Доу что это в делопроизводстве

Документационное обеспечение управления. Организация документооборота и делопроизводства

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Делопроизводство

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины “делопроизводство” и “документационное обеспечение управления” (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – “документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Наряду с организацией документооборота в понятие “организация работы с документами” входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Три источника и три составные части ДОУ

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

Источник

Документационное обеспечение управления

Предмет, содержание и задачи документационного обеспечения управления

Объект, предмет, основные задачи дисциплины

Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Источник

Что такое документационное обеспечение управления — понятие простыми словами

Гарантией стабильной внешней и внутренней деятельности управленческого аппарата, высокой конкурентоспособности предприятия является организация документационного обеспечения управления.

В условиях современного технологического прогресса наиболее эффективной системой служит электронный документооборот.

Что такое документационное обеспечение управления (ДОУ)

Важнейшим товаром в условиях рыночных отношений является информация.

Конкуренция способствует постоянному отслеживанию новинок в области техники, технологии.

Консолидация сведений во времени называется документами, а деятельность по их формированию — документационное обеспечение управления.

Цель и задачи ДОУ

Целью документационного обеспечения является информирование администрации компании о текущем состоянии дел, принятие обоснованных решений.

Делопроизводство в организации способствует правильному учету, хранению документации, ее систематизации. Для определения главных правил оформления, контроля исполнения и организации работы с деловыми бумагами на предприятии готовят специальную инструкцию. Некоторые компании утверждают единую систему документирования обязательную для всего персонала. Юридической слой наделяется документ при совокупности обязательных элементов.

Объектом являются документы по отдельности, а также вся система, предметом — оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТа.

Задачами данного направления служит отражение управленческой, производственной деятельности компании в соответствующей документации, их рациональное применение на практике.

Отработанный порядок с документами не будет отвлекать специалистов от основных профессиональных задач.

Существует несколько типов организации делопроизводства, каждый хозяйствующий субъект самостоятельно ее выбирает:

Формат делопроизводства выбирается с учетом величины компании, небольшие коммерческие фирмы, как правило, применяют первый тип.

Основные правила и порядок ДОУ

Процесс документационного обеспечения решений руководства состоит из 3-х этапов:

Основные требования по организации документооборота:

Принятие управленческого решения начинается с получения сведений, их обработки и дифференциации. Эти составные элементы тесно связываются с документационным обеспечением управления.

Полученные данные, а также их количество и продуктивность влияет на получение экономического эффекта.

На предприятиях, где не отлажено направление работы с деловыми бумагами, значительно ухудшается управленческая деятельность, она напрямую зависит от результативности и достоверности приема-передачи данных, грамотного и быстрого поиска, хранения и применения документов.

Когда руководство предприятий осознает необходимость и важность процесса совершенствования ДОУ часто совершают ошибки при попытке его автоматизирования. В такой ситуации выбор способов автоматизации является центральной проблемой.

Самое распространенное направление при решении данного вопроса является автоматизация рабочих мест (отдельных) специалистов: делопроизводителя, секретаря, директора, главного бухгалтера, топ менеджера. При этом методе уязвимым местом в системе является отсутствие электронного взаимодействия (обмена информацией) между специалистами.

Если директором юридического лица поставлена задача по созданию эффективной среды по обработке данных и улучшения качества управления, то необходимо придерживаться позиций:

Нормативные акты

Координация всей системы делопроизводства и ее методическое сопровождение регламентирована Федеральным архивным агентством.

Разработка формуляров находится в ведомстве Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт), в компетенции организации ВНИИДАД — научно-исследовательская работа в части документоведения и архивного дела.

Специалистам делопроизводства необходимо обратить внимание на положения законов и подзаконных актов:

Методические рекомендации по оформлении инструкций делопроизводства также предлагаются Росархивом.

При анализе и оценке практики делопроизводства в России, сложившейся за прошлый период, можно отметить отсутствие единого органа, несущего всестороннюю юридическую ответственность за оформляемую и применяемую документацию в хозяйственной и управленческой деятельности юридических лиц. И как следствие несостоятельность единообразного подхода в данном вопросе. Иногда работа с документацией регламентирована высшими органами государственной власти и управления.

Основополагающее воздействие на регулирование делопроизводства оказывается министерствами и ведомствами, а наибольшая роль отводится Государственной архивной службе РФ.

Источник

Доу что это в делопроизводстве

чЕУШ РТПГЕУУ ХРТБЧМЕОЙС РТПОЙЪБО ЙОЖПТНБГЙЕК, СЧМСАЭЕКУС ПУОПЧПК РТЙОСФЙС ТЕЫЕОЙК, Й РПУФТПЕО ОБ ПРЕТБФЙЧОПК ТБВПФЕ У ДПЛХНЕОФБНЙ, Ч ЛПФПТЩИ ПОБ ЖЙЛУЙТХЕФУС. рПЬФПНХ ЙОЖПТНБГЙПООП-ДПЛХНЕОФБГЙПООПЕ ПВЕУРЕЮЕОЙЕ ХРТБЧМЕОЙС (ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧП) МАВПК ЖЙТНЩ, ХЮТЕЦДЕОЙС, ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РТЕДРТЙСФЙС ТБУУНБФТЙЧБЕФУС УЕЗПДОС ЛБЛ ЧБЦОЕКЫБС ПВУМХЦЙЧБАЭБС ЖХОЛГЙС ХРТБЧМЕОЙС. пФ ЕЕ ТБГЙПОБМШОПК ПТЗБОЙЪБГЙЙ ЪБЧЙУЙФ ВЩУФТПФБ Й ПРФЙНБМШОПУФШ ЧЩВПТБ ТЕЫЕОЙС, ДПЧЕДЕОЙЕ ЕЗП ДП ЙУРПМОЙФЕМС, УЧПЕЧТЕНЕООЩК ЛПОФТПМШ ЪБ ЙУРПМОЕОЙЕН Й, Ч ЛПОЕЮОПН УЮЕФЕ, ДПУФЙЦЕОЙЕ ЬЛПОПНЙЮЕУЛПЗП ЬЖЖЕЛФБ Ч ДЕСФЕМШОПУФЙ ЖЙТНЩ, ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РТЕДРТЙСФЙС.

