Если сотрудник в отпуске за свой счет что указывать в сзв м
Отражаем в СЗВ-М отпуск за свой счет
Какая информация находит отражение в СЗВ-М?
Отчет СЗВ-М хозяйствующие субъекты представляют ежемесячно уже на протяжении почти пяти лет. За прошедшие годы наработана обширная практика по составлению и сдаче указанной формы инспекторам ПФР.
Отчет представляет собой реестр сведений о работниках, которые в отчетном месяце трудились в организации или у предпринимателя в рамках заключенных трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера.
Важно! Отчитаться по оговариваемой форме необходимо абсолютно всем организациям. Предприниматели ее сдают только при наличии наемных работников.
Сведения о работниках, отражаемые в разделе 4 отчета, включают:
В некоторых случаях допустимо не указывать ИНН по сотруднику, если, например, такой информацией работодатель не владеет.
В раздел 1 СЗВ-М входят данные о работодателе:
Раздел 2 отчета предназначен для указания отчетного периода — месяца и года.
В разделе 3 приводится тип представляемой формы:
Указывается ли работник в отпуске без содержания в СЗВ-М?
Как мы уже выяснили, в СЗВ-М попадают все работники, трудившиеся в течение отчетного месяца по трудовым договорам и договорам ГПХ. Работники, принятые по трудовому договору, имеют право, согласно ст. 128 Трудового кодекса, заручившись согласием руководства организации или ИП, на отпуск без сохранения заработной платы.
При нахождении работника в отпуске за свой счет в СЗВ-М его обязательно включают, поскольку трудовой договор продолжает действовать.
В январе 2021 года инженер Смирнов А. В. написал заявление с просьбой предоставить ему неоплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам. На формирование СЗВ-М административный отпуск работника никак не повлияет — он попадет в отчет в любом случае, даже если напишет заявление с 9 по 31 января.
Невключение сотрудника в отчет может быть вызвано лишь одним фактором — увольнением. Причем данные о нем перестанут фигурировать в отчете только со следующего месяца после даты увольнения.
Нужно ли сдавать СЗВ-М на директора — единственного учредителя, если деятельность на предприятии не ведется? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно узнайте экспертное мнение.
Сотрудника в административном отпуске в СЗВ-М не включили — будет ли штраф?
А что делать, если специалист, оформляющий отчетность, забыл внести пребывающего в отпуске без сохранения зарплаты в СЗВ-М? Для исправления такой оплошности предусмотрена дополняющая форма. Бухгалтер или кадровик должен:
Напомним, что до 2019 года в случае сдачи дополняющих форм после крайнего срока (15-е число месяца с учетом переносов) штраф выписывали независимо от того, кто первым находил ошибку — страхователь или контролер. В 2019 году вышло определение ВС от 08.02.2019 № 301-КГ18-24864, согласно которому при сдаче дополняющей формы СЗВ-М позже установленного срока, но до обнаружения ошибки инспекторами ПФР штраф на работодателя накладываться не должен. Однако территориальные органы фонда не всегда учитывают данное определение и продолжают выписывать штрафы за дополняющие формы, переданные после 15-го числа.
Величина штрафа — 500 руб. за каждую ошибку (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Общая сумма санкций рассчитывается умножением 500 руб. на количество лиц, по которым допущены ошибки, например, не включенных в отчет.
Помимо основного штрафа КоАП предусмотрена административная ответственность для должностного лица страхователя (штраф — от 300 до 500 руб.), которая накладывается практически всегда при допущении ошибок в форме и их последующем исправлении.
Итоги
Отчет СЗВ-М ежемесячно сдают предприниматели, привлекающие наемных работников, и все организации. Независимо от того, пребывает человек в оплачиваемом или неоплачиваемом отпуске, СЗВ-М должен включать сведения о нем за отчетный месяц, если действие трудового договора распространялось на этот период. В противном случае работодателю может грозить штраф со стороны контролеров. Однако штрафов можно избежать, если найти и исправить ошибку удастся раньше, чем ее обнаружат инспекторы Пенсионного фонда.
