Для чего нужна кассовая книга
Что такое кассовая книга?
Кассовая книга обязана быть у каждого предприятия, в котором идет оборот наличных денежных средств. Она является обязательным документом установленного государством образца и была создана в целях обеспечения сохранности наличных денег. В данной статье мы разъясним, что она из себя представляет и для чего нужна. Если у вас возникнут вопросы по заполнению кассовой книги — обратитесь к специалисту.
Кто должен вести кассовую книгу
Кассовая книга — это обязательный бухгалтерский документ о приходе и расходе денежных средств. Важно понимать, что речь идет о наличных деньгах. Кассовая книга обязана быть у каждой организации, которая использует в работе кассовый аппарат. Порядок ведения операций с кассами в нашей стране был утвержден Советом директоров Центробанка России еще в 1993 году.
Говоря о том, что кассовая книга должна быть на всех предприятиях с кассами, имеются в виду действительно все компании. Даже ИП и другие лица, работающие по упрощенной системе налогового обложения, обязаны соблюдать правило и вести такой вид отчетности.
Кассовая книга должна быть у каждого подразделения, которое обладает своим балансом. Для предприятий малого бизнеса, как правило, хватает одного документа. А вот для крупных холдинговых организаций, разделенных на обособленные подразделения, подразумевается несколько единиц кассовой отчетности — по одной на каждое подразделение со своим личным балансом. При этом оригиналы кассовой книги хранятся в самих подразделениях, а в главном архиве находятся лишь копии.
Как выглядит кассовая книга?
Кассовая книга выглядит как бумажный журнал. Она имеет вид установленного образца и ведется строго по нему. Важный момент — ее необходимо заполнять корректно, поскольку она регулярно проверяется различными инстанциями.
Журнал состоит из титульного листа и уже заранее расчерченной «внутренности», то есть самих полей, которые будут заполняться кассиром. Поля эти также утверждены законом, поэтому выдумывать оформление считается недопустимым. Действительная кассовая книга должна быть, как и все документированные журналы государственного образца, пронумерована и прошнурована. Она также должна быть закреплена печатью. Все записи необходимо заверять подписью главного бухгалтера предприятия.
Каждый год ведется новая кассовая книга. В январе заводится новый журнал, и отныне все записи ведутся там, даже если предыдущий не был до конца заполнен. При этом для организаций, в которых слишком много кассовых операций, одной книги в год может не хватить. В таком случае заводится второй журнал, а на титульном листе указывается четкий период: день, месяц и год.
Как ведутся кассовые операции?
Каждый рабочий день, в процессе которого были выполнены операции по движению наличных денег, должен быть занесен в книгу на одной странице. Нужно отображать не только приход средств, но и расход.
Для кассы необходимо устанавливать лимит. Он обозначает максимальную сумму наличных денег, которая может остаться на конец рабочего дня в кассовом аппарате. Если же сумма получилась больше, ее надо сдать в банк. Описанные выше обособленные подразделения также обязаны устанавливать свой лимит, а главное учреждение — свой, с учетом лимитов подразделений.
Такая процедура относится ко всем предприятиям, кроме ИП (индивидуальных предпринимателей) и СМП (субъектов малого предпринимательства). Они сами решают, устанавливать лимит или нет.
Лимит действует еще и на операции между организациями. Здесь существует уже конкретная установленная сумма — сто тысяч рублей на один договор. То есть, даже если вы будете осуществлять перенос наличных денег в разные дни и по частям, сумма не должна превышать указанные сто тысяч. В случае превышения остальную часть (после ста тысяч рублей) нужно переводить безналичным способом.
Как заполняется кассовая книга?
Есть несколько способов ведения кассовой книги: по старинке (на бумаге) или через компьютерную программу. В процессе рабочего дня она заполняется ответственным кассиром. Все записи заверяются подписью главного бухгалтера.
Ведение бумажной кассовой книги
Кассовую книгу можно вести от руки, если вам так удобнее. Она ведется работником и, как было указано выше, должна быть прошнурована и пронумерована. В конце следует указать количество страниц в журнале.