рПУЛПМШЛХ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЕ ПВУМХЦЙЧБОЙЕ ЙНЕЕФ УЧПЙ УРЕГЙЖЙЮЕУЛЙЕ ЪБДБЮЙ, ПОП ДПМЦОП ЧЩРПМОСФШУС УБНПУФПСФЕМШОПК, ПТЗБОЙЪБГЙПООП ПВПУПВМЕООПК УМХЦВПК, РПДЮЙОЕООПК ТХЛПЧПДЙФЕМА ПТЗБОЙЪБГЙЙ, УМХЦВПК ДПЛХНЕОФБГЙПООПЗП ПВЕУРЕЮЕОЙС ХРТБЧМЕОЙС (УМХЦВБ дпх, УМХЦВБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ). ч ОЕВПМШЫЙИ ПТЗБОЙЪБГЙСИ, ЗДЕ ПВЯЕН ПВТБВБФЩЧБЕНЩИ ДПЛХНЕОФПЧ ОЕЧЕМЙЛ Й УПЪДБОЙЕ ФБЛПК УМХЦВЩ ОЕГЕМЕУППВТБЪОП, ЧУА ТБВПФХ РП ДПЛХНЕОФБГЙПООПНХ ПВЕУРЕЮЕОЙА ХРТБЧМЕОЙС ЧЩРПМОСЕФ УЕЛТЕФБТШ ТХЛПЧПДЙФЕМС ЙМЙ УРЕГЙБМШОП ЧЩДЕМЕООЩК ДМС РТПЧЕДЕОЙС ЬФПК ТБВПФЩ УПФТХДОЙЛ.

уМХЦВБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ ЛБЛ УБНПУФПСФЕМШОПЕ УФТХЛФХТОПЕ РПДТБЪДЕМЕОЙЕ ЧПЪЗМБЧМСЕФУС ТХЛПЧПДЙФЕМЕН, ЛПФПТЩК Ч УЧПА ПЮЕТЕДШ РПДЮЙОСЕФУС ОЕРПУТЕДУФЧЕООП ТХЛПЧПДЙФЕМА ПТЗБОЙЪБГЙЙ. пВЯЕДЙОЕОЙЕ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПК УМХЦВЩ У ДТХЗЙНЙ РПДТБЪДЕМЕОЙСНЙ, ОБРТЙНЕТ ЧИПЦДЕОЙЕ ЬФПК УМХЦВЩ Ч БДНЙОЙУФТБФЙЧОП-ИПЪСКУФЧЕООЩК ПФДЕМ, СЧМСЕФУС ЗТХВПК ПЫЙВЛПК.

оБЙНЕОПЧБОЙЕ УМХЦВЩ дпх, ЕЕ УФТХЛФХТБ, ДПМЦОПУФОПК, ЮЙУМЕООЩК УПУФБЧ ХУФБОБЧМЙЧБАФУС ЧЩЫЕУФПСЭЙНЙ ПТЗБОЙЪБГЙСНЙ Ч ЗПУХДБТУФЧЕООЩИ ХЮТЕЦДЕОЙСИ, Б Ч ОЕЗПУХДБТУФЧЕООЩИ ЙИ ТХЛПЧПДУФЧПН ЙМЙ ЙИ ЛПММЕЗЙБМШОЩНЙ ПТЗБОБНЙ.

ч УЧПЕК ДЕСФЕМШОПУФЙ УМХЦВБ дпх ТХЛПЧПДУФЧХЕФУС ЪБЛПОПДБФЕМШОЩНЙ БЛФБНЙ, ОПТНБФЙЧОП-НЕФПДЙЮЕУЛЙНЙ ДПЛХНЕОФБНЙ РП ЧПРТПУБН ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ Й БТИЙЧОПЗП ДЕМБ, РТЙЛБЪБНЙ Й ТБУРПТСЦЕОЙСНЙ ТХЛПЧПДУФЧБ, ЙОУФТХЛГЙЕК РП ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧХ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, РПМПЦЕОЙЕН П УМХЦВЕ, ДПМЦОПУФОЩНЙ ЙОУФТХЛГЙСНЙ ЕЕ ТБВПФОЙЛПЧ.

уМХЦВБ дпх ДПМЦОБ ТЕЫБФШ ЛПОЛТЕФОЩЕ ЪБДБЮЙ, ЧЩРПМОСФШ ПРТЕДЕМЕООЩЕ ЖХОЛГЙЙ, ЙНЕФШ УФТПЗП ХУФБОПЧМЕООЩК ЛТХЗ РТБЧ Й ПВСЪБООПУФЕК, Б ФБЛЦЕ ЧЪБЙНПДЕКУФЧПЧБФШ У ДТХЗЙНЙ УФТХЛФХТОЩНЙ РПДТБЪДЕМЕОЙСНЙ ПТЗБОЙЪБГЙЙ ДМС ВПМЕЕ ЬЖЖЕЛФЙЧОПЗП ЧЩРПМОЕОЙС ЧПЪМПЦЕООЩИ ОБ ОЕЕ ЪБДБЮ Й ЖХОЛГЙК.