Памятка страхователю о ежемесячном представлении в ПФР сведений о работающих застрахованных лицах по форме СЗВ-М
1) Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
2) Фамилию, имя, отчество;
3) Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН работника).
Сведения представляются по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах», утвержденной постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Указанным постановлением утвержден порядок заполнения формы СЗВ-М.
В электронном виде сведения по форме СЗВ-М принимаются органами ПФР в формате, утвержденным постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 07.12.2016 № 1077п.
В соответствии со статьей 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании» застрахованными лицами, признаются лица, работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества, или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг.
Страхователь представляет сведения о каждом работающем у него в отчетном периоде застрахованном лице, в том числе и на работников в следующих случаях:
— работник в отчетном периоде хотя бы один день состоял в трудовых отношениях с работодателем;
— работник весь месяц находится в отпуске без сохранения заработной платы;
— работник весь месяц находится в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет (до 3-х лет);
— работник, с которым у страхователя в отчетном периоде действовал трудовой договор, по каким-либо причинам не выполнял трудовую функцию (периоды временной нетрудоспособности, прогул, время простоя по вине работодателя);
— договор гражданско-правового характера с работником заключен, но работа еще не завершена, акт приемки работ отсутствует, оплата не начислена.
— в отношении членов совета директоров и ревизионной комиссии общества в течение всего периода исполнения ими своих обязанностей вне зависимости от периодичности выплат им вознаграждений за выполнение возложенных на них обязанностей по управлению и контролю за деятельностью общества;
— при восстановлении лица на работе по решению суда по причине незаконного увольнения (работник считается продолжившим трудовые отношения и его стаж не прерывается, в этой связи страхователю необходимо представить в территориальные органы ПФР сведения по форме СЗВ-М в отношении этого работника за все предшествующие отчетные периоды с даты незаконного увольнения не позднее законодательно установленного срока для представления сведений за отчетный период, в котором указанное лицо восстановлено на работе).
Самозанятые граждане (в том числе индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы), не использующие труд наемных работников, сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М не представляют. Также не представляется форма СЗВ-М на глав и членов крестьянских (фермерских) хозяйств.
«Нулевая» форма СЗВ-М (без указания работающих застрахованных лиц) страхователем не представляется.
Сведения по форме СЗВ-М в 2021 году страхователи представляют в территориальный орган ПФР по месту своей регистрации в следующие сроки:
за январь 2021 года – не позднее 15 февраля 2021 года);
за февраль 2021 года – не позднее 15 марта 2021 года;
за март 2021 года – не позднее 15 апреля 2021 года;
за апрель 2021 года – не позднее 17 мая 2021 года (15 число выпадает на выходной день);
за май 2021 года – не позднее 15 июня 2021 года;
за июнь 2021 года – не позднее 15 июля 2021 года;
за июль 2021 года – не позднее 16 августа 2021 года (15 число выпадает на выходной день);
за август 2021 года – не позднее 15 сентября 2021 года;
за сентябрь 2021 года – не позднее 15 октября 2021 года;
за октябрь 2021 года – не позднее 15 ноября 2021 года;
за ноябрь 2021 года – не позднее 15 декабря 2021 года;
за декабрь 2021 года – не позднее 17 января 2022 года (15 число выпадает на выходной день).
Учитывая ограниченные сроки представления сведений по форме СЗВ-М, Отделение ПФР рекомендует всем страхователям представлять их по телекоммуникационным каналам связи с электронной подписью (далее – ТКС с ЭП), независимо от численности сотрудников. Перечень действующих операторов связи, оказывающих услуги по организации информационного обмена с территориальными органами ПФР Тверской области по ТКС с ЭП, размещен на странице Отделения ПФР по Тверской области официального сайта ПФ РФ в разделе «Информация для жителей → Информация для жителей региона → Страхователям → Электронный документооборот».
За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.
За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов (в случае представления сведений на 25 и более работающих застрахованных лиц) к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.
В случае неуплаты или неполной уплаты страхователем финансовых санкций по требованию взыскание указанной суммы с 1 января 2017 года производится органами Пенсионного фонда РФ в судебном порядке.
