Отметим, что обычно вакансии документоведа размещают учреждения (школы, сады и т. п.), а также организации, постоянно имеющие дело с документальной информацией как основным предметом работы сотрудников.

Требования к документоведу

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:

Кроме того, документовед должен:

ПРОФЕССИЯ ДОКУМЕНТОВЕДА

Верещако Д.Д.

Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина

Мы живем в мире, где информация стала продуктом глобального производства, товаром, поэтому большинство трудоспособного населения нашей планеты занято в информационной сфере. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документационный характер. Документовед и есть тот специалист в области документоведения, делопроизводства, который обеспечивает порядок в бумагах и помогает мобильной работе организации, организует и совершенствует деятельность службы доку-ментационного обеспечения управления [1, с.4].

Черты профессиональной деятельности документирование информации приобретает с образованием первых государств. Человек, который составлял и переписывал документы, назывался писцом. Этой профессией могли овладеть немногие и только грамотные люди, поэтому она считалась одной из самых уважаемых.

В Древней Руси писец был личным слугой князя, он вел его письменные дела и являлся хранителем княжеской казны. С XIV в. входит в употребление греческий синоним слова «писец» — «дьяк». Дьяками становились худородные, но деловитые люди [2, с.57]. В начале XVIII в. центральные учреждения исполнительной власти — приказы — были заменены коллегиями. Работа коллегий регулировалась специальным законодательным актом — Генеральным регламентом, утвержденным 28 февраля 1720 г. Это был первый нормативный акт, который устанавливал порядок ведения делопроизводства в государственных учреждениях. Генеральным регламентом вводились новые должности, соответствующие функциям делопроизводства: секретарь, нотариус, актуариус, регистратор, канцелярист, подканцелярист, копиист, переводчик, толмач, архивариус.

К началу XIX в. состав канцелярских должностей сохранился почти без изменений. Секретари, регистраторы, копиисты, архивариусы и другие выполняли свою рутинную работу в канцеляриях центральных органов власти, губернских канцеляриях, органах городского и сословного самоуправления, постепенно приобретая значение ключевых фигур в административном аппарате [4, с.59]. До революции профессия секретаря — делопроизводителя была мужской, в советском делопроизводстве этот род занятий стал женским. Несмотря на столь давнюю историю профессии, специальные кадры для нее не готовили очень долго.

Впервые вопрос о профессиональной подготовке кадров по делопроизводству был поставлен весной 1941 г. на совещании по оргтехнике, которое проводило Всесоюзное научное инженерно-техническое общество машиностроителей. На совещании рассматривались вопросы механизации управленческого труда, решению которых препятствовал беспорядок в делопроизводстве. Принятая в итоге программа мероприятий предусматривала установление единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров и введение в средних школах изучения правил составления служебных документов. Однако вскоре началась война, и к программе вернулись только через 20 лет [4, с.117].

В 1960 г. в Москве на Всесоюзном совещании по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата вновь был поставлен вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по делопроизводству. Эта задача была связана с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). За ее осуществление взялся Московский государственный историко-архивный институт [3, с.84]. Новая специальность получила название «Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях». Выпускнику присваивалась квалификация «документовед».

В 1990-х гг. в процессе интеграции России в мировое информационное пространство произошла переоценка значимости работы с документами в организациях. К традиционным документам на бумажной основе добавились их электронные аналоги. Делопроизводство уступило место документационному обеспечению управления. Изменилось и название специальности: «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Современный документовед – это специалист с высоким уровнем технологической подготовки, управляющий потоками документной информации в организациях и предприятиях всех отраслей и форм собственности, работающий в органах государственной и муниципальной власти. Он имеет дело как с традиционными бумажными, так и с электронными, технотронными документами.

Используя современные системы электронного документооборота, автоматизированные системы офисной логистики и архивного хранения, документовед способен обеспечить максимально эффективную работу с информацией даже в самой крупной организации. Документовед – порой единственный человек, посвященный во все деловые тайны фирмы.

Из всего выше сказанного можно выделить следующие преимущества профессии документоведа:

1. Документовед – это специалист, труд которого всегда высоко оплачивается.