ъБДБЮЙ УМХЦВЩ дпх ЧЛМАЮБАФ:

ч УПУФБЧ ФЙРПЧЩИ ЖХОЛГЙК УМХЦВЩ дпх ЧИПДСФ ТБЪОЩЕ ЧЙДЩ ТБВПФ, ЛПФПТЩЕ НПЦОП ТБЪДЕМЙФШ ОБ ФЕИОПМПЗЙЮЕУЛЙЕ, ПТЗБОЙЪБГЙПООЩЕ, НЕФПДЙЮЕУЛЙЕ, ЛПОФТПМШОЩЕ. пОЙ РТЕДУФБЧМЕОЩ Ч ФБВМЙГЕ 3.

уПЪДБОЙЕ УМХЦВЩ дпх ДПМЦОП ПВСЪБФЕМШОП УПРТПЧПЦДБФШУС ЧЩВПТПН ПТЗБОЙЪБГЙПООПК ЖПТНЩ ТБВПФЩ У ДПЛХНЕОФБНЙ. рТБЛФЙЛПК ЧЩТБВПФБОП ФТЙ ЖПТНЩ: ГЕОФТБМЙЪПЧБООБС, ДЕГЕОФТБМЙЪПЧБООБС Й УНЕЫБООБС.

гЕОФТБМЙЪПЧБООБС ЖПТНБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЗП ПВУМХЦЙЧБОЙС ЮБЭЕ ЧУЕЗП ЙУРПМШЪХЕФУС Ч ЖЙТНБИ Й ОЕВПМШЫЙИ ХЮТЕЦДЕОЙСИ. пОБ РТЕДРПМБЗБЕФ РПМОХА ГЕОФТБМЙЪБГЙА ТБВПФЩ У ДПЛХНЕОФБНЙ ПФ НПНЕОФБ РПМХЮЕОЙС ДП ИТБОЕОЙС. гЕОФТБМЙЪБГЙС ЧУЕИ ПРЕТБГЙК РП ТБВПФЕ У ДПЛХНЕОФБНЙ ОБЙВПМЕЕ ТБГЙПОБМШОБ, ФБЛ ЛБЛ РПЪЧПМСЕФ НБЛУЙНБМШОП Й У ОБЙВПМШЫЙН ЬЖЖЕЛФПН НЕИБОЙЪЙТПЧБФШ Й БЧФПНБФЙЪЙТПЧБФШ ЧЩРПМОЕОЙЕ УПУТЕДПФПЮЕООЩИ Ч ПДОПН НЕУФЕ ПРЕТБГЙК.

дЕГЕОФТБМЙЪПЧБООБС ЖПТНБ РПУФБОПЧЛЙ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ РТЕДРПМБЗБЕФ, ЮФП ЛБЦДПЕ УФТХЛФХТОПЕ РПДТБЪДЕМЕОЙЕ ЙНЕЕФ УЧПА УМХЦВХ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ Й УБНПУФПСФЕМШОП ЧЕДЕФ ЧУЕ ЧЙДЩ ТБВПФ У ДПЛХНЕОФБНЙ.

юБЭЕ ЧУЕЗП Ч ВПМШЫЙИ ЖЙТНБИ Й ПТЗБОЙЪБГЙСИ ХУФБОБЧМЙЧБЕФУС УНЕЫБООБС ЖПТНБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЗП ПВУМХЦЙЧБОЙС, ЛПЗДБ ЮБУФШ ПРЕТБГЙК ЧЕДЕФУС ГЕОФТБМЙЪПЧБООП, Б ЮБУФШ Ч УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙСИ. фБЛ, ПВЩЮОП РТЙЕН, ПФРТБЧЛБ, РЕТЧЙЮОБС ПВТБВПФЛБ ДПЛХНЕОФПЧ, ЙИ ТЕЗЙУФТБГЙС, ЛПОФТПМШ ЪБ УТПЛБНЙ ЙУРПМОЕОЙС, НБЫЙОПРЙУОЩЕ Й ЛПРЙТПЧБМШОП-НОПЦЙФЕМШОЩЕ ТБВПФЩ РТПЧПДСФУС ГЕОФТБМЙЪПЧБООП, Б ФЕЛХЭЕЕ ИТБОЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ, ЙИ РПДЗПФПЧЛБ Л УДБЮЕ Ч БТИЙЧ Ч УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙСИ.

оП ЮБУФП Й ТЕЗЙУФТБГЙС ЧОХФТЕООЙИ ДПЛХНЕОФПЧ ФБЛЦЕ РТПЧПДЙФУС Ч ФЕИ ПФДЕМБИ, ЗДЕ ПОЙ УПЪДБАФУС. оБРТЙНЕТ, ВХИЗБМФЕТУЛЙИ ДПЛХНЕОФПЧ Ч ВХИЗБМФЕТЙЙ, РТЙЛБЪПЧ РП МЙЮОПНХ УПУФБЧХ Ч УМХЦВЕ ЛБДТПЧ, ДПЗПЧПТПЧ Ч ЛПННЕТЮЕУЛЙИ ПФДЕМБИ. чОЕДТЕОЙЕ ЛПНРШАФЕТОЩИ ФЕИОПМПЗЙК НЕОСЕФ ПТЗБОЙЪБГЙПООЩЕ ЖПТНЩ, РПЪЧПМСЕФ ДЕГЕОФТБМЙЪПЧБФШ РТПГЕУУЩ РПМХЮЕОЙС Й ТЕЗЙУФТБГЙЙ ДПЛХНЕОФПЧ, ОП Ч ФП ЦЕ ЧТЕНС УПЪДБФШ ГЕОФТБМЙЪПЧБООХА ВБЪХ ДБООЩИ П ДПЛХНЕОФБИ ХЮТЕЦДЕОЙС. фБЛЙН ПВТБЪПН, УМПЦЙЧЫБСУС РЕТЧПОБЮБМШОП ПТЗБОЙЪБГЙПООБС ЖПТНБ РПУФБОПЧЛЙ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ НПЦЕФ РТЕФЕТРЕЧБФШ ЙЪНЕОЕОЙС, ЛПФПТЩЕ ЮБЭЕ ЧУЕЗП УЧСЪБОЩ У РЕТЕЕЪДПН Ч ДТХЗЙЕ РПНЕЭЕОЙС Й ЛПНРШАФЕТЙЪБГЙЕК ХРТБЧМЕОЮЕУЛПЗП ФТХДБ.