Версию программы «Документы ПУ-6», позволяющую формировать сведения СЗВ-М в соответствии с утвержденным форматом, и программное обеспечение проверки документов страхователей (ПО ПД) можно записать в территориальном органе ПФР по месту регистрации или скачать с главной страницы официального сайта ПФР из раздела «Работодателям – Программное обеспечение».
По всем возникающим вопросам страхователи могут обращаться в территориальный орган ПФР. Контакты территориальных органов ПФР находятся на странице Отделения официального сайта ПФР в разделе «Контакты Отделения и клиентских служб».
Ежемесячный отчёт СЗВ‑М в 2021 году
Что за отчёт СЗВ-М?
Отчёт СЗВ-М содержит только список из ФИО сотрудников, их СНИЛС и ИНН. Он настолько простой, что вызывает единственный вопрос — зачем его сдавать каждый месяц?
Пенсионному фонду нужно знать, какие сотрудники продолжают работать. Всё дело в том, что по-разному рассчитывается пенсия для работающих и неработающих пенсионеров. СЗВ-М поможет фонду сразу же узнать об увольнении пенсионера и пересчитать для него выплаты. Несмотря на то, что отчёт затеяли ради пенсионеров, всё равно придётся подавать список всех работающих сотрудников.
Пенсионному фонду важны сведения из отчёта. Но есть другая проблема: они дублируются. ПФР получает аналогичную информацию из отчёта СЗВ-ТД, причём гораздо оперативнее: уже на следующий день после найма или увольнения. И здесь снова есть объяснение: СЗВ-ТД — только про сотрудников по трудовому договору, СЗВ-М — ещё и про физлиц, которые работают по договору ГПХ.
Срок сдачи СЗВ-М — до 15 числа следующего месяца
Первый отчёт в году нужно подать до 15 числа, за декабрь предшествующего года, следующий уже в феврале, за январь. Затем этот ритуал придётся совершать каждый месяц. И если пропустите от срока хотя бы один день, придётся заплатить штраф 500 рублей за каждого сотрудника.
СЗВ-М на единственного директора-учредителя
По поводу того, нужно ли сдавать СЗВ-М на директора-единственного учредителя, с которым не оформлен договор, нет единого мнения. Сам ПФР выпустил два письма с противоположными позициями. По письму от 6 мая 2016 года сдавать СЗВ-М нужно в любом случае, а уже в письме от 27 июля 2016 года ПФР говорит, что такой обязанности нет.
Мы рекомендуем трудоустроить директора хотя бы на неполную ставку и сдавать за него СЗВ-М и другие отчёты как за обычного сотрудника. Если с директором не оформлен трудовой договор, у контролирующих органов могут возникнуть вопросы. Читайте подробности об этом в статье.
Если вы всё-таки не хотите трудоустраивать учредителя, задайте в ваш ПФР вопрос, нужно ли показывать директора без трудового договора в СЗВ-М — у разных управлений могут быть разные мнения.
Если организация приостановила бизнес, не получает доходы, и в ней нет нанятых сотрудников, сдавать СЗВ-М не нужно. Такие разъяснения даёт ПФР на своём сайте.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Как отправить отчет СЗВ-М через Эльбу?
На вкладке «Отчётность» откройте задачу «Сдать отчёт СЗВ-М». Всё, что требуется от вас для отправки отчёта — проверить список сотрудников и на следующем шаге нажать на кнопку «Подписать и отправить отчёт».
Как видите, самое сложное в новом отчёте — не забывать о нём каждый месяц. Кроме старых добрых уведомлений по почте и СМС, в этом помогут push-уведомления из приложения iOS или Android.
Статья актуальна на 08.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Заполнение СЗВ-М и отпуск без содержания
В современном мире ежесекундно обрабатываются огромные объемы информации. Самые разнообразные данные собираются, проверяются, сортируются для дальнейшего использования. Организации предоставляют в контролирующие органы самые разнообразные данные как о деятельности предприятия, так и о сотрудниках.
Одним из таких органов является Пенсионный фонд, которому нужно знать всё обо всех для правильного и своевременного назначения пенсии гражданам.