В процессе заполнения вручную используют копировальную бумагу, поскольку это значительно сокращает время работы. Почему? Потому что страница состоит из двух частей: отрывной и той, что остается в книге. Поэтому в начале смены кассир подгибает отрывную часть и подкладывает копировальную бумагу. Следом работник пишет сумму, которая осталась в кассе на начало рабочего дня (сумма должна быть равной той, что осталась на конец предыдущего дня).
В течение дня записи ведутся в соответствии с оформлением. Если вдруг одной страницы не хватило для внесения всей информации, заполняется поле «Перенос». В конце смены считается оставшаяся в кассовом аппарате сумма и ставится дата с подписью и инициалами сотрудника. После кассовая книга сдается в бухгалтерию.
Ведение кассовой книги через компьютер
Если обратиться к более современному способу, то вести кассовую книгу можно и через компьютер. Для этого потребуется установить удобную для вас программу (например, небезызвестную 1С). В конце рабочего дня новая заполненная страница распечатывается в двух экземплярах, каждый из которых подписывается кассиром. Раз в год страницы кассовой книги также должны прошиваться.
Ведение кассовой книги — ответственность каждой организации. Важно корректно заполнять все данные во избежание штрафов. Вы можете доверить это единожды специалисту, а далее продолжить самостоятельно.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Нужна ли при использовании онлайн-кассы кассовая книга + правила ведения КК в 2021 году
В каких случаях кассовая книга остаётся обязательным документом, а когда от неё можно отказаться? Как работать при наличии онлайн-кассы? Как правильно вести КК, кто за этим следит и чем грозят нарушения?
Эти вопросы далеко не праздные для большинства предпринимателей, ведь кассовая книга — это основной документ, в котором ведется финансовый учет.
Индивидуальные предприниматели могут не заполнять кассовую книгу. От этой необходимости они законодательно освобождены, но в любом случае должны вести учет своих расходов и доходов. Могут сами принять решение о ведении КК.
У такого вида отчётности есть свои правила, им нужно строго следовать.
А теперь обо всем по порядку.
Что такое кассовая книга?
Кассовая книга (КК) — документ, в котором фиксируется движение денежных средств в точной последовательности согласно первичным документам. После совершения каждой операции ее обязательно необходимо зарегистрировать.
Основанием для создания приходных и расходных ордеров служат различные документы, в том числе сформированные онлайн-кассой. Если предприниматель на законных основаниях не использует ККТ, то применяются товарные чеки и бланки строгой отчетности.
Таким образом, абсолютно все операции (задокументированные и даже не прошедшие фискализацию) отражаются в кассовой книге.
Кто должен ее вести и зачем?
Ведение кассовой книги — обязанность всех юридических лиц.
Индивидуальные предприниматели от этого освобождены, но им необходимо вести сводные документы, в которых отражено движение денежных средств, что является альтернативой кассовой книги.
О лимитах
Одна из основных целей использования кассовой книги — контроль над лимитом предприятия. При этом важно выполнять условие: денежный остаток не должен превышать величины лимита, установленного законом или внутренними документами компании. В случае появления излишка средства перечисляются на банковский счет.
Денежные операции в рамках эквайринга не отражаются в кассовой книге, но обязательно проводятся по онлайн-кассе.
Для ИП лимиты на законодательном уровне не установлены. Если необходимо, создается норматив, который регулирует оборот наличности внутри предприятия.
Нужно ли вести кассовую книгу, если используется онлайн-касса?
В общих чертах большинство компаний ведут кассовую книгу, это важный инструмент бухгалтерского учёта и финансового контроля. Не важно, использует при этом предприятие онлайн-кассу или нет. А применение ККТ выступает как частный случай в подобных хозяйственных отношениях.
Законом ФЗ-54 не определена норма, указывающая на то, что предприятие может не использовать КК, поэтому нет никаких законных оснований для отказа от ее ведения.
В итоге, ведение кассовой книги при использовании онлайн-кассы необходимо по сути в двух случаях:
Правила ведения
Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:
Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.
Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.
Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.
Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.
КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.
В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.
На каждом предприятии ведется только одна КК.
Как следует заполнять кассовую книгу?
Заполнение полей кассовой книги предусматривает две основные операции: внесение прихода и расхода наличности. В завершении смены подводится итог.
Законодательством определена форма КО-4, по которой оформляется кассовая книга. Если уставом предприятия предусмотрена иная форма КК, то используют таковую.
Однако для большинства предпринимателей установленная законом форма удобна и понятна, поэтому они придерживаются ее.
Основные элементы оформления
Два способа заполнения
Как сказано выше, внесение информации в КК допускается шариковой ручкой или на компьютере.
Вручную
Если используется рукописный способ, то книга делится на основную и отрывную часть. Копирование содержимого первой части на вторую осуществляется с помощью копировальной бумаги, которая прокладывается между ними. Основная часть сшивается, а копия направляется в бухгалтерию.
В электронном виде
Для заполнения КК на компьютере выбирают специальное ПО или используют таблицы Excel в соответствии с установленными правилами. Затем распечатанные листы подписываются и сшиваются.
Электронное заполнение КК не предусматривает использования бумажных носителей. Документы заверяются электронной подписью.
Требования к хранению КК
Ответственность за это возложена на руководителя предприятия.
Ст. 29 Закона ФЗ-402 от 06.12.2011 определяет срок хранения КК от 5 лет с момента окончания отчетного года. По истечении указанного срока документы подлежат уничтожению, если более длительный срок хранения не предусмотрен внутренними документами компании.
Место хранения кассовой книги — архив предприятия. Она также может быть отдана на хранение специализированной фирме. В этом случае составляют договор между сторонами и указывают условия гарантии сохранности.
Кто и как контролирует ведение кассовой книги?
Проверкой кассовой дисциплины предприятий занимается Налоговая служба, которая при нарушениях закона может наложить штраф.
Задача проверки не только определить правильность ведения КК, но и выявить иные правонарушения, находящиеся в компетенции ФНС.
документы, которые связаны с регистрацией операций с кассой, в том числе кассовая книга;
отчетность, содержащаяся в фискальной памяти;
приказ, устанавливающий лимит по остатку кассы;
авансовые отчеты и другие бухгалтерские документы.
Кассовая книга находится под пристальным вниманием у налогового органа, так как она позволяет определить, насколько полно и своевременно оприходована выручка.
Какие санкции грозят, если обнаружатся ошибки в ведении КК?
В обязанности субъектов хозяйственной деятельности входит своевременная уплата налогов, по тарифам в соответствии с выбранной системой налогообложения. За сокрытие документов, которые подтверждают доход, грозит штраф.
В частности, неведение кассовой книги считается серьезным нарушением, за которое может быть наложен штраф согласно ст. 120 НК РФ в размере от 10000 рублей.
Итоги
Итак, само по себе наличие онлайн-кассы не становится поводом вести или не вести кассовую книгу.
Ответ на вопрос, нужна ли она, зависит от типа организации. Юридические лица обязаны вести подобную отчетность, а индивидуальные предприниматели освобождены от обязанности заполнять КК. При этом ИП в любом случае должны вести учёт доходов и расходов.
Кассовая книга является инструментом контроля за приходом и расходом финансов.
Налоговая инспекция вправе проверять подобную отчетность, а за нарушения в оформлении или корректности данных компании грозит штраф.
Статью написали ритейл-эксперты ПОРТ при информационной поддержке Сергея Хороша.
Если у вас есть вопросы, касающиеся покупки или работы онлайн-касс, пишите комментарии на сайте и в соцсетях или задайте вопросы менеджерам в офисах ПОРТ в Красноярске.
Как и кому вести кассовую книгу в 2021 году
Бухгалтерский учет для УСН
Комплексный бухгалтерский учет для УСН Доходы под ключ для малого и среднего бизнеса по выгодным тарифам.
Кассовая книга: что она собой представляет
Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.
Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.
Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.