чЩВТБООБС ЖПТНБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПЗП ПВУМХЦЙЧБОЙС ЪБЛТЕРМСЕФУС Ч рПМПЦЕОЙЙ П УМХЦВЕ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ Й Ч йОУФТХЛГЙЙ РП ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧХ.

оЕ НЕОЕЕ ЧБЦОЩН ЧПРТПУПН Ч РПУФБОПЧЛЕ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ СЧМСЕФУС ПРТЕДЕМЕОЙЕ УФТХЛФХТЩ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧЕООПК УМХЦВЩ Й ЕЕ ДПМЦОПУФОПЗП УПУФБЧБ.

ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ ПВЯЕНБ ТБВПФ (ПВЯЕНБ ДПЛХНЕОФППВПТПФБ ПТЗБОЙЪБГЙЙ) УМХЦВБ ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧБ НПЦЕФ ЧЛМАЮБФШ ОЕУЛПМШЛП УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК:

ч ХЮТЕЦДЕОЙСИ НЕОШЫЕЗП НБУЫФБВБ ЧПЪНПЦОП УПЧНЕЭЕОЙЕ ОЕУЛПМШЛЙИ ЖХОЛГЙК Ч ПДОПН РПДТБЪДЕМЕОЙЙ ЙМЙ ЧНЕУФП УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК ЧЩРПМОЕОЙЕ УППФЧЕФУФЧХАЭЕК ТБВПФЩ ПФДЕМШОЩНЙ УПФТХДОЙЛБНЙ, Ч НБМЕОШЛПК ЖЙТНЕ ЧУА ТБВПФХ ЧЕДЕФ ПДЙО УЕЛТЕФБТШ.

Источник

Конспект лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Онлайн-конференция

«Современная профориентация педагогов
и родителей, перспективы рынка труда
и особенности личности подростка»

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

РАЗДЕЛ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

Тема 1.1. Основные понятия ДОУ.

Занятие 1. Основные понятия, цели, задачи и принципы ДОУ.

— Значение и содержание дисциплины, межпредметные связи. История и современное развитие делопроизводства в России.

— Основные понятия: документ, документирование, ДОУ. Цели, задачи и принципы ДОУ.

— Нормативно-правовая база ДОУ. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»

В истории делопроизводства можно выделить следующие периоды:

Делопроизводство с 1945 и до нашего времени. В 1970-х годах издание ГОСТов на управленческие документы. В 1993 году (№299) издан общероссийский классификатор управленческих документов ( ОКУД). В современных условиях большинство документов оформляются и составляются с использованием АСУ ( автоматизированной системы управления).

Основные термины в делопроизводстве

Основные термины в делопроизводстве установлены ГОСТ Р 511 41-98.

Исходящий документ – документ, отправляемый из организации.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить таблицу «История и этапы развития делопроизводства в России».

Занятие 2. Классификация документов и способы документирования.

— Классификация и функции документов.

— Основные способы документирования. Материальные носители информации.

— Федеральный закон «Об электронной подписи». Общероссийские классификаторы.

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды докумен­тов данной группы):

— организационная документация (устав, положение, прави­ла, инструкции, штатные расписания);

— распорядительная документация (приказ, распоряжение, постановление, решение, указание);

— информационно-справочная документация (письмо, теле­грамма, телефонограмма, факс, акт, протокол, докладная и служебная записка и т. п.).

На машинном носителе

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить таблицу «Классификаторы, используемые в ДОУ».

Тема 1.2. Унификация и стандартизация документов. Системы ДОУ.

Занятие 3. Унификация и стандартизация документов. Системы ДОУ, их автоматизация.

— Унификация и стандартизация документов: понятия. Функциональные и отраслевые системы ДОУ.

— Системы ДОУ, их автоматизация. Унифицированная система документации: понятие.

— Состав унифицированных систем документации. Государственные стандарты на УСД.

ОКУД- предназначен для регистрации форм документов, сокращения применяемых форм, контроля за формами документов. ОКУД содержит код формы документа, который состоит из 7 цифровых десятичных знаков и контрольного числа. Пример кодового обозначения документа по ОКУД 0710001- бух.баланс.

ОКПО ( общероссийский классификатор предприятий и организаций)- содержит перечень кодов присваевыемых ежедневно федеральными службами статистики всем созданным юридическим лицам и ИП. Код ОКПО сохраняется в течение всего срока существования юридического лица или ИП.

ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической деятельности)- предназначен для кодирования и классификации видов экономической деятельности осуществляющейся предприятиями. Код вида экономической деятельности состоит из 2-х – 6 цифровых знаков. Например деятельность ресторанов кодируется, как 55.3, деятельность баров кодируется 55.4, деятельность столовых при предприятиях и учреждениях и поставка продукции ОП кодируется, как 55.5.

ОКОПФ (общероссийский классификатор организационно- правовых форм)- предназначен для формирования реестров содержащих сведения о хозяйственных субъектах. Включают основные классификационные группировки: ЮЛ ( коммерческие организации)- акционерные общества; ЮЛ не являющиеся коммерческими организациями ( союзы, ассоциации); организации без прав ЮЛ; ИП. Каждая организационно-правовая форма имеет в классификаторе 2-х значный код. Например: АО код 60; ЗАО код 47; ОАО код 67.