Что такое СЗВ-М? Правила заполнения
Основным документом, который определяет отношения в сфере индивидуального учета в пенсионном страховании, является закон №27-ФЗ от 01.04.1996 года с соответствующими изменениями и дополнениями. Интерес представляет статья 11, где указано какие отчеты и как нужно сдавать в Пенсионный фонд.
Форму СЗВ-М работодатели начали предоставлять с 2016 года, с апреля месяца. Отчет достаточно прост в заполнении, все необходимые подсказки даны в самой форме. В отчете выделяются части:
Отчет заполняем очень внимательно, никого не забываем. Ошибки в форме или невключение кого – то из сотрудников может повлечь наложение штрафа на организацию.
Для чего нужно сдавать СЗВ – М
Долгое время алгоритм действий при назначении пенсии практически не менялся. Человек приходил в Пенсионный фонд с трудовой книжкой, пакетом необходимых документов и начинался процесс подсчета и назначения пенсии. В случае спорных вопросов приходилось делать запросы в различные организации, брать справки из архива. Вообщем, история долгая и утомительная.
В настоящее время технологии шагнули вперед и теперь основную массу сведений о сотрудниках организации передают в Пенсионный фонд в электронном виде. Каждая новая форма отчета позволяет облегчить и ускорить процесс назначения пенсии.
Отчет СЗВ – М является одним из инструментов, который Пенсионный фонд применяет для следующих целей:
Способы сдачи отчета СЗВ – М
В настоящее время обязанность передавать отчетность исключительно в электронном виде касается только деклараций по НДС. Отчетность в Пенсионный фонд можно передать как в бумажном виде, так и по телекоммуникационным каналам связи.
Для передачи формы СЗВ – М в электронном виде необходимо заключить договор с оператором электронной связи. Это быстрый, легкий и доступный способ передачи информации. Не нужно следить за актуальными формами отчета, они обновляются автоматически в программе отправки отчетов. Там же есть наглядный график сроков сдачи.
Можно сдавать форму и на бумаге, если сотрудников не более 25 человек. Для того, чтобы сформировать отчет, необходимо установить на компьютер программы «Документы ПУ-6» и ПФР-ПОПД. Их можно бесплатно скачать на сайте Пенсионного фонда.
В программу «Документы ПУ-6» заносим информацию о самой организации и о сотрудниках, работающих в ней, затем формируем файл, который нужно передать в отделение Пенсионного фонда. Выгрузка проверяется в программе проверки ПФР-ПОПД. Если все операции прошли успешно, распечатываем отчет в 2 экземплярах, берем флешку с файлом выгрузки и идем «сдаваться».
Если не хочется общаться с сотрудниками Пенсионного фонда лично, отчет можно отправить по почте, письмом с описью вложения. К экземпляру, который остается у организации, обязательно прикладывается второй экземпляр описи и квитанция об оплате отправки письма.
Ответственность за нарушения при сдаче отчета
Любой налогоплательщик несет ответственность за непредоставление отчетных форм или за опоздание со сдачей. Относительно формы СЗВ – М такая ответственность тоже применяется.
Если организация не подала отчет или просрочила сдачу, Пенсионный фонд наложит штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника компании. Если существует уважительная причина, штраф можно снизить или даже отменить.
СЗВ – М и отпуск за свой счет
На протяжении нашей жизни бывает всякое. Иногда, кроме ежегодного отпуска, который полагается всем работникам, возникает необходимость в дополнительных днях для решения своих личных проблем. Для таких случаев существует отпуск без содержания. Предоставляется он по заявлению на необходимый работнику срок. На время такого отпуска трудовой договор не расторгается, не прерывается, работник остается в трудовых отношениях.
Исходя из этого, сотрудник, находящийся в отпуске без содержания, учитывается в форме СЗВ – М так же, как и остальные работники. Сведения о нем отражается в отчетах за весь период нахождения в неоплачиваемом отпуске.
Например, Иван Иванович с 5 июля по 15 августа находится в отпуске за свой счет по заявлению, одобренному директором. В этом случае, сведения о нем отражаются и в отчете за июль и в отчете за август.