Кто ведет кассовую книгу
Одна из причин использования книги учета для юридических лиц заключается в контроле над лимитом предприятий. По результатам каждой операции образуется денежный остаток. Его размер не должен превышать лимит, установленный законодательно. Если он окажется выше, излишек перечисляется на банковский счет. Субъект хозяйствования с этой целью предварительно заключает договор с банком об обслуживании денежно-кредитных операций.
Относительно максимальных лимитов для индивидуальных предпринимателей действует послабление. То есть, для ИП они не установлены. Но по желанию разрешается создавать отдельный норматив с целью регулирования оборота наличности в рамках предприятия.
Обратите внимание!
Кассовая книга не предназначена для документирования денежных операций, осуществляемых в рамках эквайринга (безналичные платежи). Однако через онлайн-кассу они проводятся в обязательном порядке. Выручка с эквайринга поступает на расчетный счет, закрепленный за предприятием. А в книге учета регистрируется только наличность, и лишь она влияет на лимит.
Правила ведения кассовой книги в 2021 году
Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.
Основные правила работы с кассовой книгой:
Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:
- полный расчет за товар; частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита); предоплата (например, покупка подарочной карты).
Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.
 | Читайте также: «Налоговый учет онлайн-кассы в ФНС» |
Как правильно заполнять кассовую книгу: инструкция
Заполнять поля кассовой книги просто. Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4. Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком. Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации. Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.
Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:
Способы заполнения кассовой книги
Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.
При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.
Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.
Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.
Хранение кассовой книги
За организацию мест для хранения документации несет ответственность руководитель предприятия. Точные сроки хранения указаны в ФЗ-402 от 06.12.2011. Согласно ст. 29 соответствующего закона, они составляют от пяти лет после отчетного года. По истечение этого срока разрешено уничтожение документов, но руководство предприятия может принять решение о его продлении.
Кассовая книга хранится в архиве предприятия, среди других значимых документов. Также их могут брать на сохранность специализированные фирмы. Они заключают договор о сотрудничестве и обеспечивают услуги хранения документов с гарантиями.
Если документы используются в судебных разбирательствах, срок их хранения продлевается до момента завершения дела.
Контроль ведения кассовой книги
Проверка кассовой дисциплины осуществляется налоговыми структурами. При выявлении нарушений на проверяемого накладываются штрафы. Целью проверки является не только выявление ошибок, допущенных в кассовой книге, но и других правонарушений, связанных с кассовой дисциплиной.
Контролирующие органы проверяют:
- документы, имеющие отношение к регистрации кассовых операций (кассовая книга является одним из них); отчетность из фискальной памяти ККТ; приказ на лимит остатка по кассе; отчеты по авансам и прочее.
Специалисты налоговой службы внимательно изучают кассовую книгу для определения полноты и своевременности оприходования выручки.
Напомним, что субъекты хозяйственной деятельности, должны уплачивать налоги по тарифам, предусмотренным в рамках используемой системы налогообложения. В соответствии со ст. 126 НК РФ, непредоставление налоговому инспектору документов, подтверждающих доход, влечет наказание в виде штрафов 200 рублей за каждый «скрытый» документ. Неведение кассовой книги является серьезным правонарушением. Согласно ст. 120 НК РФ, оно карается штрафами в размерах от 10 000 рублей.
Нужна помощь с бухгалтерским учётом?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем вам вести бухгалтерский учет на самых выгодных условиях.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Кассовая книга: кому нужна и как вести
При работе с наличными, будь то получение выручки или выдача зарплаты, необходим учёт кассовых операций. Для этого используют кассовую книгу (форма КО-4). Давайте разберёмся, какими бывают кассовые книги, нужна ли кассовая книга в вашем случае, и как правильно ее вести.
Если вы ИП: можно без кассовой книги
По закону индивидуальные предприниматели не обязаны фиксировать кассовые операции в книге. При этом неважно, на каком налоговом режиме вы работаете: ОСНО, УСН, ЕНВД или патенте ( п.4.6 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 ).