ОКЕИ (общероссийский классификатор единиц измерения)- разработанный на основе международной классификации при ООН. Объектами классификации являются единицы измерения: длины, площади, объема, массы, технические единицы, времени, экономические. Например: экономические единицы тысячи рублей имеют код 384, а млн.рублей 385.

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

Документация по созданию организации, предприятия

Документация по реорганизации организации, предприятия Документация по ликвидации организации, предприятия

Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

Документация по приему на работу

Документация по переводу на другую работу

Документация по увольнению с работы

Документация по оформлению отпусков

Документация по оформлению поощрений Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

2. Унифицированная система банковской документации

3.Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций

Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций

Учетная бухгалтерская документация

Унифицированная система отчетно-статистической документации

Документация по статистике национальных счетов и экономических балансов

Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса

Документация по статистике труда

Документация по статистике материальных ресурсов

Документация по статистике финансов

Документация по социальной статистике

Документация по статистике промышленности

Документация по статистике сельского, хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции

Документация по статистике капитального строительства

Документация по статистике внешнеэкономических связей

Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры

Документация по статистике транспорта и связи

Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

Отчетная бухгалтерская документация

Регистры бухгалтерского учета

Первичная учетная документация

6. Унифицированная система документации по труду

Документация по состоянию рынка труда

Документация по трудовым отношениям

Документация по повышению квалификации работников органов по труду

Документация по охране труда

Документация по минимальным потребительским бюджетам

Документация по обращениям в органы по труду

7. Унифицированная система документации Пенсионного Фонда Российской федерации

8. Унифицированная система внешнеторговой документации

Все унифицированные системы включают в себя комплекты конкрет­ных документов, обновляемых по мере необходимости, а также норматив­ные и методические материалы по заполнению и применению этих доку­ментов.

Унифицированные формы отраслевой документации. Наряду с общегосударственными системами документации, обязательными для применения во всех случаях решения задач, документирование которых регламентировано соответствующей УСД, безусловно, имеют право на су­ществование формы документов, отражающие специфику информацион­ного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных предприятий.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить схему систем документации.

Занятие 4. Требования к составлению и оформлению документов.

— Реквизит, формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, табель форм документов.

— Правила оформления реквизитов бланка, проектирование бланков документов организации.

— Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков. Состав, оформление реквизитов.

Переменные – реквизиты, наносимые на лист бумаги в процессе создания документа.

07- код формы документа (ОКУД).

08- наименование организации может быть полным или сокращенным (сокращение от первых букв слова БОУ СПО УР « СТПП »; сокращение, образованное от частей слова «Ижмаш »; сокращение образованное от частей слова и полного слова « Ижмолоко »).

12- регистрационный номер документа.

19- отметка о контроле- за исполнение документа ( ставится буква К или штамп со словом контроль)

20- текст документа- оформляется в виде анкеты, таблицы или связанного текста. ( 1 часть- указывает причины, основные цели составления документа; 2 часть- включает решения, выводы, просьбы)

21- отметка о наличии приложений ( пример: приложение на 7 листах в 2-х экземплярах)

23- гриф согласования- состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности, подписи, расшифровки подписи и даты.

24- визы согласования документов

26- отметка о завершении содержащая подпись:

27- отметка об исполнителе включает А.И. Петров 25-132

28- отметка об исполнении документа и направлении его дела: указывается № дела (в котором будет храниться документ)

29- отметка о поступлении документа в организацию

30- информация об электронной копии документа, содержащая наименование файла.

Бланк конкретного вида документа

Для расположения реквизитов на бланках используют два варианта:

Бланки предприятий хранятся в памяти компьютера и выводятся на печать при создании конкретного документа.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации яв­ляется нормативным документом (локальным нормативным актом), обя­зательным для исполнения всеми работниками.

Приказом по основной деятельности оформляются все решения ру­ководителя, связанные с организацией работы предприятия и структур­ных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятель­ности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения ра­ботников предприятия законодательные, нормативные документы и ре­шения, принятые вышестоящими органами власти и управления, орга­низовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказы должны строго соответствовать действующему законода­тельству. Процесс их подготовки можно разделить на четыре этапа:

Работы на третьем и четвертом этапах подготовки приказа проводят­ся практически одновременно.

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится струк­турным подразделением, конкретным специалистом или секретарем-ре­ферентом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанны­ми в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бух­галтерией или финансовой службой. Согласование проекта приказа с другими предприятиями или органи­зациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если при­казы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно от­печатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят сле­дующие реквизиты:

 название вида документа (ПРИКАЗ);

 место составления или издания;

 заголовок к тексту;

 визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными бук­вами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации-автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографским способом, как правило, центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.06.96) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления прика­за является одновременно датой его подписания и вступления в силу

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится струк­турным подразделением, конкретным специалистом или секретарем-ре­ферентом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанны­ми в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бух­галтерией или финансовой службой.

Согласование проекта приказа с другими предприятиями или органи­зациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если при­казы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно от­печатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят сле­дующие реквизиты:

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными бук­вами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации-автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографским способом, как правило, центровано.

Дата оформляется цифровым способом (12.06.96) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления прика­за является одновременно датой его подписания и вступления в силу

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить таблицу «Табель форм применяемых документов»

Занятие 5-6. ПЗ №1-2. Разработка бланка организации с угловым и продольным расположением реквизитов.Осуществление автоматизированной обработки документов.

Тема 1.3. Организационно-распорядительные документы.

Занятие 7. Организационные документы.

— Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды.

— Организационные документы: устав, положение, штатное расписание, правила, должностная инструкция. Их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению, порядок утверждения.

Основные организационно-распорядительные документы.

Выделяют следующие группы документов:

Организационные (уставное штатное расписание, правила внутреннего распорядка)

Распорядительные (приказы, распоряжения, решения).

По личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные карточки, трудовые книжки).