Другие случаи предоставления отпуска за свой счет
Отпуск без содержания может предоставляться не только по желанию работника. В некоторых случаях работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы. Обобщим такие случаи в таблице.
| Кому предоставляется отпуск | Продолжительность отпуска |
| Работающие пенсионеры, вышедшие на пенсию по старости | До 14 календарных дней в год |
| Работники – инвалиды | До 60 календарных дней в год |
| Сотрудники, у которых родился ребенок, умер близкий родственник или по случаю регистрации брака | До 5 календарных дней |
Сроки сдачи отчета и исправление ошибок
Законодательно установлено, что работодатель обязан предоставить форму СЗВ – М не позднее 15 числа. То есть отчет за январь подается до 15 февраля.
Не всегда сдача отчета проходит просто и легко. Зачастую отчет подается заранее. Бывает так, что лицо, ответственное за формирование и передачу формы, в силу человеческого фактора делает ошибку. Тогда подается корректирующий отчет с соответствующим типом сведений. Если это сделать до 15 числа, можно избежать штрафа.
Если в отчете «забыли» указать кого – то из сотрудников, необходимо сразу после обнаружения ошибки подать дополняющие сведения только по «забытым» работникам. Тип сведений при этом будет соответствующий.
Следует учитывать, что на данный момент Пенсионный фонд требует предоставлять сведения и на учредителя организации, который не имеет в ней официального трудоустройства.
Индивидуальные предприниматели не сдают СЗВ – М за себя. Форма подается только если есть наемные работники.
Нужно ли сдавать СЗВ – М, если работник принят в последний день месяца или уволен в первый день?
Форму СЗВ – М сдают все работодатели, у которых есть трудоустроенные работники.
Если сотрудник принят на работу в последний день месяца, значит этот день является рабочим, работник выполнял свои обязанности. Соответственно, работодатель обязан включить сведения о сотруднике в СЗВ – М.
То же самое касается и увольнения в первый день месяца. Работник на работе присутствует, заработная плата за смену ему начисляется, в отчет его нужно включить.
СЗВ – М заполняется на сотрудника в любом из вышеперечисленных способов.
При обращении человека за назначением пенсии основная задача Пенсионного фонда состоит в том, чтобы минимизировать неприятные моменты в таком серьезном деле. Частично эту задачу помогает решить форма СЗВ – М, информация из которой позволяет проследить в каких организациях и как долго работал каждый отдельно взятый работник.
Благодаря этому отчету работники Пенсионного фонда могут контролировать полноту уплаты страховых взносов.
ПФР разъяснил, как отразить время отпуска в форме СЗВ-СТАЖ
 |
| gstockstudio / Depositphotos.com |
Индивидуальные сведения персонифицированного учета представляются на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица (письмо ПФР от 7 июня 2018 г. № 08/30755).
В соответствии с Порядком заполнения формы СЗВ-СТАЖ периоды пребывания в оплачиваемом отпуске, предоставленном работнику в соответствии со ст. 114-166 Трудового кодекса, отражаются с кодом «ДЛОТПУСК».
Отпуск без сохранения заработной платы, время простоя по вине работника, неоплачиваемые периоды отстранения от работы (недопущения к работе), неоплачиваемый отпуск до одного года, предоставляемый педагогическим работникам, один дополнительный выходной день в месяц без сохранения заработной платы, предоставляемый женщинам, работающим в сельской местности, неоплачиваемое время участия в забастовке и другие неоплачиваемые периоды в форме СЗВ-СТАЖ указываются с кодом «НЕОПЛ».
ФОРМА
При необходимости уточнения (исправления) или отмены данных, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, страхователем представляются «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (форма СЗВ-КОРР).
Также сообщается, что в соответствии с правилами проверки формы СЗВ-СТАЖ код результата проверки 10,20 в протоколе проверки является предупреждением, отчетность считается принятой, повторное представление сведений на застрахованных лиц не требуется.
Кроме того, уточнено, что работодатель обязан предоставлять отчетность по индивидуальному (персонифицированному) учету, в том числе по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, в отношении застрахованных лиц, работающих в организации по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе в отношении руководителей организации, являющихся единственными участниками (учредителями) членами организаций, собственниками их имущества (письмо Минтруда России от 16 марта 2018 г. № 17-4/10/В-1846).