2. Документовед – специалист, который может работать на предприятиях всех форм собственности и в любой отрасли.

3. Документовед – квалифицированный специалист по управлению информацией и документацией на предприятии, помощник руководителя.

4. Документовед – специалист, который один из немногих способен организовать работу собственной фирмы по оказанию услуг документационного обеспечения управления.

5. Студент-документовед имеет уникальную возможность трудоустроиться по специальности, начиная со 2 курса, потому что в частном секторе начинают проявлять себя не только крупные предприятия, но и средние, мелкие фирмы, которые постепенно переходят на более качественный уровень работы.

6. Документоведы в своей профессиональной деятельности могут заниматься оргпроектной, аналитической, консультационной работой.

Квалифицированный и опытный документовед должен уметь: проводить исследования процессов документирования политической, экономической, социальной жизни общества; делать диагностику и исследования проблем для документационного обеспечения управления организации; осуществлять документационное и правовое сопровождение при принятии управленческих решений.

Обязательно документовед должен знать: законодательные и нормативно-правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; документообразование; правила и нормы охраны труда.

Какими качествами должен обладать делопроизводитель? Как следует из названия профессии, деятельность документоведа целиком и полностью связана с поиском, обработкой и хранением документов, поэтому специалист должен иметь склонность к «бумажной» работе. Кроме того, документовед не сможет качественно выполнять свою работу, если не будет обладать такими личностными качествами, как: целеустремленность, организованность, трудолюбие, ответственность, самостоятельность, аккуратность, приверженность этическим ценностям, толерантность, настойчивость в достижении цели, выносливость [6].

Документовед – не просто универсальная профессия, в отличие от многих других она зависит от экономических кризисов в минимальной степени. При любой экономической нестабильности документы никуда не исчезают, их количество не уменьшается, их продолжают создавать, порой даже в больших объемах, чем ранее. При этом, чтобы документы были юридически значимыми, их нужно оформлять в соответствии с международными и российскими стандартами. На любом предприятии есть архив, а значит, каждой компании нужен специалист, который будет заниматься учетом и регистрацией всей документации. Документовед (по профессии) может быть директором архива как внутри организации, так и как самостоятельного учреждения, помощником министра (как личный секретарь), руководителем самостоятельного органа власти и управления.

Таким образом, документовед — это специалист, знающий о документе все, что касается работы с ним (составление, оформление, учет, регистрация, контроль исполнения, хранение) на основе использования современных автоматизированных технологий. Документоведы могут реализовать себя в разных отраслях: в органах государственной власти и местного самоуправления, коммерческих компаниях, бизнесе, в промышленности, в аудиторских организациях. Они документируют деятельность предприятия, создают систему документационного обеспечения управления на предприятии, обеспечивает защиту документированной информации от несанкционированного доступа и сертификацию предприятия по стандартам. Опыт показывает, что документовед востребован всегда, в любые, даже самые сложные времена.

Список использованных источников:

1. Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. М.: Государственный комитет Российской Федерации по высшему образованию.1995.

2. Демидова Н.Ф. Служилая бюрократия в России XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма / Н.Ф. Демидова. – М., 1987.

3. Квалификационная характеристика специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://islu.irk.ru/350800.html,свободный. – Загл. с экрана.- Яз. рус.

4. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР / К.Г. Митяев. – М., 1959.

5. Нечаева Е.В. Документоведение и документационное обеспечение управления. I часть: учеб. пособие / Е.В. Нечаева. — СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2003.

6. ФГОС ВПО по направлению подготовки Документоведение и архивоведение. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www2.termika, свободный. – Загл. с экрана. — Яз. рус.

Должностные обязанности документоведа

К общим обязанностям документоведа относят следующие:

Должностные обязанности в учреждениях могут различаться в зависимости от сферы занятости. Если документ работает в судебных органах, то и обязанности его будут связаны с ведением специфичной документации. Если документовед работает в банке, то его обязанностью при работе с документами будет сохранение банковской тайны. В случае работы с документами в медорганизациях – обеспечение врачебной тайны.