Финансово-бухгалтерские документы (бухгалтерский баланс, отчеты о прибылях и убытках)

Информационно-справочные документы (акты, письма, протоколы, справки)

Коммерческие контракты и договора.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

Устав – правовой акт определяющий структуру, функции и права предприятия, является учредительным документом.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений. Кроме этого, могут быть приняты положение о структрных подразделениях, о коллегиальных и совещательных органах, о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Договор (учредительный) – в нем указывается, что учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов. Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Правила внутреннего трудового распорядка – правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.

Структура текста организационных документов.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

Устав (чей?) Московского политехникума

Инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления

Положение (о чем?) о Совете директоров

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Должностная инструкция (кого?) бухгалтера

Штатное расписание (чье?) аппарата Комитета

Структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ….. год.

Реквизиты: Наименование организации, наименование вида документа, дата, гриф утверждения, место составления, текст, подпись.

Особенность – вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить сравнительную таблицу «Типы документов».

Занятие 8. Распорядительные и справочные документы.

— Распорядительные документы: постановление, приказ, распоряжение, совместный распорядительный документ. Их назначение, характеристика, состав, требования к оформлению.

— Справочные документы: служебные письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, заявления. Их назначение, характеристика, состав, требования к оформлению

Виды распорядительных документов.

Реквизиты:
Наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

датой приказа является дата его подписи директором, приказы нумеруются в пределах календарного года ( с января). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу. Текст приказа имеет 2 части:

Виды информационно-справочных документов.

В заголовке указывают: название коллегиального органа. Протокол отвечает на вопрос чего?
Текст протокола состоит из 2-х частей:

Вводной- указывает сведения о председателе, о секретаре, о присутствующих и о повестке дня.
Основной- состоит из разделов соответствующих пунктов повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме. Протокол подписывает председатель и секретарь.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления (местных представительных органов, общих собраний учредителей, акционеров, заседаний правлений, советов директоров, коллегий министерств и ве­домств, комиссий и других) и разовые или периодически созываемые собрания, конференции, совещания.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные прото­колы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фоно­графическими.

Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу засе­дания.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности.

Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточ­нен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они есть), отре­дактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия, учреждения, организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наи­менование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголо­вок, текст, подписи.

Акт- документ, составленный несколькими лицами и подтвер­ждающий установленные факты и события.

Но общие правила составления и оформления и формуляр акта ос­таются едиными. Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, устано­вить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комис­сии должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечетным.

Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах пред­приятия или организации (приказе руководителя, распоряжениях замес­тителей руководителя и главных специалистов).

В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образо­ванной на основании устного распоряжения руководителя или его заме­стителей в пределах их компетенции.

Акты составляются также полномочными должностными лицами (го­сударственными санитарными врачами, инспекторами пожарного над­зора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государ­ственный аттестат и т.п.) и представителями контролирующих и ревизующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций).

В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии.

Докладная записка — документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, и в случае необходимости вы­воды и предложения составителя по его решению.

Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи ин­формации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда пре­дусматривается оформление соответствующей ссылки.

Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав рек­визитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-рас­порядительной документации они имеют устойчивую сферу применения, и даже получившие в последнее время широкое распространение слу­жебные записки не смогли вытеснить их из так называемой «внутренней переписки» организации.

Докладная или объяснительная записка могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного под­разделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе струк­турного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основой для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю дан­ного предприятия, организации и структурного подразделения или в вы­шестоящее министерство, ведомство и организацию.

Оформление докладных и объяснительных записок должно соот­ветствовать установленным требованиям

Телефонограмма • обобщенное название различных по содер­жанию и цепи создания документов, выделяемых в особую груп­пу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распо­ряжения, информация для руководства в текущей деятельности, при­глашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы исполь­зуются, когда необходимые для оперативного решения служебных воп­росов и передаваемые по телефону сообщения требуют документаль­ного оформления.

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в од­ном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передает­ся секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует опреде­ленный этикет составления корреспонденции:

• На полученное письмо следует дать ответ в течении недели

• Письмо с поздравлением высылается в течение недели со дня получения сообщения об этом событии

Деловые письма пишутся па белой бумаге и только на лицевой стороне листа Письмо должно быть кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких тол­кований.

В письмо нежелательны исправления.

Па конверте должны быть указаны полный и точный адрес получателя нашей корреспонден­ции. Его принято печатать заглавными латинскими буквами.

Основной текст письма для удобств, ознакомления с ним должен быть разбит на абзацы. Луч­ше писать письма не более одной страницы.

Занятие 9-10. ПЗ №3-4. Составление и оформление приказа на общем бланке с угловым и продольным расположением реквизитов. Оформление выписки из приказа.

Занятие 11. ПЗ №5. Оформление и проверка правильности оформления документации в соответствии с установленными требованиями используя информационные технологии.

Тема 1.4. Договорно-правовая документация.

Занятие 12. Договорно-правовая документация.

— Понятие договора, типовая форма, разделы.

— Примерный договор купли-продажи и поставки. Приложения к договорам.

— Протоколы разногласий к договорам. Коммерческие акты. Доверенности.

Договор – это правовой акт, отражающий взаимоотношения двух и более сторон (юридических или физических), закрепляющий предмет договора, порядок и условия поставки, цену и общую стоимость предмета договора.

Доверенность Общеизвестно, что сотрудник не вправе совершать ряд действий от имени организации, где он трудится, без наличия у него определенных полномочий на их совершение.

Такие полномочия вытекают из закона, иных нормативных актов, либо доверенностей. В последнее время различные организации все чаще и чаще исполь­зуют доверенность в своей повседневной практической деятельности. Но, как показывает опыт, не всегда подход к их оформлению достаточ­но грамотен, что порой приводит к неблагоприятным для организаций последствиям.