Если вы хотите контролировать наличку, можете вести кассовую книгу для себя. Например, вы работаете не в одиночку, а с наёмными сотрудниками, и принимаете от них или выдаёте им наличные. Кассовая книга поможет ничего не упустить, не запутаться с документами и держать под контролем остаток в кассе.
Если вы начали вести кассовую книгу, но передумали, можно отказаться в любой момент. Для этого достаточно выпустить соответствующий приказ.
Если у вас ООО: кассовая книга нужна
Организации должны ежедневно вести учёт кассовых операций в кассовой книге ( п.4.6 указания Банка России №3210-У ).
За отсутствие кассовой книги грозит штраф ( ст. 15.1 КоАП РФ ):
Кассовая книга нужна даже если у вас онлайн-касса
Часто у предпринимателей возникает вопрос, нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы. От ряда первичных бухгалтерских документов действительно можно отказаться, но кассовая книга в их число не входит.
Правила ведения кассовой книги
Как вести кассовую книгу на бумаге
Есть утвержденная форма бумажной кассовой книги — от неё нельзя отступать ( Информация Минфина №ПЗ10/2012 ). Кассовую книгу по этой форме можно купить в любом магазине, который торгует товарами для офиса, или заказать по интернету. Если не хотите покупать, скачайте и распечатайте готовый бланк. В нём есть обложка кассовой книги, образцы стандартного и пломбировочного листа.
Кассовые книги бывают на 48 или на 96 листов, цена начинается от 35 ₽
Кассовые книги бывают на 48 или на 96 листов, цена начинается от 35 ₽
Как правильно заполнять кассовую книгу
2. Прошейте все листы, кроме обложки и титульного листа, толстой иглой или шилом с суровой ниткой. Достаточно двух дырок. Оба конца нитки выводите на последней странице. Сделайте достаточно свободную петлю, чтобы любой разворот книги открывался без проблем. Завяжите двойной узел и приклейте его к обложке пломбировочным листом. Печать фирмы должна стоять и на пломбировочном листе, и на обложке книги одновременно. Так никто не сможет подтасовать информацию о количестве листов.
Укажите год или месяц, когда вы начали вести книгу. В зависимости от количества кассовых операций в компании, книгу заводят на один месяц, на один квартал или на один календарный год. На одном листе помещается максимум 7 операций.
4. Каждый день вносите в книгу все операции с наличкой. Как мы уже упоминали выше, лист кассовой книги состоит из двух половинок, информация о кассовых операциях в них полностью дублируется. Чтобы не тратить время на переписывание одних и тех же операций на обе половины листа, согните его по линии отреза. Сверху должна оказаться часть с надписью «Остаток на начало дня». Между листами проложите копирку от начала таблички и до строчки «Итого за день».
Укажите напротив надписи «Остаток на начало дня», сколько у вас денег в кассе со вчерашнего дня, а затем записывайте каждую операцию c новой строчки:
5. В конце дня проверьте, соответствует ли сумма наличных в кассе данным в кассовой книге. Запишите эту сумму в нижней правой части листа в графе «Остаток на конец дня» и заверьте подписью. Ниже укажите количество приходных и расходных документов.
6. Передайте книгу на проверку сотруднику, которого вы назначили контролёром: главному бухгалтеру или руководителю фирмы — они должны расписаться в нижней правой части листа.
7. Если вы ошиблись в какой-то из записей, аккуратно зачеркните неправильную информацию и напишите корректную. Рядом поставьте вашу подпись с расшифровкой и укажите дату исправления.
Как вести кассовую книгу в Экселе
Ещё один вариант ведения кассовой книги — заполнять её в электронном виде, а в конце дня распечатывать листы в двух экземплярах. Для этого достаточно стандартного пакета офисных программ: MS Office Word, Excel.
Поставьте на обоих листах подпись и передайте бухгалтеру. В конце года из первых листов сформируйте кассовую книгу. Прошейте листы, соблюдая нумерацию, так, как описано в разделе про бумажную книгу.
Второй экземпляр листа должен подписать ваш бухгалтер и вернуть вам для отчётности.