Где работают документоведы

Уровень знаний документоведов позволяет им работать с такими видами документов, как кадровые, бухгалтерские, научно-технические и т.д. А значит востребованы они будут в разных отраслях:

Вважно! В зависимости от того, где работает документовед, будут зависеть и возможности его карьерного роста. В крупных компаниях он может вырасти до управляющего, а в более мелких – до помощника руководителя фирмы.

Должностные обязанности документоведа образовательных учреждений

Специалист, работающий в образовательных учреждениях должен ознакомиться с законом «Об образовании». Штат сотрудников школ или детских садов является довольно ограниченным, поэтому документовед должен совмещать обязанности иных должностей, таких как секретарь, делопроизводитель и кадровый работник.

Специалист детского сада помимо общих обязанностей также отвечает за составление трудовых договоров, оформление личных дел, а также ведение книги учета воспитанников детского сада. Документовед, работающий в школе, занимается подготовкой проектов распоряжений руководителя, оформлением личных дел, ведением книги учета учеников, учетом часов работы учителей, обработкой личных дел учеников и сдачей их в архив.

Должностные обязанности документоведа в высших учебных заведениях складываются исходя из того, что помимо образовательной деятельности ВУЗы также ведут и научную деятельность. Поэтому помимо общих обязанностей, документоведу также нужно будет заниматься подготовкой документов для заседаний, совещаний, вести протоколы, а также по поручению декана вести телефонные переговоры.

Права

На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

Знакомиться с проектами решений руководства [предприятия, учреждения, организации], касающимися его деятельности.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных служб [предприятия, учреждения, организации], получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Требовать от руководства [предприятия, учреждения, организации] оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Повышать свою профессиональную квалификацию.

Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

Что должен знать документовед

Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.

Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.

Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения – по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.

Перечень знаний документоведа

Вот что должен знать документовед:

Требования к документоведу

Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки. Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия». Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».

Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед. Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.

Где можно получить профессию документоведа?

МАСПК приглашает Вас пройти курсы профессиональной переподготовки документоведов. Мы предлагаем передовые технологии дистанционного образования с выдачей диплома установленного образца.. Российский институт профессионального образования “ИПО” – проводит набор учащихся на получение специальности Документовед, профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Обучение в ИПО – это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов.

Получить профессию документоведа можно в любом российском ВУЗе, на базе которого готовят специалистов по таким специальностям, как “Документационное обеспечение предприятия”, “Документоведение” или “Информационное обеспечение предприятия”. Отметим, что студент-документовед имеет возможность осваивать сразу несколько специализаций одновременно. Например, получая профессию документоведа, молодой специалист может параллельно осваивать специальность кадровика или архивного работника.

При выборе ВУЗа больше внимание нужно уделять не только научно-технической базе учебного заведения, но и возможности прохождения практики в крупных российских компаниях. Кроме того, большое значение имеет востребованность выпускников ВУЗа на рынке труда. Поэтому в первую очередь рекомендуется рассматривать возможность поступления в такие ведущие ВУЗы России, как:

Преимущества и недостатки профессии документоведа

Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.

Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.

Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.

Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.

К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.

Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.

Карьерный рост

Развитие профессиональной карьеры во многом определяется местом работы. Так, в организациях документовед может занимать следующие должности:

Карьерный рост связан с освоением смежных областей (историк, культуролог и пр.) и повышением квалификации. Профессиональный рост документоведа — с управленческой карьерой, когда специалист, постепенно совершенствуясь, может стать руководителем соответствующих структурных подразделений. Например, документовед может занять должность директора архива организации, а также возглавить архив как самостоятельное учреждение.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

Плюсы и минусы

Основное преимущество профессии – ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.

На втором месте среди плюсов – возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.

Третье преимущество – приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.

Наличие опыта работы и лидерских способностей дают хорошему специалисту возможность открыть собственный бизнес. Можно предоставлять информационные услуги.

Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.

Минусов у профессии документоведа всего два. Первый – монотонность деятельности. А второй – уровень ответственности.

Личные качества специалиста по документообороту

Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.

Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.

Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.

Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.

Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.

Перспективность профессии

Информация – важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.

Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того – она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.

Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.

Источник