Рассмотрим оформление тех доверенностей, которые выдаются организациями для совершения определенных действий от их име­ни и в их интересах.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить электронный документ «Протокол разногласий»

Занятие 13. Документы по внешнеэкономической деятельности.

— Коммерческие письма, контракты. Классификация коммерческих писем.

— Оферта – ответ на оферту.

— Типовые формы коммерческих писем. Письма о перевозке, доставке, страховании грузов.

Существуют следующие виды коммерческих писем: запрос, оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них.

Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов.

Оферта — письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора. Приведем примерный текст письма, содержащего предложение заключить договор:

«Акционерное общество закрытого типа «Все для работы» предлагает широкий ассортимент канцелярских принадлежностей, а также мебели и оргтехники для офиса. Каталог и прайс-лист прилагаются. Для оформления заказа свяжитесь с нашим менеджером по тел: 444-55-66».

Акцепт — письмо, выражающее согласие заключить договор. В акцепте должно быть определено, какие товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить. Например:

«Из Вашего рекламного объявления мы узнали, что организация Чистый родник» занимается доставкой в офисы питьевой воды в 20-литровых пластиковых канистрах по цене 150 руб. за штуку. Мы хотели бы заключить с Вашей организацией договор на постоянное обслуживание нашей фирмы. Сообщите номер счета и отделение банка, в который следует перечислить деньги за оказанные услуги».

Рекламные письма — это одно из средств продвижения товаров и услуг, стимулирующее интерес потенциальных потребителей товаров и услуг к продукции организации. Такие письма широко используются в прямой почтовой рекламе, а также на выставках и презентациях. Рекламное письмо может быть написано и в дружеском, и в деловом, и в авторитарно-повелительном стиле. Текст рекламного письма может быть несколько более длинным (до двухтрех страниц текста), чем в других видах писем, но форма подачи материала в виде заголовка и основного текста остается такой же. Рекламные письма прямой почтовой рассылки, подготовленные с помощью компьютерных программ, например в программе Word, могут содержать автоматически проставленное личное приветствие и упоминание имени адресата в тексте (для этого необходимо подготовить таблицы с соответствующей информацией). К письму может прилагаться бланк ответа, который потенциальный покупатель или заказчик услуг может заполнить и прислать в приложенном к письму конверте с маркой или в почтовой открытке. Текст рекламного письма содержит краткое описание предлагаемого товара или услуги, а также перечень преимуществ и выгод для заказчика. В рекламном письме рекомендуется придерживаться дружелюбного искреннего тона, важно подобрать подходящее словосочетание перед подписью. Нейтральное выражение «С уважением» подойдет для всех случаев. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, это сопроводительное письмо к договору.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить несколько видов доверенностей, оферт, акцептов.

Занятие 14. Претензионно-исковая документация.

— Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий.

— Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений.

Претензионное письмо (претензия) — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

Отправка претензионного письма обычно предшествует подаче искового заявления в суд.

В претензии указываются:

наименование организации-продавца, изготовителя либо организации, занимающейся оказанием услуг, ее юридический адрес; фамилия, имя, отчество потребителя и его адрес; обстоятельства, послужившие причиной подачи претензии; нормы права, на которых основывается потребитель; его требования по существу (здесь можно указать, что при отказе в удовлетворении претензии потребитель может обратиться в суд); приложения — доказательства, на которых потребитель основывает свои требования; дата и подпись.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Создание электронного документа «Образцы претензий»

Занятие 15. ПЗ №6. Составление и оформление договора, приложения к договору, доверенности.

Занятие 16. ПЗ №7. Составление и оформление коммерческого письма.

Занятие 17. ПЗ №8. Составление и оформление искового заявления.

РАЗДЕЛ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.

Тема 2.1. Организация документооборота: прием и обработка документов.

Занятие 18. Организация документооборота: прием и обработка документов.

— Служба ДОУ в организациях. Регламентация работы службы ДОУ.

— Документооборот: понятие, основные принципы, структура.

— Основные способы приема и обработки документов.

Организацией документооборота занимается служба документационного обеспечения управле­ния (ДОУ). Эта служба может быть представлена и организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь референт).

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации и структурных подразделений, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, ко­пировально-множительная служба и другие. В подразделениях также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции. Проектирование рациональной системы документооборота основы­вается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроиз­водства и научной организации труда, например: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; пребывание доку­мента в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необхо­димостью его обработки; различные операции должны выполняться па­раллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др., следует пе­редавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карто­чек, бездокументными способами, исключая возвратное движение самих документов (устно, по телефону).

Установлен ряд общих правил обработки документов и организации документооборота. Корреспонденции, доставляемые курьерами, посту­пающие но почте, факсом или иным путем, должны приниматься в орга­низации централизованно специально выделенным для этого лицом (секретарем, работником канцелярии, общего отдела, экспедиции). При поступлении документов в организацию на них проставляется от­метка, фиксирующая факт и время поступления.

При вскрытии корреспонденции обязательно сохраняются конверты в случаях, если: дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и другие документы); корреспонденция личного характера, а на конверте (упаковке) отсутствует отметка «лично»; на документе вообще отсутствует дата его создания; дата документа или дата его регистрации с точки зрения особенностей работы или сложив­шейся практики существенно отличны от даты получения документа; ад­рес отправителя можно установить только с помощью конверта.

Обработка документов должна, как правило, проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. От момента поступления к исполнителю до завершения работы до­кумент должен находиться в его рабочем досье (папке). На хранение «в дело» документ и все относящиеся к нему материалы должны направ­ляться тогда, когда работа над документом завершена полностью и он счи­тается исполненным. При передаче документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился.

При регистрации подписанных документов должны проверяться: правильность их оформления, соответствие подписи липа, указанного в документе, идентичность копий подлиннику. Не подписанные копии заве­ряются сотрудником, регистрирующим документы. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении чернови­ков и вариантов. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в делопроизводственную службу.

Для определения условного объема обрабатываемой документной информации, загрузки сотрудников, планирования мероприятий по совер­шенствованию делопроизводства, определения технологической оснащен­ности процессов работы с документами и анализа других аспектов, со­ставления Табеля документов необходим подсчет числа документов (и их копий), полученных и созданных организацией за выбранный временной период, обычно за год. Итоги доводятся до сведения руководства в уста­навливаемой им форме и с заданной периодичностью.

Контроль исполнения документов включает: постановку докумен­тов на контроль; проверку своевременности доведения документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода испод иония; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; контро­лироваться должны все документы, требующие исполнения. Контроль должен осуществляться путем регулярного отслеживания контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания испол­нителям о приближении или наступлении срока исполнения. В организации должен составляться перечень документов, подлежа­щих контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде дополнительной графы в Табеле документов.

Информационно-поисковые системы (ИПС) включают в себя: регис­трацию и индексирование документов; информационно-поисковые мас­сивы и базы данных; классификационные справочники; систему опера­тивного хранения документов.

В полях рациональной организации документооборота все документы распределяются, но документопотокам, например:

• Регистрируемые и нерегистрируемые документы

• Входящие, исходящие и внутренние документы

• Документы, поступающие из вышестоящих организаций

Выделяют четыре категории предприятий с объемом оборота:
1. Предприятие с объемом документооборота свыше 100 тыс. документом в год

2. Предприятие с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов и год

3. Предприятие с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год

4. 11редприятке с объемом документооборота до 10 тыс. в год

В документационном обеспечении организации выделяют три группы документов:

Поступающие (входящие) документы

Отправляемые (исходящие) документы

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Регистрация может проводиться для всех групп документов прежде всего, для входящих доку­ментов, ко не псе входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Обычно это: поздрави­тельные письма, приглашения, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания (жур­налы, газеты), письма с пометкой «лично», программы конференции, сообщений.

Многие организации не проводят регистрацию внутренних документов.

Входящие документы и исходящие документы.

Поступающие в организацию документы называют ВХОДЯЩИМИ. Эти документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильной связи. 1 [вступившие документы проходят следующие этапы:

• Первичную обработку (проверка правильности адресования, количества листов, наличия приложений)

• Предварительное рассмотрение, разметка (распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые)

• Регистрация (производится, о журнале регистрации входящих документов)

• Рассмотрение документов руководителем (после регистрации документы передаются для оз­накомления и принятия решения директору). Директор должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

• Направление на исполнение (с резолюцией директора документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения).

• Подшивка документов в деда

• Составления проекта документа исполнителем (документы оформляются в двух экземпля­рах, за исключением факсов и телеграмм)

• Проверка правильности оформления проста документа

• Согласование проекта документа

• Подписание документа директором

• Регистрация документа (регистрируется в журнале исходящих документов)

• Отправка документа адресату (исходящий документ отправляется в день составления)

• Подшивка второго экземпляра подшивается в дело.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими документами.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составление таблицы «Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота»

Тема 2.2. Организация регистрации документов и контроль их исполнения.

Занятие 19. Организация регистрации документов и контроль их исполнения.

— Регистрация документов. Системы и формы регистрации.

— Контроль исполнения документов. Принципы организации контроля.

Формы регистрации документов.

Регистрация документа — запись ОСНОВНЫХ сведений о документе в журнале. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативною поиска, учета и контроля

Существует несколько форм регистрации документов:

Децентрализованная форма предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях)

Смешанная форма может применяться, когда одна часть документов регистрируется централи­зованно, другая же в структурных подразделениях.

Документы в оптимальном варианте должны регистрироваться одни раз я день поступления, подписания или утверждении (создания). При возможности оперативного доступа к регистрационным массивам до­полнительные регистрации в пределах организации становятся ненуж­ными.

Регистрация документов в соответствии с ГСДОУ производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия (вида), автора и содержания в местах создания этих документов или (и) их исполнения. Однако децентрализация основывается на единой системе и единых обязательных правилах регистрации и доступности регистрацион­ных данных.

Регистрационный индекс проставляется на документе и в регистра­ционной форме и служит в совокупности с датой и названием целям иден­тификации документа и его учета. Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются дополнительные буквенные индексы. При едином массиве приказов приказы по вопросам управления кадрами (прием, пере­вод и т.д.) порядковый номер дополняется буквой «К» (28-К), решения президиумов коллегиальных органов дополняются по этому же принципу буквой «П» (74-П). Индекс документа, коллективным автором которого являются не­сколько юридических лиц образуется из порядковых номеров, присвоен­ных каждому из авторов. На основе регистрационных форм децентрализовано в местах реги­страции должны складываться и вестись, т.е. поддерживаться в актуальном состоянии информационно-поисковые системы (массивы).

Различаются несколько самостоятельных видов ИПС:

— справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживается ход выполнения документов или их использование. Основой систематизации в этих массивах является, как правило, дата (срок) исполнения;

— контрольно-справочные по документам ограниченного доступа, как пра­вило, в пронумерованных, прошитых и опечатанных журналах;

— контрольно-справочные по предложениям, заявлениям и жалобам граж­дан, в которых основой систематизации является тематика поднятых в об­ращениях граждан вопросов;

— справочные по нормативно-правовым актам, отражающим вопросы деятельности (правовую среду) организации. В системах этого вида само­стоятельно учитывается каждый вопрос, о котором имеется информация в документе, а основой систематизации также является тематика норматив­ных положений.

Структура журналов регистрации.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов могут включать следующие графы

Пример граф журнала регистрации входящих документов
Журнал регистрации входящих документов.

Источник